INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Střední škola informačních technologií a sociální péče, Brno, Purkyňova 97 Vybrané části Excelu Ing. Petr Adamec Brno 2010
Cílem předmětu je seznámení se s programem Excel a co nejjednodušší formou zvládnout základní práce s tímto programem. Po absolvování této výuky by měl žák umět vypracovat potřebné tabulky, umět s nimi pracovat, používat různé funkce a na základě vypracovaných tabulek umět vytvářet potřebné grafy Pro koho je předmět určen pro všechny, kteří se chtějí seznámit s programem Excel. Postup při studiu Na začátku každé kapitoly je uveden cíl, ve kterém je uvedeno, co by měl absolvent kapitoly umět. Následuje výklad a vysvětlení základních pojmů. Na konci některých kapitol jsou otázky k probrané látce a příklady k procvičování. 1. POPIS ZÁKLADNÍ OBRAZOVKY A VYTVOŘENÍ TABULKY Cíl: Umět popsat jednotlivé části tabulkového procesoru Excel a vytvořit tabulku podle zadání Popis základního okna: panel nástrojů pole názvů řádek vzorců panel nástrojů sloupce řádky aktuální buňka Sloupce jsou značeny písmeny velké abecedy a řádky číslicemi. Adresa označené buňky se objeví v poli názvů. Do řádku vzorců zapisujeme příslušné matematické operace nebo funkce. Vysvětlení ostatních pojmů provedeme vždy s příslušnou kapitolou. Protože základem tohoto programu je vytváření tabulek, začneme tím, že si na příkladu popíšeme vytvoření určité tabulky:
Máme vytvořit tabulku, která bude mít deset řádků a pět sloupců. První řádek bude mít sloučené buňky. Ohraničení bude dvojité a uvntř tabulky jednoduchá čára. První řádek bude mít červené pozadí a zbytek bude žlutý. Tažením myši ohraničíme tabulku. Po stisknutí pravého tlačítka otevřeme místní nabídku a vybereme Formát buňky a zde otevřeme záložku Ohraničení. Zvolíme si styl čáry dvojitý a stiskneme na předvolené Vnější. Potom zvolíme styl čáry tenký a na předvolených stiskneme Vnitřní.
Po stisknutí tlačítka OK dostaneme následující tabulku. Pro sloučení buněk v prvním řádku nejprve označíme první řádek a potom můžeme použít přes pravé tlačítko místní nabídku a nebo rychlejší postup je využití tlačítka na panelu obrazovky Excelu. Výsledkem je taková tabulka.
Potřebujeme-li, aby první řádek měl dvojitou čáru i na dolním okraji, nejprve sloučený řádek označíme a pak postupujeme již známým postupem přes pravé tlačítko místní nabídku -ohraničení. Potřebné zabarvení dostaneme obdobným způsobem. Označíme první řádek a přes místní nabídku zvolíme Vzorky. Vybereme určenou barvu a stiskneme OK. Potom označíme zbytek tabulky a stejným způsobem vybereme určenou barvu. Výsledná tabulka.
Chceme-li měnit šířku řádků a sloupců můžeme postupovat několika způsoby: a) Mezi řádky a sloupci jsou úchopové body jejichž tažením můžeme měnit rozměr řádku nebo sloupce. b) Stejným způsobem můžeme měnit šířku a výšku buňky u více řádků a sloupců a to tak, že nejprve označíme všechny řádky nebo sloupce a potom posunutím jednoho úchopového bodu změníme rozměr všech řádků nebo sloupců.
