Zápis o schůzi Představenstva Bytového družstva NATURA Poznaňská, ze dne

Transkript

1 1 Zápis o schůzi Představenstva Bytového družstva NATURA Poznaňská, ze dne V souladu s plánem BDNP se dne 6. srpna 2015, v 18,30 hod. v kanceláři BD NATURA uskutečnila SPBDNP s tímto programem : 1. Stav v realizaci usnesení z poslední schůze PBDNP ze dne Plán realizace hlavních úkolů z usnesení z členské schůze BDNP z 18.května Projekt : Kamerový systém schválení konečných nákladů spojených s přípravou a ukončením projektu Projekt : Technická pasportizace objektu a bytů - Průběžná informace o realizaci úkolů projektu Projekt : Náhrady družstevníkům za plastová okna - schválení dodatku ke zprávě 2.4. Vandalské poškození vnějších stěn objektu a vnějších skel vchodových dveří u Poznaňská 445 a návrh na další opatření Realizace zákonných administrativních opatření v rámci BDNP v červenci Informace o předání a převzetí finanční dokumentace a vyúčtování za rok 2014 od SPRUN s.r.o Informace o stavu vyrovnání přeplatků 3.2. Stav v dokončení reklamací vůči SPRUN s.r.o. 4. Různé 4.1. Informace o stavu hospodaření a finančních prostředků BDNP k Zásady na zkvalitnění informační činnosti vůči družstevníkům 5. Žádosti družstevníků 5.1. Stanovisko k dopisu ing. Horníčka 6. Přijetí usnesení závěr. Usnesení schůze Představenstva Bytového družstva BDN Poznaňská ze dne 6. srpna 2015 Představenstvo BD NATURA Poznaňská, na své řádné schůzi dne 6.srpna 2015 projednalo schválené body programu s těmito závěry : 1. Stav v realizaci usnesení z poslední schůze představenstva BDNP ze dne Představenstvo konstatuje, že úkoly z usnesení poslední schůze představenstva ze dne byly splněny. ( viz. příloha č. 3 ) 2. Plán realizace hlavních úkolů z usnesení z členské schůze BDNP z 18.května Ukončení přípravy na zavedení kamerového systému. Představenstvo BDNP na své schůzi dne 2.července 2015 zhodnotilo stav v realizaci úkolu z usnesení členské schůze BDNP ze dne , bod : Plán čerpání prostředků z fondu oprav BDNP na období od 1.5. do , položka 2.1.: Kamerový systém rozhodlo o ukončení tohoto projektu.

2 2 Po provedení kontroly čerpání prostředků představenstvo bere na vědomí, že na přípravu tohoto projektu bylo čerpáno 6 100,- Kč ( na základě schválených měsíčních výkazů ). Do rezervy Fondu oprav pro rok 2015 se převádí celkem ,- Kč Projekt : Technická pasportizace objektů a bytů. Představenstvo bere na vědomí aktuální informaci o stavu technické pasportizace objektů v majetku BD Natura Poznaňská a schvaluje finanční náhradu za provedené činnosti a náklady tohoto projektu v měsíci červenci 2015, podle přiloženého pracovního výkazu projektu ( příloha č. 4 ) ve výši 7 500,- Kč Projekt : Náhrady družstevníkům za plastová okna. Představenstvo projednalo a schvaluje Závěrečnou zprávu o provedení výplaty náhrad za plastová okna se stavem k ( příloha č. 5 ) a konstatuje, že celková uhrazená částka činí k : ,- Kč. Představenstvo schvaluje finanční náhradu za činnosti a náklady spojené s prověřením, zpracováním podkladů a výplatou dodatečné úhrady,podle pracovního výkazu projektu ( příloha č. 6 ) v celkové výši 3 000,- Kč Projekt : Zpracování smluvních, finančních a administrativních dokumentů pro zajištění činnosti BDNP v měsíci červenci Představenstvo schvaluje náklady na zpracování dokumentů nezbytných pro zajištění činnosti BDNP v měsíci červenci, podle přiloženého pracovního výkazu( příloha č. 7) v celkové výši 7 500,- Kč Vandalské poškození vnějších stěn objektu a sklaněných výplní ve vchodových dveřích Poznaňská 445. Představenstvo bere na vědomí Zprávu o vandalském činu v období ( příloha č. 8 ),schvaluje předběžná opatření organizovaná předsedou a ukládá : Zpracovat oznámení pojistné události pro Pojišťovnu Kooperativa a.s.s vymezením předběžné škody v rozsahu ,- Kč., s tím, že konečná škoda bude vyčíslena na základě faktur při likvidaci následků. Do Zveřejnit výstrahu pro uživatele domu na nástěnce a na internetových stránkách družstva. do Zahájit zjišťování nabídek k odstranění následků této události a předložit reálnou kalkulaci k projednání představenstvu Na základě jednání s pojišťovnou přistoupit k odstranění následků Září-říjen 2015 Pohořal, 3. Informace o předání a převzetí finanční dokumentace a vyúčtování za rok Představenstvo bere na vědomí aktuální informaci o stavu v předání a převzetí finanční dokumentace a vyúčtování za rok 2014 a ukládá: 3.1. V součinnosti se SPRUN s.r.o. usilovat o urychlené dokončení reklamací a vysvětlení sporných otázek spojených s vyúčtováním a předáním účetní dokumentace nové správní firmě. Do Pohořal,Říčařová

