MS Word Strana 1. Michaela Mudrochová

Transkript

1 MS Word 2007 Michaela Mudrochová Strana 1

2 Úvodní slovo pro studenta: Program MS Word 2007 je dnes nepostradatelným pomocníkem při vytváření textů a práci s nimi. Pomáhá nám texty zpracovávat, vkládat obrázky, vyhrát si s tabulkami a grafy. V nové verzi je úplně jiné upořádání funkcí, než ve starších verzích, ale nezoufejte, nakonec zjistíte, že práce s programem Word 2007 je daleko jednodušší, než bývala. Po ukončení kurzu budete ovládat většinu funkcí, které MS Word 2007 nabízí a vaše dokumenty budou konečně působit profesionálně. 1 Představení Zajímá Vás, kdo Vás bude provázet kurzem? 1.1 Představení tutorky Ráda Vás provedu kurzem a pomůžu při jakýchkoli studijních obtížích. Strana 2

3 Dobrý den, jmenuji se Michaela Mudrochová a od 14ti let vidím svět černobíle. Lepší definice by byla, že vidím svět v nulách a jedničkách. Ano, ve 14ti letech jsem dostala svůj první počítač, byl to Didaktik (nyní jsou poslední kusy umístěny v muzeu ) U počítačů jsem zůstala a našla si muže, který také přemýšlí v nulách a jedničkách. Bydlíme skoro na samotě v malé osadě kousek od Mostu, máme dvě děti a ty vidí svět ještě barevně. Láska k přírodě mě také dovedla ke studiu ekologie na České zemědělské univerzitě v Praze. Neváhejte se proto na mě s čímkoli obrátit, jsem tu pro Vás. Konzultovat se mnou můžete i jakékoli jiné technické problémy se systémem nebo počítačem. Ke kontaktování používejte nejlépe diskusi (fórum), popřípadě systémový mail, ale samozřejmě můžete využít i kontakty uvedené v mém profilu (skype, icq, , telefon). Kurz je členěn do jednotlivých témat, které na sebe (dle mého) logicky navazují. Nejdříve si probereme trochu (opravdu jen trochu) nezáživné teorie, která je podstatná pro další práci. Poté se seznámíte jak s prostředím Windows, tak i se zásadami bezpečnosti. Z nabízených komunikačních programů si vyberete ten, který používají vaši kolegové a známí. Kromě studijních článků obsahuje kurz i jiné aktivity, například cvičení, anketu, diskusi, nebo jednoduchý autotest. Pro absolvování kurzu je nutné úspěšně zvládnout všechna cvičení. Nebudu po Vás chtít žádné odesílání souborů, za vypracované cvičení budu považovat i jednoduchou odpověď na každou mou zvídavou otázku. Hurá do učení! Strana 3

4 2 Základní práce s programem MS Word 2007 Díky novému formátu použitému ve verzi 2007 nastaly menší rozepře mezi uživateli, kteří používají ještě starší verzi a těmi, kdo by rádi využili nové funkce. Je opravdu třeba ukládat v novém wordu dokumenty do starého formátu? Řešení je tak jednoduché MS Word - Úvod do verze 2007 Program Word nám slouží k vytváření a zpracování textů, kde kromě textů můžeme pracovat i s obrázky, tabulkami a grafy. Vytvářené dokumenty mají koncovku *.docx a je jim též přiřazena vlastní ikonka. Starší verze Wordu (např. 2003, 2002, 2000, 1997) vytvářejí dokumenty s koncovkou *.doc. To také znamená, že nová verze 2007 otevře dokumenty s koncovkami *.docx i *doc, ale starší verze s novou koncovkou *.docx neotevřou. Nemusíme si vysvětlovat, proč tomu tak je, spíš si ukážeme, jak problém obejít. Pokud máte ještě na svých počítačích nainstalován kancelářský balíček Office nižší verze, nainstalujte si převaděč formátů, k dispozici je na stránkách výrobce. Nikdy se vám už nestane, že byste nový dokument neotevřeli. Ke stažení je zde: Nastavení pracovní plochy Nastavením pracovní plochy si ušetříme v budoucnu spoustu hledání a nastavovaní. Jen nesmíme často měnit počítač.-) Pás karet, pravítko, měřítko zobrazení, zobrazení dokumentu Další velkou novinkou v této verzi je Pás karet. Je to soubor všech funkcí dostupných v programu. Pás karet se dělí na jednotlivé karty dle tématu, kterým se funkce rozdělují. Například první karta (záložka) s názvem Domů, obsahuje nejpoužívanější funkce pro práci s textem. Pro přehlednost jsou ještě jednotlivé karty rozděleny do skupin a u některých skupin je přístupné dialogové okno, pro více možností. Strana 4

5 Pravítko se zobrazuje kliknutím na ikonku nad pravým svislým posuvníkem. Pod ním je umístěna Lupa pro přiblížení a oddálení dokumentu. Doporučuji velikost 120%. Nalevo od Lupy jsou ještě ikonky Rozložení. Pro nás je nejpraktičtější první způsob - Rozložení při tisku. Tlačítko Office, panel nástrojů Rychlý přístup Pro práci s dokumentem používáme tlačítko Office, kde jsou volby pro otevírání, ukládání a tisk dokumentu. Strana 5

