MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ Nárdní rgán pr krdinaci METODICKÝ POKYN PRO ŘÍZENÍ RIZIK FONDŮ SSR V PROGRAMOVÉM OBDOBÍ 2014 2020 Verze: 1.0
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ Nárdní rgán pr krdinaci a řízení Dhdy partnerství Starměstské náměstí 6 110 15 Praha 1 E-mail: nk@mmr.cz Vydán Ministerstvem pr místní rzvj ČR dne 9. srpna 2013, účinná d 1. listpadu 2013. 1
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 OBSAH PŘEHLED PROVEDENÝCH ZMĚN... 3 1. ÚVOD... 3 2. ZÁVAZNOST A ÚČINNOST DOKUMENTU... 4 3. DEFINICE POUŽÍVANÝCH POJMŮ... 4 4. LEGISLATIVNÍ RÁMEC... 6 5. ZKUŠENOSTI Z PROGRAMOVÉHO OBDOBÍ 2007 2013 NEJVÝZNAMNĚJŠÍ RIZIKOVÉ OBLASTI... 7 6. DOPORUČENÍ PRO NASTAVENÍ SYSTÉMU ŘÍZENÍ RIZIK NA ÚROVNI PROGRAMŮ...10 6.1. Prcesy řízení rizik... 10 6.2. Organizace řízení rizik na úrvni ŘO... 12 6.3. Dkumentace na úrvni ŘO... 13 6.4. Příprava a předlžení Strategickéh realizačníh plánu... 14 7. ŘÍZENÍ RIZIK NA ÚROVNI NOK...14 7.1. Mdul pr reprtvání rizik... 14 8. ZESÍLENÉ ŘÍZENÍ RIZIK NOK...16 8.1. Zesílené řízení rizik NOK... 16 8.2. Zařazení d zesílenéh řízení rizik... 16 8.3. Náležitsti zesílenéh řízení rizik... 16 9. VÝBOR PRO VYHODNOCOVÁNÍ RIZIK...17 10. VZDĚLÁVÁNÍ V OBLASTI RIZIK...17 11. DŮSLEDKY ZA NEDODRŽENÍ METODICKÉHO DOKUMENTU...17 12. SEZNAM ZKRATEK...18 2
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 Přehled prvedených změn Kapitla/ strana Předmět aktualizace Účinnst (datum) Pzn: zatím nebyla prvedena žádná aktualizace, jedná se první verzi metdickéh pkynu. 1. Úvd Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR 1 v prgramvém bdbí 2014 2020 (dále puze MP řízení rizik 2014 2020) čerpá ze zkušenstí s řízením rizik v prgramvém bdbí 2007 2013, přičemž dpručení pr nastavení jedntnéh systému řízení rizik vyplynul i z evaluace Střednědbé hdncení věcné a finanční realizace Nárdníh strategickéh referenčníh rámce v prgramvém bdbí 2007 2013. Cílem MP řízení rizik 2014 2020 je zavedení systematickéh přístupu k identifikaci, hdncení, zvládání, mnitrvání a vykazvání všech významných rizik systémvým, jedntným a integrvaným způsbem tak, aby tat rizika byla minimalizvána a včas eliminvána. Cílem MP řízení rizik 2014 2020 je také dsáhnut stavu, kdy rizika, která jsu kmunikvána s Nárdním rgánem pr krdinaci (NOK), mají srvnatelnu vypvídající hdntu a je mžné s nimi dále pracvat, předat návrhy na jejich minimalizaci na vyšší úrveň, například na úrveň Vlády ČR, či následně přijímat nápravná patření pr snížení významnsti rizika a t nejen z úrvně řídícíh rgánu (ŘO) či NOK, ale například i Vlády ČR. MP řízení rizik 2014 2020 je sestaven tak, aby byl využitelný pr všechny prgramy spadající pd Dhdu partnerství. Jedním z hlavních cílů ŘO je nejen dsáhnut ptimálníh čerpání fndů Splečnéh strategickéh rámce (SSR) při ddržení platné legislativy ale také plnění stanvených věcných a finančních milníků a cílů prgramů. Pd pjmem ptimální je rzuměn c nejhspdárnější, maximálně efektivní a účelné čerpání prstředků fndů SSR (tedy ddržení principů 3E a řádnéh finančníh řízení, cílem tedy není puze maximálně vyčerpat dispnibilní finanční prstředky) v suladu s cíli prgramu. Řízení rizik na úrvni prgramů spčívá v systematické identifikaci, hdncení, zvládání, mnitrvání a vykazvání všech významných rizik jedntným a integrvaným způsbem. Nezbytnst řízení rizik na úrvni prgramů lze becně dvdit z pžadavků a legislativníh rámce a z ptřeby kvalitníh řízení implementačníh prcesu a t jak z phledu ŘO, tak i z phledu NOK, který je dpvědný za naplňvání cílů Dhdy partnerství. Řízení rizik jak na úrvni prgramů, tak na úrvni NOK je vhdné využít také jak systém včasnéh varvání, který je schpen vydat včasný signál nepřiměřeném riziku a inicivat krdinvané akce k minimalizaci tht rizika a ke zmírnění jeh dpadu a pravděpdbnsti, a t především na úrvni řízení ŘO. Řízení rizik na úrvni prgramů pskytuje důležité vstupy d systému řízení rizik na úrvni Dhdy partnerství. 1 Při přípravě prgramvéh bdbí 2014-2020 se przatímně vychází z textů nařízení EU schválených předběžně částečným becným přístupem Radu vyjma záležitstí týkajících se prgramvání, kde byl již dsažen předběžnéh kmprmisu v rámci trialgů s EP. Jedním z výsledků tht kmprmisu je např. změna názvu fndů Splečnéh strategickéh rámce na "Evrpské strukturální a investiční fndy. 3
