ORTEX MAGAZÍN. informaèní zpravodaj firmy ORTEX KVÌTEN STABILITA, SPOLEHLIVOST, SPOLUPRÁCE na lanech i v IT

Transkript

1 ORTEX MAGAZÍN informaèní zpravodaj firmy ORTEX KVÌTEN 2013 STABILITA, SPOLEHLIVOST, SPOLUPRÁCE na lanech i v IT

2 Vážení ètenáøi, na stránkách našeho informaèního Magazínu vás pravidelnì informujeme o novinkách a øešeních, které nabízíme našim zákazníkùm. Objevují se názory, že souèasné ERP systémy obecnì spíše brzdí rozvoj firem, protože jsou založeny na striktních pravidlech pro jejich použití. Dodavatelé systémù neustále chrlí množství nových funkcí a možností. Na druhé stranì existuje øada praktických pøíkladù, kdy podnik není schopen využít plnì potenciálu ERP systému a vede si svou vlastní papírovou válku. Kde je tedy pravda a kdo koho brzdí? Osobnì se domnívám, že hledat rozøešení v této otázce je stejnì marné jako pøesvìdèit øemeslníka, že nepotøebuje ze svého telefonu jen volat a posílat SMS, ale potøebuje všechny vymoženosti chytrého telefonu. Prostì potøeby každého z nás jsou specifické a povinností nás dodavatelù je umìt nabídnout vhodné øešení dle potøeb a informatických schopností uživatele. Informaèní technologie však zcela nezadržitelnì pronikají z úètáren a výrobních provozù do všech èástí firem, zvyšují se nároky na kvalitu a rychlost informací, rostou objemy dat a nìkteøí z nás si uvìdomují potøebu øešit jejich bezpeènost. To vše se dìje v dobì, která nás všechny nutí hledat úspory a optimalizace ve všech èinnostech, IT nevyjímaje. V souèasné dobì ORTEX pøichází na trh s prvními øešeními postavenými na platformì Orsoft Open, jejímž jádrem je prostøedí Java. Úspìšnì jsme v praxi ovìøili jádro nového systému a podaøilo se nám úspìšnì dodat i první aplikace. Jsem velmi rád, že platforma Orsoft Open byla u našich zákazníkù pøijata více než pozitivnì. Zákazníci kladnì hodnotí nejen vyøešení nìkterých technologických omezení pøedchozího øešení, ale také celkový potenciál nové platformy. V plném proudu je pøíprava klíèových modulù našeho ERP Orsoft Open, velká èást našich vývojáøských kapacit se nyní intenzivnì vìnuje modulu Finanèní úèetnictví. Detailnìjší informace o stavu tohoto modulu a o dalších nových øešeních naleznete uvnitø tohoto èísla Magazínu. A jaký je tedy konkrétní harmonogram uvedení Orsoft Open na trh? Na již existující jádro systému (s obchodním oznaèením ORCore), modul Øízení Lidských zdrojù (ØLZ) a oborové øešení ZIS naváže ještì v první polovinì letošního roku modul Doprava. Do konce letošního roku pøipravujeme moduly Finanèní úèetnictví, Prodej a Personalistika, která vytvoøí s ØLZ jeden logický celek. V pøíštím roce pøedpokládáme doplnìní øešení o zbývající typové moduly, které ORTEX nabízí jako souèást stávajícího IS Orsoft. Vývoj jádra ORCore velmi pokroèil díky spolupráci s naším strategickým partnerem, firmou OR-CZ. Do jádra, které je spoleèným øešením a stane se také základem pro nové jednotné øešení produktu OR-SYSTEM, postupnì obì øešitelské firmy zapracovávají funkcionalitu, která vychází z požadavkù našich zákazníkù. Výsledkem je nové jednotné øešení administrace a kmenových dat, které bude naše spoleènost využívat jak pro vlastní øešení Orsoft Open tak pro OR-SYSTEM. A jak to bude s dalšími oblastmi øešení jako je workflow, Orsoft web a Business Intelligence (BI)? V první fázi pøedpokládáme doplnìní jádra Orsoft Open o vlastní workflow, které bude podporovat a spolupracovat s øešením Orsoft web. Nasazení Finanèního úèetnictví a evidence došlých faktur v technologii Orsoft Open bude tedy podporovat jedno z nejèastìjších využití workflow v Orsoft web schvalování došlých faktur. Spolu s nasazováním nových modulù Orsoft Open budou postupnì k dispozici datové pumpy do OLAP databáze BI a zákazník bude dál plynule využívat manažerský systém. Mgr. Pavel Hemelík jednatel, generální øeditel 2

3 Obsah Krátké zprávy z ORTEXu Orsoft Open Novinky v technologii Orsoft Open Nová Doprava v Javì Pøipravujeme nové Finanèní úèetnictví Novinky v Øízení lidských zdrojù Workflow vèera, dnes a zítra Podpora zobrazení azbuky ve výstupech z Orsoftu Institut nespolehlivého plátce èeøí vody v oblasti DPH Microsoft Dynamics CRM je opravdu univerzální Efektivnìjší práce s objednávkami Zkušenosti z projektù Implementace OR-SYSTEMu ve spoleènosti TEiKO Spytihnìv Sociální od IBM Recepty 3

4 Krátké zprávy z ORTEXu Nová etapa spolupráce ORTEXu a OR-CZ Více než 20 let trvá spolupráce spoleèností OR-CZ Moravská Tøebová a ORTEX Hradec Králové pøi vývoji softwarového produktu OR-SYSTEM. Dne 10. èervence 2012 podepsali øeditelé obou spoleèností Václav Maèát a Pavel Hemelík novou smlouvu o další spolupráci pøi vývoji software, která vymezuje podmínky a záruky jednotného postupu ve využití nejmodernìjších nástrojù a technologií. Co to prakticky znamená? Spolu s ORTEXem bude i OR-CZ využívat pro vývoj své nové generace informaèního systému OR-SYSTEM stejnou vývojovou platformu (Java) a spoleèné jádro s obchodním názvem ORCore. ORTEX partnerem GFI To, že je èeské zastoupení firmy GFI situováno stejnì jako ORTEX v Hradci Králové, je náhoda. To, že jsme pøi hledání univerzálního øešení pro antispamovou ochranu narazili právì na tuto firmu, náhoda není. Americká firma GFI totiž nabízí nìkolik velmi zajímavých øešení, které se vyznaèují mimo jiné jednoduchým a rychlým nasazením, dobrou funkèností i cenou. Antispamový filtr GFI MailEssentials Online se nasazuje opravdu snadno, protože nemusíte nic instalovat. Filtr bìží v cloudu, je tedy potøeba pouze pøesmìrovat tok ových zpráv tak, aby procházel pøes tento hostovaný filtr. Správce IT se nemusí starat ani o HW, ani o aktualizace nìjakého SW. Nevelký roèní poplatek pak jen podtrhuje vysokou pøidanou hodnotu tohoto øešení. Mezi další zajímavá øešení firmy GFI patøí i ménì známý ale velmi kvalitní antivirový program GFI Vipre Antivirus nebo systém pro vzdálenou správu serverù GFI Max Remote Management. Asi není pøíliš známo, že námi používaný skvìlý nástroj pro vzdálenou správu TeamViewer dnes patøí také do rodiny GFI. ORTEX dodal komplexní evidenci majetku pro mìsto Hradec Králové Na konci roku 2012 jsme úspìšnì dokonèili projekt, jehož cílem bylo povýšit evidenci majetku mìsta Hradec Králové na kvalitativnì novou úroveò a zahrnout do ní nové procesy. Souèástí projektu inovace evidence majetku tak byla podpora inventarizace èárovým kódem nebo zaèlenìní procesù schvalování zmìn týkajících se zaøazení, pøesunù a vyøazení majetku do firemního intranetu v prostøedí Microsoft SharePoint. Došlo také na integraci majetkové evidence s øešením Software Asset Management od spoleènosti Alvao. ORTEX také spolu se svým partnerem v projektu, spoleèností ICS Identifikaèní systémy, zajiš oval fyzické provedení inventury majetku ve všech lokalitách magistrátu mìsta Hradce Králové. Šachový klub ORTEX postoupil do vyšší soutìže Husarský kousek se povedl mladým hráèùm Šachového klubu ORTEX. V druhé nejvyšší soutìži družstev mládeže, 1. lize mladšího dorostu, vyhráli všech 11 zápasù a s velkým náskokem získali nejen první místo, ale hlavnì postup do šachové Extraligy dorostu. Boje 16 nejlepších týmù republiky zaènou na podzim, mìsto Hradec Králové bude zastoupeno poprvé v historii této soutìže. Velkou zásluhu na tomto úspìchu má podpora firmy, která šachovému klubu poskytuje pøístøeší a za což jí šachisté velmi dìkují! Rychlá nabídka jde do svìta Ve snaze prodávat naše univerzální doplòky k Microsoft Dynamics CRM zákazníkùm po celém svìtì jsme v loòském roce spustili webové stránky Ukázalo se, že zejména o doplnìk Rychlá nabídka (Quick Quote) je mezi uživateli zájem, protože velmi efektivnì øeší vytváøení nabídky a práci s cenami pro zákazníky s rozsáhlým sortimentem a velkým množstvím produktù. Díky univerzálnosti použití toto øešení nezná hranice a zákazníci postupnì pøicházejí z rùzných kontinentù a to i zpomìrnì exotických destinací (Spojené Arabské Emiráty, Malajsie, Brazílie apod.). Modrá barva znaèí zákazníky, sytost barvy pak jejich poèet. 4

