Uživatelský manuál TTC TELEKOMUNIKACE, s.r.o. Třebohostická 987/5 100 00 Praha 10 tel.: 234 052 111 fax.: 234 052 999 e-mail: ttc@ttc.cz http://www.ttc-telekomunikace.cz Datum vydání: 14. srpna 2013 Číslo dokumentu: 466C009.610.00.N01 Číslo verze SW: 2.7.7
Obsah 1 Úvod... 3 2 Stručný popis systému... 3 3 Ovládání procesů... 3 3.1 Spouštění procesů... 3 3.1.1 Spouštění ze záložky Procesy... 3 3.1.2 Automatické spuštění... 4 3.2 Manuální zpracování procesu... 5 3.3 Stavy účastníků... 8 4 Historie procesů... 10 5 Odkazy... 11 466C009.610.00.N01 2 Uživatelský manuál
1 Úvod Tento dokument popisuje ovládání a funkci svolávacího systému na platformě SIMPHONY. Je určen pro uživatele systému, kteří spouští a manuálně provádí připravené procesy. 2 Stručný popis systému slouží ke svolávání osob pro řešení krizových situací různého druhu. K tomu účelu se v systému připraví určité procesy, které umožňují informovat o nastalých událostech vytipované skupiny osob (role) prostřednictvím emailu, sms nebo volání, svolávat konference zúčastněných osob apod. Skupiny osob, které budou kontaktovány v různých situacích se předem připraví jako tzv. role. Vytváření rolí a procesů je popsáno v manuálu [1]. Procesy lze pak spouštět automaticky nebo provádět manuálně, kdy obsluha prochází celý proces a spouští postupně jednotlivé akce, což je popsáno v tomto manuálu. Přitom lze operativně měnit některé parametry procesu. Návod ke spuštění systému SIMPHONY a popis grafického rozhraní je obsažen v [2]. 3 Ovládání procesů 3.1 Spouštění procesů 3.1.1 Spouštění ze záložky Procesy Po kliknutí na záložku Procesy v horním menu se zobrazí seznam procesů, které jsou v systému nakonfigurovány, viz obr. 3-1. Spuštění pro manuální zpracování Spuštění pro automatické zpracování obr. 3-1 Seznam připravených procesů V každém řádkujsou dvě tlačítka pro spuštění procesu. Po stisku tlačítka Spustit (automatické zpracování) proběhne proces automaticky tak, jak je připraven a není možné do něj již zasahovat. Tlačítko Spustit je určené pro manuální provádění procesu, kde obsluha potvrzuje jednotlivé akce procesu a může přitom měnit různé parametry procesu. Po stisku tlačítka Spustit se otevře okno procesu a záložka spuštěného procesu v levé části displeje je 466C009.610.00.N01 3 Uživatelský manuál
podbarvena světle modře, viz obr. 3-2. Popis manuálního zpracování procesu je obsahem dalších kapitol tohoto manuálu. obr. 3-2 Proces spuštěný z tabulky 3.1.2 Automatické spuštění Proces může být také spuštěn automaticky, jestliže bylo jeho spuštění naplánováno v Plánování anebo když došlo ke splnění podmínek, které byly stanoveny pro spuštění procesu v Pravidlech (viz [3]). V obou případech je možné nastavit, jestli proces proběhne automaticky nebo manuálně. Po automatickém spuštění se objeví v levé části obrazovky červeně podbarvená záložka spuštěného procesu a zároveň červeně zbarvené upozornění v levém horním rohu obrazovky, viz obr. 3-3. Po kliknutí na záložku procesu se záložka podbarví světlemodře, otevře se okno procesu a je možné začít proces zpracovávat (v případě nastavení manuálního zpracování). Zároveň zmizí upozornění (pokud byl spuštěn jen jeden proces) nebo se sníží počet alarmů v upozornění (pokud bylo spuštěných procesů víc). obr. 3-3 Automaticky spuštěný proces 466C009.610.00.N01 4 Uživatelský manuál
3.2 Manuální zpracování procesu Pro ukázku, jakým způsobem se zpracovává proces manuálně, použijeme proces Havárie_hala1. Na obr. 3-4 vidíme tento proces právě spuštěný. První akcí procesu je rozhodování, kde dispečer musí odpovědět na otázku, jestli nastal požár. Přepnutí na zobrazení diagramu obr. 3-4 Spuštěný proces Havárie-hala1 obr. 3-5 Rozhodování vybraná možnost Dispečer vybere správnou možnost kliknutím do příslušného řádku, který se pak zbarví zeleně, viz obr. 3-5, a po kliknutí na tlačítko Potvrdit se provádění procesu posune na další akci. Průběh procesu je možné přehledně sledovat na diagramu procesu, který se otevře po kliknutí na záložku Diagram. Na obr. 3-6 vidíme, kam se proces posunul po popsaném rozhodování. Akce, která se bude provádět v dalším kroku je zvýrazněna červeně. 466C009.610.00.N01 5 Uživatelský manuál