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 D MP řízení rizik 2014 2020 jsu zaneseny také prvky strategie pr bj s pdvdy a krupcí v blasti fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020. 2. Závaznst a účinnst dkumentu MP řízení rizik 2014 2020 schválila vláda ČR usnesením č. 597 z 9. srpna 2013 a je závazný pr všechny prgramy v rámci všech fndů SSR, přičemž tyt prgramy jsu zastřešeny Dhdu partnerství a jejichž řídící rgán je v kmpetenci ČR, s výjimku kapitly 6, která je dpručující a jedntlivé ŘO mhu v blasti ppsané tut kapitlu zhlednit svá specifika, vnitřní pstupy a již nastavený systém řízení rizik. MP řízení rizik 2014 2020 bude aktualizván dle ptřeby. V mezidbí prvádění aktualizace budu v urgentních případech vydávána metdická stanviska ministra pr místní rzvj, která budu pr subjekty implementační struktury závazná. Účinnst aktualizvaných verzí MP řízení rizik 2014 2020 bude zpravidla 1. den 3. měsíce p měsíci, kdy byla vydána aktualizvaná verze, vždy bude přihlédnut na rzsah prvedených změn, tak, aby subjekty implementační struktury měly mžnst včas na tyt změny reagvat a případně zapracvat změny d řídící dkumentace prgramu. Metdická stanviska budu zapracvána d MP řízení rizik 2014 2020 v rámci následující aktualizace a jejich účinnst bude stanvena jak s hledem zajištění ptřebné reakce na specifické záležitsti vzniklé v průběhu implementace, jejichž důsledky mhu mít vliv na čerpání z fndů SSR, tak také s hledem na mžnsti řídících rgánů se včas těmit pstupy řídit NOK je pvinen při prvním vydání a následných aktualizacích MP řízení rizik 2014 2020 adekvátně publikvat a infrmvat jeh vydání subjekty implementační struktury. Tent MP řízení rizik 2014 2020 nabývá účinnsti d 1. dne třetíh měsíce, který následuje p měsíci, kdy byl schválen vládu ČR. 3. Definice pužívaných pjmů 3E Pjem 3E má v české praxi dva úhly phledu. Zákn finanční kntrle č. 320/2001 Sb., ve znění pzdějších předpisů (dále zákn č. 320/2001 Sb), definuje 3E v suvislsti s pjmy hspdárný efektivní účelný, napak v blasti evaluací se jedná hlavní evaluační kritéria Effectiveness Efficiency Ecnmy (v překladu účelnst účinnst úsprnst). Běžně jsu tyt tři pjmy dplňvány ještě užitečnst a udržitelnst. Bližší rzpracvání pjmů je bsažen v rámci metdickéh pkynu pr evaluace prgramvéh bdbí 2014-2020. Pr účely tht metdickéh pkynu je pužita definice 3E plynucí ze zákna č. 320/2001 Sb. Auditní rgán Orgán zdpvědný za zajištění řádnéh prvádění auditů za účelem věření účinnéh fungvání řídícíh a kntrlníh systému prgramu a za vyknávání činnstí v suladu s čl. 116 návrhu becnéh nařízení. 4
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 Dhda partnerství Dkument vypracvaný členským státem za účasti partnerů v suladu s přístupem zalženým na víceúrvňvé správě, který stanví strategii členskéh státu, pririty a patření pr účinné a efektivní využívání fndů SSR za účelem dsahvání cílů strategie Evrpa 2020. Fndy SSR Fndy EU určené k realizaci SSR: Evrpský fnd pr reginální rzvj (EFRR), Evrpský sciální fnd (ESF), Fnd sudržnsti (FS), Evrpský zemědělský fnd pr rzvj venkva (EZFRV) a Evrpský námřní a rybářský fnd (ENRF). Hlavní indikátry Hlavní indikátry jsu indikátry, které jsu sučástí prgramvéh dkumentu a pdléhají přím schvalvání EK, jsu sučástí NČI 2014+. Indikátry Indikátr je nástrj pr měření cíle / plánu, pstupu či dsažených efektů jedntlivých úrvní implementace. Indikátr musí být přesně definván a tvří jej kód, název, jasná definice, měrná jedntka včetně ppisu způsbu měření, zdrj údajů, výchzí, cílvá 2 a dsažená hdnta. Pjem indikátr má stejný význam jak jeh český ekvivalent ukazatel. Milníky Milníky jsu průběžné cíle pr priritní sy/pririty Unie, které vyjadřují zamýšlený pkrk naplánvaný k určitému termínu. Milníky jsu pr každý perační prgram/prgram rzvje venkva stanveny v textu tht prgramu. Mezi milníky patří finanční ukazatele stavu implementace a indikátry výstupů ppř. výsledků. Mnitrvací systém (MS2014+) Infrmační systém služící k mnitrvání, řízení, hdncení a reprtvání implementace fndů SSR v České republice v prgramvém bdbí 2014 2020, a t na všech úrvních implementace (prjekt, prgram, Dhda partnerství). Mnitrvací výbr Výbr, jehž úklem je psuzvat prvádění prgramu. Mnitrvací výbr plní funkce v suladu s čl. 43 návrhu becnéh nařízení a dále specificky dle čl. 100 návrhu becnéh nařízení, resp. čl. 81 návrhu specifickéh nařízení k EZFRV3, neb čl. 137 návrhu specifickéh nařízení k ENRF4. Členy mnitrvacíh výbru jsu zástupci příslušných řídících a krdinačních subjektů a partnerů (např. dbry ministerstev, partnerská ministerstva, kraje, bce, nestátní neziskvé rganizace apd.). 2 Cílvu hdntu nemusí mít stanveny dílčí indikátry rzpadvéh pravidla např. indikátry týkající se detailníh členění účastníků prjektů dle Přílhy 1 nařízení ESF. 3 Označení specifické nařízení k EZFRV pužíván pr návrh Nařízení Evrpskéh parlamentu a Rady pdpře rzvje venkva z Evrpskéh zemědělskéh fndu pr rzvj venkva 4 Označení specifickéh nařízení k ENRF pužíván pr návrh návrhu Nařízení Evrpskéh parlamentu a Rady Evrpském námřním a rybářském fndu 5
