Spisová služba/elisa - Dodatek k manuálu - Verze 1.25 7.11.2014
1. Obsah 2. Soupis spisu... 3 3. Tisková sestava Návrhu předávacího protokolu do spisovny... 3 4. Převody do spisovny platnost dokumentu a uzavření spisu... 4 5. Externí subjekty položka Obec... 4 6. Běžná odpověď... 5 7. Editace vyřízeného dokumentu a vyřízeného (uzavřeného) spisu... 6 8. Kontrola skartačního režimu spisu... 6 8.1. Kontrola skartačního režimu spisu při vyřízení/ uzavření spisu... 6 8.2. Kontrola skartačního režimu spisu při editaci vyřízeného/ uzavřeného spisu... 7 8.3. Kontrola skartačního režimu spisu při editaci vyřízeného dokumentu... 7 8.4. Kontrola (avízo) na spisovně... 7 9. Spisový plán... 8 10. Podatelna elektronický podpis a časové razítko... 8 11. Vyhledávání externích subjektů podle IDDS... 9 12. Zvýraznění vrácených dokumentů/ spisů a archivních krabic ze spisovny... 10 13. Permanentní zástup... 11 14. Podací deník vyřizující útvar... 11 15. Identifikátor na profilu dokumentu... 12 16. Podací deník sběrné archy... 13 17. Podací deník zobrazení ročníků podacího deníku... 13 18. Podací deník rubrikace... 13 19. Podací deník tisk podacího deníku... 14 20. Počet listů/ počet příloh... 16 21. Funkční místa filtr vyhledávání... 17 22. Sběrné archy úpravy... 18 23. Spisy zrušení uzavření/ vyřízení... 18 24. Práva spisovny... 18 24.1. Spisovny - formulář... 19 24.2. Rozšíření práv převodů do spisovny... 20 CNS a.s. Strana 2 (celkem 22)
2. Soupis spisu Při volbě tiskové sestavy a na tiskové sestavě bylo změněno názvosloví z původní Soupisky spisu, na Soupis spisu. Na tiskovou sestavu Soupisu spisu byl přidán sloupec ČJ (viz obr.), v němž je zobrazeno jak číslo jednací dokumentů vložených do spisu, tak i sběrného archu a dokumentů vložených do sběrného archu (včetně pořadového čísla u dokumentů vložených do sběrného archu). 3. Tisková sestava Návrhu předávacího protokolu do spisovny Na tiskové sestavě Návrhu předávacího protokolu o převodu dokumentů do spisovny i tiskové sestavě Protokolu o převodu dokumentů do spisovny, v tabulce Souhrnu, došlo k rozšíření sloupce Rok vzn./ vyř. o Rok ukončení platnosti dokumentu/ spisu (zkratka plat. ), viz obr. u dokumentů je rok ukončení platnosti převzat z položky Datum platnosti, na detailu dokumentu. u spisů je rok ukončení platnosti převzat z data uzavření spisu. CNS a.s. Strana 3 (celkem 22)
4. Převody do spisovny platnost dokumentu a uzavření spisu V modulu Kancelář, ve funkci Převody do spisovny Převod dokumentů, přibylo v rozbalovací nabídce Datum nové vyhledávací kritérium platnost dokumentu, viz obr. platnost dokumentu = položka Datum platnosti na detailu dokumentu. vyhledávat dokumenty lze zadáním data od do. V modulu Kancelář, ve funkci Převody do spisovny Převod spisů, přibylo v rozbalovací nabídce Datum nové vyhledávací kritérium uzavření + došlo k rozdělení sloupce Datum vyřízení/uzavření sp. na dva samostatné sloupce, viz obr. uzavření = položka Uzavřeno na detailu spisu. vyhledávat spisy lze zadáním data od do. 5. Externí subjekty položka Obec Při výběru adresáta (odesílatele) z detailu dokumentu (zásilky) se v okně externích subjektů, posunula filtrovací položka Obec na další řádek v oblasti filtrování záznamů, viz obr. CNS a.s. Strana 4 (celkem 22)
