Klíčová slova: benchmarking, reverzní inženýrství, řízení výkonnosti V tomto modulu se seznámíte s procesem stálého porovnávání vašich výrobků, služeb a procesů s jinými organizacemi - benchmarkingem. Po jeho prostudování budete vědět: co je benchmarking jak může benchmarking pomoci vašemu podniku jaké jsou typy benchmarkingu jaké procesy byly vypracovány podniky, které používají benchmarking a seznámíte se s případovou studií. Odhadovaný čas studia tohoto modulu je asi 30 minut. Úvod Počátky benchmarkingu lze vystopovat až k Egypťanům, kteří používali kovovou tyč vyváženou na kamenném klínu k ustavení referenčního bodu pro měření dalších částí stavby. Vojenská rozvědka se vždy pokoušela odhadnout sílu a taktiku nepřátel. Již Kleopatra posílala špióny do Říma. Průmysl tradičně vyzývá zaměstnance, aby se seznamovali s tím, jak se pracuje a zlepšuje v jiných podnicích. V konkurenčním prostředí potřebují podniky informace o nových technologiích, procesech a strategiích. Ale zvláště malé a střední podniky často nemají zdroje pro takový výzkum. Benchmarking je nástrojem pro srovnání vlastní výkonnosti s výkonností konkurentů a / nebo předních firem. 5.3.1 Co je benchmarking Existuje mnoho definic benchmarkingu. Podívejme se na některé z nich: - Proces stálého měření a srovnávání s jinými organizacemi na celém světě, jehož cílem je získat informace o filosofiích, strategiích, praktikách a opatřeních, která vlastní organizaci pomohou realizovat aktivity vedoucí ke zvýšení výkonnosti 1 nebo - Standardizovaná metoda sběru a rozboru kritických provozních dat způsobem, který umožňuje srovnání výkonnosti různých organizací nebo programů, obvykle za účelem 1 APQC definition innoskills 1/10
zavedení dobré praxe, diagnostiky problémů ve výkonnosti a identifikace silných stránek 2 Obecně jde tedy o proces: - sběru dat - srovnání výkonnosti - diagnostiky problémů - stanovení opatření ke zlepšení, atd. 5.3.1.1 Typy benchmarkingu Známe čtyři základní typy benchmarkingu. Navzájem se nevylučují, takže jako manažer můžete vybrat kterýkoliv samostatně nebo kombinaci několika typů. Doporučujeme, abyste začali strategickým benchmarkingem a vytvořili si tak dobrou základnu pro další postup benchmarkingových aktivit ve směru šipky na následujícím obrázku 1. Typy benchmarkingu Strategický benchmarking Výkonnostní benchmarking Nejlepší praxe Produktový benchmarking Obrázek 1 Typy benchmarkingu A) Strategický benchmarking Strategický benchmarking se zabývá vrcholovým managementem a zaměřuje se na dlouhodobé výsledky. Tato forma benchmarkingu sleduje, jaké strategie vedou k úspěchu organizací. Při analýze strategií je zvláštní pozornost věnována strategickému záměru, klíčovým kompetencím (core competencies), výkonnosti procesů atd. B) Funkční/Výkonnostní benchmarking Tento typ benchmarkingu se věnuje výkonnosti hlavních podnikových funkcí. Soustřeďuje se na hodnocení konkurenčního postavení ve srovnání s výrobky a službami konkurentů. Sběr dat a informací o produktech jiných podniků může vést k inovacím a změnám ve vlastním podniku. 2 Harvey, L., 2004, Analytic Quality Glossary innoskills 2/10