6 Vlastní nastavení nám umožňuje panel nástrojů Rychlý přístup, můžeme si přidat vlastní zástupce funkcí. Provedeme to tak, že šipkou na konci panelu vybereme volbu Další příkazy, nebo rovnou dostupnou funkci. Ještě jednu možnost úprav máme. Na pásu karet si vybereme funkci, klikneme na ní pravým tlačítkem myši a Přidáme na panel nástrojů Rychlý přístup. Stejným způsobem můžeme funkci z panelu i odebrat. Stačí k tomu pravé tlačítko myši a volba Odebrat z panelu nástrojů Rychlý přístup. Vzhled stránky (orientace stránky, velikost stránky, okraje) Důležitý je též vzhled stránky, její orientace a velikost okrajů. Vzhled stránky najdeme na kartě Rozložení stránky, ve skupině Vzhled stránky. Pomocí ikonek, které tam najdeme, můžeme jednoduchým způsobem změnit Okraje, Orientaci, Velikost stránky. K dispozici je dialogové okno, kdybychom chtěli nastavit dokument po svém. 2.3 Náš první dokument Naštěstí soubory ukládáme, otevíráme a tiskneme stále stejně, alespoň tohle nikdo nezměnil.. zatím.-) Pro práci s dokumentem používáme tlačítko Office, kde jsou volby pro otevírání, ukládání a tisk dokumentu. Vlastní nastavení nám umožňuje panel nástrojů Rychlý přístup, můžeme si přidat vlastní zástupce funkcí. Provedeme to tak, že šipkou na konci panelu vybereme volbu Další příkazy, nebo rovnou dostupnou funkci. Ještě jednu možnost úprav máme. Na pásu karet si vybereme funkci, klikneme na ní pravým tlačítkem myši a Přidáme na panel nástrojů Rychlý přístup. Stejným způsobem můžeme funkci z panelu i odebrat. Stačí k tomu pravé tlačítko myši a volba Odebrat z panelu nástrojů. Strana 6

7 Nový dokument Každé otevření programu Word otevře rovnou i nový dokument, ale někdy se stane, že potřebujeme začít s novým dokumentem během naší práce. Použijeme k tomu ikonku Nový na panelu nástrojů Rychlý přístup, nebo vybereme funkci Nový pomocí tlačítka Office. Otevření dokumentu Otevření dokumentu provedeme podobným způsobem. Můžeme si vybrat buď ikonku Otevřít, nebo opět využijeme výběr z menu z tlačítka Office. Dialogové okno, z kterého vybereme dokument, již známe. Najdeme složku, kde je dokument uložený, vybereme ho a klikneme na Otevřít. Uložení dokumentu Uložení dokumentu je důležitá funkce, kterou nesmíme podcenit. Všechny naše dokumenty ukládáme na pevný disk do složky Dokumenty. Pro vyšší přehlednost si můžeme ještě vytvořit ve složce Dokumenty podsložky. Když ukládáme soubor poprvé, tak z tlačítka Office funkcí Uložit otevřeme dialogové okno, ve kterém nastavíme složku, kam chceme dokument uložit a zkontrolujeme název souboru. Word nám pomůže vybrat jméno dokumentu, podle prvního zapsaného slova. Když ukládáme dokument podruhé, nebo vícekrát, ukládáme jen poslední verzi s příslušnými změnami. Dialogové okno se nám při použití téhle funkce již nikdy neotevře, vždy bude použito stejné úložiště a stejný název dokumentu, jako poprvé. Uložení dokumentu jinak (jako) Tuto funkci nejčastěji využíváme pro vytváření záloh. Stává se velmi často, že již uložený dokument potřebujeme uložit ještě někam jinam. Příkladem je uložení dokumentu na jiný disk než pevný disk, nejčastěji flash disk, který bude pravděpodobně označen písmenkem nejdál v abecedě. Při tomto kroku vytváříme v podstatě kopii otevřeného dokumentu. Provedeme to tak, že z tlačítka Office funkcí Uložit jako změníme místo uložení (na disketu, nebo flash disk) a pak klikneme na Uložit. Samozřejmě, že funkce funguje i obráceně a to tak, že otevřený dokument z flash disku můžeme touto funkcí uložit jinam, například do Dokumentů na pevný disk. Strana 7

8 Novou vlastností funkce je i možnost uložení dokumentu do formátu *.pdf. Je to formát, schválený pro univerzální použití. Tento formát podporuje spoustu prohlížečů. Asi nejčastěji se s ním setkáte na internetu. Náhled dokumentu před tiskem Užitečná funkce, kterou jednoduše zkontrolujeme, jak bude náš dokument vypadat při tisku. Z tlačítka Office vybereme Tisk - Náhled, nebo použijeme ikonku z panelu nástrojů Rychlý přístup a prohlédneme si výsledek. Dokument před tiskem vždy kontrolujte a dejte pozor na prázdné stránky za textem, protože i ty se vytisknou. Tisk dokumentu Tisk dokumentu provedeme funkcí Tisk. Funkce vyvolaná z menu tlačítka Office zobrazí nejdříve dialogové okno, kde můžeme nastavit počet kopií, popřípadě vlastnosti tiskárny (většinou Koncept, který nám šetří inkoust). Kdežto funkce použitá z panelu nástrojů Rychlý přístup dialogové okno vynechá a přednastavená tiskárna rovnou vytiskne jednu kopii našeho dokumentu. Zavření dokumentu Pokud jsme s dokumentem přestali pracovat a nadále ho nepotřebujete, můžete ho zavřít pomocí tlačítka Office - Zavřít. Jestliže váš dokument nebyl uložen, objeví se hláška, která uložení připomene. TIP! Všechny funkce, které pracují s dokumentem, můžeme spouštět i přes klávesové zkratky. Ty se skládají z funkčních kláves a současně stisknutých písmenek, které jsou zároveň zkratkou funkce. Takže pro Nový dokument použijeme Ctrl+N, pro Otevření Ctrl+O, Uložení Ctrl+S, Tisk Ctrl+P. TIP! Novinkou v ovládání programů pomocí klávesových zkratek v balíčku MS Office 2007 je použití klávesy Alt. Stiskněte levý Alt a na pásu karet se objeví nápověda u každé funkce. Je to klávesová zkratka, kterou funkci vyvoláte. Například postupným stisknutím kláves Alt - V - B vložíte do textu obrázek. 2.4 Pro zvídavé Všechny funkce, které pracují s dokumentem, můžeme spouštět i přes klávesové zkratky. Ty se skládají z funkčních kláves a současně stisknutých písmenek, které jsou zároveň zkratkou funkce. Takže pro Nový dokument použijeme Ctrl+N, pro Otevření Ctrl+O, Uložení Ctrl+S, Tisk Ctrl+P. Novinkou v ovládání programů pomocí klávesových zkratek v balíčku MS Office 2007 je použití klávesy Alt. Stiskněte levý Alt a na pásu karet se objeví nápověda u každé funkce. Je to klávesová zkratka, kterou funkci vyvoláte. Například postupným stisknutím kláves Alt - V - B vložíte do textu obrázek. Strana 8

