Představení výsledků projektu. Implementace procesního modelu s využitím ADONIS na Městském úřadě Prostějov

Podobné dokumenty
Průvodce systémem managementu (ve znění účinném od )

Informační strategie. Doc.Ing.Miloš Koch,CSc.

Zpráva z auditu. Kasárenská Hodonín CZ 0124/11. Typ auditu. Recertifikační audit Vedoucí Auditor. Jan Fabiánek.

PROCESY CO ZÍSKÁTE: Předpoklad pro certifikace ISO. Lean Six Sigma Fast Track

Výroční zpráva města Sokolov za rok 2017

Personální audit. a personální strategie na úřadech. územních samosprávných celků

Představení projektu

Úvodní přednáška. Význam a historie PIS

Organizační a personální záležitosti- usnesení RM /38 ( )

Vnitřní kontrolní systém a jeho audit

HODNOCENÍ VÝKONNOSTI PODNIKU VE SPOJITOSTI SE STRATEGICKÝMI CÍLY

Specifikace předmětu zakázky

PŘÍLOHA Č. 5 ORGANIZAČNÍHO ŘÁDU MAGISTRÁTU MĚSTA ČESKÉ BUDĚJOVICE

Výzva k podání nabídek

Praktické zkušenosti s certifikací na ISO/IEC 20000

Jak auditovat systémy managementu bez příruček a směrnic Ing. Milan Trčka

Výukový materiál zpracovaný v rámci projektu Výuka moderně

Manažerská ekonomika

Zdravotnické laboratoře. MUDr. Marcela Šimečková

Návrh optimalizace procesů Městského Úřadu

ÚVOD DO BSC - základy metody vyvážených ukazatelů. Ing. Petra Plevová

MANAŽER KVALITY PŘEHLED POŽADOVANÝCH ZNALOSTÍ K HODNOCENÍ ZPŮSOBILOSTI CO 4.4/2007

Zavedení procesního modelu jako klíčového nástroje pro řízení úřadu

Návrhy na zlepšování procesu MA 21 v roce 2014:

Strategické cíle a jejich implementace

Struktura Pre-auditní zprávy

Systémová analýza a opatření v rámci GDPR

Systém řízení kvality (implementace ISO 9001:2015)

PŘÍRUČKA SYSTÉMU MANAGEMENTU KVALITY MĚSTSKÉHO ÚŘADU KYJOV

Outsourcing v podmínkách Statutárního města Ostravy

Zkušenosti ze souběžné implementace metod BSC, CAF a Controlling&Reporting na Ministerstvu pro místní rozvoj

NOVÉ NORMY ISO 2016 INTEGROVANÝ SYSTÉM MANAGEMENTU. Kontakt:

MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 3 Rada městské části U S N E S E N Í. č. 1 ze dne

Chytrá veřejná organizace založená na službách

Gradua-CEGOS, s.r.o. člen skupiny Cegos MANAŽER KVALITY PŘEHLED POŽADOVANÝCH ZNALOSTÍ K HODNOCENÍ ZPŮSOBILOSTI

CobiT. Control Objectives for Information and related Technology. Teplá u Mariánských Lázní, 6. října 2004

ZDRAVÉ MĚSTO A MÍSTNÍ AGENDA 21 CHRUDIM AKČNÍ PLÁN ZLEPŠOVÁNÍ PROCESU MÍSTNÍ AGENDY 21. Vyhodnocení návrhů na zlepšování procesu MA 21 v roce 2014:

Manažerské shrnutí projektu

SYSTÉMY ŘÍZENÍ. Ing. Jan Štejfa

Strategie, architektury a projekty jako nástroj řízení IT ve veřejné správě

Kybernetická bezpečnost resortu MV

Balanced Scorecard (vyvážený soubor měřítek)

Implementační pravidla Strategického plánu rozvoje Městské části Praha 7 pro období

Národní architektonický plán a ostatní metody řízení veřejné správy ČR

Metodika certifikace zařízení OIS

Informace o průběhu realizace projektu:

Úvod a teoretický vstup do procesního řízení. Procesy Jičín, Bloky B2 B4 / B5 B7

VÝROČNÍ ZPRÁVA zák. 106/99 Sb., o svobodném přístupu k informacím R O K

STŘEDOČESKÉ INOVAČNÍ CENTRUM, SPOLEK hledá vhodné uchazeče do svého týmu

ENS238 Zakládání firmy

Metriky v informatice

MěÚ Benešov. Integrovaný systém managementu

Cena za inovaci v interním auditu. Dynamické řízení rizik skrze integrovaný systém kontrolního prostředí 1

