MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ Nárdní rgán pr krdinaci METODICKÝ POKYN PRO ŘÍZENÍ RIZIK ESI FONDŮ V PROGRAMOVÉM OBDOBÍ 2014 2020 Verze: 4 Březen 2016
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ Nárdní rgán pr krdinaci Odbr řízení a krdinace fndů EU Starměstské náměstí 6 110 15 Praha 1 E-mail: nk@mmr.cz Vydán Ministerstvem pr místní rzvj ČR dne 22. března 2016 s účinnstí d 1. května 2016. 2
OBSAH Přehled prvedených změn... 4 1 Úvd... 6 2 Závaznst a účinnst dkumentu... 7 3 Zkušensti z prgramvéh bdbí 2007 2013 - nejvýznamnější rizikvé blasti a rizikvé blasti pr naplňvání cílů prgramu v prgramvém bdbí 2014-2020.... 8 4 Dpručení pr nastavení systému řízení rizik na úrvni prgramů... 12 4.1 Prcesy řízení rizik... 12 4.2 Organizace řízení rizik na úrvni ŘO... 14 4.3 Dkumentace na úrvni ŘO... 15 5 Řízení rizik na úrvni MMR-NOK... 16 5.1 Mdul pr reprtvání rizik... 16 5.2 Multikriteriální analýza... 18 5.3 Výbr pr řízení rizik... 18 5.4 Zesílené řízení rizik... 19 6 Vzdělávání v blasti rizik... 19 7 Krdinace reakcí na prváděné audity a statní kmunikaci s EK... 19 8 Důsledky za neddržení metdickéh dkumentu... 21 3
Přehled prvedených změn Tabulka č. 1 - Přehled prvedených změn Kapitla/ strana Předmět aktualizace Účinnst (datum) Celý dkument Kap. 2 Závaznst a účinnst dkumentu Kap. 3 Definice pužívaných pjmů Úprava názvů a značení článků příslušných nařízení EU v návaznsti na jejich schválení dne 17. prsince 2013 (nařízení Evrpskéh parlamentu a Rady (EU) č. 1299/2013 č. 1306/2013). Zpřesněna závaznst dkumentu v suladu s statními metdickými dkumenty Zpřesněna definice 3E v návaznsti na úpravu statních metdických dkumentů. Od 1. dubna 2014 Od 1. října 2014 Od 1. října 2014 Kap. 4 Legislativní rámec Dplněn legislativní rámec Od 1. října 2014 Dplněn dpručení na využití nástrje sebehdncení řídicíh Kap. 5 Zkušensti z rgánu a rizika a rizikvé blasti prgramvéh bdbí 2007 Synergie a kmplementarity a 2013 - nejvýznamnější rizikvé Předběžné pdmínky a dšl blasti ke zpřesnění stávajících Od 1. října 2014 rizikvých blastí. Kap. 6.1 Prcesy řízení rizik Dplněn dpručení na využití nástrje pr sebehdncení řídicíh rgánu. Od 1. října 2014 Kap. 7 Řízení rizik na úrvni MMR-NOK Kap. 8.2 Zařazení d zesílenéh řízení rizik Kap. 11 Krdinace reakcí na prváděné audity a statní kmunikaci s EK Celý dkument Zpřesnění a aktualizace kapitly, zejména pdkapitly 7.1 Mdul pr reprtvání rizik v návaznsti na dpracvání relevantních metdických dkumentů. Dplněn bsah multikriteriální analýzy, na jejímž základě budu prgramy zařazeny d zesílenéh řízení rizik. Vlžení nvé kapitly k systému krdinace reakcí na prváděné audity a kmunikace s EK Dšl k dstranění kapitl 3, 4 a 9 (Definice pužitích pjmů, Legislativa a Seznam zkratek), které jsu jak v případě statních dkumentů sučástí Metdiky řízení prgramů v Od 1. října 2014 Od 1. října 2014 Od 1. října 2014 Od 1. května 2016 4
Kap 1. Úvd Kap. 5 Řízení rizik na úrvni MMR-NOK Kap. 5.1 Mdul pr reprtvání rizik Kap. 5.2 Multikriteriální analýza Kap. 5.3 Výbr pr řízení rizik Kap. 5.4 Zesílené řízení rizik prgramvém bdbí 2014 2020. Tím dšl také k přečíslvání jedntlivých následujících kapitl. Úprava závaznsti pr Prgram rzvje venkva v návaznsti na UV č. 540/2015. Zpřesnění textu týkající se zapjení subjektů implementační struktury. Úprava termínů reprtvání rizik v návaznsti na metdická stanviska č. 1 a 2. Zkrcení a zpřehlednění části týkající se multikriteriální analýzy. Upřesnění činnsti a funkce Výbru pr řízení rizik. Upřesnění frmy a bsahu zesílenéh řízení rizik. Od 1. května 2016 Od 1. května 2016 Od 1. května 2016 Od 1. května 2016 Od 1. května 2016 Od 1. května 2016 5
1 Úvd Metdický pkyn pr řízení rizik ESI fndů v prgramvém bdbí 2014 2020 (dále puze MP řízení rizik 2014 2020) čerpá ze zkušenstí s řízením rizik v prgramvém bdbí 2007 2013, přičemž dpručení pr nastavení jedntnéh, integrvanéh systému řízení rizik (ISŘR) vyplynul i z evaluace Střednědbé hdncení věcné a finanční realizace Nárdníh strategickéh referenčníh rámce v prgramvém bdbí 2007 2013. Cílem MP řízení rizik 2014 2020 je zavedení systematickéh přístupu k identifikaci, hdncení, zvládání, mnitrvání a vykazvání všech významných rizik systémvým, jedntným a integrvaným způsbem tak, aby tat rizika byla minimalizvána a včas eliminvána. Cílem MP řízení rizik 2014 2020 je také dsáhnut stavu, kdy rizika, která jsu kmunikvána s Nárdním rgánem pr krdinaci (MMR-NOK), mají srvnatelnu vypvídající hdntu a je mžné s nimi dále pracvat, předat návrhy na jejich minimalizaci na vyšší úrveň, například na úrveň vlády ČR, či následně přijímat nápravná patření pr snížení významnsti rizika a t nejen z úrvně řídicíh rgánu (ŘO) či MMR-NOK, ale například i vlády ČR. MP řízení rizik 2014 2020 je sestaven tak, aby byl využitelný pr všechny prgramy spadající pd Dhdu partnerství (také DP). Jedním z hlavních cílů ŘO je nejen dsáhnut ptimálníh čerpání Evrpských strukturálních a investičních (ESI) fndů při ddržení platné legislativy ale také plnění stanvených věcných a finančních milníků a cílů prgramů. Pd pjmem ptimální je rzuměn c nejhspdárnější, maximálně efektivní a účelné čerpání prstředků ESI fndů (tedy ddržení principů 3E a řádnéh finančníh řízení, cílem tedy není puze maximálně vyčerpat dispnibilní finanční prstředky) v suladu s cíli prgramu. Řízení rizik na úrvni prgramů spčívá v systematické identifikaci, hdncení, zvládání, mnitrvání a vykazvání všech významných rizik jedntným a integrvaným způsbem. Nezbytnst řízení rizik na úrvni prgramů lze becně dvdit z pžadavků a legislativníh rámce a z ptřeby kvalitníh řízení implementačníh prcesu a t jak z phledu ŘO, tak i z phledu MMR-NOK, který je dpvědný za naplňvání cílů Dhdy partnerství. Řízení rizik jak na úrvni prgramů, tak na úrvni MMR-NOK je vhdné využít také jak systém včasnéh varvání, který je schpen vydat včasný signál nepřiměřeném riziku a inicivat krdinvané akce k minimalizaci tht rizika a ke zmírnění jeh dpadu a pravděpdbnsti, a t především na úrvni řízení ŘO. Řízení rizik na úrvni prgramů pskytuje důležité vstupy d systému řízení rizik na úrvni Dhdy partnerství. D MP řízení rizik 2014 2020 jsu zaneseny také prvky strategie pr bj s pdvdy a krupcí v blasti ESI fndů v prgramvém bdbí 2014 2020. 6