9 3.1 Vrhneme se na editaci Editací textu si ušetříme drahocenný čas, tedy pokud budeme vědět, jak na to! Není to těžké. Výběr znaků, slov, vět, odstavců nebo celého dokumentu S textem, který jsme napsali do nového dokumentu, můžeme i nadále pracovat. Na formátování textu se nám bude hodit označování textu, neboli blok textu (slov, vět, odstavců, nebo celého dokumentu). Text označujeme myší a to tak, že klikneme na začátek označovaného textu, držíme levé tlačítko na myši a zároveň se posouváme kurzorem na konec textu. Označený text je nyní černý a písmo je bílé. Takto označený text můžeme formátovat (nebo ho i kopírovat - viz další text). Kopírování, přesouvání a mazání textu Označený text můžeme také kopírovat, popřípadě přesunout, nebo dokonce smazat. Kopírujeme tak, že při označeném textu (viz výše) zmáčkneme Ctrl+C a přesuneme kurzor na místo, kam chceme označený text vložit a zmáčkneme Ctrl+V a text se vloží podle našeho přání. Přesun textu funguje stejně, jen místo Ctrl+C použijeme Ctrl+X a poté již stejným postupem Ctrl+V vložíme text na určené místo. Při mazání celého označeného bloku textu použijeme klávesu Delete. Při mazání samotných písmen, při malých opravách používáme klávesu Delete pro mazání od kurzoru doprava a klávesu Backspace pro mazání od kurzoru doleva. Po již napsaném textu se pohybujeme kurzorovými klávesami a pro nový řádek použijeme klávesu Enter. Strana 9

10 Kontrola pravopisu a gramatiky, automatické opravy (volba jazyka a vlastní slovník) Program Word po nás umí zkontrolovat pravopis. Dokonce má v sobě vlastní slovník, který je plný gramaticky správných výrazů. Slovo, které se nenachází ve slovníku, Word červeně vlnkatě podtrhne a upozorní nás, že ho nezná a nemůže ho zkontrolovat. Je jasné, že ne všechna podtrhnutá slova jsou chyby, ve slovníku chybí slova přejatá, názvy ulic, obcí a samozřejmě většina příjmení. Na kartě Revize - skupina Kontrola pravopisu - ikonka Pravopis a gramatika si zapneme dialogové okno a postupně vyřešíme každé označené slovo zvlášť. Můžeme použít tlačítko Přeskočit, v případě, že je slovo správné, ale už ho používat nebudeme, nebo Přeskakovat, jestliže je stejných slov v jednom dokumentu více. Funkce Přidat do slovníku přidá neznámé slovo ke správným výrazům a již nikdy se nezobrazí jako chybové. Slovo, které je hrubkou, můžeme opravit buď ručně ve vrchním okně, nebo mu vybrat příslušný výraz v Návrzích. Tlačítko Zaměnit opraví slovo, popřípadě Zaměňovat opraví všechny stejné chyby v dokumentu. Alternativou této kontroly je kontrola po jedné chybě, kde na každé podtržené slovo můžete kliknout pravým tlačítkem myši a zvolit nápravu. Kromě červené vlnky se můžete ve verzi 2007 setkat ještě se zelenou. Je to kontrola gramatiky. I té byste měli věnovat pozornost. Konkrétní nastavení kontroly pravopisu a gramatiky se provádí přes tlačítko Microsoft Office - Možnosti aplikace Word - Kontrola pravopisu a mluvnice. 3.2 Vrhneme se na formátování textu Formátování textu je asi ta největší věda v programu Word. Proto byl vůbec program vytvořen a věřte, že formátovacích funkcí máme k dispozici opravdu dost. Formátováním rozumíme změny ve formátu (vzhledu) textu, který je standardně zapisován velikostí 11 a v písmu Calibri. Text můžeme formátovat dvěma způsoby. Buď nejdříve napíšeme text, ten si následně označíme (dáme do bloku - viz výše) a použijeme formátovací funkce. Nebo nejdřív zaktivníme funkce, jaké požadujeme a pak napíšeme text (který se rovnou formátuje) a posléze si funkce vypneme. Vyberte si způsob, který vám nejvíce vyhovuje a ten používejte. Uvidíte, jak se vaše práce urychlí. Vložení textu, symbolů a zobrazení netisknutelných znaků, mazání znaků Už víme, že text zapisujeme do řádků, v místě kde nám bliká kurzor. Posun na další řádek nám zajistí klávesa Enter, ale pouze v případě, že text není odstavcem. Když píšeme text do odstavce, na konci řádku Enter nepoužíváme, text nám sám přeskočí na další řádek. Speciální znaky a symboly, které nenajdeme na klávesnici, jsou na záložce Vložení - (skupina Symboly) ikonka Symbol. Je jich tam opravdu dost, takže při hledání toho správného potřebujeme trpělivost. Strana 10

