Seznam funkcí pro kurz EXCEL I Jaroslav Nedoma 2010
Obsah ÚVOD... 3 SUMA... 4 PRŮMĚR... 6 MIN... 8 MAX... 10 POČET... 12 POČET2... 14 ZAOKROUHLIT... 16 COUNTIF... 18 SVYHLEDAT... 22 2
ÚVOD Autor zpracoval následující podklady jako pomůcku pro zvládnutí problematiky základních funkcí tabulkového editoru MS EXCEL. Tento materiál je určen pro účastníky kurzu MS Excel I. 2003 a 2007. Každý, kdo prošel tímto kurzem, se dozvěděl o všech následujících funkcích a tento materiál je jen jakýmsi přehledem, který by měl dopodrobna vysvětlit veškeré definice a zápis funkcí. 3
SUMA Suma je nejpoužívanější funkcí Excelu. Je definovaná jako součet několika čísel nebo celé oblasti čísel. Syntaxe: =SUMA(číslo1;číslo2;číslo3; ) - V tomto případě bychom psali pouze konkrétní adresy buněk, které chceme sčítat (př. A2, B5, C10). Syntaxe by potom byla ve tvaru: =SUMA(A2;B5;C10). - Tento případ vidíme na následujícím obrázku. Sčítáme čísla: 10, 3 a 5. Výsledkem tedy bude číslo 18 v buňce, kam píšeme vzorec, tj. D4. 4
=SUMA(oblast1;oblast2;oblast3; ) - Oblastí se rozumí napsání dvou buněk, které budou definovat horní pravý roh a levý dolní roh tabulky, kde se nacházejí hodnoty, které chceme sčítat. Vzorec bychom tedy napsali např. ve tvaru: =SUMA(A2:B5). - Posčítají se nám tedy všechny číselné položky, které se v této oblasti nacházejí (viz následující obrázek). Výsledkem nám tedy bude číslo 52 v buňce C3. - Můžeme sčítat i více než jen jednu oblast čísel. Oblastí může být více. Stačí jednotlivé oblasti oddělit středníkem. Např. =SUMA(A2:B5;C5:D7). 5
PRŮMĚR Průměr je funkce, která je svou definicí podobná funkci SUMA. Definujeme totiž opět buď jen číselné buňky, které chceme zprůměrovat nebo celou oblasti Syntaxe: =PRŮMĚR(číslo1;číslo2;číslo3; ) - Adresy buněk, které se zapíší do závorek místo položek číslo 1; číslo 2; číslo 3; nám říkají, že právě z nich budeme počítat průměrnou hodnotu (aritmetický průměr). - Jestli-že chceme průměrovat např. hodnoty v buňkách A2, B5, C2, syntaxe zápisu funkce by vypadala následovně: =PRŮMĚR(A2;B5;C2)". - Tento příklad je zřetelný z následujícího obrázku, kdy do buňky s adresou B7 vypisujeme vzorec ve tvaru viz předchozí odstavec. Výsledkem bude číslo 7. 6
=PRŮMĚR(oblast;oblast2;oblast3; ) - Oblastí můžeme definovat opět více, nemusí to být vždy jedna. Do funkce můžu např. kombinovat oblasti i jednotlivá čísla pro spočtení jednoho celkového průměru. To si ukážeme na následujícím příkladu. - Zde chceme průměrovat dvě oblasti a jedno číslo. Všechny tyto prvky můžeme napsat do jediného vzorce. Ten píšeme např. do buňky A6 jako na obrázku. První oblastí se rozumí čísla, která jsou v buňkách A1 až A4 (to zapíšeme jako A1:A4, tudíž místo slova až napíšeme dvojtečku). Pokračujeme oddělením argumentů (oblastí), což se provádí středníkem a začneme definovat další oblast (B1:B4) a za poslední středník napíšeme pouze adresu jediné buňky C1, ve které se nachází číslo 6. Celý vzorec v buňce A6 bude vypadat následovně: =PRŮMĚR(A1:A4;B1:B4;C1). 7