6. Běžná odpověď V modulu Administrace Přehled - Parametry aplikace záložka Dokumenty, přibylo nové pole Odpověď (viz. obr.), u které je možné volit jednu z těchto variant: Odpověď dostává stejné ČJ jako původní dokument (tato volba bude zvolena defaultně takto funguje běžná odpověď nyní) Odpověď dostává vždy nové ČJ Odpověď dostává ČJ podle nastavení v Parametrech aplikace Modul Kancelář Detail dokumentu nebo Nevyřízené dokumenty: Pokud uživatel klikne na ikonu Vytvořit odpověď na dokument a zvolí Běžnou odpověď, tak se otevře Dokument nový a podle zvolené varianty nastavené v Administraci, dojde k vygenerování ČJ: Odpověď dostává stejné ČJ jako původní dokument funguje to stejně jako nyní odpovědi je vygenerováno stejné ČJ jako původnímu dokumentu, na nějž se odpověď vytváří. Odpověď dostává vždy nové ČJ odpovědi je vygenerováno nové ČJ, resp. na detailu nového dokumentu vidět není, ale při uzavření formuláře a uložení údajů obdrží uživatel informaci o tom, jaké EČ a ČJ bylo dokumentu přiřazeno. Odpověď dostává ČJ podle nastavení v Parametrech aplikace odpovědi je generováno nebo negenerováno ČJ podle nastavení v Parametrech aplikace, řídí se tedy stejnými pravidly pro ČJ, jako kdyby byl zakládán nový dokument. POZNÁMKA: Vyřizující odpovědi je nadále vygenerováno stejné číslo jednací, zde se nic nemění. CNS a.s. Strana 5 (celkem 22)
7. Editace vyřízeného dokumentu a vyřízeného (uzavřeného) spisu Modul Kancelář Dokumenty/ Spisy Vyřízené. V dokumentech vyřízených a spisech vyřízených (uzavřených) je na liště ikon (a na detailu dokumentu/ spisu) aktivní ikona Změna údajů dokumentu/ spisu. Kliknutím na tuto ikonu se otevře detail dokumentu/ spisu, kde bude možné editovat tyto položky: spisový znak skartační znak skartační lhůta Po zeditování těchto údajů a uložení dokumentu/ spisu se do historie dokumentu/ spisu zapíše informace Změna evidenčních údajů dokumentu (spisu) s časem provedení akce a informací, kdo akci provedl. Po zeditování těchto údajů a uložení dokumentu/ spisu nedojde k přerušení dosavadního plynutí skartační lhůty. 8. Kontrola skartačního režimu spisu 8.1. Kontrola skartačního režimu spisu při vyřízení/ uzavření spisu Modul Kancelář Spisy Nevyřízené Při vyřízení/ uzavření spisu, tj. po kliknutí na ikonu dojde ke kontrole skartačního režimu spisu, kde platí: Vyřízení spisu a kliknutí na tlačítko Vyřídit Skartační znak a lhůta na detailu spisu, se odvíjí od nejvyššího skartačního znaku a lhůty z vložených dokumentů ve spisu, tj. nejvyšší vložený skartační znak a nejdelší vložená skartační lhůta z vložených dokumentů ve spisu budou platit pro režim celého spisu. POZNÁMKA: Při určení, který skartační znak je vyšší, platí, že skartační znak A je vyšší než V x S, a V je vyšší než S. Pokud bude na detailu spisu vyplněn skartační znak či lhůta nižší, než je na vložených dokumentech ve spisu, tak při vyřízení/ uzavření spisu dojde k zobrazení okna s upozorněním Spis obsahuje dokumenty s rozdílným skartačním znakem a lhůtou. Vyřízením spisu došlo ke změně skartačního režimu spisu:. + uvedení nového skartačního znaku a lhůty, viz obr. CNS a.s. Strana 6 (celkem 22)
8.2. Kontrola skartačního režimu spisu při editaci vyřízeného/ uzavřeného spisu Modul Kancelář Spisy Nevyřízené/ Vyřízené Při změně spisového znaku, skartačního znaku nebo lhůty u vyřízeného/ uzavřeného spisu, dochází automaticky ke kontrole skartačního režimu spisu, stejně jako u vyřízení/ uzavření spisu (vč. zobrazení hlášky), tj. nejvyšší vložený skartační znak a nejdelší vložená skartační lhůta z vložených dokumentů ve spisu se zobrazí na detailu spisu. 8.3. Kontrola skartačního režimu spisu při editaci vyřízeného dokumentu Modul Kancelář Dokumenty Vyřízené Při změně spisového znaku, skartačního znaku nebo lhůty u vyřízeného dokumentu, který je vložen ve spisu, dochází automaticky ke kontrole skartačního režimu spisu, stejně jako u vyřízení/ uzavření spisu (vč. zobrazení hlášky), tj. nejvyšší vložený skartační znak a nejdelší vložená skartační lhůta z vložených dokumentů ve spisu se zobrazí na detailu spisu. 