Správa obsahu ízené dokumentace v aplikaci SPM Vema



Podobné dokumenty
PÍRUKA A NÁVODY PRO ÚELY: - RUTINNÍ PRÁCE S DATY

Zbytky zákaznického materiálu

Ing. Jaroslav Halva. UDS Fakturace

Obsah Úvod...2 Slovníek pojm Popis instalace...3 Nároky na hardware a software...3 Instalace a spouštní...3 Vstupní soubory

IMPORT DAT Z TABULEK MICROSOFT EXCEL

Á D TAJEMNÍKA MSTSKÉHO ÚADU . R 03/2007 PODPISOVÝ ÁD

KUSOVNÍK Zásady vyplování

Role a integrace HR systém

CZECH Point. Co dostanete: Úplný nebo ástený výstup z Listu vlastnictví k nemovitostem i parcelám v jakémkoli katastrálním území v eské republice.

VYUŽITÍ MODULU EXCELENT PRO MANAŽERSKÉ ANALÝZY V APLIKACÍCH VEMA

P ehled nep ítomnosti

Párování. Nápovdu k ostatním modulm naleznete v "Pehledu nápovd pro Apollo".

REKLAMANÍ ÁD. ATLANTIK finanní trhy, a.s _Reklamaní ád

GIS aplikace pro podporu rozhodování a plánování v rostlinné výrob a pro realizaci zásad nitrátová smrnice

KONVENCE TVORBY A SPRÁVY PROCESNÍHO MODELU

SMLOUVA. O SPOLUPRÁCI PI ÚHRAD SLUŽEB POUKÁZKAMI

Internetový mapový server Karlovarského kraje

Mendelova univerzita v Brn SMRNICE. 4/2013. Vydávání prkazu zamstnance Mendelovy univerzity v Brn a nkterých dalších prkaz

PRAVIDLA RADY MSTA VIMPERK pro vyizování stížností a peticí

POKYNY PRO VYPRACOVÁNÍ BAKALÁSKÉ A DIPLOMOVÉ PRÁCE

2 Požadavky na nové funkní chování pi zmnách mezi jednotlivými návstními znaky

DOPADOVÁ STUDIE.18. Stav BOZP v zemdlství

VYTVÁENÍ VÝBROVÝCH DOTAZ

SMLOUVA. O SPOLUPRÁCI PI ÚHRAD SLUŽEB POUKÁZKAMI

ORACLE MANUFACTURING SCHEDULING ORACLE HLAVNÍ PLÁNOVÁNÍ VÝROBY

Pedání smny. Popis systémového protokolování. Autor: Ing. Jaroslav Halva V Plzni Strana 1/6

Produktové podmínky služby SMS jízdenka / Obchodní podmínky pro užívání služby SMS jízdenky

ORACLE ÍZENÍ VÝROBY ORACLE WORK IN PROCESS KLÍOVÉ FUNKCE ORACLE WORK IN PROCESS

Prezentaní program PowerPoint

WWW poštovní klient s úložištm v MySQL databázi

! " " # ( '&! )'& "#!$ %&!%%&! '() '& *!%+$, - &./,,*% 0, " &

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJ. po jakou dobu budeme Vaše osobní údaje zpracovávat;

ORACLE DISCRETE MANUFACTURING ORACLE DISKRÉTNÍ VÝROBA

FIRMA, NÁZEV I JINÉ OZNAENÍ. Msto,ulice,íslo popisné,ps:.. Zapsaná v obchodním rejstíku vedeném, oddíl., Bankovní spojení:.. . útu:..

Programové vybavení pro elektronické docházkové a přístupové systémy. Uživatelská příručka. Revize

$* +,! -./! - & 0&1&23,&! "* 4& -!! 5, -67&-!!0 & ,--! 0& $ % " =&???

