ESTATIX INFORMAČNÍ SYSTÉM REALITNÍCH KANCELÁŘÍ UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA STRANA 1 / 23
OBSAH 1 Zabezpečení systému... 3 1.1 Přístup do systému... 3 1.2 První přihlášení... 3 1.3 Heslo nefunguje nebo jej uživatel zapomněl...4 1.4 Nastavení Vašeho účtu... 5 1.5 Zastupující makléř... 6 1.6 Nastavení hesla... 6 1.7 Navigace v systému... 7 2 Práce se zakázkami (Nabídka)... 8 2.1 Zadání nových nabídkových inzerátů... 8 2.1.1 Popis základních atributů nemovitosti...8 2.2 Úprava nemovitosti... 9 2.3 Vyhledávání nemovitostí (zakázek)... 10 2.4 Vyhledávání a párování zakázek... 10 2.5 Historie zakázky... 10 2.5.1 Přidání záznamu do historie... 11 2.6 Připojení libovolných dokumentů k zakázce...11 2.7 Export zakázek na realitní servery... 12 2.8 Dodefinování vlastních atributů k nemovitosti...13 2.9 Vyhledávání vhodných zákazníků k nemovitosti...14 2.10 Opětovné párování vyřazených klientů...14 2.11 Tiskové výstupy do formátu PDF (DETAIL nemovitosti)...14 2.12 Tiskové výstupy do formátu PDF (SEZNAM nemovitostí)...15 2.13 Vložit poptávku s vazbou na nemovitost...15 2.14 Vazba klient nemovitost... 15 2.14.1 Vyřazení klienta z párování pro konkrétní nemovitost...16 2.14.2 Zápis o nabídnuté nemovitosti klientovi a absolvované prohlídce...17 2.15 Rezervační jistiny (blokační zálohy)...17 2.15.1 Vytvoření rezervační jistiny... 17 2.15.2 Změna nebo zrušení rezervační jistiny...17 2.15.3 Využití rezervační jistiny při prodeji nemovitosti...17 3 Práce s klienty (Poptávka)... 18 3.1 Zadání nového a úprava klienta... 18 3.1.1 Postup při zadávání nového klienta...18 3.2 Vyhledávání klientů... 19 3.3 Historie zákazníka... 19 3.4 Zasílání inzerátů klientovi e-mailem... 19 3.5 Zadávání rezervačních jistin (blokačních záloh)...20 3.6 Reporting... 20 3.7 Plánovací kalendář... 21 4 Soubory... 22 4.1 Přidání a úprava, odstranění sdíleného souboru...22 4.1.1 Otevření / Uložení sdíleného souboru na disk...23 STRANA 2 / 23
1 ZABEZPEČENÍ SYSTÉMU Systém rozlišuje 4 úrovně přístupových práv: Makléř běžný uživatel, má plný přístup pouze ke svým datům a omezený přístup k poptávce a nabídce ostatních makléřů (tak aby mohl prodat nemovitost, ale musel při prodeji spolupracovat s makléřem, který nemovitost/poptávku zadal). Nemá přístup k reportingu a systémovému nastavení. Administrativa administrativní pracovní síla (většinou sekretariát), má stejná přístupová práva jako makléř, ale navíc může měnit makléře, přiřazeného k inzerátu jako autora inzerátu. Rovněž má možnost plánovat v plánovacím kalendáři události jiným uživatelům anebo zaznamenávat např. realizované prohlídky nemovitostí pro jiné uživatele (typicky makléře). Vedoucí pobočky má plný přístup ke všem svým datům a ke všem datům makléřů své pobočky včetně reportingu. Nemá přístup k systémovému nastavení. Regionální manažer má plný přístup ke všem svým datům a ke všem datům makléřů svých poboček včetně reportingu. Nemá přístup k systémovému nastavení. Systémový administrátor má plný přístup ke všem datům, funkcím a ke všem částem systému. 1.1 PŘÍSTUP DO SYSTÉMU Systém ESTATIX je chráněn nejvyšší možnou formou ochrany, srovnatelnou s bankovními systémy. V souvislosti s tímto faktem jsou v systému implementovány bezpečnostní mechanismy, které určitým způsobem omezují uživatele aby nemohlo jednoduše dojít k narušení bezpečnosti systému a to zejména: omezení platnosti uživatelských hesel na 3 měsíce minimální délka hesla 6 znaků nová hesla nesmí být stejná jako 3 předcházející hesla automatické zablokování přístupu do systému pro uživatele po 10-ti neúspěšných pokusech o přihlášení na uživatelově účtu automatické odhlašování uživatele po 10-ti minutách neaktivity 1.2 PRVNÍ PŘIHLÁŠENÍ Po registraci u provozovatele systému Vám bylo zasláno do e-mailu přihlašovací jméno a heslo. Přihlašovací jméno si zapamatujte, to budete používat od nynějška k přístupu do systému pořád. Zaslané heslo oproti tomu je pouze jednorázové a slouží pouze pro první přihlášení uživatele do systému. Pro přihlášení do systému postupujte podle následujících bodů: Přístup do systému pro uživatele je na internetové adrese: https://www.estatix.cz/<název RK>/ Zadejte uvedenou adresu do Vašeho internetového prohlížeče (pozor na s v https toto říká Vašemu www prohlížeči že se pro přístup do systému použije kódované zabezpečené SSL spojení) a stiskněte Enter. Objeví se Vám dialogové okno pro zadání jména a hesla (tzv. přihlašovací dialog). Vyplňte provozovatelem zaslané jméno a heslo. Uživatel je po prvním přihlášení ihned přesměrován na stránku se změnou hesla a musí zadat heslo nové. Toto nové heslo je pak potřeba si zapamatovat (rozhodně si jej nikam nezapisujte) a toto nové heslo pak bude platit po následující 3 měsíce. Po vypršení této lhůty bude uživatel při dalším přihlášení do systému opět automaticky vyzván ke změně hesla. STRANA 3 / 23