8.4. Kontrola (avízo) na spisovně Modul Spisovna Návrhy a protokoly Návrhy neschválené Na detailu neschváleného návrhu, po kliknutí na ikonu Schválení návrhu, se za předpokladu, že na neschváleném návrhu je spis nebo archivní krabice, v níž je spis, který obsahuje dokument, který má vyšší skartační znak či lhůtu než spis, zobrazí upozornění Na návrhu protokolu je vložen spis ČJ spisu., který obsahuje dokument s vyšším skartačním znakem či lhůtou než má spis! Chcete i přesto provést schválení návrhu? CNS a.s. Strana 7 (celkem 22)
Kliknutím na tlačítko Ano dojde ke schválení návrhu protokolu Kliknutím na tlačítko Ne nenastane žádná akce. V okně Upozornění budou zobrazena všechna evidenční čísla těch spisů, které obsahují dokument s vyšším skartačním znakem a lhůtou než má spis. POZNÁMKA: Kontrola vkládání dokumentu do spisu a avízo na spisovně bude funkční, pouze pokud bude v modulu Administrace Přehled Parametry aplikace záložka Obecné nastaveno: o o Používat spisové znaky, skartační znaky a lhůty Používat pouze skartační znaky a lhůty 9. Spisový plán Na detailu dokumentu/ spisu, pod polem Spisový znak, došlo k rozšíření o položku Spisový plán, kde je uveden spisový plán, ze kterého byl zvolen spisový znak. POZNÁMKA: Spisový plán je na detailu dokumentu/ spisu uveden pouze pokud je v modulu Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, záložka Obecné, nastavena volba Používat spisové znaky, skartační znaky a lhůty. 10. Podatelna elektronický podpis a časové razítko V modulu Podatelna/ Příjem/ Datová schránka/ Obecná zásilka přibylo v oblastech Elektronický obraz a Přílohy, tlačítko Podepsat. CNS a.s. Strana 8 (celkem 22)
Tlačítko Podepsat je přístupné, pokud existuje soubor ve formátu PDF. Funkce tlačítka Podepsat je stejná jako v modulu Kancelář na detailu dokumentu, tzn. kliknutím na tlačítko Podepsat je vyvolán podnět pro elektronické podepsání dokumentu a připojení časového razítka (pokud má uživatel v konfigurační skupině přiřazeno právo připojovat při el.podpisu i časové razítko). 11. Vyhledávání externích subjektů podle IDDS V okně Externích subjektů, v oblasti filtru vyhledávání, přibylo filtrovací pole IDDS. Zadáním přesného tvaru identifikátoru datové schránky do filtrovacího pole IDDS, lze vyhledat externí subjekt, pokud má toto pole vyplněné na detailu externího subjektu. CNS a.s. Strana 9 (celkem 22)
12. Zvýraznění vrácených dokumentů/ spisů a archivních krabic ze spisovny V modulu Kancelář / Převody do spisovny, na formulářích Převodu dokumentů/ Převodu spisů/ Archivní krabice, přibyl v řádkovém zobrazení nový nepojmenovaný sloupec. V tomto sloupci se bude zobrazovat červený vykřičník u dokumentů/ spisů/ archivních krabic, které byly vyjmuty z nějakého Neschváleného návrhu předávacího protokolu, v modulu Spisovna/ Návrhy a Protokoly/ Návrhy neschválené. POZNÁMKA: dokumenty, které budou vyjmuty z Neschváleného návrhu předávacího protokolu v modulu Kancelář/ Převody do spisovny/ Návrhy do spisovny, nebudou mít v novém sloupci příznak upozornění. Ve chvíli, kdy bude dokument odebrán z Neschváleného návrhu předávacího protokolu v modulu Spisovna/ Návrhy a Protokoly/ Návrhy neschválené, se bude datum odebrání zobrazovat na detailu Neschváleného návrhu předávacího protokolu v modulu Kancelář / Převody do spisovny/ Návrhy do spisovny, i v modulu Spisovna/ Návrhy a Protokoly/ Návrhy neschválené, v novém sloupci Datum odebrání. CNS a.s. Strana 10 (celkem 22)
