Program pro flexibilní tvorbu evidencí. VIKLAN - Evidence. Uživatelská příručka. pro seznámení se základními možnostmi programu

Program pro flexibilní tvorbu evidencí VIKLAN - Evidence Uživatelská příručka pro seznámení se základními možnostmi programu Vlastimil Kubínek, Ing. Josef Spilka

VIKLAN - Evidence Verse 1.11.8.1 Copyright 2009 2011 Vlastimil Kubínek, Ing. Josef Spilka. Všechna práva vyhrazena. info@viklan.cz www.viklan.cz

OBSAH ÚVOD... 4 O MODULU EVIDENCE APLIKACE VIKLAN... 4 INSTALACE PROGRAMU... 4 AUTORIZACE PROGRAMU... 5 ZÁKLADNÍ VZHLED PROGRAMU... 6 SPRÁVA PROGRAMU EVIDENCE... 7 PŘIHLAŠOVÁNÍ DO PROGRAMU... 7 NÁSTROJE A NASTAVENÍ... 8 SPRÁVA UŽIVATELŮ... 8 ADMINISTRACE PROGRAMU... 9 NASTAVENÍ PRÁV K UŽÍVÁNÍ ZÁLOŽEK LIDÉ A FIRMY... 9 NASTAVENÍ PRÁV K UŽÍVÁNÍ EVIDENCÍ... 10 TVORBA NOVÝCH EVIDENCÍ... 11 MOŽNÉ VARIANTY EVIDENCÍ... 13 VLASTNOSTI EVIDENCÍ... 17 IMPORT DAT... 20 DEFINICE A TVORBA RTF SOUBORŮ... 23 PŘEDNASTAVENÉ SEZNAMY PRO EVIDENCE... 30 SEZNAMY LIDÍ... 30 SEZNAMY FIREM... 33 EVIDENCE Z HLEDISKA KONCOVÝCH UŽIVATELŮ... 33 ZÁKLADNÍ POPIS PRÁCE S EVIDENCEMI (TYPY EVIDENCÍ)... 33 OBSAH... 34 AUTOMATICKÁ HLÁŠENÍ... 37 TVORBA, ÚPRAVA A VÝMAZ ZÁZNAMŮ V EVIDENCI... 37 ZÍSKÁVÁNÍ INFORMACÍ Z DAT EVIDENCÍ... 39 AUTOMATICKÁ HLÁŠENÍ UDÁLOSTÍ V EVIDENCÍCH (REAKCE)... 43 Aktualizace automatizovaných hlášení... 45 INVENTURY... 45 VIKLAN - Evidence 3