Kybernetická bezpečnost MV

Využití IT nástrojů pro měření a řízení výkonnosti. Michal Kroutil

Problémové domény a jejich charakteristiky

VÝROČNÍ ZPRÁVA zák. 106/99 Sb., o svobodném přístupu k informacím R O K

Management kvality a jeho využití v praxi MěÚ Benešov

Výroční zpráva města Sokolov za rok 2018

KPI ukazatele a nastavení jejich vyhodnocování Projektu Zvýšení kvality řízení a poskytovaných služeb MÚ Moravská Třebová

ŘÍZENÍ KVALITY VE SLUŽEBNÍCH ÚŘADECH Podpora profesionalizace a kvality státní služby a státní správy, CZ /0.0/0.


Školení vlastníků procesů aplikace Mapa procesů

1. Integrační koncept

Gradua-CEGOS, s.r.o. člen skupiny Cegos MANAŽER EMS PŘEHLED POŽADOVANÝCH ZNALOSTÍ K HODNOCENÍ ZPŮSOBILOSTI

Softwarová podpora v procesním řízení

Rozdíly mezi normou ISO 9001:2008 a ISO 9001:2015.

Vytváření důvěry manažerů byznysu a IT

WS PŘÍKLADY DOBRÉ PRAXE

STATUTÁRNÍ MĚSTO LIBEREC


MATERIÁL PRO JEDNÁNÍ RADY MĚSTA PÍSKU DNE

STRATEGIE ROZVOJE SLUŽEB ICT VE ŠKOLE

Metodický pokyn pro řízení kvality ve služebních úřadech: Kritéria zlepšování

VÝROČNÍ ZPRÁVA zák. 106/99 Sb., o svobodném přístupu k informacím R O K

Příloha k č.j.: 1893/M/14, 32286/ENV/14. Rezortní interní protikorupční program Ministerstva životního prostředí (RIPP MŽP)

Balanced scorecard (BSC) jako strategický nástroj řízení UR v samosprávě

Městský úřad Horažďovice profesionalita s lidskou tváří Reg.č. CZ.1.04/4.1.01/

GDPR co nastane po květnovém dni D? Martin Hladík 8. března 2018

JAK SE TAM DOSTANEME?

Procesy, procesní řízení organizace. Výklad procesů pro vedoucí odborů krajského úřadu Karlovarského kraje

2. setkání IA ze zdravotních pojišťoven. Rizikové oblasti zdravotních pojišťoven z pohledu externího auditora

EKONOMICKÝ A LOGISTICKÝ SOFTWARE. Luhačovice

v praxi Rizika a přínosy zavádění BI jako nástroje pro řízení podnikání

Společenská odpovědnost organizace jako další nástroj strategického řízení

POZNÁMKA Zvláštní schválení požadavků nebo dokumentů souvisejících s bezpečností smí být vyžadováno zákazníkem nebo interními procesy organizace.

AUDITOR KVALITY PŘEHLED POŽADOVANÝCH ZNALOSTÍ K HODNOCENÍ ZPŮSOBILOSTI CO 4.5/2007

Využití benchmarkingu ke zkvalitnění práce útvaru interního auditu MěÚ Říčany. Setkání interních auditorů Praha

Úvod. Projektový záměr

Konference Standardizace agend přenesené působnosti a měření jejich výkonnosti

PROCESNÍ ŘÍZENÍ. Cíle workshopu. Slaný

- Tvorba a implementace procesního řízení - Vytvoření procesní mapy včetně metodické příručku pro její tvorbu.

ČR Jiří Čunek, předseda NSZM ČR NSZM ČR

PŘÍRUČKA KVALITY QS 42-01

PŘÍLOHA Č. 5 ORGANIZAČNÍHO ŘÁDU

Efektivní informační služby NTK pro veřejnost a státní správu. 25. dubna 2012

Struktura odboru majetkové správy. 1. Struktura odboru majetkové správy

Zkouška ITIL Foundation

Úroveň výkonu agend státní správy není jasně definována a financování probíhá formou příspěvku bez zohlednění skutečného rozsahu výkonu.