11 Pro kontrolu každého již vypracovaného dokumentu, požíváme ikonku ze záložky Domů - (skupina Odstavec) - Zobrazit vše. Ukáží se nám takzvané netisknutelné znaky, které jste použili. Například Enter se zobrazí jako, mezera je, pevná mezera u spojek má značku a použití tabulátoru poznáme podle. Při mazání netisknutelných znaků platí úplně stejná pravidla, jako u mazání klasického textu (Delete a nebo Backspace). Formátujeme Písmo nebo Odstavec? V úvodu jsme si již vysvětlili, že funkce jsou zastoupeny ikonkami, ty se shromažďují podle použití do skupin a ty následně do karet (záložek). Pás karet tak tvoří ucelenou nabídku všech možných dostupných funkcí, co nám program Word nabízí. Nejinak tomu je i v záložce nejpoužívanější, kterou je Domů. Tvoří je dvě veliké skupiny Písmo a Odstavec. Ikonky ze skupiny Písmo formátují jednotlivé znaky nebo text, který je označen. Ale ikonky ze skupiny Odstavec formátují celý odstavec, bez ohledu na to, jestli je, nebo není označen. Strana 11

12 Jednoduché formátování textu (velikost písma, typ písma, řezy písma, zarovnání textu, barva písma, vymazání formátů, horní a dolní index) Ve skupinách Písmo jsou zastoupeny nejpoužívanější funkce, je to například Velikost a Typ písma, Tučný text, Kurzíva, Barva písma a pozadí, Horní a Dolní index a úplně nová funkce Vymazat formátování. (Vymaže se tak vše do původního nastavení - černý text, bílé pozadí, typ písma Calibri, velikost 11.) Ve skupině Odstavec jsou Odrážky a číslování (viz níže), Zarovnání odstavce doleva, doprava, na střed, do bloku, Řádkování, barva pozadí odstavce a Ohraničení odstavce. Odstavec je vždy část textu oddělená klávesami Enter (takže se může jednat jen o jedno slovo, nebo o 10 řádkové souvětí). Vždy tu platí, co jsme si již řekli, že ikonky ze skupiny Odstavec formátují celý odstavec, ve kterém je kurzor, kdežto ikonky ze skupiny Písmo pouze jednotlivé znaky, nebo libovolný text, který je ale označen! Odrážky a číslování v seznamu (víceúrovňový seznam) Odrážky a číslování jsou graficky nebo numericky znázorněné jednotlivé položky seznamu. Odrážky jsou zastoupeny jednoduchým grafickým symbolem, kdežto Číslování seznam očísluje nebo opísmenkuje. Odrážky (Číslování) zapínáme vždy na novém řádku na kartě Domů - skupina Odstavec - ikonka Odrážky (Číslování). Napíšeme první položku a stiskneme Enter. Kurzor se přesune o řádek níž i s odrážkou. Po sepsání celého seznamu vypneme odrážky dvojitým stiskem klávesy Enter. Samozřejmě máme k dispozici další symboly a nastavení, ikonky Odrážky a Číslování jsou rozbalovací. Může se také stát, že budete potřebovat seznam víceúrovňový. K tomu použijme ikonku Víceúrovňový seznam, vybereme si typ, který nám vyhovuje a můžeme začít psát seznam. Na další úroveň se přepeneme vždy na novém řádku klávesou Tab a o úroveň zpět Shift+Tab. I Víceúrovňový seznam vypnete dvojitým stiskem klávesy Enter. Obrázek Strana 12

13 Tabulátory (zarovnání textu doleva, na střed, doprava a podle desetinné čárky) Pro odsazení textu požíváme Tabulátory. Ve většině případů nám stačí ovládat jednoduchý způsob odsazování přednastavenou klávesou TAB. Text se odsadí 1,25cm od okraje a podle počtu stisknutí klávesy se odsazení zvětšuje. V případě odsazení odstavců je použití klávesy TAB nutností, nikdy nepoužívejte k odsazení mezerník. Všechny písma jsou proporcionální a nikdy nevznikne stejně široká mezera. Tabulátory můžeme též nastavit na kartě Domů - dialogové okno ve skupině Odstavec ikonka tabulátory. Můžeme nastavit jiné odsazení v cm, použít vodící linky a nebo zarovnání k desetinné čárce. (Nastavení provedeme krok za krokem, nejdříve uvedeme v cm, jaké bude umístění zarážek od kraje - pokud si nejste jisti, nastavte jej podle vašeho pravítka, pak vybereme způsob zarovnání a nakonec vodící linku. Potvrzením volby se dostanete zpět do textu, kde klávesou TAB již můžete odsazovat podle vlastního nastavení.) Záhlaví a zápatí (automatické číslování stránek) Záhlaví a zápatí je velmi užitečná funkce, která nám umožní zobrazit a opakovat text na všech stránkách dokumentu. Nejvíce toho využijeme při automatickém číslování stránek, nebo při krátkém a jednoduchém nadpisu. Pokud budeme chtít vložit do zápatí a záhlaví automatický text, můžeme použít přednastavený na kartě Vložení - skupina Záhlaví a zápatí - ikonka Záhlaví nebo Zápatí. Text, který si vybereme se následně objeví na všech stránkách dokumentu (pokud je ovšem máme.-) Číslo stránky vložíme z ikonky Číslo stránky ze stejné skupiny. Další, složitější způsob použití Záhlaví a zápatí musíme použít, když nám nevyhovuje ani jeden způsob z nabídky automatického textu. Stačí pak dvojklikem kliknout na místo v dokumentu, kde se záhlaví a zápatí bude vyskytovat (Pravítko Vám napoví) a pak již můžeme zapisovat a formátovat. Výhodou je tu nastavené zarovnání tabulátorem, takže při prvním stisku klávesy TAB se kurzor přesune na střed a při druhém bychom zarovnávali text doprava. Kvůli optickému oddělení od zbytku dokumentu si zvykněte používat pro záhlaví a zápatí jiný styl formátování. Dvojklikem do textu dokumentu se okno se Záhlavím a zápatím vypne. Strana 13

