Uživatelský manuál služby pr klienty s ERP pístupem Vážená paní, vážený pane, služba @FAKTURA 24 je mderní frma fakturace, která Vám umžní vystavvat, desílat a pijímat faktury v elektrnické pdb. Služba @FAKTURA 24 Vám ušetí as a náklady spjené s fakturací. Služba @FAKTURA 24 je Vám k dispzici 24 hdin denn, 7 dní v týdnu, 365 dní v rce 1) pím ve Vašem úetním systému neb 2) na internetvé adrese: www.faktura24.cz Telefnní pdpra služby v eské republice vlejte Klientské centrum Finanní skupiny eské spitelny: 956 777 555 ze zahranií mžete vlat na telefnní ísl: +420 956 777 555 Internetvá pdpra služby faktura24@csas.cz 3-6769 07/2010 1/8
O B S A H 1. ÚVOD...3 2. SLUŽBA @FAKTURA 24...3 2.1. POPIS SLUŽBY @FAKTURA 24...3 2.2. DOPLKOVÉ SLUŽBY...3 2.2.1. ARCHIVACE DAT NA CD...3 2.3. SCHÉMA SLUŽBY @FAKTURA 24...3 3. ZALOŽENÍ SLUŽBY...4 3.1. PODMÍNKY ZALOŽENÍ SLUŽBY...4 3.2. TECHNICKÉ PEDPOKLADY VYUŽITÍ SLUŽBY...4 3.3. PIPOJENÍ KE SLUŽB @FAKTURA 24...4 3.3.1.1. ODESÍLATEL FAKTUR...4 3.3.1.2. PÍJEMCE FAKTUR...5 3.4. PIHLÁŠENÍ...5 4. STANDARDNÍ FAKTURA...5 4.1. FORMÁT STRUKTUROVANÝCH DAT FAKTURY...5 4.2. GRAFICKÁ PREZENTACE FAKTURY...5 4.3. ELEKTRONICKÝ PODPIS...5 5. INTERNETOVÝ PORTÁL SLUŽBY @FAKTURA 24...6 5.1. PIHLÁŠENÍ NA INTERNETOVÝ PORTÁL...6 5.2. ZMNA HESLA...6 5.3. ZAPOMENUTÉ HESLO...6 5.4. ZABLOKOVÁNÍ HESLA...6 5.5. VÝBR PARTNER...6 6. MOŽNOSTI PODPORY...8 3-6769 07/2010 2/8
1. Úvd Služba @FAKTURA 24 umžuje vystavvat, desílat a pijímat faktury v elektrnické pdb. Klient mže využívat službu: pím ve svém úetním (ERP) systému prstednictvím internetvéh prtálu eské Spitelny na adrese www.faktura24.cz Tent uživatelský manuál ppisuje užívání služby @FAKTURA 24 pr klienty, kteí jsu ke služb pipjeni prstednictvím píméh napjení d svéh ERP systému. 2. Služba @FAKTURA 24 Služba @FAKTURA 24 je ppsána pr klienty využívající službu pím ze svéh úetníh systému (ERP). 2.1. Ppis služby @FAKTURA 24 Vystavená faktura v ERP systému je autmaticky pepslána ve vlastním datvém frmátu výstavce d systému služby @FAKTURA 24, který fakturu p knverzi d pžadvanéh frmátu píjemce, dešle píjemci faktury d jeh úetníh systému; fakturu dešle píjemci faktury na internetvý prtál; dešle píjemci faktury vygenervanu platební ádku z fakturaních údaj d internetvé bankvní aplikace. Splu se subrem s fakturaními údaji mže být zaslaná faktura ve vlastní grafické pdb (PDF, JPG, BMP, IMP ), pp. mhu být zaslány i další dkumenty ( nap. pílha k faktue, ddací list, prtkl prvedení práce). V rámci služby @FAKTURA 24 mhu být pskytvány i dplkvé služby viz kapitla 3.2 Dplkvé služby. 2.2. Dplkvé služby V rámci služby @FAKTURA 24 mhu být dle dhdy pskytvány následující služby: tisk faktur (pr zákazníky nepipjené ke služb @FAKTURA 24), genervání faktur v grafické pdb (PDF, JPG, BMP, IMP) viz kapitla 5.2 Grafická prezentace faktury, pdepsání faktur certifikátem viz kapitla 5.3 Elektrnický pdpis, ukládání dat internetvý prtál: 90 dn; jinak: 18 msíc; archivace dat na CD viz kapitla 3.2.1 Archivace dat na CD, skenvání dkument d ddavatel nepipjených ke služb @FAKTURA 24. 