ZÁPIS Z XII. SCHŮZE Shromáždění vlastníků jednotek v budově Jilmová Praha 3, konané dne

Transkript

1 ZÁPIS Z XII. SCHŮZE Shromáždění vlastníků jednotek v budově Jilmová Praha 3, konané dne Z celkového počtu hlasů (spoluvlastnických podílů) všech členů SVJ bylo přítomno a hlasování se účastnilo ,5 hlasů tj. 80,8 %, což je nadpoloviční většina všech hlasů. Dle stanov SVJ bylo tudíž shromáždění usnášeníschopné. Presenční listina a hlasovací lístky jsou přiloženy k tomuto zápisu. Nepoužité hlasovací lístky nezúčastněných spoluvlastníků byly skartovány. Program shromáždění 1) Zahájení, volba skrutátorů - Ing. Jan Bada 2) Změny Stanov a Jednacího řádu Ing. Vašek 3) Informace k průběhu voleb a volby nového výboru SVJ Ing. Radkovský 4) Zpráva o činnosti za uplynulé období Ing. Jan Bada 5) Schválení účetní uzávěrky za rok 2012 Ing. Pavel Stránský 6) Informace o čerpání z FO za 2012 a plán na rok 2013 Ing. Petr Vašek 7) Různé 8) Diskuse 9) Závěr Ing. Jan Bada Program jednání a přijetí usnesení K bodu č. 1 programu - Zahájení, volba skrutátorů Jednání shromáždění vlastníků jednotek dle časového plánu zahájil a průběh řídil předseda výboru SVJ, Ing. Jan Bada. Z řad přítomných vlastníků jednotek nebyly vzneseny připomínky ani návrh na doplnění programu. Z řad přítomných vlastníků jednotek byli zvoleni jako skrutátoři Ing. Anna Kadeřábková, Zlata Michovská a Ing. Lukáš Radkovský. K bodu č. 2 programu Změny Stanov a Jednacího řádu Člen výboru SVJ, Ing. Petr Vašek přednesl členské schůzi návrh výboru SVJ týkající se změn voleb výboru a průběhu hlasování, v podstatě formálního charakteru. Výsledkem návrhu bylo provedené hlasování. Celý text nových Stanov a Jednacího řádu je uveden v příloze. Usnesení: shromáždění vlastníků jednotek souhlasí s předloženým návrhem. Hlasování: pro 92,3% proti 0% zdrželo se 7,7%. Závěr: Změny Stanov a Jednacího řádu byly schváleny více než tříčtvrtinovou většinou hlasů spoluvlastnických podílů přítomných členů. Strana 1 / 12