3 3 4. Různé 4.1. Představenstvo bere na vědomí informaci o stavu hospodaření v měsíci červenci a finančních prostředků BDNP k Představenstvo schvaluje Zásady na zkvalitnění informační činnosti vůči družstevníkům (ˇpříloha č. 9 ) a ukládá : Zveřejnit zásady na internetových stránkách BDNP Připravit návrh na zlepšení obsahu informačních stránek BDNP na internetu, zejména zveřejňováním aktuálních fotoreportáží a častějších vysvětlení situace a problémů v družstvu v rubrice Slovo předsedy družstva Dbát na včasné zveřejňování dokumentů schválených představenstvem BDNP při respektování základních podmínek pro utajení vnitrodružstevních údajů vůči Pohořal,Malá 5. Žádosti družstevníků 5.1. Náměty a informace ing. Vlastimila Horníčka, byt.č.31, Poznaňská 445. Představenstvo projednalo a schvaluje stanovisko k námětům ing.horníčka (/ příloha 10 a 11 ) a ukládá předat zpracované dokumenty žadateli. Do Peml 5.2. Pí.Lucia Hačevská,byt č.2, Poznaňská 445 žádost o povolení stavebních úprav v bytové jednotce od 17. do 31.8.,: Představenstvo schvaluje žádost o provedení stavebních úprav v bytové jednotce ( příloha č. 12 ) a ukládá provést stavební dozor a zabezpečení schválených náležitostí spojených se stavební úpravou podle směrnic o vnitřním režimu v objektu. Peml, Kryštof 6. Přijetí usnesení - závěr Usnesení bylo schváleno všemi hlasy přítomných členů představenstva BDNP ve všech bodech.. Termín příští schůze představenstva - čtvrtek 3.září 2015 v 18,30 hod. V Praze, 6.srpna 2015 Za správnost Zapisovatel Dr. Stanislav Pohořal pí.ivana Říčařová Přílohy : 1. Prezenční listina účastníků SPBDNP 1 list 2. Pozvánka na schůzi Představenstva BDNP - 1 list 3. Realizace usnesení z poslední SPBDNP 4 listy 4. Pracovní výkaz projektu Pasportizace. 1 list

4 5. Závěrečná zpráva o úhradách za plast.okna 4 listy 6. Pracovní výkaz projektu náhrady družstevníkům 1 list 7. Pracovní výkaz zpracování smluvních,fin.admin. dokumentů 1 list 8. Zpráva o vandalském poškození objektu 1 list 9. Zásady na zkvalitnění informační činnosti 2 listy 10. Stanovisko k námětům ing.horníčka 3 listy 11. Stanovisko k informaci ing.horníčka 1 list 12. Žádost pí.hačevské o stavební úpravy 4 listy 4

5 Bytové družstvo NATURA Poznaňská Příloha č.2 Pozvánka na schůzi Představenstva Bytového družstva NATURA Poznaňská dne 6. srpna 2015 v 18,30 hod. V souladu se Stanovami BD NATURA Poznaňská svolávám schůzi Představenstva Bytového družstva NATURA Poznaňská s tímto programem : 1. Stav v realizaci usnesení z poslední schůze PBDNP ze dne Plán realizace hlavních úkolů z usnesení z členské schůze BDNP z 18.května Projekt : Kamerový systém schválení konečných nákladů spojených s přípravou a ukončením projektu Projekt : Technická pasportizace objektu a bytů - Průběžná informace o realizaci úkolů projektu Projekt : Náhrady družstevníkům za plastová okna - schválení dodatku ke zprávě 2.4. Vandalské poškození vnějších stěn objektu a vnějších skel vchodových dveří u Poznaňská 445 a návrh na další opatření Realizace zákonných administrativních opatření v rámci BDNP v červenci Informace o předání a převzetí finanční dokumentace a vyúčtování za rok 2014 od SPRUN s.r.o Informace o stavu vyrovnání přeplatků 3.2. Stav v dokončení reklamací vůči SPRUN s.r.o. 4. Různé 4.1. Informace o stavu hospodaření a finančních prostředků BDNP k Zásady na zkvalitnění informační činnosti vůči družstevníkům 5. Žádosti družstevníků 5.1. Stanovisko k dopisu ing. Horníčka 6. Přijetí usnesení závěr. Schůze se uskuteční v řádném termínu 2.července NATURA v 18,30 hod. v kanceláři BD S pozdravem Dr. Stanislav Pohořal Předseda představenstva BD NATURA V Praze,dne Poznaňská 443 / 17, PRAHA 8, PSČ , IČ: , obchodní rejstřík vedený Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 7516 Volksbank CZ, a.s., Na Pankráci 1724/129, Praha 4, č.ú / 6800

6 Bytové družstvo NATURA Poznaňská Příloha č.2 Poznaňská 443 / 17, PRAHA 8, PSČ , IČ: , obchodní rejstřík vedený Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 7516 Volksbank CZ, a.s., Na Pankráci 1724/129, Praha 4, č.ú / 6800