2.2.1. Archivace dat na CD Pkud klient v Prtklu ke služb pžadval pskytvání archivních kpií na CD-ROM, bude mu CD zaslán 1x rn na adresu, kteru uvedl v Prtklu ke služb. 2.3. Schéma služby @FAKTURA 24 Uživatel v ERP systému pmcí funkcinality pr exprt vydaných faktur d subru vytví subr v dhdnutém frmátu (nap. XML, CSV, IDOC (XML), IDOC (flat), EDIFACT) a ulží subr na urené míst. Subr je autmaticky pmcí dhdnutéh prtklu (nap. HTTP(s), FTP, SFTP, OFTP, X.400, SMTP/POP3) pepslán ve vlastním datvém frmátu výstavce knslidátrvi. Pskytvatel služby @FAKTURA 24 dle dhdnutých služeb prvede: knverzi d pžadvanéh frmátu píjemce, vygeneruje fakturu v pžadvané grafické pdb (PDF, JPG, BMP, IMP), pdepíše fakturu certifikátem a patí asvým razítkem, prvede archivaci dat. Pskytvatel služby dešle píjemci elektrnicku fakturu s graficku pdbu faktury (pp. další dkumenty jak jsu pílhy, prtkly prvedení práce neb ddací listy) d úetníh systému, na internetvý prtál, neb z fakturaních údaj vygenervanu platební ádku s graficku pdbu faktury d internetvé bankvní aplikace. 3-6769 07/2010 3/8
3. Zalžení služby 3.1. Pdmínky zalžení služby Pdmínku pskytnutí služby pr klienty pipjené d ERP systému je sjednání Smluvy pskytvání služby @FAKTURA 24. Vedení bžnéh útu u eské spitelny není vyžadván. 3.2. Technické pedpklady využití služby Pístup z ERP systému Pr pístup ke služb @FAKTURA 24 prstednictvím úetníh systému klienta je nutné vytvit kmunikaní rzhraní a mapvání datvých frmát mezi úetním systémem a službu. Pístup na internetvý prtál Pr pístup na internetvý prtál není pteba žádných ddatených prací. Dprueným vybavením je sbní píta s nainstalvaným peraním systémem Micrsft Windws (pdprvané verze: Win 2000/XP) a internetvými prhlížei Micrsft Internet Explrer verze 6.0 a vyšší neb Mzilla Firefx verze 1.5 a vyšší. Jiné peraní systémy a internetvé prhlížee než výše jmenvané nejsu s internetvým prtálem služby @FAKTURA 24 pln kmpatibilní, a prt není zaruen, že aplikace bude zbrazena správn a všechny nabízené funknsti budu bezchybn zpracvány. 3.3. Pipjení ke služb @FAKTURA 24 Ve Smluv jsu uvedeny technické pžadavky klienta na pipjení ke služb. 3.3.1.1. Odesílatel faktur Frmát strukturvaných dat [nap. XML, CSV, IDOC (XML), IDOC (flat), EDIFACT]. Graficku pdbu faktury jestli bude desílatel zasílat vlastní graficku pdbu faktury; pkud an, jestli desílatel pžaduje znait graficku pdbu faktury elektrnicku znaku služby @FAKTURA 24; pkud ne, jestli desílatel pžaduje genervat graficku pdbu faktury službu @FAKTURA 24; pkud an, jaký frmát grafické pdby faktury desílatel pžaduje (PDF, JPG, BMP, IMP); jaký vzhled faktury desílatel pžaduje (Vlastní vzhled / standardní vzhled viz kapitla 5.2 Grafická prezentace faktury); pžaduje desílatel umístit na fakturu se standardním vzhledem vlastní lg. Budu zasílány pílhy. Bude zasílat faktury v Zip archivu. Jaký je pžadvaný kmunikaní prtkl [Web services (SOAP), HTTP(s), FTP, SFTP, OFTP, X.400, SMTP/POP3]. Jestli je pžadván pskytvání archivních kpií deslaných resp. pijatých faktur na CD-ROM (1x rn). 3-6769 07/2010 4/8