DUM. Databáze - úvod

Studie. 8 : Posílení kolektivního vyjednávání, rozšiování závaznosti kolektivních smluv vyššího stupn a její dodržování v odvtví stavebnictví

O em bude prezentace. Co to je SMJ, prvky SMJ Zásady (principy) SMJ Postup pi zavádní SMJ Možnosti zavádní SMJ Pínos SMJ.

ÁD CELOŽIVOTNÍHO VZDLÁVÁNÍ

Autocad ( zdroj )

Dovoz pracovních sil a jeho vliv na podnikatelské prostedí v odvtví stavebnictví

Identifikace organizaních jednotek Junáka

Praktické využití datové schránky

Normy pro informa ní systémy (Bezpe nost) a jejich aplikace

PODNIKÁNÍ, PODNIKATEL, PODNIK - legislativní úprava

Rámcová smlouva : A42 pro cestovní kanceláe a cestovní agentury o spolupráci pi úhrad služeb poukázkami

KVALIFIKA NÍ DOKUMENTACE podle zákona. 137/2006 Sb., o ve ejných zakázkách, ve zn ní pozd jších p edpis (dále ZVZ )

Praktici a ízená pée. Aktuální problémy zdravotnictví MUDr.Jana Uhrová

Informace o povinném subjektu zveejované podle zákona. 106/1999 Sb., o svobodném pístupu k informacím

E. Niklíková, J.Tille, P. Stránský Státní ústav pro kontrolu léiv Seminá SLP

Dodatek dokumentace KEO-Moderní kancelá verze 7.40

Systém monitoringu návšt vnosti oficiálních turistických informa ních center

PRÁCE S GRAFICKÝMI VÝSTUPY SESTAV

E. Niklíková, J.Tille, P. Stránský Státní ústav pro kontrolu léiv Seminá SLP

Gymnázium. Kromíž. Zpracování textu. Word 1 SIPVZ-modul-P0

ORGANIZANÍ ÁD SPRÁVY KOLEJÍ A MENZ MENDELOVY UNIVERZITY V BRN

MENDELOVA ZEMDLSKÁ A LESNICKÁ UNIVERZITA V BRN. ORGANIZANÍ ÁD ŠKOLNÍHO ZEMDLSKÉHO PODNIKU ŽABICE.j. : 1080/2001

RÁMCOVÁ POJISTNÁ SMLOUVA (dále jen Rámcová smlouva )

Úvodní studie (pokraov

ZÁPADOČESKÁ UNIVERZITA V PLZNI FAKULTA PRÁVNICKÁ. Diplomová práce. Správa daní. se zaměřením na vymáhací řízení. Jindřich Lorenc

Roenka absolvent. Nápovdu k ostatním modulm naleznete v "Pehledu nápovd pro Apollo".

Dohoda o bezhotovostní úhrad cen poštovních služeb íslo / 2010 (SML 0012/10/0033)

Stavební úpravy bytového domu.p. 2369, ulice Sokolovská, Tábor

DUM 09 téma: Kusovník

Základní škola, Brno, Holzova 1, píspvková organizace ORGANIZANÍ ÁD ŠKOLY

Prbh funkce Jaroslav Reichl, 2006

odborný seminá ke komentovanému vydání ONR "Management rizik pro organizace a systémy

Jak psát seminární a maturitní práce Manuál pro obory KS, MP

eský LPIS nový pístup k evidenci pdy dle uživatelských vztah

Instalace multiimportu

Standardy bankovních aktivit

Prbžná zpráva o realizaci projektu za rok 2004

Základní pojmy klasického sudoku hlavolamu. Techniky odkrývání bunk. Technika Naked Single. Technika Hidden Single

Mendelova univerzita v Brn DODATEK. 6

Nový InfoFIT. Manuál k systému Alfresco DMS. Obsah. Úvod. Pihlášení do systému pes webové rozhraní

ÚAST VEEJNOSTI V INTEGROVANÉM POVOLOVÁNÍ

Zápis. 5. ze zasedání Akademického senátu PF UP dne 14. ledna 2009

Služba Zvýšená servisní podpora

Pedpisy upravující oblast hospodaení

Katastrální úad pro Královéhradecký kraj Katastrální pracovišt Rychnov nad Knžnou Zborovská 17, Rychnov nad Knžnou

OBCHODNÍ PODMÍNKY. 1 z Základní informace. 2. Základní pojmy Základní údaje:

Uživatelský manuál služby

lánek 1. Cíle a psobnost standardu VKIS 1) Cílem standardu VKIS je zlepšení dostupnosti a kvality VKIS jejich uživatelm.

