EXCEL
MS EXCEL - PŘEHLED FUNKCÍ K MATURITĚ NA OAUH Které funkce požadujeme po studentech k praktické maturitě na naší škole. MATEMATICKĚ FCE SUMA, ABS, CELÁ.ČÁST, NÁHČÍSLO, POWER, SOUČIN, ZAOKROUHLIT, ZAOKR.NAHORU, ZAOKR.DOLŮ, ROUNDUP, ROUNDDOWN SUMIF POWER Sečte buňky, které vyhovují podmínce (pro M. Cilečkovou: vybere buňky a sečte) umocní číslo na zadaný exponent ZAOKR.NAHORU zaokrouhlí číslo směrem nahoru na zadaný násobek čísla ROUNDUP STATISTICKÉ FCE zaokoruhlí číslo směrem nahoru na zadaný počet míst PRŮMĚR, MIN, MAX, POČET, POČET2 COUNTIF FUNKCE DATA A ČASU Určí počet buněk s podmínkou (které podmínce vyhovují, vybere buňky a určí jejich počet) DATUM, DEN, MĚSÍC, ROK, ČAS, HODINA, MINUTA, SEKUNDA, DNES, NYNÍ DATABÁZOVÉ FCE DSUMA, DSOUČIN, DMAX, DMIN, DPOČET, DPOČET2, DPRŮMĚR, DZÍSKAT LOGICKÉ FCE KDYŽ A NEBO VYHLEDÁVACÍ FCE SVYHLEDAT VVYHLEDAT jestliže se rozhodujeme mezi dvěma podmínkami Jestliže máme víc podmínek a musí byt splněné všechny sočasně Jestliže máme víc podmínek a stačí nám, aby byla splněna aspoň jedna z nich Jestliže máme při rozhodování víc možností než dvě, tabulka musí být ve sloupcích. Typ 0 - mohou nastat pouze hodnoty v tabulce, typ 1 - mohou nastat i jiné hodnoty (třeba když používáme intervaly). Musíme zadat vždy dolní mez. Stejně jako SVYHLEDAT, tabulka je v řádcích. VYHLEDAT Stejné použití jako SVYHLEDAT, nelze zadat typ (pořád je 0) - 2 -
FUNKCE PRŮMĚR(číslo1; číslo2;...) Výsledkem je aritmetický průměr jednotlivých čísel. Celkem je se může objevit až 30 argumentů, přičemž 1 argument pochopitelně nemusí být pouze jediné číslo, ale nějaká oblast buněk. Poznámka: Pokud do oblasti, z níž počítáme průměr, zahrneme i nějaké prázdné buňky, tak ty se do průměru vůbec nepočítají a nijak neovlivní výsledek průměru. MAX(číslo1; číslo2;...) Výsledkem je nejvyšší hodnota z jednotlivých argumentů. Opět může být až 30 argumentů. MIN(číslo1; číslo2;...) Výsledkem je nejmenší hodnota z jednotlivých argumentů. Opět až 30 argumentů. GEOMEAN(číslo1; číslo2;...) Výsledkem je geometrický průměr jednotlivých čísel. Opět až 30 argumentů. COUNTIF(oblast; kritérium) Určí počet buněk, které splňují zadané kritérium. Parametry: oblast - buňky, z kterých chceme určit daný počet. Nezadává se sem záhlaví buněk. kritérium - podmínka, kterou musí buňky splnit. Může být zadáno ve více tvarech. Např.: >15; "<28"; 29; "pes", C4 ap. (v posledním případě kritérium znamená, že se budou počítat všechny buňky, jejichž hodnota je stejná jako hodnota v buňce C4). Kritérium nemůže být zadáno ve tvaru ">b4". Příklad: Určete počet jezevčíků ve městě. Řešení: COUNTIF(A3:B10;"jezevčík"). Příklad by šel rovněž vyřešit pomocí funkce DPOČET2 Poznámka: Rozdíl mezi funkcí COUNTIF a DPOČET(DPOČET2) je v tom, že u COUNTIF nelze zadat více kritérií. Poznámka: Funkce COUNTIF je syntaxí podobná funkci SUMIF. - 3 -
POČET(hodnota1; hodnota2;...) Výsledkem je počet buněk z argumentů, které obsahují číselné hodnoty. Poznámka: Za čísla jsou považovány datum, čas i měna. POČET2(hodnota1; hodnota2;...) Výsledkem je počet neprázdných buněk z argumentů bez ohledu na typy dat, které se v nich nachází. Poznámka: Rozdíl mezi funkcí POČET a POČET2 je stejný jako mezi DPOČET a POČET2. MS EXCEL - VYTVOŘENÍ GRAFŮ Jak vytvořit v Excelu graf? jaké máme typy grafů? Kdy který graf použít? GRAFY - vytvoření Říká se, že jeden graf toho dokáže říci víc než několik tabulek a většinou je to pravda. Abychom mohli tvořit graf, tak musíme nejprve mít tabulky s daty, která chceme do grafu převést. Je vhodné, aby tabulka s daty obsahovala i popisky sloupců či řádků, protože pak je už není nutno do grafu psát. Graf můžeme vytvořit několika způsoby. 1. Pomocí ikony na panelu nástrojů Standardní. 