ÚVOD O modulu Evidence aplikace VIKLAN Evidence je malý informační podnikový systém specializovaný na správu hmotného majetku a personální práci. Umožní vám vést evidence věcí nebo osob podle svých představ. Je vhodný pro malé, střední i velké firmy. Je programován tak, aby umožňoval využití v různých oborech podnikání. Je srozumitelný a jednoduše ovladatelný běžnými počítačovými uživateli. Shromažďuje důležitá data do přehledných celků a na jedno místo (do jednoho programu). Síťové řešení umožňuje pracovat s jedněmi daty v reálném čase všem uživatelům. Umožňuje tato data dále zpracovávat, podporuje výstupy do externích souborů, hlídá důležité události, sleduje aktuální stav zásob a v neposlední řadě umožňuje automatické zasílání e- mailů týkajících se důležitých událostí. Instalace programu Instalace modulu Evidence aplikace VIKLAN je relativně komplikovaná, protože je nutno pracovat na více počítačích, ve více programech a mít alespoň základní znalost fungování databázového programu MS SQL Server. Z tohoto důvodu doporučujeme ponechat instalaci tohoto modulu na vyškolených technicích, kteří zařídí vše potřebné včetně autorizace popsané v následující kapitole. Následující informace proto můžete přeskočit, protože je zde uvádíme pouze pro úplnost. Modul Evidence aplikace VIKLAN obsahuje tři samostatně spustitelné EXE soubory: - evid.exe: Program pro práci s evidencemi, který využívá běžný uživatel. - evid_reak.exe: Program sloužící pro aktualizaci automatizovaných hlášení v evidencích. - evid_mail.exe: Program sloužící pro zaslání e-mailů adresátům jednotlivých automatizovaných hlášení. Všechny tyto programy využívají pro svoji práci databázi viklan, která je vytvořena v prostředí MS SQL Server (minimálně verse 2005). Z tohoto důvodu je nezbytné mít nainstalovánu tuto databázi, což lze realizovat například pomocí příkazu Restore Database v programu Microsoft SQL Server Management Studio, s využitím souboru viklan.bak, který je obsažen na instalačním CD ROMu. Aplikace VIKLAN Evidence vyžaduje přístup do databáze způsobem SQL Server Authentication pod přihlašovacím jménem a heslem, jež budou sděleny ústně při vlastní instalaci. Pro správný běh programu musí být tento přístup v rámci instalace nastaven. Program MS SQL Server není součástí dodávky programu VIKLAN Evidence. Proto není cílem této stati pojednávat o jeho instalaci. Pouze uvádím, že MS SQL Server může být nainstalován buď na lokálním disku počítače, nebo na serveru. Pokud je využito serveru, je možno nainstalovat klientský program VIKLAN Evidence na více počítačů s tím, že uživatelé ze všech počítačů sdílejí stejná data a mohou využívat program VIKLAN Evidence v celé šíři jeho funkčnosti. Instalace vlastního programu VIKLAN Evidence spočívá ve zkopírování obsahu adresáře VIKLAN_EVIDENCE z instalačního CD ROMu na konkrétní počítač. Pro správnou funkčnost programu je nezbytné ve třech konfiguračních souborech (evid.exe.config, evid_reak.exe.config, evid_mail.exe.config) nastavit správné jméno SQL Serveru. Toto jméno se nastavuje mezi uvozovky na následující řádce, která musí být obsažena ve všech konfiguračních souborech: <add key="sqlserver" value="sem patří jméno SQL serveru" />. Modul Evidence aplikace VIKLAN je koncipován tak, že jeho uživatelé jsou automaticky upozorňováni na důležité události. Této funkčnosti slouží programy evid_reak.exe a evid_mail.exe. Tyto programy by neměl běžný uživatel vůbec spouštět, ale jejich spuštění by VIKLAN - Evidence 4

mělo být zajištěno automatizovaně během instalace programu (například pomocí funkce Naplánované úlohy operačního systému Windows). Platí, že nejprve by měl být spuštěn program evid_reak.exe, který zajistí aktualizaci automatizovaného hlášení. Jako druhý by měl být spuštěn program evid_mail.exe, který zajistí rozeslání e-mailů adresátům jednotlivých automatizovaných hlášení. Spouštění těchto programů je vhodné zajistit na serveru. Správný běh programu pro automatizované zasílání e-mailů (evid_mail.exe) předpokládá nastavení správného jména poštovního serveru uživatele a e-mailové adresy, z níž se budou automatizovaná hlášení odesílat. Tyto údaje se nastavují v první řádce tabulky Email v databázi viklan ve sloupcích emai_smtp a emai_poslal. V případě, že poštovní server vyžaduje jméno a heslo, je zapotřebí nastavit obsah sloupce emai_zaheslovano na True, přihlašovací jméno vyplnit do sloupce emai_login a heslo do sloupce emai_heslo. Vše se realizuje na prvním řádku výše uvedené tabulky Email. Pokud poštovní server nevyžaduje přihlášení pomocí hesla, je nezbytné nastavit obsah sloupce emai_zaheslovano na hodnotu False. Autorizace programu Modul Evidence programu VIKLAN v sobě obsahuje ochranu proti zneužití. Tato ochrana zablokuje možnost používání programu evid.exe bez provedení autorizace, pokud jednotlivé evidence obsahují dohromady více než padesát záznamů. Program evid_reak.exe nelze bez provedení autorizace vůbec spustit. Autorizace se provádí v následujících krocích: 1) Získání registračního kódu. Provede se prostým spuštěním programu evid_reak.exe. Po naběhnutí autorizačního dialogu lze registrační kód zkopírovat pomocí schránky (Ctrl+C, Ctrl+V) do textového souboru nebo přímo do e-mailu. VIKLAN - Evidence 5

