Elektronická spisová služba

Univerzitní informační systém Univerzita Konštantína Filozofa v Nitre Elektronická spisová služba Svazek 19 Verze: 0.49 Datum: 11. března 2016 Autor: Jitka Šedá, Martin Tyllich

Obsah Seznam obrázků 5 1 Základní pojmy 9 2 Evidence a zpracování spisů a dokumentů 11 2.1 Koloběh dokumentů ve spisové službě.................... 11 2.2 Hromadné operace se spisy ve spisové službě................ 11 2.3 Hromadné operace s dokumenty ve spisové službě............. 12 2.4 Základní informace o uzlu........................... 13 2.5 Nový spis.................................... 13 2.6 Nový dokument................................. 14 2.7 Dokumenty k příjmu.............................. 16 2.8 Vrátit dokument do oběhu.......................... 18 2.9 Spisy a dokumenty přijaté ke zpracování.................. 18 2.10 Zpracované dokumenty............................ 21 2.11 Dokumenty na cestě............................. 25 2.12 Nastavení spisového uzlu........................... 25 2.13 Tisk sestav................................... 28 3 Nastavení spisové služby 29 3.1 Evidence spisových uzlů............................ 29 3.2 Evidence podacích deníků........................... 30 Rejstřík 33 3

Seznam obrázků 1: Hromadné vložení dokumentů do šanonu................... 12 2: Základní informace o uzlu........................... 13 3: Nový spis..................................... 14 4: Nový dokument................................. 15 5: Dokumenty k příjmu.............................. 16 6: Podrobnosti o individuálně přijímaném dokumentu............. 17 7: Dokumenty k zpracování............................ 19 8: Podrobnosti o zpracovávaném dokumentu.................. 19 9: Zpracování dokumentu............................. 20 10: Nastavit navazující dokument......................... 21 11: K odeslání v rámci školy............................ 22 12: Odesláno v rámci univerzity na jiný spisový uzel.............. 23 13: Odesláno mimo univerzitu........................... 24 14: Dokumenty vyřízené a uložené u nás..................... 24 15: Dokumenty na cestě ke zpracování na jiném uzlu.............. 25 16: Nastavení správců spisového uzlu....................... 26 17: Nastavení adres externích adresátů...................... 27 18: Evidence spisových uzlů............................ 29 19: Evidence podacích deníků........................... 31 5

Vážení uživatelé, devatenáctý svazek je věnován elektronické spisové službě. Elektronická spisová služba (esps) je určen zejména zaměstnancům zabývajících se evidencí a zpracováním spisů a dokumentů vytvořených na Univerzitě Konštantína Filozofa v Nitre nebo doručených na naši univerzitu z externích míst. Ve spisové službě je zaznamenáván postup jednotlivých spisů přes spisové uzly až po jejich uložení v posledním uzlu. Evidován je způsob předání a zpracování dokumentů, jejich uložení a případné výpůjčky, kontrolován je termín, kdy je dokumenty třeba zaarchivovat či skartovat. Elektronická spisová služba Univerzity Konštantína Filozofa v Nitre je rozdělena na několik aplikací umožňujících evidenci a postupné zpracování spisů a dokumentů, zobrazení přehledu všech evidovaných spisů a dokumentůvyhledávání evidovaných spisů a dokumentů a nastavení správců spisového uzlu či adresáře, který urychluje výběr cílů ve zpracovávaném dokumentu. Ing. Jitka Šedá, Ing. Martin Tyllich a kol. 7

1 Základní pojmy Elektronická spisová služba se zabývá evidencí spisů a dokumentů doručených na univerzitu nebo vytvořených na univerzitě. O dokumentu jsou evidována popisná data, přiložena může být i elektronická verze dokumentu a zaznamenána návaznost na jiné dokumenty. Cílem elektronické evidence je zefektivnění práce se spisy a dokumenty, řízení toku dokumentů, dohledatelnost operací provedených s jednotlivými dokumenty, jednodušší sdílení informací o dokumentech, zabezpečení včasného vyřízení a kontrola stavu vyřízení dokumentů. Archivace ve skartačním řízení se podle nastavené skartační lhůty dokumenty zařazují do archivu. Cyklus dokumentu dokument při evidenci prochází několika fázemi, při kterých jsou postupně provedeny činnosti, jako je zaevidování, zpracování, archivace a skartace dokumentu (podrobnější popis včetně návaznosti na aplikace spisové služby je na straně 11). Číslo jednací umožňuje sledovat návaznost dokumentu na předchozí nebo následující dokument spisu. Přiděluje se automaticky při založení dokumentu, nebo může být zvoleno z předgenerovaných čísel spisu Tvar čísla jednacího je následující: kód_pod_deníku-rok-poř_číslo_spisu/poř_číslo_záznamu-poř_číslo_ve_spisu:kód_pracov. Spis spisy slouží jako složka dokumentů, každý dokument musí být zařazen do některého z existujících spisů, spis může obsahovat jeden i více dokumentů. Dokument dokumentem může být každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam v analogové či digitální podobě. Dále jsou spisy označovány spisovými a skartačními znaky. Každý dokument musí být zařazen právě v jednom spisu. Skartace ve skartačním řízení se podle nastavené skartační lhůty vyřazují nadále nepotřebné dokumenty. Spisový uzel spisový uzel se váže k pracovišti, každé pracoviště má nejvýše jeden spisový uzel. Každé pracoviště je samo spisovým uzlem nebo pod nějaký spadá. Hierarchie uzlů odpovídá hierarchii pracovišť Univerzity Konštantína Filozofa v Nitre. Do spisového uzlu má automaticky přístup vedoucí pracoviště a sekretářka, dále osoby, které vedoucí nebo sekretářka zaevidují jako dalšího správce uzlu. Šanon elektronická obdoba kancelářského šanonu pro evidenci elektronických dokumentů. Šanony se evidují v aplikaci Evidence interní dokumentace pracoviště, která je z Osobní administrativy dostupná každému vedoucímu pracoviště (více v 1. svazku dokumentace s názvem Všichni uživatelé). Šanony jsou využívány i pro potřeby spisové služby, dokumenty lze do zvoleného šanonu vkládat v aplikacích spisové služby K zpracování, Vyřízeno. Zaevidování spisu zaevidování spisu provádí pověřená osoba daného spisového uzlu, která do spisovny zaznamená popisné informace o spisu, nastaví spisový znak a případně připraví čísla jednací pro budoucí dokumenty spisu. Zaevidování dokumentu zaevidování dokumentu provádí pověřená osoba daného spisového uzlu, která do spisovny zaznamená popisné informace o dokumentu, včetně adresáta a odesílatele, přiloží elektronickou verzi dokumentu, včetně příloh. 9