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 Nárdní rgán pr krdinaci Centrální metdický a krdinační rgán pr implementaci prgramů splufinancvaných z fndů SSR v České republice v prgramvém bdbí 2014-2020. V uvedené blasti je partnerem pr Evrpsku kmisi za ČR, zabezpečuje řízení Dhdy partnerství na nárdní úrvni, je správcem mnitrvacíh systému, je metdickým rgánem v blasti implementace a centrálním rgánem pr blast publicity a budvání absrpční kapacity. Platební a certifikační rgán Orgán zdpvědný za celkvé finanční řízení prstředků pskytnutých České republice z rzpčtu EU. Pravidl n+3 Pravidl n+3 je pvažván za nástrj k zajištění plynulsti čerpání finančních prstředků z fndů SSR. Pdle tht pravidla musí být alkace pdpry pr n-tý rk vyčerpána v následujících třech kalendářních letech. Rizik Rizik je v tmt metdickém pkynu chápán jak událst, resp. jev, který může svým negativním půsbením vést k nesplnění neb puze k částečnému naplnění hlavníh cíle prgramu a tím vlivnit schpnst ŘO dsáhnut čekávanéh výsledku a tím i naplňvání cílů Dhdy partnerství. Řídící rgán Orgán zdpvědný za účelné, efektivní a hspdárné řízení a prvádění peračníh prgramu neb Prgramu rzvje venkva v suladu se zásadami řádnéh finančníh řízení. Funkcemi řídícíh rgánu peračníh prgramu splufinancvanéh z EFRR, ESF, FS může být pvěřen veřejný neb sukrmý subjekt nárdní, reginální neb lkální úrvně, v případě peračníh prgramu neb Prgramu rzvje venkva splufinancvanéh z ENRF, EZFRV se může jednat veřejnprávní neb sukrmprávní subjekt půsbící na celstátní neb reginální úrvni neb samtný členský stát. Řídící rgán vyknává činnsti v suladu s čl. 114 návrhu becnéh nařízení, resp. čl. 73 návrhu specifickéh nařízení k EZFRV, neb čl. 108 návrhu specifickéh nařízení k ENRF Řízení rizik Řízení rizik je prces identifikace a vyhdncvání rizik, jejich sledvání, přijímání patření, která vedu k mezení pdstupvaných rizik. Řízení rizik v sbě zahrnuje i dpvědnst za pdstupená rizika a prces neustáléh zefektivňvání celéh systému řízení rizik. 4. Legislativní rámec Na evrpské úrvni je nutné respektvat především ze Smluvy fungvání Evrpské Unie 5. Pr tut blast je důležitý především článek č. 325. Nařízení č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanví finanční pravidla suhrnném rzpčtu Unie a zrušení nařízení Rady (ES, Euratm) č. 1605/2002, zejména článek č. 32. 5 Kapitla má pr jedntnst napříč metdickými dkumenty název legislativní rámec, i když tent pjem přesně nezahrnuje mezinárdní smluvy, jak je tmu v případě Smluvy fungvání Evrpské Unie. 6
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 Řízení rizik ve veřejné správě je upraven záknem č. 320/2001 Sb., finanční kntrle ve veřejné správě a změně některých záknů (zákn finanční kntrle), ve znění pzdějších předpisů; dkazuje se zejména na ustanvení 4 dst. 1 písm. b), 11 dst. 3 písm. b) a 25 dst. 1 citvanéh zákna. 5. Zkušensti z prgramvéh bdbí 2007 2013 nejvýznamnější rizikvé blasti Oblast rizik byla detailně analyzvána ve střednědbém hdncení věcné a finanční realizace Nárdníh strategickéh referenčníh rámce v prgramvém bdbí 2007 2013. Krmě jedntlivých rizik byl hdncen i samtný systém řízení rizik. Dpručení se týkaly jak suhrnných zpráv řízení rizik, tedy jejich kvalitě, bsahvé náplni a prvnatelnsti identifikvaných rizik, tak i prcesů navazujících na identifikaci rizik. Jak nedstatečný byl hdncen například systém předávání návrhů na minimalizaci rizik na vyšší úrvně. Tat dpručení jsu v MP řízení rizik 2014 2020 zhledněna. Byla identifikvána ptenciální rizika, která by mhla zásadním způsbem vlivňvat implementaci prgramů financvaných z fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020. Další mžná rizika pr realizaci prgramů byla identifikvána také v průběžném hdncení Prgramu rzvje venkva ČR na bdbí 2007-2013 a střednědbém hdncení Operačníh prgramu Rybářství 2007 2013, kde dšl také k frmulaci dpručení pr prgramvé bdbí 2014 2020. Na základě těcht rizik a dpručení, a také na základě dsavadních zkušenstí byly ze strany NOK identifikvány rizikvé blasti, které je nutné pravidelně sledvat, prtže se jedná rizikvé blasti stěžejní pr zdárnu implementaci prgramů, ale i prt, že tyt blasti budu vyhdncvány na nárdní úrvni a budu sučástí sestavy pr reprtvání rizik (viz kapitla 7.1). Tyt rizikvé blasti se mhu dále rzpadat na jedntlivá dílčí rizika. Jedná se následující: Rizikvé blasti řízení systému prgramu Infrmační systém - nefunkčnst neb nedstatečná funkčnst, výpadky, chybná data a další situace, kdy nedstatky infrmačníh systému vlivňují úspěšnu implementaci prgramu. řízení rizikvé blasti 6 : rizika v tét blasti by měla být eliminvána zavedením jedntnéh centrálníh mnitrvacíh systému, kterému by měla předcházet pdrbná diskuze všech aktérů implementační struktury s cílem zhlednit specifika jedntlivých prgramů a pžadavky prgramů na tent systém. Z úrvně prgramů je nutné předávat infrmace prblémech v IT správci systému stanveným způsbem. Výběr a hdncení prjektů - pchybení při výběru a hdncení prjektů, vlivňvání, plitické vlivy apd. řízení rizikvé blasti: pr minimalizaci rizik v tét blasti je nutné ddržvat stanvené pstupy a pravidla, která budu bsahvat principy snižvání rizika pdvdů. Základem pr tt nastavení bude metdický pkyn pr řízení výzev, výběr 6 Pd pjmem řízení rizikvé blasti jsu uvedeny návrhy mžných způsbů řízení těcht rizik. 7