c) Potřebujeme-li přesný rozměr výšky nebo šířky buňky postupujeme tak, že nejprve označíme řádek nebo sloupec a potom přes pravé tlačítko a místní nabídku zvolíme výšku řádku(šířku sloupce. Do vzniklého okna napíšeme námi požadovaný rozměr. Přidání řádku nebo sloupce do již hotové tabulky provedeme tak, že označíme řádek nebo sloupec v tabulce a přes menu Vložit zvolíme řádek nebo sloupec. Shrnutí pojmů: Ohraničení buněk Sloučení buněk Barvení buněk Změna rozměrů buněk Přidání řádků a sloupců do tabulky
Úloha k řešení: Vytvořte tabulku dle předlohy Po vytvoření tabulky přidejte jeden řádek a jeden sloupec U sloupce B a H zadejte přesnou šířku buňky 5 a výšku sloučeného řádku 30
Úloha k řešení:
2. OBSAH BUŇKY TABULKY Cíl: V druhé kapitole se naučíte pracovat s obsahem buňky v tabulce. Do jednotlivých buněk můžeme zadávat následující informace: Číselné hodnoty Textové hodnoty Datum a čas Vzorce Komentáře Hypertextové odkazy Grafické objekty(obrázky, fotografie, mapy.) Číselnou hodnotu můžeme zadat jako celé číslo např. 32, desetinné číslo např.185,23 zlomek např. ¾ nebo číslo v exponenciálním tvaru např. 2,45E+13. Při zadání dlouhého čísla se může objevit řada křížků(######) potom musíme rozšířit šířku sloupce. Píšeme-li zlomek, musíme použít tvar: 0 mezerník 3/4. Zápis ¾ by excel považoval za datum 3.4. Textovou hodnotou je libovolná kombinace alfanumerických znaků, číslic a symbolů. Je-li text dlouhý můžeme nastavit ve formátu buňky, jak chceme text zobrazit: Přes pravé tlačítko se dostaneme do formátu buněk a zde můžeme zadat buď zalomení textu nebo přizpůsobení buňce.
Zalomení textu: Přizpůsobení buňce:
Umístění dat v rámci buňky Data umístěná v buňce můžeme umístit několika způsoby. Zase si to uvedeme na příkladu. Napíšeme zkušební text, který se automaticky umístí v dolní části buňky. Chceme-li umístění změnit tak přes pravé tlačítko myši vyvoláme místní nabídku formát buňky a záložku zarovnání. Zde můžeme zvolit vodorovné nebo svislé zarovnání. Vodorovné zarovnání Svislé zarovnání
Příklady zarovnání: Vodorovně vlevo Svisle nahoru Vodorovně na střed Vodorovně vpravo Svisle na střed Svisle dolů Text v rámci buňky můžeme také různým způsobem natáčet.
Velmi často potřebujeme mít text v buňce svislý. Použijeme k tomu zase místní nabídku. Stejně jako ve Wordu můžeme zvolit pro text různé volby z místní nabídky Pro psaní matematických a chemických výrazů použijeme horní nebo dolní index
Zadávání data a času - při zadávání je výhodné použít některý z předdefinovaných formátů, které najdeme zase ve formátu buňky. Zadávání komentářů k vybrané buňce zadáme komentář přes menu Vložit komentář. Přítomnost komentáře naznačuje v buňce malý červený trojúhelník v pravém horním rohu buňky. Zadávání vzorců vzorce mohou obsahovat čísla, matematické operátory, vestavěné funkce. Každý vzorec začíná symbolem rovnítka(=). Např. = 5+10+15 Matematické operátory +, -, /, *, ^(umocňování ALT+94)odmocnina přes vložit funkce matematické - odmocnina Příklad jednoduchého vzorce:
Vkládání hypertextových odkazů do každé buňky můžeme vložit hypertextový odkaz, který nám umožní přechod na jiný soubor, Internet, v rámci velkého souboru přechod na jinou stránku atd. Provedeme to přes Menu vložit hypertextový odkaz. Příklad přechodu na www.seznam.cz Při odebírání hypertextového odkazu nesmíme na buňku klepnout levým tlačítkem, protože bychom odkaz aktivovali, klepneme na ni pravým tlačítkem myši a z místní nabídky vybereme příkaz. Vkládání grafických objektů do buněk můžeme vkládat různé grafické objekty, ke kterým se dostaneme přes menu Vložit obrázek
