REZERVAČNÍ SYSTÉM ver.1902
Základní informace 1. Nastavení Administrace 2. Nastavení Provozovny (Provozoven) 3. Nastavení Služeb 4. Nastavení Obsluh (Zaměstnanci, přístroje, místnosti) Napojení na stávající kalendáře s objednávkami na Google - HairSoft 5. Nastavení Směn 6. Nastavení Rozpisu směn 7. Komunikace 8. Prezentace 9. Platební brána Klientský rezervační formulář a způsoby vložení na web
Základní informace - Pro chod rezervací je nutné mít účet (email) na Google a být připojen k internetu - Administrační link rezervací je: rezervace.hairsoft.cz nebo rezervace.unisbook.cz - Po otevření linku bude nutné přihlášení na Google a souhlasit s podmínkami - Poté se ve Vašem Google Drive vytvoří automaticky složka pro rezervace s potřebnými soubory - Otevře se samotná Administrace rezervací - Rezervace se vždy otevřou na první záložce Dashboard Administrace v mobilní aplikaci Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=cz.unisbook.unisbook ios: N/A Univerzální mobilní aplikace pro zákazníky Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=cz.unisbook.klient ios: https://itunes.apple.com/us/app/unisbook-rezervace/id1323548435 Administrace pod Windows Windows OS: https://hairsoft.cz/component/attachments/download/30
Další záložka je Kalendář, kde vidíte aktuálně objednané zákazníky. - kliknutím na zelené tlačítko Založit událost vytvoříte novou objednávku - můžete přepínat mezi DEN, TÝDEN A MĚSÍC, AGENDA DEN, AGENDA MĚSÍC - kliknutím na den v zobrazení TÝDEN lze objednat zákazníka - kliknutím na hodinu v zobrazení DEN lze objednat zákazníka - kliknutím na zelené tlačítko Založit událost objednáme zákazníka i v zobrazení MĚSÍC - využitím tlačítka Google kalendář jste přesměrováni do Google - na záložce Kalendář je automatický Refresh po přejití z jiné sekce zpět, nebo lze využít manuální Refresh po kliku na šipky v kolečku
1. Nastavení Administrace - Vyplňte si název Firmy (bude na potvrzovacím emailu pro klienty) - Rezervační formulář aktivní? ANO/Vypnutý (při VYPNUTO je dočasně odpojen rezervační systém a zákazníkovi je na formuláři zobrazena hláška Omlouváme se, rezervační formulář je mimo provoz. ) - Zvolte časový interval (10, 15, 30 nebo 60 minut) - Nastavte jazyk administrace (CZ, SK, EN) - Nastavte jazyk formuláře (CZ, SK, EN) Dle zvoleného jazyka formuláře bude systém odesílat v daném jazyku i potvrzovací email - Pořadník ANO/NE - Zobrazovat hlášku, že dnes není volno? ANO/NE - Zobrazit ve formuláři GDPR dialog? ANO/NE - Skrýt ve formuláři výběr provozovny? ANO/NE (pokud je jen jedna provozovna, tak optimální je ANO) - Skrýt ve formuláři výběr obsluhy? ANO/NE - Musí zákazník vždy vybrat obsluhu? ANO/NE (pokud zadáme ANO, tak se v sekci Zaměstnanci / přístroje / místnosti zobrazí další menu, kde můžeme nastavit omezení časů, kdy je možné se k danému zaměstnanci či místnosti objednávat ve čtvrt, v půl, ve třičtvrtě nebo v celou hodinu - Zobrazovat ceny služeb v e-mailu? ANO/NE - Možnost zrušit rezervaci z e-mailu? ANO/NE - V e-mailu odkaz na přehled objednávek? ANO/NE - Ukládat zákazníky do Kontaktů? ANO/NE (ukládají se do Google kontakty v daném Google účtu) - Povolit kopii objednávky do jiného kalendáře? ANO/NE (vytvořená objednávka se dá zobrazovat i v jiném kalendáři Příklad: ke kosmetičce se objedná zákazník na 15:00 a tedy
objednávka se zobrazí v jejím kalendáři pokud byl ke kalendáři kosmetičky přiřazen druhý kalendář třeba Místnost A, tak se i tam zobrazí objednávka na 15:00 - Skrýt mobil a e-mail v kalendáři? ANO/NE (v Google kalendáři nebudou vidět citlivé informace vhodné při sdílení kalendáře se zaměstnanci) - Dejte Uložit - Pokud chcete zákazníkům viditelně zpřístupnit na zákaznickém formuláři Obchodní podmínky, tak stačí přes tlačítko Procházet vložit dokument s těmito podmínky. Podpora pouze souborů v.pdf
2. Nastavení Provozoven - Kliknutím na + aktivujete pole pro založení provozovny - Vyplňte Název, Ulici, PSČ, Město, E-mail a Telefon (tyto informace mají vliv a návaznost mimo jiné na email, který se odesílá zákazníkovi) - Dejte Uložit Poznámka: Pokud máte více provozoven/poboček, ke kterým máte licenci, tak akci opakujete. Lze ale také založit provozovnu ve stylu Kadeřnictví, Kosmetika, Masáže
3. Nastavení Služeb
- Kliknutím na + aktivujete pole pro založení služby - Vyplňte Název, Cenu a Dobu trvání (tyto informace mají vliv a návaznost mimo jiné na email, který se odesílá zákazníkovi) - Pokud se vyplní i jiná jazyková mutace, tak poté bude zákazník při přepnutí vlaječky vidět služby v jiném jazyku (aktuálně je CZ, SK, EN) - Dejte Uložit Poznámka: Dalším kliknutím na + aktivujete pole pro založení další služby. Uložené služby přiřazujeme až v sekci Zaměstnanci k jednotlivým obsluhám.