O přiřazení dokumentu do Neschváleného návrhu předávacího protokolu, stejně tak i odebrání dokumentu z Neschváleného návrhu předávacího protokolu dokumentu, je veden záznam v historii dokumentu. V historii je vidět číslo protokolu návrhu, na který byl dokumentu vložen (případně ze kterého byl dokument odebrán) a zkratka spisovny, do které je dokument předáván (případně ze které je dokument odebrán). Po schválení návrhu předávacího protokolu ve spisovně je návrh vyčištěn, tj. návrh bude obsahovat dokumenty již opravdu převzaté. POZNÁMKA: pravidlo popisované pro dokumenty (manipulace s datem odebrání) platí i pro spisy (vč. zápisu do historie) a archivní krabice. 13. Permanentní zástup Modul Administrace/ Uživatelé/ Zástupy. Došlo k rozšíření nastavení permanentních zástupů na jedno funkční místo. Na jedno funkční místo lze nastavit libovolný počet zástupů. 14. Podací deník vyřizující útvar Modul Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, záložka Obecné. V Parametrech aplikace, v záložce Obecné, přibyla nová položka Vyřizující útvar v PD, kde lze nastavit zobrazení vyřizujícího útvaru v podacím deníku. CNS a.s. Strana 11 (celkem 22)
Pokud bude v Parametrech aplikace, v položce Vyřizující útvar v PD, nastaveno Používat celý tvar spisového uzlu, tak se v Podacím deníku, v kolonce Přiděleno komu/ kdy, bude zobrazovat celý tvar spisového uzlu (např. Odbor informatiky). Pokud bude v Parametrech aplikace, v položce Vyřizující útvar v PD, nastaveno Používat zkratku spisového uzlu, tak se v Podacím deníku, v kolonce Přiděleno komu/ kdy, bude zobrazovat zkratka spisového uzlu (např. OI) POZNÁMKA: zkratka spisového uzlu (nastavuje se v modulu Administrace/ Uživatelé/ Spisové uzly detail spisového uzlu) je nepovinné pole, proto pokud nebude zkratka vyplněná, tak se v podacím deníku, v kolonce Přiděleno komu/ kdy, nezobrazí nic (tj. kolonka Přiděleno komu/ kdy bude prázdná). 15. Identifikátor na profilu dokumentu Na detailu dokumentu, pod lištou ikon, je zobrazen Identifikátor (čtrnáctimístný alfanumerický kód) dokumentu. CNS a.s. Strana 12 (celkem 22)
16. Podací deník sběrné archy Modul Podatelna/ Přehled/ Podací deník, podsekce Sběrné archy. Formulář sběrných archů má shodnou strukturu jako podací deník. Hodnoty ve sloupcích jsou vyplněny z údajů na dokumentu vloženého do sběrného archu, stejně jako je tomu nyní u podacího deníku. 17. Podací deník zobrazení ročníků podacího deníku Modul Podatelna/ Přehled/Podací deník Podací deník/ Sběrný arch/ Rozdělovník. Na formulářích Podací deník/ Sběrný arch/ Rozdělovník, v položce Ročník, jsou v rozbalovací nabídce zobrazeny pro výběr všechny ročníky podacích deníků, tj. nejen platné ročníky, ale i ty zrušené a s pozastavenou platností. 18. Podací deník rubrikace Modul Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, záložka Obecné. V Parametrech aplikace, na záložce Obecné, přibyla nová položka Rubrikace PD, kde lze nastavit vzor zobrazení podacího deníku. o Vzor 1 (tj. stávající zobrazení podacího deníku) o Vzor 2 CNS a.s. Strana 13 (celkem 22)
Pokud bude v Parametrech aplikace nastaveno Vzor 1, tak se v modulu Podatelna/ Přehled/ Podací deník, bude zobrazovat stávající (jako doposud) rubrikace podacího deníku. Pokud bude v Parametrech aplikace nastaveno Vzor 2, tak se v modulu Podatelna/ Přehled/ Podací deník, budou po vytištění sestavy podacího deníku, zobrazovat očíslované sloupce (1 15) a na konci tiskové sestavy bude legenda k jednotlivým sloupcům podacího deníku, viz obrázek. 19. Podací deník tisk podacího deníku Pokud je při tisku podacího deníku sestava veliká, je automaticky rozdělena do více souborů. Pro vytištění jednoho PDF souboru podacího deníku, je potřeba jednotlivé soubory vytisknout v PDF Creatoru, pomocí funkcí Čekat (ve frontě) a Kombinovat : Při tisku jednotlivých souborů v PDF Creatoru, se v náhledu tisku postupně zapne Čekat (ve frontě), viz obrázek: CNS a.s. Strana 14 (celkem 22)
