EFEKTIVNOST PROJEKTŮ IT/IS EFEKTIVNOST PROVOZU IT/IS (ÚTVARŮ IT/IS)

Transkript

1 Plánování a řízení projektů BIVŠ LS16

2 Osnova: 1. Úvod 2. Co ovlivňuje efektivnost projektů 1. Cíle projektu 2. Náklady projektu 3. Přínosy projektu 4. Způsoby hodnocení a výběru investic 5. Ceny projektů

3 1. Úvod (1) Druhy efektivnosti (ICT) EFEKTIVNOST IT/IS EFEKTIVNOST PROJEKTŮ IT/IS EFEKTIVNOST PROVOZU IT/IS (ÚTVARŮ IT/IS) HLEDISKO ŘEŠITELE HLEDISKO UŢIVATELE

4 Úvod (2) Ekonomická analýza jen jeden z aspektů hodnocení Ostatní druhy analýz: Finanční analýza Organizační analýza Technologická analýza

5 2.1 Cíle projektů (1) Efektivnost projektů se nezajistí pořízením nejlevnějšího produktu/sluţby Nejde jen o porovnání odhadovaných nebo skutečných nákladů a přínosů: vliv provozování starých systémů a nákladů na jejich úpravy pro hodnocení efektivnosti projektu jsou určující jeho cíle

6 Cíle projektů (2) Hledisko obecnosti (úrovně řízení): Strategické cíle (např. zvýšit objem výroby) Řídící (taktické) (např. zrychlit proces dodávky výrobků na trh) Projektové (např. zrychlit odezvu na zákazníka) Systémové/softwarové (např. zavést systém CRM a jeho funkce ) Metodologické (např. zpracovat koncepci nasazení CRM do.) Vazba na BSC..

7 Cíle projektů (3) Hledisko vazeb na business/technologii Fyzické cíle JAK se problém bude řešit, vazba na technologii (např. sjednotit číselník zákazníků, zavést systém SCM ) Logické cíle Co se má řešit, vazba na business (např. sníţit hodnotu zásob, sníţit pohledávky u zákazníků ) Jeden logický cíl je moţné řešit několika fyzickými cíli (např. sníţit pohledávky u zákazníků: Sjednotit číselníky zákazníků Vytvořit jednotnou DB zákazníků Určit vlastníka DB Evidovat údaje o platební morálce Definovat proces schvalování zakázky Chybné cíle: např. implementace systému do prostředí uţivatele do 1.1. XXXX Povinné (nutné) a ţádoucí (volitelné) cíle, vazba na RFP

8 Cíle projektů (4) Cíle Funkční oblast Strategické: 1. Stabilizovat stávající zákazníky 2. atd. Řídící: 1. Zlepšit kontrolu cash-flow 2. atd. Systémové: 1. denní kontrola účtů 2. více informací o zákazníkovi 3. atd. Finance Zásobování Obchod Výroba P V P P P V V P P P P P povinný cíl, V volitelný cíl

9 Náklady projektů ERP systémů Různé statistiky: 1. Podle dodavatelů SW 2. Podle počtu uţivatelů 3. Podle velikosti firem 4. Podle zlepšení 5. Podle vyuţívané funkcionality 6. Podle ţivotního cyklu nákladů 7. Podle druhů nákladů (např. na SW, HW, údrţba,..)

10 6. Podle etap ţivotního cyklu

11

12 7. Podle druhů nákladů Licence Upgrady HW Náklady na vnitřní personál Náklady na externí sluţby 17% 14% 23% 45%

13 Náklady Postup určování nákladů na projekt 1. určení způsobu členění nákladů projektu (kalkulačního vzorce), 2. plánování nákladů, 3. sledování skutečných nákladů v průběhu projektu, 4. analýza rozdílů mezi plánovanými a skutečnými náklady, 5. definování a aktualizace standardů spojených s řízením nákladů projektu (vazba na plánování nákladů)