14 Ohraničení odstavců, celé stránky Program nám umožňuje ohraničit odstavce, popřípadě celé stránky. K jednoduchému ohraničení nám stačí ikonka Ohraničení ze záložky Domů - skupina Osdtavec, ohraničí se tak odstavec, ve kterém máme kurzor. Mnohem více možností získáme z té samé ikonky, ale volbou Ohraničení a stínování (úplně na konci seznamu). Na první kartě Ohraničení si vybereme druh, šířku, barvu a způsob ohraničení a na druhé Ohraničení stránky je navíc ještě volba Efekty, kterými si můžeme naše dokumenty ozdobit. 3.3 Pro zvídavé: Nahrazování textu Pokud bychom si přáli označit úplně celý text v dokumentu, stiskneme Ctrl+A. Strana 14

15 Pokud bychom si přáli označit jen jedno slovo, poklepeme na něj 2x levým tlačítkem myši Pokud bychom si přáli označit celý odstavec, poklepeme na něj 3x levým tlačítkem myši Automatické psaní slov pomocí Kontroly pravopisu? Již v předchozích verzích Wordu jsme se setkali s nahrazováním slov v Možnostech Kontroly pravopisu. Určitě se vám stalo, že jste napsali nějaké slovo a Word ho sám "opravil". Krásný příklad je oprava slova "hrabě" za "hrábě". Ale jde tato funkce využít opravdu prakticky? Co takhle nahrazování často psaných sov, nebo slovních spojení? Např. mé jméno Michaela Mudrochová je dlé mého opravdu dlouhé.-) Ale kdybych napsala jen "mm" a Word toto spojení nahradí celým mým jménem, ulehčí mi to spoustu času. Nebo jiný příklad: zaměstnanci společnosti EUROMONT GROUP a.s. tento název píšou denodenně a určitě jim pomůže jen napsat "eg". Nahrazování slov se nastavuje přes Tlačítko MS Office - Možnosti aplikace Word Kontrola pravopsu a mluvnice - Možnosti automatických oprav - záložka Automatické opravy - Nahradit 3.4 Cvičení na pokračování 1 Zopakujme si formátování textu na jednoduchém cvičení Zadání: Přiložený soubor si vytiskněte a zkuste si všechny formátovací funkce, které jsme se naučili v předchozím studijním článku. Strana 15

16 Soubor si stáhnete ve formátu pdf. K jeho otevření musíte mít nainstalovaný Acrobat Reader. Pokud ho nemáte, stáhněte si ho například na 4 Objekty - vkládání a formátování V dokumentu nepracujeme jen s textem, ale i s objekty. Objektem tedy bude vše, kromě textu. Nejčastěji budeme vkládat obrázky, ozdobné grafické písmo, tabulky, odkaz na internetové stránky. Vkládat můžeme dokonce tabulky a grafy vytvořené v Excelu. 4.1 Obrázky a jiné vymoženosti Objekty sice nejsou text, ale bez nich by text nebyl vůbec přitažlivý. A někdy je doopravdy potřebujeme. V dokumentu nepracujeme jen s textem, ale i s objekty. Objektem tedy bude vše, kromě textu. Nejčastěji budeme vkládat obrázky, ozdobné grafické písmo, tabulky, odkaz na internetové stránky. Vkládat můžeme dokonce tabulky a grafy vytvořené v Excelu. S označeným (aktivním) objektem i nadále pracujeme, většinou měníme velikost, umístění, nebo celý formát, kde nastavujeme obtékání textu. (Protože objekt nebude přes celou stránku, musí se nám okolo něj ještě nějaký text vejít.) Objekt je aktivní, jestliže jsou okolo něj malá kolečka, kterými měníme velikost. Změnu velikosti objektu provádějte pomocí rohových bodů, abyste zachovali poměr svislých a vodorovných stran. Aktivní objekt smažeme klávesou Delete. Všimněte si, že pokud je objekt aktivní, na liště se zobrazí ještě jedna záložka, která se jmenuje Nástroje. A mění se dle typu objektu (Nástroje obrázku, tabulky, grafu, tvaru, atd...) Vložení obrázku - nástroje Obrázkem rozumíme fotografii, kterou máme v digitální podobě nejlépe uloženou na pevném disku ve složce Dokumenty/Obrázky. Nebo to také může být obrázek stažený z internetu. Strana 16

17 Obrázek vložíte pomocí funkce na záložce Vložení - skupina ilustrace - ikonka Obrázek. Otevře se dialogové okno, kde si najdeme cestu k naší fotografii. Po upravení velikosti následuje umístění objektu, využijeme k tomu funkci Obtékání textu, která je na kartě Nástroje obrázku - Formát - skupina Uspořádat - Obtékání textu. Nejčastěji využívaným typem je Obdélník, text okolo něj obtéká ve tvaru obdélníku. Ale zkuste si klidně vybrat i jiný typ. Změnu pozice (přesun obrázku) provedete tak, že obrázek chytíte levým tlačítkem myši kdekoliv u středu obrázku a poodnesete si ho dle libosti. V záložce Nástroje obrázku - Formát jsou další zajímavé funkce, které můžete využít, například změna Jasu a Kontrastu, Styly obrázků, Tvar obrázku, Ohraničení obrázku a Velikost obrázků při ořezu. Vyzkoušejte si všechny funkce, dodáte tak Vašemu dokumentu šmrnc. TIP! Jestliže bude Váš sáhodlouhý dokument plný fotek, určitě použijte volbu Komprese obrázků (záložka Nástroje obrázků - Formát - skupina Upravit - funkce Komprese obrázků). Jinak se stane, že dokument při ukládání dosáhne obludných rozměrů a budete mít problémy nejen s otevíráním a následnou prací, ale i s ukládáním a posíláním dokumentu em. Vložení KlipArtu - nástroje Klipart je jednoduchý obrázek stále k dispozici v galerii médií celého kancelářského balíčku Office, je tedy dostupný i v Excelu a v dalších programech. Vložení probíhá Strana 17