Jakmile uživatel změní heslo na nové, zobrazí se mu hlavní stránka systému. Nyní pozor protože došlo ke změně hesla v systému, ale Váš internetový prohlížeč má ve své paměti pořád ještě staré heslo, dotáže se Vás prohlížeč při prvním kliknutí kdekoliv do systému na heslo nové. Po zadání nového hesla již k dalším dotazům na heslo v průběhu práce nedochází (pokud nedojde k automatickému odhlášení uživatele pro dlouhou nečinnost). Takto se systém chová i v případě jakékoliv další pozdější změny hesel. Ilustrace 1: Přihlašovací formulář 1.3 HESLO NEFUNGUJE NEBO JEJ UŽIVATEL ZAPOMNĚL Jak je uvedeno výše, systém ESTATIX Váš účet automaticky zablokuje v případě, že se snažíte opakovaně nesprávně přihlašovat. Proto předtím než se budete snažit o opakované přihlášení, zkontrolujte: zda máte správně nastaveno rozložení klávesnice (běžnou chybou je, že uživatel píše v českém rozložení klávesnice místo anglického a naopak) zda nemáte nesprávně zapnutý CAPS-LOCK nebo NUM-LOCK zda nemáte překlep v přihlašovacím jménu...a poté se zkuste znovu přihlásit. Pokud i poté druhý pokus s přihlášením selže, využijte (raději než se opakovaně špatně přihlašovat) nástroj pro vygenerování nového hesla: do prohlížeče zadejte stejně jako při normálním přihlášení adresu https://www.estatix.cz/<název RK>/ po zobrazení přihlašovacího dialogu nic nezadávejte, ale stiskněte tlačítko Storno (někdy také označeno Cancel nebo Zrušit ) objeví se Vám stránka s chybovým hlášením a pod chybovým hlášením je zelené okno Zapomněl/a jste heslo?. Do tohoto okna vyplňte do pole Přihlašovací jméno Vaše přihlašovací jméno a stiskněte tlačítko pro odeslání formuláře. Pokud jste správně zadali Vaše přihlašovací jméno, systém Vám vygeneruje nové, jednorázové heslo a pošle jej na Váš e-mail. Vyzvedněte si nové heslo z Vaší e-mailové schránky a přihlašte se do systému stejně jako při prvním přihlášení, popsaném výše. STRANA 4 / 23
Ilustrace 2: Zapomenuté heslo 1.4 NASTAVENÍ VAŠEHO ÚČTU Po prvním přihlášení do systému doporučujeme každému uživateli zkontrolovat si a případně opravit nastavení svého účtu: Po zobrazení hlavní (=úvodní) stránky systému klikněte na odkaz Změna nastavení v pravém zeleném bloku Objeví se Vám formulář, ve kterém můžete měnit základní parametry Vašeho účtu, jako je Vaše jméno a příjmení nebo e-mail, kterým s Vámi systém bude komunikovat. Zkontrolujte zda uvedené údaje jsou v pořádku (zejména Vaše e-mailová adresa), případně je opravte a odešlete formulář I v průběhu používání systému dbejte na správnost Vaší e-mailové adresy v nastavení účtu. Tato adresa je používána například pro generování nových hesel a pokud ji nemáte správně vyplněnou, dochází ke zbytečným komplikacím při používání našeho systému. STRANA 5 / 23
Ilustrace 3: Změna nastavení účtu 1.5 ZASTUPUJÍCÍ MAKLÉŘ V případě dlouhodobé nepřítomnosti jako je nemoc, dovolená či ukončení pracovního poměru uživatele je potřeba nastavit zastupujícího makléře, který bude mít plný přístup ke všem nemovitostem nepřítomného uživatele. K pochopení funkcionality je nutné zdůraznit, že u každé nemovitosti jsou vedeni 2 uživatelé uživatel, který nemovitost zadal (označen v kartě nemovitosti jako Zadal ) a uživatel, který má k inzerátu aktuálně přístup (označen jako Makléř ). Zastupujícího makléře vyberete ze seznamu uživatelů a kliknete na Odeslat. Při odeslání se u každé nemovitosti nepřítomného uživatele změní hodnota Makléř na vybraného uživatele. (viz Ilustrace 3: Změna nastavení účtu) Při kliknutí na Ukončit zastupování se u všech nemovitostí, u kterých je aktuální uživatel uveden v poli Zadal, změní na stejného uživatele i údaj Makléř, čímž se nemovitost vrací pod správu původního uživatele. 1.6 NASTAVENÍ HESLA Vaše přístupové heslo si můžete kdykoliv změnit sami. Po zobrazení hlavní (=úvodní) stránky systému klikněte na odkaz Změna hesla v pravém zeleném bloku Vložte nové heslo podle instrukcí ve formuláři a odešlete formulář STRANA 6 / 23
Ilustrace 4: Změna hesla 1.7 NAVIGACE V SYSTÉMU Pro pohyb s systému používejte výhradně navigační prvky, umístěné na stránkách systému ESTATIXu. Nepoužívejte z žádném případě navigační prvky www prohlížeče, zejména šipky vpřed, vzad, nebo obnovení stránky. Nerespektování těchto pravidel může vést k opakovanému odeslání dat do systému a může tak dojít k nechtěnému zduplikování záznamů. Tím se může narušit korektní činnost celého systému. STRANA 7 / 23