MIN Funkce s klíčovým slovem MIN je praktickou jednoduchou funkcí, která najde v dané oblasti nejmenší hodnotu, kterou nám vypíše jako výsledek. Opět můžeme do závarky jako argumenty definovat oblasti i jednotlivé buňky. Syntaxe: =MIN(číslo1;číslo2;číslo3; ) - Opět se dostáváme k nejjednoduššímu typu definice, který je totožný jako u funkcí SUMA a PRŮMĚR. Rozdíl tedy tvoří klíčové slovo, které je zde MIN. Do závorky tedy opět definujeme jednotlivé položky, ze kterých chceme najít minimální hodnotu. V následujícím příkladu chceme najít nejmenší hodnotu z buněk A1, C3, D4 a E5 a výsledek chceme zobrazit v buňce A6, kam píšeme následující vzorec: =MIN(A1;C3;D4;E5). Výsledkem nám zde bude číslo 6, protože je ze všech nejmenší. 8
=MIN(oblast;oblast2;oblast3; ) - Oblastně můžeme vybírat minimum např. z buněk A1 až A6. Opět platí, že místo slovíčka až dáme do vzorce znak dvojtečky. Z tohoto příkladu by jsme chtěli výsledek zobrazit např. do buňky A8, kam píšeme vzorec: =MIN(A1:A6). Výsledkem je nám opět nejmenší číslo, kterým je 1 v buňce A6. Výsledek chceme vidět v buňce A8 kam píšeme vzorec. - Opět zde platí pravidlo, že můžu do závorky definovat za středníky opět další oblast nebo jen jedno číslo, ze kterého chci minimum hledat. 9
MAX Funkce, jejíž klíčové slovo nese označení MAX, je určena pro vyhledání nejvyšší hodnoty v námi definované oblasti nebo opět jen vybraných číselných buněk. Syntaxe: =MAX(číslo1;číslo2;číslo3; ) - Jedná se o funkci opačnou k funkci MIN, takže je definice shodná až na klíčové slovo. K ukázce využijeme předchozí příklad u funkce MIN. Nyní budeme ale využívat funkci MAX pro nalezení nejvyšší číselné hodnoty. - Zápis funkce bude vypadat ve tvoru: =MAX(A1;C3;D4;E5) a výsledkem nám bude číslo 34, které se nachází v buňce C3. Výsledek chceme opět vidět v buňce s adresou A6. 10
=MAX(oblast;oblast2;oblast3; ) - K ukázce hledání maxima z oblasti využijeme opět příklad oblastního hledání funkce MIN. Funkce se opět zachová opačně. - Funkce bude zapsána ve tvaru: =MAX(A1:A6). - Nejvyšším číslem je 67 v buňce A4. Výsledek chceme zobrazit v buňce A8. Při hledání nejvyššího čísla z více oblastí oddělíme do závorky více oblastí středníkem. 11
POČET Funkce POČET je určena pro toho, kdo potřebuje spočítat, kolik buněk v námi definované oblasti obsahuje nějakou číselnou hodnotu. Syntaxe: =POČET(hodnota1;hodnota2;hodnota3; ) - Například budeme chtít hlídat, v kolika z námi definovaných buněk se nachází číselná hodnota. V případě, že buňka z našeho hlídaného výběru bude prázdná nebo bude naplněna textem (nebude se jednat o číslo) nebude započtena. - V následujícím příkladu zapisujeme vzorec do buňky A4, kde očekáváme výsledek a funkce bude mít v závorce argumenty (buňky), které chceme hlídat (A1, B2, C1, D2 a E1). - Z předchozího příkladu po stisknutí enteru za vzorce uvidíme, že je výsledek 4. Jedná se tedy o odpověď, že pouze 4 z našich pěti vybraných buněk jsou číselně 12
naplněny. Ahoj je text a proto ho funkce vynechala. Jakmile ale text přepíšeme na číslo, již bude započítáno. =POČET(oblast1;oblast2;oblast3; ) - V tomto případě budeme chtít např. hlídat větší oblast buněk a opět sledovat kolik z nich je číselně naplněných. - Pro následující příklad budeme zapisovat do buňky A9, kam očekáváme výsledek, vzorec: =POČET(A1:B7). - V tomto případě bude výsledek v buňce A9 roven 10. Funkce nám totiž přeskočí prázdné buňky (viz A4) a buňky obsahující text (viz A5, B3 a B6). 13
