Personální informační systém budoucnosti

Transkript

1 Personální informační systém budoucnosti Petr Sodomka, Hana Klčová, Jaroslav Šmarda Centrum pro výzkum informačních systémů (CVIS) Ústav informatiky, Fakulta podnikatelská Vysoké učení technické v Brně Kolejní 2906/4, Brno info@cvis.cz Abstract: Human Resource Management is an integral part of supply processes of each organization. The scope of the IS/ICT coverage differs greatly by type and company size, business sector and ability of effectivelly usage of IS/ICT in this field. The following article deals with the basic processes of HRM and some HRM applications which are used in the Czech organizations. We also would like to show how the "future" Human Resources Information System will look like. Key words: HRIS (Human Resources Information System), HRM (Human Resource Management), ERP (Enterprise Resource Planning), IS/ICT (Information Systems/Information and Communication Technologies), Talent Management, Balanced Scorecard, Software as a Service Klíčová slova: HRIS (Human Resources Information System), HRM (Human Resources Management), ERP (Enterprise Resource Planning), IS/ICT (Information Systems/Information and Communication Technologies), Talent Management, Balanced Scorecard, Software as a Service 1. Úvod Využití informačních systémů pro řízení lidských zdrojů je v českých organizacích skutečně velmi rozličné a pestré. Malé a středně velké výrobní a obchodní firmy si často vystačí jen se základním zpracováním mezd, jednoduchou personální evidencí, popř. aplikacemi určenými k řízení některých důležitých operativních činností, jako jsou výpočty a výkazy služebních cest. Protipól těmto firmám tvoří nadnárodní koncerny nebo vyspělé IT korporace, které kladou nejen velký důraz na realizaci všech důležitých subprocesů HRM, ale i jejich zakomponování do informačního systému. Na nejvyšší stupeň personálního řízení postupně přecházejí zejména podniky, pro něž je systematická práce s vlastními lidmi nezbytná k udržení konkurenceschopnosti. Na trhu s personálními informačními systémy mají z čeho vybírat. Dodavatelé v ČR specializující se na vývoj aplikací pro tuto oblast vytvořili za poslední dvě dekády ucelená modulární řešení, která jsou schopna pokrýt všechny, i vysoce specifické požadavky na řízení lidských zdrojů [8]. HRIS (Human Resources Information System) se v organizaci vytváří dvěma způsoby. Ten první představuje dodávku All-in-One ERP systému, jehož součástí je funkcionalita pro HRM. Obvykle se jedná o moduly externího dodavatele specialisty na HR aplikace, které jsou jako subdodávka uzpůsobená pro integraci s konkrétním SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2011 7

2 Petr Sodomka, Hana Klčová, Jaroslav Šmarda ERP systémem nasazeny a garantovány právě implementačním partnerem celého řešení. Za tímto účelem poskytují své produkty a služby ERP dodavatelům např. společnosti KS program, Elanor nebo Kvasar. Druhý způsob volí organizace, které vyžadují detailnější pokrytí buď celého procesu, nebo některých jeho dílčích součástí. Na tato Best-of-Breed řešení se specializuje společnost Vema, ovšem i další dodavatelé jsou schopni tímto způsobem participovat na vybudování HRIS. K uživatelům těchto řešení patří mj. sektor veřejné a státní správy státní úřady, příspěvkové a rozpočtové organizace. Ve světě se organizace přiklánějí spíše k volbě Best-of-Breed aplikací od specializovaných dodavatelů, které dokážou pokrýt požadovanou funkcionalitu, a to se všemi nezbytnými specifiky. Podívejme se nyní blíže na hlavní procesy HRM a principy jejich automatizace v personálních informačních systémech, které lze klasifikovat jako standardní HRIS [8]. 2. Řízení mzdové agendy Standardní personální informační systémy umí zpracovat všechny typy mezd pro všechny druhy pracovních poměrů včetně výpočtu daní a odvodů sociálního a zdravotního pojištění. HRIS umožňují počítat mzdy dle informací z docházky, výroby nebo na základě dopočtu do časového fondu. Při zpracování mezd se postupuje buď hromadně (tj. výběrem několika zaměstnanců najednou a postupným zpracováním všech náležitostí) nebo individuálně po jednom osobním čísle. Kromě samotného zpracování mezd je důležitá podpora pravidelných měsíčních uzávěrek, k nimž je třeba vytisknout celou řadu různých sestav a rekapitulací. Pro zjednodušení této opakující se akce jsou ve vyspělých systémech dostupné funkce pro hromadný tisk vybraných dokumentů. K dispozici bývají i přednastaveny nejpoužívanější sestavy, jako jsou přehled zaplaceného sociálního pojištění, výkaz dávek nemocenského, soupis srážek ze mzdy apod. Všechny tyto náležitosti lze rozšířit nebo jinak upravit na míru dle požadavků zákazníka. Nadstandardní řešení mzdové agendy zahrnuje zpětné přepočty. Ty se využívají k opravám výpočtů mezd v případech, kdy pracovník pozdě dodá některé podklady, které mají vliv na výši příjmu a je třeba je zohlednit, např. narození dítěte, neschopenku, opožděné nahlášení dovolené. Proběhne tak kompletní automatický přepočet mzdy do minulosti, změny se promítnou v současné mzdě včetně správných odvodů. Některé systémy pro řízení mzdové agendy touto funkčností nedisponují, takže se organizace při tomto procesu neobejde bez ručního přepočtu. Pro řízení mzdové agendy je zcela nezbytná podpora české legislativy, popř. právních předpisů dalších zemí, v nichž se daná aplikace nasazuje. 3. Personalistika 3.1 Jak správně rozumět personalistice Oblast personalistiky je velice různě chápána nejen organizacemi užívajícími IS/ICT, ale i dodavateli-specialisty. Jednotlivé subprocesy, agendy a činnosti je nejvhodnější vymezit následovně: 8 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2011