1 ZÁKLADNÍ POJMY Zpracování spisu zpracování zahrnuje veškeré potřebné operace se spisem, jako je například předání spisu adresované osobě, odeslání vytvoření kopie, zanesení fyzických změn, přeposlání na jiný spisový uzel. Způsob založení určuje způsob založení dokumentu. Dokument může vzniknout standarní cestou, kdy jej uživatel založí na svém spisovém uzlu ručně a doplní k němu odpovídající paramentry a přílohy; nebo může být dokument založen jako tiskový výstup z některé z agend UIS (typicky studijní evidence nebo přijímací řízení). V tomto případě jsou některé atributy dokumenty automaticky doplněny (např. název, počet stran, adresát) a je možné je změnit. 10

2 Evidence a zpracování spisů a dokumentů Evidence a zpracování dokumentů probíhá v aplikaci Elektronická spisová služba umístěné v Osobní administrativě UIS, kde mají určená pracoviště založen vlastní spisový uzel. V portálovém menu aplikace jsou uvedeny odkazy k provádění jednotlivých činností s dokumentem a spisem. V kapitole je uveden koloběhspisů a dokumentů, hromadné operace se spisy a dokumenty na spisovém uzlu, které s nimi lze provádět, a popsány jsou jednotlivé aplikace Elektronické spisové služby. 2.1 Koloběh dokumentů ve spisové službě Postup spisů a dokumentů zaevidovaných ve spisové službě Univerzity Konštantína Filozofa v Nitre je následující: Koloběh spisu a dokumentu na spisovém uzlu po přijetí je nový dokument zaevidován v aplikaci Nový dokument a vložen do některého z předem založených spisů (viz strana 14). V případě spisu přijímaného z jiného spisového uzlu se spis převezme v aplikaci K příjmu (viz strana 16). Následně je spis k dohledání v aplikaci K zpracování (viz strana 18), kde lze zvolit operaci pro zpracování spisu nebo jej označit za vyřízený a tím ho přesunout do aplikace Vyřízeno (viz strana 21). Spis, který byl předán k dalšímu zpracování na jiný spisový uzel a zde ještě nebyl přijat, lze dohledat v aplikaci Na cestě (viz strana 25). Spisy odesílané mimo univerzitu spisy odesílané externímu příjemci jsou na spisovém uzlu označeny k odeslání mimo univerzity. Spisy jsou následně k dohledání v aplikaci Vyřízeno Odesláno mimo (viz strana 23). Fyzické odeslání dokumentu externímu příjemci je zajišťováno dle interních pravidel univerzity. 2.2 Hromadné operace se spisy ve spisové službě V následujícím výčtu jsou uvedeny hromadné operace, které lze provádět se spisy uloženými v aplikacích spisové služby (není-li uvedeno jinak, lze operace provést v aplikaci K zpracování viz strana 18): Označit za vyřízené a přesunout do složky Vyřízeno umožňuje označit spisy za vyřízené a automaticky je přemístit do aplikace Vyřízeno (viz strana 21). Označit za neúřední dokument umožňuje označit spisy za neúřední a přemístit jej do aplikace Vyřízeno Uloženo u nás(viz strana 21). Označit jako odeslané mimo univerzitu umožňuje označit spis jako odeslaný externímu příjemci mimo univerzitu. Spis bude automaticky přesunut do sekce Vyřízeno Odesláno mimo. Upravit datum vyřízení spisu umožňuje posunout platnost termínu zpracování spisu. Stisknutím tlačítka se zobrazí pole pro uložení nového termínu vyřízení, termín bude platný pro všechny označené spisy. Vložit do šanonu umožňuje spisy zařadit do šanonu včetně všech dokumentů zařazených ve spisu. Stisknutím tlačítka se zobrazí seznam čísel jednacích označených 11