2 Závaznst a účinnst dkumentu MP řízení rizik 2014 2020 schválila vláda ČR usnesením č. 597 z 9. srpna 2013 a je závazný pr všechny perační prgramy, které jsu zastřešeny Dhdu partnerství, tzn. pr Evrpský fnd pr reginální rzvj (dále také EFRR ), Evrpský sciální fnd (dále také ESF ), Fnd sudržnsti (dále také FS ), a Evrpský námřní a rybářský fnd (dále také ENRF ), a jejichž ŘO je v kmpetenci ČR, s výjimku textu značenéh kurzívu (kapitla č. 4, případně i další text), který je dpručující a jedntlivé ŘO mhu zhlednit svá specifika, vnitřní pstupy a již nastavený systém řízení rizik. Tent metdický pkyn má pr prgramy Evrpské územní splupráce v případech, že řídicí rgán není v gesci ČR (tedy krmě peračníh prgramu přeshraniční splupráce mezi Česku republiku a Plsku republiku) s hledem na specifický průběh přípravy a realizace prgramu vyplývající ze zapjení nejméně dvu států dpručující charakter. Pr Prgram rzvje venkva, který je financván z Evrpskéh zemědělskéh fndu pr rzvj venkva (dále také EZFRV ) je metdický pkyn dpručujícíh charakteru. Nicméně v suladu s UV č. 540/2015 budu na základě dhdy mezi ministrem/yní pr místní rzvj a ministrem/yní zemědělství vybrané dílčí kapitly zapracvány d Pstupů spjených s přípravu, řízením, realizací, mnitrváním a vyhdncváním Prgramu rzvje venkva na bdbí let 2014-2020 (dále Pstupy). Tyt kapitly budu v Pstupech mít pdbu závazně platných pstupů a pravidel. MP řízení rizik 2014 2020 bude aktualizván dle ptřeby. V mezidbí prvádění aktualizace budu v urgentních případech vydávána metdická stanviska ministra pr místní rzvj, která budu pr subjekty implementační struktury závazná. Účinnst aktualizvaných verzí MP řízení rizik 2014 2020 bude zpravidla 1. den 3. měsíce p měsíci, kdy byla vydána aktualizvaná verze, vždy bude přihlédnut na rzsah prvedených změn, tak, aby subjekty implementační struktury měly mžnst včas na tyt změny reagvat a případně zapracvat změny d řídicí dkumentace prgramu. Metdická stanviska budu zapracvána d MP řízení rizik 2014 2020 v rámci následující aktualizace a jejich účinnst bude stanvena jak s hledem zajištění ptřebné reakce na specifické záležitsti vzniklé v průběhu implementace, jejichž důsledky mhu mít vliv na čerpání z ESI fndů, tak také s hledem na mžnsti řídicích rgánů se včas těmit pstupy řídit MMR-NOK je pvinen při prvním vydání a veškerých následných aktualizacích MP zveřejnit na zastřešujících webvých stránkách 1 ESI fndů a zárveň infrmvat dpisem ministra jeh vydání/aktualizaci řídicí rgány. 1 Na webu www.dtaceeu.cz. 7
3 Zkušensti z prgramvéh bdbí 2007 2013 - nejvýznamnější rizikvé blasti a rizikvé blasti pr naplňvání cílů prgramu v prgramvém bdbí 2014-2020. Oblast rizik byla detailně analyzvána ve střednědbém hdncení věcné a finanční realizace Nárdníh strategickéh referenčníh rámce v prgramvém bdbí 2007 2013. Krmě jedntlivých rizik byl hdncen i samtný systém řízení rizik. Dpručení se týkaly jak suhrnných zpráv řízení rizik, tedy jejich kvalitě, bsahvé náplni a prvnatelnsti identifikvaných rizik, tak i prcesů navazujících na identifikaci rizik. Jak nedstatečný byl hdncen například systém předávání návrhů na minimalizaci rizik na vyšší úrvně. Tat dpručení jsu v MP řízení rizik 2014 2020 zhledněna. Byla identifikvána ptenciální rizika, která by mhla zásadním způsbem vlivňvat implementaci prgramů financvaných z ESI fndů v prgramvém bdbí 2014 2020. Další mžná rizika pr realizaci prgramů byla identifikvána také v průběžném hdncení Prgramu rzvje venkva ČR na bdbí 2007-2013 a střednědbém hdncení Operačníh prgramu Rybářství 2007 2013, kde dšl také k frmulaci dpručení pr prgramvé bdbí 2014 2020. Na základě těcht rizik a dpručení, a také na základě dsavadních zkušenstí byly ze strany MMR- NOK identifikvány rizikvé blasti, které je nutné pravidelně sledvat, prtže se jedná rizikvé blasti stěžejní pr zdárnu implementaci prgramů, ale i prt, že tyt blasti budu vyhdncvány na nárdní úrvni a budu sučástí sestavy pr reprtvání rizik. V prgramvém bdbí 2014 2020 je nutné dále sledvat, vyhdncvat a řídit rizika a rizikvé blasti, které nebyly v prgramvém bdbí 2007-2013 relevantní, ale s nvými pžadavky Evrpské kmise je nutné je z důvdu jejich mžných dpadů na úspěšnu implementaci prgramu d systému řízení rizik také zařadit. Tyt rizikvé blasti budu následně využity v mdulu pr reprtvání rizik (kap. 5.1). Tyt rizikvé blasti se mhu dále rzpadat na jedntlivá dílčí rizika. Jedná se následující: Rizikvé blasti řízení systému prgramu Infrmační systém - nefunkčnst neb nedstatečná funkčnst, výpadky, chybná data a další situace, kdy nedstatky infrmačníh systému vlivňují úspěšnu implementaci prgramu. řízení rizikvé blasti 2 : rizika v tét blasti budu eliminvána zavedením jedntnéh centrálníh mnitrvacíh systému, kterému předcházela pdrbná diskuze všech aktérů implementační struktury s cílem zhlednit specifika jedntlivých prgramů a pžadavky prgramů na tent systém. Z úrvně prgramů je nutné předávat infrmace prblémech v IT správci systému stanveným způsbem. Bude také vytvřena detailní uživatelská příručka a připraven bude také metdický pkyn prcesů řízení a mnitrvání ESI fndů v MS2014+. Výběr a hdncení prjektů - pchybení při výběru a hdncení prjektů, vlivňvání, plitické vlivy apd. řízení rizikvé blasti: pr minimalizaci rizik v tét blasti je nutné ddržvat stanvené pstupy a pravidla, která budu bsahvat principy snižvání rizika 2 Pd pjmem řízení rizikvé blasti jsu míněny návrhy mžných způsbů řízení těcht rizik. 8