C) Benchmarking nejlepších praxí Některé podnikové procesy jsou stejné ve všech průmyslových odvětvích. Tento typ benchmarkingu rozkládá podnikové procesy do menších podprocesů a porovnává nejen pracovní procesy, ale i jejich management. V současné době (2007-2009) je obvyklé, že vedoucí instituce a podniky vytvářejí databáze nejlepších praktik (best practices), které jsou sdíleny členy sdružení 3. Malé a střední podniky obvykle nejsou do takových sítí zapojeny, ale přesto se zde o tom zmiňujeme doporučujeme, abyste jako manažeři MSP podobné informace sledovali. D) Produktový benchmarking Je znám také jako reversní inženýrství nebo konkurenční analýza produktů. S pomocí tohoto typu benchmarkingu hodnotíte produkty, koncepty a náklady konkurentů a, pokud je to možné, hledáte silné a slabé stránky alternativních návrhů a přijímáte odpovídající opatření ve vaší firmě. Někdy se postupuje i tak, že se zakoupí, rozebere a analyzuje výrobek konkurenta. 4 Upozorňujeme, že takový postup může vést k porušení duševního vlastnictví původce. Prosím, zastavte se a zamyslete se nad situací ve vašem podniku: - Určete vašeho hlavního konkurenta - Definujte jeho silné a slabé stránky - Definujte jeho výrobní metody - Určete opatření, kterými bude váš podnik reagovat. 5.3.1.2 Další typy benchmarkingu Konkurenční benchmarking měření výkonnosti, výrobků a služeb organizace ve srovnání s přímou či nepřímou konkurencí. Zaměřuje se na konkurenty, ne na průmyslové odvětví jako celek. Kooperativní benchmarking a kolaborativní benchmarking Tyto typy benchmarkingu jsou nejčastější, protože jsou poměrně snadno proveditelné. Při kooperativním benchmarkingu může vaše firma pozvat nejlepší organizace v odvětví ke spolupráci a sdílení poznatků s vaším 3 Crow K. (DRM Associates): Product Development Best Practices and Assessment software 4 Davies A. et. al, SM Thacker & Associates 2000 innoskills 3/10
benchmarkingovým týmem. To obvykle není obtížné, protože tyto organizace nejsou přímými konkurenty. 5 Při kolaborativním benchmarkingu se informace a znalosti sdílí mezi skupinami podniků. Interní benchmarking se používá k identifikaci nejlepších praxí uvnitř organizace a jejich šíření celou organizací. 6 Interní benchmarking umožňuje manažerům lépe poznat svou vlastní organizaci jako celek. Není příliš obvyklý v MSP. 5.3.2 Proč a kde používat benchmarking Benchmarking je důležitý, zvláště když chcete zavést novou výrobní řadu nebo nové služby. Je nástrojem sdílení zkušeností s nejlepším firmami, k hodnocení postavení vlastního podniku, k organizaci nového inovativního podniku, k dosažení a udržení konkurenceschopnosti, zvyšování výkonnosti podniku po zahájení činnosti, atd. Je velice důležitým zdrojem dat pro rozhodovací procesy. Benchmarking je nástroj vhodný pro manažery na vrcholové i střední úrovni (finance, konstrukce, V&V, prodej atd.) pro srovnání výkonnosti procesů mezi interními jednotkami, přímými konkurenty a jinými organizacemi s podobnými aktivitami. Benchmarking může vašemu podniku pomoci i při: získání objektivního hodnocení silných a slabých stránek procesů hledání metod a nápadů pro stimulaci myšlení skupin uvnitř podniku překonání vnitřního odporu ke změnám zdůvodnění používaných metod, postupů a zdrojů. 5.3.3 Přístupy k benchmarkingu Výsledky benchmarkingu nelze implementovat okamžitě. Vytvoření inovativního podniku nebo zlepšování stávajícího není jednou daným faktem, ale neustále se zdokonalujícím procesem. Soustředíme-li se na mezeru mezi současným a žádoucím stavem podniku, můžeme stanovit priority aktivit vedoucích ke zlepšení. Tento proces je znázorněn na Obrázku 2: 5 Lankford W., Benchmarking: Understanding the basics 6 Ibid innoskills 4/10
Strategický směr Nejlepší praxe Slabé a silné stránky Kam se chceme dostat Analýza mezer Plán zlepšování Současná situace Obrázek 2: Proces implementace výsledků benchmarkingu innoskills 5/10
