Micrsft Enterprise Agreement Subscriptin (EAS) (tříletý prnájem licence jsu dčasné p sknčení smluvy je lze dkupit) C si vyžádat d ddavatele Dklad nabytí licence s následujícími náležitstmi: dběratel/ddavatel, přesná specifikace typu prduktu (verze, edice, jazyk, ), přesná specifikace typu smluvy, pčet licencí a cena, datum. Infrmace licenčních pdmínkách a způsbu pužití prduktů, které jsu zachyceny v dkumentech Užívací práva k prduktům (Prduct Use Rights) a Prduct List a jsu nedílnu sučástí smluvy! Pr pužívání sftwaru v určité verzi platí vždy ty licenční pdmínky, které byly aktuální v čase, kdy zákazník prdukt přídil. Tt ustanvení platí i v případě dwngrade. C a jak dluh archivvat Kpii dkladu nabytí sftwaru a licenční smluvy dpručujeme archivvat v evidenci sftwaru v ddělení IT. Originály nabývacích dkladů je třeba archivvat p celu dbu skutečnéh užívání sftwaru (viz zákn účetnictví, část věnvaná skartaci dkumentů). Likvidační prtkly p vyřazení. Originály datvých nsičů (dpručujeme). Je nutné archivvat všechny dklady nabytí až k prvnímu zdrjvému prduktu. Upzrnění Veškeré účetní pstupy dpručené v tmt dkumentu jsu nastaveny dle českých účetních standardů pr účetní jedntky, které účtují pdle vyhlášky č. 504/2002 Sb., ve znění pzdějších předpisů. Při účtvání nehmtném majetku je nutn respektvat nejen becné předpisy, ale také vnitřní směrnice knkrétní účetní jedntky. Existence vnitřních směrnic je pvinná a navíc může pmci
šetřit řadu detailů a knkrétních pdmínek. Návd uvedený v tmt dkumentu je becný. V případě nejasnstí či výjimek dpručujeme kntaktvat dbrníky na danu prblematiku. Při zpracvání tht materiálu byl čerpán z analýzy účtvání sftwarvých licencí Micrsft, připravenéh splečnstmi KPMG, ATERRA ADVISORY a DAQUAS. Tent materiál není závazným předpisem, ani návdem, puze pskytuje infrmace pr snazší rientaci v dané prblematice. Výjimky, změny licenční plitiky, nvé prdukty či nvé licenční mdely mhu situaci, ze které tent materiál vychází, změnit. Infrmace uvedené v tmt materiálu nejsu vyčerpávající, jsu puze infrmativní, nemají vztah k jakékliv knkrétní situaci a mhu pdléhat změnám. Splečnst Micrsft nedpvídá za bsah tht materiálu, za interpretaci jakýchkli částí tht materiálu ani za jakékliv právní ani faktické následky užití či jiné implementace tht materiálu či infrmací v něm bsažených. Splečnst Micrsft nedpvídá za jakukliv případnu škdu, která může vzniknut v suvislsti s užitím tht materiálu či infrmací v něm bsažených, ani za jakékli jiné následky suvisející s užitím tht materiálu či infrmací v něm bsažených. Splečnst Micrsft není autrem tht materiálu a nebude zdpvídat jakékli dtazy týkající se tht materiálu a infrmací v něm bsažených. Ve vztahu k užití a interpretaci tht materiálu a infrmací v něm bsažených se prsím bracejte na zpracvatele snvy tht materiálu Daňvé ddělení KPMG Česká republika (www.kpmg.cz) neb na zpracvatele knečné pdby tht materiálu splečnst ATERRA ADVISORY s.r.. (www.aterra.eu) a DAQUAS spl. s r.. (www.daquas.cz). Pradenské služby mhu být zpplatněné pdle pdmínek knzultačních splečnstí. Vždy pak dpručujeme splupracvat s kvalifikvanými dbrníky na tázky licenčních pdmínek, správy sftwarvých aktiv (Sftware Asset Management, SAM) a účetní a daňvé tázky.