pdvdů. Základem pr tt nastavení bude metdický pkyn pr řízení výzev, výběr a hdncení prjektů v prgramvém bdbí 2014 2020 s důrazem na transparentní a bjektivní hdncení, čímž djde také k mezení plitických vlivů. Další minimalizace mžných rizik spčívá v zavedení pravidelnéh vyhdncvání prcesu výběru a hdncení prjektů na úrvni jedntlivých řídicích rgánů, tak například sledváním ddržvání stanvených lhůt z pzice MMR-NOK. Legislativa - legislativní překážky, které hržují úspěšnu implementaci prgramu, nejedntný výklad pravidel pr pskytvání pmci, právní nejistta jedntlivých aktérů při výknu jejich činnsti. řízení rizikvé blasti: z pzice ŘO je důležité především infrmvat identifikvaných prblémvých blastech. MMR-NOK se tét blasti dluhdbě věnuje a splupracuje s statními subjekty implementace na definvání prblematických blastí. MMR-NOK v relevantních případech bude inicivat prvádění změn legislativní a nelegislativní pvahy. Administrativní kapacita - nedstatečná, nekmpetentní či nestabilní administrativní kapacita, fluktuace pracvníků hržující implementaci prgramu či zachvání institucinální paměti. řízení rizikvé blasti: pr zajištění tét stability je nutné adekvátním způsbem využívat dpvídající nástrje v blasti řízení lidských zdrjů (stanvení strategie rzvje lidských zdrjů vč. systému hdncení zaměstnanců a na něj navázaný mechanismus dměňvání, mtivace a kariérníh pstupu, systém vzdělávání zaměstnanců apd.). Z hlediska zajištění dstatečných administrativních kapacit je účelné prvést analýzu ptřeb lidských zdrjů se zaměřením na bdbí překryvu dvu prgramvých bdbí a zhlednit výsledky tét analýzy při plánvání systemizvaných míst. Pr mnitrvání tét blasti bude také zřízen samstatný mdul v MS2014+ a tat blast bude z úrvně MMR-NOK pravidelně vyhdncvána. Sledván bude také sulad nastavených principů v návaznsti na přijetí služebníh zákna. Absrpční kapacita - nedstatečná absrpční kapacita, nedstatek kvalitních prjektů, nedstatečná schpnst vyčerpat alkvané prstředky. řízení rizikvé blasti: prblematika absrpční kapacity je napjena již na prvtní fáze přípravy prgramů, nastavení vnitřních prcesů, vyhlašvání výzev a samtné řízení prgramu. Pravidla pr tt nastavení budu bsažena především v metdickém pkynu pr řízení výzev, výběr a hdncení prjektů v prgramvém bdbí 2014 2020, metdickém pkynu pr přípravu prgramvých dkumentů pr prgramvé bdbí 2014 2020 a metdickém pkynu pr mnitrvání ESI fndů v ČR v prgramvém bdbí 2014-2020. Veřejné zakázky - prušvání pravidel v blasti veřejných zakázek, neplnění harmngramu prjektu kvůli dluhým lhůtám pr vydávání stanviska ÚOHS. řízení rizikvé blasti: z úrvně prgramu je jednu z nejdůležitějších aktivit pskytvání efektivní metdické pdpry žadatelům a příjemcům pdpry (metdické příručky, šklení, semináře, zajištění certifikvaných pradců pr blast zadávání veřejných zakázek apd.), aby byla minimalizvána chybvst zadávacích řízení. Na nárdní úrvni lze rizika v tét blasti zmírnit také sustavným vyhdncváním 9
aplikace zákna č. 137/2006 Sb., veřejných zakázkách, ve znění pzdějších předpisů a navrhváním jeh případných úprav. Ke snížení rizika by přispěl i zefektivnění činnsti úřadu pr chranu hspdářské sutěže (ÚOHS) tak, aby byly zkráceny lhůty jeh rzhdvání. V tét blasti MMR-NOK s ÚOHS pravidelně kmunikuje. Velké prjekty - zpžďvání realizace velkých prjektů (u prgramů, kde je tt rizik relevantní), prdlužvání jejich schvalvání, nedstatečná kmunikace. řízení rizikvé blasti: z úrvně prgramu je pr eliminaci tht rizika nutné především zajistit kvalitní a včasnu přípravu veškeré pdkladvé dkumentace, především zvýšenu kmunikací s příjemci a pskytváním metdické pdpry a prvázáním prjektu na nárdní strategické a kncepční dkumenty tak, aby nemhl djít ke zdržení na straně ČR. Sučasně je nezbytné aktivně splupracvat s Evrpsku kmisí (EK) a prstřednictvím věcně příslušných rgánů pdprvat schvalvací řízení v EK. Kntrlní systém - pchybení v řádném fungvání řídicích a kntrlních systémů, vyská zátěž z důvdu nekrdinace kntrlní činnsti ŘO/Finančních úřadů v návaznsti na prváděné audity. řízení rizikvé blasti: z úrvně prgramů je důležité pravidelně prvádět vyhdncení funkčnsti řídicích a kntrlních systémů. Tat blast byla v prgramvém bdbí 2007 2013 napadána ze strany EK a v návaznsti na plnění Akčníh plánu pr zlepšení systému řízení a kntrly v rámci strukturálních fndů v ČR (2012). I nadále je nutné vyhdncvat přijatá patření a přijímat krky pr zlepšení funkce řídicích a kntrlních systémů. Pr snížení zátěže jedntlivých ŘO je také nutné krdinvat jedntlivé kntrly ze strany ŘO/Finančních úřadů v návaznsti na plánvané audity, aby nedcházel k jejich překrývání či přílišné kumulaci kntrlní činnsti u jedntlivých subjektů. T bude zajištěn v mdulu krdinace plánvání veřejnsprávních kntrl veřejné finanční pdpry, který spravuje Ministerstv financí ČR. Rizik pdvdu a krupce - Pdvdy, zahrnující krupci, zprnevěru aktiv a falšvání výkazů při implementaci prgramů řízení rizikvé blasti: V bdbí 2007-2013 se vyskytl mnžství případů zneužití prstředků pskytnutých z fndů