3.4. Pihlášení 3.3.1.2. Píjemce faktur Frmát strukturvaných dat [nap. XML, CSV, IDOC (XML), IDOC (flat), EDIFACT]. Jaký je pžadvaný kmunikaní prtkl [HTTP(s), FTP, SFTP, OFTP, X.400, SMTP/POP3]. Jestli je pžadván píjem dat v zip archivu. Seznam urených uživatel internetvéh prtálu @FAKTURA 24 pr funkcinalitu Výbr partner Uživatel vystavující faktury pes ERP systém, se ke služb @FAKTURA 24 nepihlašuje, prtže výmna dat mezi službu @FAKTURA 24 a daným ERP systémem prbíhá autmaticky. 4. Standardní faktura Standardní elektrnická faktura je vytvena ze standardníh typu frmátu viz kapitla 4.1 Frmát strukturvaných dat faktury a pdle dhdy je vygenervaná grafická pdba faktury (viz kapitla 4.2 Grafická prezentace faktury) v pdf subru. 4.1. Frmát strukturvaných dat faktury Standardní typ frmátu datvéh subru je XML, CSV, IDOC (XML), IDOC (flat) EDIFACT, ISDOC. 4.2. Grafická prezentace faktury Grafická prezentace faktury je vytvená: výstavcem, dle jeh pžadavku i s pípadnými pílhami službu @FAKTURA 24 dle bsahu zaslaných strukturvaných dat Faktura v grafické pdb je patena zarueným elektrnickým pdpisem 4.3 Elektrnický pdpis. Grafická pdba faktury služí pr autmatické zaslání grafické pdby faktury d úetníh systému píjemce, pr umžnní integrace d archivaníh systému neb na CD ROM, 4.3. Elektrnický pdpis Grafická pdba faktury je patena elektrnickým pdpisem neb elektrnicku znaku zalženu na kvalifikvaném systémvém certifikátu, který je legislativn prkazným prjevem suhlasu desílající sby s bsahem penášených dat. Služí k vení identity kmunikujících stran a k zajištní integrity penášených dat. Schéma prcesu: 3-6769 07/2010 5/8
5. Internetvý prtál služby @FAKTURA 24 Internetvý prtál služí k výbru partner, Vašich ddavatel, d kterých si pejete pijímat faktury elektrnicky prstednictvím služby @FAKTURA 24. 5.1. Pihlášení na internetvý prtál Uživatel bdrží sbn d eské spitelny uvítací dpis, ve kterém bude uveden uživatelské jmén a hesl. Pihlášení ke služb mžete realizvat prstednictvím adresy: http://www.faktura24.cz neb http://www.business24.cz. Odkaz je také umístn na stránkách http://www.csas.cz. Obrázek 1: Pihlašvací stránka služby @FAKTURA 24 Ppis pihlášení: Kliknte na vlbu pihlášení HESLEM. Zadejte pidlené jmén a hesl a stisknte tlaítk ODESLAT. P ptvrzení a úspšném vení uživatele Vám bude zpístupnna aplikace @FAKTURA 24. 5.2. Zmna hesla V menu Nastavení kliknte na vlbu Zmna hesla. Zadejte aktuální hesl, nvé hesl v délce minimáln šesti alfanumerických znak a zadejte ptvrzení nvéh hesla. Stisknte tlaítk ULOŽIT. 