Po posledním zaslání souboru na tisk, se po označení čekajících souborů v okně PDFCreator Tiskový monitor PDF, použije tlačítko Kombinovat (viz obrázek), tím se uloží výsledný spojený PDF soubor, který je možné poté tisknout na tiskárně. Ve výsledném/ zkombinovaném souboru jsou stránky číslovány průběžně (druhý soubor pokračuje v číslování v řadě, kde předchozí skončil). CNS a.s. Strana 15 (celkem 22)
20. Počet listů/ počet příloh Modul Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, záložka Dokumenty V Parametrech aplikace, na záložce Dokumenty, přibyly nové položky Počet listů a Počet příloh, ve kterých lze v rozbalovací nabídce, vybrat nastavení pro vyplnění těchto polí na detailu dokumentu. Počet listů: Pokud bude v Parametrech aplikace nastaveno Povinné pole pro analogové dokumenty, tak na detailu dokumentu, který má analogovou formu, dále pak při příjmu obecné zásilky, bude pole Počet listů povinné pro vyplnění. Pokud bude v Parametrech aplikace nastaveno Povinné pole pro digitální dokumenty, tak na detailu dokumentu, který má digitální nebo zdigitalizovanou formu, dále pak při přijmu datové zprávy, při příjmu emailů ve funkci Příjem emailů a Elektronická podatelna, bude pole Počet listů povinné pro vyplnění. Pokud bude v Parametrech aplikace nastaveno Povinné pole pro všechny formy dokumentu, tak na detailu dokumentu (u všech forem dokumentů) či při jakémkoliv příjmu (obecná zásilka, datová zpráva, email ), bude pole Počet listů povinné pro vyplnění. CNS a.s. Strana 16 (celkem 22)
Pokud bude v Parametrech aplikace nastaveno Nepovinné pole, tak na detailu dokumentu (u všech forem dokumentů) nebude pole Počet listů povinné pro vyplnění. Počet příloh: Pokud bude v Parametrech aplikace nastaveno Nepovinné pole, tak na detailu dokumentu (u všech forem dokumentů) nebude pole Počet příloh povinné pro vyplnění. Pokud bude v Parametrech aplikace nastaveno Povinné pole pro všechny formy dokumentu, tak na detailu dokumentu (u všech forem dokumentů) či při jakémkoli příjmu (obecná zásilka, datová zpráva, email, ), bude pole Počet příloh povinné pro vyplnění. Pokud bude v Parametrech aplikace nastaveno Povinné pole pro analogové dokumenty, tak na detailu dokumentu, který má analogovou formu, dále pak při příjmu obecné zásilky, bude pole Počet příloh povinné pro vyplnění. Pokud bude v Parametrech aplikace nastaveno Povinné pole pro digitální dokumenty, tak na detailu dokumentu, který má digitální nebo zdigitalizovanou formu, dále pak při příjmu datové zprávy, při příjmu emailů ve funkci Příjem emailů a Elektronická podatelna, bude pole Počet příloh povinné pro vyplnění. 21. Funkční místa filtr vyhledávání Modul Administrace/ Uživatelé/ Funkční místa. Na formuláři Funkčních míst, v oblasti filtru vyhledávání, přibyly tyto položky: o o o o Funkční místo Příjmení Spisový uzel Konfigurační skupina V polích Funkční místo a Příjmení, lze vyhledávat zadáním tvaru podle podmínky začíná na, a kliknutím na tlačítko Enter nebo Načíst. V polích Spisový uzel a Konfigurační skupina, lze po výběru hodnot z číselníků, vyhledat záznamy kliknutím na tlačítko Načíst. CNS a.s. Strana 17 (celkem 22)
