Spoluvlastnici.cz Uz ivatelska př í řuc ka Tato příručka slouží pro uživatele registrované na portálu Spoluvlastnici.cz. Umožní Vám rychle se zorientovat v množství užitečných funkcí, které portál nabízí. Portál je složen z jednotlivých modulů, mezi nimiž se uživatel přepíná výběrem příslušné volby menu v levé části obrazovky. Funkce jednotlivých modulů jsou popsány v následujících kapitolách. Úvodní stránka Úvodní stránka obsahuje přehledný souhrn novinek, které se na portálu objevily od posledního přihlášení daného uživatele, kalendář blížících se událostí (události se zadávají v modulu Nástěnka - viz dále), v dolní části je zobrazen přehled posledních deseti akcí, které se na portálu odehrály. V horní části může být v červeném rámečku zobrazena jedna vybraná zpráva - více o této funkci najdete v následující kapitole Nástěnka. Nástěnka Na nástěnku jsou umísťovány nové zprávy a oznámení o chystaných událostech, např. shromáždění SVJ. Zprávy jsou řazeny dle data vytvoření, nové zprávy jsou modře podbarveny. Každá zpráva obsahuje titulek (nadpis) a dále text zprávy, který lze libovolně formátovat, navíc může autor zprávy zaškrtnout dvě volby: Událost s termínem po vyplnění data a času se tato zpráva zobrazí i na úvodní stránce v části Termíny událostí. Mají-li uživatelé nastaveno zasílání upozornění na události, přijde jim s nastaveným předstihem upozornění na tuto událost. Zobrazit na úvodní straně při výběru této volby se celá zpráva zobrazí i v horní části úvodní obrazovky v červeném rámečku. Na úvodní straně lze zobrazit maximálně jednu zprávu. Diskuze Pomocí tohoto modulu mohou uživatelé diskutovat nad rozličnými tématy. Diskuze jsou řazeny dle data posledního příspěvku, nejnovější příspěvky jsou vždy v horní části, nové příspěvky v diskuzi, jsou pro větší přehlednost modře podbarveny. Vložené příspěvky již nelze editovat. Každá diskuze může obsahovat libovolné množství příspěvků od uživatelů. Administrátor má možnost zakázat zobrazení nevhodných příspěvků. V takovém případě nebude příspěvek smazán, ale ostatním uživatelům bude místo původního sdělení zobrazen text Zobrazení příspěvku bylo administrátorem zakázáno. 1
Odkazy na Nástěnce a v Diskuzích Zprávy v diskuzích a na nástěnce mohou obsahovat odkazy na dokumenty, ankety a jiné diskuze a novinky umístěné na portálu. Vkládání odkazu probíhá následovně: označíme slovo nebo slovní spojení, které bude fungovat jako tlačítko na odkaz (Obrázek 1 Výběr slova) pomocí ikony Vložit/upravit odkaz se dostaneme na stránku, která slouží k výběru, vkládání a úpravě odkazů (Obrázek 2 Obslužné okno odkazu) po kliknutí na tlačítko Vyber odkaz se nám zobrazí přehled modulů a jejich obsahů, na které je možno se odkazovat. Výběr odkazu se provede kliknutím na odkazovaný obsah, např. nějaký soubor uložený v Dokumentech SVJ (Obrázek 3 Moduly a jejich obsah) posledním krokem je potvrzení vkládaného odkazu kliknutím na tlačítko Vložit v již známém dialogu Obrázek 1 Výběr slova Obrázek 2 Obslužné okno odkazu Obrázek 3 Moduly a jejich obsah 2
Přílohy na Nástěnce a v Diskuzích Ke zprávám na nástěnce a v diskuzích je možné přikládat různé dokumenty, fotky nebo soubory jako přílohy. Jedna příloha může být maximálně 10MB velká a uživatel jich může přidat nejvýše 10 k jednomu příspěvku. Přiložení přílohy probíhá následovně: v okně úpravy zprávy je na spodní straně řádek s popisem Přidat přílohy obsahující tlačítka na vybrání souborů z disku. Po vybrání souboru uvidíme název tohoto souboru a automaticky se přidá tlačítko pro výběr další přílohy (Obrázek 1 Výběr souboru z disku) Obrázek 1 Výběr souboru z disku uložení přílohy ke zprávě proběhne po stisku tlačítko Uložit. Zprávy obsahující přílohy mají v modulu Diskuze a Nástěnka u názvu ikonku sponky (Obrázek 2 Ikona přílohy u zprávy). V detailu zprávy vidíme přiložené přílohy ve spodní části pod vlastním textem zprávy (Obrázek 3 Detail zprávy s přílohou). Obrázek 2 Ikona přílohy u zprávy Obrázek 3 Detail zprávy s přílohou smazání přílohy probíhá opět pomocí úpravy zprávy. Ve spodní části dialogu se nachází řádek s již přiloženými přílohami a ikonkou křížku sloužící pro mazání. Po kliku na křížek mazaná příloha zašedne a přeškrtne se. Zrušení mazání proběhne opětovným klikem na křížek. Vlastní smazání přílohy proběhne po uložení zprávy pomocí tlačítka Uložit. Obrázek 4 Mazání přílohy 3