2 PRÁCE SE ZAKÁZKAMI (NABÍDKA) 2.1 ZADÁNÍ NOVÝCH NABÍDKOVÝCH INZERÁTŮ Zadání nové nemovitosti provedeme výběrem položky Nemovitosti v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka pro výběr kritérií a seznam nemovitostí. V tomto případě při přidávání záznamu není nutné žádná kritéria vybírat. U seznamu nemovitostí vlevo nahoře klikneme na ikonu Přidat nový záznam, zobrazí se formulář, který vyplníme podle kap. Popis základních atributů nemovitosti. 2.1.1 POPIS ZÁKLADNÍCH ATRIBUTŮ NEMOVITOSTI Název zakázky - zadejte jméno či výstižný titulek nabízené nemovitosti Kategorie nemovitostí vyberte kategorii nemovitosti. V případě, že žádná kategorie neodpovídá, lze kliknutím na položku»upravit přidat novou kategorii. (tuto operaci předem konzultujte s dodavatelem informačního systému) Podkategorie - vyberte podkategorii nemovitosti Typ - vyberte typ zakázky Vlastnictví vyberte typ vlastnictví Status vyberte aktuální stav nemovitosti Region/Okres - vyberte okres a region, ve kterém se nemovitost nachází. V případě, že se region nenachází v seznamu, lze kliknutím na položku»upravit přidat novou kategorii. (tuto operaci předem konzultujte s dodavatelem informačního systému) Město zvolte město, kde se nemovitost nachází. Upozornění: tato informace se zobrazuje na webových stránkách a realitních serverech. Ulice zadejte ulici, kde se nemovitost nachází. Upozornění: tato informace se zobrazuje na webových stránkách a realitních serverech. K zadání přesné adresy majitele nemovitosti, která se nezobrazuje na webu, slouží v menu Akce (na pravé straně nahoře) položka Adresa. Prodejní cena zadejte prodejní cenu nemovitosti. Dále vyberte jednotky ve kterých je cena uvedena (např. Kč). Kliknutím na odkaz»upravit lze vytvořit jiné typy cen. Makléř vyberte jméno makléře, zabývající se prodejem dané nemovitosti. V případě, že se jméno makléře nenachází v seznamu, může systémový administrátor (ne běžný uživatel) kliknutím na položku»upravit přidat nového makléře do seznamu. Komentář zadejte komentář k nabízené nemovitosti. Tato informace se nezobrazuje na webových stránkách. Popis zadejte popis nabízené nemovitosti. Tato informace se zobrazuje na webových stránkách a realitních serverech. Kliknutím na odkaz»rozšířené lze zadat popis v jiných jazycích např. angličtině. Pobočka vyberte pobočku (pobočky) realitní kanceláře, které budou tuto nemovitost mít v nabídce. U každé pobočky lze zadat prioritu zakázky. Inzerát je při exportu na realitní servery exportován pouze pro pobočku s nejnižším číslem priority. Při zobrazení kontaktu na pobočky RK na www stránkách RK pak jsou kontakty na jednotlivé pobočky RK řazeny vzestupně podle čísla priority. Administrace obrázků zde lze nemovitosti přiřadit libovolný počet obrázků STRANA 8 / 23
(fotografií). Nový obrázek lze přidat stiskem tlačítka Browse (Procházet), dále lze zadat prioritu obrázku. Priorita odpovídá pořadí zobrazování obrázků. Obrázek, který má být na prvním místě, musí mít prioritu nejnižší, ten co se má zobrazovat na posledním místě musí mít prioritu nejvyšší. Prioritu lze měnit i u existujících obrázků. Existující obrázky lze smazat kliknutím na ikonu Vymazat. Obrázky mohou mít i stejnou prioritu, pak se řadí podle pořadí, v jakém byly vloženy Administrace souborů zde lze k nemovitosti přiřadit libovolný počet souborů libovolného typu (např. smlouvy ve formátu Word a pod., tabulky Excel, nascanované LV a jiné). Historie v sekci historie lze přidat nový záznam do historie zakázky a prohlížet stávající záznamy v historii viz. kapitola Historie zakázky. Všechny změny se uloží stiskem tlačítka Odeslat. Pro návrat na předchozí stránku použijeme tlačítko Zpět. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. Ilustrace 5: Formulář nemovitosti 2.2 ÚPRAVA NEMOVITOSTI Úpravu provedeme výběrem položky Nemovitosti v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka pro výběr kritérií a pod ním seznam nemovitostí. Vybereme nemovitost ze seznamu nebo seznam zkrátíme zadáním upřesňujících kritérií a poté stiskneme tlačítko Odeslat. Zobrazí se stránka se seznamem nemovitostí s požadovanými kritérii. Klikneme buď na ikonu Upravit hned vedle jména konkrétní nemovitosti a změníme potřebné atributy, anebo klikneme na Jméno nemovitosti a provedeme na zobrazeném formuláři potřebné změny. Popis základních atributů nemovitosti viz. Popis základních atributů nemovitosti. Pro návrat na předchozí stránku použijeme tlačítko Zpět. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme STRANA 9 / 23
tlačítko Hlavní menu. Pozn.: Systém ESTATIX umožňuje omezit editaci nemovitostí pro makléře tak, aby makléř mohl měnit pouze své inzeráty. Kontaktujte dodavatele systému pro bližší informace. 2.3 VYHLEDÁVÁNÍ NEMOVITOSTÍ (ZAKÁZEK) Vyhledávání nemovitosti provedeme výběrem položky Nemovitosti v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka pro výběr kritérií a seznam všech nemovitostí. Zadáme požadovaná kritéria a stiskneme tlačítko Odeslat. Zobrazí se seznam nemovitostí dle zadaných kritérií (např. pouze domy). Další možností je použít fulltextové vyhledávání nemovitostí přes vyhledávací pole umístěná v záhlaví stránky. Vyhledány jsou všechny inzeráty, které v názvu nebo popisu nemovitosti obsahují zadaný text. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. Ilustrace 6: Vyhledávání 2.4 VYHLEDÁVÁNÍ A PÁROVÁNÍ ZAKÁZEK Vyhledávání nemovitosti lze provést výběrem položky Vyhledávání v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka s podrobnějším výběrem kritérií. Zadáme potřebné parametry, zaškrtneme políčko seznam realit a seznam poptávajících klientů a stiskneme tlačítko Odeslat. Zobrazí se seznamy hledaných nemovitostí a poptávajících klientů. Do seznamu klientů i nemovitostí lze nového klienta i nemovitost přidat použitím ikony Přidat nový záznam (postup viz. kap. Popis základních atributů nemovitosti a kap. Postup při zadávání nového klienta ). U každého klienta i nemovitosti je možno záznam upravit kliknutím na ikonu Upravit (viz Úprava nemovitosti ). Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. 2.5 HISTORIE ZAKÁZKY Vybereme položku Nemovitosti v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka pro výběr kritérií a seznam STRANA 10 / 23