7 Usnesení schůze Představenstva Bytového družstva BDN Poznaňská ze dne 2.července 2015 Představenstvo BD NATURA Poznaňská, na své řádné schůzi dne 2.července 2015 projednalo schválené body programu s těmito závěry : 1. Stav v realizaci usnesení z poslední schůze představenstva BDNP ze dne Představenstvo konstatuje, že úkoly z usnesení poslední schůze představenstva ze dne se podařilo splnit. ( viz. příloha č. 3 ) 2. Plán realizace hlavních úkolů z usnesení z členské schůze BDNP z 18.května Ukončení přípravy na zavedení kamerového systému. Představenstvo BDNP na své schůzi dne 2.července 2015 zhodnotilo stav v realizaci úkolu z usnesení členské schůze BDNP ze dne , bod : Plán čerpání prostředků z fondu oprav BDNP na období od 1.5. do , položka 2.1.: Kamerový systém a konstatuje, že při zákonem stanoveném získávání souhlasu se zpracováním osobních údajů prostřednictvím kamerového systému, část uživatelů objektu Poznaňská 443,444,445, nesouhlasila s touto formou zpracování osobních údajů. S ohledem na tuto skutečnost, v souladu s ustanovením Zákona č. 101/2000 sb. o ochraně osobních údajů, představenstvo s konečnou platností rozhodlo o ukončení přípravy na zavedení kamerového systému v celém objektu ve vlastnictví BDNP. Plánované prostředky pro tento úkol z fondu oprav, budou navrženy k použití na jiný z hlavních úkolů k rozhodnutí příští členské schůze BDNP. Představenstvo vyslovuje poděkování za činnost spojenou s rozpracováním zásad pro zavedení kamerového systému a za aktivní práci se členy družstva při získávání souhlasu s kamerovým systém Dr.Pohořalovi, pí.malé a Mgr. Wagenknechtové. Představenstvo ukládá založit dokumentaci spojenou s přípravou na instalaci kamerového systému do archivu BDNP. Do Pohořal,Wagenknechtová 2.2. Informace o opatřeních v rámci technické pasportizace bytů. Představenstvo bere na vědomí informaci o stavu technické pasportizace objektů v majetku BD Natura Poznaňská a o zahájení etapy pasportizace bytů formou zpracování podkladů v dodatcích k jednotlivým, původním bytovým pasportům z roku Představenstvo ukládá dokončit celkovou pasportizaci do Pohořal,Trlla,Kryštof 2.3. Zpráva o provedení výměny konstrukce lodžie byt.p.horníček Představenstvo bere na vědomí informaci komise pro převzetí díla - JUDr.Peml, JUDr.Križek,p.Kryštof, o dokončení výměny balkonového zábradlí v lodžii v bytě p.horníčka byt.č. 31, Poznaňská 443/17. Konstatuje, že dílo bylo předáno bez závad, v požadované kvalitě a formou protokolárního předání. Celkové vyúčtování nákladů na přípravu projektu bude provedeno na stávající SPBDNP. Získání údajů a analýza stavu pro technickou pasportizaci jednotlivých bytů se zdařila k termínu na 50 %. Komise pro pasportizaci zahájila 2.etapau přímými jednáním s jednotlivými družstevníky opozdilci v zájmu celkové kompletace potřebných údajů na bázi vydaných dotazníků. Lze předpokládat,že celkový proces pasportizace bytů bude ukončen v plánovaném termínu. V současné době jsou zkompletovány údaje o technickém stavu jednotlivých domů a dokončuje se jejich zpracování. Rekonstrukce byla uhrazena.

8 Představenstvo souhlasí s úhradou ceny díla, včetně vícenákladů ( potřeba nových skel a tmelu k zasklení zábradlí ( původní sklo,vzhledem ke stáří se při demontáži rozpadlo ) v celkové výši : ,- Kč. Představenstvo ukládá založit protokol o převzetí díla do pasportu objektu Poznaňská 443. Do Peml,Kryštof 2.4. Návrh na instalaci světel nad zadními vchody. S ohledem na dlouhodobé problémy spojené se špatným osvětlením zadních vchodů do objektu BDNP (od obchodního střediska BILLA ) představenstvo rozhodlo, na základě předběžné nabídky,nainstalovat k zadním vchodům osvětlení s čipovým automatickým vypínáním. Představenstvo schvaluje předběžný rozpočet na tuto akci ve výši 8 000,- Kč. Náklady budou čerpány z rozpočtové položky Elektro. Do Pohořal,Kryštof Plní se podle plánu Zpráva o stavu renovace zábradlí v objektu BDNP. Představenstvo bere na vědomí zprávu o dokončení nátěrových prací a likvidací původních bakelitových zbytků Fy Jan Novák, na základě smlouvy o dílo, v dohodnutém termínu a v požadované kvalitě. Na základě čl. 3 smlouvy byly oběma stranami odsouhlaseny vícepráce nad rámec původního díla : Demontáž madel na všech zábradlích cena 3 000,- Kč Nátěr šikmého zábradlí cena 1 800,- Kč. Celková cena díla včetně víceprací činí : ,- Kč. V souladu se Smlouvou o dílo schválenou Představenstvem BDNP dne , byla provedena úhrada celkové ceny díla ve výši ,- Kč podle plánu hlavních opatření pro rok Schválení smlouvy o umístění vnitřního komunikačního vedení Na základě analýzy nabídek nových operátorů v dodávkách telekomunikačních služeb internet,televize,telefony,správa televizních antén apod., a pro vytvoření konkurenčních podmínek v rámci objektu Poznaňská , představenstvo projednalo návrh odborné komise, pod vedením místopředseda představenstva JUDr. Pemla na výběr společnosti Planet A, a.s..uvedená společnost prokázala komplexní přístup a propracovanost nabízených služeb, včetně efektivního rozvodu optokabelů vnitřkem objektu Poznaňská, solidní cenovou politiku a nové prvky v nabízených službách pro využívání televizních programů a videoprogramů pro budoucí zájemce z našeho družstva. Představenstvo schvaluje návrh Smlouvy o umístění vnitřního komunikačního vedení ( příloha č.4 ) s připomínkami a pověřuje Dr.Pohořala a JUDr.Pemla pojednat připomínky se žadatelem a dopracovat je do textu smlouvy. Dále podpisem smlouvy jménem BDNP. Zároveň ukládá, po dokončení technického připojení, připravit souhrnnou informaci a prezentaci o nabízených službách a cenových relacích společnosti Planet A,a.s. pro družstevníky. Pohořal, Peml Na dokončení smlouvy se pracuje. Zároveň bylo jednáno s dalším zájemcem o provedení přívodu a instalace optokabelů dalším operátorem Projekt garáže Lodžská opatření k přípravě podkladů. V zájmu odpovědné přípravy podkladů pro jednání schůze představenstva v měsíci září 2015 k tématu : Stav v realizaci projektu garáže Lodžská představenstvo schvaluje následující postup:

9 1) Schvaluje pracovní komisi pro kontrolu finanční a správní dokumentace Horten a.s. středisko garáže, ve složení : předseda : JUDr. Milan Peml, členové : pí.ivana Říčařová p.ján Trlla. Komise provede kontrolu dokumentace a připraví stanovisko pro jednání představenstva. do Peml 2) Horten a.s. středisko garáže, připraví finanční i správní dokumentaci o činnosti a zabezpečení chodu garáží Lodžská a předloží komisi.do Pohořal 3) Předložit Zprávu o stavu realizace projektu garáže Lodžská za období 2014 a návrhy na další postup BDNP v zájmu dosažení vyšší výkonnosti garáží Pohořal Plní se podle plánu. 3. Informace o předání a převzetí finanční dokumentace a vyúčtování za rok 2014 od SPRUN s.r.o Představenstvo BDNP bere na vědomí, že bylo provedeno úplné předání finanční dokumentace od SPRUN s.r.o., byly předány potřebné podklady nové správní firmě k dopracování finanční a správní dokumentace od počátku roku Představenstvo bere na vědomí informaci, že všem družstevníkům bylo předáno vyúčtování záloh a nájemného za rok V současné době probíhá dořešení reklamovaných nejasností V období od 6. do 11.července 2015 budou vyplaceny přeplatky za rok 2014 převodem na osobní účty družstevníků, pokud ohlásili aktuální bankovní spojení. Pí.Říčařov á 3.4. Žádosti družstevníků v souvislosti s předáním vyúčtování za rok 2014 : p.jindřich Kačírek, Poznaňská 443, byt č. 29, Představenstvo posoudilo okolnosti žádosti jmenovaného ( příloha č. 5 ) a vyslovuje souhlas se splátkovým kalendářem na provedení úhrady nedoplatku za rok 2014 ve výši 4 370,- Kč ve formě měsíčních splátek ve výši 1000,- Kč. Celková řástka bude uhrazena nejpozději do 30.října Doposud probíhá proces předání některých nezbytných podkladů pro pokračování v účetnictví od SPRUN s.r.o. a dále nejsou dořešeny všechny reklamace od našich družstevníků Pí. Jaroslava Hrdinková, Poznaňská 445, byt. č. 14. Představenstvo prověřilo okolnosti Vyúčtování služeb poskytovaných s využíváním protonu Poznaňská 445/13- nebytový prostor č.104 v období od do a konstatuje, že jmenovaná nepoužívá uvedený prostor- sklep, který byl předán jako rozšířený sklep k bytu č.14 ( důsledek spojení dvou sklepů původním uživatelem p.navrátilem.). Jmenovaná, po provedení potřebných stavebních úprav, k oddělení obou sklepů, předala předmětný nebytový prostor představitelům BDNP.Na tento prostor nikdy neuzavřela smlouvu o pronájmu. Tento nebytový prostor je v péči představenstva BDNP připraven k nabídce pro případného zájemce.

10 Na základě těchto zjištění představenstvo rozhodlo vyhovět žádosti pí.hrdinkové a ruší povinnost k úhradě nedoplatku ve výši 1 919,- Kč jako neodůvodněné. Likvidace uvedeného nedoplatku bude řešena s novou správní firmou do Různé 4.1. Představenstvo bere na vědomí informaci o stavu hospodaření a finančních prostředků BDNP k V souladu se Zásadami pro uzavření Smlouvy o výkonu funkce člena orgánu BDNP, schválené členskou schůzí BDNP dne ,čl.4.3. představenstvo schvaluje, na základě pracovního výkazu ( příloha č. 6) finanční náhradu, za pracovní činnost spojenou s realizací úkolů pro BDNP nad rámec povinností člena statutárního orgánu, za období květen 2015, členům představenstva takto : Dr. Stanislav Pohořal Kč JUDr. Milan Peml Kč Pí. Ivana Říčařová Kč Mgr. Dagmar Wagenknechtová Kč Pí. Dana Malá Kč p.ján Trlla Kč 4.3. Za pracovní činnost podle pracovního výkazu v květnu 2015 přiznává představenstvo finanční náhradu p. Janu Kryštofovi v celkové výši 5 500,- Kč. Práce byly prováděny nad rámec funkčních povinností člena orgánu a finanční náhrada bude hrazena na základě Dohody o provedení práce, nebo proti vystavené faktuře Za brigádnickou činnost v měsíci červnu, spojenou s opravou a natíráním plotu v trvání 12 hodin ( a 200,- Kč / hod.) přiznává představenstvo odměnu pí.jaroslava Čermáková, v celkové výši 2400,- Kč. Úhradu proveďte na vrub fondu oprav BDNP. 5. Žádosti družstevníků 5.1. Pí. Hačevská, Poznaňská 445, byt č. 2 - žádost o úhradu plastových oken Představenstvo BDNP, na základě předložených faktur o provedení úhrady plastových oken v předmětném bytě, v listopadu 2011, rozhodlo na základě usnesení členské schůze BD NATURA Poznaňská ( dále BDNP )ze dne , čl dodatečně uhradit příspěvek za plastová okna ve výši schválené ceny pro úhradu výměny plastových oken v garsonieře v celkové výši ,- Kč. Podle žádosti jmenované platbu, z prostředků fondu oprav,převodem poukázat na účet čislo : /0300, vedeném u ČSOB. Uvedenou skutečnost dopracovat do závěrečné zprávy o provedených úhradách a informovat o konečném stavu použitých prostředků příští členskou schůzi BDNP. Do Pohořal, Říčařová 5.2. PhDr. Květoslava Štursová, Poznaňská 445, byt č. 6. ( příloha č. 7) Představenstvo vyjadřuje souhlas se zasklením lodžie bytu žadatelky firmou OPTIMI spol. s r.o. v období srpen září Bylo provedeno. Bylo uhrazeno.dodatek k závěrečné zprávě o provedení úhrad družstevníkům bude předložen ke schválení této SPBDNP.