Příklad vložení obrázku do buňky a1: Shrnutí pojmů: Zadávání číselných hodnot Úprava textu v buňkách Vložení vzorce Hypertextové odkazy Vkládání grafických objektů
Úloha k řešení: Vytvořte tabulku podle zadání: První řádek sloučené buňky a výška řádku 30, vložený text bude odkazem na www.gopas.cz Ostatní řádky mají výšku 50 Sloupec B má sloučené buňky a šířku 30, vložený obrázek je použit z klipartu Ve sloupci C vložte text a upravte orientaci písma Sloupce C, D, E a F mají šířku 10 Sloupec G má šířku 15 Nastavte barevné pozadí buněk Do sloupců D a E napište určené hodnoty Do buňky F4 napište vzorec pro násobení hodnot buněk D4 a E4 Do buňky F5 napište vzorec pro dělení hodnot buněk D5 a E5 Do buňky F6 napište vzorec pro umocnění hodnoty buněk D6 a E6 V buňce G4 nastavte formát měny bez desetinných čísel V buňce G5 nastavte formát data podle vzoru v tabulce V buňce G6 nastavte formát procent podle vzoru v tabulce
3. PRÁCE S ŘADAMI A PODMÍNĚNÉ FORMÁTOVÁNÍ Cíl: Naučit se pracovat s řadami a používat podmíněné formátování. Zadávání řad(automatické vyplňování) Funkce automatického vyplňování kopíruje data v buňkách pomocí jistých daných pravidel. Při tažení úchytu dolů nebo vpravo se vytváří nové hodnoty přičítáním k hodnotě úvodní buňky. Např. u číselných hodnot obvykle zadáváme první dvě hodnoty U některých dat stačí jen první člen řady Vytvoření vlastní řady provedeme tak, že do první buňky zapíšeme počáteční hodnotu, vybereme cílovou oblast a zadáme příkaz Úpravy vyplnit řady.
Řazení řádků a sloupců chceme seřadit data ve sloupci A vzestupně postupujeme přes menu Data seřadit můžeme zadat vzestupně a bez záhlaví. V případě, že sloupec má nějaké záhlaví, použijeme variantu se záhlavím Dostaneme následující uspořádání: Chceme-li změnit hodnoty ve sloupcích na řádky provedeme zkopírování buněk a před vložením do jiné buňky zvolíme Vložit jinak- zatrhneme políčko Transponovat. Pozor nesmíme zvolit některou z buněk kopírovaného sloupce Např..
Podmíněné formátování Při dosažení určité hodnoty buňky se změní její formát, takže jsme ihned upozornění na tuto změnu. Hodnotu nastavujeme přes menu Formát podmíněné formátování. Příklad použití: V číselném sloupci chceme zvýraznit hodnoty s číslem 5 červenou barvou a hodnoty s číslem 1 zelenou barvou. Vybereme buňky a zadáme automatické formátování. V první podmínce nastavíme je rovno 5 a v druhé podle zadání. Výsledek aut. formátu vypadá následovně. Pro zvýraznění buňky můžeme vybrat také barvu písma nebo ohraničení buňky Tlačítkem přidat můžeme definovat nejvýše tři podmínky. Shrnutí pojmů 1. 2. 3. 4. Funkce řad Transponace Řazení dat Podmíněné formátování
4. ZPRACOVÁNÍ ČÍSELNÝCH DAT VE VZORCÍCH Cíl: Naučit se pracovat se vzorci. Sestavení vzorce: Každý vzorec začíná symbolem rovnítka = Příklad vzorce: = A2 + B2 + C2 + D2 kde znaménko + je tzv. operand Stejný výpočet můžeme provést také prostřednictvím funkce SUMA = SUMA(A2:D2) Kombinace aritmetických operátorů: Použijeme-li více operátorů ve vzorci, probíhá vyhodnocování podle stejných pravidel jako v matematice jako první se provádějí mocninové výpočty, dále násobení,dělení a nakonec sčítání a odčítání. Např. hodnoty výrazu: = 6 5 + 3 * 4 = 6 5 + 12 = 1 + 12 = 13 Závorky v pořadí vyhodnocování Závorky se vyhodnocují jako první a potlačují běžné pořadí vyhodnocení Příklad: = 10 + 2 * 0,25 výsledek je 10,5 =(10 + 2) * 0,25 výsledek je 3 Násobení čísel: Vytvoříme tabulku a zadáme příslušné hodnoty.