2 K bodu č. 3 programu Informace k průběhu voleb a volby nového výboru SVJ Člen výboru SVJ Ing. Radkovský seznámil přítomné s podmínkami pro zvolení výboru SVJ a postupem volby. Jednotliví kandidáti se představili ostatním členům SVJ. Následně proběhlo hlasování již v 1. kole hlasování bylo nadpoloviční většinou hlasů (spoluvlastnických podílů) zvoleno všech 5 členů výboru SVJ. Nebyl platně zvolen žádný náhradník. Na závěr bylo shromáždění vlastníků seznámeno s následujícím výsledkem voleb: Jméno Nově zvoleni členové výboru: Hlasy % všech spoluvlastnických podílů Radkovský Lukáš (J6) 33037,5 80,8% Stránský Pavel (J8) 33037,5 80,8% Vašek Petr (J6) 33037,5 80,8% Žák Pavel (J4) 27522,5 67,3% Laurinec Ladislav (J10) 20670,5 50,6% Kandidáti, kteří nebyli zvoleni: Vojtíšková Marcela (J10) 18480,5 45,2% Hejdová Dana (J4) 3030,0 7,4% Nově zvoleným členům výboru započne mandát výkonu svých funkcí dnem Protokol o výsledku volby členů výboru je přiložen v příloze tohoto zápisu. K bodu č. 4 programu Zpráva o činnosti za uplynulé období Předseda výboru SVJ Ing. Bada seznámil přítomné podrobně s činností výboru od poslední schůze shromáždění tj. od do dnešního dne. Ve zprávě informoval o všech důležitých jednáních a rozhodnutích výboru SVJ. Celý text zprávy je přiložen v příloze tohoto zápisu. Usnesení: shromáždění vlastníků schvaluje zprávu o činnosti výboru SVJ Hlasování: pro 92,3% proti 0% zdrželo se 7,7%. Závěr: Zpráva o činnosti výboru SVJ za uplynulé období byla schválena. K bodu č. 5 programu schválení účetní uzávěrky za rok 2012 Ing. Stránský informoval o hospodaření SVJ za rok V souladu s úkoly výboru SVJ je prováděna průběžná kontrola hospodaření na výborových schůzích a 1x za čtvrt roku kontrola účetnictví. Celý text příspěvku je přiložen v příloze tohoto zápisu. Usnesení: shromáždění vlastníků schvaluje účetní uzávěrku za rok 2012 Hlasování: pro 92,3% proti 0% zdrželo se 7,7%. Závěr: Účetní uzávěrka za rok 2012 byla schválena. Strana 2 / 12

3 K bodu č. 6 programu Informace o čerpání z FO za 2012 a plán na rok 2013 Ing. Vašek podrobně informoval o čerpání finančních prostředků z fondu oprav (FO) v uplynulém období. Vzhledem k vývoji FO není nutné zvyšovat výši příspěvku do FO. Zároveň byl přednesen návrh čerpání FO na rok Celý text informace je přiložen v příloze tohoto zápisu. Usnesení: shromáždění vlastníků schvaluje čerpání FO za rok 2012 a plán čerpání FO na rok 2013 Hlasování: pro 92,3% proti 0% zdrželo se 7,7%. Závěr: Čerpání FO za rok 2012 a plán čerpání FO na rok 2013 byl schválen. K bodu č. 7 programu různé V bodu různé byla podána informace o konečném uzavření vyúčtování služeb za rok 2012, s tím, že vlastníci, kteří mají nedoplatek, budou vyzváni k úhradě; přeplatky budou poukázány vlastníkům v nejbližší době. Závěr: Vzít na vědomí K bodu č. 8 programu - diskuse V diskusi byly projednány následující informace: - Výskyt hmyzu (molů, mravenců) v některých bytech. Vzhledem k omezenému výskytu je řešení problému na jednotlivých vlastnících. Výbor bude problém sledovat a v případě většího výskytu v domě se problematikou bude zabývat. K bodu č. 9 - závěr Závěrem předseda výboru poděkoval všem přítomným za účast, popřál hodně úspěchů nově zvolenému výboru a členskou schůzi vlastníků jednotek ve 20:00 hodin ukončil. V Praze dne: Schválil: Zapsal: Ing. Lukáš Radkovský předseda výboru SVJ (nově zvolený) Ing. Petr Vašek člen výboru SVJ Přílohy Pozvánka na schůzi Presenční listina Hlasovací lístky volební + k bodům schůze Protokol o výsledku volby členů výboru Přednesené příspěvky dle bodů 2-6 programu schůze Strana 3 / 12