18 kliknutím na záložce Vložení - skupina Ilustrace - Klipart. V pravé části dokumentu se objeví podokno úloh. Pokud se nabídka obrázků nezobrazí rovnou, klikněte ještě na tlačítko Hledat a pak už jen vybírejte. Kliknutím na vybraný Klipart ho vložíte do dokumentu na stávající pozici kurzoru. Změnu velikosti a obtékání nastavíte úplně stejně jako u obrázku. Aktivní klipart má též stejné Nástroje. Vložení WordArtu - nástroje WordArt je grafické písmo a pomůže ozdobit váš dokument. Kliknutím na záložku Vložení - skupina Text - WordArt se zobrazí galerie návrhů s různými grafickými styly. Vyberte si styl, který se Vám líbí, v okně Upravit text zapište jednoduchý text, který se následně převede do grafické podoby. Opět nezapomeňte na velikost, pozici a obtékání, pokud je potřeba. I u tohoto objektu (pokud je aktivní) se objeví karta Nástroje WordArtu - Formát, kde nastavíte vše potřebné. Vložení SmartArtu - nástroje SmartArt je diagram graficky znázorňující organizační schéma. Z karty Vložení skupina Ilustrace - SmartArt otevřeme okno, kde si vybereme typ schématu. Zaktivněním diagramu dojde i v tomto případě k zobrazení další karty Nástroje pro obrázky SmartArt s Návrhem a Formátem. I zde lze diagram různě formátovat a přidávat mu další pozice, měnit styl a formátovat text. Strana 18

19 4.2 Cvičení pro zvídavé: Organizační schéma SmartArt Úkol Zadání: Tyto cvičení jsou zaměřena pouze na vytvoření Organizačního diagramu nebo schématu. V nové verzi MS Word je diagram pojmenován jako SmartArt. Vyzkoušejte si, co všechno dokáže. Organizační schéma.pdf Organizaèní schéma vytvořené ještě ve verzi Word 2003 Úvod do ekonomie.pdf Úvod do ekonomie s použitím SmartArtů ve verzi Word 2007 Soubory jsou uloženy ve formátu pdf. K jejich otevření musíte mít nainstalovaný Acrobat Reader. Pokud ho nemáte, stáhněte si ho například na Hypertext - anebo odkazy se nám nevyhnou ani ve Wordu. Vložení hypertextového odkazu - nástroje Hypertextový odkaz je odkazem, jaký běžně známe z internetu, jedním klikem nás přesune na jiné místo. Do našeho textu ho vložíme buď přímo, to znamená zápisem ve tvaru a nebo pomocí funkce na záložce Vložení - skupina Odkazy Hypertextový odkaz. Výhodou tohoto vložení je možnost volby odkazu rovnou, buď na Strana 19

20 Existující soubor nebo webovou stránku, nebo na Místo v tomto dokumentu, nebo Vytvoření nového dokumentu anebo na Existující ovou adresu. 1. Existující soubor nebo webovou stránka je vlastně stejná volba jako zápis jen si můžete opravit, jak se odkaz bude zobrazovat. 2. Místo v tomto dokumentu využijete v případě, že máte opravdu veliký a dlouhý dokument a potřebujete (např. z obsahu) vytvořit odkaz na stránku, která je úplně na konci dokumentu. Nejprve na té stránce vložte Záložku (karta Vložení - skupina Odkazy - ikonka Záložka) a pojmenujte ji, následně se přesuňte zpět do obsahu, kde vložíte odkaz právě na tuto Záložku. V dokumentu se pak přesuneme na odkaz stisknutím klávesy Ctrl a levého tlačítka myši. 4.4 Tabulka, textové pole, rovnice Vložení tabulky - nástroje Jednoduchou tabulku vložíme z karty Vložení - skupina Tabulky - Tabulka - volba Vložení tabulky. Zadáme počet sloupců a počet řádků a pak se jen rozhodneme, budeme-li tabulku chtít přes celý řádek (Pevná šířka sloupce), nebo jen úzkou, kterou bude obtékat text (Přizpůsobit obsahu). I objektu jako je Tabulka (pokud je aktivní) se zobrazí karta Nástroje Tabulky s Návrhem a Rozložením. V Návrhu se nejvíce bude hodit Styl tabulky, který dodá naší tabulce profesionální vzhled a v Rozložení využijeme nejvíce skupinu Řádky a sloupce, kde můžeme přidávat a odebírat sloupečky a řádky. Ve skupině sloučit lze sloučit označené buňky, nebo je naopak rozdělit. Skupina Zarovnání nabízí jak svislý (nahoru, na střed, dolu) tak i vodorovný (doleva, na střed, doprava) způsob zarovnání textu uvnitř jednotlivých buněk. Strana 20

