Tým zázemí Má na starost a zajistí, aby bylo připraveno:

Transkript

1 Tým zázemí Má na starst a zajistí, aby byl připraven: ubytvání levné (ideálně škla) 5 tříd na spaní spaní na zemi, na karimatkách, ppř. pár matrací (žíněnek) pr zájemce (z řad starších bratrů a sester) 4 třídy na prgram (klasické) zajistit smluvu a dmluvit s prgramvým týmem její pdepsání (smluva bude na KVS, pdepisuje hlavní kapitán) 1 sál pr všechny dmluvit se ve škle na způsbu úklidu, zásbvání taletním papírem, dle mžnstí zpřístupnit sprchu míst pr JUN (ppř. Liman sprt) v místě, kudy všichni prcházejí, ale aby nevadil a aby nakupující nerušili prgram 3 stly (lavice) + připjení na 220V pkud je d mžnéh místa parkvání k místu prdeje dalek, zajistit pár lidí na pmc s vykládáním zbží vyhradit míst pr registraci (na páteční večer) cca 3 stly (lavice) + židle, připjení na 220V vyhradit míst pr přezuvání, ppř. dlžení bund je mžné ubytvat dděleně účastníky s malými dětmi? značit každu místnst názvem (rzvěsit před příjezdem účastníků) dle místních řek a jinéh vdstva atd., neb dle fantazie udělat plánek (ppř. seznam s ppisem), kde c je zajistit sbu, která bude mít na starsti klíče d škly a umžní vstup a dchd ze škly (jedná se hlavně večerní hdiny d kdy bude tevřen a situaci, kdy prbíhá veškerý prgram mim šklu) zajistit člvěka, který se bude v neděli dpledne lučit s dcházejícími účastníky a vybírat jmenvky, příp. zpětné vazby 1

2 METODICKÝ SEMINÁŘ VODNÍCH SKAUTŮ vytvřit předem mapku, kudy se dstat na míst (autem, veřejnu dpravu kudy, jaké lístky kupit, kde parkvat) prgramvý tým ji předem rzešle účastníkům a dá na web dle vlastníh uvážení vytvřit a rzmístit něklik směrvek (kudy ke škle) pr snadnější rientaci příchzích + značit samtnu budvu stravvání jídla pátek: večeře sbta: snídaně, běd, večeře neděle: snídaně, běd zjistit cenu jídla a jídelníček v rámci mžnstí dmluvit k jídlu vce a zeleninu dmluvit časy vydávání jídel dle pžadavků prgramu výdej na stravenky pr kntrlu pčtu vydaných jídel (stravenky zajišťuje prgramvý tým dle pčtu přihlášek, tzn. budu vytištěné a účastníci je dstanu při registraci na místě) dpředu nahlásit prgramvému týmu, d kdy ptřebuje znát pčty strávníků ten ddá pčty dle přihlášek zajistit čaj/šťávu nejlépe p celu dbu srazu infrmace: v přihlášce se zaškrtává každé jídl zvlášť, aby byl přehled, klik lidí bude jíst které jídl (také kvůli příjezdům a djezdům účastníků), tt nebude mít vliv na výši účastnickéh pplatku (nebudeme vracet např. za jedn nevyužité jídl) bufet psezení (ddělené d prgramvých prstrů, hlavníh sálu) p celu dbu trvání srazu srtiment dle uvážení a mžnstí infrmvat se u prgramvéh týmu na zkušensti z minulých srazů zisk i ztráta je na týmu zázemí 2

3 jedna sba zdpvědná za kmunikaci s prgramvým týmem minimálně jednu za dva dny kntrluje v dpledních neb večerních hdinách se jí lze dvlat prgram, který může zajistit tým zázemí (pkud má zájem) 1 blk pznávání klí rzmyslet ptřebný čas na realizaci, příp. přepravu účastníků, cenu vstupnéh, klik sb může jít najednu jar vdní prgram záleží na mžnstech divká vda, kanál, sjezd řeky, plachtění, terie... pdzim ples zajištění místa sálu (zjistit cenu prnájmu, výzdbu sálu) bčerstvení alkhl na zvážení a dle mžnstí p dmluvě s prgramvým týmem zajistit prgram plesu hudba kapela, v hrším případě reprdukvaná zajistit zvučení zajistit přesun účastníků na ples a z plesu + mžnst dřívějšíh návratu d škly vyplnit k výše uvedeným prgramům nline frmulář pr lektry s infrmacemi prgramu vybavení zvučení sálu wifi (není nutnst, ale pkud je mžnst, prsíme zprvznění) min. 2 dataprjektry + plátn (či jiná prmítací plcha) zjistit, zda je mžnst tiskárna zjistit, zda je mžnst, není nezbytně nutná prdlužvačky, rzdvjky v dstatečném mnžství 3

4 METODICKÝ SEMINÁŘ VODNÍCH SKAUTŮ Prgramvý tým Má na starst a zajistí, aby byl připraven: prgram srazu vytváření becné kncepce prgramu srazů sestavení prgramu d blků časvé rzvržení zajištění lektrů a kmunikace s nimi vyjednání knání mdulvé kapitánské zkušky registrace přihlášky nline správa a vývj registračníh systému dle registrace zajištění jmenvek, stravenek, ptvrzení přijetí platby sledvání zaplacení zálh + zaznamenávání d systému kmunikace s účastníky před srazem ptvrzení přijetí přihlášky a dšlé platby řešení zvláštních pžadavků apd. rzeslání suhrnných infrmací ke srazu registrace při příjezdu materiál dplatky rzdání jmenvek, prgramů pdpisy účastníků na prezenční listinu kancelářské ptřeby - nůžky, izlepy, flipchart/balicí papír, fixy (dle ptřeb jedntlivých prgramů), badge sepsání pžadavků lektrů na materiál a místnsti (ppř. zadání rganizátrům neb zajistí prgramvý tým) tisk jmenvky + malé prgramy d jmenvek velký prgram na stěnu prjekt a hlášenka na OVČIN 4

5 hdncení prgramu během srazu zázemí p srazu, nline frmulář na webu HKVS prpagace srazu články d ekp (před a p srazu) články na web HKVS a Křižvatku přímé slvení ddílů VS letáček pzvánka na sraz Obecně během příprav alespň 1 schůzka prgramvéh týmu a týmu zázemí finance dle dhdy zajistí zázemí neb prgramvý tým účtvání v bu případech přes KVS rzpčet ubytvání zjistit cenu a infrmvat prgramvý tým stravvání zjistit cenu a infrmvat prgramvý tým dprvdné aktivity (v případě bazénu atd.) zdpvídá a pčítá tým zázemí tým zázemí ddá minimálně 1,5 měsíce před termínem srazu infrmvat prgramvý tým způsbu a termínu platby (převdem na účet, htvě,, na místě, fakturu, ) cestvní příkazy (pr lektry a HKVS) zdpvídá tým prgramu materiál (kancelářské ptřeby atd.) zdpvídá tým prgramu vybírání peněz na místě (dplatek) vyúčtvání 5