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 a hdncení prjektů v prgramvém bdbí 2014 2020 s důrazem na transparentní a bjektivní hdncení. Legislativa - legislativní překážky, které hržují úspěšnu implementaci prgramu, nejedntný výklad pravidel pr pskytvání pmci, právní nejistta jedntlivých aktérů při výknu jejich činnsti. řízení rizikvé blasti: z pzice ŘO je důležité především infrmvat identifikvaných prblémvých blastech. NOK se tét blasti dluhdbě věnuje a splupracuje s statními subjekty implementace na definvání prblematických blastí. NOK v relevantních případech bude inicivat prvádění změn legislativní a nelegislativní pvahy. Administrativní kapacita - nedstatečná, nekmpetentní či nestabilní administrativní kapacita, fluktuace pracvníků hržující implementaci prgramu či zachvání institucinální paměti. řízení rizikvé blasti: pr zajištění tét stability je nutné adekvátním způsbem využívat dpvídající nástrje v blasti řízení lidských zdrjů (stanvení strategie rzvje lidských zdrjů vč. systému hdncení zaměstnanců a na něj navázaný mechanismus dměňvání, mtivace a kariérníh pstupu, systém vzdělávání zaměstnanců apd.). Z hlediska zajištění dstatečných administrativních kapacit je účelné prvést analýzu ptřeb lidských zdrjů se zaměřením na bdbí překryvu dvu prgramvých bdbí a zhlednit výsledky tét analýzy při plánvání systemizvaných míst. Absrpční kapacita - nedstatečná absrpční kapacita, nedstatek kvalitních prjektů, nedstatečná schpnst vyčerpat alkvané prstředky. řízení rizikvé blasti:prblematika absrpční kapacity je napjena již na prvtní fáze přípravy prgramů, nastavení vnitřních prcesů, vyhlašvání výzev a samtné řízení prgramu. Pravidla pr tt nastavení budu bsaženy především v metdickém pkynu pr řízení výzev, výběr a hdncení prjektů v prgramvém bdbí 2014 2020, metdickém pkynu pr přípravu prgramvých dkumentů pr prgramvé bdbí 2014 2020 a metdickém pkynu pr mnitrvání fndů SRR v ČR v prgramvém bdbí 2014-2020. Veřejné zakázky - prušvání pravidel v blasti veřejných zakázek, neplnění harmngramu prjektu kvůli dluhým lhůtám pr vydávání stanviska ÚOHS. řízení rizikvé blasti: z úrvně prgramu je jednu z nejdůležitějších aktivit pskytvání efektivní metdické pdpry žadatelům a příjemcům pdpry (metdické příručky, šklení, semináře, zajištění certifikvaných pradců pr blast zadávání veřejných zakázek apd.), aby byla minimalizvána chybvst zadávacích řízení. Na nárdní úrvni lze rizika v tét blasti zmírnit také sustavným vyhdncváním aplikace zákna č. 137/2006 Sb., veřejných zakázkách, ve znění pzdějších předpisů a navrhváním jeh případných úprav. Ke snížení rizika by přispěl i zefektivnění činnsti úřadu pr chranu hspdářské sutěže (ÚOHS) tak, aby byly zkráceny lhůty jeh rzhdvání. V tét blasti NOK s ÚOHS pravidelně kmunikuje. 8
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 Velké prjekty - zpžďvání realizace velkých prjektů (u prgramů, kde je tt rizik relevantní), prdlužvání jejich schvalvání, nedstatečná kmunikace. řízení rizikvé blasti: z úrvně prgramu je pr eliminaci tht rizika nutné především zajistit kvalitní a včasnu přípravu veškeré pdkladvé dkumentace, především zvýšenu kmunikací s příjemci a pskytváním metdické pdpry a prvázáním prjektu na nárdní strategické a kncepční dkumenty tak, aby nemhl djít ke zdržení na straně ČR. Sučasně je nezbytné aktivně splupracvat s Evrpsku kmisí (EK) a prstřednictvím věcně příslušných rgánů pdprvat schvalvací řízení v EK. Kntrlní systém - pchybení v řádném fungvání řídících a kntrlních systémů, vyská zátěž z důvdu nekrdinace auditů a kntrl. řízení rizikvé blasti: z úrvně prgramů je důležité pravidelně prvádět vyhdncení funkčnsti řídících a kntrlních systémů. Tat blast byla v prgramvém bdbí 2007 2013 napadána ze strany EK a v návaznsti na plnění Akčníh plánu pr zlepšení systému řízení a kntrly v rámci strukturálních fndů v ČR (2012). I nadále je nutné vyhdncvat přijatá patření a přijímat krky pr zlepšení funkce řídících a kntrlních systémů. Pr snížení zátěže jedntlivých ŘO je také nutné krdinvat jedntlivé audity a kntrly, aby nedcházel k jejich překrývání či přílišné kumulaci kntrlní činnsti jedntlivých subjektů. T bude zajištěn v mdulu krdinace plánvání veřejnsprávních kntrl veřejné finanční pdpry, který spravuje Ministerstv financí ČR. Rizik pdvdu a krupce - Pdvdy, zahrnující krupci, zprnevěru aktiv a falšvání výkazů při implementaci prgramů řízení rizikvé blasti: V bdbí 2007-2013 se vyskytl mnžství případů zneužití prstředků pskytnutých z fndů EU. V případě něklika peračních prgramů dšl k významným negativním dpadům na státní rzpčet a v něklika případech byl dčasně pzastaven prplácení ze strany Evrpské kmise. Z úrvně prgramů je důležité aplikvat patření, které mhu tt rizik snížit neb eliminvat, zavádět preventivní patření, identifikvat mžné indikátry pdvdu a přensem infrmací minimalizvat rizika pakvání ptvrzenéh případu pdvdu v buducnu. Rizikvé blasti naplňvání cílů prgramu Nenaplnění stanvených věcných a finančních milníků - sledvány budu nadefinvané hranice u každéh prgramu. řízení rizikvé blasti: rizika v tét blasti mhu být minimalizvána vhdným nastavením predikcí a jejich plněním. Dále také prstřednictvím průběžnéh sledvání, vyhdncvání a případně i přijímání nápravných patření pr snížení významnsti rizika - viz kapitla 7.1. Nenaplnění pravidla N+3 - přesné hranice budu nadefinvány v MP mnitrvání 2014 2020. 9