11 BDNP Pracovní výkaz o realizaci projektu : Příloha č. 4 Projekt : Pasportizace objektu a bytů červenec Zahájení : květen 2015 ukončení plán : září 2015 Ührada nákladů bude provedena z fondu oprav účastníci projektu- náhrada za prac.činnost pracovní činnosti k realizaci projektu termín hod. Pohořal Peml Říčařová Malá Wagenk. Križek Trlla Kryštof celkem poznámka 1. Dopracování podkladů pro pasport domu Pasporty bytů sběr dotazníků -analýza část. 3. Distrubuce a osobní sběr dotazníků vyhotovení dotazníku 4. výměr prostorů část - 50 % 5. administrativní zpracování náklady tisk Pracovní činnosti k realizaci projektu byly vykonány nad rámec funkčních povinností členů orgánů a správce BD NATURA Poznaňská. Schváleno schůzí představenstva BDNP dne Za správnost Dr.Stanislav Pohořal

12 BDNP Pracovní výkaz o realizaci projektu : Příloha č. : 6 Projekt : Realizace opatření plánu rozvoje BDNP pro období 2015 červenec Zahájení : ukončení plán : Ührada bude provedena z fondu oprav účastníci projektu- náhrada za prac.činnost pracovní činnosti k realizaci projektu termín hod. Pohořal Peml Říčařová Malá Wagenk. Križek Trlla Kryštof celkem poznámka 1. Hačevská - kompenzace za plastová okna červenec Vzduchotechnika obhlídka a analýza stavu odborný posudek Pracovní činnosti k realizaci projektu byly vykonány nad rámec funkčních povinností členů orgánů a správce BD NATURA Poznaňská. Schváleno schůzí představenstva BDNP dne Za správnost Dr.Stanislav Pohořal

13 BDNP Pracovní výkaz o realizaci projektu : Příloha č. 7 Projekt : Zpracování smluvních, finančních, administrativních dokumentů červenec pro zajištění činnosti BDNP účastníci projektu- náhrada za prac.činnost pracovní činnosti k realizaci projektu termín hod. Pohořal Peml Říčařová Malá Wagenk. Križek Trlla Kryštof celkem poznámka 1. Nájemní smlouva sklípek pí.hačevská příprava a zpracování 2. Nájemní smlouva sklípek pí.smrtová příprava a zpracování 3. Reklamace družstevníků-vyúčtování výplata přeplatků 4. Dopracování požadavků Městského soudu Praha Zpracování dohody o provedení prácve Kryštof Sberbank Zpracování a zaslání účetních dokumet analýza DPPO Pracovní činnosti k realizaci projektu byly vykonány nad rámec funkčních povinností členů orgánů a správce BD NATURA Poznaňská. Schváleno schůzí představenstva BDNP dne Za správnost Dr.Stanislav Pohořal

14 Zpráva o vandalském poškození majetku BDNP v období od do Ve dnech došlo k vážnému vandalskému poškození majetku našeho bytového družstva v těchto časových událostech : V sobotu, ranních hodinách bylo zjištěno vážné poškození vnějších skel na obou vchodových dveřích do objektu 445.S použitím diamantu byla obě skla rytím počmárána. Na vnějším skle ve směru k BILLA byl identifikován nápis který se později opakoval i v dalších vandalských projevech Ráno v 7,00 hodin bylo zjištěno vážné poškození vnějších stěn objektu a jejich počmárání asfaltovou penetrací ( zcizenou dělníkům, kteří pracovali na izolaci odtokových cest pro objekt BILLA ). Rozsah poškození,zejména použitý materiál i umístění a rozměry jednotlivých čmáranic ( čelní stěna objektu, boční stěna ve směru k BILLA ) byly vyhodnoceny jako vážné poškození majetku a v tomto smyslu bylo podáno oznámení na neznámého pachatele obvodními oddělení Polici ČR - Bohnice. Předběžnou cenu poškození jsme vyhodnotili na Kč. Vzhledem k totožným identifikačním znakům v malbách pachatele jsme do celkového oznámení zařadili i poškozené skla ve dveřích ve vchodě Poznaňská 445. Policie okamžitě zahájila shromažďování důkazů a vyšetřování celého případu. Rozsah případu je o to vážnější, že podobnými malbami se stejným materiálem byly pomalovány stěny na nově opravené fasádě obchodního střediska BILLA ve směru do ulice Lodžská Ráno, okolo 8,00 hod. bylo zjištěno další následné poškození skel a vnějších fasád bílou barvou stejným pachatelem. Vandalské nápisy bílou barvou byly umístěny i na fasádě objektu 445 do ulice Poznaňská. Vzhledem k narůstajícímu poškození bylo podáno dodatečné oznámení opět Policii ČR, která zahájila další etapu vyšetřování Celková odhadnutá škoda činí u všech výše uvedených případů ,- Kč. Policie České republiky potvrdila tuto a pokračuje ve vyšetřování. Na základě uvedených skutečností bude zpracováno hlášení o pojistné události a zahájeny opravy poškozených částí s cílem získat prostředky pro úhradu z pojistné smlouvy BDNP s Pojišťovnou Kooperativa a.s. 2. Vedle těchto vandalských činů v noci s na došlo k pokusům o vylomení dveří ve sklípkách v přízemí, ve spojovací chodbě mezi objekty 444 a 445. Lze předpokládat, že pachatelem byl někdo z řad uživatelů bytů nebo někdo z návštěvníků, který se nějakým způsobem dostal dovnitř objektu. Závěr : 1. Zpracovat oznámení pojistné události s vymezením předběžné škody v rozsahu ,- Kč., s tím, že konečná škoda bude vyčíslena na základě faktur při likvidaci následků. 2. Zveřejnit výstrahu pro uživatele domu na nástěnce a na internetových stránkách družstva. Zpracoval : Dr. Stanislav Pohořal Bytové družstvo NATURA Poznaňská, Poznaňská 443/17, PRAHA 8, PSČ , IČ : ,obchodní rejstřík vedený Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 7516, Tel: , , horten@seznam.cz ID DS pa5szs9, Sberbank CZ,a.s.,Na Pankráci 1724/129, Praha 4, č.ú / 6800

