Role a integrace HR systém Ing. Michal Máel, CSc., Ing. Bc. Jaroslav Šmarda Vema, a. s. Okružní 3a 638 00 Brno macel@vema.cz, smarda@vema.cz Abstrakt Postavení systému ízení lidských zdroj (HR systému) v informaním systému organizace se v poslední dob výrazn mní. Souvisí to s celkovou integrací informaních systém a skuteností, že HR systém obsahuje entitu potebnou ve všech dalších systémech a to definici pracovník resp. zamstnanc. lánek popisuje zkušenosti spolenosti Vema, a. s. s integrací HR systém. Rozebírá integraci jak uvnit informaního systému organizace, tak si všímá vnjších vazeb (nap. Portál veejné správy). Popisuje pehledn všechny typické vazby s drazem na nové trendy jako jsou vazby na adresáové služby. Abstract The role of Human Resources Information System (HRIS) is changing. It relates to information system integration and to the fact that HRIS contains employees definition, which is required in all other systems. The article describes Vema HRIS integration experience. It analyses the inner information system integration and it also observes the outer links. It desribes all typical links with the emphasis on new trends like links to directory services. Klíová slova HR systém, integrace, adresáové služby, LDAP Keywords Human Resouces Information System, integration, directory service, LDAP 1 Postavení HR systému Systémy ízení lidských zdroj (dále jen HR systémy) tvoí pirozenou souást každého podnikového informaního systému. S ohledem na jejich složitost a silnou závislost na legislativním prostedí bývá typické, že jsou vybrány HR systémy od specializovaného dodavatele, nikoliv od dodavatele ekonomické nebo výrobn-logistické ásti. Na eském trhu HR systému dominuje skupina cca deseti lokálních (pokrývajících jen eský resp. slovenský trh) dodavatel. Mezi tyto dodavatele mžeme poítat také spolenost Vema, a. s. Tento lánek vychází ze zkušeností, které jsme získali pi implementaci HR systém u stovek stedních a velkých organizací. S ohledem na relativní nezávislost HR systém je otázka jejich integrace aktuální pi prakticky každé implementaci podnikových informaních systém. Výhodou pro integraci HR systém je pomrn malý rozsah vazeb na podnikový informaní systém. Krom vazby HR systém na vnitní podnikové systémy nabývají v dob dynamického rozvoje internetu na významu také vnjší integraní vazby na jiné systémy mimo podnik. Jedná se napíklad o rozhraní HR systém na eskou správu sociálního zabezpeení (dále SSZ) prostednictvím Portálu veejné správy (dále PVS) nebo bankovní rozhraní a podobn. 1.1 Vnjší integraní vazby
Mezi základní problémy vnjších integraních vazeb jsou rozhraní, která nerespektují ani základní principy návrhu obecného rozhraní. Pod pojmem rozhraní se asto rozumí soubor v proprietárním formátu, který je v prvních nkolika verzích nepoužitelný. Pitom verze rozhraní nebývá souástí rozhraní. Zabezpeení vazby je ešeno individuáln, využití kvalifikovaných certifikát pro identifikaci pedávající a pijímající strany je málo rozšíeno. V poslední dob již existují výjimky z toho stavu. Jednou z nich je ešení PVS. Pes PVS pedávají podniky a organizace SSZ evidenní listy dchodového pojištní a pihlášky do Registru pojištnc nemocenského a dchodového pojištní. Pro komunikaci s PVS je využíván obecný protokol GovTalk, který byl navržen pro komunikaci podnik s organizacemi státní správy. Zvolené rozhraní PVS umožuje pomrn komplexní ešení vazby HR systému s PVS. Prostednictvím internetového protokolu https je rozhraní zabezpeeno. Prokazatelnost obou stran je zajištna kvalifikovanými certifikáty. K šifrování pedkládaných dat je použit veejný klí z certifikátu SSZ. Krom kvalifikovaných certifikát odpovídajících zákonu o elektronickém podpisu je možno využívat také podpisové klíe SSZ, které SSZ vydávala v poátením období provozování PVS. Jejich využívání skoní s vypršením doby platnosti klí. Rozhraní na SSZ umožuje oboustrannou integraci v tom smyslu, že prostednictvím protokolu GovTalk je možno nejen pedávat údaje, ale také zjišovat aktuální stav podání vetn zpráv o chybách a tento stav promítnout zptn do HR systému tak, aby píští podání pesn reagovalo na pedchozí stav. Takové komfortní ešení je použito napíklad v HR systému Vema. Rozvoji vnjších integraních vazeb v nkterých pípadech brání nedostatená standardizace rozhraní. Zajímavou možností jist je využití integrace v procesu personálního náboru a výbru. Údaje o uchazeích by bylo možno získávat z evidenních systém personálních agentur prostednictvím standardizovaného rozhraní, ale zatím tato možnost není píliš využívána. ešení vnjších integraních vazeb je pln v kompetenci dodavatel HR systém a zvládnutí všech požadovaných vazeb patí mezi konkurenní výhody dodavatele HR systému. 