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 řízení rizikvé blasti: rizika v tét blasti mhu být minimalizvána vhdným nastavením a plněním predikcí a dále také prstřednictvím průběžnéh sledvání, vyhdncvání a případně i přijímání nápravných patření pr snížení významnsti rizika - viz kapitla 7.1. Nenaplnění hlavních indikátrů - přesné hranice budu nadefinvány v MP mnitrvání 2014 2020. řízení rizikvé blasti: rizika v tét blasti mhu být minimalizvána vhdným nastavením a plněním predikcí a dále také prstřednictvím průběžnéh sledvání, vyhdncvání a případně i přijímání nápravných patření pr snížení významnsti rizika - viz kapitla 7.1. 6. Dpručení pr nastavení systému řízení rizik na úrvni prgramů Pr zavedení funkčníh systému řízení rizik na úrvni prgramu je třeba pstupně zvládnut řadu jeh dílčích slžek, tedy jedntlivé prcesy řízení. Jelikž se již nacházíme v třetím prgramvém bdbí, tak lze knstatvat, že systém řízení rizik je zaveden u všech prgramů. Systémy jsu nastaveny se snahu eliminvat rizika, redukvat jejich ptenciální dpady neb je maximálně mezit. Dá se říci, že prces řízení rizik je vnímán jak pzitivní faktr řízení prgramu a také využíván k rzhdvacím prcesům. Tat část MP řízení rizik 2014 2020 služí jak dpručení pr nastavení či úpravu systému pr všechny prgramy tak, aby dcházel k srvnatelnému přístupu a vykazvání rizik u všech prgramů. 6.1. Prcesy řízení rizik Řízení rizik řídícím rgánem představuje nezbytnu sučást řízení prgramu. Řízení rizik na úrvni prgramu má dále návaznst v systému řízení rizik v rámci celé struktury fndů SSR, resp. tvří nezbytnu sučást integrvanéh řízení rizik Dhdy partnerství. Řízení rizik na úrvni prgramu také vytváří zpětnu vazbu pr nastavení řídících a kntrlních systémů, nebť pskytuje pdněty pr jeh zdknalení a zefektivňvání prstřednictvím neustáléh věřvání nastavení a funkčnsti tht systému. Mezi nejdůležitější prcesy patří: Identifikace rizik Identifikaci rizik můžeme charakterizvat jak pravidelné a kntinuální mnitrvání všech prbíhajících interních a externích událstí, které vlivňují naplňvání cílů prgramu. U těcht událstí pak rzlišujeme pzitivní neb negativní dpad. Ty událsti, které mají negativní dpad, jsu rizika. Identifikace rizik spčívá ve zjištění a strukturvané evidenci významných ptenciálních rizik a je úzce prvázána se samtným řízením prgramu. Zpracvání analýzy rizik Rizik většinu neexistuje izlvaně, ale bvykle se jedná určité kmbinace rizik, které mhu ve svém dpadu představvat hrzbu pr implementaci prgramu. Vzhledem k mnžství rizik je třeba určit pririty z phledu dpadu a pravděpdbnsti jejich výskytu a zaměřit se na klíčvé rizikvé 10
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 blasti. K tmu služí analýza rizik, kteru si jedntlivé ŘO zpracvávají dle svých pžadavků, nastavených prcesů a při respektvání specifik prgramu. Vyhdncení rizik Vyhdncení významnsti (resp. důležitsti) identifikvaných rizik může být prveden buď dstatečně dbrně vybaveným jedntlivcem expertem, neb skupinu dbrníků expertů. Předmětem hdncení je u každéh rizika velikst jeh dpadu D a pravděpdbnst výskytu P. Dpad i pravděpdbnst jsu hdnceny v kvantitativních škálách s definvaným významem jedntlivých stupňů škály. Pr účely reprtvání na vertikální úrvni (tedy na úrvni ŘO - NOK viz kapitla 7) jsu stupnice nastaveny takt: Stupeň dpadu rizika D je hdncen dle následující stupnice: Hdnta Dpad Ppis 1 Téměř neznatelný velmi malý nevlivňují znatelně ani vnitřní chd útvaru, neřeší se na úrvni managementu 2 Drbný malý vlivňuje puze vnitřní chdjedntlivých útvarů rganizace, řeší většinu veducí zaměstnanec útvaru ppřípadě nižší úrvně útvaru veducí ddělení, vlivy se většinu řeší v rámci běžnéh chdu 3 Významný střední negativní vliv na dsažení stanvených cílů, úklů rganizace či útvaru, není zanedbatelný, vyžaduje se řešení d střední úrvně vedení ředitelů dbrů 4 Velmi významný vyský významná ztráta, značná škda, závažná škda neb nesrvnalst veducí k právním neb trestně právním šetřením, snížení kmpetencí, dále prblém hržení dsažení stanvených cílů rganizace, útvaru neb prblém s implementací prgramvých pdpr a vztahy s statními institucemi, vyžaduje se řešení d vrchlvéh vedení rganizace 5 Kritický velmi vyský významná ztráta pvěsti, krize ve vedení, ztráta klíčvé kmpetence, ztráta věrhdnsti, vyžaduje se řešení d vrchlvéh vedení rganizace Velikst pravděpdbnsti výskytu rizika P je hdncena dle následující stupnice: Hdnta Pravděpdbnst výskytu Ppis 1 Téměř nemžné velmi malá vyskytne se puze ve výjimečných případech 2 Výjimečně mžná malá někdy se může vyskytnut, ale není t pravděpdbné 3 Běžně mžná střední někdy se může vyskytnut 4 Pravděpdbná vyská pravděpdbně se vyskytne 5 Hraničící s jisttu velmi vyská vyskytne se skr jistě 11