2. Pomocí nabídky Vložit -> Graf. V obojím případě se nám otevře tzv. průvodce grafem. V průvodci grafem máme předvytvořeno celkem 14 druhů grafů, z nichž ale některé jsou si do jisté míry podobné, aspoň co se týká jejich užití. Výběr grafu záleží pochopitelně nejvíc na typu dat, která máme do něj zanést. Možná užití jednotlivých typů grafů Sloupcový, pruhový, spojnicový, XY bodový, plošný, válcový, jehlanový, kuželový - jestliže máme data, u kterých porovnáváme absolutní velikosti (prodej aut, růst HDP ap.). toto platí pochopitelně i pro grafy z těchto kategorií s 3D efektem. Skládané grafy výše jmenovaných typů včetně grafů s 3D efektem (většinou na druhém a čtvrtém místě v dané kategorii). Tuto variantu použijeme tehdy, jestliže pro nás mají význam jednak jednotlivé dílčí hodnoty a jednak i celkový součet v každém bodě. Z grafu pak poznáme jednak absolutní hodnoty a rovněž vývoj proporciálního zastoupení dílčích částí (prodej vozů u automobilky, která vyrábí více typů vozidel). 100% skládané místě v dané kategorii). Tuto variantu použijeme, jestliže má význam jednotlivé dílčí hodnoty sčítat, ale jejich - 4 -
celkový součet není podstatný nebo je pořád stejný (často 100%). Z grafu pak poznáme vývoj podílu jednotlivých ukazatelů většinou v čase. Např. podíl jednotlivých věkových skupin na obyvatelstvu státu, podíl jednotlivých odvětví na HDP. grafy výše jmenovaných typů včetně 100% skládaných grafů s 3D efektem. (většinou na třetím a šestém Burzovní grafy - zde porovnáváme údaje, kde máme pro každé měření maximální, minimální a nějakou střední (u burzy uzavírací) hodnotu. Ideální pro grafy vývoje akcií, kursů či jiných burzovních produktů. U všech předchozích typů nám vznikaly trendy vývoje dané veličiny, neboli jsme porovnávali hodnoty veličiny naměřené v různé okamžiky. >Výsečové a prstencové grafy - známé koláče ředitele Železného. Používáme je v podobném případě, že chceme ukázat podíly jednotlivých dílčích částí na celku. Na rozdíl od 100% skládaných grafů je používáme tehdy, pokud máme jedno měření v jeden okamžik. Jeden graf tady odpovídá jednomu sloupci skládaného grafu. Takové grafy můžeme použít v již zmiňovaném případě určení podílu na trhu. Po vybrání určitého typu grafu se dostaneme do druhého kroku vytvoření grafu - na list zdrojová data grafu. Zde považuji za důležitější záložku řada. Důležité je nastavit zde do kolonky Hodnoty ty údaje, které se mají zobrazit v grafu, do Popisky osy X údaje, které se mají zobrazit na ose X (není povinné, pokud se nezadá, tak na ose X budou čísla 1,2,3 atd.) a konečně Název (jaké údaje jsou v grafu, většinou popisek sloupce nebo řádku, opět není povinné). Na listu Oblast dat se zadá pouze, zda řady jsou ve sloupcích či řádcích (myslí se tím, zda jedna kategorie je ve sloupci nebo v řádku). Tím je druhý krok hotový. Třetí krok je nastavení vzhledu samotného grafu - Možnosti grafu. Zde je sice hodně nastavování, ale žádné záludnosti, jen se drobně liší tento krok pro různé typy grafů. Závěrečný krok je už pouze nastavením zda chci graf na nový list nebo zda jej chci vložit do některého z existujících listů. Osobně pro lepší práce používám vožení na nový list, ale to záleží na každém tvůrci grafu, která varianta se mu bude více líbit. - 5 -
MATEMATICKÉ FUNKCE ABS(číslo) Výsledkem je absolutní hodnota čísla. Příklad: ABS(-5) = 5, ABS(5) = 5 Použití: Jestliže nám nezáleží na znaménku, ale jen na hodnotě čísla NÁHČÍSLO() Výsledkem je náhodné číslo z intervalu od 0 do 1. Funkce nemá parametr, prázdné závorky se musí napsat. Příklad: NÁHČÍSLO() = 0,381 Použití: Pro náhodný výběr nějakého prvku z určitého množství prvků. Poznámka: V případě, že chceme náhodné číslo z intervalu od 0 do 8, tak zapíšeme: NÁHČÍSLO()*8 Cvičení: Vygenerujte náhodné číslo z intervalu od -3 do 9 ODMOCNINA(číslo) Výsledkem je druhá odmocnina z čísla. V případě, že číslo je záporné, objeví se chybové hlášení #NUM. Příklad: ODMOCNINA(16) = 4 Poznámka: Pro výpočet ostatních odmocnin se používá funkce POWER MOD(číslo;dělitel) Výsledkem je zbytek po dělení čísla dělitelem. Příklad: MOD(17;4) = 1. 17:4 = 4 a zbytek je 1. Využití: Např. pro dny v týdnu, kdy vlastně každé datum je číslo a dny jsou zbytky po dělení 7. Pokud víme, že 18. květen 2002 byla sobota, pak lze lehce zjistit na základě této funkce jaký den je v jakékoliv jiné datum. POWER(číslo;mocnina) Výsledkem je číslo umocněné na zadanou mocninu. Mocninou může být jakékoliv reálné číslo. Parametry: číslo - číslo, které chceme umocňovat mocnina - exponent, na který budeme umocňovat Příklad: POWER(2;5) = 2 5 = 32 Poznámka: Libovolná odmocnina: POWER(4;1/3) = třetí odmocnina ze 4. Je použito známé matematické pravidlo, že 4 1/3 = třetí odmocnině ze 4. SOUČIN(číslo1;číslo2;...) Výsledkem je součin čísla1, čísla2 atd. Jedná se vlastně o zobecnění zápisu číslo1 * číslo2 * atd. Příklad: SOUČIN(3;5) = 15 = 3*5 Poznámka:Pro dělení žádná podobná funkce neexistuje, musí se zapsat pomocí lomítka. SUMA(číslo1;číslo2;...) Výsledkem je součet čísla1, čísla2 atd. Jedná se vlastně o zobecnění zápisu číslo1 * číslo2 atd. Příklad: SUMA(4;9) = 13 = 4+9-6 -