Ankety V anketách mohou hlasovat pouze členové SVJ, tedy uživatelé, kteří mají vyplněn podíl. Bez hlasování v příslušné anketě nemá uživatel možnost zobrazit průběžné výsledky, aby nebyl těmito výsledky ovlivněn. Hlasovat lze pouze do data uvedeného při vytváření ankety. Výsledky anket jsou zobrazeny podle počtu hlasů a také podle vlastněného podílu (podíl je načten z katastru nemovitostí a lze jej upravit v modulu Seznam vlastníků). Každý uživatel má možnost zobrazit podrobný výpis hlasování, kde je seznam všech uživatelů a jejich hlasů. Celé hlasování je také možno exportovat. Administrátor má možnost anulovat hlas (např. pokud uživatel vybere jinou volbu, než opravdu chtěl). V tomto případě pak může uživatel hlasovat znovu. Administrátor má také možnost hlasovat za ostatní uživatele (pokud mu svůj názor sdělí jinou formou, např. písemně). Skutečnost, že za uživatele hlasoval administrátor, je pak uvedena v podrobném výpisu hlasování. Dokumenty SVJ V tomto modulu můžete uchovávat a zveřejňovat soubory libovolného typu (dokumenty, tabulky, obrázky, prezentace atd.) Jediným omezením je maximální velikost každého souboru, a to 10MB. Jednotlivé dokumenty se řadí do složek. Každý uživatel si může vybrat způsob řazení (abecedně, nebo dle data) a také způsob zobrazení (stromové či tabulkové). Nově přidané soubory jsou modře podbarveny. Oprávnění, e-mail U každé zprávy na nástěnce, diskuze či složky dokumentů může administrátor pomocí ikon zámečku ( a ) zvolit, kterým skupinám uživatelů bude tato položka přístupná. Šedá ikona otevřeného zámečku znamená zpřístupnění všem uživatelům (výchozí hodnota), žlutá ikona zamčeného zámečku značí uzavření pro vybrané skupiny. Příklad uzamčení pro skupiny Výbor SVJ a Správcovská firma je na následujícím obrázku. Vytvoření vlastních skupin uživatelů a přiřazení uživatelů do jednotlivých skupin může administrátor provést v modulu Seznam vlastníků -> Akce -> Skupiny uživatelů. Pokud kdokoli vytvoří novou zprávu na nástěnce, příspěvek do diskuze, anketu nebo vloží soubor do modulu Dokumenty SVJ, budou o tom ostatní registrovaní uživatelé informováni zasláním e-mailu. 4
Aby nebyly e-mailové schránky uživatelů zahlceny množstvím takto posílaných zpráv, odesílá se pouze souhrnná zpráva obsahující všechny změny za určité období, které si každý uživatel sám nadefinuje v modulu Nastavení. Odečty měřidel Modul slouží pro získání stavů jednotlivých měřidel (vodoměry, měřiče tepla atd.) od členů SVJ. Administrátor může nadefinovat libovolné množství měřidel a do poznámky zapsat postup jejich odečtu. Poté vytvoří odečet, kde stanoví datum a zvolí měřidla, kterých se daný odečet týká. Každý uživatel následně vyplní stavy měřidel v zobrazené tabulce. Administrátor má možnost vyplnit i stavy za ostatní uživatele, pokud mu je sdělili jinou cestou. Na závěr lze každý odečet včetně poznámek od uživatelů vyexportovat. Odkazy Modul je složen ze dvou částí. První obsahuje napevno definované odkazy, které se mohou všem vlastníkům nemovitostí hodit. Do druhé části může administrátor vložit libovolné odkazy společně s popisem např. odkaz na obecní stránky, úřední desku, jízdní řád MHD. Seznam vlastníků Běžní uživatelé najdou v tomto modulu seznam všech spoluvlastníků i dalších uživatelů portálu. U uživatelů jsou k dispozici e-mailové a telefonické kontakty, adresy trvalého bydliště a další informace. Každý uživatel si může zvolit formu zobrazení. Buď zkrácený (tabulkový) nebo úplný výpis. Také lze zvolit, podle jakých kritérií jsou uživatelé seřazeni - dle jména, čísla jednotky, velikosti podílu či typu uživatele (administrátor, registrovaný, neregistrovaný). Všichni uživatelé mají také možnost tento seznam vyexportovat a následně otevřít např. v aplikaci MS