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 Ne vždy je však mžné rizik zařadit přesně, pkud t mžné nebude, zvlí daný expert (experti) nejbližší vhdnu alternativu. Stupeň významnsti rizika V je dán sučinem bdvéh hdncení dpadu rizika D (dpad) a pravděpdbnsti výskytu rizika P, tedy V = D x P. Stupeň významnsti rizika V je hdncen dle následující stupnice: Hdnta Stupeň významnsti rizika Ppis 1-7 Malý význam Mál významné rizik, bez dpadu na implementaci prgramu. 8-12 Střední význam Významné rizik s malým dpadem na implementaci prgramu. 13-25 Významné až velmi významné Kritické rizik s mžným významným dpadem na implementaci prgramu Taktika řízení rizik Taktika řízení rizik spčívá ve výběru nejvhdnějšíh pstupu pr zvládání příslušnéh rizika. Zvládání rizika spčívá becně ve snižvání jeh dpadu aneb jeh pravděpdbnsti výskytu. Stanvují se generické taktiky k jejich zvládnutí výběrem jedné z dále uvedených metd, například vylučení rizika, snížení rizika, přens rizika, přijetí rizika a další. Vlba základní taktiky vychází z dispnibilních mžnstí, jakými vůbec lze v principu snížit dpad a pravděpdbnst knkrétníh rizika. Stanvení základní taktiky se děje zpravidla pět tevřenu skupinvu řízenu diskusí skupiny expertů. Pr zvlenu taktiku zvládání kritickéh rizika jsu následně stanvena knkrétní patření (viz Plán patření, kapitla 7.1.). Mnitrvání, vykazvání a reprtvání Systém mnitrvání a reprtingu je zalžen na evidenci rizik. Tzn. každé rizik, které je pvažván za kritické, musí být evidván a infrmace něm předávány zvlášť. Mnitrvání kritických rizik prbíhá spjitě v čase a spčívá ve sledvání blasti přidělenéh kritickéh rizika dle nastavenéh plánu patření, který se nastavuje pr každé kritické rizik. Tent plán patření rizika spravuje jeh správce, tedy například pracvník ŘO dpvědný za sledvanu blast. Mnitrvání rizika je tedy zalžen na pravidelném perativním sledvání danéh rizika a psuzvání patření na jeh zvládání. Při mnitrvání rizik je pdstatným prcesem sledvání přijatých patření a jejich pravidelné vyhdncvání. 6.2. Organizace řízení rizik na úrvni ŘO Organizace řízení rizik jak další linie řízení ŘO nemá úplnu nezávislst na hlavní linii řízení a t především vzhledem k mezenému pčtu pracvníků (a tím i ptřeby vstupů d všech aktérů, bez vyčleňvání specializvaných pracvníků jen na práci s riziky) a nutnsti zajistit vstupy z různých úrvní. Přest by měl být návrh rganizace řízení rizik v ŘO veden snahu p c nejvyšší nezávislsti na hlavní linii řízení ŘO. 12
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 Organizační struktura systému řízení rizik se sestává z řídícíh rgánu, vrchlvéh managementu řídícíh rgánu a správců kritických rizik. Vzhledem k různrdsti ŘO zde uvádíme puze becnu strukturu rganizace řízení rizik s tím, že bude následně vhdně začleněna d rganizace knkrétníh ŘO. Rle jedntlivých slžek rganizační struktury řízení rizik ilustruje následující výčet jejich vybraných pravmcí a dpvědnstí: Řídící rgán tj. ministerstv / hlavní měst Praha především dpvídá za nastavení a fungvání systému řízení rizik jak celku, schvaluje cíle a pstupy řízení rizik, prjednává alespň jedenkrát rčně směrnice a pkyny řízení rizik, kritická rizika a způsby jejich řízení, prjednává a schvaluje kmunikaci systému řízení rizik a jeh výstupech (např. zprávu řízení rizik). Vedení ŘO (ředitel + veducí pracvníci) především prjednává alespň jedenkrát rčně celkvu strategii a plitiku řízení rizik a vytváří celkvý rámec řízení rizik, kntrluje a schvaluje plitiku a pstupy řízení (zvláště kritických) rizik, peridicky psuzuje celkvu rizikvu pzici implementačníh systému, vývj kritických rizik a fllw up. Správce rizika (pracvník dbrně dpvědný za danu blast) především aktualizuje peridicky data a ukazatele svém riziku/ rizicích ve své dbrné půsbnsti, sleduje je a vydává včasná varvání (usudí-li, že t je třeba), zpracvává peridicky zprávu svém riziku (hlavně sleduje dchylky prti minulsti) pr vedení ŘO, navrhuje patření ke zvládání svéh rizika linivým manažerům a vedení ŘO a snaží se zlepšit pstupy, metdy atd. pužité k řízení (např. hdncení) svéh rizika v suladu se strategií a pkyny vedení ŘO. Je třeba zdůraznit, že správce rizika nenese dpvědnst za přidělené rizik a jeh zvládání, tat dpvědnst zůstává na linivých veducích. Uvedený výčet pravmcí a dpvědnstí není vyčerpávající a jeh upřesnění bude také záviset na způsbu implementace řízení rizik v pdmínkách knkrétníh ŘO, ptažm prgramu. Interní audit není zapjen d vlastníh výknu řízení rizik prgramu, ŘO však může využít knzultace s interním auditem v blasti nastavení řízení rizik, tak řízení jedntlivých rizik implementace prgramu. 6.3. Dkumentace na úrvni ŘO Dkumentace systému řízení rizik je na úrvni ŘO vedena zpravidla jak v papírvé, tak v elektrnické pdbě a je nedílnu sučástí systému dkumentace ŘO. Jedná se zpravidla tyt dkumenty: Operační manuál ppisující systematický přístup k řízení rizik danéh prgramu. Dílčími, nepvinnými dkumenty pak jsu: Systém řízení rizik zachycující implementvaný stav systému řízení rizik v ŘO Zprávy riziku, které zpracvávají dbrní pracvníci ŘO; zaslané zprávy v rámci vykazvání eviduje vedení ŘO. Dkumentace může také bsahvat detailnější pkyny pr řízení jedntlivých kritických rizik. Předávání dat NOK prstřednictvím infrmačníh systému MS 2014+ je řešen samstatně v kapitle 7. 13