Proces uvedený na Obrázku 2 vychází z přímého srovnání vaší firmy s nejsilnějším konkurentem. Profil silných a slabých stránek vašeho podniku ve srovnání s nejsilnějším konkurentem je schematicky představen v následující tabulce: Hodnocení Horší Lepší Faktory úspěšnosti - 3-2 -1 +1 + 2 + 3 1. Kvalita výroby 2. Diversifikace 3. Cena 4. Zdroje 5. Výrobní technologie 6. Zařízení 7. Zkušenosti zaměstnanců 8. Management 9. Reklama 10. Dodací podmínky Co lze vyčíst z této tabulky? Tabulka 1: Profil silných a slabých stránek vašeho podniku Pokud jde o faktory ležící napravo od tlusté čáry, je váš podnik v lepší situaci než konkurence Pokud jde o faktory ležící vlevo od tlusté čáry, je váš podnik v horší situaci než konkurence K určení profilu lze použít např. brainstorming 7 Prosím, věnujte několik minut zodpovězení následujících otázek. Jaké jsou silné stránky vašich konkurentů? Jak si chcete udržet podíl na trhu? Jak chcete získat více zákazníků? a) lepším designem? 7 Viz Modul 4.2 Brainstorming této příručky innoskills 6/10
b) větší spolehlivostí? c) nízkou cenou? 5.3.4 Případová studie Projekt SMArTMAN SME 8 Tato případová studie vychází z evropského projektu zaměřeného na benchmarking strojírenských podniků v několika zemích. Většina strojů vyráběných v EU není vhodná pro hromadnou výrobu. Sílící globální konkurence nutí evropské strojírenské MSP, aby změnily své podnikové procesy a spolupráci s dodavateli. V projektu byla vypracována strategie implementace nových pragmatických metod a nástrojů na několika úrovních: 1. Podpora strategických rozhodnutí vyrábět nebo nakoupit složité části a komponenty. 2. Podpora nástrojů a metod pro management dodavatelských řetězců. 3. Adaptace a integrace provozních informačních a komunikačních nástrojů pro operativní řízení logistiky, kvality a administrativní informace mezi strojírenskými MSP a jejich dodavateli. Cílem bylo zlepšení znalostí o procesu řízení dodavatelských řetězců a podpora učení se z nejlepší praxe. Toho cíle bylo dosaženo prostřednictvím: Identifikace a studia podniků v Evropě (Španělsko, Rakousko, Norsko a Švédsko) a jejich procesů; Sběru dat, která mohou pomoci při zlepšování výkonnosti projektů v zemích průmyslových partnerů; Porozumění nejlepším praxím v této oblasti. Byly identifikovány následující nejlepší praxe: 1. Vývoj databází (nástroje ICT) Sběr informací vztahujících se k nákupům, nákladům na výrobu nebo koupi částí, preferovaní dodavatelé, průběžné doby, atd. 2. Postupy pro rozhodování vyrábět nebo nakoupit, v nichž klíčovou roli hrají společná rozhodnutí Představitelé z finančních, technologických a výrobních útvarů společně analyzují současnou situaci a přijmou společné rozhodnutí mezi oběma alternativami. 3. Postupy vyhledávání dodavatelů a reportingu úspěšnosti Použití existujících sítí, profesních a osobních kontaktů, katalogů a vyhledávání na internetu. 4. Procedury vztahů dodavatel zákazník: Rámcové dlouhodobé dohody s dodavateli Eliminace vstupních kontrol kvality dodávaných částí 8 Andersen B., Fagerhaug T., Randmæl S., Benchmarking Supply Chain Management: Finding Best Practices innoskills 7/10