5 Orsoft Open správným smìrem k cíli V minulém èísle našeho magazínu jste mìli možnost se seznámit se základními principy nového IS Orsoft Open. Jen krátce zopakujme, že nový informaèní systém je postaven na otevøených platformách (záruka budoucího rozvoje, ekonomické výhody), zùstává nadále multiplatformní (na stranì serveru i na stranì klienta je možné využívat Microsoft Windows nebo Linux), pracuje pouze nad databází (Oracle nebo Microsoft SQL Server). Technologicky je celé øešení postaveno na platformì Java. Jako nástroj pro vytváøení výstupù je využíván Jasper Reports. Letošní rok a patrnì i rok pøíští lze charakterizovat jako období soužití èi koexistence dvou systémù souèasného Orsoftu a Orsoftu Open. Z pohledu vývoje probíhá jak intenzivní vývoj nového systému, tak i údržba a nezbytný rozvoj systému stávajícího. Na jedné stranì je tøeba reagovat na legislativní zmìny a uspokojit potøeby zákazníkù pracujících na souèasném Orsoftu, na druhé stranì je tøeba využít všech minulých zkušeností a poznatkù a zhodnotit je pøi vývoji systému nového. A prùbìžnì zajiš ovat spolupráci mezi obìma systémy, která se prakticky neustále mìní. A samozøejmì, v poklusu a s nadhledem zvládat nové technologie, pøizpùsobovat se odlišným pracovním postupùm i novému vývojovému prostøedí. Diametrálnì odlišný je pohled vás našich zákazníkù. Pøestože jste prùbìžnì informováni o vývoji Orsoft Open, jen nìkteøí z vás zatím mìli možnost se s ním seznámit na vlastní kùži. Zkušenosti s novì vznikajícím øešením Orsoft Open mají vybraní zákazníci pøi provozování Zákaznického informaèního systému èi nové skupiny úloh Øízení lidských zdrojù. V nové technologii byl vytvoøen i podsystém Doprava, který je již v etapì ovìøování u pilotního zákazníka. Požadavky zákazníkù, kteøí již zaèali pracovat s novou skupinou úloh Øízení lidských zdrojù, ukázaly potøebu co nejdøíve zaèlenit do Orsoftu Open kompletní modul Lidské zdroje. K dispozici je již nový datový model tohoto modulu a byly zahájeny programátorské práce. Posledním, ale neménì významným zámìrem pro letošní rok je analýza podsystému Prodej se zamìøením na problematiku fakturace. Cílem je zaèlenit fakturaci jako významnou èást podsystému Prodej do Orsoftu Open. A co nám zbývá na rok 2014? Odpovìï je jednoduchá dokonèit vývoj nového systému Orsoft Open. Realizace však bude o to nároènìjší. Prakticky to znamená provést analýzu a naprogramovat všechny zbývající podsystémy, které dosud nebyly zmiòovány. A ještì peèlivì dotáhnout vývoj výše jmenovaných modulù a podsystémù do všech detailù. A v neposlední øadì dùkladnì, dùslednì a systematicky pøipravit etapu pøechodu z pùvodního systému na nový. Vladislava Dejmková vedoucí úseku projekce Jistì vás napadne otázka, co je tedy z nového systému hotovo a jak to bude dál? V provozu u zákazníkù byl již ovìøen Zákaznický informaèní systém pro vodohospodáøe (ZIS), nová skupina úloh Øízení lidských zdrojù a samozøejmì spoleèný základ celého systému Základní èást. Jednou ze složek Základní èásti je technologie a administrace systému, která mùže existovat i samostatnì a má obchodní název ORCore. Druhou èástí jsou tzv. Kmenová data, která zajiš ují obsluhu spoleèných tabulek. ORCore i Kmenová data jsou využívána nejen v Orsoftu Open, ale jsou spoleènou základnou i pro OR-SYSTEM, který prochází v letošním roce také øadou významných zmìn. V letošním roce jsme se v Orsoftu Open zcela logicky zamìøili na vývoj nového podsystému Finanèní úèetnictví s cílem vytvoøit nové, uživatelsky pøívìtivé, prùhledné a prùkazné finanèní úèetnictví. 5

6 Novinky v technologii Orsoft Open Tak, jak roste poèet úloh v Orsoft Open, zvyšují se i nároky na upravitelnost uživatelského rozhraní systému. Tyto požadavky lze rozdìlit do dvou základních skupin. Na komponenty uživatelského rozhraní, které má k dispozici vývojáø a prvky, které mùže upravit pøímo u uživatele implementátor. První skupina komponent je pevnou souèástí vzhledu systému. Jejich použití je vzato v úvahu pøímo pøi návrhu architektury jednotlivých modulù systému. Funkènost a využití jsou tìsnì spjaty s vývojáøskými nástroji a konzultant nebo uživatel nemá moc možností je mìnit. Sem patøí napøíklad rùzné vnoøené tabulky, seznamy èi grafy. mìnit pozici a velikost zobrazovaných komponent. Komponenty lze pøidávat, ubírat, kopírovat a mìnit jejich vlastnosti. K dispozici je také strom komponent zobrazující sestavení návrhu detailu. Tyto návrhy lze spravovat pøímo z konkrétní spuštìné volby nebo hromadnì ve volbì Správa pohledù. Tato úloha slouží administrátorovi pro lepší pøehled toho, jaké návrhy se používají. Pøístup k uživatelskému návrhu zobrazení je možné chránit pomocí systému zabezpeèení. Druhá skupina komponent si s sebou nese vlastnosti upravitelnosti pøímo u konkrétního uživatele, v konkrétní implementaci daného modulu èi systému. Pøíprava tìchto komponent je z pohledu vývoje zdlouhavìjší, avšak tento èas se vrací v podobì rychlejšího promítnutí pøedstav uživatele do nastavení vzhledu systému. V tomto pøípadì není nutné promítnout požadavky do vývoje systému a zatìžovat jimi jednotlivé programátory, ale lze vše øešit na úrovni konzultantù. Pro letošní rok jsme pøipravili nìkolik novinek v oblasti uživatelsky upravitelných komponent, z nichž vybíráme následující. Uživatelský návrh zobrazení Jedná se o obecnou možnost uživatelsky ovlivòovat podobu zobrazení dat na obrazovce. Souèástmi øešení je Návrh sloupcù tabulky návrh zobrazení sloupcù tabulky, návrh zobrazení detailu záznamu, správa tìchto návrhù. Návrh sloupcù tabulky umožòuje vybrat, které sloupce se budou zobrazovat, mìnit jejich poøadí a mìnit další vlastnosti sloupce. Návrh vzhledu detailu umožòuje zobrazení jednotlivých prvkù v panelu detailu, jejich rozmístìní, pøípadnì skrytí. Souèástí návrhu vzhledu detailu je i prostøedí interaktivního návrháøe. Návrháø detailu je vytvoøen jako vizuální editor s možností Návrh detailu záznamu 6

7 Uživatelské atributy Souèástí datového modelu systému je též možnost definovat nové atributy k libovolné tabulce. Díky databázovému uložení dat je tato vlastnost nezávislá na vývoji typového øešení a dává možnost poøizovat libovolné množství dalších údajù k libovolnému záznamu. Tento makrojazyk úzce navazuje na stávající systém maker, který je využíván v rámci OR-SYSTEMu, bude ho doplòovat a dále rozvíjet. Do menu pak bude možné zaøadit i takto definované makro. Standardnì se pak tyto údaje zobrazí v detailu záznamu jako nová záložka, kde je bude možno poøizovat. Tomáš Myslivec hlavní technolog Definice uživatelských atributù Konfigurovatelné menu S rozvojem nabídky systému je pøipravena možnost uživatelsky mìnit navigaèní strom menu jednotlivých úloh. Již nyní lze libovolnou položku menu pøidat do skupiny oblíbených funkcí. Novì je možné libovolnou položku menu pøejmenovat nebo vyøadit. Dále lze vkládat nové položky a umís ovat je na konkrétní poøadí v menu. Novinkou je též možnost umístit do menu odkaz na dokument a pøíkaz operaènímu systému, tedy spouštìní externí aplikace, dávky nebo skriptu. Do budoucna pøipravujeme možnost zaøadit do menu spuštìní tzv. makra posloupnosti èinností, které následují za sebou v pevnì daném poøadí. V souèasné dobì je ve vývoji interní makrojazyk, pomocí kterého bude možné toto makro vytvoøit. 7