2) Zaslání registračního kódu k autorizaci. Na e-mailovou adresu info@viklan.cz je nutno zaslat registrační kód společně s identifikací žadatele o autorizaci a jménem autorizovaného programu. 3) Použití autorizačního kódu. Do Vaší e-mailové schránky obdržíte odpověď na Vaši zprávu s registračním kódem, která bude obsahovat autorizační kód platný pro Váš počítač. Tento kód zkopírujte do pole Autorizační kód dialogu pro autorizaci a stiskněte tlačítko Pokračovat. Pokud jste postupovali správně, při příštím spuštění programu evid_reak.exe se autorizační dialog již neobjeví. Pozor! Autorizační kód je nutno vložit do příslušného pole dialogu kompletní a bez mezer nebo odřádkování na konci! Stejně tak je potřeba pozorně zkopírovat celý registrační kód, který se zasílá k autorizaci. Autorizace se provádí pro jednu instalaci modulu Evidence aplikace VIKLAN pouze jednou. Vždy pouze na počítači (nebo serveru) na němž je nainstalován MS SQL Server využívaný pro databázi viklan a na němž se automatizovaně spouštějí programy evid_reak.exe a evid_mail.exe. Základní vzhled programu Po přihlášení do programu se zobrazí okno obsahující záložky (v horní části okna). Na těchto záložkách jsou uspořádány všechny nástroje, tabulky seznamů a nabídky možností pro práci s evidencemi. Náhled do modulu Evidence Přihlášení Záložkou Přihlášení vstoupíte do programu. Evidence VIKLAN - Evidence 6

Záložka Evidence je hlavní prostor pro práci s evidencemi. V levé části okna je strom adresářů pro jednotlivé skupiny evidencí. Horní část záložky nabízí další dvě pracovní záložky, a to Obsah a Automatická hlášení. V záložce Obsah je hlavní seznam položek evidence s lištou nástrojů, filtry, importem ze souboru, inventurou. V dolní části je tabulka se zápisy o Historii položky. V záložce Automatické hlášení je tabulka s výpisy hlášení. Lidé V záložce Lidé je základní seznam údajů tvořený jmény lidí. Obsahuje také další údaje, které můžete zapsat do sloupců vlastností. Podobu vlastností můžete individuálně předem definovat (jména, názvy, kontaktní adresy, telefonní čísla). Jednotlivé položky tohoto seznamu můžete třídit do skupin. Vytvoříte tak z jednoho hlavního seznamu, pro každou evidenci, skupinu položek. Tyto skupiny využíváte pro načítání údajů do vlastností s typem hodnoty Lidé nebo pro filtrování podle seznamu lidí. V horní části okna je lišta nástrojů a filtr pro zobrazení skupiny lidí pro konkrétní evidenci. Firmy Záložka Firmy pracuje na stejném principu jako záložka Lidé. S tím rozdílem, že položky v seznamu jsou tvořeny firmami nebo institucemi. V horní části okna je lišta nástrojů a filtr pro zobrazení skupiny firem pro konkrétní evidenci. Uživatelé V záložce Uživatelé je seznam všech uživatelů programu Evidence. U každého uživatele jsou uloženy kontaktní adresy, role a nastavení práv k využívání záložek Lidé a Firmy. V horní části okna je lišta nástrojů, funkce pro nastavení práv uživatele ke konkrétním evidencím a k povolení práv administrátora. Editor evidencí Záložka Editor evidencí slouží k tvorbě nových evidencí, nastavování jejich vzhledu a parametrů. V horní části se nachází okno se seznamem Vytvořených evidencí a lištou nástrojů. Okno v dolní části, Konfigurace jedné položky, zobrazuje údaje o přednastavených vlastnostech a lištu nástrojů pro úpravu a posun položky. Správa programu Evidence Program spustíte pomocí ikony na ploše vašeho PC nebo dvojklikem na soubor evid.exe v kořenovém adresáři Evidence. Uživatelská práva, k využívání jednotlivých záložek programu, je možné nastavit do několika úrovní. Administrátor programu, který má přístup do záložek Uživatelé a Editor evidencí, může v záložce Uživatelé povolit přístup k záložkám Lidé a Firmy pro jednotlivé uživatele a to ve třech úrovních: Administrátor, Editace, Nic. Administrátor také umožňuje přístup k jednotlivým evidencím, které lze nastavit do čtyř úrovní: Administrátor, Editace, Vidět, Nic. Přihlašování do programu Při spuštění programu se automaticky zobrazí dialog Přihlášení. Pro vstup uživatele do programu musíte zadat přihlašovací údaje, které byly nastaveny administrátorem. VIKLAN - Evidence 7