14 Členění nákladů (1) Náklady na pořízení a implementaci IT/IS: náklady na zakoupení licencí náklady na systémovou integraci, reengineering, pokud není součástí implementace náklady na implementaci náklady na síťovou infrastrukturu náklady na systémový software (databáze, operační, síťový software) náklady na technická zařízení (servery, pracovní stanice, tiskárny, firewally) náklady na vytvoření jednorázových i trvalých systémových rozhraní

15 Členění nákladů (2) Náklady na provoz a údrţbu systému: náklady na údrţbu ERP systému náklady na údrţbu, pojištění a další platby spojené s provozem technických a dalších zařízení náklady mzdové pracovníků útvaru IT/IS náklady na pronájem zařízení, leasing (například pronájem stoţárů pro mikrovlnné vysílače) reţijní náklady (kancelářské potřeby, cestovné, tiskoviny, vzdělání apod.) náklady na externí sluţby ( programování na zakázku, konzultace)

16 Skryté náklady Na školení Na integraci se stávajícími systémy a testování Na změny provedené při customizaci, které se budou přenášet při upgradech Na datové analýzy a konverze Na konzultanty (pokud nejsou stanovena pravidla) Ztráta kvalitních zaměstnanců po vyškolení Na údrţbu procesů Post-implementační deprese

17 Odhady nákladů Zdola nahoru Shora dolů (TCO indexy)

18 Sledování nákladů předem v určeném členění (vytváření rozpočtů projektu) řízení změn projektu - dopad změny na plánované náklady projektu sledování skutečných nákladů se váţe na sledování postupu prací na projektu a musí být vedeno formalizovaným způsobem ( způsob evidence a hlášení, pravidelný charakter (např. jedenkrát týdně) jasný obsah (identifikace projektu, identifikace člena týmu projektu, časové období, za které se formulář vyplňuje, identifikace činnosti, etapy, části projektu, které se evidence týká, počet hodin vynaloţených na plnění úkolu, označení jiných zdrojů, které byly při plnění pouţity).

19 2.3 Přínosy projektů Vyčíslitelné nevyčíslitelné Přímé nepřímé Druhy: Zvýšení trţeb Sníţení nákladů Zlepšení sluţeb Ţivotní cyklus přínosů

20 10 hlavních přínosů: 1. Lepší rozhodovací procesy 2. Lepší finanční řízení 3. Zlepšení sluţeb zákazníkům 4. Snadnější růst podniku a flexibilita 5. Rychlejší a přesnější transakce 6. Sníţení počtu zaměstnanců 7. Sníţení doby cyklu výroby 8. Lepší řízení zásob/aktiv 9. Lepší logistika 10. Vyšší trţby

21 Přínosy zrychlení cyklu zakázky a sníţení nákladů o %, zrychlení času pro dodávku na trh o %, sníţení nákladů spojených s nákupem o 5 15 %, sníţení stavu zásob o %, zvýšená ziskovost o 5 15 %, sníţení výrobních nákladů o %.

22 Přínosy (zdroj Aberdeen Group, červenec, 2011 Druh přínosů Organizace Best-in-class Průměr Redukce provozních nákladů 20% 13% 5% Redukce administrativních nákladů 18% 10% 4% Sníţení zásob 22% 11% 3% Zlepšení v dodrţování plánů 18% 12% 7% Zlepšení v kvalitě a včasnosti dodávek 17% 13% 5% Zaostávající

23 2.4 Způsoby hodnocení investic (1) Kvantitativní metody Kvalitativní (např. vycházející z informační potřeby)

24 Kvantitativní metody CBA techniky Výnosnost/rentabilita investice (ROI Return on Investment) Doba návratnosti (Payback Period) Současná hodnota (Present Value) Čistá současná hodnota (NPV Net Present Value) Vnitřní výnosové procento (IRR - Internal Rate of Return)

25 Doba návratnosti znamená dobu potřebnou pro získání čistého přínosu pokrývajícího náklady na projekt Příklad Do projektu bylo vloţeno 12 mil. Kč, přínosy ukazujte tabulka Doba návratnosti? 3 roky přesně (12 = 3+4+4) 4)

26 Rentabilita projektu (nediskontovaná) (Return on Investment, ROI) nejpouţívanějšínější metoda v projektech IS znamená poměr zisku z projektu k vloţeným investicím poměr určený v procentech by měl být vyšší, neţ je střednědobýdobý úrok z vkladů neříká nic o velikosti přínosů, vhodné pro porovnání dvou řešení jednoho problému Příklad: Při celkové investici přinesl projekt v rozhodujících 3 letech výnosy dle následující tabulky ROI??? ROI = (( )/3600) 1 = 0,67.