Excel. Administrátoři mohou navíc editovat informace o stávajících uživatelích, případně vytvářet nové uživatele (např. pro zástupce správcovské firmy, nájemníky apod.) Mají také právo zrušit registraci stisknutím tlačítka nebo uživatelský účet v okně editace (volba ) smazat. Administrátor zde může přidělit administrátorská práva dalším uživatelům, a to stisknutím ikony má stát administrátorem. Počet administrátorů není omezen. u uživatele, který se Další funkce přístupné administrátorům z tohoto modulu jsou vytváření uživatelských skupin a přiřazování uživatelů do těchto skupin, automatická aktualizace seznamu vlastníků dle výpisu z katastru nemovitostí nebo zaslání pozvánek na portál Spoluvlastnici.cz neregistrovaným uživatelům. Tiskové sestavy Modul tiskových sestav je ve výchozím nastavení přístupný pouze administrátorům, kteří jej mohou zpřístupnit i ostatním uživatelům. Uživatelé zde mají možnost vygenerovat aktuální dokumenty jako přípravu na shromáždění vlastníků jednotek (prezenční listina a záznam hlasování). Dále si mohou vytvořit seznam kontaktů na všechny uživatele nebo poslat hromadný e-mail uživatelům vybraných skupin, u nichž je v seznamu uživatelů uvedena e-mailová adresa. 5
Kontakty V této sekci by měli uživatelé najít kontakt na výbor SVJ, správcovskou firmu, havarijní službu, vyprošťování osob z výtahů, číslo účtu pro placení záloh, kontakt na developera pro hlášení závad apod. Stránku může editovat administrátor. V kontaktech je předpřipravena šablona, kterou může administrátor vyplnit, nebo smazat a vytvořit stránku s kontakty čistě podle svých představ. Pomocí tlačítka Nastavit výchozí se stáhnou informace o složení výboru z obchodního rejstříku. Pozor, při této akci se přepíše původní stránka s kontakty! Nastavení V nastavení může každý registrovaný uživatel určit, jaké informace o něm ostatní uživatelé uvidí. Jedná se o zobrazované jméno (např. u příspěvků v diskuzích), korespondenční adresu či telefonní číslo (čísel může být zadáno i několik). Je zde také možnost změnit si přihlašovací e-mail a přihlašovací heslo. Další volbou je nastavení, jak často si přejete dostávat souhrnné e-maily s novinkami či s jakým předstihem má přijít upozornění na nadcházející událost. Můžete zde i zasílání e-mailů zakázat, to ovšem nedoporučujeme, mohlo by vám pak uniknout spousta důležitých informací. Pokud vás časté zasílání e-mailů obtěžuje, zvyšte pouze periodu zasílání. Nastavení SVJ Tento modul je přístupný pouze administrátorům. Mohou zde nastavit název SVJ, který je zobrazen v horní části portálu a také URL adresu, na které je dané SVJ dostupné. Pro zamezení neoprávněné registrace může být též vyplněna kontrolní otázka, kterou bude muset každý uživatel pro úspěšné dokončení registrace správně zodpovědět. Další částí nastavení jsou kontaktní a fakturační údaje. Pod nimi naleznete informaci o platnosti licence a pomocí tlačítka Detailní informace, faktury se dostanete k podrobnému výpisu s možností stažení faktur a vložení promokódů. Poslední část nastavení se týká jednotlivých modulů. Administrátor má možnost zvolit, které moduly budou zobrazeny a také jaká oprávnění v nich budou mít jednotlivé skupiny uživatelů. Některé moduly je možné zobrazit i nepřihlášeným (neregistrovaným) uživatelům. Ti k nim pak budou mít přístup pouze zadáním správné adresy v prohlížeči bez nutnosti registrace. Takto se dá zpřístupnit například nástěnka a kontakty, aby i nájemníci bydlící v domě měli přehled, co se děje, a našli např. kontakt na havarijní službu. Podrobný popis, co které oprávnění znamená, se zobrazí po najetí myší nad příslušné zaškrtávací políčko. V zásadě si administrátor každého SVJ musí zvolit, které moduly bude využívat a také, zda budou moci ostatní uživatelé informace pouze číst nebo je i na portál sami umisťovat (např. vytvářet nové ankety, umísťovat zprávy na nástěnku či nahrávat soubory). Kontaktujte nás V případě dotazů či připomínek nás kontaktujte pomocí e-mailu info@spoluvlastnici.cz. Z důvodu zlepšování naší služby jsme vděční za jakoukoli zpětnou vazbu. 6