Náhled do modulu Přihlášení Uživatelské jméno Role přihlášeného Heslo - používá se jméno uživatele. - zkratka charakterizující jednotlivé skupiny uživatelů. - libovolný počet znaků. Po správném zadání přihlašovacích dat vstoupíte do programu příkazem Přihlásit. Nástroje a nastavení Skupina funkcí Nástroje a nastavení je dostupná na záložce Přihlášení. Pokud potřebujete změnit heslo, použijte dialog Heslo v nabídce Změna hesla. Zde proveďte požadované úkony. V oddělení Nástroje a nastavení lze provést Základní nastavení vzhledu programu. Dále můžete nastavit Počet desetinných míst u cen. Správa uživatelů S programem Evidence může pracovat více uživatelů nebo i skupin uživatelů a to na jednom PC nebo po síti. Z tohoto důvodu je nezbytné vytvořit seznam uživatelů s kontaktními údaji a nastavením práv k užívání, jak jednotlivých záložek, tak jednotlivých evidencí. Tato nastavení provede administrátor v záložce Uživatelé. VIKLAN - Evidence 8

Náhled do záložky Uživatelé Administrace programu Správu programu Evidence provádí Administrátor programu. Program umožňuje povolit práva i pro více administrátorů. Administrátor nastavuje uživatelská práva pro ostatní uživatele. Má jako jediný přístup do záložky Uživatelé, kde provádí správu všech uživatelů programu. Administrátor má jako jediný přístup do záložky Editor evidencí. Zde zakládá nové evidence, nastavuje parametry a vzhled, definuje vlastnosti, definuje RTF soubory. Práva administrátora lze nastavit funkcí Povolit práva administrátora. Je umístěna na liště nástrojů v záložce Uživatelé. Povolit práva administrátora Nastavení práv k užívání záložek Lidé a Firmy Nastavení práv k užívání záložek Lidé a Firmy provede administrátor programu, při tvorbě Nového záznamu nebo Úpravě záznamu v záložce Uživatelé, v roletovém okně Práva seznamy a to na úrovních: VIKLAN - Evidence 9

Administrátor Nastavením úrovně Administrátor je vám umožněn přístup do záložky Lidé a Firmy. Můžete provádět všechny operace s výjimkou Správy vlastností. Editace Nastavením úrovně Editace máte povolen přístup do záložek Lidé a Firmy. Můžete provádět všechny operace s výjimkou Správy vlastností a Výmazu záznamu. Nic S tímto nastavením nemáte přístup do záložek Lidé a Firmy. Tato uživatelská práva může administrátor kdykoli měnit, v záložce Uživatelé, funkcí Úprava záznamu, na řádku Práva Seznamy. Úprava záznamu Nastavení práv k užívání Evidencí Nastavení práv k užívání jednotlivých evidencí provede administrátor výběrem uživatele a použitím funkce Nastavení práv k jednotlivým evidencím v záložce Uživatelé. Nastavení práv k jednotlivým evidencím V zobrazené tabulce označí evidenci, pro kterou chce uživatelská práva, pro daného uživatele, nastavit. Aktuální stav nastavení práv uživatele k jednotlivým evidencím je zobrazen ve sloupci Právo. Stiskněte funkci Nastavení práva. Zvolte jednu ze čtyř úrovní. Nastavení práva VIKLAN - Evidence 10

. Nic Na této úrovni je uživateli zamezen přístup do evidence. Tato evidence nebude zobrazena ve stromovém adresáři, v záložce Evidence. Vidět Na této úrovni má uživatel možnost využívat evidenci k vyhledávání dat v záznamech, funkci filtrování a také export dat do TXT souboru. Může také prohlížet záznamy o historii položky. Nemůže zakládat nové záznamy nebo je mazat a upravovat, ani provádět operace typu výdej/příjem, výpůjčka/vrácení nebo nastavování reakcí. Editace Tato úroveň rozšiřuje předchozí stupeň o možnosti přidávat k jednotlivým záznamům soubory, fotografie. Dále umožňuje vést agendu typu příjem/výdej, výpůjčka/vrácení a nastavování reakcí. Administrátor Tato nejvyšší úroveň povoluje uživateli využívat všechny nástroje evidence, včetně tvorby změny a mazání záznamů. Tvorba nových evidencí Stromový adresář Jednotlivé evidence jsou zobrazeny ve stromovém adresáři v záložce Evidence. Vzhled tohoto stromu může vytvořit pouze administrátor. Ostatní uživatelé nemají k těmto úkonům práva. Klikněte pravým tlačítkem myši v prostoru stromového adresáře. Zobrazí se kontextové menu se skupinou pěti možností: VIKLAN - Evidence 11