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ spisů, které mají být zařazeny do šanonu zvoleného v číselníku. Vložení se potvrdí tlačítkem Vložit dokumenty do šanonu. Číselník obsahuje názvy šanonů založených a evidovaných v aplikaci Interní dokumentace pracoviště, kterou lze dohledat v Osobní administrativě v sekci eagenda. Nastavit navazující spis umožňuje nastavit spis, na který označené spisy navazují. Odeslat v rámci univerzity umožňuje odeslat označené spisy na zvolený spisový uzel, zvolené osobě nebo osobě podle její funkce (rektor, kvestor, děkan, proděkan nebo tajemník určité fakulty, vedoucí určitého ústavu, sekretariát rektora nebo fakulty či určitého ústavu atd.). Přeprotokolovat čísla jednací do aktuálního roku operace vytvoří kopii spisu včetně všech dokumentů a tuto kopii uzavře. Stávajícímu spisu je přiřazeno nové číslo jednací, dokumenty zůstávají beze změny. Nakonec dojde vytvoření reference mezi stávajícím spisem a uzavřenou kopií. Přidělit na našem uzlu umožňuje označené spisy přiřadit osobě nebo funkci, která spadá pod daný spisový uzel. Uzavřít spisy po uzavření jsou spisy převedeny do záložky Vyřízeno Uzavřeno. Operace je dostupná pouze v záložce Uloženo u nás a Odesláno mimo. Zveřejnit do dokumentového serveru umožňuje označené spisy vystavit do určené složky v dokumentovém serveru. Vystaveny budou všechny dokumenty, které jsou ve spisu zařazeny. 2.3 Hromadné operace s dokumenty ve spisové službě V následujícím výčtu jsou uvedeny hromadné operace, které lze provádět s dokumenty uloženými v aplikacích spisové služby (není-li uvedeno jinak, lze operace provést v aplikaci K zpracování viz strana 18): Odeslat přímo internímu příjemci umožňuje hromadné odeslání vybraných dokumentů na cílový spisový uzel. Upravit datum vyřízení dokumentu umožňuje posunout platnost termínu zpracování dokumentu. Stisknutím tlačítka se zobrazí pole pro uložení nového termínu vyřízení, termín bude platný pro všechny označené dokumenty. Vložit do šanonu umožňuje dokumenty zařadit do šanonu. Stisknutím tlačítka se zobrazí seznam čísel jednacích označených dokumentů, které mají být zařazeny do šanonu zvoleného v číselníku. Vložení se potvrdí tlačítkem (obr. 1). Číselník obsahuje názvy šanonů založených a evidovaných v aplikaci Interní dokumentace pracoviště, kterou lze dohledat v Osobní administrativě v sekci eagenda. Obrázek 1 Hromadné vložení dokumentů do šanonu 12

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ Přidělit na našem uzlu umožňuje označené dokumenty přiřadit osobě nebo funkci, která spadá pod daný spisový uzel. Obrázek 2 Základní informace o uzlu Rozeslat hromadně kopie dokumentů operace vytvoří potřebné množství kopií vybraných dokumentů a rozešle je vybrané skupině adresátů. Definice skupin adresátů probíhá v nastavení spisového uzlu (viz strana 26). Zveřejnit do dokumentového serveru umožňuje označené dokumenty vystavit do určené složky v dokumentovém serveru. 2.4 Základní informace o uzlu V aplikaci Úvod jsou uvedeny základní informace o aktuálně používaném uzlu spisové služby, kromě informace o typu uzlu je zde zobrazen souhrn spisů a dokumentů uzlu ve stavu čekajících na převzetí, zpracování, přesunutí do spisovny a přesunutí na skartaci. Pokud se v uvedených stavech nacházejí nějaké spisy a dokumenty lze kliknutím na ikonu v odpovídajícím řádku (obr. 2) zobrazit jejich seznam v příslušné aplikaci. 2.5 Nový spis Aplikace Nový spis obsahuje formulář pro založení nového spisu do Elektronické spisové služby s veškerými nutnými údaji (obr. 3). Podbarvené položky formuláře jsou pro založení spisu povinné. Jednotlivé položky formuláře jsou: Věc název spisu. Podací deník označení podacího deníku. Způsob vyřízení umožňuje vložit informace o tom, jak dokument zpracovat. Tyto informace jsou následně zobrazovány v záložce K zpracování. Datum doručení/vytvoření datum doručení nebo vytvoření spisu. Popis stručný popis obsahu spisu. Spisový znak spisový znak označuje jednotlivé skupiny spisů podle jejich obsahu, volí se z číselníku. Podle přiřazeného znaku je automaticky stanovena doba skartace dokumentu. 13

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ Obrázek 3 Nový spis Založení nového spisu se dokončí stisknutím tlačítka Uložit nový spis. Do založených spisů je možné, během vytváření a zpracování dokumentů, zařazovat konkrétní dokumenty. 2.6 Nový dokument Aplikace Nový dokument obsahuje formulář pro založení nového dokumentu do Elektronické spisové služby s veškerými nutnými údaji (obr. 4). Podbarvené položky formuláře jsou pro vložení dokumentu povinné. Zaškrtávací pole u názvu některých položek umožňuje zobrazit, resp. skrýt formulář pro jejich editaci, například položka Elektronické přílohy. Položky formuláře jsou: Věc název dokumentu. Datum doručení/vytvoření datum doručení nebo vytvoření dokumentu. Nadřazený spis slouží pro výběr spisu, do kterého má být dokument přiřazen. Číslo jednací jednací číslo dokumentu. Číslo je možné generovat automaticky z číselné řady přiřazené spisu, nebo je možné zvolit některé z volných čísel, které byly dříve pro spis předgenerovány v aplikaci pro tisk QR kódů (viz strana 21). Popis stručný popis obsahu dokumentu. Podací číslo podací číslo dokumentu. Počet listů počet listů dokumentu, do pole lze vyplnit číslo ručně nebo klikáním na hodnoty stupnice. Počet příloh počet příloh dokumentu, do pole lze vyplnit číslo ručně nebo klikáním na hodnoty stupnice. Spisový znak spisový znak označuje jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu, volí se z číselníku. Podle přiřazeného znaku je automaticky stanovena doba skartace dokumentu. 14