EU. V případě něklika peračních prgramů dšl k významným negativním dpadům na státní rzpčet a v něklika případech byl dčasně pzastaven prplácení ze strany Evrpské kmise. Z úrvně prgramů je důležité aplikvat patření, které mhu tt rizik snížit, zavádět preventivní patření, identifikvat mžné indikátry pdvdu (také viz metdický pkyn pr nastavení výknu kntrl v dpvědnsti řídicích rgánů při implementaci Evrpských strukturálních a investičních fndů pr bdbí 2014 2020) a přensem infrmací minimalizvat rizika pakvání ptvrzenéh případu pdvdu v buducnu. Za účelem frmulace cílů v blasti řízení rizika pdvdu a vytvření subru patření na nárdní úrvni pr subjekty implementační struktury fndů ESI, byla zpracvána Strategie pr bj s pdvdy a krupcí v rámci čerpání fndů SSR v bdbí 2014-2020 (dále jen Strategie ), která je reflektvána při přípravě metdických dkumentů. Využít lze také nástrj pr sebehdncení řídicíh rgánu, který bude také sučástí 10
metdickéh pkynu pr nastavení výknu kntrl v dpvědnsti řídicích rgánů při implementaci Evrpských strukturálních a investičních fndů pr bdbí 2014 2020. Rizikvé blasti naplňvání cílů prgramu Nenaplnění stanvených věcných a finančních milníků - sledvány budu nadefinvané hranice u každéh prgramu. řízení rizikvé blasti: rizika v tét blasti mhu být minimalizvána vhdným nastavením predikcí, včasnu analýzu příčin dchylek skutečnsti d predikcí a také správným nastavením výzev, jejich vyhdncváním (prstřednictvím Strategickéh realizačníh plánu (SRP)) a zhledněním zjištěných skutečnstí v buducích výzvách. Dále také prstřednictvím průběžnéh sledvání plnění predikcí a dsahvaných hdnt milníků, vyhdncvání a případně i přijímání nápravných patření pr snížení významnsti rizika - viz kapitla 5.1. Nenaplnění pravidla N+3 sledvání dle hranic nadefinvaných v Metdickém pkynu pr mnitrvání ESI fndů v České republice v prgramvém bdbí 2014 2020 (MP mnitrvání 2014 2020). řízení rizikvé blasti: rizika v tét blasti mhu být minimalizvána vhdným nastavením a plněním predikcí a dále také prstřednictvím průběžnéh sledvání, vyhdncvání a případně i přijímání nápravných patření pr snížení významnsti rizika - viz kapitla 5.1. Nenaplnění hlavních indikátrů - přesné hranice budu nadefinvány v MP mnitrvání 2014 2020. řízení rizikvé blasti: rizika v tét blasti mhu být minimalizvána vhdným nastavením a plněním predikcí a dále také prstřednictvím průběžnéh sledvání, vyhdncvání a případně i přijímání nápravných patření pr snížení významnsti rizika - viz kapitla 5.1. Synergie a kmplementarity nenaplňvání synergických a kmplementárních vazeb, prblémy při řízení vazeb řízení rizikvé blasti: z úrvně prgramu je pr řízení tht rizika důležité využívat všech nastavených krdinačních mechanismů řízení vazby (krdinvat nastavení výzev, hdncení, účast na platfrmách - pracvních skupinách, MV apd.). Předběžné pdmínky nesplnění předběžných pdmínek a jejich kritérií. řízení rizikvé blasti: z úrvně prgramu je nezbytné naplňvat předběžné pdmínky a jedntlivá kritéria (v sučinnsti s gestry PP). Pkud bude nesplnění předběžné pdmínky hržvat čerpání relevantní priritní sy, budu v tét tázce pdniknuty patřičné krky tak, aby dané alkace (např. i ve vazbě na čerpání n+3) nebyly hrženy. Řízení tht rizika spčívá zejména v důsledném ddržvání krků nastavených v akčních plánech. Pr psuzvání rizik budu mim jiné služit i výstupy z Čtvrtletní zprávy stavu naplňvání předběžných pdmínek. 11
4 Dpručení pr nastavení systému řízení rizik na úrvni prgramů Pr zavedení funkčníh systému řízení rizik na úrvni prgramu je třeba pstupně zvládnut řadu jeh dílčích slžek, tedy jedntlivé prcesy řízení. Jelikž se již nacházíme ve třetím prgramvém bdbí, lze knstatvat, že systém řízení rizik je zaveden u všech prgramů. Systémy jsu nastaveny se snahu eliminvat rizika, redukvat jejich ptenciální dpady neb je maximálně mezit. Dá se říci, že prces řízení rizik je vnímán jak pzitivní faktr řízení prgramu a také využíván k rzhdvacím prcesům. Tat část MP řízení rizik 2014 2020 služí jak dpručení pr nastavení či úpravu systému pr všechny prgramy tak, aby dcházel ke srvnatelnému přístupu a vykazvání rizik u všech prgramů. 4.1 Prcesy řízení rizik Řízení rizik řídicím rgánem představuje nezbytnu sučást řízení prgramu. Řízení rizik na úrvni prgramu má dále návaznst v systému řízení rizik v rámci celé struktury ESI fndů, resp. tvří nezbytnu sučást integrvanéh řízení rizik Dhdy partnerství. Řízení rizik na úrvni prgramu také vytváří zpětnu vazbu pr nastavení řídících a kntrlních systémů, nebť pskytuje pdněty pr jeh zdknalení a zefektivňvání prstřednictvím neustáléh věřvání nastavení a funkčnsti tht systému. Mezi nejdůležitější prcesy patří: Identifikace rizik Identifikaci rizik můžeme charakterizvat jak pravidelné a kntinuální mnitrvání všech prbíhajících interních a externích událstí, které vlivňují naplňvání cílů prgramu. U těcht událstí pak rzlišujeme pzitivní neb negativní dpad. Událsti s negativním dpadem jsu rizika. Identifikace rizik spčívá ve zjištění a strukturvané evidenci významných ptenciálních rizik a je úzce prvázána se samtným řízením prgramu. Důsledně by měly být sledvány rizikvé blasti nadefinvané v kapitle č. 3. Zpracvání analýzy rizik Rizik většinu neexistuje izlvaně, bvykle se jedná určité kmbinace rizik, které mhu ve svém dpadu představvat hrzbu pr implementaci prgramu. Vzhledem k mnžství rizik je třeba určit pririty z phledu dpadu a pravděpdbnsti jejich výskytu a zaměřit se na klíčvé rizikvé blasti. K tmut služí analýza rizik, kteru jedntlivé ŘO zpracvávají dle svých ptřeb, nastavených prcesů a při respektvání specifik prgramu. Využít lze také nástrj pr sebehdncení řídicíh rgánu, který bude také sučástí metdickéh pkynu pr nastavení výknu kntrl v dpvědnsti řídicích rgánů při implementaci Evrpských strukturálních a investičních fndů pr bdbí 2014 2020. Vyhdncení rizik Vyhdncení významnsti (resp. důležitsti) identifikvaných rizik může být prveden buď dstatečně dbrně vybaveným jedntlivcem expertem, neb skupinu dbrníků expertů. Předmětem hdncení je u každéh rizika velikst jeh dpadu D a pravděpdbnst výskytu P. 12