15 1 Zásady pro zlepšení informační činnosti v BD NATURA Poznaňská. Představenstvo BDNP v zájmu zlepšení komunikace se členy družstva,s cílem prohloubit jejich informovanost o aktuálním dění uvnitř bytového družstva a při realizaci rozvojových programů BDNP a tak motivovat členy družstva k aktivnější účasti při rozhodování o způsobech realizace přijímaných úkolů, přijímá tyto zásady pro zlepšení informační činnosti v BDNP ( dále jen zásady ). 1. Současný stav v provádění informační činnosti vůči členům BDNP. Představenstvo BDNP od samého vzniku družstva neustále dbá o širokou informovanost družstevníků, o poskytování potřebných podkladů spojených s realizací vnitrodružstevních aktivit i opatření v souvislosti se zákonnými normami při plnění povinností majitele objektu. S pozitivním ohlasem jsou přijímány internetové stránky BDNP : které fungují prakticky od počátku družstva, dále včasné a kompletní zpracování a předkládání dokumentů pro jednání členských schůzí BDNP, informační setkání, která jsou organizována představenstvem 2 3 dny před vlastními členskými schůzemi k vysvětlení nejasností a dotazů k předkládaným dokumentům pro jednání členských schůzí.kvalita zpracovaných zpráv a usnesení pro členské schůze byly oceněna také finančními ústavy, kterým jsme povinni tyto dokumenty předkládat pojišťovnami a úvěrující bankou Sberbank CZ,a.s.. Velkou podporou při odborných rozhodováním představenstva se staly tematická setkání s vybranými členy BDNP k projednání a přijetí řešení zejména v realizaci investičních projektů, např. rekonstrukce vchodových prostor a jejich desénové řešení, posouzení záměru na vytvoření kamerového systému apod. Zejména starší družstevníci vysoce oceňují individuální osobní rozhovory s členy představenstva a kontrolní komise ať již při řešení různých akcí v domě, tak i při svátečních chvílích, pči návštěvách spojených s přáním k významným životním výročím. Poznatky ukazují, že vedle nastavených příznivých podmínek pro zvyšování kvality informovanosti existují nové povinnosti a podněty na zlepšení celkového stavu. 2. Opatření k dalšímu zlepšení informovanosti v BD NATURA Poznaňská 2.1. Internetové stránky povinné pro bytové družstvo. Základem pro informační systém uvnitř BDNP jsou internetové stránky a zejména internetová informační deska.to nám ukládá 636 Zákona o obchodních korporacích č.90/2012 Sb( dále jen ZOK ). Tato povinnost souvisí se svoláváním členské schůze, kdy máme zaslat a zveřejnit pozvánku členům družstva 15 dnů předem nejen v písemné formě, ale také zveřejněním na internetové stránce družstva. Zveřejněním pozvánky na internetu se povařuje pozvánka za doručenou. Souběžně s tím také plníme nový požadavek podle 562 ZOK o povinnosti zřídit informační desku, která je přístupná každý pracovní den v běžnou pracovní dobu všem členům. I když jí

16 2 provozujeme na internetových stránkách, což je hlavní forma podle zákona, souběžně využíváme informačních desek umístěných v jednotlivých vchodech v rámci našeho objektu. V dalším období bude třeba soustředit úsilí představenstva i správce internetových stránek zejména na tyto náměty : Na včasné zveřejňování na internetových stránkách dokumentů z jednání představenstva BDNP, zejména usnesení z jednotlivých schůzí. Na překonávání problémů spojených s nedostupností internetu zejména u starších družstevníků. Obohacení internetových stránek o nové prvky např. fotodokumentaci nově opravených a zvelebených částí objektu, zavedením aktuálních komentářů k opatřením a postupům představenstva ve formě : Slovo předsedy družstva apod. Lepší využití informačních desek uvnitř domu k operativním informacím o problémech a přijímaných opatřeních. I přes využívání informačních desek nelze opomíjet možnost družstevníků žádat o osobní nahlédnutí do dokumentace BDNP a vytvořit jim v tomto smyslu nezbytné podmínky 2.2. Příprava a včasné zveřejňování dokumentů pro jednání členských schůzí. Je třeba dále pokračovat v objasňování celého obsahu problémů, které musí družstvo a jeho orgány řešit a informovat kvalitně o způsobech řešení a dosažených výsledcích.usilovat tak o to,abychom více získávali podněty a názory na řešení konkrétních problémů ze strany družstevníků. V tomto smyslu se ukazuje jako výhodné pokračovat ve vytváření možností pro osobní setkání se členy představenstva ve formě informačních setkání před členskými schůzemi či ve svolávání tematických besed s vybranými družstevníky k odbornému posouzení klíčových úkolů a záměrů schválených v plánech na rozvoj družstva Zvýšit péči o informovanost starších družstevníků K dnešnímu dni vykazujeme 14 družstevníků, zejména z řad starších spoluobčanů, kteří nemají přístup k počítači nebo jej neumí obsluhovat.cesty jak pomoci při předávání informací této skupině bude třeba spatřovat zejména : V posílení sousedské soudržnosti družstevníků zejména na poschodích tak, aby ti družstevníci,kteří pracují na počítači a mají přístup na internetové stránky BDNP více pomohli informovat své starší sousedy o aktuálních zprávách a materiálech zveřejněných na internetu. Pokračovat v písemné formě zpracování hlavních dokumentů pro jednání členských schůzí a jejich předávání této skupině Dále využívat osobních setkání členů představenstva a kontrolní komise se staršími družstevníky a poskytovat jim čerství informace o dění v objektu Zajistit urychlené pronikání operativních informací

