Představení výsledků projektu Implementace procesního modelu s využitím ADONIS na Městském úřadě Prostějov
Procesy Městského úřadu Prostějov Identifikováno 923 procesů Setříděno do 173 procesů Jeden proces zobecňuje postupy z více procesů Pro popis vybráno 15 procesů Popsáno 46 procesů v aplikaci ADONIS
Přehled procesů v organizačních jednotkách Analýza procesů městského úřadu zkratka název odboru procesy popsáno OKS Odbor kancelář starosty 16 8 OKT Odbor kancelář tajemníka 27 4 FO Finanční odbor 21 10 OD Odbor dopravy 11 2 OOZ Odbor občanských záležitostí 11 2 ORI Odbor rozvoje a investic 6 3 OSSÚM Odbor správy a údržby majetku města 17 8 OSV Odbor sociálních věcí 12 2 OSZ Odbor správy a zabezpečení 11 2 OŠKS Odbor školství, kultury a sportu 9 1 OŽP Odbor životního prostředí 10 1 OŽÚ Odbor obecní živnostenský úřad 8 1 PM Právník města 6 1 SÚ Stavební úřad 8 1 celkem 173 46
Zavedení procesního řízení Počáteční fáze Dokumentace současného stavu Analýza Vytvoření cílové architektury Implementace cílové architektury Ukončení projektu Řízení projektu Stávající model (IS-model) Modelování Cílový model (TO BE-model)
Procesní mapa - přehled
Kritéria: Výběr procesů pro analýzy, optimalizaci. a. vazba na strategii (cíle) a CSF (jaké jsou předpoklady a podmínky pro dosažení cíle) b. Náklady (resp. čas) c. Jinak ( pohledem z okna )
Výběr procesů procesy volané procesy Rozpočet FO3 tvorba rozpočtu, KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, F06 Rozpočtové opatření, KS14. administrace jednání rady, 1 F04 a F05 nahrazuje Kontrola rozpočtu (pololetní, roční) KS15 administrace jednání zastupitelstva 2 KS6. Poskytování informací dle zák. č.106/1999 Sb nic 3 4 KS5. Řešení podání občanů, KS5.1. Podněty a petice, KS5.2. Stížnosti OSÚMM2. pronájem majetku, OSÚMM3. ukončení pronájmu, OSÚMM6. Prodej majetku 5 OŠKS1. Veřejná finanční podpora 6 FO12. Vymáhání pohledávek nic KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS15 administrace jednání zastupitelstva, FO12. Vymáhání pohledávek KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, KS15. administrace jednání zastupitelstva, F06 Rozpočtové opatření, FO2. Udělení pokuty KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady 7 OSÚMM4. Zábory veřejného prostranství, OSÚMM4.1. Zábory veřejné zeleně, OSÚMM4.2. Zvláštní užívání komunikace nic 8 OSZ1. nakládání s přebytečným a neupotřebitelným majetkem KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady 9 KS2. Komplexní průzkum spokojenosti s místním společenstvím, KS3. Zjišťování spokojenosti občanů nic 10 OKT2. Hodnocení zaměstnanců nic 11 OKT1. Právní předpisy města - tvorba, přezkum, změny KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, KS15 administrace jednání zastupitelstva 12 FO19. Vyřizování a řešení pojistných a škodních událostí, FO20. řešení pojistných událostí vozidel - zrušit - sloučeno s 19 FO22. vedení účetní agendy města 13 OKT9. Incident management nákup 14 OSÚMM5. Pořizování majetku, OKT10. Tvorba smluv 15 ORI5. administrace dotací celkem procesů a podprocesů: 25 KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, KS15 administrace jednání zastupitelstva KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, ORI3. realizace záměrů a projektů celkem vyvolaných procesů: 7 + 1 již zpracovaný a 2 vnější (výběrové řízení a nákup)
Úprava organizační struktury
Dokumentace strategické řídicí dokumenty strategické záznamy záznamy z kontrol a ověřování operativní řídicí dokumenty operativní záznamy vnitřní pracovní požadavky vnitřní sdělení požadavky a žádosti na produkt (převážně externí) pracovní dokumenty vyjádření úřadu externí vyjádření externí informace seznamy
Start procesu
Úprava aktivit
Úprava aktivit - popis
Úprava aktivit - dokumenty
Úprava aktivit časy / náklady
Úprava rozhodování proměnná přiřazení proměnné
Vazba následovník - popis
Vazba následovník - podrobnosti
Výpočtová analýza časy / náklady
Vyhodnocování procesů - BSC Finanční perspektiva: dosáhnout ekonomických výsledků, které uspokojí zájmy zřizovatele organizace. Zákaznická perspektiva: poskytovat ty produkty a služby, které umožní dosáhnout stanovených finančních výsledků. Interní procesy: zajistit realizaci činností, které jsou kritické pro poskytování produktů a služeb zákazníkům stanovených zákaznickou perspektivou. Učení a růst: zajistit ty zdroje (hmotné a nehmotné), které jsou potřebné pro realizaci činností perspektivy interních procesů.