Poznámka: Pro rozdíl žádná podobná funkce neexistuje, musí se zapsat pomocí znaménka minus. SUMIF(oblast;kritéria;součet) Poznámka: Parametr součet není povinný. Výsledek(v případě zadání parametru součet): Sečtou se ty buňky z parametru součet, jejichž odpovídající hodnoty v parametru oblast vyhovují kritériu. Výsledek(v případě nezadání parametru součet): Sečtou se ty buňky z parametru oblast, které vyhovují kritériu. Parametry: oblast - buňky, které se porovnávají s podmínkou kritérium - podmínka součet - buňky, které se sčítají, nepovinný parametr Poznámka: Kritérium může být zadáno např.: >10 000, 15 000, C5, mrkev. Nelze zadat kritérium těmito způsoby: >B3, =20 000. Příklad: V tomto případě je výsledkem v buňce C14 součet zisků těch prodejců, jejichž obrat byl vyšší než 50 000,- Kč. Sčítají se hodnoty z buněk C3,C4,C5,C6,C7,C8,C9,C12, protože jim odpovídající hodnoty ve sloupci B vyhovují kritériu. Cvičení: Určete součet obratů prodejců, jejichž zisk byl vyšší než 10 000,- Kč. Příklad: V tomto případě je výsledkem v buňce B14 součet obratů vyšších než 50 000,- Kč. Sčítají se tedy hodnoty z buněk B3,B4,B5,B6,B7,B8,B9,B12, protože tyto hodnoty vyhovují kritériu. - 7 -
LOGICKÉ FUNKCE Tyto funkce patří mezi velmi důležité, poměrně často se užívají ve složitějších příkladech. KDYŽ(podmínka;ano;ne) V případě, že je podmínka splněna, je výsledkem hodnota v parametru ano, pokud není podmínka splněna, výsledkem je hodnota v parametru ne. Parametry: podmínka - hodnota nebo výraz jehož výsledkem může být pravda nebo nepravda ano - výsledek funkce, který nastane v případě, že je podmínka splněna ne - výsledek funkce, který nastane v případě, že podmínka není splněna Poznámka: Typické je použití v případech, že se musíme na základě rozhodovat mezi dvěma možnostmi. V případě rozhodování mezi více možnostmi je výhodnější použít VYHLEDÁVACÍ FUNKCE. Příklady podmínek: C4<D7; C10>500. Podmínka nemůže být napsána ve tvaru např.: >1000 (Excel neví, co má být větší než 1000) Příklad: Velkosklad si v případě, že objednávka je vyšší než 50 000,- Kč dává rabat 7%, v případě menší objednávky pak 10%. Určete celkovou cenu jednotlivých objednávek. V podmínce se ptáme, zda objednávka (buňka A2) je vyšší než 50000,-. V odpovědi ano je pak cena zvýšena o 7 % (A2*1,07), v odpovědi ne pak zvýšena o 10% (A2*1,1). Doufám, že nikoho nepřekvapuje tento výpočet procent. Cvičení: Rozhodněte, jak by to vypadalo v případě, že do podmínky dáme A2<50000 A(loghodnota1;loghodnota2;...) Výsledkem je pravda nebo nepravda. Tato funkce odpovídá konjunkci (spojka a současně), tzn. pravda nastane v případě, že všechny logické hodnoty mají hodnoty pravda. Pokud aspoň jedna logická hodnota má hodnotu nepravda, pak i celý výraz má hodnotu nepravda. Poznámka: Je nutno si uvědomit rozdíl v zápisu v Excelu a v matematice. V Excelu se píše spojka na začátek (tzv. prefix) a do závorky pak jednotlivé logické hodnoty. V matematice se píší spojky mezi jednotlivé logické hodnoty (tzv. infix). Poznámka: Nezáleží na pořadí jednotlivých podmínek. (logických hodnot) - 8 -