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ Obrázek 4 Nový dokument Způsob vyřízení umožňuje vložit informace o tom, jak dokument zpracovat. Tyto informace jsou následně zobrazovány v záložce K zpracování. Termín vyřízení termín, dokdy má být dokument zpracován. V záložce K zpracování se podle tohoto termínu zobrazuje platnost dokumentu, resp. doba do vypršení platnosti dokumentu. Odesílatel podle volby typu odesílatele se mění formulář pro jeho vložení. Pokud jsou v adresáři spisového uzlu nastaveny oblíbené uzly, často vybírané osoby či externí adresy (více o jejich nastavení na straně 26), nabízejí se ve formuláři přednostně. Pokud je součástí doručeného dokumentu číslo jednací, je možné ho vložit současně s odesílatelem. Vložit lze: interního odesílatele, kterého lze volit: * ze seznamu uzlů na prvním místě jsou uvedeny oblíbené uzly, další členění je hierarchické; * z oblíbených osob nebo dohledáním osoby mezi uživateli UIS; 15

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ * ze seznamu funkcí s osobami nebo seznamu funkcí bez osob; externího odesílatele, kterého lze vložit: * z adresáře, jehož obsah je předem definován; * jako novou poštovní adresu. Příjemce způsob vkládání příjemce je stejný jako u vkládání odesílatele, je možné vložit interního nebo externího příjemce. Neuvádí se číslo jednací. Při zadávání externího příjemce se volí typ zásilky (balík, doporučená, nedoporučená). Doplňující informace doplňující informací jsou navazující dokument a klíčová slova vystihující obsah dokumentu (ukládají se pro snadnější vyhledávání dokumentů). Maximální počet klíčových slov je 15. Elektronické přílohy pokud existuje elektronická podoba dokumentu nebo jiné elektronické dokumenty související s vkládaným dokumentem, lze je přes formulář dohledat v počítači a spolu s vyplněnými názvy je uložit. Formát není omezen. Přílohy jsou součástí dokumentu a jsou s ním předávány k dalšímu zpracování nebo k archivaci. Založení nového dokument se dokončí stisknutím tlačítka Uložit nový dokument. S vytvořeným dokumentem lze dále pracovat v záložce K zkracování. Prostřednictvím tlačítka Uložit nový dokument a zpracovat se založí nový dokument a následně je uživatel přesměrován na zpracování dokumentu (více na straně 20). Obrázek 5 Dokumenty k příjmu 2.7 Dokumenty k příjmu Aplikace K příjmu obsahuje spisy a dokumenty od interních nebo externích odesílatelů určené zvolenému spisovém uzlu, které dosud nebyly převzaty k dalšímu zpracování. Uživatel uzlu, jenž spisy a dokumenty převezme, se stává jejich správcem a může s nimi provést potřebné operace. Podrobnosti o spisu a dokumentu včetně příloh lze zobrazit kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. Přijaté spisy a dokumenty jsou uloženy v aplikaci K zpracování. Spisy a dokumenty lze přijmout individuálně kliknutím na ikonu ve sloupci Převzít (obr. 5) nebo hromadně po jejich zatržení tlačítkem Převzít dokumenty. Tlačítkem Označit za neúřední dokument je možné vybrané dokumenty označit za neúřední a přesunout je tak do aplikace Vyřízeno Uloženo u nás(viz strana 21) 16

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ Obrázek 6 Podrobnosti o individuálně přijímaném dokumentu 17

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ Při individuálním přijetí jsou zobrazeny podrobnosti spisu, spisy, z nichž spis vychází a na něž navazuje, a lze otevřít přiložené přílohy. Na konci stránky jsou umístěny ikony k převzetí spisu (obr. 6): Převzít dokument kliknutím na ikonu je dokument přijat na spisový uzel a zařazen do aplikace K zpracování, kde je možné dokument dále zpracovávat (viz strana 18). Převzít a dokument zpracovat kliknutím na ikonu je dokument přijat, současně se otevře stránka pro jeho další zpracování (obr. 7). 2.8 Vrátit dokument do oběhu Aplikace Vrátit dokument do oběhu slouží k vyhledání dokumentu, který je ve spisové službě veden pod konkrétním číslem jednacím a byl odeslán některou z podatelen mimo univerzitu. Takový dokument je možné v aplikaci dohledat a následně navrátit zpět do oběhu v rámci elektronické spisové služby univerzity, čímž je umožněno předávání dokumentů mezi jednotlivými podatelnami. Aplikace je přístupná pouze na uzlu typu podatelna a uzlech s výpravnou. Vyhledávání dokumentů probíhá na základě čísla jednacího, které je dokumentu přiděleno ve spisové službě. Nalezený dokument se označí a stisknutím tlačítka Vrátit dokument zpět do oběhu se převede do stavu k zpracování a je uložen v aplikaci K zpracování. Vrátit zpět do oběhu lze pouze takový dokument, který se nachází na některém z uzlu typu podatelna nebo uzlech s výpravnou a byl tímto uzlem odeslán mimo univezitu. 2.9 Spisy a dokumenty přijaté ke zpracování Aplikace K zpracování obsahuje všechny spisy a dokumenty, které byly na spisový uzel přijaty nebo na něm byly vytvořeny, ale dosud nebyly zpracovány. Spisy a dokumenty lze zobrazit, upravit a zpracovat. Seznam na obrázku 7 lze omezit podle správce, typu dokumentu (originály, kopie, všechny), způsobu založení nebo podle šanonu, do kterého byly dokumenty zařazeny. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Význam ikon: Stavy ikony ve sloupci vyjadřují stav dokumentu: termín platnosti pro zpracování dokumentu vyprší za více než 7 dní. termín platnosti pro zpracování dokumentu vyprší za méně než 7 dní. termín platnosti pro zpracování dokumentu již uplynul. Obsah spisu ikona umožňuje vytisknout sestavu všech dokumentů zařazených do zvoleného spisu. Ikona, resp. sloupec, je zobrazována pouze u spisů. Spisový obal kliknutím na ikonu je možné vytisknout obal spisu. Ikona, resp. sloupec, je zobrazována pouze u spisů. Upravit dokument ikona umožňuje upravit údaje evidované o dokumentu a spravovat elektronické přílohy. Formulář je stejný jako pro založení nového dokumentu. Zpracování dokumentu pod ikonou je umístěna sada aplikací pro individuální práci s dokumentem, například pro provedení změn, vložení do šanonu, správu kopií, přidělení dokumentu dalším uživatelům. Více na straně 20. 18