17 3 Poznatky ukazují, že se osvědčilo zasílání rychlých informací přímo na internetové adresy jednotlivých družstevníků.jde zejména o informace spojená s různými nečekanými událostmi v objektu ( vypnutí vody, oprava některých prostorů apod ) Dále o zasílání podkladů pro jednání členských schůzí. K dosažení optimálního stavu bude třeba provést revizi stávajících internetových adres vzhledem k tomu, že někteří družstevníci mění své adresy a zapomínají nám to ohlásit. 3. Organizace a zabezpečení informačního systému BDNP Realizace námětů v bodě 2. vyžaduje zkvalitnit organizaci celého systému ze strany představenstva. Nástupem nového správce internetových stránek a nové členky představenstva odpovědné za fungování informací vytváří dobré předpoklady pro zdokonalení celého systému.do budoucna bude třeba : Provést odborné posouzení obsahové i výtvarné stránky našich internetových stránek a navrhnout jakým způsobem je zpestřit. Je nutné vytvořit stabilní koordinaci se správcem internetových stránek tak, aby se co možní nejrychleji objevili potřebné materiály z jednání představenstva na internetových stránkách. Představenstvo posoudí, které z dokumentů vnitrodružstevních, správních i finančních budeme zveřejňovat a které ponecháme pouze k nahlédnutí v kanceláři BDNP. S ohledem na rostoucí počet dokumentace bude třeba v krátké době přistoupit k archivaci dokumentů BDNP ve všech hlavních oblastech - vnitrodružstevní procesy, majetkové,ekonomika, správa objektu, technická dokumentace, právní dokumenty.. Závěr : BDNP v informační oblasti splňuje všechny zákonné normy a požadavky. Uplatňování široké informovanosti a dění v družstvu, o činnosti orgánů, předkládání návrhů a informací k širšímu vyjádření družstevníků k vývoji a rozvoji družstva přispívá k prohloubení vzájemné důvěry a podpory družstevníků k opatřením,která provádí v souladu s dlouhodobými plány vedení družstva.

18 1 Ing. Vlastimil Horníček Poznaňská 443 / Praha 8 Bohnice Věc : Náměty ing.horníček k dalšímu zkvalitnění informovanosti v BDNP Vážený pane inženýre, Představenstvo Bytového družstva Natura Poznaňská ( dále jen PBDNP ) posoudilo Vaše náměty, které jste nám doručil prostřednictvím poštovní schránky našeho družstva dne Oceňujeme Vaší snahu aktivně přispět ke zlepšení informovanosti o vnitřních postupech a přijímaných opatřeních v rámci BDNP. K jednotlivým bodům z Vašeho dopisu vyjadřujeme následující stanoviska : 1. Důvod vzniku nedoplatku za správu domu. PBDNP nikdy neinformovalo, že zálohy na správu domu jsou nedostatečné, ani nepožádalo o jejich revizi PBD Konstatuje, že hospodaření je vyrovnané. V posuzování uvedeného námětu je třeba zdůraznit, že hovoříme o zálohách na služby Znamená to, že nehovoříme o konečné částce za poskytované služby v roce Jak již jsme několikrát, po dobu krátké historie našeho bytového družstva, veřejně vysvětlovali, zálohy na služby nelze počátkem hospodářského roku definitivně stanovit neboť představenstvo, ani ekonomické složky obsluhující správní organizace, nemohou vědět, jaký rozsah služeb bude v průběhu roku nezbytně poskytován. Teprve hodnocení hospodářských výsledků roku nám umožní odpovědně analyzovat a stanovit skutečné náklady na poskytnuté služby a organizovat jejich úhradu. Konkrétní výsledky hospodaření po dobu uplynulých let potvrzují, že v celém objemu, zejména v hlavní složce - ve fondu oprav, hospodaříme vyrovnaně a s úsporami. O všech krocích, které představenstvo provádí zevrubně informujeme naše družstevníky, především v dokumentech předkládaných pro jednání nejvyššího orgánu družstva - členské schůze. Jak jsme informovali minulou členskou schůzi dne 18.května 2015, možnost provedení konečného vyúčtování roku 2014 a schválení hospodářských výsledků v celém rozsahu zkomplikoval proces ukončení smluvní spolupráce se správní firmou SPRUN s.r.o., zejména skutečnost, že jsme neobdrželi včas podklady od končící správní firmy. Usnesením této členské schůze byl úkol : schválení uzávěrky hospodaření BDNP za rok 2014 přenesen na příští, podzimní členskou schůzi BDNP. Zde také bude přijato konečné rozhodnutí o plánu hospodaření pro rok Návrh na vrácení se k systému zveřejňování usnesení na informačních nástěnkách PBDNP Systém zveřejňování dokumentů na www. považuji za nedostačující a z pohledu PBD alibistický jelikož tyto stránky navštěvuje jen minimum členů BD. Navíc zde zveřejňované dokumenty jsou neúplné a často i opožděné. Chceme Vás ujistit, že PBDNP se neustále zabývá problematikou informovanosti našich družstevníků. Určitě je stále co zlepšovat a proto pracujeme na posílení informovanosti o dění v družstvu, o práci jeho orgánů v celé šíří a zejména o výsledcích,které při zvelebování našeho objektu dosahujeme. Těší nás skutečnost, že naprostá většina družstevníků pozitivně Bytové družstvo NATURA Poznaňská, Poznaňská 443/17, PRAHA 8, PSČ , IČ : ,obchodní rejstřík vedený Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 7516, Tel: , , horten@seznam.cz ID DS pa5szs9, Sberbank CZ,a.s.,Na Pankráci 1724/129, Praha 4, č.ú / 6800