Použití: Nejčastěji se tato funkce používá do podmínky ve funkci KDYŽ. Příklad: Zapište dotaz, kterým bychom se ptali, zda je v buňce C10 hodnota z uzavřeného intervalu od 5 do 12. Řešení: Hodnota musí být větší nebo rovna 5 a menší nebo rovna 12. Výsledek:A(c10<=5;c10>=12) Cvičení: Zapište dotaz, aby hodnota v buňce D2 byla menší než 8 a větší nebo rovna 4 NEBO(loghodnota1;loghodnota2;...) Výsledkem je pravda nebo nepravda. Tato funkce odpovídá disjunkci (logická spojka nebo), tzn., že pravda nastane v případě, že aspoň jedna logická hodnota je pravdivá. V případě, že všechny logické hodnoty jsou nepravdivé, pak nastane i pro celý výraz má hodnotu nepravda. Poznámka: Stejně jako u funkce A se píše nejprve funkce a pak až jednotlivé logické hodnoty. Stejně tak nezáleží na pořadí logických hodnot. Používá se rovněž převážně u funkce KDYŽ. Příklad: Zapište dotaz, kterým se zeptáme zda je hodnota v buňce D5 větší než 4 nebo menší než 0. Řešení: NEBO(D5>4;D5<0). Cvičení: Zapište dotaz, kterým se ptáme, zda čas v buňce A2 je do osmi ráno nebo po deváté večer. DATABÁZOVÉ FUNKCE Excel obsahuje funkce, které dokáží analyzovat data v listech. Obecně tyto funkce nazýváme Dfunkce.. Všechny mají stejnou syntaxi (zápis): databáze - celá tabulka obsahující vzájemně související data. Databáze musí obsahovat názvy (popisky) sloupců. pole - název (popisek) sloupce z databáze, z kterého budeme počítat danou databázovou funkci. kritérium - odkaz na buňky, které obsahují podmínky pro data z databáze Poznámka: Databáze může být pojmenována. Poznámka: Databáze musí v řádcích obsahovat jednotlivé datové záznamy, ve sloupcích pak jednotlivé položky, které obsahuje každý datový záznam (atributy záznamu). Poznámka: Pole může být rovněž zadáno jako číslo, které udává, z kolikátého sloupce v databázi vybíráme údaje. Poznámka: V kritériu musí být vždy sousední buňky!. Kritérium musí obsahovat aspoň 2 buňky, přičemž v horní buňce je název sloupce, pro který je dané kritérium a v dolním samotná hodnota kritéria. Poznámka: - 9 -
Kritérií může být i více. Někdy požadujeme, aby bylo splněno více kritérií současně - v tom případě je píšeme vedle sebe (viz obrázek vpravo). Pokud požadujeme, aby byly vybrány buňky splňující některou z možností, píšeme hodnoty kritéria pod sebe (viz obrázek vlevo). PŘEHLED NEJDŮLEŽITĚJŠÍCH DATABÁZOVÝCH FUNKCÍ DMAX - vybere nejvyšší hodnotu z databáze splňující zadané kritérium DMIN - vybere nejmenší hodnotu DPOČET - určí počet buněk, které splňují zadané kritérium. Buňky musí obsahovat čísla! DPOČET2 - určí počet buněk, které splňují zadané kritérium. V buňkách může být cokoliv (čísla i text). U této funkce se do Pole zadávat vůbec nic. DPRŮMĚR - určí průměrnou hodnotu z buněk, které splňují daná kritéria DSOUČIN - vynásobí buňky, které splňují zadaná kritéria DSUMA - sečte buňky, které obsahují daná kritéria DZÍSKAT - vybere jeden záznam, který splňuje daná kritéria - 10 -
PŘÍKLADY POUŽITÍ DATABÁZOVÝCH FUNKCÍ Chceme vědět, kolik výrobků se vyrobilo před 9.5.2002. Použijeme funkci DSUMA. Výsledek: DSUMA(A4:D18;C4;A1:A2) = 3768 Chceme vědět, jaký byl maximální počet vyrobených hadiček v daném období. Použijeme funkci DMAX. Výsledek: DMAX(A4:D18;C4;B1:B2) = 641 Chceme vědět, kolik dní v týdnu se vyrobilo méně než 400 výrobků. Použijeme funkci DPOČET (datum je jak známo číslem). Výsledek: DPOČET(A4:D18;A4;C1:C2) = 3 Chceme vědět, jaký byl průměrný počet vyrobených výrobků, jejichž cena byla vyšší než 0,10 Kč. Použijeme funkci DPRŮMĚR. Výsledek: DPRŮMĚR(A4:D18;C4;D1:D2) = 526 FUNKCE DZÍSKAT Tato funkce je lehce odlišná od zbylých funkcí tím, že je schopna získat z dané databáze právě 1 hodnotu. Proto se musí zadat kritéria tak, abychom získali jen jedinou hodnotu. Používá se v případě, že máme nějaký záznam v naší databázi a chceme k němu zjistit další údaje z toho samého řádku (např. při měření teploty každou hodinu jsme zjistili, že nejmenší teplota byla 5 C a chceme zjistit v kolik hodin to bylo kritériem bude teplota 5 C.) V případě, že by funkce DZÍSKAT našla více hodnot splňujících dané kritérium, vypíše chybu #NUM!, pokud nenajde žádnou hodnotu, vypíše chybu #HODNOTA!. Pochopitelně, když funkce najde jedinou hodnotu, tak ji vypíše. - 11 -