8 Nová Doprava v Javì Podsystém Doprava je urèen zejména pro firmy, kde není doprava hlavním pøedmìtem podnikání. Zabývá se pøedevším rozvozem zboží formou pravidelných linek, ale mùže sloužit i pro firmy, kde jsou používána pouze referentská vozidla. V souèasné dobì zatím neøeší problematiku øízení dopravy speciálních vozidel (napø. bagry, vrtací soupravy a jiné pracovní stroje). Linky Základem pro øízení linkového provozu je definování systému pøepravních linek. V podstatì jde o evidenci tras vozidel mezi jednotlivými místy nakládky a vykládky zboží. Podsystém Doprava poskytuje nástroje k øízení a organizaci dopravy ve firmì a umožòuje sledování a vyhodnocování veškerých nákladù souvisejících s dopravou. Základní èlenìní je zøejmé z menu nového podsystému: Dispeèink slouží pøedevším pro organizaci a øízení linkového rozvozu zboží. Dále pro evidenci stazek, závad a oprav vozidel a sledování nákladù na dopravu. Rezervace je zamìøena na oblast plánování èasu vozového parku, tj. na evidenci jednorázových èi periodických akcí (STK, výmìna oleje apod.). Obsahuje agendu spojenou s používáním referentských automobilù. Ke každé lince jsou kromì trasy vozidla pøiøazeny informace o odjezdech a pøíjezdech, vzdálenosti, úèelu jízdy i o obvyklém øidièi na lince. Z navržených šablon linek jsou prùbìžnì generovány vlastní linky na urèité období dopøedu, øidièi tak dostávají pøíkazy k jízdì s dostateèným èasovým pøedstihem. Stazky Po ukonèení jízd vrátí osádky vyplnìné stazky. Informace o uskuteènìných jízdách se poøizují do systému. Snadnou orientaci v evidenci jízd usnadòují grafické symboly (viz obrázek), které upozoròují na nevyplnìné èi chybné stazky. Informace z agendy jsou mj. podkladem pro výkaz pracovních dob a pøestávek øidièe. Informace o nákladech na dopravu mohou být zadávány jak v samotném podsystému Doprava, tak mohou být importovány z jiných podsystému Orsoftu (z Finanèního úèetnictví, ze Skladù ). Podsystém Doprava využívá systém definice pøepravních linek spoleènì s podsystémem Prodej. 8

9 Kniha jízd Kniha jízd je úèetním dokladem, ve kterém jsou zaznamenány údaje o jednotlivých jízdách automobilu. Její papírové vypisování je jednoznaènì jednou z nejménì oblíbených èinností firemních øidièù. Naše softwarové øešení tuto èinnost znaènì zjednodušuje (napø. využívá systém pøeddefinovaných tras, kopírování záznamù atd.) a provádí automatické kontroly návaznosti dat. Rezervace vozidel Možnost rezervace je dùležitý nástroj pro operativní øízení a organizaci vozového parku. Rezervace lze vytváøet jak pro vozidla na konkrétní termín a pro urèitou osobu, tak i za úèelem nìjaké akce napø. plánovaného odstavení vozidla za úèelem STK, generální opravy apod. Mezi základní funkce patøí i možnost nastavit požadavek na schvalování rezervace. evidovat závady a náklady na opravy. Náklady mohou být vyhodnocovány podle rùzných kritérií a prakticky v libovolném èlenìní. Samozøejmostí jsou pøehledy o ujetých kilometrech, spotøebovaných pohonných hmotách, porovnání prùmìrné spotøeby za srovnatelná období èi pøehled nákladù souvisejících s provozem vozidla. Další rozvoj Pøedpokládáme, že informace z podsystému Doprava (zejména ze stazek) budou využívány pro výpoèet mezd øidièù. V konkrétních místech bude možné používat workflow, které umožní zprùhlednìní schvalovacích procesù. Poèítáme i s automatickým importem údajù ze systému CCS, popøípadì z dalších systémù. A zcela jistì bude další rozvoj ovlivòován i požadavky našich zákazníkù. Šárka Ondráèková vedoucí týmu Lidské zdroje Souèástí agendy je Kalendáø osobních vozidel, který graficky znázoròuje vytíženost vozidla a pøípadné pøekrytí naplánovaných jízd (akcí). Kalendáø umožòuje dispeèerovi pøesouvat jednotlivé jízdy tak, aby byl vozový park optimálnì využit. Vyhodnocení nákladù na dopravu Podsystém Doprava je propojen s dalšími podsystémy Orsoftu, ze kterých také èerpá informace o dalších nákladech souvisejících s dopravou. Veškeré údaje o vašich vozidlech tak lze shromažïovat na jednom místì, statisticky je tøídit, nechat se upomínat na dùležitá data související s jejich provozem, kontrolovat jejich spotøebu, 9

10 Pøipravujeme nové Finanèní úèetnictví Nový modul Finanèní úèetnictví jako souèást Orsoft Open je koncipován tak, aby uživatelùm pøinesl maximální pøehlednost, pohodlné a intuitivní ovládání, bezproblémovou provázanost s ostatními èástmi IS Orsoft a aby byl schopen se maximálnì pøizpùsobovat potøebám zákazníkù. Vzájemná datová provázanost vyplývající z možností moderního databázového øešení zároveò umožòuje zrychlení práce a omezuje vznik chyb. Do nového modulu Finanèní úèetnictví je pøeneseno maximum funkcí ze stávajícího modulu. Na základì dùkladné analýzy však bylo rozhodnuto o výrazné zmìnì postupù pøi zpracování dokladù, a tak se na poèátku budou muset uživatelé s touto zmìnou vyrovnat. Jaké zmìny mùžete od nového øešení oèekávat? Nastavení parametrù pro rùzná období Finanèní úèetnictví bude øízeno nejen konfigurací podsystému, ale i konfiguraèními èíselníky, které umožní rùzná nastavení modulu (a tím i jeho chování) pro rùzná období. Znaèný poèet konfiguraèních parametrù je proto pøesunut do konfiguraèních èíselníkù. Každá úprava nastavení v konfiguraèních èíselnících je striktnì navázána na platnost parametrù pro dané období. V èíselnících není povoleno rušit jednotlivé záznamy, ale vždy pøi zakládání nového záznamu je tomu pøedchozímu ukonèena platnost. Doklady Všechny doklady budou tvoøit trvalé deníky dokladù podle jednotlivých typù dokladù: deník pøijatých faktur, deník vydaných faktur, deník plateb, Každý deník bude možné dále vnitønì èlenit (pøijaté faktury, pøijaté faktury zálohové, ). deník pokladních dokladù, deník interních dokladù. Èíslo dokladu se bude pøidìlovat automaticky podle parametrù nastavených u dokladové øady vždy až v okamžiku zápisu dokladu. U každého dokladu je sledována jeho historie zmìn aparát nových editaèních programù umožní uživatelùm okamžitý pohled na všechny zmìny, které na dokladu probìhly zejména z hlediska osoby odpovìdné za provedení každé opravy, okamžiku provedení opravy a možnosti zjistit jak obsah opravovaného úèetního záznamu pøed opravou, tak jeho obsah po opravì v celé posloupnosti oprav. Položková hlavní kniha Souèasnì se zápisem dokladu do pøíslušného deníku dokladù je doklad i úètován (samozøejmì i kdykoli pozdìji) do položkové hlavní knihy, pøièemž úèetní zápis mùže být realizován dvìma zpùsoby (v závislosti na nastavení konfigurace): 1. Èástka, Úèet MD, Úèet DAL 2. Úèet, Èástka MD nebo Èástka DAL (se zajištìním vyrovnanosti dokladu) Zaúètování mùže probìhnout zcela automaticky (na pozadí dokladù se automaticky vytváøí úèetní kontace podle nastavení v èíselníku kontací) nebo ruèním úètováním èi pouze doplnìním nìkterých nositelù do pøipravené kontace. Každý zápis do položkové hlavní knihy bude realizován pouze jako výsledek dokladu s pøímou vazbou na úèetnictví. Tím se vytvoøí pevný vztah mezi prvotním dokladem a jeho úèetním obrazem a zajistí soulad úèetních zápisù s prvotními doklady. Hlavní knihy z pohledu stávajícího Orsoftu jsou v Orsoft Open navrženy jako technická kniha udržovaná online pro rychlé výstupy sestav, výkazù nebo stavù na úètech. Nový návrh Finanèního úèetnictví umožní kdykoli zjistit stavy úètù k libovolnému dni. Saldokonto Saldokonto bude vedeno jako úèetní kniha pohledávek a závazkù a poskytne informace nejen o jejich okamžitém stavu, ale i k jakémukoli jinému dni. Párování bude probíhat na základì kritérií definovaných pøímo ke každému úètu, oznaèenému v úètovém rozvrhu jako saldokontní úèet. Na základì párování plateb a pøedpisù pak vzniknou kurzové rozdíly, upomínky, penalizaèní faktury, opravné položky a další. Pøitom zápisy se budou generovat do pøíslušných deníkù dokladù a zaúètovávat do položkové hlavní knihy. Naším cílem je vytvoøit a poskytnout našim zákazníkùm plnohodnotný modul pro zpracování financí i úèetnictví, který bude nejen respektovat veškeré zákonné normy, ale zároveò bude velmi flexibilní díky rozsáhlým možnostem nastavování parametrù a uživatelských práv. Každý uživatel bude mít možnost získat aktuální a pøesné informace na každém místì a v každém okamžiku. Souèasnì by mìl být modul Finanèní úèetnictví otevøený a pøipravený pro realizaci prùbìžnì pøicházejících legislativních požadavkù i specifických požadavkù jednotlivých zákazníkù. Vìra Zikánová vedoucí oddìlení Finanèní úèetnictví 10