všech nemovitostí. Vybereme nemovitost ze seznamu nebo seznam zkrátíme zadáním upřesňujících kritérií a poté stiskneme tlačítko Odeslat. Zobrazí se seznam hledaných nemovitostí. Kliknutím na jméno požadované nemovitosti, nebo ikonu Upravit se zobrazí informace o této nemovitosti včetně historie, která je zobrazena v dolní části stránky informací o nemovitosti. V Historii zakázky se zobrazují kromě jiného i tyto další informace: Informace o provedených prohlídkách Informace o složených rezervačních jistinách Informace o nabídnutí nemovitosti klientovi Každá změna provedená u nemovitosti se automaticky zobrazí v historii zakázky, např. složení rezervační jistiny. Ilustrace 7: Historie zakázky 2.5.1 PŘIDÁNÍ ZÁZNAMU DO HISTORIE Kromě záznamů, které se do historie přidávají automaticky, lze zapsat vlastní text do pole Přidat nový záznam a stisknout tlačítko Odeslat. Pro návrat na předchozí stránku použijeme tlačítko Zpět. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. 2.6 PŘIPOJENÍ LIBOVOLNÝCH DOKUMENTŮ K ZAKÁZCE Vybereme položku Nemovitosti v hlavní nabídce, dále viz. kap. Úprava nemovitosti. Na stránce informací o nemovitosti vybereme Administraci souborů, kde připojíme nové dokumenty stiskem tlačítka Browse (Procházet). Vybereme soubor. Pro připojení souboru stiskneme tlačítko Odeslat, které zároveň uloží všechny změny provedené u nemovitosti. Pro návrat na předchozí stránku použijeme tlačítko Zpět. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme STRANA 11 / 23
tlačítko Hlavní menu. 2.7 EXPORT ZAKÁZEK NA REALITNÍ SERVERY Vybereme položku Nemovitosti v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka pro výběr kritérií a seznam všech nemovitostí. Vybereme nemovitost ze seznamu nebo seznam zkrátíme zadáním upřesňujících kritérií a poté stiskneme tlačítko Odeslat. Zobrazí se seznam hledaných nemovitostí. Kliknutím na jméno požadované nemovitosti, nebo ikonu Upravit se zobrazí informace o této nemovitosti. Vpravo nahoře pod sekcí Akce je položka Hodnoty atributů. Klikneme na ni a zobrazí se stránka s hodnotami atributů a také s možnostmi výběru realitních serverů. Vybereme typ atributu Servery a poté požadované servery, na které chceme nemovitost exportovat a změny uložíme stiskem tlačítka Změnit. U dané nemovitosti se nyní bude provádět automatický export na realitní servery. Výjimkou při zadávání exportů je export na realitní server reality.cz. Provozovatel serveru vyžaduje interaktivní zasílání inzerátů na server tak, aby nedocházelo k automatickému exportu. Každý makléř je proto zodpovědný za odeslání svých zakázek na tento server. Export provedeme tak, že vybereme položku Nemovitosti v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka pro výběr kritérií a seznam všech nemovitostí. Seznam volitelně zkrátíme zadáním upřesňujících kritérií a poté přejdeme na detail nemovitosti, kterou chceme vyexportovat na reality.cz. V pravém spodním menu Exportní můstky v detailu nemovitosti vybereme položku reality.cz. Zobrazí se formulář pro řízení interaktivního exportu na tento server, který obsahuje nemovitosti vyfiltrované v předchozím kroku. Zvolíme požadované údaje a export odešleme. Zobrazí se kontrolní tabulka s přehledem vyexportované nemovitostí a stavem exportu. Pozn.: Pro správnou funkčnost exportů je potřeba nejprve zaslat poskytovateli systému ESTATIX přístupové informace k serverům, na které chcete exportovat. Dodavatel nastaví po dohodě se zákazníkem do systému zaslané přístupové údaje a také nastaví frekvenci a čas provádění exportů na servery. Teprve poté je příslušný export aktivní tj. do této doby se export pro daný server neprovádí bez ohledu na zvolené hodnoty exportů u nemovitosti. Exporty jsou poté typicky prováděny automaticky serverem a to dávkově, postupně pro všechny realitní servery (standardně 1x denně v nočních hodinách).exportují se všechny inzeráty, které jsou ve stavu Aktivní nebo Sleva. Pozor inzeráty se stavem Rezervováno nejsou exportovány a pokud na realitním serveru již existují, jsou staženy z inzerce! Toto chování systému je na přání RK možno upravit. Pro návrat na předchozí stránku použijeme tlačítko Zpět. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. STRANA 12 / 23