1.2 Vnitní integraní vazby Rozhraní HR systém na vnitní systémy zahrnuje pedevším seznam základních personálních údaj zamstnanc a pochopiteln také organizaní strukturu podniku vetn vzájemných vazeb. Toto jsou údaje, které potebují prakticky všechny vnitní informaní systémy a už logistický, ekonomický nebo teba správa operaního systému proto, aby zajistila aktuální seznamy pihlašovacích út nebo emailových adres zamstnanc. Je pirozené, že HR systém je zdrojem veškerých personálních údaj využívaných ostatními systémy. Kde jinde než v personálním systému by mly být nejaktuálnjší a nejpesnjší údaje o zamstnancích, tedy napíklad kdy nastupuje do zamstnání nebo ukonuje pracovní pomr a podobn. Krom základních personálních údaj smuje další integraní vazba zpravidla do úetnictví. Jedná se o zaútování mezd zamstnanc do ekonomického systému. Zatímco vnjší vazby jsou v rámci podniku prakticky neovlivnitelné a pln závisí na dodavateli, rozhodnutí o ešení vnitních vazeb jsou dležitá v rámci informaní strategie podniku. 2 Technologické aspekty integrace Integraci HR systému s vnitními systémy podniku je možno ešit na rzných úrovních. ešení pochopiteln závisí napíklad na velikosti podniku, pedmtu podnikatelské innosti, pokroilosti
využívaného logistického systému a informaní strategii podniku. ešení jsou samozejm rzn nákladná. Jedno z komfortních ešení pedstavuje server Microsoft BizTalk. BizTalk umožuje integrovat a ídit podnikové procesy prostednictvím výmny podnikových dokument mezi vnitropodnikovými, ale i externími aplikacemi. BizTalk zajišuje integraci podnikových aplikací s aplikacemi Microsoft Office a pedstavuje významnou podporu pro využívání webových služeb. Pi výbru vhodného ešení musí návrhá integrovaného podnikového systému posuzovat pínosy ešení s vynaloženými náklady. Významnou souástí náklad je krom vlastního serveru také definice, implementace a odladní jednotlivých rozhraní. Zejm pomrn rychle dojdeme k závru, že použití BizTalk serveru je vhodné pro velké a nkteré stední podniky, které intenzivn využívají informaní systém a dokáží zhodnotit pínosy z rozsáhlé integrace aplikací. Nasazení serveru BizTalk pravdpodobn nemá smysl v pípad, že chceme ešit jen nkolik vazeb mezi aplikacemi. Asi nejhorší variantou integrace systém je pedávání údaj pímým zápisem do SQL soubor databáze cílového systému. S požadavkem zápisu základních personálních údaj do databáze cílového systému se obas setkáváme, ale prosazujeme názor, že systémy musí komunikovat prostednictvím jasn definovaných rozhraní nikoliv prostednictvím zápisu dat do vnitních tabulek. Jinou variantou je rozhraní formou textového souboru zpravidla ve formátu XML. Základním nedostatkem ist datového rozhraní je to, že nezahrnuje ešení zabezpeení pedávaných dat. Požadavky zabezpeení datového rozhraní jsou ešeny individuáln nebo vbec. 2.1 Charakter vazeb Návrhá integrovaného systému musí brát v úvahu také charakter vazeb mezi systémy. Mže se jednat o standardní vazbu, kdy systém už poskytuje vhodné rozhraní. Jinou možností je specializovaná vazba, kdy je teba volit ešení na klí. V pípad datové vazby mezi systémy je dále teba rozhodnout, zda rozhraní bude ešeno jako penos úplného souboru údaj nebo se bude jednat o diferenní rozhraní. První ešení je asov náronjší, ale lépe zajišuje integritu dat v informaním systému. Diferenní rozhraní zpravidla vyžaduje doplnní možnosti penosu úplného souboru údaj. Penos úplného souboru je použit v pípad, že údaje v cílovém a zdrojovém systému se liší. Dále je teba, aby návrhá systému posoudil, z jaké iniciativy dochází k realizaci vazby. Základní možností je naplánované periodické spouštní rozhraní napíklad jednou denn ve stanovenou dobu. Jinou možností je jednorázové spuštní z iniciativy obsluhy. Dležitou možností je také automatické spuštní rozhraní v okamžiku specifikované události v systému. Takovou událostí je zpravidla aktualizace údaje, který je souástí rozhraní. 2.2 Bezpenost ešení vazby mezi systémy musí splovat požadavky na zabezpeení penosu údaj. Zabezpeení zahrnuje pedevším identifikaci a autentizaci odesílatele a píjemce údaj, šifrování penášených dat a zajištní prokazatelnosti pedání. 2.3 Doporuená ešení Základním požadavkem na správné ešení je to, že rozhraní má charakter protokolu. Protokol na zaátku umožuje navázání relace, pak pedání údaj a na konci ukonení relace a tím dává prostor pro zabezpeení vazby. Doporuené rozhraní není datové rozhraní, ale interface charakteru klient / server. Jednou z dležitých podmínek kladených na interface je stálost v pípad zmn uvnit systému. Proto by interface ml být