POČET2 Funkce POČET2 je podobnou funkcí k funkci POČET. Rozdíl mezi nimi je ale patrný. Zatímco funkce POČET kontroluje, kolik buněk v našem výběru je číselně naplněných, funkce POČET2 se stará o to, zda jsou naše buňky vůbec nějak naplněné. Nezajímá ji tedy, jestli je tam číslo nebo text. Oba tyto údaje bere jako buňku, která není prázdná. Nedělá tedy rozdíl mezi textovou a číselnou hodnotou. Syntaxe: =POČET2(hodnota1;hodnota2;hodnota3; ) - K názornému příkladu uvedeme stejnou tabulku jako u funkce POČET. Budeme (až na klíčové slovo) zapisovat stejný vzorec, protože budeme vycházet ze stejných dat. Rozdíl bude samozřejmě v zapsání funkce. Nebude se jednat o POČET, ale o POČET2. Ve finální verzi bude vzorec v buňce A4 následující: =POČET2(A1;B2;C1;D2;E1). 14
- Nyní nám již vyjde výsledek 5, protože funkce započítala všechny námi vybrané buňky, které nejsou prázdné (takže i text ahoj ). =POČET2(oblast1;oblast2;oblast3; ) - Opět jsme použili tabulku, kterou využívala předchozí funkce POČET. Zde ale opět v buňce A9 uvidíme jiný výsledek. Tentokrát to bude 13. Jediná buňky, která se nám nezapočítá, bude buňka A4, která je prázdná (textově ani číselně není naplněná). 15
ZAOKROUHLIT Jestliže budeme chtít jakoukoli číselnou hodnotu zaokrouhlit jak na desítky, stovky, setiny, tisíciny, celá čísla aj. použijeme stejnojmennou funkci ZAOKROUHLIT. Jakékoliv jiné zaokrouhlování, které spočívá např. v ručním stahování desetinných míst, působí na oko stejně, ale ve finále si Excel pořád stažená desetinná místa pamatuje pro další výpočty, kdežto u funkce ZAOKROUHLIT je jakoby zapomene (číslo bude pro další výpočty použito již jako zaokrouhlené a dál se tedy s ním tak počítá). Syntaxe: =ZAOKROUHLIT(číslo;číslice) - Funkce ZAOKROUHLIT má dva argumenty. Číslo je adresa buňky, v níž je číslo, které chceme zaokrouhlovat. Dále napíšeme středník a funkci zajímá ještě další argument, kterým je číslice. - Budeme chtít například zaokrouhlit číslo 123,56 na celé číslo bez desetinných míst. To provedeme jednoduchým zapsáním funkce (viz následující obrázek). - Výsledkem nám bude zaokrouhlené číslo 124. 16
- To samé číslo můžeme chtít zaokrouhlit jen na jedno desetinné místo. To provedeme následujícím způsobem: - Nyní už bude výsledkem 123,6. - Tzn., že pokud budeme chtít zaokrouhlovat na libovolný počet desetinných míst, napíšeme jako argument kladnou číslici. - Co když ale budeme chtít číslo zaokrouhlit například na desítky? Pak musí být číslice záporná. Vše ukážeme na následujícím příkladu: - Výsledkem bude číslo 120. - Pakliže budeme chtít zaokrouhlovat na stovky, použijeme číslo -2 atd. 17
