1. Úvod Plánování a řízení projektů není jednoduchou činností. Je třeba sledovat množství souběžně probíhajících či navazujících úloh, sledovat a plánovat finanční zdroje a správně přidělovat lidské či materiálové zdroje. Někdy je třeba provádět různé analýzy prováděných nebo ukončených projektů. Microsoft Office Project je softwarovým nástrojem, který bude pomáhat tyto projektové činnosti plánovat, zaznamenávat a provádět nad nimi analýzy. Microsoft Office Project slouží k plánování, sledování a řízení projektů a ke komunikaci s projektovým týmem. Efektivní práce s aplikací Project, kromě znalosti používání aplikace samotné, vyžaduje alespoň částečnou znalost problematiky projektového řízení. Projektem rozumíme sled činností, které čerpají lidské, materiálové a finanční zdroje a směřují ke stanovenému cíli. Pro každý projekt platí tzv. projektový trojúhelník vztah mezi časem (časový úsek, za jaký se projekt dokončí), množstvím zdrojů, které je třeba čerpat, a rozsahem projektu. Dalším hlediskem je kvalita ta je mnohdy rozhodující a je také ovlivněna časem, zdroji a rozsahem. Projekt obsahuje samostatné dílčí úkoly. Dílčí úkoly mohou být seskupeny pod souhrnné úkoly. Samotný projekt může být podprojektem nějakého hlavního projektu. Každý úkol má určenou dobu trvání a existují vzájemné vazby mezi nimi. Úkoly mohou mít i časová omezení. Úkol, který slouží k identifikaci nějaké zvláštní události v projektu jako dokončení jedné fáze, se označuje jako milník. K úkolům se obvykle přiřazují zdroje. Ty mohou být buď pracovní, které práci odevzdávají (lidé nebo zařízení), nebo materiálové, které se během projektu spotřebovávají. V programu se plánuje podle kalendářů, které popisují pracovní a nepracovní čas. Rozlišujeme kalendář projektu, kalendář úkolu a kalendář zdroje. Při použití pracovních zdrojů vzniká na úkolu práce plánovaná podle zvoleného kalendáře. Může nastat stav, že zdroj bude přetížen. Program může najít a případně i odstranit takové problémy. Ke každému zdroji je možno definovat náklady, tj. cenu za jednotku práce nebo za materiál. Podle délky trvání úkolu potom program spočítá cenu potřebnou na splnění daného úkolu i celého projektu. Některé úkoly mají předem pevně stanovenou cenu (pevné náklady), což lze při výpočtu celkové ceny projektu zohlednit. Po vytvoření projektu nastává jeho realizace. Uložíme tzv. směrný plán, který postihuje vytvořený projekt (dobu trvání projektu a jeho cenu). Po rozběhnutí projektu zadáváme reálné časy dokončení a reálné náklady úkolů a můžeme tak analyzovat, jak se liší reálná situace oproti plánu. Během práce můžeme měnit plán projektu, nasadit další zdroje k úkolům, které se opožďují, nebo úkoly jinak přeplánovat. Můžeme sledovat i kritickou cestu, tj. úkoly, které přímo ovlivňují dobu trvání celého projektu. Program obsahuje celou řadu zobrazení (úkolů, zdrojů a kombinovaných zobrazení) a sestav. Zobrazení se používají pro práci s projektem i k tisku a jsou k dispozici v několika formátech včetně grafického formátu, formátu grafu, formuláře a seznamu (neboli tabulky). Sestavy, seřazené do několika kategorií, jsou určeny jen pro tisk dat o projektu a poskytují jednoduchou formu analýzy projektu z mnoha hledisek. 1.1 Verze 2003 Aplikace Project 2003 je k dispozici v edicích (vše v české lokalizaci) Project Standard 2003, Project Professional 2003, Project Server 2003 a Project Web Access. Verze Project Standard 2003 je určena pro jednotlivce. Poskytuje všechny nástroje pro tvorbu a sledování projektu až po vytváření zpráv o stavu a průběhu projektu. V této verzi není možné rozesílat úkoly jako e-mailové zprávy zdrojům nebo se připojit k systému Project Server. Verze Project Professional 2003 ve spojení se systémem Project Server 2003 nabízí vlastnosti pro týmy a velké organizace. Project Web Access je pohledem do centra informací reprezentovaného systémem Project Server 2003. 1