Dpad i pravděpdbnst jsu hdnceny v kvantitativních škálách s definvaným významem jedntlivých stupňů škály. Pr účely reprtvání na vertikální úrvni (tedy na úrvni ŘO - MMR-NOK viz kapitla 5) jsu stupnice nastaveny takt: Stupeň dpadu rizika D je hdncen dle následující stupnice: Tabulka č. 2 - Dpad rizika Hdnta Dpad Ppis 1 Téměř neznatelný velmi malý nevlivňují znatelně ani vnitřní chd útvaru, neřeší se na úrvni managementu 2 Drbný malý vlivňuje puze vnitřní chd jedntlivých útvarů rganizace, řeší většinu veducí zaměstnanec útvaru ppřípadě nižší úrvně útvaru veducí ddělení, vlivy se většinu řeší v rámci běžnéh chdu 3 Významný střední negativní vliv na dsažení stanvených cílů, úklů rganizace či útvaru, není zanedbatelný, vyžaduje se řešení d střední úrvně vedení ředitelů dbrů 4 Velmi významný vyský významná ztráta, značná škda, závažná škda neb nesrvnalst veducí k právním neb trestně právním šetřením, snížení kmpetencí, dále prblém hržení dsažení stanvených cílů rganizace, útvaru neb prblém s implementací prgramvých pdpr a vztahy s statními institucemi, vyžaduje se řešení d vrchlvéh vedení rganizace 5 Kritický velmi vyský významná ztráta pvěsti, krize ve vedení, ztráta klíčvé kmpetence, ztráta věrhdnsti, vyžaduje se řešení d vrchlvéh vedení rganizace Velikst pravděpdbnsti výskytu rizika P je hdncena dle následující stupnice: Tabulka č. 3 - Pravděpdbnsti výskytu rizika Hdnta Pravděpdbnst výskytu Ppis 1 Téměř nemžné velmi malá vyskytne se puze ve výjimečných případech 2 Výjimečně mžná malá někdy se může vyskytnut, ale není t pravděpdbné 3 Běžně mžná střední někdy se může vyskytnut 4 Pravděpdbná vyská pravděpdbně se vyskytne 5 Hraničící s jisttu velmi vyská vyskytne se skr jistě Ne vždy je však mžné rizik zařadit přesně, pkud t mžné nebude, zvlí daný expert (experti) nejbližší vhdnu alternativu. Stupeň významnsti rizika V je dán sučinem bdvéh hdncení dpadu rizika D (dpad) a pravděpdbnsti výskytu rizika P, tedy V = D x P. 13
Stupeň významnsti rizika V je hdncen dle následující stupnice: Tabulka č. 4 - Stupeň významnsti rizika Hdnta Stupeň významnsti rizika Ppis 1-7 Malý význam Mál významné rizik, bez dpadu na implementaci prgramu. 8-12 Střední význam Významné rizik s malým dpadem na implementaci prgramu. 13-25 Významné až velmi významné Kritické rizik s mžným významným dpadem na implementaci prgramu Taktika řízení rizik Taktika řízení rizik spčívá ve výběru nejvhdnějšíh pstupu pr zvládání příslušnéh rizika. Zvládání rizika spčívá becně ve snižvání jeh dpadu aneb jeh pravděpdbnsti výskytu. Stanvují se generické taktiky k jejich zvládnutí výběrem jedné z dále uvedených metd, například vylučení rizika, snížení rizika, přens rizika, přijetí rizika a další. Vlba základní taktiky vychází z dispnibilních mžnstí, jakými vůbec lze v principu snížit dpad a pravděpdbnst knkrétníh rizika. Stanvení základní taktiky se děje zpravidla pět tevřenu skupinvu řízenu diskusí skupiny expertů. Pr zvlenu taktiku zvládání kritickéh rizika jsu následně stanvena knkrétní patření (viz Plán patření, kapitla 5.1.). Mnitrvání, vykazvání a reprtvání Systém mnitrvání a reprtingu je zalžen na evidenci rizik. Tzn. každé rizik, které je pvažván za kritické, musí být evidván a infrmace něm předávány zvlášť. Mnitrvání kritických rizik prbíhá spjitě v čase a spčívá ve sledvání blasti přidělenéh kritickéh rizika dle nastavenéh plánu patření, který se nastavuje pr každé kritické rizik. Tent plán patření rizika spravuje jeh správce, tedy například pracvník ŘO dpvědný za sledvanu blast. Mnitrvání rizika je tedy zalžen na pravidelném perativním sledvání danéh rizika a psuzvání patření na jeh zvládání. Při mnitrvání rizik je pdstatným prcesem sledvání přijatých patření a jejich pravidelné vyhdncvání. 4.2 Organizace řízení rizik na úrvni ŘO Organizace řízení rizik jak další linie řízení ŘO nemá úplnu nezávislst na hlavní linii řízení a t především vzhledem k mezenému pčtu pracvníků (a tím i ptřeby vstupů d všech aktérů, bez vyčleňvání specializvaných pracvníků jen na práci s riziky) a nutnsti zajistit vstupy z různých úrvní. Přest by měl být návrh rganizace řízení rizik v ŘO veden snahu p c nejvyšší nezávislsti na hlavní linii řízení ŘO. Organizační struktura systému řízení rizik se sestává z řídicíh rgánu, vrchlvéh managementu řídicíh rgánu a správců kritických rizik. Vzhledem k různrdsti ŘO zde uvádíme puze becnu strukturu rganizace řízení rizik s tím, že bude následně vhdně začleněna d rganizace knkrétníh ŘO. 14