COUNTIF Prošli jsme si funkci POČET, ale pořád nám ještě nemusí stačit v případech, když nás zajímá, např. kolik čísel větších jak 10 je v naší oblasti buněk. Pak už by byla funkce POČET krátká. Funkce COUNTIF je tedy jakási rozšířená funkce POČET a její překlad z angličtiny je počítej když. Takže je rozšířena o jakési kritérium. Vše si rozebereme na následujících příkladech. Syntaxe: =COUNTIF(oblast;kritérium) - Funkce COUNTIF sestává ze dvou argumentů. Prvním je oblast. Tu už zadávat umíme. Jedná se o oblast, kterou budeme chtít sledovat a počítat, kolik je v ní číselných hodnot, ale pozor! Hodnot, které splňují nějakou podmínku. Pro nás je podmínka např. taková, že všechna čísla musí být větší než 10. - Na obrázku (viz níže) vidíme tabulku, kde jsou v buňkách A1 až A7 nějaká čísla a v buňce A9 chceme vidět výsledek, který nám ukáže, kolik čísel je zde větších než 10, což je naše kritérium. Zápis je tedy ve tvaru: =COUNTIF(A1:A7; >10 ). - Kritérium tedy musí být v uvozovkách. Neplatí to až na výjimky, které si rozebereme dále. 18
- Nemuseli bychom například chtít čísla větší než 10, ale čísla, která jsou rovna např. číslu 12. - Takovéto kritérium je již jedno jak zapíšete. Zda s uvozovkami nebo bez nich. - Výsledkem nám bude číslo 1, protože v celé oblasti se nachází číslo 12 pouze jednou. 19
- Dále můžeme tuto funkci využít i pro hledání textových řetězců. Například bychom mohli chtít zjistit, kolikrát se v nějaké oblasti opakuje nějaká položka. - V následujícím příkladu chceme zjistit, kolikrát se nachází v seznamu jméno Jana. Zápis bude ve tvaru: =COUNTIF(A1:A7; Jana ). - Výsledkem bude číslo 3, protože se Jana v seznamu objevila hned třikrát. - Dále si někdo řekne, že bude chtít hledat, kolik číselných buněk v naší oblasti je větších než třeba číslo v nějaké jiné buňce. Pro vysvětlení máme sloupec čísel v oblasti A1 až A7 a do buňky C7 zadáme třeba číslo 5 a chceme se zeptat, kolik čísel v oblasti A1 až A7 je větších než to, které je v buňce C7. Pak nestačí vzorec zapsaný ve tvaru: =COUNTIF(A1:A7; >C7 ). Tento vzorec by byl špatně a funkce by nic nespočíta- 20
la. Pro takovéhle těžší podmínky musíme využít upravenější definice pro zadávání kritéria. Celý vzorec by vypadal následujícím způsobem: =COUNTIF(A1:A7; > &C7). Takže v uvozovkách zůstane již jen znak < nebo > a před adresou buňky je znak & určený pro adresaci. Napíšeme ho přes kombinaci pravý alt a C (AltGr+C). 21
SVYHLEDAT Když se budeme v Excelu bavit o vyhledávacích funkcích, určitě nezapomeneme na funkci SVYHLEDAT. Tato funkce je již od těch předchozích těžší na definici, ale pro pochopení má vše svou logickou vazbu a tak není o nic složitější ji používat. Syntaxe: =SVYHLEDAT(hledat;tabulka;sloupec;[typ]) - Funkce SVYHLEDAT očekává na rozdíl od těch předchozích čtyři argumenty. Tři jsou povinné a jeden nepovinný (poslední typ). - Hledat jedná se o první údaj v závorce za klíčovým slovem funkce. Zamysleme se nad tím. Kdybychom chtěli někde něco hledat, musíme nejprve vědět, co máme hledat. To samé platí i u Excelu. Nejprve mu touto formou musíme sdělit, co chceme hledat, ať už je to prostá adresa buňky nebo přímo další vnořená funkce. Oba případy si ukážeme níže. Měli bychom vědět, že tento parametr, který chceme hledat, musí být v následující tabulce pouze jednou. Při více výskytech si funkce náhodně vybere, což nám nemusí vždy vyhovovat. - Tabulka jedná se o parametr, který funkci řekne, v jaké oblasti má naši položku hledat. Pozor!!! Do této oblasti musíme zahrnout nejen buňky, kde má Ex- 22