4. Nastavení Obsluh (zaměstnanci, přístroje, místnosti) - Kliknutím na + aktivujete pole pro založení obsluhy VARIANTA 1. Program HairSoft nemáte propojen s Googlem - Vyberte barvu kalendáře, vyplňte Jméno, Email, pokud chcete dotyčné obsluze nechat zasílat také kopii objednávek a vyberte Provozovnu - Dejte Uložit Do Vašeho Google kalendáře se automaticky založí nový kalendář s tímto jménem. Výsledné rezervace se nesynchronizují do programu HairSoft a je tedy nutné administrovat tyto objednávky přímo na webu Google v sekci Kalendář. Jména obsluh doporučujeme zakládat plným jménem. Příklad: Jana Nováková Poznámka: Lze plynule přejít na plnohodnotnou synchronizaci Rezervační systém Google - HairSoft VARIANTA 2. Program HairSoft je napojen na Google (automatická synchronizace objednávek) a tedy již existují kalendáře s obsluhami na Google - Zaklikněte výběr Existuje již kalendář na Google? a vyplňte ID kalendáře - Dejte Použít - Do pole Jméno se po chvilce automaticky načte jméno z Google - Vyberte barvu kalendáře, vyplňte Email, pokud chcete dotyčné obsluze nechat zasílat také kopii objednávek a vyberte Provozovnu - Dejte Uložit ID kalendáře najdete v nastavení daného kalendáře. Viz. Obrázek V programu HairSoft pak stačí u této obsluhy v detailu (Sekce Uživatelé) vybrat tento kalendář pokud ho již nemáte. (Pokud jej nemáte ještě vybraný, tak je nutný dát refresh kalendářů tlačítkem Aktualizace kalendáře a poté vybrat.)
Poznámka: Dalším kliknutím na + aktivujete pole pro založení další obsluhy. Jako poslední krok vyberte na pravé straně k dané obsluze služby, které vykonává, a pak dejte Uložit.
Lze založit neomezený počet Zaměstnanců, přístrojů či místností, ke kterým se pak klienti objednávají na základě Služeb, které mají přiřazené a též na Rozpisu směn kdy jsou v práci. Níže je ukázka založení kalendáře Solárium. Je zde záměrně zvolena možnost, že se nejedná o zaměstnance (při této variantě lze do takového kalendáře zapisovat i kopie objednávek od jiného uživatele). A povolená možnost Omezení času, kde je před-vybráno, že se dá na Solárium objednávat jen po 30 minutách. (Tato funkce je dostupná pouze pokud v hlavním Nastavení máte vybranou možnost Musí zákazník vždy vybrat obsluhu? na ANO)
5. Nastavení Směn - Vyberte Provozovnu (Pokud máte pouze jednu, tak bude již vybrána automaticky) - Kliknutím na + aktivujete pole pro založení směny - Vyplňte Název směny, Zkratku, Začátek a Konec - Dejte Uložit Poznámka: Dalším kliknutím na + aktivujete pole pro založení další směny
6. Nastavení Rozpisu směn - Vyberte Provozovnu (Pokud máte pouze jednu, tak bude již vybrána automaticky) - Vyberte Směnu a popřípadě Měsíc kliknutím na určitý den přiřadíte danou směnu obsluze - Lze zvolit i z předpřipravených forem Vyplnění (Jeden den, Po až Pá, Po až So, Po až Ne, Krátká směna St-Čt a Dlouhá směna Po-Út-Pá-So-Ne) - Takto můžete naklikat celý měsíc a pak dát Uložit měsíc Poznámka: Text směny v okně se rovná Zkratce, kterou jste zvolili při zakládání směn - Při opětovném kliknutí na určitou směnu v určitý den se aktivuje tlačítko Smazat - Po kliku je také vidět podrobně daný den rozkouskovaný po částech - V této fázi při kliknutí na zelený čtvereček lze ubrat či upravit zčervenáním danou směnu u dané obsluhy (pozdější příchod či odchod než je obvyklé u dané směny) - Po úpravě je nutné kliknout na Uložit měsíc (zákazníkům bude poté nabízen jen čas, ve kterém jsou zelené čtverečky) - Krok zpět se provede kliknutím na ikonu kulaté šipky Poznámka: Směny se můžou kombinovat dle vybraného výběru a dle vybrané obsluhy