FORMÁT BUNĚK Používání formátu buněk je jednou z nejdůležitější činností v Excelu. Jeho pomocí lze nastavit typ zobrazení čísel, data, měny, slučování buněk, písmo, ohraničení, stínování atd. Prostě naprosto běžné úpravy. Do nabídky formát buněk se můžeme dostat několikerým způsobem. 1. Klikneme Formát -> Buňky... 2. Z kontextového menu (klikneme pravým tlačítkem), kde je formát buněk 3. Klávesovou zkratkou CTRL+1 4. Do některého panelu nástrojů si přidáme ikonu Formát buněk Nabídka Formát buněk má několik záložek, z nichž asi nejdůležitější je číslo. Zde by neměl být problém, snad s výjimkou procent. Formát procenta totiž převádí správně na procenta čísla mezi 0 a 1, ovšem pochopitelně např. číslo 2,5 po převodu na procenta převede na 250%. Formát procenta totiž sám násobí číslem 100 a přidá znak %. Proto pokud budete počítat nějaké vzorce a výsledkem má být nějaké procento, tak nesmíte ve vzorci násobit stem, protože to za vás udělá převod ve formátu buněk. Na kartě Zarovnání je důležité nastavení sloučení buněk. To se dá provést rovněž kliknutím na ikonu na panelu Formát. Na kartě Zarovnání je dúležité ještě zalamování textu - jestliže bude vkládaný text delší než je šířka dané buňky, tak se automaticky zvětší výška buňky tak, aby se do ní vešlo více řádků. Pak to bude vypadat asi takhle (v horním řádku je nezalomený text a v dolním zalomený). Možnost přizpůsobit buňce znamená, že pokud je text delší než je buňka, tak se prostě zmenší velikost písma natolik, aby se do té buňky ten text vešel. U delších textů to může mít za následek až přílišné zmenšení velikosti písma (viz obrázek)! Na kartě Písmo není nic neobvyklého a myslím, že není nutno se jí zabývat. Další kartou je Ohraničení. Tzn. nastavení stylu a barvy ohraničení. Studenti často dělají chybu v tom, že po nastavení stylu a barvy zapomenou ještě nastavit způsob ohraničení (dokola, vnitřní, horní nebo dolní čára ap.). V případě, že se toto neprovede, tak se žádné ohraničení neudělá. Aby se ohraničení opravdu provedlo, musí být opravdu vidět v daném náhledu tak, jak jste ho chtěli nastavit (tzn. např. barevné, dvojité či podobně) - 12 -
Na kartě Vzorky se nastavuje stínování (vybarvení) buněk. Opět nic neobvyklého. Poslední kartou je Zámek. Zde se nastaví zamknutí označených buněk. V případě nastavení některých buněk na zamknout se ještě nic nestane. Ale když se v nabídce Nástroje -> Zámek -> Zamknout list list zamkne, tak nejde zamknuté buňky nijak upravovat až do odemčení. V případě, že vybereme možnost navíc ještě možnost Skrýt vzorce, tak prostě neuvidíme v řádku vzorců vůbec nic (ani vzorec ani číslo). Zámek je vhodné používat tehdy, pokus vytváříte nějaký projekt, u kterého nechcete, aby jeho uživatelé znali vaše postupy (vzorce), nebo tehdy, když tušíte, že vaši uživatelé budou schopni měnit vaše vzorce, případně je úplně umazat, ať už úmyslně nebo omylem. DATUM A ČAS Nejprve by mělo být zmíněno, jak vůbec funguje datum a čas v Excelu. Každé přirozené číslo představuje 1 den. Den číslo1 je standardně nastaven na 1. leden 1900, pak je den číslo 2: 2. leden 1900 atd. 1. leden 1901 je pak den číslo 367 (drobná zajímavost: rok 1900 nebyl přestupný, ale protože Lotus 1-2-3 s ním jako přestupným počítal, tak kvůli zachování kompatibility aspoň tak tvrdí Microsoft se tato chyba přenáší i do Excelu, OpenOffice tuto chybu nemá) Poznámka: V nabídce Nástroje -> Možnosti -> Výpočty se dá tento standardní systém data změnit na systém 1904, kdy je den číslo 1: 2.leden 1904 (systém Macintosh). Toto se ale nedoporučuje. Poznámka: Vzhledem k systému data nelze zadat datum před 1.lednem 1900. Záporná čísla nelze převést na datum. Čas je zase desetinnou částí dne. 1 hodina tvoří 1/24 dne, tzn., že čas 3h jsou číslem 0,125 (1/8 = 3/24). Minuta je 1/(24*60) dne a sekunda je 1/(24*60*60) dne. Cvičení: Určete jakému číslu odpovídá 18h? Poznámka: Jelikož datum i čas jsou pro Excel čísla, můžeme s nimi jako s čísly pracovat, tzn. s nimi provádět základní matematické operace (nejčastěji asi sčítání, odčítání). DATUM(rok;měsíc;den) Výsledkem je číslo, které odpovídá zadanému datu. Na datum se dá převést pomocí formátu buněk. rok - číslo, které udává rok. Pokud je hodnota nižší, než 1900, tak se toto číslo připočte k číslu 1900. Příklad: DATUM(759;12;1) = 1.12.2659. měsíc - číslo, které udává číslo měsíce. den - číslo udávající číslo dne. Využití: Jestliže potřebujeme, zjistit zda nastala daná situace v daný den nebo v daném období. DEN(pořadové číslo) Funkce vrátí číslo dne v daném datu. Pořadové číslo může být jednak číslo formátu data, nebo datum v textovém formátu (př.: 5.12.1954 nebo 18. březen 1989 ap.). Textovým formátem se míní, že datum musí být v uvozovkách. Poznámka: Za datum se nepovažuje, jestliže měsíc nebude v prvním pádě (např. ledna, února ap.) Příklad: DEN("15.duben 1998") = 15, DEN(12489) = 11 (11.3.1934) - 13 -