27 Příklad: Rok 0 Rok1 Rok 2 Rok 3 Počáteční náklady Čisté přínosy Doba návratnosti? 2 roky Rentabilita? ROI = / = 0,5 Nebo ROI = / = 1,5 * 100 = 150%

28 Kvantitativní metody Počáteční náklady Rok 0 Rok1 Rok 2 Rok Čisté přínosy Úroková míra: 10% Současná hodnota (Present Value) Současná hodnota čistého přínosu na konci 1. roku je 5 000/ (1 + 0,1) = Interpretace: : je nyní totéţ, jako za rok (pokud investuje dnes 4 500, je to totéţ jako bych investoval za rok Diskontovaná Výnosnost / rentabilita projektu (ROI) ROI = (5 000/ (1 + 0,1) / (1 + 0,1) / (1+0,1) 3 )/ = 0,24 Nebo 124% Interpretace: : Výnosnost je 124%, neříká nic o velikosti přínosů, vhodné pro porovnání dvou řešení jednoho problému

29 Kvantitativní metody Čistá současná hodnota (NPV) NPV = 5 000/ (1 + 0,1) / (1 + 0,1) / (1+0,1) = Interpretace: : NPV vyčísluje hodnotu úspor, ale neříká nic o tom, kdy se této úspory dosáhne Vnitřní výnosové procento (IRR) = 5 000/ (1 + IRR) / ( 1+ IRR) / (1 + IRR) 3 IRR = 23% Interpretace: : IRR je výše úrokové míry, kterou by se diskontovaly přínosy investice po dobu ţivotnosti IT tak, aby se vyrovnaly počátečním nákladům

30 Kvantitativní metody (4) EVA Economic Value Added, ekonomická přidaná hodnota vychází z ekonomického zisku namísto účetního EVA = NOPAT (WACC x C), kde NOPAT (Net Operating Profit After Tax) provozní hospodářský výsledek po zdanění WACC (Weighted Average Cost of Capital) vážené průměrné náklady kapitálu, C (Capital) velikost investovaného kapitálu v účetním vyjádření Příklad: Náklady , čistý zisk 8000 ROI= 8000/50000 = 16% Náklady na potřebnou investici 12%: EVA= 8000 ( x 0,12) = 2000 nebo 16% - 12% = 4% x = Hodnocení: vhodné pro hodnocení velkých investic, ovlivňujících podnikání, obtížné použít pro menší investice (nákup serveru)

31 Kvantitativní metody TCO Total Cost of Ownership bere v úvahu celkové náklady řešení po celou dobu jeho životnosti řešení. Hodnocení: poskytuje návod pro hodnocení a kontrolu nákladů, TCO indexy pomáhají při plánování investic, neumožňuje propojení s podnikatelskými aktivitami nebo nebere v úvahu rizika. Vhodné propojit s BSC

32 Příklady aplikace TCO pro ERP SAP TCO systémy (1) 007/02/09/calculate-the-tco-using-tco- framework-and-model dasset jul a-total-cost-of- ownership-analysis-of-sap-s-contact-center- solution-pdf.html co_study_aws_205.pdf

33 Vycházející z Informační potřeby podniku CVIS metodický rámec pro implementaci ERP

34 Informační potřeba podniku CVIS metodický rámec pro implementaci ERP stav pokrytí evidovaného procesu v prostředí podniku při vyuţití IT/IS pro kaţdý proces kvantifikovaná informační potřeba vztaţena k funkcionalitě ERP

35 Kvantifikace informační potřeby Časová náročnost procesu Míra vlivu lidského faktoru Důleţitost procesu pro podnik Stav pokrytí informační potřeby podniku Aktuální Reálný (výsledek zavádění systému) Maximální (nice to have) Ukazatel přínosu