1.2 Popis uživatelského rozhraní Titulková lišta Panel nabídek Panely nástrojů Hledání v nápovědě Průvodce projektem Stavový řádek Dokument Panel nabídek se používá pro volbu příkazů při práci s aplikací. Příkazy můžeme volit myší, nebo pomocí klávesnicí. Panely nástrojů slouží k rychlému výběru požadovaného příkazu. Ve stavovém řádku jsou informace o některých stavech aplikace. Podokno úloh usnadňuje práci se soubory a s nápovědou. Jeho prostřednictvím můžeme otevírat soubory projektů, vytvářet nové, stahovat šablony z webu nebo vyhledávat v Microsoft Office Online. Podokno úloh může zobrazovat různý obsah, proto je název aktuálního podokna úloh zobrazen v jeho záhlaví. Automatické otevření při spuštění aplikace můžeme zakázat nebo povolit v dialogovém okně Možnosti na kartě Obecné nastavením zaškrtávacího políčka Zobrazit úvodní podokno úloh. Skrytí nebo zobrazení podokna provedeme příkazem ZOBRAZIT PANELY NÁSTROJŮ PODOKNO ÚLOH. Inteligentní značky jsou tlačítka, která se objeví v několika situacích při práci s aplikací, a to obyčejně v místech, kdy je pro prováděnou operaci k dispozici více variant. Inteligentní značka je zobrazena jako tlačítko, které obsahuje nabídku a nabízí výběr z několika možností. Tyto možnosti se liší podle situace, kde se značka objeví. Inteligentní značky (Přiřazení zdrojů, Úpravy, práce, jednotek a doby trvání, Úpravy data zahájení a dokončení, Odstraňování ve sloupci Název) lze vypnout v dialogovém okně Možnosti na kartě Rozhraní. 2
1.3 Popis okna dokumentu Okno dokumentu zobrazuje pohled na soubor projektu a nachází se uvnitř okna aplikace. Na Hlavním panelu operačního systému má obvykle tlačítko, kterým jej lze aktivovat. V aplikaci Project nelze vidět všechny detaily projektu najednou, vždy pracujeme pouze s některou jeho částí ve vybraném zobrazení. Na soubor projektu existuje celá řada zobrazení, ať jsou to zobrazení předdefinovaná, nebo vlastní. Mezi jednotlivými zobrazeními lze přepínat volbou názvu zobrazení z nabídky Zobrazit nebo Panelu zobrazení (je-li zobrazen). Práce s více okny. V aplikaci lze otevřít více souborů projektů najednou nebo otevřít jeden ve více oknech s různými či stejnými zobrazeními. Pouze jedno okno však může být aktivní, to je takové okno, s nímž pracujeme a má zvýrazněné záhlaví. Nabídka Zobrazit pro přepínání zobrazení Okna dokumentů Název aktivního zobrazení Kontextová nabídka Zobrazit Lze ji vyvolat pravým tlačítkem myši kdekoliv na pruhu s názvem zobrazení Změna zobrazení se projeví v této části dokumentu 3
1.4 Práce s nápovědou Nápověda v aplikaci Project je celkem dobře zpracovaná. Obsahuje možnost propojení služby nápovědy do sítě Internet, prohledávání článků online, stahování šablon či aktualizaci seznamu nápovědy. Hledání v nápovědě. Nejrychlejším způsobem hledání v nápovědě je zadání hledaného textu nebo pojmu do pole Nápověda zadejte dotaz v pravém horním rohu okna aplikace. Tím se v okně nápovědy zobrazí související témata, ze kterých můžeme vybrat to nejlepší. Kontextová bublinová nápověda se zobrazuje přímo v aplikaci. Bubliny se zobrazí buď automaticky za několik vteřin po ukázání na objekt, nebo s použitím k tomu určeného příkazu nebo tlačítka. Automatické bubliny se zobrazí například na panelech nástrojů jako nápověda k jednotlivým tlačítkům. Dále na několika místech v okně dokumentu, například v záhlaví sloupců tabulky v některých zobrazeních. Tato bublina je navíc zajímavá tím, že je v ní odkaz vyvolávající dané téma v nápovědě. 4
