Informatizácia knižnice. Plán projektu

Transkript

1 Plán Prjektu 1 Infrmatizácia knižnice Plán prjektu Radúz Mrsztýn Prjektvý manažment PM401 Ing. Zuzana Melicheríkvá

2 Plán Prjektu 2 Obsah Abstrakt Základná definícia prjektu Ciele prjektu Predmet prjektu a jeh rámec Pčiatčný stav a zábrany prjektu Prjektvý tím Štruktúry prjektu Plán prjektu Riadenie rizík Mnitring a kntrla Riadenie zmien Clse-ut... 17

3 Plán Prjektu 3 Abstrakt Tát práca definuje plán prjektu pre vytvrenie a zavedenie infrmačnéh systému d verejných, dbrných ak aj akademických knižníc na Slvensku reflektujúc tak ptrebu pdpry znalstnej splčnsti efektívne využívať existujúce zdrje za účelm ďalšieh rzvja. Zaberá sa všetkými aspektami prjektvéh plánvania v lgickm uspriadaní d cieľv, ku kntrle výsledkv pre úspešný návrh a implementáciu Slvenskéh Knižničnéh Infrmačnéh Systému (SKIS) d vybranej, referenčnej knižnice. Kôli rzsahu delí prjekt na pdprjekty a v plánvaní sa zaberá len pdprjektm Infrmačnéh systému.

4 Plán Prjektu 4 1. Základná definícia prjektu Tent prjekt vychádza z ptreby udržania a rzvju vývja v blasti vzdelávania využívaním mderných technlógií v blasti knihvníctva. Zaberá sa mžnsťami pdpry prcesv a čiastčnu autmatizáciu niektrých prcesv tak, aby sa zvýšila nielen efektivita pskytvania služieb, ale aj mžnsti, ktré v súčasnsti knižničné ústavy pskytujú verejnsti. Hlavnu víziu dlhdbéh, strategickéh plánu je integrácia dstupných technlógií na báze Open Surce d prstredia knižníc na nárdnej úrvni, zavedenie knceptv eprcurement a emarketplace v splupráci s vydávateľmi a predajcami, pdpra znalstných prcesv v pdpre systémvéh vyhľadávania zdrjv siete knižníc, ak aj digitalizácia zdrjv a integrácia webvéh užívateľskéh rzhrania v knceptch frntend a backend. Dôležitsť pdpry rzvja znalstnej splčnsti sa MŠSR snaží pdpriť generalizvanými pžiadavkami na takýt infrmačný systém, pre zabezpečenie kmpatibility ak aj mžnsti ďalšieh rzšírenia, ktré bude tent prjektvý plán reflektvať Ciele prjektu Tát sekcia špecfikuje ciele prjektu, ak aj jeh rámec tak, aby jasne vymedzvala jeh výstup. Glbálnym cieľm prjektu je vytvrenie a zavedenie infrmačnéh systému a jeh kmplementv pre pdpru práce knižníc, zavedenie ďalších mžnstí využitia ich zdrjv v pdbe dstupnej literatúry, zabezpečenie plnej aleb čiastčnej autmatizácie prcesv v rámci týcht rganizácií a rzšírenie mžnstí, ktré knižnice majú v pskytvaní svjich služieb verejnsti zavedením nline webvéh

5 Plán Prjektu 5 rzhrania a prepjením slvenských knižníc d funkčnéh celku. Systém musí pdprvať ďalšie, budúce rzšírenia tak, aby sa zabezpečil kntinuálny prces rzvja týcht inštitúcií. Ak prvý prjekt tht charakteru sa bude zaberať implementáciu systému d vybranej knižnice, ktrá sa pužije ak referenčný mdel pre statné slvenské knižnice. Nasledujúca časť tejt pdsekcie bsahuje infrmácie čiastkvých cieľch prjektu. Keďže výsledným prduktm prjektu je knižničný infrmačný systém, zaberá sa najmä jeh rzdelením a zahrnutím jeh kmplementv v pdbe hardvéru, príslušenstva, marketingu, tréningv perátrv a pdpru tht systému ak pčas prjektu, tak aj v pprjektvm bdbí. Jedntlivé čiastkvé ciele teda stanvujú rzsah prjektu, ktrým sa detailne zaberá nasledujúca sekcia definujúca predmet prjektu a jeh rámec Predmet prjektu a jeh rámec Tát sekcia sa, adresujúc cieľ prjektu, detailne zaberá vymedzením jeh rámca, rzdeľuje a špecifikuje jeh súčasti, ak aj definuje budúce rzšírenia, ktré nie sú súčasťu tht prjektu. Prjekt pzstáva z návrhu, realizácie a nasadenia infrmačnéh systému tak, ak h ppisujú predchádzajúce sekcie tejt práce. Znamená t teda, že predmetm prjektu je návrh, realizácia a implementácia všetkých častí systému a príslušenstva. Časti systému a ich kmpnenty zbrazuje nasledvná schéma, vymedzujúc tak predmet prjektu, definujúc jeh subelementy, teda pdprjekty. V časti plánvania sa ptm kvôli rzsahu tát práca zaberá len pdprjektm IS.