Jak zaúčtvat přízení licence V případě využití tht licenčníh mdelu nedchází fakticky k žádnému přízení licence. Práv na využívání sftwaru je pskytván na dbu určitu, p kteru je také hrazen pplatek. Takt přízené práv není trvalé, prt se něm neúčtuje na žádných majetkvých účtech. Pplatky za prnájem sftwaru se účtují na příslušné účty skupiny 51 Služby. Pkud jsu vynalženy náklady na pravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 Služby. Prnajaté licence dpručujeme evidvat v perativní evidenci, a t hlavně z důvdu znatelnsti nákladů na údržby. Pr tyt účely je mžn využít evidenci IT ddělení, vedenu z důvdů prkazvání legality sftwaru a evidence jedntlivých instalací. Není nutn vést takvu evidenci samstatně. Zvláštní pzrnst je však třeba věnvat časvému rzlišení, aby náklady vynalžené účetní jedntku na prnájem sftwaru byly vykázány ve správném účetním bdbí, za které jsu placeny. Např. pplatek za prnájem na bdbí červenec červen bude účtván 6 měsíců na 51x, 6 měsíců na 381 Náklady příštích bdbí. Účet 381 Náklady příštích bdbí bude rzpuštěn d nákladů v následujícím účetním bdbí. Pkud je účtván měsíčně, je časvé rzlišení bezpředmětné. Následný dkup licencí V rámci tht licenčníh prgramu připadá v úvahu také práv na dkup licencí p uplynutí smluvy. Pkud nakupená licence splňuje pdmínky pr její zařazení mezi dluhdbý nehmtný majetek: dba pužitelnsti delší než jeden rk, a přizvací cena nad hranicí určenu účetní jedntku ve většině případů 60 000 Kč při pužití shdné hranice s ustanveními zákna dani z příjmů, účetní jedntka jejím nákupu účtuje na účet skupiny 04 Nedknčený dluhdbý nehmtný a hmtný majetek, kam jsu dále zaúčtvány i všechny náklady, které s přízením suvisejí a jsu sučástí přizvací ceny. Těmit suvisejícími náklady jsu zejména instalace, dměny za pradenské služby, expertízy, předprjektvé přípravné práce, zkušky před uvedením majetku d stavu způsbiléh k užívání (nikliv na záběh a svjení p uvedení d stavu způsbiléh k užívání). V kamžiku, kdy je licence uvedena d stavu způsbiléh k užívání, tj. je dknčená, plně funkční a jsu splněny pvinnsti stanvené právními předpisy pr její užívání, měla by být zařazena d majetku přeúčtváním přizvací ceny z účtu skupiny 04 na účet skupiny 01 Dluhdbý nehmtný majetek. Účetní jedntka by měla zvážit vhdné analytické členění účtů. Nejedná-li se dluhdbý nehmtný majetek z důvdu nesplnění limitu výše cenění pr dluhdbý nehmtný majetek stanvený účetní jedntku, je přizvací cena licence zaúčtvána přím d nákladů běžnéh bdbí na účtu skupiny 51 Služby. Dále se tmt majetku neúčtuje na účtech rzvahvých, měl by být však zachycen v perativní (pdrzvahvé) evidenci. Pkud jsu vynalženy náklady na pravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 Služby. Ocenění Z hlediska majetku nedchází k žádnému ceňvání, p uplynutí smluv je práv zařazen d pdrzvahvé evidence. Účetní dpisy licence Účetní jedntka nedepisuje, výdaje za prnájem jsu prmítnuty přím v nákladech.