cel naši položku najít, ale zároveň ještě sloupeček, ze kterého očekáváme odpověď. - Sloupec Zde zadáváme číslo sloupce v naší vybrané tabulce, ze kterého očekáváme odpověď neboli vyhledanou hodnotu či text. Pozor!!! Nejedná se o číslo sloupce od začátku listu, ale od začátku námi vybrané tabulky dat v této funkci. - Typ tento parametr je uveden v hranaté závorce. Tzn., že je nepovinný. Funkce se bez něj zkrátka obejde. Tento parametr může nabývat dvou hodnot a to logické 0 (NEPRAVDA) a logické 1 (PRAVDA). Jestliže nezadáme ani log. 0 nebo log. 1 je to to samé, jako kdybychom zadali log. 1. o Log. 1 (PRAVDA) jestliže dosadíme za argument typ jedničku, funkci tím sdělíme, že jsou data seřazena vzestupně a funkce bude vyhledávat přesnou nebo přibližnou shodu našeho hledaného prvku. Pozor ale na vzestupné řazení hledaných hodnot. Jakmile nebudou hledané položky vzestupně seřazené, nemusí funkce SVY- HLEDAT správně fungovat. K tomu je právě druhá možnost. o Log. 0 (NEPRAVDA) jestliže dosadíme za argument typ nulu, funkci tím sdělíme, že hledaná data nejsou seřazena vzestupně a funkce se podle toho zachová (projde všechna hledaná data). Jestliže nebude nalezena v tabulce přesná 23
shoda, vypíše chybovou hodnotu #N/A, žádnou přibližnou hodnotu již, jako možnost log. 1, hledat nebude. - Vše si ukážeme na praktickém příkladu ve dvou verzích. - Např. máme najít v následující tabulce, kterému jménu přísluší nejvyšší číslo. Do buňky A8 jsme si pomocí funkce MAX (kterou již známe) našli maximální hodnotu z oblasti buněk A1 až A6, což je v našem případě 20. Funkce by měla zápis: =MAX(A1:A6). No a právě toto číslo bychom chtěli funkcí SVYHLEDAT najít a očekávali bychom do buňky B8 přímo jmenovitou odpověď, u koho se toto maximální číslo nachází. Začali bychom tedy zápisem funkce do buňky B8: SVYHLE- DAT(A8;A1:B16;2;0). o Hledat najít chceme maximální hodnotu, která se nachází v buňce A8, tak proto píšeme jako první A8 a následně středník. Tím ukončím zadávání parametru hledat. o Tabulka maximální hodnotu má funkce hledat v oblasti od A1 až A6, ale musíme k této oblasti přidat ještě příslušné textové odpovědi ze sousedního sloupce. Celá oblast tabulky tedy bude vypadat definicí A1:B6 a poté zápisem středníku pro ukončení parametru tabulka. 24
o Sloupec zadáváme číslo 2, protože odpověď k nalezenému maximálnímu číslu z prvního sloupečku najdeme ve sloupečku druhém. Opět pokračujeme středníkem. o Typ zde je patrné, že je log. 0 potřeba zadat z důvodu řazení hledaných dat (nejsou seřazena vzestupně). Proto za posledním středníkem najdeme v zápisu log. 0. - Funkce SVYHLEDAT nám nyní najde jmenovitě Šárku protože maximální hodnota se nachází právě u ní. - Toto jde udělat i způsobem druhým (bez mezikroku pro nalezení maximální hodnoty to můžeme udělat vše ve funkci SVYHLEDAT tzv. vnořením). - Zápis funkce by vypadal následovně: =SVYHLEDAT(MAX(A1:A6);A1:B6;2;0). 25
- Tím jsme nahradili odkaz na nějakou buňku (A8) zapsáním přímo patřičné funkce do parametru hledat. 26