6 Plán Prjektu 6 Tát schéma rzdeľuje predmet prjektu, teda návrh, realizáciu a implementáciu knižničnéh infrmačnéh systému d subkategórií, aby jasne vymedzila rzsah prjektu. Jedntlivé časti sú nasledvné: SKIS Databáza jej návrh, a vyhtvenie v splupráci s klientm Užívateľské rzhranie jeh návrh a vyhtvenie v splupráci s klientm pre pdpru ak zamestnancv, tak aj zákazníkv

7 Plán Prjektu 7 Databázvý admin nástrj pre správu dát v databáze, rzhranie medzi databázu a systémami pristupujúcimi k štruktúram, ktré bsahuje. Hardvérvé vybavenie Čítačky čiarvých kódv umžnujúce autmatizvanie zadávania kníh d systému, vyhľadávanie a ďalšie knižničné prcesy Pčítače a servre ak technlgická základňa pre IS ak aj pre zprstredkvanie vstupu dň Sieťvá infraštruktúra pre zabezpečenie technlgickej základne pre Príslušenstv kmunikáciu jedntlivých elementv systému Kódy kníh a užívateľských ID čiarvé kódy pre knihy a čipvé karty pre užívateľv pdprujúce autmatizáciu Užívateľské manuály pre bsluhu a správu IS zamestnancami a zákazníkmi v nline frme Bržúrky pre zákazníkv prehľadný buletin pre rýchly začiatk práce s Ostatné systémm zákazníkmi ISP pre pskytnutie pripjenia d siete Internet ak aj pre bezpečné prepjenie knižníc cez Internet Úprava značenia Mdifikácia a ptimalizácia značenia kníh, užívateľv, Marketing lkácií a ďalších kmpnentv knižničnéh prcesu

8 Plán Prjektu 8 Online reklama pre zviditeľnenie benefitv tht systému a pre pdpru adpcie tht systému širku verejnsťu Banery v šklách a rganizáciách pre integráciu tht systému d vyučvacích, vedeckých a pracvných prcesv Reklamné letáky pre zjedndušenie prpagácie v vybraných lkalitách Tréningy a pdpra Tréningy zamestnancv na zabezpečenie plynuléh prechdu na tent systém Zriadenie nsite pdpry pčas integrácie systému d knižničnéh prstredia tak, aby sa zabezpečila všetka mžná pmc zamestnancm a zákazníkm Zaktvenie pstprjektvej pdpry príprava materiálv, prcesv, sôb a zdrjv pre pstprjektvú pdpru systému a jeh užívateľv, ak aj príprava na ďalšie prjekty zamerané na rzšírenie systému d ďalších lkalít a dplnenie ďalších funkcií 2. Pčiatčný stav a zábrany prjektu Tát sekcia sa zaberá predpkladmi prjektu a mžnými zábranami realizácie tht prjektu vychádzajúc z analýzy uskutčniteľnsti identifikačnej listiny prjektu 1, ak aj ich preknaním v prspech prjektu. Tent prjekt predpkladá pdpru MŠSR finančným zabezpečením, taktiež predpkladá vyskú mieru knvergencie stakehlderv ku splčnému cieľu, keďže sa prjekt zaberá rzvjm splčnsti verejnprspešným 1 Nerealizvané v rámci tejt práce, predpkladaná existencia pred zahájením plánvania prjektu

9 Plán Prjektu 9 spôsbm. Výsledky analýzy príležitstí, ak aj mžné prblémy prjektu sumarizuje nasledvná SWOT analýza. Silné stránky - pdpra rzvja znalstí splčnsti -efektívne využitie prstriedkv knižníc Slabé stránky -nízka internetizácia rurálnych blastí bmedzí nline využitie na mestá -mdernizácia verejnéh sektra Príležitsti -Mžnsť rzširenia na nadnárdnú úrveň -Mžnsť kapitalizvať systém jeh rzšírením sprstredkvanie predajv kníhkupectiev Hrzby -Nízke využívanie kvôli dstupnsti zdrjv na Internete -Obmedzenie rzpčtu na prjekt plitickými tlakmi