3 Personální informační systém budoucnosti 1. Personalistika v užším pojetí poskytuje evidenci základních osobních údajů a pracovně-právních dokumentů. Vzory dokumentů bývají předdefinovány a pravidelně upravovány dle platné legislativy. 2. Personalistika v širším pojetí zahrnuje, kromě evidence údajů o zaměstnancích a příslušných dokumentech, také agendu pro ochranu zdraví při práci, systemizaci pracovních míst, vzdělávání a řízení kariérního růstu, hodnocení zaměstnanců, sociální programy, uchazeče o práci a výběrová řízení. Vzhledem k tomu, že popis všech důležitých součástí personalistiky by zabral mnoho stránek textu, vybrali jsme jen několik z nich a na příkladech popíšeme význam jejich zakomponování do informačního systému. 3.2 Tvorba a popis pracovních míst Popis pracovního místa zahrnuje charakteristiku činností na daném pracovišti včetně definice požadavků na vlastnosti, kvalifikaci a praxi zaměstnance, který má danou pozici zastávat. Dále se do popisu zadávají požadavky na školení a lékařské prohlídky, kompetence a zodpovědnosti pracovníků, případně další vlastnosti. Propojení s personální evidencí pak umožňuje přehled o aktuálních zaměstnancích na vybraném pracovním místě, případně o těch, kteří danou pozici zastávali v minulosti. Správně a důkladně popsané pracovní místo pomáhá uživatelům také při zavádění nových zaměstnanců, kdy se systém automaticky ptá například na možnost přidělení tarifu dle popisu pracovního místa. Samotná forma a struktura tohoto popisu záleží na konkrétní organizaci. Lze například vybírat z přednastavených vlastností a činností, které se dané pozice týkají, nebo vytvářet celý popis ručně v podobě textového pole. 3.3 Systemizace a organizační schémata S tvorbou pracovních míst souvisí také jejich systemizace. Jejím smyslem je uspořádat jednotlivé pozice do organizační struktury firmy, která může odrážet skutečné nebo plánované uspořádání podniku. Nejedná se tedy pouze o grafickou vizualizaci organizační struktury, ale o komplexní personální plánování. Uživatel může přímo do struktury zadat nové pracovní místo včetně požadavků na pracovníky a prostřednictvím propojení s evidencí uchazečů vybrat nejvhodnějšího kandidáta, případně přeřadit na novou pozici některého ze stávajících zaměstnanců. Kromě standardního blokového schématu systém umožňuje vytvářet i další typy schémat, s nimiž lze dále pracovat. Zvlášť zajímavým nástrojem je tzv. rychlé organizační schéma s uvedeným počtem pracovních míst, které poskytuje přehledy o zaměstnancích na dané pozici, o počtu nadřízených nebo také o přetížení, případně nedostatečném obsazení daného místa. Zajímavou možnost představuje práce s potenciálními zdroji náborová činnost a vedení seznamu uchazečů o zaměstnání, kterým je mj. umožněno přihlašovat se přes internet do aplikace a sdílet s budoucím zaměstnavatelem určité údaje. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2011 9