Ilustrace 8: Export na reality.cz 2.8 DODEFINOVÁNÍ VLASTNÍCH ATRIBUTŮ K NEMOVITOSTI Kromě hlavních atributů lze nastavit i dodatečné zpřesňující atributy, které popisují nemovitost. (tuto operaci předem konzultujte s dodavatelem informačního systému) Vybereme položku Nemovitosti v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka pro výběr kritérií a seznam všech nemovitostí. Vybereme nemovitost ze seznamu nebo seznam zkrátíme zadáním upřesňujících kritérií a poté stiskneme tlačítko Odeslat. Zobrazí se seznam hledaných nemovitostí. Kliknutím na jméno požadované nemovitosti, nebo ikonu Upravit se zobrazí informace o této nemovitosti. Vpravo nahoře v nabídce Akce je položka Hodnoty atributů. Klikneme na ni a zobrazí se stránka se dvěmi sloupci oddělenými tenkou čarou. V levém sloupci stránky jsou Hodnoty atributů, mezi které patří Město/obec, Podkategorie, Servery a Typ nabídky aj. Kliknutím na odkaz»rozšířené lze zadat hodnotu atributu v jiných jazycích např. angličtině, změnit typ popisu. Pro změnu hodnot existujících atributů vybereme nové hodnoty atributů v levé části stránky a pro uložení stiskneme tlačítko Změnit. Pro přidání nového atributu vybereme z rozbalovacího seznamu v pravé části Typ atributu, rozbalí se Hodnoty atributů, kde vybereme požadovaný atribut (či více hodnot kliknutím myší se současným držením klávesy CTRL) a stiskneme tlačítko Odeslat. Zvolený atribut se nám zobrazí v levém sloupci stránky. Pro vymazání atributu použijeme ikonu Vymazat hned vedle daného atributu. Pro návrat na předchozí stránku použijeme tlačítko Zpět. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. STRANA 13 / 23
Ilustrace 9: Atributy nemovitostí 2.9 VYHLEDÁVÁNÍ VHODNÝCH ZÁKAZNÍKŮ K NEMOVITOSTI Vybereme položku Nemovitosti v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka pro výběr kritérií a seznam všech nemovitostí. Vybereme nemovitost ze seznamu nebo seznam zkrátíme zadáním upřesňujících kritérií a poté stiskneme tlačítko Odeslat. Zobrazí se seznam hledaných nemovitostí. Kliknutím na jméno požadované nemovitosti, nebo ikonu Upravit se zobrazí informace o této nemovitosti. Vpravo nahoře nabídce Akce je položka Zobrazit vhodné klienty. Klepnutím na tuto položku zobrazíte seznam poptávajících klientů, kterým je možno nabídnout aktuálně zobrazenou nemovitost. Dále je pravém horním rohu je zobrazena aktivní nemovitost. Na foto lze kliknout a dostat se na stránku popisující tuto nemovitost. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. 2.10 OPĚTOVNÉ PÁROVÁNÍ VYŘAZENÝCH KLIENTŮ Klepnutím na tuto nabídku zařadíte zákazníky, které jste předtím ručně vyřadili z párování (viz kapitola Vyřazení klienta z párování pro konkrétní nemovitost ), znovu do párování pro aktuální nemovitost. Použijete zejména v případech, kdy jste u nemovitosti změnili některý podstatný atribut, například cenu, a chcete se změněnou nabídkou oslovit i klienty, kteří již v minulosti tuto nabídku odmítli. 2.11 TISKOVÉ VÝSTUPY DO FORMÁTU PDF (DETAIL NEMOVITOSTI) Výstup do formátu PDF je určen pro vytvoření dokumentu, jenž je vhodný pro tisk reklam do vitrín, které zpravidla mají atypické velikosti, je možná definice hlavičkových papírů pro realitní kancelář atp. Vybereme položku Nemovitosti v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka pro výběr kritérií a seznam všech nemovitostí. Vybereme nemovitost ze seznamu nebo seznam zkrátíme zadáním upřesňujících kritérií a poté stiskneme tlačítko Odeslat. Zobrazí se seznam hledaných nemovitostí. Kliknutím na jméno požadované nemovitosti, nebo ikonu upravit se zobrazí informace o této nemovitosti. Vpravo STRANA 14 / 23
nahoře pod sekcí Akce je položka Vytisknout inzerát (PDF). Klikneme na ni a zobrazí se stránka s parametry, které má mít výsledný dokument (okraje stránky, barva a styl písma atp.). Po vyplnění platnými hodnotami stiskneme dole tlačítko Vytvořit PDF. Pro návrat na předchozí stránku použijeme tlačítko Zpět. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. Pro správnou funkčnost je potřeba aby na Vašem počítači byl nainstalován prohlížeč PDF souborů (např. Adobe Acrobat Reader). Před generováním PDF výstupů se ujistěte, že máte v systému u Vaší pobočky vložený obrázek záhlaví stránky. V případě absence obrázku záhlaví jsou v záhlaví stránky použity textové kontaktní informace aktuální pobočky. Pozn.: Pokud Vám nevyhovuje rozložení nebo vzhled standardně dodávaného PDF výstupu, lze na přání naprogramovat custom PDF výstup přesně na míru pro Vaši kancelář. Pro bližší informace kontaktujte dodavatele systému ESTATIX. 2.12 TISKOVÉ VÝSTUPY DO FORMÁTU PDF (SEZNAM NEMOVITOSTÍ) Vybereme položku Nemovitosti v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka pro výběr kritérií a seznam všech nemovitostí. Seznam voliteně zkrátíme zadáním upřesňujících kritérií a poté stiskneme tlačítko Odeslat. Zobrazí se seznam hledaných nemovitostí. Nahoře vedle odkazu na hlavní menu je položka Vytisknout seznam (PDF). Klikneme na ni a zobrazí se stránka s parametry, které má mít výsledný dokument (okraje stránky, barva a styl písma atp.). Po vyplnění platnými hodnotami stiskneme dole na stránce tlačítko Vytvořit PDF. Pro návrat na předchozí stránku použijeme tlačítko Zpět. