Cena Ministerstva vnitra za invaci ve veřejné správě Rčník 2008 ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA Z ŘEŠENÍ 1. Stručný název řešení: Suběžná implementace mderních metd řízení na Ministerstvu pr místní rzvj. 2. Autr zprávy: Jmén: Marcela Rche Funkce: veducí dbrný referent - specialista Organizace: Ministerstv pr místní rzvj, Starměstské náměstí 6, 110 15 Praha 1 Telefn: +420 224 861 283, mb.: 739 682 810 E-mail: rcmar@mmr.cz 3. Organizace, kde byl řešení aplikván: Ministerstv pr místní rzvj, Starměstské náměstí 6, 110 15 Praha 1 Ministerstv pr místní rzvj je pdle zákna č. 2/1969 Sb., zřízení ministerstev a jiných ústředních rgánů státní správy České republiky, ve znění pzdějších předpisů, ústředním rgánem státní správy ve věcech: - reginální plitiky, - plitiky bydlení, rzvje dmvníh a bytvéh fndu a pr věci nájmu bytů, - nebytvých prstr, - územníh plánvání a stavebníh řádu, - vyvlastnění - investiční plitiky, - cestvníh ruchu, - phřebnictví. 4. Ppis řešení 4.1 Pdstata řešení: Suběžná implementace mderních metd řízení, tj. metdy Balanced Screcard (BSC), mdelu Cmmn Assessment Framewrk (CAF) a systému cntrllingu a reprtingu (C&R). Jedná se kmplexní přístup, který díky krdinvanému pstupu všech tří částí umžňuje vzájemné využití výstupů jedntlivých metd a rychlejší a efektivnější uplatnění strategickéh řízení d činnsti ministerstva. Vzájemné prvázání BSC, CAF a systému cntrllingu a reprtingu přináší pzitivní aspekty a synergické efekty např.: - měřítka BSC pskytnu důkazy pr hdncení CAF - plnění Plánu hlavních úklů (výstup cntrllingu a reprtingu) je jedním z měřítek BSC - úkly Akčníh plánu CAF a náměty ze Sebehdntící zprávy mají přímu vazbu na perspektivy strategické mapy a na strategická témata a budu využity i při kaskádvání BSC na nižší úrvně - cntrlling a reprting má návaznst na úkly Akčníh plánu CAF - další hdncení CAF a měření indexu spkjensti zaměstnanců vytvří zpětnu vazbu a náměty pr případnu aktualizaci strategické vize a strategických témat a napak strategická vize a strategická témata budu využity pr pririzaci námětů a frmulaci úklů Akčníh plánu CAF. 1
4. 2 Důvd a cíle řešení (dlžit jejich měřitelnst): - Důvdy: Zvýšení efektivity a výknnsti ministerstva. Zlepšit kmplexní zaměření a řízení, vnitřní prvázanst, prhlubit krdinaci jedntlivých strategických dkumentů a mezit převahu perativníh řízení uplatňvanéh na úkr řízení prcesníh. Zavádění strategickéh řízení je sučástí jedné z pririt strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby, která byla schválena usnesením vlády České republiky ze dne 11. července 2007 č. 757. - Cíle: Hlavním cílem je zvýšení efektivity a výknnsti činnsti ministerstva. Dílčí cíle pr první fázi implementace strategickéh řízení na MMR a měření jejich splnění jsu: Aplikace metdy BSC na vrchlvé úrvni: definvání vize, pririt, strategických témat, ppis měřítek, měření výknnsti na vrchlvé úrvni Aplikace mdelu CAF 2006: sebehdntící zpráva, akční plán zlepšvání činnsti MMR, měření indexu spkjensti zaměstnanců Aplikace systému cntrllingu a reprtingu: prvedení rámcvé analýzy, vytvření základní kncepce systému Měřitelným výsledkem je ptimalizace rganizační struktury a snížení pčtu zaměstnanců a míst pr veducí pracvníky. Vzhledem k tmu, že se jedná první rk implementace strategickéh řízení jsu měřítka splnění cílů kvalitativní. Kvantitativní indikátry plnění a zlepšvání činnsti budu získány zejména sledváním měřítek v rámci aplikace metdy BSC a z dalšíh hdncení CAF. 4.3 Implementace řešení: - zainteresvané strany: vedení MMR, zaměstnanci MMR, realizační týmy (zahrnují vedení, zaměstnance a externí knzultanty) následně všichni partneři/zákazníci MMR - dpvědnst za řešení: BSC: krdinace dbr strategie a krdinace plitik; realizace strategický tým; metdické vedení externí knzultanti (MEPCO.p.s.). CAF: krdinace dbr strategie a krdinace plitik; realizace hdntící tým; metdické vedení externí knzultant (ing. S. Kcurek). Cntrlling a reprting: krdinace dbr strategie a krdinace plitik; realizace realizační a knzultační tým; metdické vedení externí knzultanti (KPMG s.r.) - pdpra řešení ze strany vedení schválení strategickéh dkumentu Hlavní záměry Ministerstva pr místní rzvj v blasti strategickéh řízení zastupení v realizačních týmech zejména ve strategickém týmu v rámci implementace BSC schválení a pdpra realizace měření indexu spkjensti zaměstnanců prjednání Sebehdntící zprávy CAF, schválení a realizace Akčníh plánu zlepšvání činnsti MMR na rk 2008 2