22. Sběrné archy úpravy Ve funkci Sběrných archů došlo k následujícím úpravám: Při vložení dokumentu do sběrného archu, se nabízejí pouze ty sběrné archy, které jsou součástí nevyřízeného spisu. Při vložení dokumentu do sběrného archu, se tedy nezobrazují sběrné archy, které jsou součástí vyřízeného/ uzavřeného spisu. U sběrného archu, který je součástí vyřízeného/ uzavřeného spisu, nebo spisu, který je předáván do spisovny, nebo již je převeden do spisovny, lze v modulu Kancelář/ Spisovny a sběrné archy/ Sběrné archy zobrazit detail sběrného archu, bez možnosti editace či zrušení. 23. Spisy zrušení uzavření/ vyřízení Při zrušení vyřízení dokumentu, který je vložen ve spisu, dojde ke zrušení uzavření/ vyřízení spisu. UPOZORNĚNÍ: Při upgradu ELISy na verzi 1.25, došlo ke spuštění skriptu, který má za následek následující: U všech spisů, ve kterých je vložen alespoň jeden dokument, u kterého došlo ke zrušení vyřízení (před upgradem na verzi 1.25), došlo skriptem ke zrušení uzavření/ vyřízení (podle toho v jakém stavu byl spis před spuštěním skriptu) spisu. Informace o zrušení/ vyřízení spisu je zobrazena v historii spisu. U všech spisů, ve kterých je vložen alespoň jeden dokument, u kterého došlo ke zrušení vyřízení (před upgradem na verzi 1.25) a tyto spisy byly vloženy na Návrh předávacího protokolu do spisovny nebo byly již na schváleném protokolu ve spisovně, došlo skriptem k vyjmutí spisů z těchto protokolů, přičemž informace o odebrání spisu z návrhu protokolu a zrušení uzavření/ vyřízení je zobrazena v historii spisu. V historii spisu se datum operace (odebráno z návrhu protokolu/ zrušení uzavření/ vyřízení spisu) = datum spuštění skriptu. Důvodem této hromadné operace je zamezení možnosti převedení uzavřeného spisu s nevyřízeným dokument na spisovnu. 24. Práva spisovny Došlo k propojení Spisoven a Spisových uzlů, které do té které spisovny smí předávat dokumenty/ spisy a archivní krabice. Pokud ke Spisovně nejsou přiřazeny žádné Spisové uzly, pak do ní smí předávat dokumenty/ spisy a archivní krabice všichni uživatelé, kteří mají přidělené právo převodů do spisovny. Stejná omezení platí i pro ty uživatele, kteří mají přístupný modul Spisovna. V modulu Spisovna jsou přístupné pouze ty Spisovny, které jsou svázané s přihlášeným funkčním místem, nebo do kterých mohou vstupovat všichni uživatelé, (tj. nemají přiřazen žádný spisový uzel). CNS a.s. Strana 18 (celkem 22)
Uživatelům, kteří mají v modulu Kancelář přístupnou sekci Převody do spisovny, (tj. mají přiřazenu jednu ze tří pravomocí Převod do spisovny ), se řídí výběr dokumentů/ spisů a archivních krabic pro převod do spisovny následujícími pravidly: Smí převádět do spisovny své dokumenty : zde se nic nemění, tj. uživatel ve funkci Převodů dokumentů/ spisů uvidí vždy dokumenty/ spisy jen svého funkčního místa. Ve filtru Spisový uzel: má přednastaven svůj uzel a nemůže ho změnit. Smí převádět do spisovny dokumenty celé organizace : zde se nic nemění, tj. uživatel ve funkci Převodů dokumentů/ spisů uvidí vždy všechny dokumenty/ spisy. Ve filtru Spisový uzel: si uživatel může vybrat ze všech Spisových uzlů celé organizace. Smí převádět do spisovny dokumenty spisového uzlu : pozměněno s ohledem na funkci Rozšíření práv převodů do spisovny, tj. uživatel ve funkci Převodů dokumentů/ spisů uvidí dokumenty/ spisy těch spisových uzlů, které má nastavené v modulu Administrace/ Uživatelé/ Rozšíření práv převodů do spisovny a samozřejmě svého spisového uzlu. Ve filtru Spisový uzel: má přednastaven svůj uzel a všechny ty, na které má právo převodu. V modulu Kancelář/ Převody do spisovny/ Převod dokumentů/ spisů, byl odebrán checkbox i dokumenty/ spisy v podřízených spisových uzlech. Tato podmínka již není nutná, je zahrnutá pod nastavením Práv převodů do spisovny. Uživatelům, kteří do Spisovny dokumenty předávají, se zobrazují pro výběr jejich uložení (tj. Předání dokumentů/ spisů a archivních krabic do spisovny) pouze ty Spisovny, do kterých mají právo ukládat, a to tímto