21 Tabulka jako jediný objekt nejde odstranit klávesou Delete (odstranili byste tak jen obsah jednotlivých buněk), nejjednodušším způsobem je funkce ve skupině Řádky a sloupce - Odebrat - Odstranit tabulku a nebo použijte klávesovou zkratku Shift + Delete. Vložení textového pole - nástroje Textová pole jsou pole libovolné velikosti a tvaru, umístěná jako objekty nezávisle na text v dokumentu. Používají se většinou na vložení doplňujících poznámek do dokumentu, předdefinované vypadají moc pěkně a jejich použití je praktické. Vložíme je z karty Vložení - skupina Text - Textové pole výběrem na předdefinované textové pole. Textové pole se vloží a zobrazí se k němu také karta Nástroje textového pole - Formát. Zde upravujeme styl textového pole a samozřejmě i oblíbené obtékání textu, pokud ho požadujeme. Textové pole se chová jako každý jiný objekt, jen s tím rozdílem, že "objektem" je pouze rám, vnitřek textového pole se chová jako obyčejný text. Vložení rovnice, symbolu - nástroje Někdy potřebujeme do dokumentu vložit rovnici. Není to nic složitého, ze záložky Vložení - skupina Symbol - Rovnice se vloží buď předdefinované, nebo se zobrazí nová karta Nástroje rovnic, kde vybereme ze skupiny Struktury libovolnou a kliknutím do ní vložíme hodnoty. Strana 21

22 Nezapomínejme, že i rovnice je objektem a tak po aktivaci objektu dojde k zobrazení karty Nástroje rovnic - Návrh. 4.5 Automaticky vytvořený obsah Vložení automaticky generovaného obsahu Při psaní delšího textu, kde k nadpisům a názvům kapitol používáme víceúrovňový seznam, většinou požadujeme kvůli lepší orientaci obsah. Word nám nabízí elegantní řešení ve formě automaticky generovaného obsahu. Vytvoříme ho tak, že se kurzorem přesuneme na začátek dokumentu a na kartě Odkazy - skupina Obsah - Obsah vybereme předdefinovaný styl obsahu. Word díky použitému Víceúrovňovému seznamu (kapitoly, nadpisy, oddíly) vygeneruje sám obsah. Ikonka Obsah - Vložit obsah umožňuje nastavení počtu úrovní a dokonce i změnu vodících linek k číslům stránek. Nebojte se do dokumentu i nadále zapisovat text a měnit nebo přidávat kapitoly. Kliknutím pravého tlačítka myši na automaticky generovaný obsah, vyberte funkci Aktualizovat tabulku. Buď můžete aktualizovat celou tabulku i s nadpisy, nebo jen čísla stránek. Je to na Vás. Pokud jste v dokumentu nepoužívali styl víceúrovňového seznamu, nepůjde Vám obsah vygenerovat. Měli jste zbytečně moc práce s formátováním nadpisů a podnadpisů a ještě nevyužijete generování obsahů. Pozor na to a využívejte styly! Jsou tam od toho, aby vám usnadnily práci! 4.6 Grafy ve Wordu? Není problém Vložení grafu, popř. jiného objektu mimo Word Naštěstí lze do Wordu vkládat nádherné grafy a tabulky, které jinde než v Excelu nevytvoříme. Jednoduchým kopírováním Ctrl+C a vložením Ctrl+V vložíme z Excelu Strana 22

23 označenou tabulku, nebo graf, do Wordu. Připravíme se tak, ale o jednu praktickou funkci, takže si ukážeme ještě jeden způsob. V Excelu si označíme tabulku, kterou chceme kopírovat a stiskneme Kopírovat (Ctrl+C). Přepneme se do Wordu, umístíme kurzor na libovolnou pozici v textu a klikneme na kartě Domů - skupina Schránka - Vložit jinak. Jak jinak? Tabulku jako List aplikace Excel a graf při stejném postupu jako Graf aplikace Excel. Při této volbě máme k dispozici funkci Vložit propojení, které vždy zaručí, že tabulka (graf) ve Wordu bude aktuální stejně jako v Excelu (kdyby ho v Excelu náhodou někdo změnil.-) Této funkce se využívá ve větších organizacích, kde v Excelu jsou pravidelně aktualizovaná data a do Wordu je kopírujeme, když s nimi potřebujeme pracovat i jinak, v textu. Samozřejmě funkci Vložení propojení nemusíme použít, přesto zachovávejte postup Kopírovat a Vložit jinak. Tímto se tabulka nepřevede do Wordu, ale zůstane "Excelovská" a vy tak využíváte i nadále výhody Excelu (např. použití vzorců v buňkách). 4.7 Cvičení na pokračování 2 Tentoktát naše cvičení dotáhneme do zdárného konce! Zadání: Přiložený soubor Ve starém Mostě si vytiskněte a zkuste si všechny formátovací funkce, které jsme se naučili v této kapitole. Pokud jste toto cvičení již vypracovali v minulé kapitole, máte ulehčenou práci. Soubor si stáhnete ve formátu pdf. K jeho otevření musíte mít nainstalovaný Acrobat Reader. Pokud ho nemáte, stáhněte si ho například na Strana 23

24 5.1 Hromadná korespondence Zvládnutí hromadné korespondence není nadlidský úkol. Ve Wordu se dají najít i složitější funkce.-) Ale jak ovládnout dva soubory najednou a ještě je spolu propojit? V tomto studijním článku najdete odpověď. Hromadná korespondence nám slouží k organizování dat a propojením je s dokumenty. Představte si, že máte seznam adres klientů a potřebujete všem poslat pozvánku na seminář. Jednoduchým způsobem oba soubory propojíme a použijeme při tom právě dostupné funkce hromadné korespondence. Hlavní dokument a slučovací pole Hlavním dokumentem pro nás bude již vytvořený dokument, popřípadě si vytvoříme dokument nový. Mějme na paměti, že budeme do dokumentu vkládat slučovací pole, to jsou názvy polí v našem seznamu adres, které nám sloučí dokument s naším adresářem. Na kartě Korespondence - skupina Spustit hromadnou korespondenci ikonkou Spustit hromadnou korespondenci vybereme hlavní dokument. Hlavním dokumentem pro nás bude Dopisy popřípadě Obálka (záleží, co budeme chtít s adresami slučovat). Zdroj dat - seznam příjemců Na kartě Korespondence - skupina Spustit hromadnou korespondenci - ikonkou Vybrat příjemce si vybereme buď již hotový seznam adres (dle dialogového okna a názvu souboru), ale pokud ho nemáme, musíme Zadat nový seznam. V otevřeném okně máme již přednastavenou databázi s položkami, které jsou nejčastěji používané. Samozřejmě si přidejte nové položky, popřípadě odeberte stávající tak, aby výsledná databáze odpovídala Vašim požadavkům. Pak už jen díky kurzoru naplňte databázi údaji a uložte. Strana 24