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ Obrázek 7 Dokumenty k zpracování Vše o dokumentu kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti evidované o dokumentu (obr. 8), včetně elektronických příloh. Doplněny jsou informace o výchozích a navazujících dokumentech, spisových uzlech, přes které dokument prošel, a seznam operací, které byly s dokumentem doposud provedeny. Obrázek 8 Podrobnosti o zpracovávaném dokumentu 19

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ S dokumenty označenými v seznamu (obr. 7) lze pracovat hromadně, tj. označit za vyřízené, předat na podatelnu k odeslání mimo univerzitu, upravit datum vyřízení dokumentů, dokumenty vložit do šanonu, nastavit navazující dokument, odeslat v rámci univerzity, přidělit na našem uzlu nebo vytvořit kopie. Podrobnosti o jednotlivých operacích jsou uvedeny na straně 12. Obrázek 9 Zpracování dokumentu Zpracování dokumentu Následující ikony umožňují individuální přístup ke zpracování spisů nebo dokumentů (obr. 9). Množství ikon se liší podle stavu zpracování spisu nebo dokumentu, některé se zobrazují až po provedení určité akce. Některé ikony jsou zobrazovány pro spisy a jiné pro samotné dokumenty. Možné ikony a jejich použití: Zaznamenat změny přes ikonu lze provést změny v údajích evidovaných o spisu nebo dokumentu. Položky formuláře a jejich význam je stejný jako při zakládání nového spisu nebo dokumentu. 20

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ Přiřadit do šanonu ikona umožňuje individuální přiřazení spisu nebo dokumentu do šanonu, šanon se volí z číselníku. Nastavit navazující přes ikonu lze nastavit návaznost na jiný spis nebo dokument evidovaný ve spisové službě. Navazující dokument se dohledá a přidá tlačítkem Uložit referenci (obr. 10). Návaznost lze zrušit kliknutím na ikonu. Obrázek 10 Nastavit navazující dokument Zrušit odkaz k dokumentu ikona umožňuje zrušit návaznost na předcházející dokument. Ikona se zobrazuje pouze u dokumentů, které mají nastaven předcházející dokument. Pouze označit za vyřízené kliknutím na ikonu se spis označí za vyřízený a přesune do aplikace Vyřízeno (viz strana 21). Přidělit dokument přes ikonu lze ke spisu nebo dokumentu přidávat osoby evidované k pracovišti aktuálního uzlu. K odeslání v rámci školy ikona umožňuje předat spis k dalšímu zpracování na jiný spisový uzel. Příjemce (cíl) se zvolí ze seznamu spisových uzlů, z osob nebo funkcí pracoviště, pod které spisový uzel patří, označit lze pokyny ke zpracování. Jakmile je příjemce přidán, je nabídnuto tlačítko Pokračovat v odesílání sloužící k určení způsobu předání spisu (obr. 11). Dokument se uvedenému příjemci odešle stisknutím tlačítka Odeslat. Tisk QR kódů aplikace slouží k rezervování čísel jednacích pro dokumenty, které budou zařazeny do spisu, a tisku příslušných nálepek s QR kódy. Rezervovaná čísla jednací je možné přiřazovat novým dokumentům vkládaným do spisu v aplikaci Nový dokument (viz strana 14). 2.10 Zpracované dokumenty V aplikaci Vyřízeno lze dohledat spisy a dokumenty zpracované na uzlu uživatele, rozděleny jsou do několika tabulek podle způsobu jejich zpracování, resp. odeslání. Základní 21

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ Obrázek 11 K odeslání v rámci školy informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. O každém spisy nebo dokumentu lze kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. zobrazit podrobnosti, včetně příloh. Odesláno na jiný spisový uzel V záložce jsou k dohledání spisy nebo dokumenty odeslané ke zpracování na jiný spisový uzel univerzity (obr. 12). Lze je třídit dle období jejich zpracování volí se termín od a termín do. K dokumentu lze zobrazit jeho podrobnosti. U každého spisu nebo dokumentu je barvou ikony a jejím číslem vyjádřen stav dokumentu: 1 termín vyřízení dokumentu kdy termín zpracování spisu nebo dokumentu vyprší (za více než 7 dní, za méně než 7 dní, vypršel, nezadáno); 2 stav dokumentu zda je spis nebo dokument aktivní, archivován nebo skartován; 3 stav vyřízení dokumentu jakým způsobem je spis nebo dokument na jednotlivých uzlech zpracován (na všech uzlech vyřízeno, na nějakém uzlu se vyřizuje, na nějakém uzlu nepřevzato). Prostřednictvím tlačítek umístěných pod seznamem dokumentů je možné vytisknout předávávací protokol pro jednotlivé uzly nebo dokumenty. V nabídce Tisk předávácího protokolu pro uzel jsou nabízeny pouze uzly s novými dokumenty, tj. s dokumenty, u kterých nebyl předávací protokol dosud vytištěn. Pro případ, kdy je zapotřebí vytisknout předávací protokol opakovaně pro stejný dokument, umožňuje aplikace individuální tisk předávacího protokolu. Ten je možný označením požadovaného dokumentu a stisknutím tlačítka Vytisknout předávací protokol pro vybrané dokumenty. 22