11 Novinky v Øízení lidských zdrojù Zkušenosti prvních zákazníkù s využíváním nového øešení Øízení lidských zdrojù v systému Orsoft Open výraznì ovlivnily jeho další rozvoj. V posledních mìsících bylo øešení obohaceno o práci s elektronickými dokumenty, došlo ke zjednodušení obsluhy, pøibyly nové funkce i nové výstupy. Lékaøská péèe Pùvodní model lékaøské péèe byl bìhem vývoje významnì upraven s cílem zpøehlednit a zjednodušit nastavení kritérií pro plánování lékaøské péèe. Provedené zmìny byly mj. ovlivnìny i novelou zákona o pracovnìlékaøských službách a související vyhláškou. Pro každou lékaøskou prohlídku je možné nastavit vìkové intervaly a pøiøadit k nim interval opakování. To znamená, že je napøíklad možné pro osobu mladší 30 let (tj. vìkový interval 0-29) nastavit interval opakování 5 let. A pro osobu starší 30 let (tj. vìkový interval ) nastavit interval opakování 2 roky, apod. Celý sledovatelný vìkový interval je 0-100, pøièemž jej lze rozdìlit na libovolný poèet vìkových intervalù. Ve chvíli, kdy zamìstnanec pøinese od lékaøe potvrzení o prohlídce a personalista zadá tuto informaci do systému, ten automaticky vygeneruje na základì stanovených vìkových intervalù a vìku zamìstnance termín další plánované prohlídky. Po prvních zkušenostech byla lékaøská péèe oddìlena od rizik, sledování rizik je nyní pouze volitelné. Rizika není nutné sledovat vùbec, popøípadì je možné sledovat je jen u nìkterých zamìstnancù. Rizika jsou sledována buï pro celá pracovištì, nebo pro urèité pracovní funkce na daných pracovištích. Èíselníky rizikových pracoviš a rizikových funkcí tedy nyní fungují tím zpùsobem, že se stanoví rizika pro dané pracovištì, která jsou spoleèná všem zamìstnancùm. Pokud je zamìstnanec vystaven pouze rizikùm stanoveným pro rizikové pracovištì, tak rizikovou funkci není potøeba zakládat. Riziková funkce tedy slouží pouze k vyspecifikování pracovních funkcí, které jsou vystaveny dalším rizikùm, která nejsou obecnì pøítomna na daném pracovišti. To znamená, že mùžeme mít dva sváøeèe (stejná pracovní funkce), oba pracují na daném pracovišti, ale jeden pracuje na noèní smìny, má tedy práci v noci jako další rizikový faktor. Vytvoøíme pro nìj na daném rizikovém pracovišti rizikovou funkci a stanovíme v ní všechna rizika pracovištì plus práci v noci. Do tisku lékaøských prohlídek tedy prvnímu sváøeèi pùjdou rizika z rizikového pracovištì (nezakládali jsme mu rizikovou funkci) a druhému rizika z jeho rizikové funkce. Systém je tedy nyní flexibilnìjší a šetøí práci a èas, protože rizikové funkce se zakládají jen k pracovním funkcím, které se, co se týká rizikových faktorù, nìjak vymykají standardu. Tiskové úlohy novì umožòují použití šablon, uživatelé si mohou, dle svých pøedstav, vytvoøenou šablonu doplòovat o svùj text, obrázky. Kvalifikaèní list zamìstnance Výraznì se zmìnilo grafické rozhraní kvalifikaèního listu zamìstnance. Nyní efektivnìji využívá zobrazený prostor, je kompaktnìjší a pružnì reaguje na roztahování okna. Díky tomu lze plnì využít vìtších monitorù a pøehlednìji zobrazovat dostupné informace. Rozšíøeny byly i možnosti hodnocení zamìstnance. Personalista si mùže stanovit vlastní kritéria hodnocení zamìstnance. Kritéria jsou rozdìlena do tøí skupin: zamìstnanec ve zkušební dobì, technicko-hospodáøský pracovník a dìlník. Pro každou skupinu lze stanovit jiná kritéria. Hromadné zakládání hodnocení bylo rozšíøeno o možnost výbìru zamìstnancù. Nyní lze z nabízené množiny podøízených odebrat zamìstnance, které si již nepøejete hodnotit (není tedy potøeba jejich hodnocení pak odmazávat). Školení Zatímco výše uvedené zmìny a novinky jsou již k dispozici zákazníkùm, novinky v oblasti školení se teprve pøipravují. Obsluha školení bude rovnìž zjednodušena, zároveò se však pøipravuje øada nových funkcí. Napøíklad: Automatické naplánování dalšího školení na základì termínu absolvování pøedešlého školení. Automatické naplánování dalšího školení na základì data vydání prùkazu odborné zpùsobilosti. Úprava nákladù na školení podle pøítomnosti na školení a rozpoèítávání nákladu na úèastníka. Hodnocení školení. Skupina úloh Øízení lidských zdrojù je zatím jakýmsi novým ostrovem, který se stane do budoucna souèástí modulu Lidské zdroje, který bude kompletnì vytvoøen v nové technologii. V souèasné dobì probíhá kompletní reanalýza modulu Lidské zdroje s cílem navrhnout nový funkèní model Lidských zdrojù pro Orsoft Open. Zkušenosti z provedených implementací Øízení lidských zdrojù i první závìry provedené analýzy potvrzují, že by se tato skupina úloh mìla stát nedílnou a významnou souèástí modulu Lidské zdroje v Orsoftu Open. V první fázi bude do nového prostøedí v Orsoftu Open transformován podsystém Personalistika, který bude rozšíøen o veškerou funkcionalitu Øízení lidských zdrojù. Nároènìjší pøevod podsystému Mzdy do nového prostøedí bude proveden samostatnì, až ve druhé fázi. V pøechodném období budou oba podsystémy Personalistika a Mzdy vzájemnì spolupracovat, a to zejména na datové úrovni. Hynek Hladík programátor - analytik 11