Chceme-li vzorec zkopírovat na další buňky ve sloupci E, stačí najet myší na malý čtvereček v pravém dolním rohu buňky a přetáhnout jej přes ostatní buňky Absolutní a relativní odkazy na buňky: V případě, že chceme pracovat při výpočtu s jednou určitou buňkou(c3), kterou budeme používat s dalšími buňkami, musíme zvolit tzv. absolutní adresu buňky. Absolutní adresu vyznačíme pomocí značky dolaru $.( Alt + 36) Příklad: Kopírování vzorce na ostatní řádky provedeme stejně jako u předchozího příkladu. Shrnutí pojmů: 1. Sestavení vzorce 2. Kopírování vzorce 3. Použití relativní a absolutní adresy buněk
Příklad k procvičení:
5. VESTAVĚNÉ FUNKCE Cíl: Naučit se pracovat s některými funkcemi. Vestavěné funkce Složitější matematické operace zajistíme pomocí tzv. funkcí, kterých Excel obsahuje více než 200. Rozdělení funkcí Excelu: Finanční výpočty splátek úvěrů, hodnoty investic a odpisů Datum a čas výpočty s datovými a časovými hodnotami Matematické různé matematické a trigonometrické funkce Statistické průměry, součty, odchylky Vyhledávací výpočty nad tabulkami údajů Databáze práce se seznamy a externími databázemi Text porovnávání, převody a změny formátu textu v buňkách Logické výpočty jejichž výsledkem je hodnota PRAVDA nebo NEPRAVDA Informační zjišťují, jestli v průběhu výpočtu došlo k chybě Každé volání funkce musíme napsat ve správné struktuře neboli syntaxi, které Excel rozumí. Příkaz Vložit funkci Protože Excel obsahuje velké množství funkcí, je zde tlačítko Vložit funkci, která otevře dialogové okno, ve kterém můžeme vybrat kategorii a potom konkrétní funkci.
Vyzkoušíme si statistickou funkci PRŮMĚR: Označíme prázdnou buňku A7 a vložíme funkci průměru. Otevře se tabulka argumentů funkce a navrhne nám rozsah buněk. Označíme buňky A1 ž A6. Po stisku OK dostaneme výsledek.(60)
Funkce SUMA Vypočítává součet vybrané části buněk. Při sečítání sloupců nebo řádků, vybereme i prázdnou buňku pod posledním číslem. Příklad: Pomocí funkce SUMA můžeme sečítat také několik nesousedních oblastí:
Funkce logická - když Chceme-li např. vyhodnotit buňky ve sloupci A a výsledky dostat do sloupce B, postupujeme takto: Označíme první buňku ve sloupci B a stiskneme tlačítko funkce. Vybereme logickou funkci Když Stanovíme podmínku a nastavíme vyhodnocení v případě splnění podmínky Po stisku OK se vyhodnotí buňka A1. Po zkopírování na ostatní řádky dostaneme vyhodnocené všechny buňky.
Funkce PLATBA: =PLATBA(sazba;pper;souč_hodnot;bud_hod;typ) mezi závorkami jsou uvedeny tzv. argumenty funkce, za něž se dosazují konkrétní hodnoty. Jako oddělovač použijeme středník. Příklad: Vypočtěte výši měsíční splátky tříletého úvěru ve výši 10 000 Kč při úroku 19 % =PLATBA(19%/12;36;10000) Po vyhodnocení tohoto výrazu napíše Excel do příslušné buňky hodnotu -366,56 Kč červeným písmem, protože se jedná o dluh. Úrokovou míru v prvním argumentu dělíme 12 a dostáváme tak měsíční úrok. Funkce Odmocnina Potřebujeme spočítat druhou odmocninu z čísel ve sloupci A. Označíme buňku B1, stiskneme tlačítko Funkce a najdeme funkci odmocnina a označíme buňku A1. V buňce B2 se objeví výsledek Okopírováním dostaneme výsledek v ostatních buňkách.
Funkce Power používáme v případě výpočtu mocniny Např. 33 Funkce Náhodné číslo Někdy potřebujeme vygenerovat náhodné číslo a k tomu nám slouží stejnojmenná funkce. Chceme-li např. náhodné číslo v intervalu 0 až 100, zapíšeme tuto syntaxi. Nové náhodné číslo je vygenerováno při každém přepočítání listu.