schválení záměru pkračvat v implementaci strategickéh řízení sučástí Akčníh plánu a Plánu hlavních úklů MMR je: kaskádvání BSC na úrveň vybraných dbrů, měření indexu spkjensti zaměstnanců, 2. hdncení CAF, pkračvání v ptimalizaci a prhlubvání cntrllingu a reprtingu schválen a zahájen pravidelné měsíční a čtvrtletní vyhdncvání měřítek BSC a schválen zahájení piltníh kaskádvání na úrveň dbru u vybraných útvarů - pdpra řešení ze strany zaměstnanců zapjení v realizačních týmech zapjení d měření indexu spkjensti zaměstnanců (48,5 %) prezentace výsledků zavádění na intranetu MMR a na knferenci dbrvé rganizace - překážky V průběhu implementace se vyskytl něklik prblémů (zejména v průběhu evaluace CAF), které byly zaviněny dmítáním těcht metd některými členy vedení, širkým spektrem činnstí ministerstva a rzdíly mezi jedntlivými sekcemi a dbry. Z tht důvdu se zvažuje, aby příští hdncení byl prveden per partes tj. samstatně pr jedntlivé sekce a následně i pr celé ministerstv. Z hlediska zavedení BSC je velmi btížné vybrat přiměřený pčet měřítek, která mají dstatečnu vypvídací hdntu pr vedení ministerstva. Rerganizace ministerstva v průběhu realizace - úspěchy Splnění všech dílčích cílů: v bdbí mezi červencem 2007 a říjnem 2008 byl úspěšně dknčen hdncení CAF (včetně měření indexu spkjensti zaměstnanců) a zaveden BSC na vrchlvé úrvni. V rámci prjektu cntrllingu a reprtingu byly prvedeny analýzy sučasnéh stavu, navržen další pstup ptimalizace systému a zahájena realizace některých patření. Na základě všech tří částí prjektu byly definvány pririty a přijata nejvýznamnější patření například Plán hlavních úklů na rk 2008, zavedení systému prjektvéh řízení, ptimalizace struktury ministerstva (struktura upravena tak, aby ministerstv efektivněji plnil klíčvé úkly, snížení pčtu veducích pracvníků, snížení pčtu pracvníků celkem). Pkračvání v implementaci jedntlivých metd a realizace výstupů piltní kaskádvání BSC u vybraných dbrů, Akční plán zlepšvání činnsti, měření spkjensti zaměstnanců, zavádění prvků systému cntrllingu a reprtingu atd. 5. Výsledky řešení - Jaké byly hlavní výsledky (uvést pkud mžn kvalitativní i kvantitativní ukazatele)? Aplikace metdy BSC: definvání vize, pririt, strategických témat vytvřena strategická mapa (schválen 02/2008) vytvření vrchlvéh BSC a ppis měřítek (schválen 09/2008) zahájen sledvání měřítek BSC na vrchlvé úrvni (10/2008) zahájen piltní kaskádvání BSC u vybraných dbrů (10/2008) 3
Aplikace mdelu CAF 2006: prvedení sebehdncení - Sebehdntící zpráva - celkvé hdncení 43,04 (10/2007) vytvření a realizace Akčníh plánu zlepšvání činnsti MMR schválen 01/2008 měření indexu spkjensti zaměstnanců 2007: zapjení 48,5 % zaměstnanců; průměrná známka 2,30 stupnice 1 až 5, kde 1 znamená velmi spkjen a 5 velmi nespkjen (10/2007; 10/2008 prběhl druhé měření). Aplikace systému cntrllingu a reprtingu: prvedení rámcvé analýzy dkument: Vyhdncení stávajícíh stavu (10/2008) vytvření základní kncepce systému dkumenty: Kncepce fáze I., Vyhdncení stávajícíh stavu a Výstupy fáze II.(11/2008) vytvření systému cntrllingu a reprtingu klíčvých úklů MMR Plán hlavních úklů MMR na rk 2008 (schválen 04/2008) Na základě všech tří částí byla přijata nejvýznamnější patření: ptimalizace rganizační struktury a její rzpis až na úrveň ddělení snížení pčtu zaměstnanců a míst pr veducí pracvníky zavedení Plánu hlavních úklů MMR včetně stanvení časvých milníků jedntlivých etap a pravidelné měsíční vyhdncvání jejich plnění zavedení prjektvéh řízení (6 prjektů řízených zmcněnci ministra) Měřitelným výsledkem je ptimalizace rganizační struktury a snížení pčtu zaměstnanců a míst pr veducí pracvníky. Vzhledem k tmu, že se jedná první rk implementace strategickéh řízení jsu měřítka splnění cílů kvalitativní. Kvantitativní indikátry plnění a zlepšvání činnsti budu získány zejména sledváním měřítek v rámci aplikace Metdy BSC