Rle jedntlivých slžek rganizační struktury řízení rizik ilustruje následující výčet jejich vybraných pravmcí a dpvědnstí: Řídicí rgán tj. ministerstv / hlavní měst Praha především dpvídá za nastavení a fungvání systému řízení rizik jak celku, schvaluje cíle a pstupy řízení rizik, prjednává alespň jedenkrát rčně směrnice a pkyny řízení rizik, kritická rizika a způsby jejich řízení, prjednává a schvaluje kmunikaci systému řízení rizik a jeh výstupech (např. zprávu řízení rizik). Vedení ŘO (ředitel + veducí pracvníci) především prjednává alespň jedenkrát rčně celkvu strategii a plitiku řízení rizik a vytváří celkvý rámec řízení rizik, kntrluje a schvaluje plitiku a pstupy řízení (zvláště kritických) rizik, peridicky psuzuje celkvu rizikvu pzici implementačníh systému, vývj kritických rizik a fllw up. Krdinátr rizik přizuje a aktualizuje databáze rizik, rganizuje vypracvání suhrnných zpráv rizicích, pskytuje sučinnst k prjednání kritických rizik s příslušnými garanty rizik a knzultuje návrhy patření k jejich eliminaci. Správce rizika (pracvník dbrně dpvědný za danu blast) především aktualizuje za sledvané bdbí data a ukazatele riziku/ rizicích ve své dbrné půsbnsti, sleduje je a vydává včasná varvání (usudí-li, že t je třeba), zpracvává peridicky zprávu riziku ve své půsbnsti (hlavně sleduje dchylky prti minulsti) pr vedení ŘO, navrhuje patření ke zvládání svéh rizika linivým manažerům a vedení ŘO a snaží se zlepšit pstupy, metdy atd. pužité k řízení (např. hdncení) svéh rizika v suladu se strategií a pkyny vedení ŘO. Je třeba zdůraznit, že správce rizika nenese dpvědnst za přidělené rizik a jeh zvládání, tat dpvědnst zůstává na linivých veducích. Uvedený výčet pravmcí a dpvědnstí není vyčerpávající a jeh upřesnění bude také záviset na způsbu implementace řízení rizik v pdmínkách knkrétníh ŘO, ptažm prgramu. Interní audit není zapjen d vlastníh výknu řízení rizik prgramu, ŘO však může využít zkušensti interníh auditu z předchzích prgramvých bdbí a knzultace s interním auditem v blasti nastavení řízení rizik i řízení jedntlivých rizik implementace prgramu. 4.3 Dkumentace na úrvni ŘO Dkumentace systému řízení rizik je na úrvni ŘO vedena zpravidla jak v papírvé, tak v elektrnické pdbě a je nedílnu sučástí systému dkumentace ŘO. Jedná se zpravidla tyt dkumenty: Řídicí dkumentace prgramu ppisující systematický přístup k řízení rizik danéh prgramu. Dílčími, nepvinnými dkumenty pak jsu: Systém řízení rizik zachycující implementvaný stav systému řízení rizik v ŘO Zprávy riziku, které zpracvávají dbrní pracvníci ŘO; zaslané zprávy v rámci vykazvání eviduje vedení ŘO. Dkumentace může také bsahvat detailnější pkyny pr řízení jedntlivých kritických rizik. Předávání dat MMR-NOK prstřednictvím infrmačníh systému MS 2014+ je řešen samstatně v kapitle 5. 15
5 Řízení rizik na úrvni MMR-NOK Z pzice krdinátra je pr správný výkn funkce zásadní mít k dispzici kvalitní data a infrmace pkrku, aktuálním stavu a předpkládaném vývji jedntlivých prgramů a tím i naplňvání cílů Dhdy partnerství (DP). Tyt kvalitní pdklady jsu pdmínku pr efektivní krdinaci, včasnu identifikaci případných prblémů a rizik implementace ESI fndů, sledvání patření a jejich plnění a vliv na čerpání ESI fndů. Tyt aktivity mají nejen za úkl řešit případné prblémy jedntlivých prgramů, ale také přispět k ptimalizaci implementačníh systému. Bez kvalitních dat a infrmací se nebejdu také aktivity v blasti kntrl, evaluací, ptimalizace implementačníh systému, prezentace a reprtvání čerpání ESI fndů. MMR-NOK, který je zdpvědný za naplňvání cílů DP, spravuje integrvaný systém řízení rizik (ISŘR), d něhž jsu zapjeny všechny prgramy spadající pd DP, Platební a certifikační rgán (PCO), Auditní rgán (AO) prstřednictvím MF a Státní zemědělský intervenční fnd (SZIF). Na základě infrmací d zapjených subjektů a zkušenstí z předchzích prgramvých bdbí, MMR- NOK rizika sumarizuje a vyhdncuje. Infrmace kritických rizicích budu předmětem Výrční zprávy implementaci DP, která bude předkládána Radě pr ESI fndy. Ve Výrční zprávě implementaci DP djde k sumarizaci rizik na úrvni DP a k jedntlivým rizikům bude dplněna infrmace řízení rizika z úrvně ŘO (na základě naplňvání plánu patření k identifikvaným rizikům a rizikvým blastem) a kmentář a zhdncení MMR-NOK (viz MP mnitrvání 2014 2020). Pr účely reprtingu je vytvřen mdul pr reprtvání rizik v MS2014+, který je ppsán v kapitle 5.1 a který pskytuje ucelený přehled rizicích, která byla identifikvána a hdncena v rámci danéh bdbí na úrvni příslušnéh prgramu, a služí pr hdncení rizik na úrvni ŘO i DP. Zárveň infrmace zde uvedené služí jak zdrj infrmací pr přípravu SRP a tvrbu multikriteriální analýzy (viz kapitla 5.2). Výsledek multikriteriální analýzy a následné rzdělení prgramů dle jejich rizikvsti je mim jiné předmětem setkávání Výbru pr řízení rizik, který je ustanven za účelem prevence a eliminace rizik v implementaci ESI fndů v prgramvém bdbí 2014-2020 (viz kapitla 5.3). P jednání Výbru pr řízení rizik se zpravidla knají schůzky k zesílenému řízení rizik, které jsu ppsány v kapitle 5.4. 5.1 Mdul pr reprtvání rizik Na nárdní úrvni bude v infrmačním systému MS 2014+ vytvřen mdul, který budu všechny ŘO pr reprtvání rizik využívat. Jedná se také základnu dat a infrmací pr ŘO, které služí jednak ke sledvání a reprtvání rizik, ale také k přípravě SRP. Tent mdul bude bsahvat 6 částí: sestavu pr reprtvání rizik: ta bude bsahvat předdefinvanu rizikvu blast (viz kapitla 3), ple pravděpdbnst výskytu (shdné s tabulku č. 2), dpad (shdné s tabulku č. 3), a výsledné číselné hdncení rizika, které bude prveden autmaticky (shdné s tabulku č. 4). V rámci rizikvé blasti bude mžné ppsat a hdntit více dílčích rizik, které d tét blasti spadají. Bude zavedena i kategrie Ostatní pr případ identifikace kritickéh rizika mim vymezené blasti. 16