4 VČS 2013 Postup voleb členů výboru SVJ Lukáš Radkovsk ý Průběh schůze Prezence Podepsat prezenčku Předat hlasovací lístek schůze + volby členů SVJ Plné moci připnout k hlasovacím lístkům plnou moc + na lístek doplnit jméno zástupce Zahájení volby členů výboru Konstatovat, zda je schůze usnášeníschopná Konstatovat, zda jsou stanovy a JŘ schváleny (Co když nebudou?) Úvod současný výbor končí, proto je třeba zvolit nový. Výbor se volí na 5 let. Vlastníci byli vyzváni ke kandidatuře přihlásilo se 7 kandidátů: o Jilmová 4 paní Hejdová a pan Žák o Jilmová 6 pan Ing. Vašek, Ing. Radkovský o Jilmová 8 pan Ing. Stránský o Jilmová 10 paní Vojtíšková a pan Laurinec Výbor si vysoce cení skutečnosti, že se mezi našimi členy našla generační náhrada za odcházející členy a zejména toho, že by v novém výboru mohli být zastoupeny všechny 4 domovní vchody Představení kandidátů vyzvat kandidáty, aby se představili jméno, příjmení, povolání / dovednosti, příp. volební program co by chtěli ve výboru dělat. Dříve než přistoupíme k vlastní volbě Otázka: chce někdo další kandidovat? Pokud ano, tak zkontrolovat, zda je vlastník, vyzvat ho k představení, a příp. doplnit ho na volební lístky. Podmínky zvolení výboru 5 členů, nestačí pouze pořadí podle počtu obdržených hlasů, ale je třeba, aby pro každý dostal nadpoloviční většinu všech hlasů podílů v domě. Pokud se to nepodaří napoprvé, tak se volí v dalším kole, maximálně je 5 kol. Pokud podmínku splní více než 5 kandidátů, šestý a další se stávají náhradníky pro případ odstoupení členů výboru, aby se nemusely organizovat nové volby. Volit můžete svobodně ty kandidáty, kteří dle vašeho názoru vytvoří dobře fungující výbor doporučujeme zvážit následující kritéria: o volit současné členy z důvodu kontinuity, o snažit se o zastoupení členů z každého vchodu z důvodu dostupnosti člena výboru Pro hlasování slouží hlasovací lístek pro všechna kola se bude používat stejný, který vybereme a rovnou sečteme, abychom dnes mohli uskutečnit případná další kola a volbu dokončit. Pro další kola poté ty samé lístky rozdáme. Na hlasovacím lístku se zaškrtávají kandidáti v příslušeném sloupci začínáme I. kolem. Je možné označit libovolný počet kandidátů - všechny, 5, 1 nebo i žádného vzhledem k podmínce nadpoloviční většiny všech hlasů by mohlo dojít k rozmělnění hlasů a zbytečnému navyšování hlasovacích kol. Provedení hlasování a sběr volebních lístků Strana 4 / 12

5 Pokračování schůze - vyhodnocení volebních lístků do XLS tabulky (očíslujeme volební lístky pro snadnější orientaci?) Po vyhodnocení kola přerušit schůzi a oznámit výsledky kola: o Kdo byl zvolen v kole - o kom se již nehlasuje o Zbytek pokračuje hlasuje se pouze o nich, aby se zvolil zbývající počet výboru V případě dalšího kola znovu rozdat volební lístky (jak proškrtneme rámečky pro hlasování u již zvolených členů?) Provedení hlasování a sběr volebních lístků, opakovat 4x, nebo dokud nebude zvolen výbor Po konci oznámit výsledek volby kdo byl zvolen, příp. kdo je náhradník, vyzvat zvolené kandidáty ke krátké domluvě po schůzi Sepsat výsledky do protokolu a podepsat skrutátory Skonsolidovat volební lístky. V případě, že výbor nebyl zvolen, zorganizovat volbu pověřeného vlastníka. Strana 5 / 12