MĚSÍC(pořadové číslo) Tato funkce funguje úplně stejně jako funkce DEN, pouze vrací pochopitelně číslo měsíce. Jinak je vše úplně stejné jako u funkce DEN. Příklad: MĚSÍC("22.červen 1975") = 6 Využití: Zda daná událost nastala v konkrétním měsíci, kolikrát nastala ap. ROK(pořadové číslo) Do třetice podobná funkce, tentokrát vrací číslo roku. Příklad: ROK("17.XI.1989") = 1989 DNES() Vrátí aktuální (dnešní) datum podle nastavení systému (Windows). Nastavení formátu se pak dá provést tradičně pomocí formátu buněk. Poznámka: Výsledek této funkce se postupně s postupujícím datem mění. Tzn., že pokud se uloží sešit s funkcí DNES(), tak při spuštění v další den se výsledek přepočte. ČAS(hodina;minuta;sekunda) Výsledkem je číslo, které odpovídá zadanému času. Funkce je stejná jak pro datum funkce DATUM. Parametry: hodina - číslo udávající hodinu. Mělo by být mezi 0 a 23. V případě, že je číslo větší než 23, pak se připočte 1 den (nebo i více) do data. minuta - číslo udávající minutu. Mělo by být mezi 0 a 59. V případě, že je toto číslo větší, připočte se odpovídající počet hodin. sekunda - číslo udávající minutu. Mělo by být mezi 0 a 59. V případě, že je toto větší, připočte se odpovídající počet minut. Využití: Určit, kolikrát proběhl telefonát před 17:00. Do podmínky dáme <ČAS(17;0;0). Následující funkce odpovídají u data funkcím DEN, MĚSÍC, ROK HODINA(pořadové číslo) Vrátí číslo hodiny. Parametr: Číslo udávající konkrétní čas ve formátu Excelu nebo text představující čas. Příklad: HODINA(0,5) = 12, HODINA("6:00 dop") = 6 ap. MINUTA(pořadové číslo) Vrátí číslo minuty. Funguje stejně jako funkce HODINA. SEKUNDA(pořadové číslo) Vrátí číslo sekundy. Funguje stejně jako funkce HODINA. NYNÍ() Vrátí aktuální (systémový) čas včetně data. Nastavení závisí na nastavení času ve formátu buněk. Poznámka: Výsledek se pochopitelně stejně jako u funkce DNES s novým spuštěním listu aktualizuje. - 14 -
VYHLEDÁVACÍ FUNKCE - 1.DÍL Vyhledávací funkce patři mezi relativně složitější funkce, a to co do syntaxe, tak i co do pochopení. SVYHLEDAT(hledat; tabulka; sloupec; typ) Výsledkem funkce je hodnota, která se nachází ve stejném řádku, jako parametr hledat a je ve sloupci, který je udán parametrem sloupec. Po trochu kostrbatém úvodu si to lépe vysvětlíme na významu jednotlivých parametrů a příkladech. Parametry: hledat - podle čeho poznáme, jaký bude výsledek. Musí být v prvním sloupci tabulky. Vždy zadáváme konkrétní údaj, nikoli záhlaví sloupce či něco podobného tabulka - prohledávaná oblast, ze které má být výsledek. Do tohoto parametru nedáváme hlavičku. sloupec - z kterého sloupce má funkce najít výsledek. typ - zda se má najít pouze přesná hodnota nebo i nějaká bližší. podrobnější informace níže. Poznámka: Odpovídající si data musí být v řádcích. Poznámka: Údaje v parametru tabulka musí být seřazeny vzestupně podle prvního sloupce (pokud to jde, v případě, že jsou v prvním sloupci slova, řazení není nutné, viz obrázek). Poznámka: Parametr sloupec udáváme číslem, které říká, z kolikátého sloupce tabulky má být výsledek (např. 3) Poznámka: Typ má možnosti 1 nebo 0 (případně PRAVDA nebo NEPRAVDA). Hodnota 0 znamená, že existují pouze hodnoty uvedené v tabulce, že žádná další možnost nemůže nastat. Příklad takové možnosti ukazuje obrázek. Žádná další možnost nákupu není, proto je typ 0.Vzorec pro výpočet řádku 2 je: SVYHLEDAT(B2;A$16:B$21;2;0). - 15 -
