Používání IS Carsystem Zadávání nové servisní zakázky 1. Krok: Přidání zakázky... 1 2. Krok: Karta příjem vozidla... 4 3. Krok: Karta Zadání oprav... 5 4. Krok: Tisk servisní zakázky a pracovního listu... 6 5. Krok: Karta Položky... 7 6. Krok: Fakturace dokončené zakázky... 10 Carsys s.r.o. Drahobjelova 36 190 00 Praha 9 tel : 236 190 190 fax: 236 190 191 www.carsys.cz
1. Krok: Přidání zakázky Otevřete si modul autoservisu a zvolte ikonu pro nový záznam. Otevře se okno nové servisní zakázky, zde je potřeba v první řadě vybrat/založit zákazníka a vozidlo. Pokud je již zákazník nebo vozidlo zavedené v databázi, lze vybrat z rozbalovacího seznamu Firma a SPZ pro vozidlo. V případě, že si vyberete rovnou ze seznamu SPZ, pak se Vám vyplní i údaje o zákazníkovi (majiteli vozidla). 1
Dialog zakládání nového zákazníka, políčko Firma interní je zde identifikátorem zákazníka. Musí být pro každého zákazníka jedinečné. V názvu firmy je možno zadat libovolný název zákazníka tento bude použit pro fakturaci a jiné dokumenty! Tlačítko adresa otevře dialog s políčky pro zadání ulice, města, kraje, PSČ a státu. Po zadání všech Vámi potřebných detailů zavřeme okno kliknutím na tlačítko Uložit a Zavřít v levém horním rohu. 2
Dialog zakládání nového vozidla, políčko VIN interní je zde identifikátorem vozidla. Musí být pro každé vozidlo jedinečné. Implicitně se používá číslo SPZ, případně VIN číslo vozidla. Po zadání všech Vámi potřebných detailů (nyní ještě nezadávejte stav tachometru) zavřeme okno kliknutím na tlačítko Uložit a Zavřít v levém horním rohu. 3
2. Krok: Karta příjem vozidla Na této kartě je možno zaznamenat stav vozidla při příjmu, stav nádrže, poškození a počet najetých kilometrů. 4
3. Krok: Karta Zadání oprav Zde je možno zadat zadání opravy dle slov zákazníka a návrh technika na řešení opravy. Zadání oprav se tiskne na zakázkovém listu. Návrh řešení opravy se tiskne na pracovní list. Při zadání odhadovaných cen Vás software bude informovat při blížícím se překročení této částky. Červeně označená tlačítka přenášejí text z jedné kolonky do druhé, není jej proto nutné opisovat. V druhém červeně označeném poli nyní můžeme změnit stav na zahájeno. 5
4. Krok: Tisk servisní zakázky a pracovního listu Přímo ze servisní zakázky tlačítkem tiskárny tiskneme list Servisní zakázky. Pro tisk pracovního listu je potřeba zavřít okno servisní zakázky z agendy vybrat požadovanou agendu (stačí kliknout do řádku této servisní zakázky) z menu soubor vybrat tisk a z dialogu tisk Pracovní list. Tlačítkem OK se Pracovní list vytiskne. 6
5. Krok: Karta Položky Na kartě Položky je nutno věnovat pozornost typu položky. Lze bud vybrat přímo při zadávání položky nebo v spodním levém roku se přepnout na požadovaný typ položek Materiál, Práce a Subdodávky. Položky zde zadané se tisknout na fakturách a pokladních dokladech! 7
Jsou dvě možnosti jak přidat novou položku do zakázky.položku zadáváme buď tím že vyplníme kolonku Popis a nebo jí vybereme z kolonky Produkt, která je propojena na Katalog. Díky tomu je možno z Katalogu pouze položky vybírat. Pokud produkt ještě nebyl zaveden do Katalogu, lze tak učinit ihned po zapsání jeho názvu v kolonce produkt. Viz dále Při zadávání nového produktu do Katalogu vybíráme zda-li se jedná o materiál, práci, subdodávku nebo komplet. 8
Zobrazí dialog pro zavedení nového produktu. Pole popis slouží k úplnému názvu produktu a je používáno pro tiskové výstupy. Je dobré vyplnit v jakých jednotkách se produkt bude používat např. l pro litry nebo u práce hod. pro čas. Po zadání produktu do katalogu zadáme cenu a množství, výsledná cena se dopočítává automaticky. Při využití skladové evidence a ceníku je možno ceny automatizovat viz manuál na instalačním CD ve složce manuály. 9
6. Krok: Fakturace dokončené zakázky Máme-li zakázku dokončenou můžeme na kartě Položky nyní jednotlivé položky dát do stavu fakturovat. Můžeme tak učinit u každé položky zvlášť nebo v pravém spodním rohu vybrat u tlačítka vše fakturovat a stiskem tohoto tlačítka se nám veškeré položky dají do stavu fakturovat. 10
Jsou-li veškeré položky ve stavu fakturovat můžeme nyní vyfakturovat celou zakázku stiskem tlačítka Fakturovat zakázku. - Pro vygenerování nové faktury stiskneme Ano, pokud chceme přidat Položky k již existující faktuře stiskneme Ne, storno akci zruší. - Faktura k zakázce se tiskne automaticky ve dvou kopiích. - Po fakturaci je možno zakázku uvést do stavu dokončeno. Více informací naleznete na instalačním CD ve složce Manuály a pro registrované zákazníky také na našem webu v sekci pro registrované uživatele http://www.carsys.cz Příjemnou práci se softwarem Carsystem Vám přeje společnost CARSYS s.r.o. 11