Představení projektu Kompletní dodávka modelu procesního řízení a nákladové optimalizace Procesní audit města Valašské Meziříčí 3.9.2010 Lenka Odehnalová Jaroslav Mikolášek
Agenda Představení společnosti Scott&Hagget Cíle projektu Postup projektu a výstupy Další kroky 2
Agenda Společnost Scott & Hagget Czech působí v České republice v oblasti strategického řízení podniků a manažerského poradenství již přes 10 let. Za tuto dobu si na českém a slovenském trhu vydobyla specifické postavení, které ji řadí mezi přední poradenské společnosti. Přidaná hodnota společnosti Scott & Hagget Czech spočívá v koncepčním & systémovém přístupu k naplnění potřeb klienta unikátní kombinací tří základních oblastí: Management Consulting Search & Human Consultancy Klient Training & Development 3
Přístup Zefektivníme cestu k naplnění Vašich cílů a vizí. Strategie Společně s Vámi najdeme cestu pro zvýšení Vaší efektivity a zrealizujeme ji Procesy Najdeme Vám ty nejlepší zaměstnance pro náročné úkoly Proces Proces Proces Produkt Služba Vybudujeme a rozvineme Vaše vlastní kompetence Zdroje (lidé, IT, technologie) 4
Představení týmu & kontaktní údaje Za SH: Lenka Odehnalová ředitelka konzultační divize Tel.: +420 602 710 363, email: lenka.odehnalova@scotthagget.cz Jaroslav Mikolášek vedoucí projektu Tel.: +420 728 342 965, email: jaroslav.mikolasek@scotthagget.cz Jitka Bártová senior konzultant Tel.: +420 602 367 304, email: jitka.bartova@scotthagget.cz Jana Češpivová senior konzultant IT specialista Tel.: +420 605 241 866, email: jana.cespivova@scotthagget.cz Za VM: Josef Matocha koordinátor projektu Daniel Šulák projektový manager 5
Cíle auditu Hlavní cíle auditu jsou: Zajištění a nasazení jasného a srozumitelného manažerského procesního modelu pro řízení města prostřednictvím městského úřadu, zjištění nákladovosti procesů a základní výkonnosti procesů. Zvýšení efektivity jednotlivých procesů a činností. Zavedení procesního modelu jako nástroje pro řízení úřadu s návazností na organizace zřízené a založené městem, pro standardizovanou a efektivní správu veškeré dokumentace, měření výkonnosti procesů, systematické zvyšování efektivity a vytvoření systému řízené dokumentace. 6
Fáze auditu 1. Zpracování strategie Přehledová analýza aktuálního stavu Průzkum spokojenosti Revize strategie pomocí BSC - workshopy 2. Procesní analýza Identifikace procesů, Zpracování procesní mapy Stanovení výkonnostních ukazatelů Vyhodnocení efektivnosti procesů Návrhy na zlepšení Vše v návaznosti na systémy IT za účelem nastavení efektivního chodu 3. (Nákladová) optimalizace V návaznosti na identifikované nedostatky, po dohodě s klientem Správa majetku Finanční řízení Procesy nákupu 7
Příklad vyhodnocení systémových nedostatků 10 Řízení rozvoje a péče o majetek 1 Systém řízení organizace Náročnost řešení Malá Střední Vysoká 7 Správa, provoz a údržba majektu 8 Investiční řízení 11 Řízení lidských zdrojů 9 Řízení vztahů s dodavateli 6 Organizační struktura 8 Evidence odběrů energií 2 Finanční řízení organizce 4 IT vybavení a podpora 5 Obchodní procesy 3 Řízení kvality a kontrolní systém Malý Střední Dopad na organizaci Zásadní 8
Fáze auditu % rozložení aktivit v průběhu auditu 18,0% 16,0% 14,0% 12,0% 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% přehledová analýza průzkum spokojenosti zpracování strategie definice systému strategického řízení identifikace procesů zpracování procesní mapy stanovení výkonnostních ukazatelů vyhodnocení efektivnosti procesů analýza rizik návrhy na zlepšení požadavky na IT analýza finančního řízení správa majetku dodavatelské smlouvy nákup snížení nákladů nastavení rozpočtového procesu 9
Projektové fáze a výstupy Fáze 1: Zpracování strategie Fáze 2: Procesní analýza Fáze 3: Optimalizace Cíl Nastavení cílového stavu pro další audit definice strategických cílů a úkolů na 3 a 5 let Cíl Identifikace a analýza slabých míst v procesech města (úřadu), včetně doporučení dalšího postupu Cíl Detailní analýzy vybraných oblastí Finalizace závěrů auditu Výstupy Zpráva shrnující poznatky dotazníku a workshopů, s dopady do strategie města 8-10.2010 Výstupy Zpráva popisující stávající a cílový stav, a doporučení dalších postupů 9-12.2010 Výstupy Detailní zpráva k vybraným oblastem optimalizovaných procesů 12.2010 2.2011 Fáze 4: Implementační podpora; 3/2011 11/2012 10
Další kroky, komunikace 1. Seznamovací pohovory k jednotlivým oblastem 2. Příprava dotazníku - připraven 3. Provádění analýz a studií na základě poskytnutých dat Komunikace: prostřednictvím koordinátora projektu (p. Matocha) a projektového manažera (p. Šulák) Dvoutýdenní pravidelné schůzky 11
Diskuse s závěr Diskuse 12