Tady je příklad použití této funkce s parametrem typ rovným 1. V tomto případě říkáme, že pokud nenajde Excel přesně tu hodnotu, která je v parametru hledat, tak ať najde nejbližší nižší hodnotu. Nejčastěji se dá využít v případě, že chci rozdělit data na více intervalů. Viz příklad na obrázku, kde přiřazujeme jednotlivým vkladům jejich roční úročení na základě výšky vkladu. Funkce pro řádek 2 vypadá: SVYHLEDAT(A2;A$17:B$21;2;1). Znaky $ jsou ve vzorci pro případ roztažení vzorce do dalších řádků, potřebujeme zajistit, aby se parametr tabulka nepohyboval. Poznámka: V případě použití typu 1 v parametru tabulka musí být seřazeny údaje vzestupně podle prvního sloupce. Viz obrázek. Poznámka: Při zařazování do intervalů zadáváme vždy dolní meze intervalů. Např. při vkladu 55 000,- Kč nenajdeme přesnou hodnotu, hledáme nižší a najdeme 40 000 a přiřadíme úrok 3,2%. Poznámka: Je třeba dát si pozor na nejmenší hodnotu v parametru tabulka. Nesmí se stát, že by se našla nějaká nižší hodnota, pak by Excel vyhodil chybu N/A. Doporučuji dávat nejmenší myslitelné údaje ( u peněz 0 ap.) VVYHLEDAT(hledat; tabulka; sloupec; typ) Funkce se chová úplně stejně jako funkce SVYHLEDAT, pouze musí být odpovídající si údaje v řádcích. VYHLEDÁVACÍ FUNKCE 2. DÍL VYHLEDAT(co; hledat; výsledek) Funkce hledá hodnotu parametru co ve sloupci nebo řádku z parametru hledat a vrátí odpovídající údaj z parametru výsledek. Parametry: co - hodnota, kterou chceme najít, odpovídá parametru hledat u funkce SVYHLEDAT hledat - oblast obsahující jeden řádek nebo jeden sloupec, z tohoto rozmezí musí být hodnota parametru co výsledek - oblast obsahující jeden řádek nebo jeden sloupec, z tohoto rozmezí získáme výsledek funkce Poznámka: Hodnoty v parametru hledat musí být seřazeny vzestupně, stejně jako u funkce SVYHLEDAT Poznámka: Pokud funkce nenajde hodnotu parametru co v parametru hledat, tak stejně jako u funkce SVYHLEDAT hledá nejbližší nižší hodnotu. VYHLEDAT(co; pole) - 16 -
Tato funkce podle toho, zda má pole víc řádků než sloupců odpovídá funkci SVYHLEDAT nebo v opačném případě funkci VVYHLEDAT. Nedoporučuje se tuto variantu funkce VYHLEDAT příliš využívat, jelikož přidání řádku nebo sloupce do pole by mohlo výrazně změnit výsledek. Je určitě lepší používat funkce SVYHLEDAT nebo VVYHLEDAT. Parametry: co - hodnota, ke které chceme najít odpovídající výsledek, odpovídá parametru hledat u funkce SVYHLEDAT nebo stejnému parametru funkce VYHLEDAT. pole - oblast buněk, do které se jednak zařadí parametr co a jednak odtud bude výsledek. Odpovídá parametru tabulka u funkce SVYHLEDAT. Poznámka: Pokud má pole víc řádků než sloupců, tak se funkce chová jako funkce SVYHLEDAT, tzn. odpovídající data jsou umístěny v řádcích. V opačném případě se chová jako VVYHLEDAT, tzn. odpovídají si data jsou umístěny ve sloupcích. ADRESOVÁNÍ BUNĚK Každá buňka v Excelu je jednoznačně určena svým řádkem a svým sloupcem. řádky jsou označeny čísly a sloupce pak písmeny. Pokud tedy hovoříme o buňce B4, máme tím na mysli buňku ze 4. řádku a 2. sloupce. Adresy buněk je nutno psát vždy v pořadí sloupec, řádek (tedy např. B4)! Obrácený zápis Excel v lepším případě sám opraví, v horším pak vyhlásí chybu. Sloupce je možno zapisovat jak malým tak velkým písmenem (povoleno je tedy e5), Excel si malé písmeno sám převede na velké. Druhy adresování V případě, že nějaký vzorec se v sousedících buňkách opakuje, je velmi časté, že si jej do nich roztáhneme. Tím dojde k úpravě vzorce posunem buněk, což někdy nemusíme potřebovat. To se dá změnit pomocí znaku $. Poznámka: Znak $ můžeme napsat několika způsoby. Za nejlepší pro adresy buněk považuji klávesu F4 (musíme nejdříve kliknout ve vzorci do odpovídající buňky, kterou chceme např. absolutně adresovat. Po zmáčknutí klávesy F4 se objeví např. v buňce A5 zápis $A$5, po dalším zmáčknutí se objeví A$5, po dalším zmáčknutí $A5 a po dalším A5. Takto si můžeme vybrat konkrétní zápis. - 17 -
