8. DISPOZICE PROJEKTU, MANAŽER PROJEKTU, ČLENOVÉ PROJEKTOVÉHO TÝMU, PLÁNOVACÍ PROCES Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích Institute of Technology And Business In České Budějovice
Tento učební materiál vznikl v rámci projektu "Integrace a podpora studentů se specifickými vzdělávacími potřebami na Vysoké škole technické a ekonomické v Českých Budějovicích" s registračním číslem CZ.1.07./2.2.00/29.0019. Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky.
9.1 DISPOZICE PROJEKTU Dispozice projektu jsou následující: Jmenování hlavního manažera projektu a projektového týmu Zpracování detailních implementačních plánů, pravomoci, zodpovědnosti, zdroje Zpracování detailní projektové dokumentace, výběrová řízení, kontrakty, financování, kontrolování
9.2 MANAŽER PROJEKTU Hlavní manažer je většinou vybírán z kmenového projektového týmu a obvykle se účastnil již předinvestiční fáze. Osobnost projektového manažera by měla být zároveň: Plánovač Organizátor Vedoucí Koordinátor Vyjednavač Kontrolor
Projektový manažer odpovídá za: vedení projektu a jeho správu, plánování projektu, dohled nad ním a jeho řízení, personální administraci, vedení koordinačních schůzek projektu, rozdělení prací v rámci projektového týmu, komunikaci se zadavatelem, projektovou dokumentaci, podávání informací o stavu projektu, kontrolu plnění smlouvy, kontrolu nákladů a spotřeby časového fondu, vedení změnových řízení (konfigurační management), rizikový management, management styčných bodů (interface management), administraci smluv, prezentaci projektu.
projektový manažer má stávající pravomoci: spolupráce při definování cílů projektu, právo spolurozhodování při schvalování výstupů odborné části projektu, informační, příkazové a rozhodovací právo v rámci projektu, povoluje zahájení prací na dílčích úkolech projektu, akceptuje, respektive zamítá / vrací k přepracování výsledky projektu prezentované odborným týmem.
Manažer by měl vykazovat určité povahové rysy, např.: rozhodnost, schopnost vést lidi, integrita poctivost, nadšení pro práci, představivost, ochota usilovně pracovat, analytické schopnosti, pochopení pro druhé, schopnost řešit nepříjemné situace, schopnost rychle se přizpůsobovat změnám, ochota riskovat, objektivnost, ambicióznost, soustředěnost na jeden cíl
9.3 PROJEKTOVÝ TÝM Jedná se o cílově zaměřenou, vnitřně organizovanou skupinu s malým počtem členů odpovědných za řešení určitého problému a existující v časově vymezeném období. Na projektové práci se podílí řada specialistů různých kvalifikací a oborů a celé fungování týmu se odehrává formou vzájemné spolupráce, která má stanovená svá pravidla a zásady, akceptované všemi členy týmu. Projektový tým, je tedy krátkodobá struktura, existující pouze po dobu trvání projektu, po jeho ukončení jsou kapacity jeho členů uvolněny pro jiné pracovní úkoly / projekty. Členové týmu obvykle pracují na více činnostech/projektech a jsou zároveň součástí liniové organizace, jejich nasazení na konkrétním projektu proto bývá formou částečného úvazku, jak bylo již zmíněno v předchozích kapitolách.
v rámci projektového týmu rozlišuje role formální a neformální. Formální role jsou funkčně definovány odpovědnostmi a kompetencemi jednotlivých členů, např. vedoucí projektu, koordinátor, asistent projektu apod. Neformální role vycházejí z přirozených předpokladů jednotlivých členů, jejich osobnostního profilu, zkušeností a dalších faktorů a nejsou funkčně vymezeny. počet členů stálého projektového týmu by měl být co nejmenší, aby byla zachována rychlá zpětná vazba a akceschopnost týmu.
9.3.1 KOMUNIKACE Verbální komunikace je primárně vyjádřena řečí. Může se jednat o psanou (např. e-mail, dopis) nebo mluvenou řeč. Neverbální komunikace naopak probíhá z velké části na nevědomé úrovni. Skládá se povětšinou z řeči těla (držení těla, gestika, mimika, aj.), řeči objektů (oblečení, účes, zařízení místnosti, aj.) a řeči prostoru (vzdálenost komunikujících, teritorium, aj.)
9.3.2 SESTAVENÍ PROJEKTOVÉHO TÝMU Jedním z prvních úkolů plánovací fáze projektu je ustanovení organizační struktury projektu a nastavení jejích vztahů k organizaci, v jejímž rámci je projekt realizován. Projektový tým se podle této definice skládá z osob s pověřením realizovat určitou jednotku práce s přesně definovaným zadáním, požadovaným výsledkem, v definovaném časovém období a s určeným předpokladem pracnosti. Všichni členové projektového týmu by měli mít společný a spolupracující přístup k práci na projektu, jasné role a odpovědnosti, synergii a jsou navzájem odpovědni za výkon celého týmu.
ZÁSADY PŘI SESTAVOVÁNÍ TÝMU Vždy projednejte zapojení jednotlivých členů projektového týmu s jejich nadřízený-mi v rámci liniové struktury. Linioví vedoucí mohou v projektu zabezpečovat oblast jakosti, je proto v takovém případě nutné tuto jejich roli projednat a odsouhlasit. Sestavte matici rolí jednotlivých členů týmu, členové týmu jasně pochopí, co se od nich očekává a se svou rolí se ztotožní. Stanovte exaktně odpovědnosti jednotlivých členů týmu. Za každý pracovní balík je odpovědný jeden člověk. Klíčovým prvkem pro pozdější úspěch projektu je úvodní setkání týmu, seznámení se a navození ovzduší vzájemné důvěry a chuti spolupracovat. Respektujte kromě profesionálních dispozic také týmové role (iniciátor projektu, osoba formulující projekt, integrátor týmu, mediátor, dokončovatel) a psychologické dispozice (kreativita, preciznost, atd.).
9.4 PLÁNOVACÍ PROCES Plány jsou vytvářeny, aby zlepšovaly a zefektivňovaly komunikaci mezi všemi subjekty v rámci realizace projektu a koordinovaly jejich práce na projektu. Plánem projektu rozumíme dokument, ve kterém je konstatováno, jaká práce bude vykonána a jakých přístupů a postupů bude použito k tomu, aby bylo dosaženo cíle projektu. Plán projektu je určen pro komunikaci uvnitř projektového týmu a mezi projektovým týmem a managementem společnosti, která je dodavatelem projektu. Dokument obsahuje všechny informace o tom, jak budou práce na projektu probíhat, jak budou řízeny, jak se bude postupovat v případě změn apod.
Součástí plánovacího procesu je: stanovení cílů a strategie- proč sestavujeme plán, čeho má být dosaženo a jakým způsobem věcná dekompozice rozklad systému projektu na menší celky tak, aby byla patrná komplexnost projektu a bylo usnadněno jeho řízení a kontrola. Nejčastějším podkladem pro dekompozici je Strom cílů. Při dekompozici se postupuje shora dolů organizační dekompozice rozhodnutí, kdo bude projektové činnosti vykonávat matice zodpovědnosti určení, kdo bude mít za co zodpovědnost, tzn. Přesně vymezit pravomoci a odpovědnosti. Matice je výsledkem jednání hlavního manažera projektu se členy týmu a ostatními spolupracovníky časové plánování sestavení seznamu činností, analýza času, analýza struktury procesu, analýza času metodou kritické cesty, analýza času metodou PERT, Ganttův diagram, aj. plán rizik rozbor rizikových událostí.