Správa obsahu ízené dokumentace v aplikaci SPM Vema Jaroslav Šmarda, smarda@vema.cz Vema, a. s., www.vema.cz Abstrakt Spolenost Vema patí mezi pední dodavatele informaních systém v eské a Slovenské republice. Pro správu obsahu ízené dokumentace našim zákazníkm nabízíme aplikaci Smrnice Pravidla Metodiky (ve zkratce SPM), kterou bych vám rád pedstavil v následujícím lánku. Mezi hlavní pednosti našeho ešení patí pln internetové ešení spojené s jednoduchým uživatelským rozhraním a využití MS Wordu pi tvorb veškeré ízené dokumentace. 1. Využití aplikace Smrnice Pravidla Metodiky Aplikace Smrnice Pravidla Metodiky (dále SPM) je vhodná pro vytvoení a správu systému ízené dokumentace tak, jak ji vyžaduje systém managementu jakosti v souladu s normou SN EN ISO 9001:2001. Celý systém ízených dokument oznaujeme zkratkou SPM a zpravidla tvoí vnitní normy pro všechny základní innosti organizace. Obvykle se neomezuje jen na normy související se systémem managementu jakosti. Název Smrnice Pravidla Metodiky symbolicky vyjaduje základní vrstvy ízené dokumentace, kterými zpravidla jsou: smrnice, které mohou být chápány ve smyslu smrnic z normy ISO a které stanovují závazné postupy hlavních proces v organizaci spolu s pravomocemi a odpovdnostmi za jednotlivé innosti v tchto procesech, pravidla, která v naší terminologii pedstavují nižší vrstvu ízené dokumentace a která popisují všechny innosti, pravidelné úkoly a nápln jednotlivých funkcí, metodiky, které v naší terminologii pedstavují nejnižší vrstvu dokumentace a které pedepisují zpsob vykonání uritých inností. Pod pojmem ízený dokument rozumíme dokument v MS Wordu, jehož struktura a formální úprava je dána šablonou pro MS Word. Pi tvorb ízeného dokumentu je možné použít pouze vymezených styl definovaných v šablon. ízený dokument vždy obsahuje název dokumentu (na obrázku. 1 Klasifikace ízených dokument), formalizované záhlaví dokumentu (tabulka zaínající ádkem íslo a konící ádkem Klíová slova ) a vlastní obsah dokumentu (zaíná textem 1. Klasifikace ). Každý ízený dokument má piazenu verzi (Verze 1.02 na 2. ádku nahoe vlevo), SPM zajišuje správu verzí ízených dokument. K základní identifikaci ízeného dokumentu slouží jeho evidenní íslo (íslo: D0002 na zaátku záhlaví dokumentu) a název.
Obrázek 1: ízený dokument 2. Uživatelské rozhraní aplikace SPM SPM je pln intranetová aplikace, všichni uživatelé pracují prostednictvím internetového prohlížee. Typickou vstupní obrazovku aplikace SPM mžeme vidt na obrázku. 2. Z nabídky v levém sloupci je zejmé, jaké okruhy informací SPM obsahuje. Celá nabídka aplikace SPM je samozejm libovoln nastavitelná a jednoduše ji definujete v dokumentu MS Wordu. Obrázek 2: Vstupní obrazovka SPM
2.1. Struktura organizace a základní dokumenty ízení jakosti Prostednictvím první ásti nabídky se uživatelé dostanou k základním údajm o organizaci, ve které pracují. Kdykoliv mají k dispozici organizaní strukturu a pehled funkcí. Prostednictvím odkazu Pracovníci je zpístupnn seznam zamstnanc. V této ásti nalezneme také základní dokumenty systému ízení jakosti, kterými jsou píruka jakosti, politika jakosti, cíle jakosti, procesní mapa (viz. obrázek. 3) a smrnice systému managementu jakosti. Obrázek 3: Procesní mapa 2.2. ízené dokumenty jako vnitní normy pro základní innosti organizace Prostední ást nabídky (v našem pípad odkazy ízení, Produkt, Služby, Obchod, Provoz) zpístupuje vnitní normy organizace oznaované jako pravidla nebo metodiky. Opt platí, že i tato ást nabídky je definována v dokumentu MS Wordu, takže struktura vnitních norem mže být prakticky libovolná. To, jakým zpsobem jsou strukturovány dokumenty z oblasti obchodu, vidíme na obrázku. 4. Z nabídky vlevo vidíme, že oblast Obchod má podoblasti Evidence, Marketing, Nabídky, Partnei a Zákazníci. Je vybrána podoblast Marketing a v hlavní ásti obrazovky vidíme, že jsou zde 3 ízené dokumenty D0017, D0031 a D0032. Ne všechny ízené dokumenty se vztahují na všechny pracovníky. Jednou ze základních výhod aplikace SPM je, že každý pracovník má pesn stanovené ízené dokumenty, které jsou pro nj závazné. Okruh ízených dokument, které se týkají jednotlivých pracovník, je vymezen pojmem pracovní funkce resp. seznamem pracovních funkcí. Pod pojmem pracovní funkce rozumíme pracovní místo (nap. sektretáka editele), funkní místo (nap. len rady pro vzhled