Pr každé identifikvané významné a kritické rizik bude dále k dispzici textvé ple, jehž vyplnění bude v případě kritických rizik pvinné (dbrvlné v případě významných rizik). Bude zde uveden pdrbný ppis rizika z phledu ŘO. Rizik může být nadefinván také z pzice MMR-NOK a přiřazen všem relevantním subjektům implementační struktury ESI fndů. sestavu pr sledvání milníků V tét sestavě se budu zbrazvat případy, kde djde k nenaplnění stanvených kvartálních hranic u věcných (nadefinvané indikátry výstupu a výsledku) ukazatelů definvaných ve výknnstním rámci (viz MP mnitrvání 2014 2020) a bude pžadván pdrbně zdůvdněný kmentář k tmut stavu. sestavu pr sledvání indikátrů V tét sestavě se budu zbrazvat případy, kde djde k nenaplnění či výraznému přeplnění stanvených kvartálních hranic u vyjmenvaných hlavních indikátrů prgramu (viz MP mnitrvání 2014 2020) a bude pžadván pdrbně zdůvdněný kmentář k tmut stavu. sestavu pr sledvání plnění predikcí V tét sestavě se budu zbrazvat případy, kde djde k neddržení stanvených predikcí pr klíčvé stavy finančních prstředků (finanční prstředky v právních aktech pskytnutí / převdu pdpry, finanční prstředky v zaregistrvaných žádstech platbu, finanční prstředky ve vyúčtvaných žádstech platbu a finanční prstředky v suhrnných žádstech schválených ŘO), (viz MP mnitrvání 2014 2020) a bude pžadván pdrbně zdůvdněný kmentář k tmut stavu. sestavu pr sledvání lhůt a pstupů V tét sestavě se budu zbrazvat případy, kde djde k neddržvání stanvených lhůt a pstupů (viz MP mnitrvání 2014 2020) a bude pžadván kmentář k tmut stavu. Sledvány budu lhůty nastavené ŘO (mhu být zkráceny prti lhůtám nastaveným v metdických dkumentech). Tyt lhůty jsu ppsány v MP mnitrvání 2014 2020 a vycházejí zejména z Metdickéh pkynu pr řízení výzev, hdncení a výběr prjektů v prgramvém bdbí 2014-2020 a Metdickém pkynu finančních tků prgramů splufinancvaných z ESIF na prgramvé bdbí 2014-2020. V případě PRV a OP Rybářství bude sledván dle dstupnsti údajů. Plány patření k identifikvaným rizikům a rizikvým blastem. V plánech patření se budu zaznamenávat všechna kritická rizika v případě první drážky a neddržení limitů v drážkách 2 5, přičemž budu vygenervány autmaticky. Tent plán patření bude mít pdbu tabulky, kde bude zanesen dkaz na kritické rizik či prblematicku blast z výše zmiňvaných sestav, návrh patření na jeh minimalizaci či dstranění, termíny pr přijetí těcht patření, gestr (na úrvni instituce), kntaktní sba - správce rizika a ppis stavu danéh rizika a přijatých patření (nahlášené, v řešení, vyřešené, naplněné (prpuklé). Tyt plány 17
patření budu služit jak pdklad pr zesílené řízení rizik prváděné ze strany MMR-NOK a také služí u některých rizik jak vstup pr vyhdncvání SRP. Tyt sestavy jsu vyplňvány dvakrát rčně (sestava pr reprtvání rizik) a t vždy k 1. 2. (za bdbí 1. 7-31. 12.) a 1. 8. (za bdbí 1. 1. - 30. 6) danéh rku (pprvé k 1. 8. 2015), čtvrtletně (sestava pr sledvání finančních a věcných milníků, sestava pr sledvání indikátrů, sestava pr sledvání plnění predikcí a sestava pr sledvání lhůt a pstupů) a t vždy k 15. 4., 15. 7., 15. 10. a 25. 1. danéh rku (pprvé k 25. 1. 2016) a v případě výskytu nečekávané událsti, resp. výskytu systémvéh rizika (rizik, které bude mít plšný dpad na všechny prgramy) může být kterákliv sestava vyplněna neprdleně. Plány patření kritických rizik budu aktualizvány minimálně ve shdných termínech, tedy k 1. 2. a 1. 8. danéh rku u plánu patření, který se váže k sestavě pr reprtvání rizik a čtvrtletně (plány patření, které se váží k statním sestavám) a t vždy k 15. 4., 15. 7., 15. 10. a 25. 1. danéh rku. Vhdná je však jejich aktualizace vždy při naplnění stanvených úklů či změně situace u danéh rizika či blasti. Důsledky za neplnění těcht termínů a nepskytnutí infrmací rizicích ŘO budu stanveny na jednáních Výbru pr vyhdncení rizik (viz kapitla 5.3). Sučástí řešení bude i alert systém, který upzrní na termíny (termín pr vyplnění sestavy nadefinvanu sbu, upzrnění na termín vypršení lhůty pr patření na eliminaci či minimalizaci kritických rizik) a t 10 pracvních dní před vypršením tht termínu a následně i při jeh vypršení. 5.2 Multikriteriální analýza Hdncení rizikvsti prgramů je prváděn na základě multikriteriální analýzy, která je zpracvávána plletně MMR-NOK a služí jak základ pr zařazení d zesílenéh řízení rizik. Multikriteriální analýza hdntí prgram z různých hledisek, například z phledu: plnění cílů a indikátrů prgramu, finančníh čerpání a predikcí, plnění milníků, ddržvání lhůt a pstupů v suladu s pravidly jedntnéh metdickéh prstředí a legislativu ČR a EU, správnsti prvádění kntrl ze strany řídicíh rgánu, administrativní kapacity řídicíh rgánu, předběžné pdmínky apd. 5.3 Výbr pr řízení rizik Výbr pr řízení rizik (VŘR) je ustanven ministrem / ministryní pr místní rzvj. VŘR je zřízen za účelem eliminace zejména kritických rizik v implementaci ESI fndů v prgramvém bdbí 2014-2020, a t prstřednictvím diskuze a navrhvání patření. Jednání VŘR prbíhá zpravidla ve čtvrtletních intervalech, a účastní se jej ředitelé či jimi nminvaní zástupci MMR-NOK, MF-PCO, MF- AO, SZIF a přizvaní hsté. Činnst VŘR se řídí se dle Statutu a Jednacíh řádu. 18