SBÍRKA PEDPIS ESKÉ REPUBLIKY

Vyšší škola informaních služeb v Praze Studijní a informaní centrum (SIC) PROVOZNÍ ÁD

Dotazník pro testovací zaízení

Evropské právo, Úmluva o LP a biomedicín. JUDr. Ondej Dostál

Následující úkony jsou vyhrazeny pouze autorizovanému servisu kotl FERROLI. Firma V.I.Trade s.r.o. neruí za poškození majetku nebo zdraví osob vzniklé

je o 27,8 %. Nárst náklad vynaložených na prodané zboží byl nižší a vzrostl o 947,3 mil K to je o 26,98 %.

Organizaní ád Mstského úadu Jevíko

ŠANCE PRO SPOLENOST, obanské sdružení

Vyvšeno dne: Mgr. Jarmila Švehová, v.r.

EXPORT DAT TABULEK V MÍŽKÁCH HROMADNÉHO PROHLÍŽENÍ

Využití internetového mapového serveru v informaním systému Karlovarského kraje

Windok S701. Úvodní píruka k programu

Organiza ní ád 1. POSTAVENÍ ŠKOLY

Zápis 1 o posouzení a hodnocení nabídek

Transkript:

Správa obsahu ízené dokumentace v aplikaci SPM Vema Jaroslav Šmarda, smarda@vema.cz Vema, a. s., www.vema.cz Abstrakt Spolenost Vema patí mezi pední dodavatele informaních systém v eské a Slovenské republice. Pro správu obsahu ízené dokumentace našim zákazníkm nabízíme aplikaci Smrnice Pravidla Metodiky (ve zkratce SPM), kterou bych vám rád pedstavil v následujícím lánku. Mezi hlavní pednosti našeho ešení patí pln internetové ešení spojené s jednoduchým uživatelským rozhraním a využití MS Wordu pi tvorb veškeré ízené dokumentace. 1. Využití aplikace Smrnice Pravidla Metodiky Aplikace Smrnice Pravidla Metodiky (dále SPM) je vhodná pro vytvoení a správu systému ízené dokumentace tak, jak ji vyžaduje systém managementu jakosti v souladu s normou SN EN ISO 9001:2001. Celý systém ízených dokument oznaujeme zkratkou SPM a zpravidla tvoí vnitní normy pro všechny základní innosti organizace. Obvykle se neomezuje jen na normy související se systémem managementu jakosti. Název Smrnice Pravidla Metodiky symbolicky vyjaduje základní vrstvy ízené dokumentace, kterými zpravidla jsou: smrnice, které mohou být chápány ve smyslu smrnic z normy ISO a které stanovují závazné postupy hlavních proces v organizaci spolu s pravomocemi a odpovdnostmi za jednotlivé innosti v tchto procesech, pravidla, která v naší terminologii pedstavují nižší vrstvu ízené dokumentace a která popisují všechny innosti, pravidelné úkoly a nápln jednotlivých funkcí, metodiky, které v naší terminologii pedstavují nejnižší vrstvu dokumentace a které pedepisují zpsob vykonání uritých inností. Pod pojmem ízený dokument rozumíme dokument v MS Wordu, jehož struktura a formální úprava je dána šablonou pro MS Word. Pi tvorb ízeného dokumentu je možné použít pouze vymezených styl definovaných v šablon. ízený dokument vždy obsahuje název dokumentu (na obrázku. 1 Klasifikace ízených dokument), formalizované záhlaví dokumentu (tabulka zaínající ádkem íslo a konící ádkem Klíová slova ) a vlastní obsah dokumentu (zaíná textem 1. Klasifikace ). Každý ízený dokument má piazenu verzi (Verze 1.02 na 2. ádku nahoe vlevo), SPM zajišuje správu verzí ízených dokument. K základní identifikaci ízeného dokumentu slouží jeho evidenní íslo (íslo: D0002 na zaátku záhlaví dokumentu) a název.