19 2 hodnotí účinnost naší informační politiky, při které samozřejmě využíváme především našeho družstva jako hlavního informačního zdroje.tak nám to mimo jiné ukládá i 636 zákona č.90/ 2012 Sb. Zákon o korporacích, který stanovuje, že internetová stránka družstva je hlavním informačním zdrojem, zejména pro zveřejňování pozvánek na členské schůze a dalších informací pro členstvo. Zároveň v praxi respektujeme 562 zákona o korporacích a v každém vchodě našeho družstva jsme umístili jednu informační desku pro aktuální informace a jednu pro důležité adresy. K námitce o přístupu družstevníků k internetovým stránkám je třeba dále přidat, že dnes má prakticky každý člen bytového družstva možnost přístupu k internetovým stránkám, které, jak je všeobecně známo, provozujeme již od vzniku našeho družstva. Přesto vycházíme vstříc všem těm členům družstva, kteří nemají potřebné možnosti či znalosti s obsluhou počítače a je pro ně obtížené se dopracovat na internetové stránky družstva. Takových to družstevníků je v našem kolektivu celkem 14. Máme o nich přehled a specielně pro ně podáváme důležité informace, zejména podklady pro jednání členských schůzí pozvánku, zprávu o činnosti družstva s návrhem usnesení, zprávu kontrolní komise, v tištěné podobě. Také bychom rádi zdůraznili, že každý z družstevníků má množnost vždy první čtvrtek v měsíci, navštívit kancelář BDNP a osobně se zeptat na všechny věci,které ho zajímají. Tak je tomu i před členskými schůzemi, kdy představenstvo organizuje tzv. informační setkání k objasnění všech otázek vyjádřených v dokumentech pro jednání členských schůzí. Aktuální materiály, výzvy, vysvětlení apod., včetně hlavních dokumentů pro k jednání členských schůzí, posílá předseda představenstva okamžitě na ové adresy jednotlivých družstevníků. K Vašemu námětu zveřejňovat usnesení z jednání představenstva v tištěné podobě na informačních deskách v objektu jsme nuceni upozornit, že toto řešení není možné z několika důvodů : a) Rozsah projednávané tématiky na schůzích PBDNP je s ohledem na rostoucí náročnost úkolů natolik široký, že přijímaná usnesení včetně příloh, technicky nelze umístit na naše nástěnky ( informační desky ). b) Od zveřejňování usnesení na nástěnkách jsme odstoupili na základě doporučení samotných družstevníků neboť zejména starší uživatelé bytů sdělení na nástěnkách nemohli přečíst. c) Nepovažujeme za zcela vhodné zveřejňovat vnitrodružstevní záležitosti na nástěnkách, které jsou dostupné pro cizí osoby pohybující se v našem objektu. Představenstvo BDNP přesto posoudí Váš námět v přípravě opatření na zdokonalení informovanosti družstevníků, které chceme projednat na nejbližší schůzi PBDNP. 3. Doplnění chybějících dokumentů. Hospodaření s prostředky členů BDNP,Zásady pro uzavírání smlouvy o výkonu funkce člena orgánu, vyúčtování apod. PBDNP považuje rozsah zveřejňovaných dokumentů za dostačující. Je třeba zdůraznit, že PBD všechny dokumenty o které mají zájem jednotliví členové družstva je připraveno předložit zájemcům v kanceláři družstva, na základě osobní žádosti, v souladu se stanovami BDNP. Všechny přehledy o čerpání prostředků z fondu oprav jsou průběžně a podrobně zveřejňovány v dokumentech pro členskou schůzi a každému družstevníkovi, který má zájem dostat Bytové družstvo NATURA Poznaňská, Poznaňská 443/17, PRAHA 8, PSČ , IČ : ,obchodní rejstřík vedený Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 7516, Tel: , , horten@seznam.cz ID DS pa5szs9, Sberbank CZ,a.s.,Na Pankráci 1724/129, Praha 4, č.ú / 6800

20 3 podrobnou informaci, jsou konkrétní hospodářské dokumenty spojené s realizací projektů a opatření schválených členskými schůzemi, dány k nahlédnutí. Kontrolou stavu informační desky na internetové stránce BDNP jsme zjistili, že naprostá většina dokumentů, která je určena ke zveřejnění je na táto informační desce umístěna. Představenstvo přesto znovu přehodnotí, které další dokumenty mohou být na internetové stránce zveřejněny, Některé ale zveřejnit nelze.. Jedná se například o hospodářské smlouvy jejichž obsah je smluvně vázán utajením na základě požadavku smluvního partnera. 4. Penalizace správní firmy. Obdržel jsem vyúčtování až 12.června. Představenstvo BDNP vypovědělo v prosinci 2014 smlouvu se SPRUN.O celém postupu byla informována členská schůze , která svým usnesením potvrdila tento postup a uložila dokončit celý proces předání veškeré správní a účetní dokumentace. Uvedený proces byl realizován na základě Dohody o ukončení spolupráce,kde konečný termín na předání vyúčtování byl stanoven do S přihlédnutém na administrativní náročnost a potřebu předat všechny dokumenty, jak vedení družstva,tak i jednotlivým družstevníkům,v co nejkratší možné době, považujeme 12.červen 2015, kdy jste obdržel konečné vyúčtování, za adekvátní termín v dané situaci. S ohledem na skutečnost, že někteří družstevníci nedodrželi termín pro podání reklamací na SPRUN s.r.o.- do a stále ještě probíhá reklamační řízení představenstvo BDNP neuvažuje o žádných sankcích vůči společnosti SPRUN. Naopak chceme poděkovat, že celý proces ukončení spolupráce a předání dokumentace proběhl velice organizovaně a bez vážnějších problémů. 5. Penalizace správce www Od března 2015 v představenstvu chyběl odpovědný člen za www. Důvodem bylo odstěhování p.roberta Pošváře a ukončení jeho členství v BDNP. Celá situace byla vyřešena zvolením nové členky představenstva pí.malé na členské schůzi ,Dále byl smluvně získán IT specialista pro technické zabezpečení doplňků p. Filip Drahoš, na smluvním základě.z těchto důvodů nebude nikdo za opožděné zveřejnění dokumentů penalizován. Děkujeme za Vaše náměty a těšíme se na další spolupráci Schváleno představenstvem BD NATURA Poznaňská dne 6.srpna 2015 Dr. Stanislav Pohořal Předseda představenstva Bytové družstvo NATURA Poznaňská, Poznaňská 443/17, PRAHA 8, PSČ , IČ : ,obchodní rejstřík vedený Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 7516, Tel: , , horten@seznam.cz ID DS pa5szs9, Sberbank CZ,a.s.,Na Pankráci 1724/129, Praha 4, č.ú / 6800

21 Bytové družstvo NATURA Poznaňská, Poznaňská 443/17, PRAHA 8, PSČ , IČ : ,obchodní rejstřík vedený Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 7516, Tel: , , horten@seznam.cz ID DS pa5szs9, Sberbank CZ,a.s.,Na Pankráci 1724/129, Praha 4, č.ú /