12 Workflow vèera, dnes a zítra Systém schvalovacího workflow zažívá v poslední dobì nebývalý rozmach témìø v každé implementaci informaèního systému. Souèástí životního cyklu vývoje takového systému jsou však i kroky, které nebývají pozitivnì vnímány všemi zainteresovanými stranami. Tento èlánek nemá být suchým výètem technologických možností workflow, spíše úvahou o nutnosti provést èas od èasu i nepopulární rozhodnutí. Pøed pìti lety jsme zaèali budovat jádro schvalovacího Workflow jako souèást IS Orsoft. Z pùvodního jednoduchého systému schvalování se postupnì stával systém složitìjší, obohacovaný o novou funkcionalitu požadovanou v probíhajících implementacích. Ne všechny požadavky však bylo možné uspokojit pouhým pøidáváním k existujícímu základu. Mnohé požadavky bylo potøeba odložit z dùvodu omezených možností pùvodního øešení. Souèasnì s rozvojem workflow se rozvíjel i vlastní IS Orsoft. Vznikaly požadavky nových skupin úloh na zaèlenìní schvalování do životních cyklù objektù, které se v tìchto úlohách vyskytují. Soubìžnì s rozvojem stávajícího øešení jsme pøistoupili k vývoji generaènì nového nástupce informaèního systému Orsoft Open. Vyvíjet dnes moderní systém bez prvotního zaèlenìní funkcionality workflow do jádra systému a možností využití v jednotlivých aplikaèních modulech, znamená ustrnout v návrhu systému na úrovni minulého století. V této situaci jsme se museli rozhodnout, zda navrhnout pro Orsoft Open koncepènì nové workflow, postavené na nových základech a nechat pùvodní øešení ustrnout a zakonzervovat ve stávajícím stupni vývoje, nebo použít stávající øešení workflow ale pøipravit se o možnosti jeho dalšího rozvoje soubìžnì s kladenými nároky na rozšiøování nového systému. Rozhodování bylo ve velké míøe ovlivnìno požadavky na zachování kontinuálního vývoje a nasazení IS Orsoft u našich zákazníkù. Samozøejmì pøi souèasném zachování veškeré funkcionality, která je využívána v jednotlivých implementacích. S ohledem na souèasnost i budoucnost systému to nebylo jednoduché rozhodnutí. A jeho realizace byla ještì trnitìjší. Velké celky pùvodního øešení, které se vyvíjely nìkolik let, bylo tøeba reorganizovat v mnohem kratší dobì. Navrhnout nový datový model, který by umožòoval práci s daty pomocí rùzných technologií a zároveò poskytoval možnost dalšího budoucího rozvoje. A v poslední øadì de-facto reimplementovat jednotlivá nasazení workflow u našich zákazníkù. Ne vždy šlo vše tak, jak jsme si na zaèátku pøedstavovali. Ne vždy vedla k cíli ta první zvolená cesta. Ne vždy jsme se setkali s nadšením všech zúèastnìných stran. Èastokrát jsme se sami sebe ptali proè a nesèíslnìkrát jsme odpovídali na tuto otázku ostatním. Ale tak jako po letošní dlouhé zimì pøichází jaro a léto, pevnì vìøím, že i my nyní stojíme na prahu nového rozvoje workflow v celé skupinì produktù našeho informaèního systému. Pøestože cesta k dnešnímu dni nebyla jednoduchá, podaøilo se nám zachovat stávající nasazení workflow a zároveò položit pevné základy pro implementaci nových požadavkù na schvalování. Právì probíhající nové implementace informaèního systému nám potvrzují, že i takto nepopulární radikální øezy do stávajícího øešení jsou èasto nezbytné a jsou nutné pro jeho další existenci a rozvoj. Tomáš Myslivec hlavní SW technolog Po mnohých debatách jsme vybrali øešení, které je asi nejménì oblíbené. A to jak mezi vývojáøi, tak mezi implementátory, konzultanty èi zákazníky, uživateli systému. Pøistoupili jsme k celkové reorganizaci datového modelu stávajícího workflow. Vytvoøení nové, spoleèné základny pro stávající øešení IS Orsoft, generaèního nástupce Orsoft Open a zároveò pro logisticko-výrobní èást OR-SYSTEMu. 12

13 Podpora zobrazení azbuky ve výstupech z Orsoftu Novinky v podsystému Mzdy Již delší dobu se vyskytují požadavky na možnosti výstupù z IS Orsoft v ruském jazyce, konkrétnì v azbuce. Tak, jak rostou obchodní aktivity našich zákazníkù smìrem k tomuto regionu, stupòují se i požadavky na vytváøení výstupù v azbuce. V minulosti jsme pro tyto výstupy používali externí nástroje, jako šablony v Excelu èi Wordu, pøípadnì jiné speciality pro vložení takového textu do tisku. Pro kombinaci textu v latince a azbuce je tøeba, aby celý systém zpracování textu podporoval dvoubytový kód Unicode. Tedy nejen vlastní uložení dat v takto nastavené databázi, ale i pøenos textu na klientskou stanici a jeho zobrazení, pøípadnì vytištìní. Právì pro nedostateènou podporu Unicode se toto jevilo do nedávné doby dosti problematicky. Naštìstí se nám v poslední dobì podaøilo najít cestu, jak umožnit pracovat s kombinací latinky a azbuky. A to díky normì GOST / ISO 9:1995, která pro zápis azbuky definuje pravidla transkripce/transliterace. Na základì této normy jsme pøipravili rozšíøení Orsoftu o øešení výstupù nad takto uloženými daty. Na vybraných místech Orsoftu je možné použít speciálního zápisu textù pomocí latinky, které se na výstupu pøekódují do azbuky. Použít lze jak variantu psanou s diakritikou, tak variantu s èistou latinkou. V azbuce lze mít uložený text celého atributu, nebo jako u poznámek, pouze èást textu. Text azbuky je pak uvozen znaèkou <cyr>. Znaèka <lat> pøepíná zpìt na latinku. Pøíklady transkripce a výsledného textu: TRANSKRIPCE <cyr>v čaščah juga žil by citrus? Da, no fal šivyj ekzempljar! <cyr>krasnaja ploshhad, Moskva, <lat>russian Federation VÝSLEDNÝ TEXT V AZBUCE В чащах юга жил бы цитрус? Да, но фальшивый екземпляръ! Красная площадь, Москва, Russian Federation Pro zobrazení a tisk výstupù je pak použit upravený prohlížeè sestav OnPrint, který podporuje práci s Unicode. Nová øešení v podsystému Mzdy jsou velmi èasto spjata s novou legislativou. Stejnì tomu bylo i poèátkem letošního roku. I pøesto, že se dal odhadovat velmi vlažný zájem o vstup zamìstnancù do 2. pilíøe dùchodové reformy, bylo nutné celou problematiku dùchodového spoøení zaèlenit do podsystému Mzdy. Požadavek na výpoèet dùchodového spoøení u konkrétního zamìstnance je možné jednorázovì a velmi jednoduše zadat, vlastní výpoèet pak probíhá automaticky. Odvod pojistného na dùchodové pojištìní je zajištìn novým typem operace s názvem dùchodové spoøení v exportu do penìžních ústavù. Institut dùchodového pojištìní byl samozøejmì promítnut i do výstupù a výkazù podsystému Mzdy. Další významnou novinkou jsou tzv. deponované srážky. O deponovaných srážkách mluvíme tehdy, když srážku musíme (chceme) zamìstnanci strhnout, ale zatím ji nechceme odesílat pøíslušné instituci. K jejímu odeslání dochází až poté, když rozhodnutí o pøíslušné srážce nabude právní moci. Jedná se o srážky typu exekuce, které jsou zasílány do penìžních ústavù. V podsystému Mzdy je zajištìno: Zadání požadavku na deponování srážky. Vlastní výpoèet deponované srážky. Zadržení deponované srážky až do doby nabytí právní moci. Sledování výše dosud deponované srážky. Odvod celkové deponované èástky do stanoveného termínu po nabytí právní moci. Promítnutí problematiky deponovaných srážek do výstupù podsystému Mzdy. Využívání obou novinek podsystému Mzdy vede ke zjednodušení práce mzdových úèetních. Vladislava Dejmková vedoucí úseku projekce Tomáš Myslivec hlavní SW technolog 13

14 Institut nespolehlivého plátce èeøí vody v oblasti DPH Od ledna roku 2013 platí technická legislativní úprava Zákona o dani z pøidané hodnoty týkající se kontroly tzv. nespolehlivých plátcù. Novela ukládá všem plátcùm DPH povinnost oznámit správci danì èísla bankovních spojení, která používají pro svou ekonomickou èinnost. Tato bankovní spojení budou zveøejnìna v Centrálním registru plátcù DPH MF ÈR. Pokud plátci DPH neoznámí svá èísla bankovních spojení, mùže to být považováno za dùvod pro oznaèení nespolehlivý plátce. Plátce danì je povinen pro své platby používat zveøejnìná bankovní spojení. Použití jiných úètù bude dùvodem pro ruèení pøíjemcem zdanitelného plnìní za daò nezaplacenou poskytovatelem plnìní ( 109 odst. 2 písmeno c novely zákona). Výpis z centrálního registru plátcù plátce mùže být oznaèen také ten, kdo závažným zpùsobem poruší své povinnosti vztahující se ke správì danì. V IS Orsoft jsme pøipravili kontroly na spolehlivost plátcù a kontroly zveøejnìných bankovních spojení pro bezhotovostní úhrady. Údaje z Centrálního registru plátcù jsou pøenášeny do Orsoftu. Kontroly pak probíhají: pøi zápisu nové firmy do Adresáøe firem, pøi poøizování daòových dokladù, pøi výbìru do pøíkazù k úhradì, pøi tisku DPH. V prohlížení pøíkazù k úhradì a na tiskové sestavì Podklady pro DPH je nespolehlivý plátce oznaèen písmenem R. Ve všech uvedených pøípadech se jedná o upozornìní. Registr plátcù v Orsoftu Pokud se i po tìchto upozornìních rozhodnete odebrat službu nebo zboží od nespolehlivého plátce, automaticky pøebíráte riziko ruèení za nezaplacenou DPH z tohoto zdanitelného plnìní. Tomuto riziku se mùžete vyhnout tím, že DPH zaplatíte rovnou správci danì. K takovému postupu je potøeba si zajistit od svého dodavatele souhlas (nejlépe písemný). Smyslem tohoto opatøení je zamezení daòovým podvodùm, kdy se k úhradì využívají rùzné úèty vedené tøetími subjekty, aby správce danì nemohl efektivním zpùsobem provést zajištìní úhrady na nesplatnou nebo dosud nestanovenou daò. Za nespolehlivého Podle posledních informací Generální finanèní øeditelství o pùl roku odložilo platnost ruèení v pøípadì platby na neregistrovaný úèet. Odklad platnosti na zaèátek záøí pøitom ještì nemusí být koneèný. Ministerstvo financí pøipravuje další novelu, která termín mùže dále posunout. Chystaná úprava také stanoví minimální výši platby, které by se ruèení v pøípadì úhrady na neregistrovaný úèet týkalo. Naïa Kejzlarová analytik 14