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ Obrázek 12 Odesláno v rámci univerzity na jiný spisový uzel Odesláno mimo V záložce jsou k dohledání spisy nebo dokumenty odeslané externímu adresátovi mimo univerzitu (obr. 13). Dokumenty lze dohledat podle termínu nebo období zpracování a filtrovat podle adresáta. Zobrazit lze podrobnosti o dokumentu, jako údaje o odesílateli a příjemci, dokumenty, ze kterých vychází nebo na které navazuje, přiložené soubory, průběh dokumentu uzly spisové služby, operace provedené s dokumentem. Uloženo u nás Aplikace Uloženo u nás obsahuje seznam dokumentů zpracovaných a uložených na uzlu uživatele (obr. 14). Aplikace je rozdělena do dvou podzáložek Úřední dokumenty a Neúřední dokumenty, ve kterých jsou zobrazovány dokumenty podle toho, zda byly označeny za úřední, resp. neúřední. Dokumenty lze třídit dle stavu, zařazení do šanonu a období jejich zpracování volí se termín od a termín do. Význam ikon v seznamu je následující: Stav ikony svou barvou vyjadřují, zda je dokument: aktivní spis nebo dokument je možné přiřadit do šanonu, dodatečně nastavit jeho navazující spis nebo dokument nebo jej přesunout zpět ke zpracování. Obsah spisu ikona umožňuje vytisknout sestavu všech dokumentů zařazených do zvoleného spisu. Ikona, resp. sloupec, je zobrazována pouze u spisů. Spisový obal kliknutím na ikonu je možné vytisknout obal spisu. Ikona, resp. sloupec, je zobrazována pouze u spisů. 23

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ Obrázek 13 Odesláno mimo univerzitu Obrázek 14 Dokumenty vyřízené a uložené u nás Zpracování dokumentu pod ikonou je umístěna sada aplikací pro individuální práci se spisem nebo dokumentem (obr. 9). Jejich význam je popsán na straně 20. Vše o dokumentu kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti evidované o spisu nebo dokumentu (obr. 8), včetně elektronických příloh. Doplněny jsou informace o výchozích a navazujících dokumentech, spisových uzlech, přes které dokument prošel, a seznam operací, které byly s dokumentem doposud provedeny. Uzavřeno V záložce jsou k dohledání spisy a jejich dokumenty, které byly označeny jako uzavřené. Zobrazit lze spisy nebo dokumenty ve spisech. Seznam lze filtrovat podle nadřazeného spisu a termínu zpracování. Kliknutím na ikonu Vše o dok. lze podrobnosti o dokumen- 24

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ tu, jako údaje o odesílateli a příjemci, dokumenty, ze kterých vychází nebo na které navazuje, přiložené soubory, průběh dokumentu uzly spisové služby, operace provedené s dokumentem. Obrázek 15 Dokumenty na cestě ke zpracování na jiném uzlu 2.11 Dokumenty na cestě V aplikaci Na cestě lze dohledat dokumenty spisy nebo odeslané na jiné spisové uzly, které je ale doposud nepřevzaly k dalšímu zpracování (mají je stále uloženy v aplikaci K příjmu). Jakmile je převezmou, budou z aplikace Na cestě automaticky přesunuty do aplikace Vyřízeno Odesláno na jiný uzel. 2.12 Nastavení spisového uzlu V aplikaci Nastavení lze nastavit další správce daného uzlu, šanony a sestavit adresář s často používanými uzly spisové služby Univerzity Konštantína Filozofa v Nitre, osobami a externími adresami. Správci V záložce Správci je možné přidávat další uživatele spisového uzlu a upravovat jejich role a období platnosti. Podle přidělené role jsou uživateli přístupné operace a funkce spisového uzlu: Uživatel čtení uživatel má na spisovém uzlu přístup pouze ke čtení. Uživatel má dostupné jen záložky Úvod, K zpracování a Vyřízeno, ve kterých jsou zpřístupněny pouze filtry a možnost zobrazení podrobností o dokumentech/spisech; Uživatel má dostupné všechny funkce pro čtení, editaci a správu dokumentů; Administrátor stejné funkce jako Uživatel, navíc může přidávat další uživatele uzlu. Uživatel se dohledává z osob evidovaných v UIS. Z nabídky Role se vybere, jakou roli bude mít dohledaná osoba přiřazenu. Datum Odkdy nebo Dokdy není nutné vkládat, do pole Odkdy se pak automaticky uloží aktuální datum. Uplynutím termínu Dokdy se osoba stává neaktivním správcem, aplikace Elektronický podací deník a spisová služba mu už nebude přístupná. Toto umožňuje historickou evidenci ručně přidaných 25