produkt nejedná se o samostatné pracovní místo), organizaní útvar (nap. obchodní oddlení), lokalita (nap. poboka Praha) nebo funkní skupina (nap. každý editel poboky). Obrázek 4: ízené dokumenty z oblasti Obchod podoblast Marketing U každého ízeného dokumentu je pesn definován rozsah platnosti v kolonce Týká se, kde je uveden seznam pracovních funkcí. Rozsah platnosti piazuje ízené dokumenty píslušné pracovní funkci. Každý pracovník má proto pesn stanovené ízené dokumenty, podle toho, které pracovní funkce v daný okamžik zastává. Pesné piazení ízených dokument pracovníkm nám umožuje posílat pracovníkm v pípad zmny dokumentu, který se jich týká, mailová oznámení pímo s odkazy na aktualizované verze ízených dokument. Poté, co pracovník oteve novou verzi ízeného dokumentu, zobrazí se dokument s vyznaením zmn od minulé verze. Na obrázku. 5 vidíme novou verzi ízeného dokumentu Správa demodat a etalon. Obrázek 5: Zvýraznní zmn pi zobrazení nové verze dokumentu Krom zmny Úinnosti, od kdy platí tato verze dokumentu, a Dne vytvoení nové verze dokumentu, pibyla v seznamu pracovních funkcí, kterých se dokument týká, také funkní skupina KK, což je v našem pípad oznaení funkní skupiny každý
konzultant. V tomto dokumentu samozejm pibyl ješt další text, který ale není na obrázku vidt. Pracovník prokazateln potvrzuje petení nové verze dokumentu tlaítkem Seznámen na konci dokumentu. To nám umožuje vést pehled všech pracovník a pot dokument, které se jich týkají a se kterými se dosud neseznámili. A navíc zasílat mailová upozornní vedoucím tch pracovník, kteí se systematicky neseznamují s vnitními normami organizace. 2.3. Katalog pojm a další pehledy V tetí ásti nabídky najdeme odkazy na pehledové dokumenty, jako jsou pehled všech ízených dokument, katalog pojm a rejstík pojm a klíových slov. Je zde také odkaz Hledání, který nám umožuje textové vyhledávání v celém systému ízených dokument. Blíže se podíváme na katalog pojm. SPM umožuje v katalogu pojm (opt tabulka v MS Wordu) definovat pojmy, na které se pak mžeme odkazovat v libovolném z ízených dokument. Odkaz v ízeném dokumentu se pozná podle použitého stylu. V ízených dokumentech jsou v katalogu definované pojmy odlišeny barvou písma a pokud na takový pojem ukážeme myší, zobrazí se nápovda s popisem definovaného pojmu. 3. Správa obsahu ízených dokument Dosud jsme se zabývali aplikací SPM z pohledu všech pracovník organizace, kteí využívají SPM jako významný informaní zdroj. Je jasné, že musí existovat pracovníci, kteí obsah ízených dokument SPM vytváejí a aktualizují a SPM spravují. Z toho dvodu jsou definovány role autor ízeného dokumentu, schvalovatel ízeného dokumentu a správce SPM. Pracovníci s tmito rolemi mají pístup k systému pes odkaz Správa v nabídce úpln dole. Autor ízených dokument je zpravidla více. Vytváejí a aktualizují ízené dokumenty prostednictvím odkazu Zmna obsahu, který vidíme na obrázku. 6. Obrázek 6: Zmna obsahu ízeného dokumentu Vytvoené nebo aktualizované ízené dokumenty v MS Wordu s využitím pedepsané šablony pedkládají ke schválení schvalovateli. V pípad schválení schvalovatel ízený
dokument publikuje a od toho okamžiku je viditelný pro všechny. V pípad neschválení je dokument vrácen autorovi k dopracování. Správce SPM pidluje dokumenty autorm, sleduje aktuálnost dokument a správné používání pojm a upravuje veškeré konfigurace systému SPM. Do nich pedevším patí definice pracovních funkcí a aktualizace organizaní struktury. 4. Závr Systém SPM výrazn zefektivuje správu vnitních norem pro základní innosti organizace. Pracovníci pistupují k SPM prostednictvím známého a oblíbeného internetového prohlížee, mají k dispozici vždy aktuální verze ízených dokument, jsou okamžit informováni o všech zmnách tch dokument, které se jich týkají, a kdykoliv mohou nahlédnout do pedchozích verzí dokument. Vedoucí jsou informováni o tom, jak jsou pracovníci seznámeni s aktuálními verzemi dokument. Pro autory ízených dokument je základní výhodou SPM to, že pracují ve známém prostedí MS Wordu. Musí pitom dbát na správné použití styl z pedepsané šablony pro ízené dokumenty. Celý systém je snadno konfigurovatelný prostednictvím dokument v MS Wordu.