6 Informace o činnosti výboru Společenství vlastníků jednotek Jilmová za období od do do Vážení přítomní vlastníci jednotek, vážení hosté, dovolte mi, abych vás všechny stručně informoval o činnosti výboru Společenství vlastníků jednotek našeho objektu Jilmová za období od poslední členské schůze. Výbor společenství se za toto období sešel celkem na 11 řádných a 2 mimořádných schůzkách a zabýval se zejména následujícími třemi okruhy problémů. Ze všech jednání byl vyhotovován Zápis, který byl k dispozici na nástěnkách v jednotlivých vchodech i na webových stránkách SVJ; 1) Rutinní činnosti Jedná se o činnosti, které jsou již určitým způsobem zaběhnuté a zažité a průběžně se v období mezi dvěma členskými schůzemi, pravidelně nebo nepravidelně opakují. Jde zejména o: - vykazování činnosti výboru včetně příjmů a výdajů SVJ v Zápisech z jednání výboru; - pravidelným kontaktem s DS-1 k aktuálním úkolům i sledování účetnictví. - kontrolou a údržbou kamerového systému; - pravidelnou kontrolu platební morálky při úhradách záloh na služby +upomínky; - průběžnou aktualizaci počet osob žijících v jednotlivých bytech; - řešení agendy související se stavebními úpravami v bytech jednotlivých vlastníků; - zúčtováním hotovostní provozní zálohy výboru SVJ v rámci kalendářního roku; V souvislosti s tím byla podepsána dohoda o hmotné odpovědnosti se členem výboru SVJ, který pro rok 2012 vede pokladní hotovost výboru SVJ; - revizí plynových rozvodů ve společných prostorách, - revizí nouzového osvětlení v domě; - kontrolou uzavření všech radiátorů ústředního vytápění, umístěných ve společných částech domů; - kontrolou osvětlení ve společných částech (sklepy a technologický koridor); - periodickou deratizací společných prostor; - zajištěním oprav v technologickém koridoru budovy; - zajištěním oprav vyplývajících z revizní zprávy k výtahům; - zajišťováním drobnějších oprav; - odečty podružných elektroměrů; - opravami zesilovačů televizních rozvodů; - inventarizací majetku SVJ; - čištěním dešťových svodů; - uzavřením splátkového kalendáře na dodávku tepla pro rok 2013; - sledováním vývoje FO a zajištěním jeho doplňování a mírného růstu; - celoroční pravidelnou kontrolou úklidu domu i sněhu v zimním období; - uzavřením pojistné smlouvy na dům platné pro rok 2013; Strana 6 / 12

7 - pravidelnou roční revizí ručních hasicích přístrojů a požárních hydrantů; - vyřizováním podnětů a žádostí členů SVJ (na úpravy v bytech, nebo na balkonech, krátkodobé uložení soukromého majetku ve společných prostorách domu apod.; - objednávkou a provedením pravidelného odečtu spotřeby vody a tepla za rok 2012 (VÚSTE); - kontrolou zajištění zpracování účetní uzávěrky hospodaření SVJ a předání daňového přiznání příslušnému FÚ; - pravidelnou čtvrtletní kontrolou účetnictví; - výbor se zabýval vrácením přeplatků za služby roku 2011 a zajištěním inkasa za zjištěné nedoplatky; - provedením kontroly vyúčtování služeb za rok Údaje, předložené DS-1 odpovídají evidenci SVJ. Na základě tohoto zjištění zajistí výbor vrácení přeplatků a inkaso nedoplatků. Vyúčtování je k dnešnímu dni uzavřeno a všichni členové SVJ, včetně těch, bydlících mimo objekt, by k dnešnímu dni měli mít toto vyúčtování k dispozici. Vzhledem k tomu, že návrh vyúčtování nebyl nikým k datu rozporován, budou přeplatky z něj vráceny výborem průběžně v tomto měsíci; - v této souvislosti připravil Ing. P. Vašek průvodce vyúčtování záloh na služby který je k dispozici na webových stránkách společenství a umožňuje těm, kteří přesně sledují odečítané hodnoty za odběr vody TUV i tepla, zkontrolovat si jejich vyúčtování; - zajištění distribuce nových evidenčních listů; - vypracováním plánu činnosti výboru SVJ na rok 2013 a přípravou investic na období mezi touto a další členskou schůzí; - výbor se zabýval přípravou dnešní členské schůze, která je přelomová tím, že by mělo dojít v jejím průběhu k podstatnému omlazení výboru SVJ a i rovnoměrnějšímu zastoupení jednotlivých vchodů tak, aby byl ve výboru zastoupen každý vchod svým konkrétním zástupcem; 2) Řešení mimořádných problémů - řešením pojistné údalosti v souvislosti s poškozením rohu objektu J-; - výbor využil návrhu Ing. P. Vaška na racionalizaci odběru elektrického proudu při osvětlení výtahů pouze v době jejich provozu a přijaté opatření bude znamenat další úsporu pro všechny členy SVJ; - počátkem t.r. byly uzavřeny DPP s jednotlivými členy výboru SVJ s hodinovou sazbou 100 Kč/hod. Odměny za vykonanou práci ve prospěch SVJ budou i nadále vypláceny, po projednání ve výboru SVJ, do maximální výše mzdového plánu na rok 2013/2014. V následných obdobích bude výbor SVJ postupovat kontinuálně v souladu s těmito zásadami; - jednáním s dodavatelskými subjekty; 3) Záležitosti k zamyšlení a případné diskusi na dnešní schůzi - před výborem stojí určitě otázka poměru výkonu a ceny u stávající pojistné smlouvy a možná i vypsání výběrového řízení na pojišťovnu, která bude nejvýhodnější; Strana 7 / 12