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ Obrázek 16 Nastavení správců spisového uzlu správců. Přehled evidovaných správců uzlu je zobrazen v přehledová tabulce, kde je možné správce odebírat, upravit přiřazenou roli nebo data odkdy/dokdy. V seznamu implicitních správců jsou uvedeny osoby, které mají ke spisovému uzlu přístup zřízen automaticky na základě jejich role v systému. Typicky se jedná o sekretářku a vedoucího pracoviště, ke kterému je spisový uzel přiřazen, případně další osoby. V seznamu jsou uvedeni i historické záznamy s neaktivními uživateli, včetně jejich role a období práv k uzlu. Adresář Údaje nastavené v adresáři se přednostně nabízejí ve formuláři pro vložení nového dokumentu (viz strana 14) nebo úpravu již evidovaného dokumentu. Nastavení urychluje výběr odesílatelů a příjemců při evidenci dokumentu. Do adresáře spisového uzlu lze zařadit nebo podle potřeby vyřadit: Oblíbené uzly z menu je možné vybrat kterýkoliv uzel definovaný v Elektronické spisové službě Univerzity Konštantína Filozofa v Nitre. Často vybírané osoby do často vybíraných osob lze zařadit uživatele evidované v UIS. Externí adresy přes formulář aplikace lze vkládat adresy externích adresátů a odesílatelů. Obec se dohledává podle PSČ. Zatržením volby Společná pro uzel bude adresa společná všem uživatelům spisového uzlu. Příznak i jednotlivé položky adresy lze editovat kliknutím na ikonu. 26

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ Skupiny adresátů aplikace umožňuje vytvářet skupiny příjemců, které lze následně využívat při hromadném rozesílání dokumentů. Prostřednictvím volby Společná pro uzel se skupina adresátů zpřístupní všem uživatelům na daném spisovém uzlu. Seznam příjemců ve skupině se spravuje kliknutím na ikonu ve sloupci Adresáti a mohou jej tvořit uživatelé, skupiny uživatelů nebo jednotlivé spisové uzly. Obrázek 17 Nastavení adres externích adresátů Správa šanonů V záložce Evidence šanonů je umístěn formulář pro zakládání šanonů dokumentů pro potřeby spisové služby. Aplikace je totožná s aplikací Interní dokumentace pracoviště. Bližší informace k aplikaci naleznete v prvním svazku dokumentace v kapitole Evidence interní dokumentace pracoviště. Osobní nastavení Záložka Osobní nastavení umožňuje personalizovat chování aplikací spisové služby dle potřeba uživatele. Provedená nastavení jsou společná pro všechny spisové uzly, do kterých má uživatel umožněn přístup. Nastavit lze: Zasílat na email informace o nově doručených dokumentech atribut řídí zasílání informačního e-mailu při doručení nového dokumentu na spisový uzel. Pokud je atribut nastaven na hodnotu ano, je uživateli při doručení nového dokumentu na některý ze spisových uzlů, na které má uživatel přístup, zaslán informační email o novém dokumentu k převzetí. Způsob nabízení oblíbených adres atribut ovlivňuje způsob vkládání externích adres uložených v adresáří k dokumentu. 27

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ SPISŮ A DOKUMENTŮ 2.13 Tisk sestav Záložka Tisk sestav umožňuje tisk ročního seznamu spisů a protokolu o přechodu spisů do nového roku. Obě sestavy se tisknou ve formátu RTF. Typ sestavy se zvolí ze zobrazené nabídky. Dále nutné zvolit podací deník a rok, pro který se má sestava tisknout. Sestava dle zvolených parametrů se vytiskne stisknutím tlačítka Vytisknout. V sestavě Roční seznam spisů jsou zahrnuty všechny spisy zvoleného deníku a roku na zvoleném spisovém uzlu bez ohledu na stav jejich zpracování (zahrnuty jsou jak spisy vyřízené tak i aktuálně zpracovávané). Sestava Protokol přechodu spisů do nového roku obsahuje všechny přeprotokolované spisy pro daný spisový deník a rok. 28

3 Nastavení spisové služby Než se na univerzitě začne používat Elektronická spisová služba, je nutné nastavit spisové uzly a spisový a skartační plán, podle kterého se nastavuje skartační lhůta a dokumenty se automaticky připravují ke skartaci. Správci uzlů se nastavují automaticky dle pracovního zařazení, tj. do příslušného spisového uzlu má přístup vedoucí pracoviště a sekretářka, další správce lze v rámci každého uzlu ručně nastavit. Pokud mají být archivované dokumenty zařazovány do fondů, je nutné připravit číselník archivních fondů. 3.1 Evidence spisových uzlů Spisové uzly jsou hierarchicky uspořádány podle hierarchie pracovišť Univerzity Konštantína Filozofa v Nitre. Nejprve se založí centrální spisový uzel, pod nímž se následně založí další spisové uzly. Zakládat a spravovat uzly může uživatel s přiděleným oprávněním spis-e. Spisové uzly se nastavují v aplikaci Evidence spisových uzlů přes formulář na obrázku 18, kde se určí: Typ spisového uzlu centrální spisový uzel slouží pro styk s vnějším okolím, spisový uzel pracoviště pro vnitrouniverzitní styk. Obrázek 18 Evidence spisových uzlů Úroveň pokročilosti spisové uzly je možné zakládat v několika úrovních, jejich význam je následující: kompletní spisovna ve spisovém uzlu lze s dokumenty provádět všechny úkony nabízené Elektronickou spisovou službou, včetně dohledávání a zobrazování údajů o všech dokumentech evidovaných ve všech uzlech; 29