15 Microsoft Dynamics CRM je opravdu univerzální Rádi bychom Vám pøedstavili tøi implementace CRM provedené v první pùli roku Každá z nich funguje na jiné platformì a plní rozdílné úlohy v odlišných firmách. Jako celek tyto implementace podtrhují univerzálnost a pøizpùsobitelnost øešení Microsoft Dynamics CRM 2011 pro libovolná odvìtví. Lindner odlitky s.r.o. Spoleènost Lindner odlitky je obchodní mikrofirmou, která zprostøedkovává prodej a dodávky kovových odlitkù a obrobkù od èeských, slovenských a polských výrobcù odbìratelùm v Nìmecku. Firma využívá systém na platformì Microsoft Dynamics CRM 2011 Online, která nejvíce vyhovuje jejím potøebám. Toto øešení hostované v cloudu spoleèností Microsoft nevyžaduje vstupní investici ani údržbu ze strany nájemce. Tìžištìm práce v CRM je evidence obchodních aktivit a správa obchodního procesu od vzniku obchodní pøíležitosti pøes fakturaci až po øešení reklamací a dopravy. Lindner odlitky jsou první firmou, která k fakturaci používá CRM a nikoliv svùj úèetní systém. Pøispìla k tomu úspìšná implementace cenotvorby, která mj. zahrnuje promìnnou cenu kovù na trzích. Microsoft CRM nahradilo dosavadní agendu vedenou v nástrojích MS Office. Øešení pøispìlo k formalizaci procesù, ke snadné dohledatelnosti údajù i k snazšímu sdílení a zálohování informací. LUX-IDent s.r.o. LUX-IDent je vedoucím výrobcem RFID èipù ve støední a východní Evropì. Od roku 2002 spoleènost vyrobila a dodala na trh více jak 60 mil. èipù v rùzném provedení. LUX-IDent využívá ve výrobì ERP systém Helios Orange. Rozhodnul se však èinnosti charakteristické pro CRM (prodej marketing servis) pøesunout do systému Microsoft CRM, který je øeší efektivnìji. Microsoft Dynamics CRM 2011 je implementován ve variantì On Premise tedy na vlastním serveru a je datovì propojen s Helios Orange. Mimo zmínìné široké integrace s Helios Orange tìží toto øešení z velmi flexibilní cenotvorby, práce ve více jazycích a s více mìnami a v neposlední øadì též z možnosti tvorby ad-hoc manažerských analýz na úrovni BI. Firma též oceòuje snadnìjší nahraditelnost pracovníkù a možnost rozvoje systému v budoucnu. HELP FINANCIAL s.r.o. Spoleènost HELP FINANCIAL s.r.o. je v souèasné dobì jednou z vedoucích firem na trhu poskytování krátkodobých nebankovních finanèních pùjèek fyzickým osobám. Její obchodní tým tvoøí desítky vlastních obchodních manažerù a øádovì stovky obchodních zástupcù v terénu. Spoleènost se rozhodla pro nové øešení správy pùjèek na platformì Microsoft Dynamics CRM, provozované v privátním cloudu. Zcela transparentní rozložení zátìže na více serverù poskytuje dostateènì robustní øešení i pro obrovská data, se kterými HELP FINANCIAL pracuje. Vlastní CRM doznalo v prùbìhu implementace výrazných úprav, proto zde mluvíme o takzvaném xrm øešení, kdy bylo CRM prostøedí použito spíše jako vývojová a provozní platforma nového systému. Koncept xrm vyjadøuje skuteènost, že pro mnoho organizací nejsou stìžejní klasické obchodní modely, ale potøebují systém s datovým modelem i business procesy zcela na míru. Microsoft CRM tento pøístup plnì podporuje pøi zachování jeho pøedností, kterými jsou robustní øešení, úèelné propojení informací, automatizace procesù a pokroèilý reporting. Mezi pøidanou hodnotu patøí integrace s dalšími systémy jako je SMS brána nebo registr dlužníkù. Tyto tøi pøípadové mini-studie ukazují Microsoft Dynamics CRM jako øešení vhodné pro firmy z rùzných sektorù, rùzných velikostí, podporující provoz i financování na rùzných bázích. Hostované CRM je dostupné za 15 min a za pøijatelný mìsíèní poplatek nabízí i pro malé firmy rozsáhlý obchodní systém. Škálovatelnost a pøizpùsobitelnost Microsoft CRM umožòuje okamžitì èi postupnì zvyšovat poèet uživatelù i dat a budovat nad ním øešení na míru. Jiøí Cabal programátor analytik 15

16 Efektivnìjší práce s objednávkami Pro pekárny a další podobné výrobce rychloobrátkového zboží pro velké množství odbìratelù je efektivní zpracování objednávek alfou a omegou informaèního systému. Na základì zkušeností zákazníkù jsme proto v IS Orsoft pøišli se zcela novým systémem poøízení objednávek, kterému zkrácenì øíkáme nové objednávky. Nové objednávky umožòují nový pohled na doklady typu stálá objednávka, pøedbìžný dodací list a dodací list. Jejich poøizování a úpravy jsou možné z jednoho místa. Zároveò nový systém nabízí nìkolik variant zpracování a pohledù na jeden nebo více typù dokladù v denním, vícedenním nebo týdenním pøehledu. Hlavním pøínosem je pøehlednìjší zpùsob zobrazení dat, kdy je možné na jedné obrazovce vidìt položky z více dokladù seøazených vedle sebe do sloupcù po jednotlivých dnech a pøípadnì dle rùzných typù dokladù. Z jedné obrazovky je umožnìno tato data editovat, takže lze z jednoho místa zároveò poøizovat více dokladù na rùzné dny najednou, aniž by se muselo pøepínat mezi jednotlivými doklady. Je možné odtud tyto doklady zobrazit starým zpùsobem a pøípadnì doplnit další údaje (èíslo objednávky, zakázky, atd.). Pro pohodlnìjší poøizování bylo na jedno místo soustøedìno více funkcí, jako je pøepínání zobrazení dokladù po dnech nebo po firmách na lince smìrem vpøed nebo zpìt, hromadné editaèní akce, nastavení editace, zobrazení poètu duplicitních dokladù na jeden den, pøepínaní mezi rùznými druhy pohledù a podobnì. Varianty práce s doklady Nové objednávky umožòují nìkolik variant pohledù a zpùsobu práce s doklady, podle potøeby a stylu práce. Pro všechny varianty je spoleèné, že na zaèátku zpracování musí uživatel definovat podmínky pro výbìr dat: pøíjemce, období nebo den, rozvozní linku a sklad. V prùbìhu prohlížení souboru lze podle varianty zpracování nìkteré hodnoty mìnit bez nutnosti ukonèení prohlížení. Pøehled variant: Pøedbìžné dodací listy - týden. Pøedbìžné dodací listy - den. Pøedbìžné dodací listy a Stálé objednávky. Stálé objednávky - týden. Pøedbìžné dodací listy týden V této variantì je možné zobrazit údaje až ze sedmi dokladù pro jednu firmu vedle sebe po jednotlivých dnech. Podle zadání do úvodní obrazovky se mùže zobrazit až sedm dní (viz obrázek). Pro lepší orientaci jsou barevnì odlišeny sloupce pro sobotu a nedìli (svìtle modrá). Pokud už byly pøedbìžné dodací listy pro daný den pøevedeny do dodacích listù, je sloupec podbarven žlutì a není povoleno ho editovat. Pøedbìžné dodací listy den Pokud má firma na jeden den vystaveno více pøedbìžných dodacích listù, je možné je zobrazit na jedné obrazovce vedle sebe a editovat objednávané výrobky a množství z jednoho místa do všech dokladù zároveò. Lze tak zobrazit vedle sebe údaje až ze sedmi dokladù. 16