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 6.4. Příprava a předlžení Strategickéh realizačníh plánu ŘO mají také pvinnst zpracvávat pr zajištění plnění cílů Dhdy partnerství a dsahvání synergických efektů prstřednictvím realizace prjektů Strategický realizační plán, který vychází ze střednědbéh a dluhdbéh plánu dsahvání cílů na úrvni prgramu. Detailní pžadavky na předkládání tht Strategickéh realizačníh plánu, peridicita předkládání a vyhdncvání, stejně jak jeh bsah je ppsán v Metdickém pkynu pr přípravu prgramvých dkumentů pr prgramvé bdbí 2014 2020. 7. Řízení rizik na úrvni NOK Z pzice krdinátra je zásadní pr správný výkn funkce mít k dispzici kvalitní data a infrmace pkrku, aktuálním stavu a předpkládaném vývji jedntlivých prgramů a tím i naplňvání cílů Dhdy partnerství. Tyt kvalitní pdklady jsu pdmínku pr efektivní krdinaci, včasnu identifikaci případných prblémů a rizik implementace fndů SSR, sledvání patření a jejich plnění a vliv na čerpání fndů SSR. Tyt aktivity mají nejen za úkl řešit případné prblémy jedntlivých prgramů, ale také přispět k ptimalizaci implementačníh systému. Bez kvalitních dat a infrmací se nebejdu také aktivity v blasti kntrl, evaluací, ptimalizace implementačníh systému, prezentace a reprtvání čerpání fndů SSR. NOK, který je zdpvědný za naplňvání cílů Dhdy partnerství, spravuje integrvaný systém řízení rizik, d něhž jsu zapjeny všechny prgramy spadající pd Dhdu partnerství, Platební a certifikační rgán (PCO) a Auditní rgán (AO). Na jejich základě a na základě dalších infrmací a zkušenstí z předchzích prgramvých bdbí rizika sumarizuje a vyhdncuje. Infrmace kritických rizicích budu předmětem Výrční zprávy plnění cílů Dhdy partnerství, která bude předkládána Radě pr fndy SSR. Pr účely reprtingu p vertikální úrvni je předvytvřen mdul pr reprtvání rizik v MS 2014+, který je ppsán v kapitle 7.1 a který pskytuje ucelený přehled rizicích, která byla identifikvána a hdncena v rámci danéh bdbí na úrvni příslušnéh prgramu. 7.1. Mdul pr reprtvání rizik Na nárdní úrvni bude v infrmačním systému MS 2014+ vytvřen mdul, který budu všechny ŘO pr reprtvání rizik využívat. Bude bsahvat 6 částí: sestavu pr reprtvání rizik, která bude bsahvat: předdefinvanu rizikvu blast (viz kapitla 5), ple pravděpdbnst výskytu (viz kapitla 6), dpad (viz kapitla 6), a výsledné číselné hdncení rizika, které bude prveden autmaticky (viz kapitla 6).) V rámci rizikvé blasti bude mžné ppsat a hdntit více dílčích rizik, které d tét blasti spadají. Bude zavedena i kategrie Ostatní pr případ identifikace kritickéh rizika mim vymezené blasti. Pr každé identifikvané významné a kritické rizik bude dále k dispzici textvé ple, jehž vyplnění bude v případě kritických rizik pvinné (dbrvlné v případě významných rizik). Bude zde uveden pdrbný ppis rizika z phledu ŘO. 14
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 sestavu pr sledvání finančních a věcných milníků V tét sestavě se budu zbrazvat případy, kde djde k nenaplnění stanvených kvartálních hranic u finančních a věcných milníků (bude nadefinván v MP mnitrvání 2014 2020) a bude pžadván pdrbně zdůvdněný kmentář k tmut stavu. sestavu pr sledvání indikátrů V tét sestavě se budu zbrazvat případy, kde djde k nenaplnění stanvených kvartálních hranic u vyjmenvaných hlavních indikátrů prgramu (bude nadefinván v MP mnitrvání 2014 2020) a bude pžadván pdrbně zdůvdněný kmentář k tmut stavu. sestavu pr sledvání plnění predikcí V tét sestavě se budu zbrazvat případy, kde djde k neddržení stanvených predikcí (bude nadefinván v MP mnitrvání 2014 2020) a bude pžadván pdrbně zdůvdněný kmentář k tmut stavu. sestavu pr sledvání lhůt a pstupů V tét sestavě se budu zbrazvat případy, kde djde k neddržvání stanvených lhůt a pstupů (bude nadefinván v MP mnitrvání 2014 2020 a Metdickém pkynu pr řízení výzev, výběr a hdncení prjektů v prgramvém bdbí 2014 2020) a bude pžadván kmentář k tmut stavu. V případě PRV a OP Rybářství bude sledván dle dstupnsti údajů. Plány patření k identifikvaným rizikům a rizikvým blastem. V plánech patření se budu zaznamenávat všechna kritická rizika v případě první drážky a neddržení limitů v drážkách 2-5. Tent plán patření bude mít pdbu tabulky, kde bude zanesen dkaz na kritické rizik či prblematicku blast z výše zmiňvaných sestav, návrh patření na jeh minimalizaci či dstranění, termíny pr přijetí těcht patření, gestr (na úrvni instituce), kntaktní sba - správce rizika a ppis stavu danéh rizika a přijatých patření (nahlášené, v řešení, vyřešené, naplněné (prpuklé). Tyt plány patření budu služit jak pdklad pr zesílené řízení rizik prváděné ze strany NOK. Tyt sestavy jsu vyplňvány dvakrát (sestava pr reprtvání rizik) rčně a t vždy k 1. 2. (za bdbí 1. 7-31. 12.) a 1. 8. (za bdbí 1. 1. - 30. 6) danéh rku (pprvé k 1. 8. 2014), čtvrtletně (sestava pr sledvání finančních a věcných milníků, sestava pr sledvání indikátrů, sestava pr sledvání plnění predikcí a sestava pr sledvání lhůt a pstupů) a t vždy k 15. 4., 15. 7., 15. 10. a 15. 1. danéh rku (pprvé k 15. 10. 2014) a v případě výskytu nečekávané událsti, resp. výskytu systémvéh rizika (rizik, které bude mít plšný dpad na všechny prgramy) může být kterákliv sestava vyplněna neprdleně. Plány patření kritických rizik budu aktualizvány minimálně ve shdných termínech, tedy k 1. 2. a 1. 8. danéh rku u plánu patření, který se váže k sestavě pr reprtvání rizik a čtvrtletně (plány patření, které se váží k statním sestavám) a t vždy k 15. 4., 15. 15