a z dalšíh hdncení CAF v rce 2008. - Jaké nástrje pr jejich měření jste pužili a jak hdnvěrné jsu důkazy? výstupy z jedntlivých realizací zpravidla ve frmě dkumentu/zprávy výsledky měření a hdncení prváděny pdle standardních metdik za metdickéh vedení externích knzultantů - Vyskytly se nějaké specifické faktry, které mhly vlivnit úspěch tht řešení? rerganizace ministerstva v průběhu realizace - Prjevil se nějaký vedlejší negativní či pzitivní účinek? suběžná implementace a vzájemně krdinvaný pstupu všech tří částí umžnily rychlejší a efektivnější uplatnění strategickéh řízení d činnsti ministerstva frmulace nvé strategické vize a její vazba na strategické dkumenty a hierarchii kmpetencí MMR větší rientace na výsledky 6. Invativnst a přensitelnst dbré praxe - V čem spčívá invativnst tht řešení? Jak se liší d jiných či pdbných aplikací/přístupů? Suběžná implementace invativnst tht řešení spčívá v tm, že implementace všech tří částí prbíhala suběžně. Krdinvaný pstup a prvázanst tak umžnily vzájemné využití výstupů jedntlivých částí a rychlejší a efektivnější uplatnění strategickéh 4
řízení d činnsti ministerstva. Např. Sebehdntící zpráva CAF (silné stránky, blasti zlepšvání, Akční plán zlepšvání činnsti) byly využity při frmulaci strategické vize a strategických témat. Vzájemné prvázání BSC, CAF a systému cntrllingu a reprtingu přináší pzitivní aspekty a synergické efekty: sledvání měřítek BSC pskytne důkazy a knkrétní ukazatele při hdncení CAF zejména v části Výsledky plnění Plánu hlavních úklů (výstup cntrllingu a reprtingu) je jedním z měřítek BSC vytvření a sledvání měřítek BSC je sučástí systému cntrllingu a reprtingu úkly Akčníh plánu (CAF) mají přímu vazbu na perspektivy strategické mapy a na strategická témata a budu využity i při kaskádvání BSC na nižší úrvně cntrlling a reprting má návaznst na úkly Akčníh plánu CAF další hdncení CAF a měření indexu spkjensti zaměstnanců vytvří zpětnu vazbu a náměty pr případnu aktualizaci strategické vize a strategických témat a napak strategická vize a strategická témata budu využity pr pririzaci námětů a frmulaci úklů Akčníh plánu CAF Zavádění metd strategickéh řízení d činnsti ústředníh rgánu státní správy metdy strategickéh řízení jsu již dluhdbě uplatňvány v ziskvých rganizacích a i řada rganizací veřejnéh sektru v ČR prkázala díky uplatňvání těcht metd jednznačné zvýšení své výknnsti a efektivnsti. Nicméně jedná se zejména samsprávné úřady. - Může být / byl již tt řešení přenesen / aplikván / v jiné rganizaci či sektru? Pkud an, které jeh základní prvky? Neb jste v tmt případě sami využili dbru praxi d jiných rganizací? Zkušenstí s implementací metd strategickéh řízení na MMR jak ústředním rgánu státní správy je mžn využít statními subjekty na tét úrvni. Suběžné a vzájemně krdinvané zavádění metdy BSC, CAF a systému cntrllingu a reprtingu je plně aplikvatelné pr všechny rganizace veřejné správy. - Jaké nejdůležitější pznatky / zkušensti jste při realizaci řešení získali? vytvření strategické vize stanvení pririt pdrbná analýza stávajícíh stavu kategrizace úklů, systém ukládání a kntrly plnění úklů, zjištění slabých stránek a blastí ke zlepšvání činnsti MMR - Jaké je Vaše dpručení pr ty, kteří se zajímají implementaci tht řešení ve své rganizaci? v první fázi je nutn jasně definvat strategii rganizace nutná pdpra vedení pr suběžnu implementaci je nutné mít jednu sbu neb malý tým krdinující realizaci všech částí, zajišťující vzájemnu prvázanst a dpvídající za kmunikaci mezi jedntlivými realizačními týmy v případě nedstatku vlastních kvalifikvaných zaměstnanců zajistit metdické vedení externími dbrníky 5
7. Přílhy k závěrečné zprávě z řešení 1. Schéma suběžné implementace metd strategickéh řízení na MMR 2. BSC a. Aktualizvaná strategická mapa MMR b. Aktualizvaná tabulka Měřítka na vrchlvé úrvni (BSC) c. Příklady rdných listů měřítek 3. Cntrlling a reprting a. Aktualizvaný Plán hlavních úklů MMR pr rk 2008 b. Tabulka aktuální příklad infrmace plnění Plánu hlavních úklů MMR na rk 2008 c. Příklad evidenčníh listu prjektu 4. Mdel CAF 2006 a. Aktualizvaný Akční plán zlepšvání činnsti MMR na rk 2008 datum: 14. 10. 2008 pdpis:.. Ing. Marcela Rche 6