nepímý a systém by ml zajistit mapování vnitních funkcí a dat na tento nepímý interface poskytovaný jako rozhraní pro jiné systémy. V pípad integrace HR systému je vhodným rozhraním protokol adresáové služby LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Další vhodné ešení smuje k SOA (Service-Oriented Architecture). SOA je aplikaní architektura, ve které jsou funkce a služby definovány v deskriptivním jazyce a jsou volány prostednictvím interface, který je nezávislý na platform. 3 Vnitní integrace na bázi adresáové služby Souástí HR systému Vema je ešení vnitní integrace na bázi adresáové služby s využitím protokolu LDAP. 3.1 Pro a kdy použít tento pístup Základní výhodou adresáové služby je jednoduchost pístupu k údajm, které jsou v ní uloženy. Tato jednoduchost vyplývá ze standardizace komunikaního protokolu mezi adresáovými službami a ostatními systémy. S údaji v adresáové služb mže pracovat libovolný systém, který tento protokol podporuje a má právo tyto údaje z adresáové služby íst nebo je do ní zapisovat. Adresáová služba je vhodná pro zobrazení personálních dat a organizaní struktury. Podporuje totiž stromové a hierarchické struktury. Navíc je navržena tak, že je optimalizována pro vyhledávací funkce. Práv vyhledávání je obvykle nejvíce používanou funkcí nad personálními údaji. 3.2 Popis implementace rozhraní na adresáové služby Podstatou ešení rozhraní HR systému na adresáové služby je ešení mapování personálních údaj z HR systému na údaje vyskytující se v protokolu adresáové služby. Protokol adresáové služby je samozejm obecný a údaje v nm jsou volitelné. Informaní vazbu mezi HR systémem Vema a adresáovými službami vetn mapování údaj mezi obma systémy eší samostatná aplikace ADR. Tato vazba je automatizovaná a je zajištna jak inkrementální, tak úplná synchronizace dat. Aplikace ADR není jen rozhraní pro publikování personálních informací. Jedná se o plnohodnotnou aplikaci podle standardu Vema, která nabízí komplexní konfiguraci, správu a provoz synchronizaních proces. Pístup k aplikaci je zabezpeený a využívá technologii ultratenkého klienta. Základem konfigurace aplikace ADR je definice piazení pojm HR systému a struktury adresáových služeb. Pojmy HR systému (jako nap. jména, kontakty, pracovní zaazení) jsou standardní souástí aplikace a jsou udržovány spolen s rozvojem HR systému. Pojmy definované v adresáových službách jsou dynamicky nateny protokolem LDAP podle jejich schématu. Piazení je souástí nastavení aplikace ADR a je možné ho definovat obecným výrazem. Tento koncept konfigurace dovoluje mnit strukturu i logiku synchronizovaných dat soubžn s rozvojem informaních poteb bez nutnosti upravovat aplikaci ADR. Synchronizovat je možné tyto okruhy informací: organizaní jednotky mohou být vytváeny podle platné organizaní struktury vetn organizaních vazeb, uživatelé jsou synchronizováni s personálními záznamy; do adresáových služeb lze pebírat vtšinu základních personálních údaj,
zaazení do skupin uživatel na základ definovaných podmínek (nap. vedoucí pracovníci, pracovníci vybraných profesí). Na rozdíl od adresáových služeb jsou v HR systému udržovány údaje v asových adách. Synchronizace proto zohleduje aktuální stav. Umožuje údaje v adresáových službách nejen vytváet a aktualizovat, ale také zneplatovat. Zamstnanci mže být automaticky ukonena platnost útu po skonení pracovního pomru, resp. dojde ke zmn zalenní do skupin pi peazení na jinou pracovní místo. Aplikace ADR pedpokládá, že v adresáových službách mohou být i jiné objekty (úty, organizaní jednotky apod.) než ty, které jsou pedmtem synchronizace. Tyto objekty je možné pehledn zobrazit a pípadn jim piadit synchronizaní objekt. Systém si pak uchová definici výjimky v piazení a v dalším kole už tyto objekty ošetuje standardním zpsobem. Tak ošetíme nap. nestandardní jména út osob nebo technické úty. 4 Závr Souástí informaní strategie podniku je rozhodnutí o zpsobu ešení integraních vazeb mezi aplikacemi podnikového informaního systému. Toto rozhodnutí významn ovlivuje efektivní fungování celého systému. Vhodným rozhraním pro integraci HR systému s ostatními systémy je protokol adresáové služby LDAP. HR systém Vema poskytuje komplexní ešení rozhraní na adresáové služby. 5 Použitá literatura [1] ŠMARDA, Jaroslav. Integrace personálního informaního systému do podnikového systému. In Sborník konference Integrace v integrované Evrop. [s.l.] : [s.n.], 2004. s. 6. [2] TICHÁEK, Martin. Aplikace ADR. In Magazín Vema. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 4.