VYŘAZOVÁNÍ A LIKVIDACE MAJETKU MĚSTA VSETÍN

Transkript:

Představení výsledků projektu Implementace procesního modelu s využitím ADONIS na Městském úřadě Prostějov

Procesy Městského úřadu Prostějov Identifikováno 923 procesů Setříděno do 173 procesů Jeden proces zobecňuje postupy z více procesů Pro popis vybráno 15 procesů Popsáno 46 procesů v aplikaci ADONIS

Přehled procesů v organizačních jednotkách Analýza procesů městského úřadu zkratka název odboru procesy popsáno OKS Odbor kancelář starosty 16 8 OKT Odbor kancelář tajemníka 27 4 FO Finanční odbor 21 10 OD Odbor dopravy 11 2 OOZ Odbor občanských záležitostí 11 2 ORI Odbor rozvoje a investic 6 3 OSSÚM Odbor správy a údržby majetku města 17 8 OSV Odbor sociálních věcí 12 2 OSZ Odbor správy a zabezpečení 11 2 OŠKS Odbor školství, kultury a sportu 9 1 OŽP Odbor životního prostředí 10 1 OŽÚ Odbor obecní živnostenský úřad 8 1 PM Právník města 6 1 SÚ Stavební úřad 8 1 celkem 173 46

Zavedení procesního řízení Počáteční fáze Dokumentace současného stavu Analýza Vytvoření cílové architektury Implementace cílové architektury Ukončení projektu Řízení projektu Stávající model (IS-model) Modelování Cílový model (TO BE-model)

Procesní mapa - přehled

Kritéria: Výběr procesů pro analýzy, optimalizaci. a. vazba na strategii (cíle) a CSF (jaké jsou předpoklady a podmínky pro dosažení cíle) b. Náklady (resp. čas) c. Jinak ( pohledem z okna )

Výběr procesů procesy volané procesy Rozpočet FO3 tvorba rozpočtu, KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, F06 Rozpočtové opatření, KS14. administrace jednání rady, 1 F04 a F05 nahrazuje Kontrola rozpočtu (pololetní, roční) KS15 administrace jednání zastupitelstva 2 KS6. Poskytování informací dle zák. č.106/1999 Sb nic 3 4 KS5. Řešení podání občanů, KS5.1. Podněty a petice, KS5.2. Stížnosti OSÚMM2. pronájem majetku, OSÚMM3. ukončení pronájmu, OSÚMM6. Prodej majetku 5 OŠKS1. Veřejná finanční podpora 6 FO12. Vymáhání pohledávek nic KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS15 administrace jednání zastupitelstva, FO12. Vymáhání pohledávek KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, KS15. administrace jednání zastupitelstva, F06 Rozpočtové opatření, FO2. Udělení pokuty KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady 7 OSÚMM4. Zábory veřejného prostranství, OSÚMM4.1. Zábory veřejné zeleně, OSÚMM4.2. Zvláštní užívání komunikace nic 8 OSZ1. nakládání s přebytečným a neupotřebitelným majetkem KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady 9 KS2. Komplexní průzkum spokojenosti s místním společenstvím, KS3. Zjišťování spokojenosti občanů nic 10 OKT2. Hodnocení zaměstnanců nic 11 OKT1. Právní předpisy města - tvorba, přezkum, změny KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, KS15 administrace jednání zastupitelstva 12 FO19. Vyřizování a řešení pojistných a škodních událostí, FO20. řešení pojistných událostí vozidel - zrušit - sloučeno s 19 FO22. vedení účetní agendy města 13 OKT9. Incident management nákup 14 OSÚMM5. Pořizování majetku, OKT10. Tvorba smluv 15 ORI5. administrace dotací celkem procesů a podprocesů: 25 KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, KS15 administrace jednání zastupitelstva KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, ORI3. realizace záměrů a projektů celkem vyvolaných procesů: 7 + 1 již zpracovaný a 2 vnější (výběrové řízení a nákup)

Úprava organizační struktury

Dokumentace strategické řídicí dokumenty strategické záznamy záznamy z kontrol a ověřování operativní řídicí dokumenty operativní záznamy vnitřní pracovní požadavky vnitřní sdělení požadavky a žádosti na produkt (převážně externí) pracovní dokumenty vyjádření úřadu externí vyjádření externí informace seznamy