Mezi další velmi často používané funkce patří: Sin Cos Tangens Cotangens Všechny tyto funkce mají velmi jednoduché určení. Po označení buňky, ve které chceme výsledek, zvolíme funkci a označíme buňku, ze které chceme hodnotu vypočítat. Např. sin 45 Shrnutí pojmů: 1. Druhy funkcí 2. Logická funkce Když 3. Nejpoužívanější funkce matematické astatistické Příklad k procvičení Vytvořte tabulku dle zadání a vypočtěte průměry řádků a sloupců
Příklad k procvičení Příklad k procvičení
Příklad k procvičení Vytvořte tabulku a vypočtěte žlutě zbarvené buňky. Hodnoty větší než 33 ve sloupci G vyznačte červeně. Příklad k procvičení Vytvořte obě tabulky a vypočtěte hodnoty ve žlutých buňkách
Příklad k procvičení Vytvořte tabulku a vypočtěte hodnoty ve žlutých buňkách Příklad k procvičení Vytvořte tabulku a vypočtěte hodnoty ve žlutých buňkách
Příklad k procvičení Vytvořte tabulku a vypočtěte hodnoty ve žlutých buňkách Ve sloupci O pomocí funkce vyhodnoťte sloupec N tak, že u prospěchu lepšího než 1,5 napište prospěl s vyznamenáním a u ostatních prospěl Příklad k procvičení
1. 6. FILTROVÁNÍ DAT A UKOTVENÍ PŘÍČEK Cíl: Umět pracovat s výběrem potřebných dat. Filtrování je rychlý a snadný způsob vyhledání a práce s podmnožinou dat v oblasti. V oblasti, u které byl použit filtr, se zobrazí pouze řádky splňující uvedená kritéria. V aplikaci Microsoft Excel jsou k dispozici dva příkazy sloužící k filtrování oblastí: Automatický filtr pro jednoduchá kritéria, který obsahuje také filtrování podle výběru. Vlastní filtr pro složitější kritéria. Na rozdíl od řazení nedojde při filtrování ke změně uspořádání oblasti. Filtrování dočasně skryje řádky, které nechcete zobrazit. Příklad automatického filtru. Chceme zobrazit jen všechna jména Novák ve sloupci A Označíme celý sloupec A a přes menu Data Filtr Automatický filtr U sloupce A se vytvoří roletka po jejiž otevření si vybereme jméno Novák. Ve sloupci A budou pouze jména Novák. Tento filtr můžeme také použít pro více sloupců. Označíme všechny sloupce a postupujeme stejně jako u prvního příkladu.
Ve sloupci C vybereme jméno Jana a ze sloupce D skupinu 2 Výsledek filtrování:
Příklad vlastního filtru: chceme vyfiltrovat ročníky od 1970 do 1985 včetně 1970 a 1985 Použijeme automatický filtr a v roletce zvolíme vlastní Otevře se okno vlastního filtru do kterého vypíšeme matematicky zadání úlohy. Po stisku OK dostaneme výsledek Shrnutí pojmů: 1. Automatický filtr 2. Vlastní filtr
7. VYTVÁŘENÍ GRAFŮ Cíl: Umět zpracovat data do přehledných grafů. Pro názornost je lepší vytvářet z tabulek grafy. Graf vytváříme ze stávajících dat umístěných v tabulce. Např. Při vytváření grafu je dobré si rozmyslet, který z grafů nejlépe vystihne uspořádání dat v tabulce. Máme na výběr ze 14 typů z nichž každý má několik variant.vybereme si např. sloupcový graf. Nejprve označíme data v tabulce a potom přes menu Vložit graf a postupujeme podle průvodce až po tlačítko dokončit.
Formátování grafu: Pokud nám stačí výchozí formát, můžeme jej vytisknout. Obvykle ale potřebujeme udělat některé úpravy(velikost písma, text popisků apod.) Pro úpravu můžeme např.využít panel graf, který si můžeme vyvolat z podnabídky Panel nástrojů. Chceme-li např. změnu písma některé osy, stačí, když si ji označíte a pravým tlačítkem vybereme formát osy. Např. formát svislé osy chceme mít tučným písmem Tímto způsobem můžeme měnit např. barvy sloupců, volných ploch grafů, legendy atd.
Můžeme také zobrazit mřížku grafu a to přes možnosti grafu. Při aktivaci hlavní mřížky bude výsledek následující: U prostorových grafů můžeme měnit úhel pohledu:
Doplnění popisků a šipek: Do grafu můžeme vkládat šipky a popisky z panelu kreslení. Např. Shrnutí pojmů: 1. 2. 3. 4. Druhy grafů Formátování grafu Prostorové grafy Doplnění údajů na grafech
Příklad k procvičení Vytvořte tabulku, vypočtěte průměr a ze sloupce A a řádku 14, vytvořte graf.