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 7., 15. 10. a 15. 1. danéh rku. Vhdná je však jejich aktualizace vždy při naplnění stanvených úklů či změně situace u danéh rizika či blasti. Důsledky za neplnění těcht termínů a nepskytnutí infrmací rizicích ŘO budu stanveny na jednáních Výbru pr vyhdncení rizik (viz kapitla 9). Sučástí řešení bude i alert systém, který upzrní na termíny (termín pr vyplnění sestavy nadefinvanu sbu, upzrnění na termín vypršení lhůty pr patření na eliminaci či minimalizaci kritických rizik) a t 10 dní před vypršením tht termínu a následně i při jeh vypršení. 8. Zesílené řízení rizik NOK 8.1. Zesílené řízení rizik NOK Zesílené řízení rizik NOK prakticky znamená aplikaci krizvéh řízení za účelem úspěšnéh vyčerpání finančních prstředků a naplnění cílů v rámci hržených prgramů. Předpkladem úspěšné aplikace zesílenéh řízení rizik je úplná splupráce dtyčnéh řídícíh rgánu. Jednání zesílenéh řízení rizik se účastní zástupci ŘO, NOK a PCO, na pzvání také zástupci AO, případně také dalších relevantních subjektů. 8.2. Zařazení d zesílenéh řízení rizik Zařazení d zesílenéh řízení rizik bude u jedntlivých prgramů prveden na základě multikriteriální analýzy, která se bude zpracvávat čtvrtletně a kde nebude psuzván jen čerpání prgramu, ale také naplňvání cílů a další faktry, které vlivňují či determinují úspěšnst prgramu. Sučástí tét multikriteriální analýzy bude nejen čerpání, ale také plnění finančních i věcných milníků, naplňvání indikátrů, ddržvání lhůt a pstupů, naplňvání predikcí, identifikvaná kritická rizika či pzastavení prplácení jak na nárdní úrvni, tak na úrvni EK. Pdrbnsti tét multikriteriální analýze splu s nastavením limitů v jedntlivých blastech budu bsaženy v MP mnitrvání 2014 2020. U zvláště významných kritických rizik může být s ŘO zahájen zesílené řízení rizik i v případě, že nedjde ke splnění stanvené hranice pr zařazení d zesílenéh řízení rizik v multikriteriální analýze. 8.3. Náležitsti zesílenéh řízení rizik Zesílené řízení rizik NOK bnáší: 1. Pravidelné schůzky ve dvuměsíčních intervalech, které se budu knat na úrvni ředitelů, veducích ddělení a dbrných referentů. V případě závažných prblémů danéh prgramu a kritických rizik, které přím hržují implementaci prgramu, může být nastavena až 14-ti denní peridicita a schůzky se v případě nutnsti mhu knat i na úrvni vrchních ředitelů/náměstků. 2. V návaznsti na identifikvané prblémy danéh prgramu budu schůzky zaměřeny na identifikvané blasti, na plnění plánů patření v nich a také na zhdncení přijatých patření, pkrku a dalšíh pstupu. Nebude-li ŘO splupracvat tmt v zesíleném řízení rizik NOK, bude tmt na nejbližším jednání infrmvána Rada pr fndy SSR. 16
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 9. Výbr pr vyhdncvání rizik Tent výbr bude ustaven ministrem pr místní rzvj. V návaznsti na jednání zesílenéh řízení rizik se budu v dvuměsíčních intervalech scházet ředitelé či jimi nminvaní zástupci NOK, PCO, zástupce za splečnu zemědělsku plitiku, AO na platfrmě Výbru pr vyhdncvání rizik a budu vyhdncvat dstatečnst přijatých patření a případně navrhvat akce v případě, že ŘO nebudu plnit ulžené pvinnsti. 10. Vzdělávání v blasti rizik Prblematika řízení rizik je značně rzsáhlá a kmplexní a její zvládnutí vyžaduje vynalžení významnéh úsilí, spčívajícíh především v sustavném šklení a vzdělávání aktérů systému řízení rizik (tj. jak řadvých zaměstnanců implementační struktury, tak vedení ŘO). Tat prblematika bude sučástí systému vzdělávání zaměstnanců implementační struktury fndů SSR a bude zahrnvat zejména úvdní šklení nvých zaměstnanců. ŘO zajistí zaměstnancům své implementační struktury účast na dalších vzdělávacích akcích (specializvané knference, semináře apd.) dle jejich rle v řízení rizik. Cílem vzdělávacích akcí v blasti řízení rizik je vybudvání takvé vnitřní kultury ŘO, která bude drazvat zaměstnance ŘO d nepřiměřeně rizikvéh chvání a pvede k jednání minimalizujícímu ptenciální rizika. 11. Důsledky za neddržení metdickéh dkumentu Pkud nebude ŘO ddržvat pžadavky, které jsu stanveny v MP řízení rizik 2014 2020, bude tmt na nejbližším jednání infrmvána Rada pr fndy SSR. 17
Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 12. Seznam zkratek Termín Auditní rgán Evrpská kmise Evrpský fnd pr reginální rzvj Evrpský námřní a rybářský fnd Evrpský sciální fnd Evrpský zemědělský fnd pr rzvj venkva Fnd sudržnsti Metdický pkyn pr mnitrvání fndů Splečnéh strategickéh rámce EU v České republice v prgramvém bdbí 2014 2020 Metdický pkyn pr řízení rizik fndů SSR v prgramvém bdbí 2014 2020 Nárdní rgán pr krdinaci Platební a certifikační rgán Řídicí rgán Splečný strategický rámec Úřad pr chranu hspdářské sutěže Zkratka AO EK EFRR ENRF ESF EZFRV FS MP mnitrvání 2014 2020 MP řízení rizik 2014 2020 NOK PCO ŘO SSR ÚOHS 18