způsobem podle pravomocí Převod do spisovny : Smí převádět do spisovny své dokumenty ty Spisovny, které jsou svázané platným záznamem se Spisovým uzlem přihlášeného uživatele, nebo u sebe nemají žádný takový záznam (tj. jsou bez platného přiřazeného spisového uzlu). Smí převádět do spisovny dokumenty celé organizace všechny Spisovny. Smí převádět do spisovny dokumenty spisového uzlu ty Spisovny, které jsou svázané platným záznamem se Spisovým uzlem přihlášeného uživatele. Dále Spisovny, které jsou nastavené na funkční místo v modulu Administrace/ Uživatelé/ Rozšíření práv převodů do spisovny a Spisovny, které u sebe nemají žádný platný spisový uzel přiřazen. 24.1. Spisovny - formulář Modul Administrace/ Číselníky/ Spisovny. Došlo ke změně formuláře Spisovny nový (detail/ editace). Na formuláři Spisovny přibyla oblast Spisové uzly spisovny : o o o Stav záznamu = rozbalovací nabídka pro stavy záznamu Platný záznam a Zrušeno. tlačítko Nový = kliknutím na tlačítko Nový se zobrazí číselník Spisových uzlů, kde lze vybrat spisový uzel. Po výběru spisového uzlu se v oblasti Spisové uzly spisovny, ve sloupci Spisové uzly, zobrazí zvolený spisový uzel. tlačítko Odstranit = po označení řádku (kliknutí na řádek) ve sloupci Spisové uzly a kliknutí na tlačítko Odstranit, dojde k odstranění záznamu, tj. záznam obdrží příznak Zrušeno. Zrušený záznam není možné změnit na platný záznam. CNS a.s. Strana 19 (celkem 22)
Uživateli, který bude mít v Konfigurační skupině přiřazen modul Spisovna a jeho funkční místo je pod spisovým uzlem, který je v seznamu platných záznamů spisovny, se zpřístupní tato spisovna (spisovny) v modulu Spisovna. Ostatní platné záznamy spisoven, v jejichž seznamu tento spisový uzel není, nejsou tomuto uživateli zpřístupněny. Spisovny, které nemají nastaven žádný platný spisový uzel, budou v modulu Spisovna zpřístupněny všem uživatelům, kteří mají zpřístupněn modul Spisovna. 24.2. Rozšíření práv převodů do spisovny Modul Administrace/ Uživatelé. Přibyla nová podsekce Rozšíření práv převodů do spisovny : CNS a.s. Strana 20 (celkem 22)
Na formuláři Rozšíření práv převodů do spisovny, na liště ikon, jsou přístupné tyto ikony: Založení nového záznamu : Kliknutím na tuto ikonu se otevře okno Rozšíření práv převodů do spisovny - nový : V položce Funkční místo, kliknutím na ikonu výběru ze seznamu funkčních míst, se otevře okno Funkční místa, kde lze vybrat funkční místo. V položce Má právo převádět do spisovny za uzel, kliknutím na ikonu výběru ze seznamu spisových uzlů, se otevře okno Spisové uzly, kde lze vybrat spisový uzel. Lze vybrat i spisový uzel s pozastavenou či zrušenou platností. Položka Platnost od, je automaticky vyplňována aplikací po uložení záznamu. Toto pole nelze editovat. Zobrazení detailu záznamu Po označení řádku záznamu a kliknutí na tuto ikonu, se otevře okno Rozšíření práv převodů do spisovny - detail, kde je zobrazeno nastavení, bez možnosti editace. Zrušení (zneaktivnění) záznamu Kliknutím na tuto ikonu dojde k nenávratnému odstranění záznamu (nastavení). CNS a.s. Strana 21 (celkem 22)
Zobrazí tiskovou sestavu Kliknutím na tuto ikonu lze vytisknout sestavu rozšířených práv převodů do spisovny. Na formuláři Rozšíření práv převodů do spisovny, v oblasti filtru vyhledávání je přístupný filtr Funkční místo : Kliknutím na ikonu výběru ze seznamu funkčních míst, se otevře okno Funkční místa, kde lze vybrat funkční místo. Po výběru funkčního místa a kliknutí na tlačítko Načíst, se v případě existence nastavení rozšířeného práva převodů na spisovnu na zvoleném funkčním místě, zobrazí toto funkční místo s nastavenými právy. CNS a.s. Strana 22 (celkem 22)