5.4 Zesílené řízení rizik Zesílené řízení rizik je nástrj řízený MMR-NOK a prvádí se puze se středně a vysce rizikvými prgramy dle multikriteriální analýzy. Jedná se intenzivní sledvání kritických rizik prgramu, ke kterým jsu navržena relevantní patření řídicím rgánem ve splupráci s MMR-NOK, MF-PCO, MF- AO, SZIF. Cílem zesílenéh řízení rizik je minimalizace rizik v rámci identifikvaných rizikvých blastí. Zesílené řízení rizik mim jiné bnáší i pravidelné schůzky s řídicími rgány prgramů (zpravidla ve čtvrtletních intervalech), které se knají většinu na úrvni ředitelů, veducích ddělení a dbrných referentů. V případě nutnsti se mhu knat schůzky k zesílenému řízení rizik také na úrvni náměstků, případně ministrů / ministryň. Nebude-li ŘO splupracvat na zesíleném řízení rizik, bude MMR-NOK tét skutečnsti infrmvat Radu pr ESI fndy na nejbližším jednání. 6 Vzdělávání v blasti rizik Prblematika řízení rizik je značně rzsáhlá a kmplexní a její zvládnutí vyžaduje vynalžení významnéh úsilí, spčívajícíh především v sustavném šklení a vzdělávání aktérů systému řízení rizik (tj. jak řadvých zaměstnanců implementační struktury, tak vedení ŘO). Tat prblematika bude sučástí systému vzdělávání zaměstnanců implementační struktury ESI fndů a bude zahrnvat zejména úvdní šklení nvých zaměstnanců a dále pak specifická šklení k nejzávažnějším prblémvým blastem. ŘO zajistí zaměstnancům své implementační struktury účast na dalších vzdělávacích akcích (specializvané knference, semináře apd.) dle jejich rle v řízení rizik. Cílem vzdělávacích akcí v blasti řízení rizik je vybudvání takvé vnitřní kultury ŘO, která bude drazvat zaměstnance ŘO d nepřiměřeně rizikvéh chvání a pvede k jednání minimalizujícímu ptenciální rizika. 7 Krdinace reakcí na prváděné audity a statní kmunikaci s EK Cílem tét kapitly je zajistit, v návaznsti na zkušensti z prgramvéh bdbí 2007-2013, jedntný a krdinvaný systém při přípravě reakcí na prváděné audity a další reakce a pstupy při kmunikaci s EK v tét blasti, kdy se jedná zejména přerušení platební lhůty či pzastavení plateb. Velká část rizikvých blastí, které jsu sledvány v systému řízení rizik, mhu být také sučástí nálezů kntrl a výstupů z auditů. Vzhledem k důležitsti řešené prblematiky a nutnsti krdinace většíh pčtu zapjených subjektů, definuje tat kapitla pravidla a pstupy při přípravě dpvědí na prváděné audity či varvné/přerušující dpisy EK. Vzhledem ke specifickým pstupům v rámci splečné zemědělské plitiky má tat kapitla pr Prgram rzvje venkva dpručující charakter, s výjimku části specifikující činnsti, které je nutné z pzice gestra zabezpečit z důvdu infrmvání a zahrnutí relevantních subjektů. Při kmunikaci, krdinaci a přípravě reakcí je nutné zahrnut všechny relevantní subjekty, přičemž každý z nich může mít jinu úlhu. Na nárdní úrvni lze nadefinvat následující úrvně: 19
I. úrveň Evrpská kmise zašle na Stálé zastupení ČR při EU (SZB) varvný/přerušující dpis neb dpis bsahující auditní zprávu (předběžný návrh, závěrečné zprávy), případně dpis s jiným pžadavkem (dále jen dpis Evrpské kmise ). V dpise Evrpské kmise je určen termín, d kdy se musí členský stát vyjádřit. II. úrveň Stálé zastupení ČR při EU předá dpis Evrpské kmise, včetně přílh příslušnému gestrvi (MMR-NOK, AO, PCO, CS neb Centrální kntaktní bd (CKB) AFCOS3)4. V průvdním dpise (TIC) bude vyznačen, kd zdpvídá za krdinaci přípravy reakce ve vazbě na gestra (pr infrmaci v kpii uvede zbývající centrální rgány5). Sučasně stanví termín pr zaslání reakce na dpis Evrpské kmise na nárdní úrvni. III. úrveň Gestr zajišťuje zejména tyt činnsti: vytváří neprdleně harmngram pr všechny činnsti pr přípravu reakce na dpis Evrpské kmise a zašle h všem subjektům, které se na zpracvání reakce pdílí (řídicí rgán, MMR-NOK, AO, PCO, CS, CKB AFCOS a případně další subjekty), sučasně zasílá dpis Evrpské kmise a přílhy na příslušný řídicí rgán (resp. řídicí rgány), pkud se dpis řídicíh rgánu týká, v případě ptřeby svlává krdinační jednání, zajišťuje v sučinnsti s statními zapjenými subjekty finalizaci dpvědi na dpis Evrpské kmise, zajišťuje předání reakce na Stálé zastupení ČR při EU (elektrnicky v kpii všem zúčastněným subjektům), s dstatečným časvým předstihem kmunikuje se Stálým zastupením ČR při EU případné nesplnění stanvenéh termínu (včetně případné žádsti mžné prdlužení stanvenéh termínu). Činnsti, které je nutné z pzice gestra zabezpečit a stanvit k ní termíny: I. Distribuce dpisu EK a přílhy na příslušný řídicí rgán/dtčený subjekt. II. III. Technické jednání NOK, ŘO/ZS, PCO, AO, případně dalších dtčených subjektů. Rzeslání připravenéh návrhu dpvědi (zpracvanéh dpvědnými subjekty) na dpis EK (elektrnicky všem zapjeným subjektům). 3 CKB AFCOS bude zapjen d systému krdinace reakcí jen v případě zpráv OLAF. 4 Seznam kntaktních sb pr jedntlivé subjekty III. úrvně bude dstupný v MS2014+. Za každý subjekt, tj. MMR-NOK, AO, PCO, CS, CKB AFCOS jsu v tmt seznamu uvedeny alespň dvě kntaktní sby, na které se může SZB v případě dtazů či jakýkliv jiných žádstí vždy brátit. 5 V případě, že řídicí rgán bdrží dpis, který nebyl zaslán prstřednictvím Stáléh zastupení ČR při EU, zajistí jeh zaslání všem subjektům III. úrvně, které nejsu uvedeny v kpii tht dpisu. MMR-NOK následně určí gestra, který bude zdpvídat za krdinaci přípravy reakce. 20
IV. Subjekty zapjené d prblematiky zašlu ŘO/dtčenému subjektu připmínky k návrhu dpvědi. V. Zapracvání připmínek k materiálům ze strany ŘO/dtčenéh subjektu a případné průběžné vyjasňvání připmínek. VI. VII. VIII. IX. Krdinace finalizace dpvědi na dpis EK v sučinnsti s statními zapjenými subjekty. Rzeslání finální verze dpvědi na dpis EK (elektrnicky všem zapjeným subjektům) p zapracvání připmínek a vyjádření zapjených subjektů. ŘO/dtčený subjekt zajistí překlad dkumentů d anglickéh jazyka (průvdní dpis na EK). ŘO/dtčený subjekt rzešle všechny finální dkumenty elektrnicky (česku i anglicku verzi) zúčastněným subjektům. X. Zaslání finální verze dpvědi na dpis EK a závěry a zjištění z auditní zprávy na SZB. 8 Důsledky za neddržení metdickéh pkynu Pkud nebude ŘO ddržvat pžadavky, které jsu stanveny v MP řízení rizik 2014 2020, bude tmt na nejbližším jednání infrmvána Rada pr ESI fndy. Odchýlení se d úpravy ppsané v dpručující části metdickéh pkynu není pvažván za prušení pstupů stanvených tímt metdických pkynem. 21