Start procesu

Úprava aktivit

Úprava aktivit - popis

Úprava aktivit - dokumenty

Úprava aktivit časy / náklady

Úprava rozhodování proměnná přiřazení proměnné

Vazba následovník - popis

Vazba následovník - podrobnosti

Výpočtová analýza časy / náklady

Vyhodnocování procesů - BSC Finanční perspektiva: dosáhnout ekonomických výsledků, které uspokojí zájmy zřizovatele organizace. Zákaznická perspektiva: poskytovat ty produkty a služby, které umožní dosáhnout stanovených finančních výsledků. Interní procesy: zajistit realizaci činností, které jsou kritické pro poskytování produktů a služeb zákazníkům stanovených zákaznickou perspektivou. Učení a růst: zajistit ty zdroje (hmotné a nehmotné), které jsou potřebné pro realizaci činností perspektivy interních procesů.

Vize, mise, strategie Mise - krátký text, určený zaměstnancům a externím pracovníkům podniku, který stanovuje oblast podnikání a vztahy k partnerům společnosti Vize textově definované cíle pro období, na které je strategie zpracována Strategie -představuje časově a věcně provázaný soubor změn (projektů), jejichž úspěšná realizace povede k dosažení dlouhodobých cílů

Cíl a produkt Cíl: Zvyšovat kvalitu života občanů Zvyšovat kvalitu veřejných služeb Tedy: Dělat správné věci správně Produkt: Rozvoj daného regionu Poskytnutá veřejná služba

Optimalizace Kvalita (zahrnuje dostupnost časovou i místní, spolehlivost např. počet zrušených rozhodnutí.) Výkonnost Náklady Spokojenost občanů

Vazba cíle, CSF, KPI a zodpovědnosti za dosažení cíle filosofický pohled Cíl: snížení počtu mimořádných událostí (zároveň je to dílčí cíl pro snížení nákladů) Důvod pro cíl: loni bylo 10 mimořádných událostí CSF jaké jsou předpoklady a podmínky pro dosažení cíle: školení, vyhodnocení rizik na pracovištích, shoda vybavení pracoviště s bezpečnostními předpisy (únikové východy, prostupnost únikových cest, značení ), přiřazením CSF k nasekaným procesům mi dá jejich důležitost, a zároveň mi přiřadí procesy k cíli. Cílová hodnota: 3 / rok měřítko (pro procesy BOZP): např. počet neshod zjištěných auditem, Program k dosažení cíle: (vychází z analýzy důvodů mimořádných událostí v předchozích letech, respektuje novou legislativu.) Program 1 (zajištění něčeho) zodpovídá person1 Program2 (zavedení nového pracovního postupu ) - zodpovídá person2

Návrh dalšího postupu Identifikovat produkty jednotlivých procesů a na základě této identifikace provést revizi dekompozice procesů (odstranění duplicit., zjištění možných mezer v identifikaci procesů). Striktně držet procesní pohled na rozdělení procesů na rozdíl od stávajícího organizačního pohledu (je možné identifikovat přiřazení procesů k jednotlivým organizačním strukturám). Dopracovat detailní popis všech zatím nezpracovaných procesů (vč. revize dokumentů a komponent IS/IT, doporučujeme doplnění i dalších údajů např. kvalifikačních předpokladů pro výkon jednotlivých rolí, resp. nutných znalostí pro výkon jednotlivých činností - aktivit). Doplnit stávající popisy procesů. Identifikovat cíle, jež mají jednotlivé procesy podporovat (přičemž jednotlivé procesy mohou identifikované cíle podporovat jen částečně) Nastavit metriky jednotlivých procesů (tedy učinit další krok k procesně řízenému úřadu)

Automatizace Úprava procesů: např. pokyny k sestavení rozpočtu detailizovat (tvorba dokumentu, schválení dokumentu, zaslání dokumentu, příjem dokumentu, zadání úkolu, schválení splnění zadání, sumarizace podkladů, zaslání podkladů zpět..) Převod do prostředí SharePoint (ručně / automaticky)

Výsledky 46 popsaných procesů v modelovacím nástroji ADONIS Procesní model v modelovacím nástroji ADONIS (kompletní přehled 173 procesů) Model dokumentace (cca 300 dokumentů) Organizační struktura včetně rolí 15 koordinátorů schopných popisovat procesy

Ing. Jiří Markov CSc. Kontakt jiri.markov@ict-consult.cz