obr. 3-6 Diagram spuštěného procesu Zpět na provádění procesu se dostaneme stiskem záložky Ovládání. Na této stránce pak vidíme akci TTS hlavní dispečink připravenou k provedení, viz obr. 3-7. Akce byla takto připravena při vytváření procesů. Při manuálním provádění má dispečer možnost akci ještě před provedením upravovat. V poli Text zprávy lze změnit text, který bude přečten příjemcům. V části Role je možné přidávat další role výběrem z výběrového menu a kliknutím na Přidat. Případně lze role odebírat kliknutím na křížek na pravém konci řádku. V každé roli je možné měnit počet kontaktovaných osob. Akce se provede stiskem tlačítka Odeslat. Dispečer má možnost akci také vynechat a stisknout tlačítko Přeskočit. V tom případě se proces v diagramu posune cestou, jako kdyby akce proběhla úspěšně. V každé akci je také možné celý proces ukončit stiskem tlačítka Ukončit v pravém horním rohu okna procesu Na obr. 3-7 vidíme ve spodní části okna procesu řádek příslušející akci Požár?, která již proběhla. Je to proto, že v horní liště je nastaveno zobrazení ukončených akcí (zelený kroužek). Kliknutím na tuto ikonu lze přepnout do stavu, kdy jsou ukončené akce skryty. Kliknutím na řádek ukončené akce se tato akce otevře a můžeme vidět její průběh. 466C009.610.00.N01 6 Uživatelský manuál
Jsou zobrazeny i ukončené akce. Aktuální akce Ukončení procesu Spuštění aktuální akce Přidání role Odebrání role Výchozí stav Ukončená akce obr. 3-7 Akce TTS hlavní dispečink obr. 3-8 Akce probíhá Když dispečer klikne na tlačítko Odeslat, začne se provádět připravená akce, viz obr. 3-8. Ve spodním poli Log je popisován postup akce a zároveň se mění podle situace symboly 466C009.610.00.N01 7 Uživatelský manuál
stavů u jednotlivých účastníků. Význam symbolů je popsán v kapitole 3.3. Nad seznamem účastníků se pak vypíše celkový výsledek akce. Protože akce neproběhla úspěšně, vidíme z diagramu procesu (obr. 3-6), že bude následovat ještě akce Sms hlavní dispečink a Email vedoucí. Zpracování proběhne analogicky k právě popsané akci. Po provedení těchto akcí je proces ukončen, okno procesu i záložka se uzavřou. Proces je uložen v historii procesů (kap. 4). 3.3 Stavy účastníků Během provádění akcí procházejí kontaktovaní účastníci různými stavy, které jsou zobrazovány u každého účastníka ve sloupci Stav pomocí symbolů vysvětlených v následující tabulce: Symbol Význam Příjemce základní stav před zpracováním zpráva (SMS, email) odeslána zprávu (SMS, email) se nepodařilo odeslat IVR odpověď přijato Úspěšně připojen do konference Probíhá připojování do konference Telefonní spojení navázáno Telefonní subsystém: telefonní relace vytvořena 466C009.610.00.N01 8 Uživatelský manuál
IVR odpověď zamítnuto TTS zpráva doručena Telefonní spojení ukončeno (zavěšeno) Nastala chyba systému Nepodařilo se navázat telefonní spojení Telefonní subsystém: vyzvání TTS zpráva nebyla doručena IVR odpověď nerozpoznána Subsystém neodpověděl v daném časovém intervalu - operace ukončena. Pozn: Tento symbol se může objevit u libovolného předchozího stavu. obr. 3-9 Tabulka stavů účastníků 466C009.610.00.N01 9 Uživatelský manuál
4 Historie procesů Kliknutím na záložku Historie se otevře okno s historií pochůzek (pro Online pochůzkový systém) a procesů. Pro historii procesů klikneme na záložku procesy. Okno s historií procesů ukazuje obr. 4-1. Jak je z obrázku zřejmé, provedenými procesy lze listovat po stránkách. Dále lze nastavit filtr pro zobrazení procesů provedených jen v určitém časovém intervalu, viz obr. 4-2. Časový rozsah se nastaví kliknutím na ikonu kalendáře a výběrem data, po kliknutí na pole s časem pak nastavením času. Nastavení času se potvrdí stiskem tlačítka Ok a nastavení data pak kliknutím na tlačítko Použít. Filtrace podle data Výběr konkrétní stránky Export historie ve formátu CSV Skok na poslední stránku Řádně ukončené procesy Skok na první stránku Předčasně ukončené procesy Aktuální stránka obr. 4-1 Záložka Historie Posun o stránku Nastavený den Nastavení času Aktuální den obr. 4-2 Nastavení filtru Na libovolný proces lze kliknout a otevřít tak okno s procesem. Provedené akce jsou seřazené zdola nahoru. Zcela dole je okno Log. Na obr. 4-3 je příklad procesu s jednou akcí. Kliknutím na Zpět se vrátíme na první stránku seznamu provedených procesů. 466C009.610.00.N01 10 Uživatelský manuál
Návrat na seznam procesů obr. 4-3 Proces otevřený z historie Historii procesů lze uložit do souboru ve formátu CSV kliknutím na tlačítko Export CSV. Poté se otevře okno viz následující obrázek a po potvrzení OK dojde k uložení způsobem daným v nastavení internetového prohlížeče. obr. 4-4 Ukládání historie procesů 5 Odkazy [1] - 466C009.624.00 Administrátorský manuál. [2] Simphony - 466C001.610.00 Uživatelský manuál. [3] Pravidla a Plánování - 466C012.624.00 Administrátorský manuál. 466C009.610.00.N01 11 Uživatelský manuál