Daňvé dpisy licence Účetní jedntka neeviduje žádné daňvé dpisy. Náklady jsu vykazvány v plžce služby. V případě následnéh dkupu a zařazení d majetku se pstupuje v dpisech pdle zákna dani z příjmů (ZDP) takt: přízení licence bude depisvat 36 měsíců (pčítán na měsíce, nikli tři rky). UPGRADE technické zhdncení licence Vzhledem k tmu, že splečnst nevlastní žádný sftware, není mžný ani upgrade. I pkud djde ze strany splečnsti Micrsft ke změně verze sftwaru, účtuje se nadále prnájmu licencí. Jak zacházet s licencemi CAL CAL (Client Access License) je licence klientskéh přístupu, která pravňuje uživatele neb zařízení k přístupu na daný server či více shdných serverů (detaily viz licenční smluva). Pkud je CAL získána v rámci servervé licence, není samstatně ceňvána a pvažuje se za vlastnst tét licence. Pkud je CAL kupvána samstatně, pvažuje se za samstatnu licenci každá CAL jedntlivě. V praxi není mžné dsáhnut situace, kdy by CAL měla hdntu vyšší než 60 000 Kč, prt se licence depisuje samstatně přím d nákladů ve prspěch účtů skupiny 51 Služby. Údržba a pravy se rvněž účtují na účty skupiny 51 Služby. Upgrade CAL je účtván na účty skupiny 51 Služby, nebť jeh cena nikdy nepřesáhne 60 000 Kč. Licence CAL dpručujeme evidvat v perativní evidenci, a t hlavně z důvdu znatelnsti nákladů na údržby. Pr tyt účely je mžn využít evidenci IT ddělení, vedenu z důvdů prkazvání legality sftwaru a evidence jedntlivých instalací. Není nutn vést takvu evidenci samstatně/dděleně. Sftware Assurance (SA) Jedná se pplatek, který zajistí příjemci přístup k různrdé nabídce dplňkvých služeb k efektivnějšímu užívání sftwaru Micrsft. Nejznámější z nich je práv přejít na nvější verzi prduktu, avšak puze v případě, že tat nvá verze bude v průběhu platnsti SA vydána. Zárveň SA bsahuje další služby stanvené dle rzsahu licencí, ke kterým je SA přizvána. SA je autmaticku sučástí služby Enterprise Agreement Subscriptin, je prt vyúčtvána v rámci ceny prnájmu sftwaru. Vzhledem k tmu, že jak samtný prnájem, tak SA jsu služby, není třeba cenu nijak ddělvat. Zvláštní pzrnst je však třeba věnvat časvému rzlišení, jak již byl zmíněn výše. Převd licence na další subjekt Vzhledem k charakteru smluvy a dčasným právům k užívání z ní plynucím nepřipadá převd licencí bvykle v úvahu. Pkud djde k rzdělení neb změně právní subjektivity rganizace, je mžné smluvu převést na nástupnický subjekt. Vždy je třeba získat suhlas splečnsti Micrsft. S převdem vám chtně pradí inflinka na čísle 841 300 300, czinf@micrsft.cm. Převd licence znamená faktické přepsání licenční smluvy z půvdníh nabyvatele na nvéh.
Vyřazení licence Při uknčení prnájmu, nedjde-li k dkupení licencí, je účetní jedntka pvinna nehmtný majetek (licenci, sftware apd.) zcela dstranit, ppřípadě smazat, včetně případných zálžních kpií, aby licence nemhla být v rámci splečnsti nadále pužívána. Záznam pužívání a prtkl vyřazení licence dpručujeme archivvat v evidenci sftwaru v ddělení IT. Mžnsti afilací U uvedenéh licenčníh mdelu je zárveň mžn přizvat licence pr afilace, tj. dceřiné neb sesterské firmy, pkud vyhvují definici afilace uvedené ve smluvě. V takvém případě rzhdně dpručujeme náklady spjené s licenčním pkrytím přenést na příslušné splečnsti, a t buď samstatně, neb ještě lépe v rámci balíku ceny za správu IT. Mžnsti přechdu na jiný licenční mdel Pkud nedjde k dkupení licencí na knci smluvy, nezůstává uživatelům žádné práv na pužívání sftwaru a musí jej dinstalvat neb přídit licence libvlným jiným licenčním mdelem. Při dkupení lze rvněž pkrýt licence přidáním Sftware Assurance ve smluvě OLP (platba dva rky jednrázvě) neb OLV (platba tři rky p jednm rce) či Select neb Enterprise Agreement. Užitečné tipy Přehled svých licencích najdete na https://www.micrsft.cm/licensing/servicecenter/. Máte zde také mžnst stáhnut instalace a získat prduktvé klíče ke své licenční smluvě. S vašimi dtazy k licencím vám chtně pradí v Zákaznickém centru splečnsti Micrsft (tel.: 841 300 300, e-mail: czinf@micrsft.cm).