Microsoft Office Outlook 2003 s aplikací Business Contact Manager Použití aplikace Business Contact Manager v sadě Microsoft Office
Obsah Import sestavy aplikace Business Contact Manager do aplikace Excel... Error! Bookmark not defined. Export sestavy... 3 Seřazení podle oblasti... 3 Filtrování podle oblasti... 4 Sečtení pomocí funkce AutoSum... 4 Přidání grafu založeného na sestavě aplikace Business Contact Manager do prezentace aplikace PowerPoint... 4 Vytvoření grafu... 4 Přidání grafu založeného na sestavě aplikace Business Contact Manager do prezentace aplikace PowerPoint... 5 Hromadná korespondence v aplikacích Publisher, Outlook a Word... 5 Vytvoření bulletinu v aplikaci Publisher... 5 Odeslání bulletinu vytvořeného v aplikaci Publisher v e-mailové kampani aplikace Outlook... 5 Vytvoření doprovodných dopisů a adresních štítků v aplikaci Word pro odeslání obchodním kontaktům a klientům... 6 2003 Microsoft Corporation. Všechna práva vyhrazena. Informace v tomto dokumentu představují aktuální názor společnosti Microsoft Corporation na diskutované otázky k datu vydání. Společnost Microsoft musí reagovat na měnící se podmínky na trhu, a proto nelze tyto informace interpretovat jako závazek ze strany společnosti Microsoft a společnost Microsoft nemůže po datu vydání garantovat přesnost žádných prezentovaných informací. Tento dokument má pouze informativní charakter. SPOLEČNOST MICROSOFT NEPOSKYTUJE V TOMTO DOKUMENTU ŽÁDNÉ VÝSLOVNÉ NEBO MLČKY PŘEDPOKLÁDANÉ ZÁRUKY. Názvy společností, organizací, výrobků, názvy domén, adresy elektronické pošty, loga, jména osob, místa a události použité v ukázkách jsou smyšlené. Nemůže být vyvozováno žádné jejich spojení se skutečnou společností, organizací, výrobkem, názvem domény, adresou elektronické pošty, logem, osobou, místy nebo událostmi. Microsoft, IntelliMouse, logo Office, Outlook a Windows jsou registrované ochranné známky nebo ochranné známky společnosti Microsoft Corporation ve Spojených státech amerických nebo jiných zemích. Uvedené názvy skutečných společností a produktů mohou být ochrannými známkami vlastníků těchto známek. Page 2
Aplikace Microsoft Business Contact Manager pro Microsoft Office Outlook 2003 představuje účinný nástroj, který umožňuje efektivněji a rentabilněji spravovat obchodní vztahy. V aplikaci Business Contact Manager můžete provádět následující činnosti: sledovat klienty, obchodní kontakty a příležitosti; ukládat všechny informace o zákaznících v jediném místě; generovat sestavy a určit tak priority denních aktivit nebo přesněji předpovídat prodej; vytvořit kategorie, pomocí kterých bude možné sledovat klienty a obchodní kontakty; importovat seznamy produktů. Ačkoli je aplikace Business Contact Manager novinkou, seznámení s ní vyžaduje jen minimum času. Správa zákazníků se provádí z aplikace, kterou již dobře znáte - z aplikace Outlook. A protože aplikace Business Contact Manager funguje v rámci aplikace Outlook, umožňuje využít i další aplikace sady Office. Předvedeme vám následující postupy: export sestavy aplikace Business Contact Manager do aplikace Microsoft Office Excel, vytvoření grafu a jeho přidání do prezentace aplikace Microsoft Office PowerPoint, hromadná korespondence v aplikacích Microsoft Office Outlook a Microsoft Office Word. Import sestavy aplikace Business Contact Manager do aplikace Excel Jakmile zadáte data do aplikace Business Contact Manager, můžete generovat sestavu. Po exportu