17 Zobrazení dokladu zelené zvýraznìní v obrázku každý sloupec je tvoøen informacemi z jednoho dokladu. Pro zobrazení jednoho dokladu klasickým zpùsobem slouží ikony v horní lištì. V nìkterých variantách mohou být dvojího druhu, jeden druh pro pøedbìžné dodací listy a druhý pro stálé objednávky. Zobrazený doklad je možné standardnì prohlížet, editovat hlavièkové údaje a tisknout. Duplicity èervené zvýraznìní v obrázku pokud je na jeden den a sloupec nalezeno více dokladù, je tato informace zobrazena v záhlaví pøíslušného sloupce. Pomocí tlaèítka Duplicity lze zobrazit seznam duplicitních èísel dokladù a vybrat si pøíslušný doklad pro zobrazení v pøehledu. V pøíkladu na obrázku je na støedu zobrazen první doklad ze dvou existujících v záhlaví sloupce je indikace 1/2. Pokud by si obsluha zvolila pøes výbìr duplicit druhý doklad, zobrazila by se indikace 2/2. Pøedbìžné dodací listy a stálé objednávky Je-li potøeba zaznamenávat zmìny do pøedbìžných dodacích listù a zároveò do stálých objednávek, je možné použít variantu, kde se ve sloupcích støídavì zobrazuji informace z pøedbìžného dodacího listu na konkrétní datum a ze stále objednávky na daný typ dne. Pro lepší orientaci jsou sloupce stálé objednávky podbarveny svìtle šedou barvou. Lze zobrazit doklady pro jeden den (dva sloupce) nebo až pro tøi dny (šest sloupcù). Stálé objednávky týden Zmìna varianty podle druhu varianty je možné zvolit zobrazení dat v jiné variantì, aniž by bylo nutné opouštìt program a znovu zadávat filtraèní hodnoty. Na obrázku je varianta Pøedbìžné dodací listy - týden, která umožní pøepnutí do varianty Stálé objednávky týden pro zadanou firmu a je tak možné zeditovat jiné typy dokladù a pak se zase vrátit do pùvodního zobrazení. V tomto pøíkladu je také umožnìno se pøepnout do varianty Pøedbìžné dodací listy den na libovolný den ze sedmi zobrazených. Firma vpøed / Firma zpìt tato funkce je pøístupná jen nìkterým variantám a umožòuje zobrazovat data k jednotlivým firmám seøazených na vyjmenované lince. Den vpøed / Den zpìt tato funkce je pro variantu Pøedbìžné dodací listy den a umožní rychlé pøepínání zobrazení po dnech vpøed a zpìt. Množství kopírovat rychlé pøekopírování objednávky jednoho dne na jiný den. Umožòuje napøíklad pøekopírovat množství všech výrobkù z posledního dodacího listu na následující dny (z jednoho sloupce v zobrazení do jiného). Množství nulovat hromadné vynulování množství všem výrobkùm pro vybraný den. V této variantì je možné zobrazit informace ze stálých objednávek na celý týden vedle sebe. Sobota a nedìle je opìt pro lepší orientaci podbarvena svìtle modrou barvou. Možnosti editace a další funkcionality Základní ovládání a editace jsou ve všech variantách stejné. Jednotlivé varianty se liší pouze v doplòkových funkcích, které umožòují pøecházet z jedné varianty zobrazení na jinou variantu bez nutnosti ukonèení programu a opìtovného zadání filtraèních podmínek. Smìr editace v øádku / Smìr editace v sloupci každá varianta umožòuje vlastní nastavení pohybu kurzoru po zadání hodnoty. Zvolený smìr editace pro variantu si program pamatuje pro další použití. Pokud je zaznamenávána objednávka k jednomu výrobku postupnì na jednotlivé dny, je vhodnìjší použít variantu editace v øádku. Pro poøizování objednávky pro všechny výrobky k jednomu dni je vhodnìjší použít smìr editace ve sloupci. Pøevod stálých generování pøedbìžných dodacích listù ze stálých objednávek bylo pro své èasté používání pøidáno do programu. Speciál možnost pøidat individuálnì podle potøeby další funkce nebo tisky pøehledù. Nové øešení umožní poøizování a prohlížení dat velmi efektivním zpùsobem, který stávající práce s jednotlivými doklady ani zdaleka neumožòovala. Pokud vás toto nové øešení zaujalo, rádi vám jeho možnosti pøedvedeme. Miloslav Matoušek Vedoucí oddìlení Obchod, Logistika a Výroba 17

18 Zkušenosti z projektù Business Intelligence semper viva O tom, že je o øešení pro podporu rozhodování stále zájem, svìdèí nové implementace u našich zákazníkù. V poslední dobì jsme v oblasti Business Intelligence realizovali následující projekty: JVS Semilská pekárna, s.r.o. typové øešení BI Finanèní úèetnictví, BI Výroba, BI Prodej + požadavek na BI Nákup a dopracování atypických výstupù a doplnìní THN z externích Excelových tabulek. BARTOÒ-textilní závody, a.s. typové øešení BI Finanèní úèetnictví. Šroubárna Turnov, a.s. typové øešení BI Finanèní úèetnictví a BI Lidské zdroje. Šumperská provozní vodohospodáøská spoleènost, a.s. BI Zákaznický informaèní systém. Hradecká pekárna, s.r.o. zakázkové øešení BI v oblasti analýzy spotøeby surovin a nákladù na dopravu. Pekárny a cukrárny Náchod, a.s. reimplementace celého øešení BI (BI Finanèní úèetnictví, BI Výroba, BI Prodej, BI Lidské zdroje) spojená s pøechodem z Microsoft SQL Server 2000 na aktuální verzi Microsoft SQL Server 2012, nové zakázkové øešení BI Sklady na základì specifických požadavkù zákazníka. Zøejmì nejzajímavìjším projektem byla reimplementace øešení BI pro spoleènost Pekárny a cukrárny Náchod, a.s. Ve spolupráci se souèasným managementem a novými uživateli BI byl redefinován obsah jednotlivých dimenzí a faktù a došlo samozøejmì i k úpravám výstupù podle mìnících se požadavkù. Podaøilo se významnì zrychlit práci BI jak pøi noèním plnìní datového skladu a agregaci ukazatelù do datových kostek, tak z hlediska odezvy na Ad-hoc požadavky z klientských aplikací uživatelù. Zrychlení práce BI je patrné z tabulky: STARÉ ØEŠENÍ NOVÉ ØEŠENÍ PROCENTO Výroba ,3% Úèto ,5% Mzdy ,0% Fakturace ,2% Import do DB ,4% celkem ,3% Dùsledek fúze slouèením V prùbìhu léta loòského roku došlo k fúzi slouèením spoleènosti KOVONA SYSTEM, a.s. Tato firma se stala nástupnickou spoleèností, na kterou pøešlo veškeré jmìní spoleènosti ProfilKo Czech s.r.o., spoleènosti SENAPOL, s.r.o. a spoleènosti KOVONA KARVINÁ, a. s. Každá fúze znamená velkou zmìnu i pro informaèní systém. Struènì øeèeno, jde o slouèení dat všech ètyø spoleèností do jedné spoleèné databáze. Výsledkem datového slouèení musí být zachování hladkého zpracování potøebných informací v IS Orsoft. Slouèení muselo probìhnout po dohodì s auditorem nástupnické spoleènosti ve velmi krátké dobì tak, aby nebyla narušena kontinuita pøedávaných podkladù vedení spoleènosti. Po náležité pøípravì se naší spoleènosti podaøilo splnit požadavek zadavatele ve velmi krátké dobì jednoho týdne. Párování v rùzných mìnách Na základì požadavkù našich uživatelù bylo pøipraveno poèátkem tohoto roku v IS Orsoft párování faktur a plateb k tìmto fakturám v rozdílných mìnách. V souèasné dobì je tedy možné spoleènì párovat napøíklad fakturu vystavenou v EUR s platbou uhrazenou v CZK èi USD. Tato dlouho oèekávaná funkcionalita je nyní k dispozici všem uživatelùm IS Orsoft. Funkcionalitu zajiš uje správné použití a naplnìní nového párovacího symbolu, kterým je novì zavedena párovací mìna. Plánování výroby v IS Orsoft ve spoleènosti Europasta SE Na základì potøeby ze strany majitelù aktivnì sledovat a vyhodnocovat výrobu vznikl požadavek na pravidelný denní report. Report by mìl primárnì sloužit k porovnání výrobního plánu se skuteèností z pohledu objemu, ale také by mìl umožòovat porovnání výrobního plánu s celkovou výrobní kapacitou. Požadavek byl zpracován jako zadání úkolu pro ORTEX ve znìní: zmìnit a pøenést souèasný zpùsob tvorby výrobního plánu z prostøedí MS Excel do prostøedí IS Orsoft tak, aby vyhodnocení mohlo být provedeno v BI Orsoft. V souèasné chvíli je odzkoušen a uvádìn do provozu proces plánování výroby: Vlastnímu dennímu plánování pøedchází sestavení rámcového týdenního výrobního plánu, který je tvoøen na základì požadavkù 18