4 Petr Sodomka, Hana Klčová, Jaroslav Šmarda 3.4 Vzdělávání zaměstnanců Vzdělávání, školení a výcvik zaměstnanců je jednou z nejdůležitějších, a zároveň často podceňovaných součástí řízení lidských zdrojů. Personální informační systémy slouží mimo jiné ke sledování plnění kvalifikačních požadavků, plánování vzdělávacích akcí, evidenci a vyhodnocování vzdělávacích akcí včetně jejich nákladovosti, evidenci platnosti osvědčení, certifikátů a jiných kvalifikačních dokladů, administraci lektorů a správě kurzů pro samostudium. Tyto činnosti bývají ve vyspělých systémech vysoce automatizované. K naplánování vzdělávací akce obvykle stačí jedno tlačítko, které vyvolá proces prohledávání propadlých školení a certifikací u všech zaměstnanců, vytvoří skupiny lidí se stejným požadavkem a naplánuje pro ně adekvátní školící akci. Úkolem personalisty je pak pouze stanovit datum daného školení a zaslat účastníkům pozvánky. Ty lze vytisknout přímo ze systému nebo elektronicky rozeslat konkrétním zaměstnancům. 3.5 Výhody integrace Důležitou vlastností, která ze vzdělávacího procesu činí stěžejní součást personálního informačního systému, je úroveň integrace celého řešení. Jsou-li jednotlivé aplikace schopny mezi sebou úzce komunikovat, pak může být vzdělávání nedílnou součástí např. systemizace pracovních míst. Celý proces pak funguje následovně: Zaměstnanec je přijat do pracovního poměru a zařazen na určitou pozici. Ta však vyžaduje vzdělání nebo specifický druh školení, které zaměstnanec neabsolvoval. Do vzdělávání v personálním informačním systému pak automaticky přichází požadavek na školící kurz, jehož by se měl dotyčný zúčastnit. Vše je patřičně naplánováno a zrealizováno. Po absolvování této akce se údaj o zvýšení kvalifikace daného zaměstnance automaticky přenese do personální evidence v systému. Dále jsou vyčísleny a archivovány náklady na dané školení. Pokud má zaměstnanec ve smlouvě dohodnuto, že v případě rozvázání pracovního poměru tyto náklady uhradí, systém umožní tyto položky dohledat a předložit k zaplacení. 4. Pohled do budoucnosti 4.1 Talent Management jako součást strategického řízení Doposud jsme hovořili o možnostech současných standardních HRIS. Nyní se podívejme, kudy by se mohly ubírat informační systémy pro řízení lidských zdrojů v blízké budoucnosti [7]. Základním rysem moderního HRIS je jeho zaměření na ovlivňování a hodnocení výkonnosti zaměstnanců. K tomu bude využívat možností tzv. Talent Managementu [1]. Uvedená myšlenka vychází z faktu, že úspěch podnikání závisí na schopnostech a nadání lidí. Moderní HRIS by pak kromě obvyklých modulů a funkcí obsahoval aplikace pro Talent Management. Ty by pokrývaly zejména výběr, vzdělávání, plánování kariéry a odměňování se zaměřením na výkonnost zaměstnanců. Talent Management lze znázornit jako cyklus, jehož první fází je získávání nadaných zaměstnanců. Aplikace HRM se zaměřuje na shromažďování a konsolidaci požadavků na nové zaměstnance přes celou organizaci a zvláště napomáhá při procesu jejich přijímání (organizace výběrových řízení, vstupní pohovory, výběr z vlastních zdrojů atd.). 10 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2011

5 Personální informační systém budoucnosti Následující fází je personální rozvoj zaměstnanců, během níž aplikace HRM napomáhá při periodickém hodnocení výkonnosti, managementu kompetencí, definování pracovních postupů a sebehodnocení zaměstnanců. Stěžejní součástí této fáze je proces vzdělávání. Ten jsme již v tomto článku popsali, proto se zaměříme na plánování a řízení kariéry, které je při personálním rozvoji zaměstnanců neméně důležité. Obr. 1: Struktura moderního HRIS [8] Plánování a řízení kariéry je chápáno jako zaměstnancem řízený proces, který v HRM aplikaci podporují tvorba kariérních scénářů a jejich uživatelské vyhledávání, spolupráce s odborným poradcem (mentorem), nástroje pro porovnávání pracovních zařazení a kariérní upozornění. Plánování pracovních postupů obsahuje modelování pracovních týmů, plány, postupové řetězce, vyhledání a porovnávání vhodných kandidátů a evidence kontaktů na personální agentury. Na plánování kariér úzce navazuje personální integrace zaměstnanců. Její podstatou je správné stanovení cílů a vyhodnocení jejich plnění. Do strategického plánování a řízení jsou zakomponovány cílové plány zaměstnanců a jejich úkolů. Talent Management jako součást HRM aplikace je za účelem personální integrace zaměstnanců provázána s manažerským informačním systémem tak, aby bylo možné hierarchicky rozkládat podnikové výkonnostní cíle na cíle pracovních týmů a jednotlivých zaměstnanců. Při této činnosti se obvykle používá koncept Balanced Scorecard. Cyklus Talent Managementu uzavírá hodnocení zaměstnanců. Aplikace HRM se v této fázi používají pro řízení odměňování, které spočívá v realizaci kompenzačních plánů, zařazování pracovníků do globálních pobídkových plánů, přidělování bonusů pro podnikové úseky, cílových odměn a dalších zaměstnaneckých výhod. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/