Funkce Nový uzel stromu zobrazí dialogové okno Záznam s možností pojmenovat nový uzel. Název bude charakterizovat skupinu evidencí, které budete do tohoto uzlu vkládat. Označte název uzlu a pravým tlačítkem aktivujte kontextové menu. Vyberte funkci Přejmenovat uzel stromu. Objeví se opět dialog Záznam, ve kterém můžete přejmenovat již existující uzel. Vymazání uzlu provedete funkcí Vymazat uzel stromu. Označte uzel, který si přejete odstranit, klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte volbu Vymazat uzel stromu. Potvrďte dialog Ano a uzel bude vymazán. Pořadí uzlů ve stromovém adresáři můžete měnit funkcemi Přesunout uzel nahoru a Přesunout uzel dolů. Označte uzel, kterým chcete posouvat a v kontextovém menu vyberte požadovanou funkci. Editor evidencí Nastavení vzhledu a funkce nové evidence provedete v záložce Editor evidencí. Prostor v záložce Editor evidencí je uspořádán tak, že v horní části je seznam Vytvořených evidencí a nad ním je umístěna lišta nástrojů. Ve spodní části je seznam Konfigurace jedné položky s vlastní lištou nástrojů. V seznamu Vytvořených evidencí jsou v řádcích pod sebou zobrazeny jednotlivé evidence. Ve sloupcích se zobrazují nastavení parametrů pro vzhled a možnosti evidence. Kliknutím kurzoru na některou z evidencí se ve spodním seznamu, v tabulce Konfigurace jedné položky, zobrazí v řádcích pod sebou jednotlivé vlastnosti. Ve sloupcích jsou zobrazeny hodnoty nastavení vzhledu a funkcí evidence. VIKLAN - Evidence 12

Náhled na záložku Editor evidencí V řádcích se můžete pohybovat poklepáním myši nebo šipkami nahoru/dolu na klávesnici. Pořadí jednotlivých evidencí v seznamu můžete změnit. To má vliv na pořadí evidencí v jednotlivých uzlech (skupinách). Označte evidenci, kterou chcete posunout v seznamu. Pak použijte funkci Posun nahoru nebo Posun dolů. Tyto funkce jsou umístěny na liště nástrojů. Posun nahoru Posun dolů Stejný postup můžete použít i pro změnu pořadí položek vlastností, v tabulce Konfigurace jedné položky. V tomto případě bude mít pořadí jednotlivých vlastností vliv i na zobrazení pořadí jednotlivých sloupců vlastností v tabulce Obsah, na záložce Evidence. To je praktické, protože při konfiguraci vlastností pro novou evidenci, nemusí být vždy do začátku jasné jaká bude konečná podoba seznamu. Tímto způsobem můžete kdykoli přizpůsobit pořadí sloupců v evidenci novým požadavkům. Na tomto místě je nezbytné připomenout, že přístup do záložky Editor evidencí, možnost vytvářet nové evidence a nastavovat uživatelská práva k jejich využívání má pouze administrátor programu. Možné varianty evidencí Tvorba nové evidence Novou evidenci vytvoříte použitím funkce Nová evidence. Změny v definici, již existující evidence, provedete použitím funkce Úprava záznamu. Obě funkce jsou umístěny na liště nástrojů, v záložce Editor evidencí. Nová evidence Úprava záznamu Po stisknutí tlačítka Nová evidence nebo Úprava záznamu se zobrazí dialog Definice evidence. VIKLAN - Evidence 13