7. SMS notifikace - Klient Rezervačního systému obdrží HASH kód, který stačí vložit do připraveného pole a dát Uložit - Následně se zobrazí detailnější nastavení. Zde půjde ovlivnit čas, jak dopředu má dostat zákazník informační zprávu s objednávkou a možnost úpravy šablony. Pokud vyberete odeslat SMS okamžitě má tato volba nejvyšší prioritu oproti ostatnímu nastavení. Text zprávy dle aktuálně nastavené šablony: Dobry den, pripominame Vasi rezervaci na 19.5.2016 v 14:45 na jmeno: Jan Novak. Vase obsluha je: Jana Novakova. Vas Salon Všude, kde je v šabloně použito %něco%, tak systém vkládá text automaticky. Pokud firma vlastní i program HairSoft, tak Kredit je společný a odečítá se na obou stranách. Statistiky odeslaných zpráv přes Rezervační systém jsou vidět zde, včetně možnosti dobití kreditu. Kredit se může dobíjet přes tyto odkazy: https://www.unisbook.cz/eshop/dobiti-kreditu-sms a https://hairsoft.cz/eshop/dobiti-kreditu-sms popřípadě telefonicky na čísle +420 608 936 960
8. Prezentace Zde si můžete vybrat z více způsobů vložení Rezervačního formuláře na vaši webovou stránku. Tlačítko: - upravit text tlačítka vlastním textem - vybrat ze tří barev a. Kód pro tlačítko, které otevře registrační formulář na nové záložce. b. Kód pro tlačítko, které vloží registrační formulář přímo do stránek. Textový odkaz: - upravit text odkazu vlastním textem a. Kód pro odkaz, který otevře registrační formulář na nové záložce. b. Kód pro odkaz, které vloží registrační formulář přímo do stránek.
Link: - Link (rezervace Facebook) 1) po kliku na Otevřít link se otevře samostatný odkaz na klientský rezervační formulář (též ideální pro test funkčnosti toho, co uvidí zákazník) 2) této link se vkládá na firemní Facebook (MANUÁL ZDE)
- Link na Pořadník 1) pokud je v hlavním Nastavení přepnuto na ANO Pořadník ve formuláři?, tak zde se zobrazí samostatný link, který se může vložit do nastavení objednávek programu HairSoft v sekci Objednávky - Synchronizace a tím docílit otevření Pořadníku na PC v běžném provozu a vkládat zákazníky do Pořadníku manuálně 2) termíny systém dokáže hlídat až 5 dní a pokud se něco uvolní, tak je zákazník informován na email nebo SMS zprávou či oběma způsoby 3) zákazník má sám možnost vyřazení z pořadníku popřípadě jej vyřadí systém sám po uplynutí hlídací doby, nebo pokud se znovu zarezervuje
- Link na Volno dnes 1) odkaz na otevření aktuálně volných termínů pro zvolené datum či provozovnu včetně počtu zákazníků v pořadníku 2) dá se otevřít přímo v programu HairSoft v sekci Objednávky 3) samostatná mobilní aplikace Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=cz.unisbook.volnodnes ios: N/A Pro správné otevření zákaznického formuláře, Pořadníku a Volna Dnes, je nutné vyplnit vše potřebné. Provozovnu, Služby, Zaměstnance, Směny, Rozpis směn
9. Platební brána Pro používání platební brány je nutné uzavřít smlouvu s firmou Comgate. Po uzavření smlouvy je potřeba z vaší administrace u Comgate vložit do rezervačního systému Identifikátor pro propojení obchodu a Heslo. Opačně zase vložit do administrace Comgate URL a IP adresy z rezervačního systému UnisBook. Po propojení obchodu se na klientském formuláři zobrazí možnost zaplatit. Po za-kliknutí a dokončení rezervace se zákazník přesměruje na platební bránu, kde si vybere banku a zaplatí přes platební kartu. Po dokončení transakce je jak zákazník, tak firma informována emailem o proběhlé platbě a objednávka nese status Zaplaceno přes platební bránu. Poznámka: Pokud objednané služby zákazník nezaplatí i když si za-kliknul, že chce (záměrně stornuje dokončení platby), TAK OBJEDNÁVKA VŽDY PLATÍ. Pro dotazy v rámci testování a spuštění Vaší platební brány kontaktujte prosím: Václav Bellada Telefon: +420 776 714 785 E-mail: vaclav.bellada@comgate.cz Comgate IT Helpdesk Telefon: +420 737 264 610 E-mail: support@comgate.cz AKTUÁLNÍ CENÍK z 1.3.2019 platební brány od firmy Comgate