8 - Nepodařilo se nám, bohužel, najít cestu, jak účinně a v rámci stávající legislagivy řešit neoprávněné a nekontrolovatelné zneužívání kočárkáren k jiným účelům; Jak z výše uvedených skutečností vyplývá, byla činnost výboru SVJ i jeho jednotlivých členů velice pestrá a je možno ji hodnotit velice pozitivně. Práci výboru si dovoluji hodnotit jako plánovitou, cílevědomou a vyváženou. Výbor funguje jako kolektivní orgán ve všech fázích své činnosti. Nepovažuji za nutné jednotlivé, výše uvedené body, podrobněji rozvádět, neboť se tak stalo již v jednotlivých zápisech z pravidelných schůzek výboru a pokud by byl k některému z bodů dotaz, rád na něj v diskusi já, nebo kdokoliv z výboru odpovíme. Před ukončením této zprávy bych chtěl upozornit ještě na dvě samozřejmé drobnosti : - chtěli bychom požádat o ohleduplnost při užívání společných prostor a dodržování platného Domovního řádu v objektu; - v návaznosti na provedenou poznatky z kontrol správnosti počtu přihlášených obyvatel v objektu výbor znovu a důrazně upozorňuje na povinnost okamžitě nahlásit jakékoliv změny trvalejšího charakteru tak, aby mohly být upraveny odpovídajícím způsobem evidenční listy pro příslušný byt (zejména pak při narození dítěte!!!) Rád bych konstatoval, že členové výboru se vzájemně doplňovali, jednali konstruktivně a v zájmu Společenství, tedy v zájmu nás všech. Dovolte mi tedy abych na tomto místě jmenovitě poděkoval všem členům stávajícího výboru, pánům Ing. P. Vaškovi, Ing. Pavlu Stránskému, Ing. Lukáši Radkovskému a panu Jaroslavu Betkovi. Určitým, s ohledem na rozsah práce výboru více méně symbolickým oceněním, práce 5ti členného výboru je celkově, na základě DPP za dvě pololetí od minulé členské schůze vyplacených Kč ,-. S plány výboru SVJ na důležitější akce, které bychom chtěli zahrnout do plánu oprav na období do příští členské schůze, tedy 2013/14 budete seznámeni v dalším průběhu schůze v rámci bodu č. 6 a v diskusi budete mít dostatek k prostoru se k nim vyjádřit, případně je doplnit. Děkuji vám za pozornost, doufám že jak k přednesené zprávě o činnosti, tak i k dalším bodům programu bude dostatečná diskuse z řad členů Společenství a dovoluji si přejít k dalším bodům programu dnešní členské schůze Strana 8 / 12