Obrázek 1: ízený dokument 2. Uživatelské rozhraní aplikace SPM SPM je pln intranetová aplikace, všichni uživatelé pracují prostednictvím internetového prohlížee. Typickou vstupní obrazovku aplikace SPM mžeme vidt na obrázku. 2. Z nabídky v levém sloupci je zejmé, jaké okruhy informací SPM obsahuje. Celá nabídka aplikace SPM je samozejm libovoln nastavitelná a jednoduše ji definujete v dokumentu MS Wordu. Obrázek 2: Vstupní obrazovka SPM

2.1. Struktura organizace a základní dokumenty ízení jakosti Prostednictvím první ásti nabídky se uživatelé dostanou k základním údajm o organizaci, ve které pracují. Kdykoliv mají k dispozici organizaní strukturu a pehled funkcí. Prostednictvím odkazu Pracovníci je zpístupnn seznam zamstnanc. V této ásti nalezneme také základní dokumenty systému ízení jakosti, kterými jsou píruka jakosti, politika jakosti, cíle jakosti, procesní mapa (viz. obrázek. 3) a smrnice systému managementu jakosti. Obrázek 3: Procesní mapa 2.2. ízené dokumenty jako vnitní normy pro základní innosti organizace Prostední ást nabídky (v našem pípad odkazy ízení, Produkt, Služby, Obchod, Provoz) zpístupuje vnitní normy organizace oznaované jako pravidla nebo metodiky. Opt platí, že i tato ást nabídky je definována v dokumentu MS Wordu, takže struktura vnitních norem mže být prakticky libovolná. To, jakým zpsobem jsou strukturovány dokumenty z oblasti obchodu, vidíme na obrázku. 4. Z nabídky vlevo vidíme, že oblast Obchod má podoblasti Evidence, Marketing, Nabídky, Partnei a Zákazníci. Je vybrána podoblast Marketing a v hlavní ásti obrazovky vidíme, že jsou zde 3 ízené dokumenty D0017, D0031 a D0032. Ne všechny ízené dokumenty se vztahují na všechny pracovníky. Jednou ze základních výhod aplikace SPM je, že každý pracovník má pesn stanovené ízené dokumenty, které jsou pro nj závazné. Okruh ízených dokument, které se týkají jednotlivých pracovník, je vymezen pojmem pracovní funkce resp. seznamem pracovních funkcí. Pod pojmem pracovní funkce rozumíme pracovní místo (nap. sektretáka editele), funkní místo (nap. len rady pro vzhled

produkt nejedná se o samostatné pracovní místo), organizaní útvar (nap. obchodní oddlení), lokalita (nap. poboka Praha) nebo funkní skupina (nap. každý editel poboky). Obrázek 4: ízené dokumenty z oblasti Obchod podoblast Marketing U každého ízeného dokumentu je pesn definován rozsah platnosti v kolonce Týká se, kde je uveden seznam pracovních funkcí. Rozsah platnosti piazuje ízené dokumenty píslušné pracovní funkci. Každý pracovník má proto pesn stanovené ízené dokumenty, podle toho, které pracovní funkce v daný okamžik zastává. Pesné piazení ízených dokument pracovníkm nám umožuje posílat pracovníkm v pípad zmny dokumentu, který se jich týká, mailová oznámení pímo s odkazy na aktualizované verze ízených dokument. Poté, co pracovník oteve novou verzi ízeného dokumentu, zobrazí se dokument s vyznaením zmn od minulé verze. Na obrázku. 5 vidíme novou verzi ízeného dokumentu Správa demodat a etalon. Obrázek 5: Zvýraznní zmn pi zobrazení nové verze dokumentu Krom zmny Úinnosti, od kdy platí tato verze dokumentu, a Dne vytvoení nové verze dokumentu, pibyla v seznamu pracovních funkcí, kterých se dokument týká, také funkní skupina KK, což je v našem pípad oznaení funkní skupiny každý