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. Před generováním PDF výstupů se ujistěte, že máte v systému u Vaší pobočky vložený obrázek záhlaví stránky. V případě absence obrázku záhlaví jsou v záhlaví stránky použity textové kontaktní informace aktuální pobočky. Pozn.: Pokud Vám nevyhovuje rozložení nebo vzhled standardně dodávaného PDF výstupu, lze na přání naprogramovat custom PDF výstup přesně na míru pro Vaši kancelář. Pro bližší informace kontaktujte dodavatele systému ESTATIX. 2.13 VLOŽIT POPTÁVKU S VAZBOU NA NEMOVITOST Tato volba slouží k rychlému přidání nového klienta a zároveň vloží informaci, že daná nemovitost již byla klientovi nabídnuta. Jedná se pouze o zjednodušení práce uživateli. 2.14 VAZBA KLIENT NEMOVITOST Vybereme položku Nemovitosti v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka pro výběr kritérií a seznam všech nemovitostí. Vybereme nemovitost ze seznamu nebo seznam zkrátíme zadáním upřesňujících kritérií a poté stiskneme tlačítko Odeslat. Zobrazí se seznam hledaných nemovitostí. Kliknutím na jméno požadované nemovitosti, nebo ikonu Upravit se zobrazí informace o této nemovitosti. Vpravo nahoře v nabídce Akce je položka Zobrazit vhodné klienty. Klepnutím na tuto položku zobrazíte seznam poptávajících klientů, kterým je možno nabídnout aktuálně zobrazenou nemovitost. V seznamu klientů klepneme u příslušného klienta, u kterého chceme upravit vazby na nemovitost, na ikonu Vazba s nemovitostí. STRANA 15 / 23
Ilustrace 10: Vazba klient - nemovitost Význam jednotlivých ikon u spárovaných klientů je vysvětlen níže: 1 smazání klienta 2 editace profilu klienta 3 odeslat spárovanou nemovitost klientovi 4 zadání vazeb klienta na spárovanou nemovitost (prohlídky, nabídky) 5 zadání/editace blokační zálohy klienta ke spárované nemovitosti 6 naplánování události do kalendáře pro danou nemovitost a klienta 2.14.1 VYŘAZENÍ KLIENTA Z PÁROVÁNÍ PRO KONKRÉTNÍ NEMOVITOST Pokud klient o danou nemovitost nemá zájem a nechceme, aby se uvedená nemovitost pro daného klienta nadále zobrazovala v párování, vybereme (zaškrtneme) volbu vyřadit klienta z párování pro uvedenou nemovitost. Změny uložíme stiskem Odeslat. Tuto volbu lze kdykoliv později změnit, zejména po změně hlavních atributů nemovitosti, jako je např. cena apod. - viz kapitola Opětovné párování vyřazených klientů STRANA 16 / 23
2.14.2 ZÁPIS O NABÍDNUTÉ NEMOVITOSTI KLIENTOVI A ABSOLVOVANÉ PROHLÍDCE Vybereme (zaškrtneme) volbu nemovitost byla nabídnuta klientovi a/nebo volbu Absolvována prohlídka nemovitosti. Dále lze zvolit, jakým způsobem byl klient kontaktován. Změny uložíme stiskem Odeslat. Na základě těchto údajů systém ESTATIX generuje reporty s hodnocením práce makléřů, je tedy potřeba organizačním opatřením v rámci realitní kanceláře zajistit, aby uživatelé takto své aktivity opravdu zaznamenávali. Pro návrat na předchozí stránku použijeme tlačítko Zpět. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. 2.15 REZERVAČNÍ JISTINY (BLOKAČNÍ ZÁLOHY) Vybereme položku Nemovitosti v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka pro výběr kritérií a seznam všech nemovitostí. Vybereme nemovitost ze seznamu nebo seznam zkrátíme zadáním upřesňujících kritérií a poté stiskneme tlačítko Odeslat. Zobrazí se seznam hledaných nemovitostí. Kliknutím na jméno požadované nemovitosti, nebo ikonu Upravit se zobrazí informace o této nemovitosti. Vpravo nahoře v nabídce Akce je položka Zobrazit vhodné klienty. Klepnutím na tuto položku zobrazíte seznam poptávajících klientů, kterým je možno nabídnout aktuálně zobrazenou nemovitost. V seznamu klientů klepneme u příslušného klienta, u kterého chceme upravit nebo vložit rezervační jistinu, na ikonu Rezervační jistina. 2.15.1 VYTVOŘENÍ REZERVAČNÍ JISTINY Vyplníme pole formuláře pro rezervační jistinu a stiskneme tlačítko Odeslat. Systém automaticky nastaví stav aktuálně vybraného inzerátu nemovitosti na rezervováno. 2.15.2 ZMĚNA NEBO ZRUŠENÍ REZERVAČNÍ JISTINY Provede se opravou hodnot ve formuláři rezervační jistiny. V případě, že požadujete zrušení rezervační jistiny, zvolte volbu Blokační záloha stornována. V tomto případě systém automaticky provede změnu stavu nemovitosti na aktivní. 2.15.3 VYUŽITÍ REZERVAČNÍ JISTINY PŘI PRODEJI NEMOVITOSTI Zvolte volbu Blokační záloha využita (prodáno). Systém automaticky provede změnu stavu aktuální nemovitosti na prodáno. STRANA 17 / 23