sestavy z aplikace Business Contact Manager do aplikace Excel můžete řadit informace, vypočítat celkové hodnoty a dokonce vytvořit graf. Při importu sestavy do aplikace Excel provedeme následující úkoly: export sestavy z aplikace Business Contact Manager, seřazení podle oblasti, filtrování podle oblasti, sečtení pomocí funkce AutoSum. Export sestavy 1. V nabídce Obchodní nástroje přejděte na příkaz Sestavy, dále na příkaz Obchodní kontakty, Klienti, Příležitosti nebo Jiné a klepněte na typ sestavy, kterou chcete spustit. 2. V nabídce Soubor v sestavě klepněte na příkaz Uložit jako. 3. V dialogovém okně Uložit jako vyberte umístění, kam chcete soubor uložit. 4. V seznamu Typ souboru vyberte položku Sešit aplikace Excel. 5. V poli Název souboru zadejte název souboru a klepněte na tlačítko Uložit. Je možné, že po importu sestavy do aplikace Excel bude nutné přeformátovat některé jeho prvky, například šířku sloupců. Také lze provádět řazení, filtrování a výpočty. Seřazení podle oblasti Řádky můžete seřadit vzestupně (A až Z, 0 až 9) nebo sestupně (Z až A, 9 až 0). 1. Klepněte na buňku ve sloupci, podle kterého chcete řadit. 2. Klepněte na tlačítko Seřadit vzestupně nebo Seřadit sestupně. Page 3
Informace o dalších způsobech řazení naleznete v tématu Řazení podle oblasti v nápovědě k aplikaci Excel. Filtrování podle oblasti Filtry lze najednou použít pouze u jedné oblasti na listu. Vyfiltrujte nejnižší nebo nejvyšší číslo. 1. Klepněte na buňku v oblasti, kterou chcete filtrovat. 2. V nabídce Data přejděte na příkaz Filtr a klepněte na příkaz Automatický filtr. 3. Klepněte na šipku ve sloupci, který obsahuje čísla, a klepněte na položku (Prvních 10...). 4. V poli vlevo klepněte na položku Prvních nebo Posledních. 5. V poli uprostřed zadejte počet. 6. V poli vpravo klepněte na položku Položek. Informace o dalších způsobech filtrování naleznete v tématu Filtrování podle oblasti v nápovědě k aplikaci Excel. Sečtení pomocí funkce AutoSum Sečtěte všechna čísla v souvislém řádku nebo sloupci. Tento úkol provedete pomocí tlačítka AutoSum. 1. Klepněte na buňku pod sloupcem čísel nebo vpravo od řádku čísel. 2. Klepněte na tlačítko AutoSum na panelu nástrojů Standardní a potom stiskněte klávesu ENTER. Informace o dalších způsobech výpočtů v aplikaci Excel naleznete v nápovědě k aplikaci Excel. Někdy může být přehlednější zobrazit informace v grafu než v sestavě. V aplikaci Excel můžete automaticky vytvořit graf ze sestavy. Přidání grafu založeného na sestavě aplikace Business Contact Manager do prezentace aplikace PowerPoint Při vytvoření grafu a jeho přidání do prezentace aplikace PowerPoint provedeme následující úkoly: vytvoření grafu, přidání grafu založeného na sestavě aplikace Business Contact Manager do prezentace aplikace PowerPoint. Vytvoření grafu Graf můžete přizpůsobit během vytváření, nebo jej pouze vytvořit a přizpůsobit jej později. Data v listu musí být správně uspořádána pro typ grafu, který chcete použít. Graf můžete přizpůsobit při jeho vytváření. 1. Vyberte buňky obsahující data, která chcete pro graf použít. 2. Klepněte na tlačítko Průvodce grafem. 3. Postupujte podle pokynů v Průvodci grafem. Můžete vytvořit graf, který přizpůsobíte později. Page 4