konzultant. V tomto dokumentu samozejm pibyl ješt další text, který ale není na obrázku vidt. Pracovník prokazateln potvrzuje petení nové verze dokumentu tlaítkem Seznámen na konci dokumentu. To nám umožuje vést pehled všech pracovník a pot dokument, které se jich týkají a se kterými se dosud neseznámili. A navíc zasílat mailová upozornní vedoucím tch pracovník, kteí se systematicky neseznamují s vnitními normami organizace. 2.3. Katalog pojm a další pehledy V tetí ásti nabídky najdeme odkazy na pehledové dokumenty, jako jsou pehled všech ízených dokument, katalog pojm a rejstík pojm a klíových slov. Je zde také odkaz Hledání, který nám umožuje textové vyhledávání v celém systému ízených dokument. Blíže se podíváme na katalog pojm. SPM umožuje v katalogu pojm (opt tabulka v MS Wordu) definovat pojmy, na které se pak mžeme odkazovat v libovolném z ízených dokument. Odkaz v ízeném dokumentu se pozná podle použitého stylu. V ízených dokumentech jsou v katalogu definované pojmy odlišeny barvou písma a pokud na takový pojem ukážeme myší, zobrazí se nápovda s popisem definovaného pojmu. 3. Správa obsahu ízených dokument Dosud jsme se zabývali aplikací SPM z pohledu všech pracovník organizace, kteí využívají SPM jako významný informaní zdroj. Je jasné, že musí existovat pracovníci, kteí obsah ízených dokument SPM vytváejí a aktualizují a SPM spravují. Z toho dvodu jsou definovány role autor ízeného dokumentu, schvalovatel ízeného dokumentu a správce SPM. Pracovníci s tmito rolemi mají pístup k systému pes odkaz Správa v nabídce úpln dole. Autor ízených dokument je zpravidla více. Vytváejí a aktualizují ízené dokumenty prostednictvím odkazu Zmna obsahu, který vidíme na obrázku. 6. Obrázek 6: Zmna obsahu ízeného dokumentu Vytvoené nebo aktualizované ízené dokumenty v MS Wordu s využitím pedepsané šablony pedkládají ke schválení schvalovateli. V pípad schválení schvalovatel ízený

dokument publikuje a od toho okamžiku je viditelný pro všechny. V pípad neschválení je dokument vrácen autorovi k dopracování. Správce SPM pidluje dokumenty autorm, sleduje aktuálnost dokument a správné používání pojm a upravuje veškeré konfigurace systému SPM. Do nich pedevším patí definice pracovních funkcí a aktualizace organizaní struktury. 4. Závr Systém SPM výrazn zefektivuje správu vnitních norem pro základní innosti organizace. Pracovníci pistupují k SPM prostednictvím známého a oblíbeného internetového prohlížee, mají k dispozici vždy aktuální verze ízených dokument, jsou okamžit informováni o všech zmnách tch dokument, které se jich týkají, a kdykoliv mohou nahlédnout do pedchozích verzí dokument. Vedoucí jsou informováni o tom, jak jsou pracovníci seznámeni s aktuálními verzemi dokument. Pro autory ízených dokument je základní výhodou SPM to, že pracují ve známém prostedí MS Wordu. Musí pitom dbát na správné použití styl z pedepsané šablony pro ízené dokumenty. Celý systém je snadno konfigurovatelný prostednictvím dokument v MS Wordu.