Příklad k procvičení
8. PRÁCE S LISTY A OCHRANA LISTU(SEŠITU) Cíl: Umět používat, přejmenovávat, kopírovat listy a ochrana jejich dat. Správa listů Excel umožňuje vytváření sešitů až s 255 různými listy. Při otevření nového dokumentu máme k dispozici 3 listy. Další můžeme přidávat přes menu Vložit - List S listy můžeme provádět následující operace: Přepínání mezi listy a změna barvy oušek Pojmenovaní listů Odstraňování listů Přidávání nových listů Změna pořadí listů
Ochrana listu a sešitu Excel umožňuje skrytí celých listů. Můžeme také sešit chránit heslem. Cizí uživatel jej může otevřít, ale nemůže měnit jeho obsah. Skrytí listu provedeme přes menu Format list skrýt. Stejným způsobem jej také zobrazíme. Ochrana listu zámkem. Klepneme na příslušné ouško a přes menu Nástroje zámek zamknout Použijeme-li heslo, nesmíme ho zapomenout!!!!!. Excel rozlišuje při psaní hesla malá a velká písmena. Z následující tabulky můžete vybrat, co uživatelům umožníte měnit. Ochrana sešitu Celý sešit ochráníme před změnami přes menu Nástroje zámek zamknout sešit Zaškrtávací políčko Struktura znamená zákaz vkládání, odstraňování, skrytí, přejmenování, kopírování a přesouvání listů sešitu. Okno představuje zákaz změny velikosti oken. Shrnutí pojmů: 1. 2. Správa listů Ochrana dat
NASTAVENÍ A MOŽNOSTI TISKU V dialogovém okně Vzhled stránky můžeme nastavit různé parametry pro tisk: V záložce list můžeme nastavit Oblast tisku Stiskneme-li tlačítko Vlastní záhlaví, dostaneme následující tabulku, která nám umožní vložit do jednotlivých oddílů různé údaje.(datum a čas, číslování stránek ) Stejným způsobem můžeme zadat Zápatí..
Pro tisk dále pokračujeme na menu soubor a tisk. Zde nastavíme zbylé parametry: co chceme tisknout kolik kopií nastavit vlastnosti tiskárny Tisk spustíme stiskem tlačítka OK
9. PUBLIKOVÁNÍ DAT NA WEBU Cíl: Umět ukládat data v různých formátech na webu. V Excelu můžeme ukládat listy ve formátu HTML nebo XHTML a odeslat je do sítě World Wide Web. Při prezentaci excelovského listu do podoby webové stránky máme dvě možnosti: A) zobrazíme ji jako statickou B) interaktivní, které mohou uživatelé Internet Exploreru upravovat(pro zobrazení interaktivní stránky musí mít uživatel na počítači nainstalované komponenty Office Web Components, které jsou volitelnou součástí Office 2003) Postup při ukládání listu v Excelu nebo celého sešitu do www stránky: 1. Otevřeme požadovaný sešit např. výpočet splátek 2. Zadáme příkaz uložit jako webovou stránku Při ukládání máme tyto možnosti: Určení obsahu sešitu Jestli bude dokument interaktivní nebo ne Zadání názvu html dokumentu Jako typ souboru zvolíme z roletky Webovou stránku
3. Napíšeme název souboru a stiskneme tlačítko Publikovat. Otevřeme okno, ve kterém můžeme definovat jednotlivé položky(přidat interaktivitu.) 4. Po stisku tlačítka Publikovat se na ploše se objeví ikona Při vytvoření statické webové stránky z Excelu jsou další možnosti manipulace v prohlížeči dost omezené(prohlížení dat, kopírování atd.). Vytvoříme-li interaktivní web. Stránku můžeme provádět různé úpravy a výpočty, zadávat filtry, formátovat buňky, vkládat nové vzorce atd.
Shrnutí pojmů: 1. formát HTML, XHTML 2. Statická a interaktivní stránka
Souhrnné příklady: 1. příklad
2. příklad
3. příklad Vytvořte dodací list podle vzoru a proveďte naznačené výpočty