Dalším možností jsou klávesové kombinace AltGr+ů nebo Alt+36 nebo na anglické klávesnici SHIFT+4. 1. Relativní adresování Nejčastější způsob zápisu buněk. Buňku zapíšeme např.: C8. V případě, že poté vzorce roztáhneme do ostatních buněk budou se buňky ve vzorci měnit. V případě roztahování ve vodorovném směru se bude měnit písmeno sloupce, v případě roztahování ve svislém směru pak zase číslo řádku. 2. Absolutní adresování Buňku zapíšeme např.: $C$8. V případě, že vzorec s takto zapsanou buňkou roztáhneme do ostatních buněk v jakémkoliv směru, zůstane vždy ve vzorci C8. Typické využití: Pro výpočet podílu jednotlivých částí na celku (kolik procent HDP tvoří jednotlivá odvětví). 3. Smíšené adresování Buňku můžeme zapsat dvěma způsoby: buď C$8 nebo $C8. V prvním případě chceme, aby se neměnil osmý řádek, v druhém pak, aby se neměnil sloupec C. Tyto způsoby lze využít v případě, že chceme, aby se neměnil buď pouze sloupec nebo pouze řádek, anebo také tehdy, když víme, že buňky budeme roztahovat pouze v jediném směru jako náhradu za absolutní adresování. Příklad Úkolem je vypočítat kolik procent z celkového počtu obyvatel EU tvoří jednotlivé státy. Nejprve musíme vypočítat celkový počet obyvatel EU pomocí funkce SUMA. Percentuální podíl Belgie pak vypočítáme jako podíl počtu obyvatel Belgie (buňka C2) a celkového počtu obyvatel EU (buňka C17). Důležité je, že pro každý další stát musí ve vzorci zůstat buňka C17, a proto musíme tuto buňku ve vzorci absolutně adresovat. Pro další stát (Dánsko) se buňka C2 změní na C3, a proto tady bude relativní adresa. Poznámka: Při troše přemýšlení se dá přijít na to, že v našem příkladě v podstatě stačí místo zápisu $C$17 stačí pouze C$17, protože budeme vzorce roztahovat pouze směrem dolů a tudíž se písmeno sloupce nemůže měnit. - 18 -
Shrnutí Před sloupec nebo řádek, u kterého nechceme, aby se při roztahování měnil umístíme znak $. CHYBOVÁ HLÁŠENÍ V průběhu práce s Excelem se zcela určitě setkáte s některými chybovými hlášeními. Tyto by rozhodně neměly způsobit nějakou paniku, občas jsou dokonce pouze formální. #### Zřejmě nejčastější chyba a rovněž chyba s nelehčí opravou. Toto hlášení pouze říká, že výsledek se nevejde do buňky. Oprava je tudíž jasná - buď rozšířit buňku nebo zmenšit písmo. Poznámka: Tato chyba se může objevit i u buňky obsahující datum a zde může být její odstranění závažnější. Pokud nějaké číslo převedeme na datum a toto číslo jako datum neexistuje (např. záporné číslo) objeví se tato chyba. #HODNOTA! img src="image/topic/excel/pic20.gif" align="left" alt="sčítání textu a čísla" border="0" hspace="5" vspace="5" width="142" height="125 Dost častá chyba. Nejvíce se objevuje v případě, že do vzorce zadáme nesprávný typ argumentu ( např. do vzorce s nějakou matematickou operací zadáme buňku obsahující text). Druhý výskyt může být v případě funkce DZÍSKAT. Poznámka: V některých verzích Excelu se objevuje tato chyba anglicky #VALUE!. DIV/0! Relativně častá chyba. Objeví se v případě, že vzorci se objevilo dělení 0. Odstranění nebývá většinou příliš obtížné, snad jedině v případě nějakých složitějších vzorců by to mohl být problém. - 19 -
#NÁZEV? Tato chyba říká, že jsme do vzorce zapsali špatný název nějaké funkce. Příklad je na obrázku. Správný název funkce je pochopitelně SUMA. Pokud budeme při zadávání funkcí používat průvodce funkcí, tak se nám nemůže tato chyba objevit. Naopak často se objeví při ručním zadávání funkcí (přímém zápisu funkce do řádku vzorců). Poznámka: Ve starších verzích se může objevit tato chyba jako #NAME? #REF! Tato chyba se objeví v případě neplatného odkazu na buňku. To znamená nejčastěji, že použijeme odkaz na buňku, která neexistuje. Příklad: Pokud například do buňky C4 zadáme vzorec pro součet A3+B3 a poté tento vzorec roztáhneme do buněk C3, C2 a C1. V buňce C1 se nám objeví tato chyba, jelikož vzore v ní odkazuje na neexistující buňky. Pokud to někomu není jasné, tak doporučuji si třeba tento příklad zkusit. #NUM! Tato chyba se zas až tak často neobjevuje. Objeví se v případě, že zadáme špatný argument tam, kde máme zadat čísla. Poznámka: Může se objevit u funkce DZÍSKAT #N/A! Tato chyba se objeví v případě, že jsme použili funkci pro nějakou hodnotu, která není této funkci dostupná. Často se může objevit u vyhledávacích funkcí. #NULL! Tato chyba se objeví v případě, že do vzorce zadáme průnik takových buněk, které se nepřekrývají. Upřímně řečeno jsem se ještě s touto chybou nesetkal nebo si to aspoň nepamatuji a text výše jsem opsal z nápovědy k Excelu. - 20 -