3 NASTAVENÍ SPISOVÉ SLUŽBY základní uzel spisový uzel má stejné využití jako kompletní spisovna s výjimkou přístupu k dokumentům celé spisovny, uživatelé mohou dohledávat a zobrazovat údaje pouze o dokumentech evidovaných na jejich uzlech; podací deník umožňuje zpracovávat dokumenty příslušící pod daný spisový uzel; speciální uzel pro archiv spisový uzel určený pro archivaci dokumentů celé spisové služby; speciální uzel pro podatelnu spisový uzel určený pro příjem dokumentů od externích adresátů a z datové schránky, jejich distribuci na spisové uzly příjemců v rámci univerzity a ke sběru dokumentů odesílaných externím adresátům mimo univerzitu; speciální uzel pro centrální podatelnu spisový uzel sloužící jako hlavní podatelna v situacích, kdy existuje více podatelen; základní uzel s výpravnou základní uzel s funkcí výpravny, který může přijímat dokumenty k vypravení mimo univerzitu a označovat dokumenty jako odeslané mimo univerzitu; speciální uzel pro centrální podatelnu bez datových schránek zastává funkci centrální podatelny, nemá však přístup k datové schránce. Název uzlu stručný název uzlu, který se bude zobrazovat uživatelům. Zařazení k pracovišti pracoviště Univerzity Konštantína Filozofa v Nitre, které bude uzel spravovat. Přiřazení k uzlu volba uzlu, pod který bude nově založený uzel hierarchicky zařazen. V seznamu (obr. 18) lze údaje o každém spisovém uzlu zobrazit nebo upravit. Ve sloupci Výběr pracovišť lze přes ikonu přidat další pracoviště, které pod uzel dosud nepatří. Vedoucí a sekretářka tohoto pracoviště se budou nabízet v aplikaci K odeslání v rámci školy jako cíl pro odeslání dokumentu (viz strana 21). Prostřednictvím ikony ve sloupci Podací deníky lze k vybranému uzlu přiřazovat podací deníky evidované v aplikaci Evidence deníků. Každé pracoviště může být přiřazeno pouze k jednomu spisovému uzlu. Pod jeden spisový uzel může patřit několik pracovišť. 3.2 Evidence podacích deníků Aplikace Evidence deníku zajišťuje evidenci podacích deníků pro potřeby elektronické spisové služby (obr. 19). Aplikace je je dostupná správcům spisové služby univerzity, kteří mají přiděleno právo spis-e. K dohledání je v Osobní administrativě v části Provoz systému, nabídka Správa eagendy. Pro založení nového podacího deníku je nutné vyplnit jeho název a popis a stisknout tlačítko Přidat. Všechny evidované podací deníky jsou zobrazeny v tabulce pod přidávacím formulářem. Úpravy je možné provádět prostřednictvím ikony ve sloupci Upravit. Zatržením políčka ve sloupci Ozn. je možné nevyužité podací deníky odebrat. Políčko je zobrazováno pouze u těch podacích deníků, které nejsou přiřazeny k žádnému spisovému uzlu. 30

3 NASTAVENÍ SPISOVÉ SLUŽBY Obrázek 19 Evidence podacích deníků 31

Rejstřík Č číslo jednací, 9 D dokument, 9 dokumenty hromadné operace, 12 k příjmu, 16 k zpracování, 18 koloběh, 11 na cestě, 25 navazující vložit, 21 zrušit, 21 odeslané mimo univerzitu, 23 odeslané na jiný spisový uzel, 22 označit za vyřízené, 21 podrobnosti, 19 převzít, 18 převzít a zpracovat, 18 přílohy, 19 přiřadit osoby, 21 QR kódy, 21 termín vyřízení, 15 uložené u nás, 23 upravit, 18, 20 upravit datum vyřízení, 12 vložit do šanonu, 12 vratit do oběhu, 18 založit nové, 14 zařadit do šanonu, 21 zpracované, 21 zpracování, 18, 20, 24 způsob vyřízení, 13, 15 E elektronické přílohy vložit, 16, 18, 20 zobrazit, 19, 22, 24 evidence deniku, 30 evidence spisových uzlů, 29 H hromadné operace se spisy, 11 hromadné operace s dokumenty, 12 K kopie k zpracování, 18 N nastavení adresáře, 26 externí adresy, 26 oblíbené osoby, 26 oblíbené uzly, 26 skupiny adresátů, 27 osobní, 27 spisové služby, 29 správců uzlu, 25 šanony, 27 O odesílatel, 15 P platnost termínu, 18 příjemce, 16 S spis, 9 spisový uzel, 9, 29 centrální, 29 úrovně, 29 základní informace, 13 založit, 29 spisový znak, 13, 14 spisy hromadné operace, 11 k zpracování, 18 navazující vložit, 21 obsah spisu, 18, 23 odeslání mimo univerzitu, 11 odeslat v rámci školy, 21 označit za vyřízené, 11, 21 přiřadit osoby, 21 QR kódy, 21 spisový obal, 18, 23 uložené u nás, 23 upravit, 20 upravit datum vyřízení, 11 33

Rejstřík uzavřeno, 24 vložit do šanonu, 11 založit nový, 13 zařadit do šanonu, 21 zpracované, 21 zpracování, 24 stav dokumentu, 23 stav spisu, 23 Š šanon, 9 T tisk sestav, 28 obsah spisu, 18, 23 protokol přechodu spisů, 28 roční seznam spisů, 28 spisový obal, 18, 23 Z základní pojmy, 9 způsob založení, 10 34