10 Plán Prjektu Prjektvý tím Tát sekcia sa zaberá definvaním prjektvéh tímu a rzdelenia kmpetencií medzi jeh členv. Utvrenie tímu prebehl výberm z kandidátv pôsbiacich v rôznych častiach štátnej správy, ak aj v súkrmnm sektre Ministerstvm Šklstva SR ak zadávateľm prjektu. Zstavený prjektvý tím má 5 členv, ktrých špecifikácie zbrazuje nasledvná grafika. 4. Štruktúry prjektu Tát sekcia sa zaberá štrukturalizáciu prác a ich grafickým zbrazením tak, aby pskytvala kmplexný prehľad aktivít ptrebných na dsiahnutie cieľu prjektu. Štruktúry vychádzajú z prjektvéh rámca a častí celku prjektu definvaných

11 Plán Prjektu 11 v predchádzajúcich sekciách. Keďže je tent prjekt kmplexný, delí h ďalej tent prjektvý plán na pdprjekty a zaberá sa len časťu infrmačnéh systému 2. Nasledujúca grafika reprezentujúcu štruktúru prác v prjekte, definuje WBS pre prvú časť prjektu, teda pre IS samtný. Takét delenie umžnuje prjektvému manažérvi rzdeliť jedntlivé akčné bdy a úspešne kntrlvať plnenie ak termínv, tak aj pužitých zdrjv. Samtná štruktúra prác ptm umžnuje lepšie mnitrvať vývj prjektu, identifikvať mžné riziká a praktívne ich adresvať predtým, než budú mať negatívny dpad na prjekt. Nasledujúca tabulka stručne ppisuje jedtlivé časti vyššie uvedenej WBS tak, aby napmhla stanviť plán prjektu pre tút čast systému. 2 Kôli rzsiahlsti analyzuje len pdprjekt IS a teda WBS a Plán len pre jeh aktivity.

12 Plán Prjektu SKIS 1.1 Databáza Analýza Existujúcej databázy Knižnica eviduje knihy a užívateľv v papiervej frme, ktrú treba analyzvať Dizajn štruktúry a atribútv Analyzvané štruktúry je ptrebné upraviť s hľadm na budúce využitie a definvať atribúty jedntlivým entitám Definvanie vzťahv entít Entity treba prepjiť vzťahmi a kľúčmi Integrita databázy Treba zabezpečiť integritu databázy na úrvni entít, vzťahv a atribútv Dkumentácia Treba zdkumentvať dizajn a realizáciu databázy 1.2 Užívateľské rzhranie Dizajn Grafické uživateľské prstredie treba dizajnvať s hľadm na pužiteľnsť v splupráci s užívateľmi Definícia phľadv a úrvní Treba definvať phľady a užívateľské úrvne pdľa dizajnu Bezpečnsť Treba zaistiť bezpečnsť užívateľskéh rzhrania

13 Plán Prjektu Vývj Treba vyvinúť aplikáciu, ktrá bude zprstredkvávať funkcinalitu navrhnutému prstrediu Dplnenie dkumentácie Treba dplniť dkumentáciu tm, ak je realizvané tt prstredie 1.3 Databázvý admin Analýza Treba analyzvať mžnsti dstupných administračných prstriedkv Návrh Treba navrhnúť vhdné prstredia Výber Je ptrebné vybrať najlepšie prstredie pre implementáciu systému s hľadm na budúce ptreby klienta Implementácia Treba implementvať navrhutú databázu d vybranéh systému a prepjiť h s užívateľským rzhraním Dplnenie dkumentácie Treba dplniť dkumentáciu tent element IS

14 Plán Prjektu Plán prjektu Prjekt by nebl mžné realizvať bez plánvania zdrjv ptrebných k dsiahnutiu cieľv, pret sa tát sekcia prjektvéh plánu zaberá samtným plánvaním zdrjv v rámci prjektu. Nasledujúce časti tejt sekcie budú graficky analyzvať plánvaný priebeh prjektu, teda súsled aktivít definvaných pdľa štruktúry prác definvanej v predchádzajúcej sekcii. Časvý plán prjektu bude vychádzať z PERT analýzy, ktrá pužíva na dhad ptrebnéh času vážený priemer a na základe expertnéh dhadu. Kvôli prehľadnsti sú tiet údaje vlžené d PERT diagramu na nasledujúcej strane tejt práce....tt miest je úmyselne prázdne pre zahvanie frmátvania dkumentu...