3 PRÁCE S KLIENTY (POPTÁVKA) 3.1 ZADÁNÍ NOVÉHO A ÚPRAVA KLIENTA Vybereme položku Poptávka v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka s možností vyhledávání klientů a se seznamem poptávajících klientů. V seznamu klientů je v levém horním rohu ikona Přidat. Klikneme na ni. Zobrazí se formulář, který vyplníme podle kap. Postup při zadávání nového klienta. Jednotlivé zákazníky lze editovat kliknutím na ikonu Editovat umístěnou vedle jména zákazníka. Po kliknutí na ikonu se zobrazí stránka s informacemi o zákazníkovi a s popisem hledané nemovitosti. Po změně informace stiskneme tlačítko Odeslat. Vedle ikony Editovat je ikona Smazat, kterou lze záznam zákazníka vymazat. Pro návrat na předchozí stránku použijeme tlačítko Zpět. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. Ilustrace 11: Práce s klienty 3.1.1 POSTUP PŘI ZADÁVÁNÍ NOVÉHO KLIENTA Jméno klienta zadejte jméno klienta nebo výstižný popis Zdroj reklamy zadejte, z jakého reklamního zdroje (prodejního kanálu) zákazník přišel. Slouží pro sledování efektivity jednotlivých forem reklamy, kterou RK platí viz kapitola Reporting Pozn: Seznam zdrojů reklam může administrátor systému kdykoliv upravit na míru Vaší realitní kanceláři kliknutím na tlačítko Upravit Status Pokud chcete, aby zákazník byl neaktivní, ale chcete ho ponechat v databázi (nechcete ho vymazat), vyberte políčko Neaktivní. STRANA 18 / 23
Komentář zadejte slovní popis zákazníkem požadované nemovitosti (tento popis je vhodné zadávat, jelikož definice exaktních kritérií pro vyhledávání v systému ne vždy může přesně vystihnout požadavky klienta) Kontaktní jméno, ulice, město, PSČ, země zadejte kontaktní jméno klienta a jeho celou adresu E-mail zadejte e-mailovou adresu klienta a prioritu (pořadí) e-mailů Telefon, fax zadejte telefon a fax klienta Pro uložení změn stiskněte tlačítko Odeslat. Pokud se chceme dostat na předchozí stránku, stiskneme Zpět. Po odeslání je možno definovat kritéria párování nemovitostí, podle kterých bude systém zákazníkovi automaticky vyhledávat vhodné nemovitosti v párování (viz kapitola Vyhledávání vhodných zákazníků k nemovitosti ). Pokud chcete, můžete k zákazníkovi přiřadit více sad kritérií zákazník se poté bude párovat pro každou sadu kritérií. Uložení sady kritérií se provede stiskem tlačítka Odeslat. Pokud chceme přidat nebo měnit kritéria u již existujícho uživatele, lze při zobrazené kartě uživatele klepnout na odkaz Přidat nová kritéria.zobrazí se stránka, kde lze podrobně specifikovat libovolné parametry nemovitosti podle požadavků zákazníka. Pro uložení slouží tlačítko Odeslat. Pokud nechceme ukládat a chceme se vrátit zpět na předchozí stránku, stiskneme Zpět. Takto lze přidat libovolný počet kritérií. Existující kritéria lze rovněž změnit či smazat. Pokud je nadefinováno minimálně 1 kritérium, lze kliknutím na odkaz Zobrazit vyhovující nemovitosti přímo zobrazit spárované nemovitosti, které odpovídají zadané sadě kritérií. Pro možnost definice více adres, telefonů atp. na klienta lze do volných polí posledního prázdného oddílu s kontaktními informacemi o klientovi napsat další adresu, telefon atp. Pro uložení změn stiskněte tlačítko Odeslat. Pro odstranění některé z adres použijeme ikonu Odstranit tuto adresu umístěnou v pravém horním rohu oddílu s adresou. Tlačítkem Zpět se dostaneme na stránku se seznamem zákazníků. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. 3.2 VYHLEDÁVÁNÍ KLIENTŮ Vybereme položku Poptávka v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka s formulářem pro vyhledávání klientů a seznam klientů. Do formuláře zadáme parametry, podle kterých chceme klienta (klienty) vyhledat a stiskneme tlačítko Odeslat. Pod formulářem se zobrazí výsledky hledání klientů. 3.3 HISTORIE ZÁKAZNÍKA Vybereme položku Poptávka v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka s formulářem pro vyhledávání klientů a seznam klientů. U jednotlivých zákazníků je ikona Editovat. Klikneme na ni a zobrazí se stránka s informacemi o zákazníkovi, s popisem hledané nemovitosti, s Kritérii hledané nemovitosti a Historií. Pro návrat na předchozí stránku použijeme tlačítko Zpět. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. 3.4 ZASÍLÁNÍ INZERÁTŮ KLIENTOVI E-MAILEM Vybereme položku Nemovitosti v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka pro výběr kritérií a seznam všech nemovitostí. Vybereme nemovitost ze seznamu nebo seznam zkrátíme zadáním upřesňujících kritérií a poté stiskneme tlačítko Odeslat. Zobrazí se seznam hledaných nemovitostí. Kliknutím na jméno požadované nemovitosti, nebo ikonu Upravit se zobrazí informace o této nemovitosti. Vpravo nahoře v nabídce Akce je položka Odeslat e-mailem. Klikneme na ni a zobrazí se formulář s možností odeslání standardní emailové zprávy. Výběrem položky Přiložit detail nemovitosti v PDF STRANA 19 / 23