19 oddìlení logistiky. Týdenní výrobní plán je po odsouhlasení importován do Orsoftu do tabulky pevného výrobního plánu. Zde je plán uživatelem, který zodpovídá za jeho pøípravu, rozplánován na základì urèitých kritérií (napø. linka, tvar, surovina) na jednotlivé dny. V této podobì je dále dennì aktualizován dle potøeby a pøedáván smìnovým mistrùm jako podklad pro výrobu. Pro lepší orientaci plánovaèe je dostupný barevný browse, který vizuálnì tøídí výrobky podle základních skupin a uživatelské filtry pro možnost filtrování týdne nebo rùzné úrovnì tøídìní. Øešení je postupnì doplòováno sestavami napøíklad porovnání výrobního plánu a skuteènosti, porovnání spotøeby surovin atd. Øízení lidských zdrojù úspìšnì nasazeno v Družstevních závodech Dražice Spoleènost Družstevní závody Dražice-strojírna s.r.o. je známý a tradièní výrobce ohøívaèù vody a bojlerù. Firma nyní patøí do švédské skupiny NIBE a v souèasnosti má zhruba 250 zamìstnancù. Dùvodem implementace ØLZ bylo sjednocení evidence školení a lékaøských prohlídek (LP), která byla rozdìlena do dílèích evidencí v systému Palstat a v samostatných souborech Microsoft Excel a Word, bez vazby na provozovaný IS OR-SYSTEM. Prvním krokem implementace ØLZ byla analýza stávajícího stavu. Pøi implementaci jsme mohli èásteènì èerpat z již poøízených dat, napø. importovat popisy pracovních pozic, seznam školení a LP. Spoleènì s klíèovou uživatelkou, paní Miluší Kellerovou, jsme provedli revizi stávajících procesù plánování školení a lékaøských péèí tak, aby pøesnì odpovídala aktuální praxi ve firmì. Dùležité bylo správnì založit strukturu základních èíselníkù èíselníku odborných zpùsobilostí (seznam školení s vazbou na periodicitu opakování) a èíselníku charakteristik (popis pracovní funkce). U lékaøských prohlídek bylo dùležité poøídit lékaøské prohlídky s vazbou na kategorii rizik a na riziková pracovištì. Implementace probíhala zhruba 2 mìsíce formou konzultací na místì u zákazníka, zhruba 30% prací pak v místì dodavatele. Kromì sjednocení døíve rozdìlených evidencí si paní Miluše Kellerová pochvaluje napø. pøehledy dovolené, pøesèasù, vìkové struktury a stavy zamìstnancù. Velký pøínos vidí v možnosti exportovat tyto pøehledy pøímo do MS Excel, což šetøí èas a není nutné složitì a ruènì zadávat tato data do excelovských tabulek pro další analýzy. ZIS srdce vodárenské spoleènosti ORTEX úspìšnì dokonèil implementaci nového modulu zamìøeného pro podporu procesù vodárenské spoleènosti ZIS ve spoleènosti Šumperská provozní vodohospodáøská spoleènost, a.s. Cílem bylo optimalizovat procesy a vytvoøit systém, který sníží administrativní nároènost, urychlí zpracování mìsíèních uzávìrek, poskytne ucelený pohled na zákazníka a zabezpeèí kontrolu dodávky vody a souvisejících služeb. Nové øešení si vyžádalo i zmìnu zastaralých a dnes již nevyhovujících procesù. Døíve se informace o zákazníkovi hledaly v rùzných programech a v praxi to znamenalo toto: Zákazník zavolal s problémem nebo s reklamací, operátor musel nejprve vyhledat potøebné informace a pak teprve volat zákazníkovi zpìt. Nyní má operátor všechny informace na jednom místì a zákazníkovi mùže odpovìdìt hned na jakýkoliv dotaz. V souèasné dobì se takto vyøizuje drtivá vìtšina dotazù. A jaké informace o zákazníkovi jsou evidovány? Vše zaèíná pochopitelnì smlouvou, jaká a kde umístìná odbìrná místa má zákazník k dispozici, jaká je jeho zasílací a daòová adresa, jakým zpùsobem a v jaké èástce bude platit zálohy. Dále se evidují informace o vodomìrech, jejich závadách, opravách, kalibracích a výmìnách. U každého zákazníka je vidìt graf spotøeby vody za jednotlivé období a pøi pøekroèení prùmìrné spotøeby vody o stanovené procento je obsluha upozornìna na tento stav. Pokud zákazník odebral více, je o tomto stavu automaticky informován zákazník a pokud má zákazník naopak nižší spotøebu, je na odbìrné místo zaslán pracovník vodárenské spoleènosti ke kontrole stavu. Zákazníkovi je pomocí webové aplikace umožnìno nahlížet do vybraných údajù on-line. Systém dále umožòuje zákazníkùm zasílat zprávy o plánovaném pøerušení dodávek pitné vody dle lokality odbìrného místa. Systém neøeší jen problematiku styku se zákazníkem, ale podporuje nároèné hromadné procesy, jako jsou vlastní odeèty vodomìrù, èi zrychlené úèetní uzávìrky. Systém zvládá proces pøípravy odeètù, a to v kratším èase než s pùvodním øešením. Díky propojení systému s odeèítacími zaøízeními se èas provedení vlastních odeètù v terénu zkrátil o polovinu. Pro terénní pracovníky jsou pøedpøipravena odbìrná místa k odeèítání a nahrána do odeèítacích zaøízení. Odeèítací zaøízení v terénu identifikují vodomìr pomocí èárového kódu a terénní pracovník pouze zadá stav vodomìru. Dochází tak k minimalizaci chyb. Øešení je pøipraveno pro bezobslužnou fakturaci. Díky integraci ZISu k ekonomickým modulùm IS Orsoft se zkrátil i èas potøebný pro mìsíèní uzávìrku. 19

20 Implementace OR-SYSTEMu ve spoleènosti TEiKO Spytihnìv celého systému musí být realizován v prùbìhu konce roku 2012 a mìsícù ledna a února Pøechodem na nový informaèní systém nesmìl být ohrožen chod firmy a nábìh jednotlivých agend do rutiny musel být naplánován postupnì, aby veškeré èinnosti (zejména v oblasti obchodu a výroby) plynule navázaly na ukonèení provozu agend pùvodního systému. Analýza a projekt Generálním dodavatelem celého projektu byl ORTEX, o implementaci se podìlily partnerské spoleènosti KONTO SERVIS BRNO (ekonomika) a ORM BRNO (obchod, výroba, logistika). TEiKO patøí od roku 1992 mezi nejúspìšnìjší výrobce sanitární techniky jak v èeském, tak v evropském mìøítku. Je ryze èeskou firmou, bez jakékoliv úèasti zahranièního kapitálu. Pøes tuto skuteènost se jí daøí úspìšnì expandovat i na zahranièní trhy. Výrobky TEiKO tak lze dnes zakoupit již v 17 evropských zemích. Samozøejmostí je neustálý vývoj nových typù produktù, jejich žádoucích úèinkù a vhodných doplòkù. Témìø všechny akrylátové vany znaèky TEiKO lze osadit nabízenými hydromasážními systémy a lze je vybavit nejrùznìjšími doplòky. Rozhodnutí Na poèátku všeho bylo slovo. V našem pøípadì slovo majitele spoleènosti, který vyhodnotil dlouhodobou zkušenost s IS Navision a zaèal uvažovat o zmìnì systému. Takovéto zmìny provázejí podnikání øady firem, nevyhnula se ani spoleènosti TEiKO. Rozhodnutí padlo na OR-SYSTEM, jelikož nìkteré ekonomické moduly zde byly v minulosti provozovány a moduly Lidských zdrojù (Mzdy, Personalistika a Pøedzpracování mezd) se stále využívaly. Rozhodla osobní zkušenost se systémem i se službami. Šlo tedy èásteènì o reimplementaci, ale hlavnì o rozšíøení o moduly Obchod, Výroba a Logistika. Právì tyto moduly jsou pro chod firmy klíèové, a protože šlo o zmìnu opravdu zásadního rozsahu, mìlo to dopad do délky doby rozvažování. K podpisu smlouvy došlo až na konci øíjna 2012 s tím, že rozbìh Fáze analýzy a následné vypracování provádìcího projektu probìhlo ve velmi krátkém èase, aby bylo možno mezi uživateli ještì v prùbìhu roku 2012 provést schválení a mohla být zahájena implementace. Projekt se podaøilo pøedat do konce listopadu 2012 a zaèala fáze jeho schvalování, pro nedostatek èasu se ale již musela zahájit migrace dat ze stávajícího systému. Pøes obtíže pøi získávání vstupních informacích o použitých datech a pøes rozdílnou logiku uložení dat ve stávajícím systému se do konce roku migrace dat podaøila. V rámci analýzy byly vyzvednuty následující problémové okruhy, kterým bylo potøeba vìnovat pøi implementaci zvýšenou pozornost: Správnost a úplnost pøevodù dat ze stávajícího IS. Vysoký nárok na rychlost zaškolení uživatelù. Nutnost maximální pøizpùsobivosti uživatelù standardním funkcím systému. Postupná customizace v období podpory od Velmi krátký èas na pøevody dat, implementaci a základní customizaci. Krátký èas na realizaci definovaných programových úprav a riziko doposud nedefinovaných speciálních úprav nìkolik let bìžícího systému nad rámec projektu. TEiKO zahrnuje ètyøi základní výrobní støediska s vlastním výrobním programem. Pohledu každého výrobního støediska je podøízen i zpùsob zakládání položek výrobkù do IS. Databáze výrobkù je však jednotná s pravidly specifického znaèení výrobních støedisek: 20