Název evidence Do první dialogové řádky zapište název pro novou evidenci. Pod tímto názvem bude evidence uvedena ve stromovém adresáři, na záložce Evidence. Typy evidencí Ve druhém řádku máte možnost zvolit Typ evidence. V roletovém okně je nabídka dvou typů evidencí a to Výpůjční sklad nebo Výdejní sklad. Každý typ automaticky zobrazuje jiné systémově nastavené vlastnosti. Typ evidence Výdejní sklad má přednastaveny tyto systémové vlastnosti : MJ, Množství příjmu/výdeje, Disponibilní množství, Měna, Cena za 1 MJ, Cena celkem, a Cena kumulovaná. Typ evidence Výdejní sklad má přednastaveny tyto systémové vlastnosti : Měna, Cena nákupní. Výdejní sklad nastavuje automaticky možnosti Příjem a Výdej. Výpůjční sklad umožňuje individuální nastavení a pojmenování funkcí Historie-příkaz 1 a Historie-příkaz 2. VIKLAN - Evidence 14

Definice evidence Výdejní sklad Definice evidence Výpůjční sklad Tato možnost nabízí vytvořit evidence bez přímých vazeb na termíny Výpůjčka a Vrácení a uvolňuje typ Výpůjční sklad pro další formy evidencí (skladů). Například evidence revizí, kdy můžete aktivovat pouze jednu z obou funkcí, funkci Historie - příkaz 1 nebo Historiepříkaz 2, nazvat ji Nová revize a dostanete originální evidenci, s jiným vzhledem a funkčností, než umožňuje standardní nabídka. Takovýchto variant můžete vytvořit mnoho. V této možnosti se ukazuje universalita programu v plné míře. Nastavení těchto funkcí pak v hlavním seznamu evidence, v záložce Evidence a Obsah, reprezentují ikony. Přiřazení fotografie Další funkcí, kterou můžete zapnout zaškrtnutím dialogového pole, je Fotografie v detailu položek. Nastavením této volby umožníte uživateli Přiřadit fotografii položky do Detailu záznamu. V hlavním seznamu evidence, na záložce Evidence a Obsah, je tento příkaz reprezentován ikonou Přiřadit fotografii. Fotografie se zobrazuje v dialogovém okně při použití funkce Detail záznamu. VIKLAN - Evidence 15

Evidence cen Zaškrtněte v dialogovém poli možnost Evidence cen. Funkce automaticky nastaví sadu systémově přednastavených vlastností, které zobrazí v hlavním seznamu evidence, v záložce Evidence a Obsah. U evidence typu Výpůjční sklad jsou to vlastnosti Měna a Cena nákupní. U evidence typu Výdejní sklad jsou to vlastnosti Měna, Cena celkem, Cena za 1 MJ a Cena kumulovaná. Přiřadit soubor a Uložit soubor na disk Zaškrtnutím nabídky Připojit soubor k záznamu umožníte uživateli používat funkce Přiřadit soubor a Uložit soubor na disk, které jsou v hlavním seznamu evidence na záložce Evidence a Obsah. Tuto možnost můžete nastavit individuálně, jak pro tabulku hlavního seznamu, tak pro tabulku v Historii položky. Uzel stromu Výběrem názvu Uzlu stromu, v roletovém okně, přiřadíme novou evidenci do stromového adresáře evidencí, na záložce Evidence. Takto je možné jednotlivé evidence tématicky třídit a zachovávat přehlednost, ve stále se zvyšujícím počtu nových evidencí. Identifikace položek a Maska identifikátoru Jednotlivé položky v evidenci číslujete pomocí unikátních čísel. To znamená, že žádné položky nemají stejné identifikační číslo (evidenční číslo). K tomu slouží funkce Identifikace položek. V dialogu Definice evidence nastavte, pomocí roletového menu, jednu ze dvou možností : Automatické číslování nebo Definovaná uživatelem (čárový kód). V dialogu Maska identifikátoru je nutné nastavit masku, což je vzor tvaru budoucího identifikačního čísla, podle kterého bude program automaticky pokračovat v číslování položek vzestupně. Tuto masku tvoří skupina písmen nebo čísel. Na pozicích, kam v masce umístíte x (malé písmeno x), bude program vkládat čísla od jedné dále pro každou další položku. Automatické číslování Příklad masky pro Automatické číslování: MExxxx-SKL. Po zadání první položky do seznamu se uloží pod identifikačním číslem ME0001-SKL. Další položky budou automaticky očíslovány vzestupnou řadou takto: ME0002-SKL ME0003-SKL ME0004-SKL ME0005-SKL a dál Číslování definované uživatelem Příklad masky pro číslování Definované uživatelem (čárový kód): PPH2-xx. Při zadání položky do seznamu se objeví v dialogovém okně řádek Identifikace záznamu, do kterého zapíšete číslo nahrazující x (malá písmena x) v masce, například 12. V seznamu se pak zobrazí položka pod identifikačním číslem PPH2-12. VIKLAN - Evidence 16