Důsledné zapojení dodavatelů do procesů výzkumu a vývoje nových výrobků. Hlavním závěrem bylo to, že benchmarkingové studie potřebovaly víc času, než bylo plánováno, a některé závěry byly zcela neočekávané. Výstupem projektu bylo mnoho užitečných doporučení a lepší poznání nejlepších praxí ve zkoumané oblasti. Prosím, podívejte se znovu na Tabulku 1 a pokuste se udělat podobnou pro váš podnik. Udělejte si seznam úkolů, které máte provést: Čím začnete? Kterými odvětvími? Odkud získáte další informace? Musíte sestavit tým? Co jste doposud udělali? Musíte koupit nové zařízení? Má váš podnik potřebné zkušenosti? 5.3.5 Souhrn Benchmarking je založen na srovnávání; jeho cílem je vyhodnotit současnou situaci podniku v oblastech strategie, výkonnosti, nejlepších praxí a výrobků ( viz Obrázek 1: Typy benchmarkingu ). Naučili jste se, že s pomocí benchmarkingu můžete zvýšit výkonnost vašeho podniku a připravit další inovační kroky. Benchmarking ale má určité nevýhody je časově i finančně náročný a je pracný. Navíc se mohou změnit externí podmínky a srovnání může být problematické. Nicméně má benchmarking jako proces řadu výhod: - jde o ověřený proces, který může výrazně podpořit organizační učení se a zvýšit organizační výkonnost; - je cenným nástrojem rozvoje jednotlivců i týmů. BIBLIOGRAFIE Watson G.( 2007), Strategic Benchmarking Reloaded with Six Sigma: Improving Your Company's Performance Using Global Best Practice, John Wiley and Sons Andersen B., Fagerhaug T., Randmæl S., (1998) Benchmarking Supply Chain Management: Finding Best Practices innoskills 8/10
Crow K. (DRM Associates): Product Development Best Practices and Assessment software, viewed 19-th July, 2008, <http://www.npd-solutions.com/pdbpa.html> Davies A. et. al, SM Thacker & Associates 2000, viewed 19-th July, 2008, <www.smthacker.co.uk/introduction_to_benchmarking.htm> Lankford W., Benchmarking: Understanding the basics, viewed 14-th July, 2008, <www.coastal.edu/business/cbj/pdfs/benchmark.pdf> Andersen B., Fagerhaug T., Randmæl S., Benchmarking Supply Chain Management: Finding Best Practices, viewed 15-th July, 2008, <http://www.prestasjonsledelse.net/publikasjoner/benchmarking%20supply%20chain%20manage ment.pdf> APQC - American Productivity & Quality Centre, The Benchmarking Code of Conduct, viewed 16-th July, 2008, <http://www.orau.gov/pbm/pbmhandbook/apqc.pdf> Harvey, L., 2004, Analytic Quality Glossary, Quality Research International, UNESCO definition of benchmark, <http://www.qualityresearchinternational.com/glossary> InnoSupport: Supporting Innovations in SME. 4.2 Brainstorming, 2005, viewed 15-th July 2008, http://archive.innosupport.net Další zdroje Crow Kenneth, (1999), Benchmarking best practices to improve product development, DRM Associates http://blogs.ittoolbox.com/eai/implementation/archives/gathering-strategic-benchmarkingdata-13309, Enterprise Implementation Issues & Solutions by Craig Borysowich (Chief Technology Tactician), viewed 15-th July, 2008 DRM Associates: New Product Development Body of Knowledge, http://www.npdsolutions.com/bok.html, viewed 15-th July, 2008 Webové stránky http://tutor2u.net/business/strategy/benchmarking.htm Na této stránce najdete definice typů benchmarkingu, viewed: 15-th July, 2008 innoskills 9/10
http://excellenceone.efqm.org/default.aspx?tabid=436 Obsahuje slovníček termínů, viewed: 15-th July, 2008 http://en.wikipedia.org/wiki/reverse_engineering - Definice reversního inženýrství, viewed: 15-th July, 2008 http://www.efqm.org/default.aspx?tabid=35 popis modelu excelence EFQM, viewed: 15- th July, 2008 SLOVNÍČEK Nejlepší praktika, nejlepší praxe (best practice) technika, metoda, proces, aktivita, pobídka nebo odměna, která je pro dosažení určitého výstupu efektivnější než jiné techniky, metody, procesy atd. zdroj http://en.wikipedia.org/wiki/best_practice, viewed: 15-th July, 2008 Klíčová kompetence, jádrová kompetence (core competency) to, co firma umí opravdu dobře zdroj http://en.wikipedia.org/wiki/core_competency, viewed: 15-th July, 2008 innoskills 10/10