Průvodce projektem ukazuje uživateli doplňující informace k jednotlivým krokům práce na projektu. Jeho součástí jsou také průvodci zjednodušující některé akce. Průvodce je tematicky rozdělen do čtyř oblastí podle práce na projektu: úkoly, zdroje, sledování a sestava. Průvodce projektem lze také ovládat pomocí stejnojmenného panelu nástrojů. Ten obsahuje tlačítka na přepínání tematických okruhů či skrytí, popř. zobrazení průvodce, nebo pro volbu konkrétního tématu ze všech dostupných. Není-li panel nástrojů zobrazen, zvolíme příkaz ZOBRAZIT PANELY NÁSTROJŮ PRŮVODCE PROJEKTEM. 2. Vytvoření nového projektu Nový projekt můžeme vytvořit úplně od začátku v prázdném dokumentu, nebo můžeme využít šablonu, ze které budeme vycházet. Šablona nemusí být jen ta instalovaná spolu s aplikací Project, ale může být také vytvořena na základě předchozích projektů, na kterých jsme pracovali. Šablony můžeme také stáhnout z webu kliknutím na odkaz v Podokně úloh Nový projekt. 2.1 Nový prázdný projekt Nový prázdný objekt se obvykle otevře již při spuštění aplikace. Pokud bychom chtěli vytvořit další nový projekt, můžeme použít tlačítko Nový na panelu nástrojů Standardní, klávesovou zkratku Ctrl+N nebo klávesu F11, odkaz Vytvořit nový projekt v Podokně úloh Začínáme, odkaz Prázdný projekt v Podokně úloh Nový projekt. 2.2 Nový projekt ze šablony Zvolíme příkaz z nabídky SOUBOR NOVÝ V Podokně úloh Nový projekt vybereme odkaz V mém počítači V dialogovém okně Šablony vybereme kartu Šablony Project. Zobrazí se seznam dostupných šablon této kategorie. Vybereme požadovanou šablonu a klikneme na OK. Vytvoří se nový dokument založený na vybrané šabloně. Podokno úloh se uzavře a aplikace Project očekává, že dalším krokem bude práce s tímto projektem, a proto se zobrazí Průvodce projektem. 3. Ukládání projektu Uložení do souboru. Standardním formátem souboru projektu je Projekt (*.mpp). Ukládáme-li soubor poprvé, zvolíme příkaz SOUBOR ULOŽIT nebo tlačítko Uložit na panelu nástrojů Standardní nebo klávesovou zkratku Ctrl+S, jinak zvolíme příkaz SOUBOR ULOŽIT JAKO 5
Zobrazí se dialogové okno Uložit jako. Vybereme místo, kam chceme soubor uložit, zadáme jeho název a klikneme na tlačítko Uložit. Soubor se uloží a dialogové okno se zavře. Výběr místa uložení Odstranění vybraného souboru Vytvoření nové složky Volba způsobu zobrazení v okně souborů Soubor již v této složce uložený Otevřená nabídka Nástroje Zobrazení vlastností označeného souboru nebo složky Další nastavení pro ukládaný soubor Seznam míst pro rychlou volbu Formát souboru pro uložení Název souboru Uložení do databáze prostřednictvím rozhraní ODBC Je-li již soubor uložen, příkazem SOUBOR ULOŽIT T nebo tlačítkem Uložit na panelu nástrojů Standardní nebo klávesovou zkratku Ctrl+S se uloží pouze provedené změny a žádné dialogové okno se nezobrazí. Uložení šablony. Formátem šablony je Šablona (*.mpt). Zvolíme příkaz SOUBOR ULOŽIT JAKO, zobrazí se dialogové okno Uložit jako a z nabídky Typ souboru vybereme položku Šablona (*.mpt). Po kliknutí na tlačítko Uložit se zobrazí dialogové okno Uložit jako šablonu, ve kterém vybereme, jaké součásti stávajícího projektu se do šablony neuloží. 6