Klientský rezervační formulář - Krok 1 Zákazník musí vybrat Provozovnu (Pokud je jen jedna, tak je vybrána automaticky nebo je v Nastavení zakliklo Skrýt ve formuláři výběr provozovny? na ANO a tedy není ve formuláři vidět) - Krok 2 Zákazník musí vybrat službu, na kterou se chce objednat, případně přes tlačítko zelené PLUS může přidat v jedné objednávce i další služby (Systém si dle délky služeb kontroluje volné termíny v kalendáři)
- Krok 3 Zákazník může preferovat obsluhu či nemusí a také záleží, zda v hlavním Nastavení je ANO či NE u Musí zákazník vždy vybrat obsluhu? (Pokud je v Nastavení NE, tak tento krok může zákazník vynechat a tedy ve formuláři zůstává Je mi to jedno, nebo vybrat preferovanou obsluhu. Při automatické funkci Je mi to jedno systém sám rozhodne, komu objednávku přidělí. Většinou obsluze co má nejméně objednávek) - Krok 4 Zákazník dle uvážení vybere datum v kalendáři, na který den se chce objednat (Pokud nejsou na některé dny nadefinované směny (Rozpis směn), tak takové dny nepůjdou zákazníkovi vybrat. To samé platí, pokud bude již na tento den plně obsazeno, anebo pokud zákazník zvolil službu, která časově trvá déle, než je volné místo) - Krok 5 Zákazník vybere čas (Zákazníkovi jsou nabízené takové časy, které jsou pro danou službu či služby volné, a je pro daný výkon volná obsluha) - Zákazník vyplní své jméno (Povinné pole) - Zákazník vyplní telefonní číslo (Povinné pole) - Zákazník vyplní email (Povinné pole) - Kód Voucheru a Poznámka je volitelná - Chci zaplatit předem je volitelné - Zákazník klikne na POTVRDIT REZERVACI (Zákazníkovi na uvedený email dojde potvrzení o objednávce včetně dalších podrobností) - Pokud zákazník vybral, že chce za službu rovnou zaplatit, tak na tlačítku se zobrazí odkaz na Platební bránu Objednávka se automaticky načte na Google kalendář a též se synchronizuje do programu HairSoft Objednávky (pokud jej firma na saloně má) Pokud se udělá objednávka opačným směrem, tedy v programu HairSoft, tak se objednávka synchronizuje hned na Google a tento zabraný čas nebude zákazníkovi nabízen přes tento rezervační systém. Neboli je pro daný den a čas již obsazeno. Ukázka vyplněných polí zákazníkem
Akce formuláře po kliknutí na POTVRDIT REZERVACI
Ukázka emailu, který dojde zákazníkovi, včetně naplánování trasy a vložení do kalendáře. To samé se odešle i majiteli a dle nastavení také obsluze.
Rezervační formulář na web - Linky pro zobrazování klientského formuláře je v Administraci rezervací v sekci Prezentace - Obyčejný link lze otevřít samostatně v prohlížeči (Vhodné pro testování) - Pro elegantní otevírání samotného formuláře přes Vaše stávající webové stránky je zapotřebí oslovit webmastera nebo využít nějakou komponentu či plugins do stávajícího webu Pro administrátory webů Odkaz ze sekce PREZENTACE v administraci rezervací stačí implementovat do stávajících webových stránek formou tlačítka, odkazu nebo můžete využít již existujících modulů či pluginů. Plugins pro webové stránky založené na Joomla ver.2.5.xx, 3.xx.xx ke stažení zde: Everything_in_everyway Link zde: https://www.perfect-web.co/joomla-extensions/everything-in-everyway-for-joomla