9 Zpráva o účetní závěrce společenství vlastníků bytových jednotek za rok Výbor SVJ vydává následující zprávu o účetní závěrce vycházející ze čtvrtletních kontrol evidence nákladů, jejich účtování a roční kontroly účtování za rok 2012: Bankovní účty: stav běžného a spořícího je následující: Stav běžného účtu SVJ vedeného v ČSOB: Počáteční stav k : ,65 Kč Úroky z běžného účtu 2 936,41 Kč Zůstatek účtu k : ,39 Kč - převod ,00 Kč Stav spořícího účtu SVJ vedeného v ČSOB: Počáteční stav k : ,12 Kč Převod z běžného účtu ,00 Kč Úroky ,31 Kč Zůstatek účtu k : ,43 Kč Bankovní účet celkem: Počáteční stav k Zůstatek k Nárůst: ,77 Kč ,82 Kč ,05 Kč Stav Fondu oprav: Počáteční stav k : Příděl do fondu oprav Výdaje z fondu oprav Zůstatek k : Nárůst ,07 Kč ,00 Kč Kč ,84 Kč ,77 Kč V době stanovené zákonem bylo Společenstvím podáno přiznání k dani z příjmu právnických a fyzických osob. Výbor SVJ doporučuje schválit převod hospodářského výsledku tvořeného úroky ve výši ,72 Kč do fondu oprav. Výbor SVJ pro operativní platby vedl pokladnu. Pokladna se účtuje jako zúčtovatelná záloha na rok 2012 byla ve výši Kč Jednotlivé výdaje jsou účtovány v pokladní knize a stav kontrolován na schůzích výboru. Výdaje byly v roce 2012 ve výši ,00 Kč. Zůstatek ve výši 29,00 Kč převeden do roku Výbor SVJ prováděl měsíční kontrolu plnění povinností členů, tj. provádění plateb v souladu evidenčními listy. Je třeba konstatovat, že platby jsou, kromě jednoho Strana 9 / 12

10 vlastníka, trvale nedodržujícího termíny, prováděny v souladu se schválenými termíny. V následujícím přehledu výdajů na služby za rok 2012 jsou uvedeny konečné náklady. Rozdíly proti zálohám, které vychází z měsíčních plateb, se po propočtech nákladů účtují vlastníkům jako přeplatky nebo nedoplatky. Jednotlivé náklady roku 2012: /-% Náklady za spotřebu vody ,54 Kč ( ,76 Kč) +7 Elektřina (dům) ,93 Kč (23 605,85 Kč) +22 Úklid domu ,00 Kč (84 096,00 Kč) +5 Výtah ,62 Kč (57 556,23 Kč) -2 Odvoz odpadu ,00 Kč (72 040,00 Kč) 0 Správa objektu (správce SKM) ,00 Kč ( ,20 Kč) -29 Náklady na teplo a TUV ,72 Kč ( ,00 Kč) +7 Celkem náklady ,81 Kč ( ,04 Kč) +3 Ostatní služby a činnosti se účtují z fondu oprav. Jedná se o výdaje spojené s provozem, pojištěním a opravami společných částí domů. Veškeré podklady o účtování, včetně hlavní knihy a pokladní knihy jsou k dispozici u členů výboru společenství. V Praze Strana 10 / 12

11 Čerpání fondu oprav činnost Stav k Deratizace Časopis pro SVJ Internet + telefon Internetová doména Odměny včetně odvodů Opravy Pojištění Revize Účet SVJ - náklady Účet SVJ - úroky Úklid voskování podlah Výtahy servis Vyúčtování služeb Zápůjčka školní jídelny C e l k e m Strana 11 / 12

12 Strana 12 / 12