1. Zobrazte panel nástrojů Graf. Chcete-li zobrazit panel nástrojů Graf, přejděte na příkaz Panely nástrojů v nabídce Zobrazit a klepněte na tlačítko Graf. 2. Vyberte buňky obsahující data, která chcete pro graf použít. 3. Klepněte na tlačítko Typ grafu. Potom můžete graf uložit a přidat jej do bulletinu nebo prezentace aplikace PowerPoint. Přidání grafu založeného na sestavě aplikace Business Contact Manager do prezentace aplikace PowerPoint 1. Otevřete prezentaci aplikace PowerPoint. 2. Otevřete sešit aplikace Excel. 3. Vyberte graf, klepněte na něj pravým tlačítkem a v kontextové nabídce klepněte na příkaz Kopírovat. 4. V aplikaci PowerPoint klepněte na místo, kam chcete graf umístit, klepněte na ně pravým tlačítkem a v kontextové nabídce klepněte na příkaz Vložit. 5. Graf můžete přesunout a změnit jeho velikost. Můžete vytvářet a odesílat přizpůsobené e-mailové kampaně v aplikaci Outlook, vytvářet a odesílat přizpůsobené bulletiny a adresní štítky v aplikaci Word a vytvářet a odesílat prodejní brožury v aplikaci Publisher. Hromadná korespondence v aplikacích Publisher, Outlook a Word Při hromadné korespondenci v aplikacích Publisher, Outlook a Word provedeme následující úkoly: vytvoření bulletinu v aplikaci Publisher, odeslání bulletinu vytvořeného v aplikaci Publisher v e-mailové kampani aplikace Outlook, vytvoření doprovodných dopisů a adresních štítků v aplikaci Word pro odeslání obchodním kontaktům a klientům. Vytvoření bulletinu v aplikaci Publisher Vytvořením doprovodných dopisů a adresních štítků přizpůsobíte brožury a zrychlíte proces odesílání. 1. Spusťte aplikaci Publisher. 2. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Nový. 3. V části Nový klepněte na položku Weby a e-mail. 4. Klepněte na položku E-mail. 5. Klepněte na položku Bulletin. 6. Aktualizujte své osobní informace. 7. Postupujte podle pokynů v průvodci návrhy publikací. 8. Po dokončení návrhu stiskněte klávesu CTRL a přetáhněte ukazatel myši z levého horního rohu bulletinu do pravého dolního rohu. 9. Klepněte na něj pravým tlačítkem a klepněte na příkaz Kopírovat. Odeslání bulletinu vytvořeného v aplikaci Publisher v e-mailové kampani aplikace Outlook 1. V aplikaci Outlook klepněte na panelu nástrojů Standardní na šipku u tlačítka Nový a potom klepněte na položku Poštovní zpráva. Page 5
2. V nové e-mailové zprávě přejděte v nabídce Nástroje na příkaz Dopisy a korespondence a klepněte na příkaz Hromadná korespondence. Poznámka: Možnost Hromadná korespondence je k dispozici, pouze pokud se kurzor nachází v textu e-mailové zprávy. 3. V Průvodci hromadnou korespondencí vyberte možnost E-mailové zprávy ve skupinovém rámečku Vybrat typ dokumentu. 4. Klepněte na tlačítko Další a postupujte podle pokynů v průvodci. Odesíláte-li tištěné bulletiny, přizpůsobte je připojením doprovodných dopisů adresovaných jednotlivých příjemcům. Vytvořením adresních štítků zjednodušíte proces odesílání. Vytvoření doprovodných dopisů a adresních štítků v aplikaci Word pro odeslání obchodním kontaktům a klientům Vytvořte doprovodný dopis a adresní štítky. 1. Spusťte aplikaci Word. 2. V nabídce Nástroje přejděte na příkaz Dopisy a korespondence a klepněte na příkaz Hromadná korespondence. 3. V kroku 1 Průvodce hromadnou korespondencí vyberte položku Dopisy nebo Štítky. 4. V kroku 3 Průvodce hromadnou korespondencí vyberte možnost Vybrat z kontaktů aplikace Outlook ve skupinovém rámečku Vybrat příjemce. 5. Ve skupinovém rámečku Vybrat z kontaktů aplikace Outlook klepněte na možnost Zvolit složku s kontakty a potom vyberte možnost Klienti nebo Obchodní kontakty. 6. Postupujte podle pokynů v Průvodci hromadnou korespondencí. Page 6