5.3. Zapmenuté hesl Pkud jste zapmnli hesl, kliknte na vlbu pihlášení HESLEM. Ve frmulái, který se Vám teve, kliknte na Zapmnli jste vaše ID neb hesl. Vyplte email neb Vaše uživatelské jmén a stisknte tlaítk ODESLAT. Váš bankvní pradce Vám sbn pedá dpis s Vašim uživatelským jménem a heslem. 5.4. Zablkvání hesla Pkud zadáte chybné hesl, systém Vás upzrní Zadali jste chybné uživatelské jmén neb hesl. Zadáte-li hesl chybn tikrát, systém Vám známí: Tikrát jste zadali nesprávné hesl neb uživatelské jmén. Váš úet byl zablkván. Kntaktujte prsím naše klientské centrum na tel. 956 777 555, neb zašlete email na Pdpru. Pkud kliknete na dkaz Pdpra, teve se frmulá pr nvu pštvní zprávu s píjemcem zprávy faktura24@csas.cz. Od svéh bankvníh pradce bdržíte dpis s Vaším uživatelským jménem a heslem. 5.5. Výbr partner Pr výbr partner Vašich ddavatel, d kterých si pejete pijímat faktury v elektrnické pdb, kliknte na Výbr partner v menu Nastavení. Nyní máte pístup d slžky Výbr partner (viz Obrázek 2). 3-6769 07/2010 6/8
Obrázek 2: Výbr partner Kliknte na píslušnu ást abecedn azenéh seznamu. V nabídnutém seznamu partner vyberte zaškrtnutím výbrvéh ple (checkbx) ty partnery, kterým chcete udlit suhlas (viz Obrázek 3). Obrázek 3: Vybraní partnei V jedntlivých zálžkách abecedn azenéh seznamu se mžete libvln phybvat, systém si vybraná ple na jedntlivých zálžkách bude pamatvat, dkud jej sami nezrušíte neb neptvrdíte. P uknení výbru kliknte na Ptvrdit. Pr kntrlu se Vám zbrazí seznam s vybranými partnery (viz Obrázek 4). Obrázek 4: Kntrlní seznam vybraných partner Pkud si pejete prvést njaké úpravy ve vybraném seznamu, kliknte na Zrušit a vyberte nvé partnery neb kliknutím d zaškrtávacíh plíka (checkbxu) u vybraných (zaškrtnutých) partner zrušte jejich výbr. Knený seznam vybraných partner ptvrte pt kliknutím na Ptvrdit. Opt Vám bude zbrazen kntrlní seznam - viz Obrázek 4. Následn kliknte na Odeslat. V tét chvíli vygeneruje systém email na technicku pdpru S, kteru zajišuje firma TietEnatr Czech s.r.. Na základ tht emailvéh pžadavku Vám budu nastaveny ptebné vazby (vztahy) s vybranými desílateli. O prvedeném nastavení budete splu se zvlenými desílateli infrmváni pmcí emailu. 3-6769 07/2010 7/8
6. Mžnsti pdpry Nastavením kurzru nad hrní plžku menu Mžnsti pdpry se autmaticky teve rzbalvací menu. Tt menu nabízí uživateli ti mžnsti: Email pdpry Uživatelský manuál ast kladené tázky Plžka Email pdpry služí k vygenervání emailu na Klientské centrum služby @FAKTURA 24. Kliknte na plžku a pkejte na vygenervání emailu. Následn zadejte své kntaktní infrmace, ppište prblém a email dešlete. Na základ tht emailu Vás budeme kntaktvat. Plžka Uživatelský manuál bsahuje aktuální verzi manuálu k prtálu služby @FAKTURA 24. Kliknutím na plžku se teve nvé kn s píruku, kteru mžete listvat a následn vytisknut neb stáhnut d Vašeh pítae. Plžka ast kladené tázky bsahuje seznam aktuáln nejastji kladených tázek a jejich dpvdí. Kliknutím na plžku se teve nvé kn s dkumentem, kterým mžete listvat a následn vytisknut neb stáhnut d Vašeh pítae. 3-6769 07/2010 8/8