15 Plán Prjektu 15 Tent PERT diagram znázrňuje jedntlivé akčné bdy, červenu farbu vyznačujúc kritickú cestu, špecifikujúc tak čas (v týždňch) ptrebný na kmpletné uzatvrenie subprjektu návrhu a realizácie IS pre knižnice. Tent diagram pskytuje prehľad aj rezervách pre jedntlivé bdy, pret umžnuje ľahšiu kntrlu jedntlivých činnstí. Výsledky tht plánu budú pskytnuté krdinátrvi, aby mhl všetkým participujúcim jedntlivcm a splčnstiam umžniť plánvanie a alkáciu ptrebných zdrjv na realizáciu všetkých činnstí v vymedzenm časvm rámci.

16 Plán Prjektu Riadenie rizík Záver tht prjektvéh plánu sa bude venvať riadeniu rizík, mnitringu, kntrle, zmenám a uknčeniu prjektu, ktrým bude definvať rámec pre úspešné splnenie ich úlh. Tát sekcia sa zaberá riadením rizík, ktré musí prjektvý tím vyhdncvať ak pred začaťím realizácie, tak pčas jej priebehu. Pre zachvanie knzistencie s smernicami MŠSR riadení rizík bude prjektvý tím puživať kvantifikvanúu rizikvú analýzu RIPRAN verzia 2. Priebežne sa bude zaberať identifikvanými rizikami, kvantifikvať ich vzhľadm na prjekt a vypracúvať scenáre pre jedntlivé hrzby. Bude teda identifikvať riziká, vypracúvať ich scenáre, identifikvať ich závažnsť pdľa vypčítanej hdnty rizika HR ak súčinu percentuálnej pravdepdbnsti a hdnty dpadu tht rizika na prjekt, praktívne určvať patrenia na elimináciu negatívnych dpadv a ich efekt na výslednú, zníženú hdntu rizika. Takt zmapvané riziká sa budú v pravidelných, týždňvých intervalch preberať v prjektvm tíme a následne z zainteresvanými stranami tak, aby sa dstránil ich dpad na kritickú cestu prjektu, ale aj trjimperatív prjektu ak taký, teda na čas, náklady a kvalitu. 7. Mnitring a kntrla Mnitring a kntrla, ak vitálna časť riadenia tht prjektu je v rukách zdpvednéh člena prjektvéh tímu, ten bude sledvať a kmunikvať s realizátrmi jedntlivých aktivít v prjekte a percentuálne vyhdncvať uknčenie jedntlivých aktivít tak, aby bl mžné identifikvať hrziace deviácie ptrebnéh času prti estimvanému pred tým, ak tát skutčnsť nastane a upraviť pdmienky pre

17 Plán Prjektu 17 dstránenie takéht sklzu. Kntrla bude prebiehať na viacerich úrvniach prjektvéh riadenia, zaberajúc sa kvalitu, časvým aspektm a ddržaním predpkladaných nákladv, teda rzpčtm prjektu. 8. Riadenie zmien Riadenie zmien v tmt prjekte bude prebiehať, pdbne ak riadenie rizík, pdľa smerníc MŠSR, ktré definuje manažment zmeny v prjekte ak prces jej identifikácie, implementácie a uknčenia pmcu frmalizvanéh prcesu, ktrý je inicivaný zmenvým pžiadavkm, ficiálnym dkumentm prebraným z prjektvéh riadenia ministerstva. Prjektvý manažér má na starsti riadenie zmien, teda p prijatí pžiadavku je pvinný kamžite analyzvať tút zmenu a v prípade ptreby zvlať zainteresvané strany pre schválenie tejt zmeny. Ak bla prijatá, je ptrebné ju zaviesť a sba zdpvedná za mnitring musí zmenu, jej dpad na prjekt a na ďalšie aspekty kntrlvať. P uknčení zmeny spracuje prjektvý manažér záverečnú správu sumarizujúcu tent prces. 9. Clse-ut Psledným krkm bude frmálne uknčenie prjektu, jeh prtklárnej a finančnej časti. Administratívna časť pzstáva z akceptačných prtklv pripravených v priebehu prjektu, bsahujúcich však úlhy a rámec stanvené týmt plánm a ich kvantifikvané hdnty. Finančná časť pzstáva z vyspriadania všetkých záväzkv zmluvných strán.

18 Plán Prjektu 18 Prjektvý tím zstavuje záverečnú správu, bsahujúcu nedriešené aspekty prjektu, ktré nie sú bsahm akceptačných prtklv a budú dpracvané v pstprjektvej fáze. Prjektvý tím navrhuje a rkuje dhde následnej správe a pdpre systému s zúčastnenými stranami tak, aby sa dsiahla plynulsť prechdu na nvý systém v vymedzenm, tranzitnm bdbí. Záverm prjektu je ficiálny banket a pďakvanie zúčastneným stranám a zahájenie pstprjektvéh bdbia.