je možno k emailu přiložit automaticky vygenerovaný PDF dokument o dané nemovitosti. Po vyplnění formuláře stiskneme tlačítko Odeslat emailem. Tlačítkem Zpět se dostaneme na stránku se seznamem nemovitostí. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. Ilustrace 12: Odeslání nemovitosti e-mailem 3.5 ZADÁVÁNÍ REZERVAČNÍCH JISTIN (BLOKAČNÍCH ZÁLOH) Viz kapitola Rezervační jistiny (blokační zálohy). 3.6 REPORTING Reportingové funkce umožňují managementu realitní kanceláře sledovat produktivitu zaměstnanců a prodeje jednotlivých poboček. Lze vytvářet souhrnné přehledy (výkazy) o činnosti jednotlivých makléřů a poboček. Vybereme položku Reporting v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka se dvěmi položkami makléři slouží pro sledování efektivity práce makléřů a jednotlivých poboček. Výběrem položky Makléři a zobrazí se stránka, kde vybereme pobočku realitní kanceláře a uživatele nebo více uživatelů ze seznamu, zadáme datum od-do(není nutné) a stiskneme tlačítko Odeslat. Pod kritérii vyhledávání se zobrazí informace o práci makléře s nemovitostmi a klienty. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. blokační zálohy slouží pro sledování aktuálního stavu složených blokačních záloh. Výběrem položky Blokační zálohy a zobrazí se stránka, kde vybereme pobočku realitní kanceláře a uživatele nebo více uživatelů ze seznamu, zadáme datum od-do(není nutné) a stiskneme tlačítko Odeslat. Zobrazí se seznam nemovitostí a informace o k nim složených blokačních zálohách. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. statistika slouží pro zobrazení celkového statistického přehledu o pčtech inzerátů, počtu inzerátů v jednotlivých kategorií nemovitosti a o počtu zakázek, označených k exportu na jednotlivé realitní servery. STRANA 20 / 23
zdroje reklam slouží pro vyhodnocení efektivity jednotlivých prodejních/reklamních kanálů 3.7 PLÁNOVACÍ KALENDÁŘ Plánovací kalendář slouží k plánování schůzek makléřů, prohlídek nemovitostí apod. Vybereme položku Plánovací kalendář v hlavní nabídce. Zobrazí se stránka se seznamem realitních makléřů (uživatelů) a kalendářem, ve kterém odlišně podbarven aktuální den. Je možno volit z týdenního nebo měsíčního zobrazení a popřípadě zobrazit pod sebou plánovací kalendáře pro více uživatelů najednou (což využijí především uživatelé s rolí Administrativa). Vybereme požadovaného uživatele z rozbalovacího seznamu, pro kterého chceme plánovat a stiskneme tlačítko Odeslat. Poté vybereme požadovaný měsíc stisknutím na šipku vedle názvu měsíce a to buď vpravo pro měsíce následující po aktuálním měsíci anebo stiskneme šipku vlevo pro měsíce předchozí, dále vybereme požadovaný den. Zobrazí se nám stránka, ve které vyplníme jméno klienta, čas např. schůzky nebo prohlídky a popis. Uživatelé s rolí Administrativa mohou rovněž plánovat hromadně události pro více uživatelů najednou podržením klávesy CTRL a volbou více uživatelů ze seznamu. Po vyplnění stiskneme tlačítko Odeslat. Zadané informace se objeví v levé části stránky. Informace lze dále editovat pomocí ikony Editovat a smazat pomocí ikony Smazat. Pro návrat na předchozí stránku použijeme tlačítko Zpět. Pro návrat do hlavní nabídky použijeme tlačítko Hlavní menu. Výběrem kteréhokoliv uživatele lze nahlížet do údajů plánovacího kalendáře ostatních uživatelů a v případě oprávnění modifikovat. Ilustrace 13: Plánovací kalendář STRANA 21 / 23
4 SOUBORY Funkce Soubory slouží ke sdílení souborů (např. vzory smluv, protokoly o prohlídkách apod.) s ostatními uživateli systému v rámci Vaší realitní kanceláře. Není tedy nutné pro tyto účely (sdílení souboru) již používat jiných společných diskových adresářů, přenosných disků, disket a pod. Další výhodou je snadná údržba poslední aktuální verze daného souboru v rámci celé realitní kanceláře. Výběrem položky Soubory v hlavní nabídce se zobrazí stránka s kritérii pro vyhledávání souboru a seznam sdílených souborů. Pro vyhledávání lze vybrat filtr podle Skupiny souborů. Skupinou souborů se rozumí jakýsi ekvivalent složky v systému Windows tj. Pomocí skupin souborů můžete soubory klasifikovat a dále dělit na dílčí, přehlednější skupiny. Skupiny souborů lze modifikovat klepnutím na volbu»upravit. U souborů lze volit mj. i jazyková verze (pro případ nutnosti udržování jednoho souboru ve více jazycích). Ilustrace 14: Práce se soubory 4.1 PŘIDÁNÍ A ÚPRAVA, ODSTRANĚNÍ SDÍLENÉHO SOUBORU V seznamu souborů vlevo nahoře klikneme na ikonu Přidat nový záznam (pro úpravu Upravit záznam ). Zobrazí se formulář. Vybereme soubor pomocí tlačítka Browse (Procházet). Dále je možno napsat (vybrat): Jméno - jméno souboru (např. smlouva o prodeji ). Pokud ponecháme políčko prázdné, jméno se automaticky doplní podle názvu souboru. MIME typ - typ souboru - vyberte z nabídky typ souboru, o který se jedná. Pokud nevíte co zvolit, ponechejte volbu Automaticky. Pozn.: Tato volba je určena pouze pro experty, běžným uživatelům ji nedoporučujeme jakkoliv měnit. STRANA 22 / 23
Skupina souborů - vyberte skupinu souborů, ke které daný soubor logicky patří např. Smlouvy, Prezentace apod. Skupiny souborů lze upravovat viz. výše. Jazyk vyberte jazyk, ve kterém je daný soubor vytvořen. Odstranění sdíleného souboru se provede klepnutím na ikonu Vymazat u vybraného souboru. Ilustrace 15: Přidání souboru 4.1.1 OTEVŘENÍ / ULOŽENÍ SDÍLENÉHO SOUBORU NA DISK Zobrazíme sdílené soubory (viz. nahoře) a klepneme na jméno souboru. Nabídne se volba pro otevření / uložení souboru na disk. V případě uložení vyberte, kam se má soubor uložit na disk Vašeho počítače. STRANA 23 / 23