6 Petr Sodomka, Hana Klčová, Jaroslav Šmarda 4.2 Budoucí technologie HRM aplikací Je nepochybné, že budoucí HRIS budou provozovány přes internet na aplikačních serverech dodavatelů takových systémů formou SaaS (Software As a Service). Základním rysem SaaS je přístup uživatelů k údajům a funkcím HRIS prostřednictvím internetového prohlížeče a zpracování dat zákazníků ve společném centru. I když se to často v rámci propagace SaaS zcela pomíjí, je nepochybné, že HRIS provozované formou SaaS budou muset mít zcela nové vlastnosti, které většina dnes používaných systémů nemá. Mezi základní vlastnosti HRIS provozovaných jako SaaS patří: komplexní bezpečnostní model aplikací všezahrnující parametrizace časová dimenze dat a algoritmů zpětné a dopředné zpracování dat vyšetřovací konfigurace vložená inteligence dolování obsahu z hromadného zpracování automatizace pracovních toků (workflow) Komplexní bezpečnostní model aplikací Jak společné zpracování v jednom centru, tak internetový přístup ke všem potřebným údajům a funkcím aplikací, klade vysoké nároky na zabezpečení zpracování. Správným řešením je univerzální bezpečnostní model pro jednotlivé zpracovatelské role, do kterého jsou zahrnuty veškeré údaje, objekty, funkce a produkční pravidla HRIS Všezahrnující parametrizace Vzhledem ke stále se měnící a komplikující se legislativě v oblasti HR je nezbytné, aby veškeré funkce aplikací bylo možno parametrizovat [5]. Kromě datové parametrizace použití nejmodernějších softwarových prostředků (např. jazyka Python) umožňuje i parametrizaci algoritmů Časová dimenze dat a algoritmů Zpracování v oblasti řízení lidských zdrojů je typické tím, že probíhá v měsíčních časových periodách a údaje z personálních procesů je nutné uchovávat a zpracovávat v časových řadách. Z toho důvodu je třeba, aby veškeré záznamy, objekty, ale také funkce, produkční pravidla a konfigurační prvky obsahovaly časovou dimenzi ve formě časového intervalu od kdy a do kdy je záznam, objekt, funkce, pravidlo nebo konfigurační prvek platný [2]. Vždy se jedná o časové období vztahující se ke skutečným personálním procesům v organizaci, nikoliv k zadávání údajů do HRIS. Moderní HRIS řeší časovou dimenzi systémově. Stejné řešení je implementováno ve všech komponentách systému. 12 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2011