Vize, mise, strategie Mise - krátký text, určený zaměstnancům a externím pracovníkům podniku, který stanovuje oblast podnikání a vztahy k partnerům společnosti Vize textově definované cíle pro období, na které je strategie zpracována Strategie -představuje časově a věcně provázaný soubor změn (projektů), jejichž úspěšná realizace povede k dosažení dlouhodobých cílů
Cíl a produkt Cíl: Zvyšovat kvalitu života občanů Zvyšovat kvalitu veřejných služeb Tedy: Dělat správné věci správně Produkt: Rozvoj daného regionu Poskytnutá veřejná služba
Optimalizace Kvalita (zahrnuje dostupnost časovou i místní, spolehlivost např. počet zrušených rozhodnutí.) Výkonnost Náklady Spokojenost občanů
Vazba cíle, CSF, KPI a zodpovědnosti za dosažení cíle filosofický pohled Cíl: snížení počtu mimořádných událostí (zároveň je to dílčí cíl pro snížení nákladů) Důvod pro cíl: loni bylo 10 mimořádných událostí CSF jaké jsou předpoklady a podmínky pro dosažení cíle: školení, vyhodnocení rizik na pracovištích, shoda vybavení pracoviště s bezpečnostními předpisy (únikové východy, prostupnost únikových cest, značení ), přiřazením CSF k nasekaným procesům mi dá jejich důležitost, a zároveň mi přiřadí procesy k cíli. Cílová hodnota: 3 / rok měřítko (pro procesy BOZP): např. počet neshod zjištěných auditem, Program k dosažení cíle: (vychází z analýzy důvodů mimořádných událostí v předchozích letech, respektuje novou legislativu.) Program 1 (zajištění něčeho) zodpovídá person1 Program2 (zavedení nového pracovního postupu ) - zodpovídá person2
Návrh dalšího postupu Identifikovat produkty jednotlivých procesů a na základě této identifikace provést revizi dekompozice procesů (odstranění duplicit., zjištění možných mezer v identifikaci procesů). Striktně držet procesní pohled na rozdělení procesů na rozdíl od stávajícího organizačního pohledu (je možné identifikovat přiřazení procesů k jednotlivým organizačním strukturám). Dopracovat detailní popis všech zatím nezpracovaných procesů (vč. revize dokumentů a komponent IS/IT, doporučujeme doplnění i dalších údajů např. kvalifikačních předpokladů pro výkon jednotlivých rolí, resp. nutných znalostí pro výkon jednotlivých činností - aktivit). Doplnit stávající popisy procesů. Identifikovat cíle, jež mají jednotlivé procesy podporovat (přičemž jednotlivé procesy mohou identifikované cíle podporovat jen částečně) Nastavit metriky jednotlivých procesů (tedy učinit další krok k procesně řízenému úřadu)
Automatizace Úprava procesů: např. pokyny k sestavení rozpočtu detailizovat (tvorba dokumentu, schválení dokumentu, zaslání dokumentu, příjem dokumentu, zadání úkolu, schválení splnění zadání, sumarizace podkladů, zaslání podkladů zpět..) Převod do prostředí SharePoint (ručně / automaticky)
Výsledky 46 popsaných procesů v modelovacím nástroji ADONIS Procesní model v modelovacím nástroji ADONIS (kompletní přehled 173 procesů) Model dokumentace (cca 300 dokumentů) Organizační struktura včetně rolí 15 koordinátorů schopných popisovat procesy
Ing. Jiří Markov CSc. Kontakt jiri.markov@ict-consult.cz