25 Slučovací pole Slučovací pole jsou názvy položek, které jsme použili v databázi. Teď je jen vložíme do hlavního dokumentu (nebo na obálku), abychom mohli oba zdroje propojit. Na kartě Korespondence - skupina Zapsat a vložit pole - ikonkou Vložit slučovací pole se zobrazí okno, které obsahuje všechny naše položky. Jednoduchým výběrem a kliknutím na Vložit se pole Vloží na místo, kde v textu máme umístěný kurzor. TIP! Slučovací pole jsou názvy polí v seznamu příjemců, ale i přesto je to stále text, který se dá formátovat. Když na slučovací pole kliknete a bude aktivní, můžete použít formátovací funkce (tučné písmo, velikost, typ, barva a zarovnání textu a podobně). Náhled výsledků Jsme skoro hotovi, tak si prohlédneme a pokocháme výsledky. Kliknutím na Náhled výsledků se zobrazí místo slučovacích polí vložené záznamy. Klikáním na šipky u čísla záznamů se posouváme po záznamech. Využít také můžeme funkce hledání Najít příjemce. Strana 25

26 Sloučení hlavního dokumentu a zdroje dat (do dokumentu, na tiskárnu, nebo odeslání mailem) Sloučením hlavního dokumentu a zdroje dat (seznamu příjemců) dostaneme tolik kopií dokumentu (nebo obálek) kolik máme příjemců. Ne vždy je tohle právě vhodné řešení a tak volbami u funkce Dokončit a sloučit upravíme výsledek. Volbou upravovat jednotlivé dokumenty nastavíme úpravu pro všechny, nebo jen pro vybraná čísla záznamů (vytvoří se tak nový dokument, kde jednotlivé adresy půjdou po sobě). Pokud tedy sloučíme jednu stránku pozvánky na seminář se seznamem příjemců, který obsahuje 5 adres, vznikne sloučením dokument o 5ti stránkách, kde každý adresát bude mít svou pozvánku. Volbou Tisk dokumentů se dokumenty s adresami rovnou vytisknou. I zde platí, že buď všechny, nebo jen volitelné záznamy. Volbou odeslat ové zprávy se dokumenty rovnou odešlou, ale je zde podmínka, že jedno z polí musí vždy obsahovat ovou adresu. TIP! Hromadná korespondence šetří Váš čas. Při tisku obálek používejte stále jeden a ten samý seznam příjemců. TIP! Seznam příjemců si udržujte aktuální a používejte jen ty adresy, co opravdu potřebujete. Výhodou je, že jeden seznam příjemců můžete použít na jakýkoliv počet dokumentů, stačí Vám tak jeden, popřípadě dva odlišné seznamy a tvoříte tak pouze hlavní dokument (nebo obálku). 5.2 Pro odvážné a zvídavé Hromadná korespondence šetří Váš čas. Při tisku obálek používejte stále jeden a ten samý seznam příjemců. Seznam příjemců si udržujte aktuální a používejte jen ty adresy, co opravdu potřebujete. Výhodou je, že jeden seznam příjemců můžete použít na jakýkoliv počet dokumentů, stačí Vám tak jeden, popřípadě dva odlišné seznamy a tvoříte tak pouze hlavní dokument (nebo obálku). Seznam příjemců můžete naimportovat z údajů programu MS Outlook, zaleží na vás, jestli seznam udržujete funkční. Seznam příjemců lze také vytvořit z tabulky z Excelu. Fantazii se meze nekladou Strana 26

27 5.3 Cvičení pro zvídavé: Hromadná korespondence Tentokrát si procvičíme vytvoření dokumentu a jednoduché databáze pro použití funkcí hromadné korespondence. Zadání: (Toto cvičení je zaměřené na sloučení dvou dokumetů - princip hromadné korespondence. Jedním z dokumentů je HLAVNÍ DOKUMENT, který obsahuje slučovací pole. Druhý dokument je databáze, nebo tabulka s daty.slučovací pole jsou názvy polí tabulky, která obsahuje potřebné informace) Vyberte si způsob práce, jaký Vám vyhovuje. Na výběr máte dvě možnosti, jak cvičení vypracovat 1. Stáhněte si v kurzu hlavní dokument jako předlohupozvánka.pdf a vypracujte ho ve Wordu. Následně k němu vytvořte databázi s libovolným seznamem příjemců dle slučovacích polí uvedených v dokumentu. Vytvoříte tak dva soubory a oba posléze sloučíte pomocí funkce Dokončit a sloučit - Upravovat jednotlivé dokumenty. 2. Jako jednodušší alternativa k předchozímu cvičení je stáhnutí již hotového hlavního dokumentu Pozvánka.docx a k němu i databáze (seznam příjemců) Adresy.mdb Databázi (seznam příjemců) můžete uložit do složky Dokumenty/Zdroje dat. Samozřejmě propojení obou dokumentů provedete úplě stejně, jen si ušetříte čas a nebudete muset vytvářet oba soubory. Soubor si stáhněte ve formátu pdf. K jeho otevření musíte mít nainstalovaný Acrobat Reader. Pokud ho nemáte, stáhněte si ho například na Strana 27

28 7 Zdroje Zde uvádím zdroje, ze kterých jsem čerpala obrázky: < < < technet.idnes.cz < < < < < < < < < top-windows-tutorials.com < < < < < < < < < < < < Strana 28