36 Ukazatel přínosu

37 Postup Sestavení týmu pro kvantifikaci informační potřeby pro jednotlivé procesy Implementační studie: Popis aktuálního stavu pokrytí informační potřeby podniku Popis poţadovaného reálného stavu informační potřeby podniku Popis maximálního dosaţitelného stavu pokrytí potřeby podniku Kvantifikace jednotlivých stavů informačních potřeb členy týmu ze strany zaměstnanců podniku, obvykle v procentním vyjádření Výpočet aritmetických průměrů hodnot kvantifikace stavů informačních potřeb jednotlivými pracovníky týmu Odsouhlasení získaných hodnot týmem pracovníků podniku

38 Nákladová cena: 5. Cena hrazené náklady plus pevný zisk nebo pobídkový zisk (závisí na splnění zvláštní hodnoty, např. projekt je ukončen dříve) Pevná cena : zahrnuje všechny výdaje spojené se splněním dodávky, platby se provádějí v pravidelných intervalech nebo na základě odvedení části díla, pevný čas Cena určená výčtem času a dodávek: zhotovitel se platí podle předem dohodnutých sazeb za hodinu (měsíc)) a na základě předem stanovených dodávek/termínů, má hrazené náklady materiálu i další náklady (cestovné). Cena služeb: platba probíhá podle určených jednotek ( u smluv za údrţbu, např. provedení testů, hodina konzultace, dotaz na Help desk apod.) Sdílení přínosů: zhotovitel a objednatel se dělí o zisky, které jsou výsledkem projektu (na základě %, např.. 50:50) Sdílení rizika / výdělku: zhotovitel a objednatel se dělí o náklady i přínosy projektu Cena určená přínosem v podnikání: zhotovitel se platí úměrně podle přínosu dosaţeného zavedením ERP v podnikání (např. procentem ze zvýšení zisku nebo sníţení nákladů)

39 UŢIVATEL ŘEŠITEL VÝHODY NEVÝHODY VÝHODY NEVÝHODY SMLUVNÍ CENA nemusí podrobně sledovat vývoj nákladů řešitel zvyšuje zisk sniţováním nákladů, coţ můţe vést k nekvalitnímu výsledku časté změny v poţadavcích na projekt dávají řešiteli moţnost měnit podmínky dodávky v určitých případech umoţňuje získat značný zisk dodatečné změny ze strany uţivatele mohou být zdrojem dalších zisků větší důraz na sledování nákladů časové prodlouţení doby projektu (počátečních etap) NÁKLADOVÁ CENA pruţnější reakce na změny je třeba podrobná kontrola vývoje nákladů malé riziko některé činnosti se mohou rozběhnout ještě před úplnou specifikací projektu (úspora času) omezený zisk pokud malí konkurence, slabá motivace pro úsporu nákladů

40 TYP CENY VÝHODY RIZIKO NA STRANĚ OBJEDNATELE RIZIKO NA STRANĚ ZHOTOVITELE Nákladová Přehled o skutečných nákladech; dostupnost potřebných zdrojů Střední nízké Výčet času a dodávek Odhad nákladů; Dostupnost potřebných zdrojů střední nízké Cena služeb Stabilizované náklady; Dostupnost potřebných zdrojů střední střední Pevná cena Kontrola nákladů a času nízké vysoké Sdílení přínosů Niţší náklady a doba; Motivující pro zhotovitele střední střední Sdílení rizika/výdělku Niţší náklady; Generování přínosů vysoké vysoké Přínos v podnikání Ţádné náklady; Platí se pouze za dosaţené výsledky nízké vysoké

41 Otázky pro opakování Jaké existují pohledy na ekonomické analýzy IT/IS? Jaké další druhy analýz (kromě ekonomické) jsou pro hodnocení důleţité? Diskutujte vliv cílů projektů, nákladů, přínosů a cen na efektivnost projektů Vyjmenujte příklady kvantitativních a kvalitativních metod pro hodnocení efektivnosti projektů