7 Personální informační systém budoucnosti Zpětné a dopředné zpracování dat Běžným požadavkem na HRIS je možnost doplnění nebo opravy údajů do minulých časových období a následné zpětné zpracování těchto údajů. Dalším požadavkem na HRIS je možnost využití systému pro plánování budoucího vývoje organizace například v oblasti mzdových nákladů nebo v oblasti vzdělávání a dalšího rozvoje zaměstnanců. Základem řešení zpětného a případně dopředného zpracování je samozřejmě systémové řešení časové dimenze. Kromě toho musí funkce HRIS, u kterých se předpokládá zpětné nebo dopředné zpracování, s takovým zpracováním od začátku počítat Vyšetřovací konfigurace Zpracování formou SaaS ze své podstaty předpokládá hromadné zpracování pro řadu klientů. Jednotliví zákazníci se ale velmi odlišují parametry zpracování. Z toho požadavek na velmi komplexní správu konfigurace celého systému. Počáteční konfigurace je nastavena při implementaci. Konfigurace se ale vyvíjí, jednak vzhledem k neustálým legislativním změnám, jednak ve vztahu k vývoji zpracovávané organizace. Při vytváření konfigurace nesmí být opomenut žádný z konfiguračních prvků, to by mohlo mít nepříznivý vliv na chyby ve zpracování. Řešením je tzv. vyšetřovací konfigurace [3], tedy konfigurace formou řízených dotazů, která vede uživatele celým procesem nastavení a neumožňuje přeskočit žádný z konfiguračních prvků Vložená inteligence Moderní HRIS obsahují prvky vložené inteligence [4]. Tady si můžeme představit širokou škálu možností. Na mnoha místech může systém uživateli pomoci se správným zadáním nebo toto zadání překontrolovat. HRIS může pro tyto případy využívat jak své interní informace, tak také informace získávané z okolí (internetu) a ze zpracování v jiných organizacích. S HRIS dnes většinou pracují téměř všichni zaměstnanci organizace, například pořizují nebo opravují své vlastní personální údaje. V případě, že pořizují adresu bydliště, může systém pomoci se správným zadáním, protože může znát všechny ulice a čísla domů ve městě. Manažerům může systém pomoci třeba s hledáním vhodných kandidátů na novou pozici. Z obdobných pozic v jiných organizacích může odvodit profil kandidáta Dolování obsahu z hromadného zpracování Hromadné zpracování pro řadu zákazníků, které je spojeno s SaaS, umožňuje systému učit se a přizpůsobovat se chování většiny uživatelů. Při zadávání údajů může systém nabídnout nejčastěji používané hodnoty a pak se chovat obdobně jako Google při zadávání výrazu pro hledání nebo Google Chrome při zadání url adresy, může doplňovat rozepsaný výraz nejčastěji použitým pokračováním textu. Aby se HRIS mohl chovat tímto způsobem, potřebuje funkci dolování obsahu z hromadného zpracování. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/

8 Petr Sodomka, Hana Klčová, Jaroslav Šmarda Automatizace pracovních toků (workflow) Personální činnosti mají obvykle charakter procesů, ve kterých spolupracuje obvykle několik pracovníků (například personalistka, manažer a zaměstnanec). Pro podporu procesů slouží mechanismus automatizace pracovních toků (workflow) [6]. Podpora procesu ze strany HRIS je založena na znalosti jednotlivých fází procesu. Systém zajistí předávání odpovědnosti za jednotlivé fáze procesu prostřednictvím generování mailů s odkazy do HRIS. Workflow umožňuje kontrolu lhůt a upozorňování na problémy (zdržení). Automatizace pracovních toků je významnou podporou v případě zastupování, HRIS vede pracovníka, který zastupuje. 5. Závěr Řízení lidských zdrojů neodmyslitelně patří mezi podpůrné procesy každé organizace. Využití IS/ICT pro řízení lidských zdrojů se významně liší podle velikosti a typu organizace, odvětví působení a schopnosti managementu umět rozhodnout o efektivním nasazení IS/ICT v této oblasti. V článku jsme charakterizovali hlavní procesy HRM a příklady využití HR aplikací pro řízení vybraných agend. Za klíčové považujeme odlišení rysů standardního a moderního informačního systému pro řízení lidských zdrojů (HRIS) a definování technologií, o něž se HRIS budoucnosti bude opírat. 6. Literatura [1] BERGER, L.; BERGER, D.: The Talent Management Handbook: Creating a Sustainable Competitive Advantage by Selecting, Developing, and Promoting the Best People. 2nd Edition. USA : McGraw-Hill, s. ISBN [2] BLOOM, N.: The Future Of HRM Software: Effective Dating. In Full Bloom [online] , [cit ]. Available from WWW: < [3] BLOOM, N.: The Future Of HRM Software: Interrogatory Configuration. In Full Bloom [online] , [cit ]. Available from WWW: < [4] BLOOM, N.: The Future Of HRM Software: Embedded Intelligence. In Full Bloom [online] , [cit ]. Available from WWW: < [5] BLOOM, N.: The Future Of HRM Software: Applicability/Eligibility. In Full Bloom [online] , [cit ]. Available from WWW: < [6] MÁČEL, M.: Portál a workflow v personální praxi : Prezentace Vema. In Setkání personálních manažerů. [s.l.] : [s.n.], s. 29. [7] ŠMARDA, J.: Trendy vývoje informačních systémů pro podporu řízení lidských zdrojů : In Liberecké informatické fórum. Liberec : TUL Liberec, s. 6. ISBN [8] SODOMKA, P.; KLČOVÁ, H.: Informační systémy v podnikové praxi. 2. aktualizované a rozšířené vydání. Brno : Computer Press, ISBN SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2011