Vlastnosti evidencí Vlastnosti evidencí slouží k přednastavení sloupců pro záznam údajů o položce, v seznamu evidence, zobrazeném v záložce Evidence a Obsah. Jejich parametry nastavíte v záložce Editor evidencí. Zde jsou po vytvoření zapsány do řádků pod sebou, v seznamu Konfigurace jedné položky. Přidat vlastnost Novou vlastnost založíte tak, že označíte evidenci, v tabulce Vytvořené evidence, pro niž chcete nastavovat parametry vlastností a stisknete funkci Přidat vlastnost. Přidat vlastnost Zobrazí se dialogové okno Vlastnost evidence. Náhled do dialogu Vlastnost evidence Typy hodnot V horní části dialogového okna je skupina šesti nabídek Typu hodnoty: Text Číslo Datum Seznam Lidé Firmy Typy hodnot aktivujete označením dialogového pole. VIKLAN - Evidence 17

Typ hodnoty - Text Program umožňuje nastavit až osm vlastností typu Text. Slouží k zápisu libovolného textu, pro bližší specifikaci položky v hlavním seznamu evidence, v záložce Evidence a Obsah. Tato volba nenabízí žádné přednastavené Filtry. Do dialogového okna Popis vlastnosti napište popis textové hodnoty, který bude charakterizovat vlastnost položky. Tento popis bude v hlavní tabulce evidence zobrazen jako nadpis sloupce vlastnosti. Do dialogového okna Přednastavená hodnota můžete vložit text, který se bude zobrazovat při tvorbě Nového záznamu a zjednoduší tak práci při zakládání nových položek Typ hodnoty - Číslo Program umožňuje nastavit až osm vlastností typu Číslo. Slouží k zápisu číselných hodnot pro bližší specifikaci položky v hlavním seznamu evidence, v záložce Evidence a Obsah. Tato volba nenabízí žádné přednastavení Filtru. Do dialogového okna Popis vlastnosti napište popis číselné hodnoty, který bude charakterizovat vlastnost položky. Tento popis bude v hlavní tabulce evidence zobrazen jako nadpis sloupce vlastnosti. Do dialogového okna Přednastavená hodnota můžete vložit číslo, které se bude zobrazovat při tvorbě Nového záznamu a zjednoduší tak práci při zakládání nových položek. Typ hodnoty - Datum Program umožňuje nastavit až pět vlastností typu Datum. Slouží k zápisu datumů, pro bližší specifikaci událostí, týkajících se položky v hlavním seznamu evidence, v záložce Evidence a Obsah. Tato volba nabízí přednastavit Časový filtr v roletovém okně Filtr. Pro zobrazení časového filtru musí být ještě splněna podmínka, že vlastnost položky bude zobrazována v hlavním seznamu (viz. odstavec Tabulky). Do dialogového okna Popis vlastnosti napište popis datumové hodnoty, který bude charakterizovat datové vlastnosti týkající se položky. Tento popis bude v hlavní tabulce evidence zobrazen jako nadpis sloupce vlastnosti. Dialogové okno Přednastavená hodnota neumožňuje vložit žádné údaje. Při tvorbě Nového záznamu se zobrazí dialog kalendáře a zjednoduší tak práci při zakládání nových položek. Typ hodnoty - Seznam Program umožňuje nastavit až pět vlastností typu Seznam. Slouží k zápisu hodnot načtených ze seznamu pro bližší specifikaci položky, v hlavním seznamu evidence, v záložce Evidence a Obsah. Do dialogového okna Popis vlastnosti napište popis hodnoty seznamu, který bude charakterizovat další vlastnosti týkající se položky. Tento popis bude v hlavní tabulce evidence zobrazen jako nadpis sloupce vlastnosti. Typ hodnoty Seznam nabízí přednastavit Hlavní filtr v roletovém okně Filtr. Pro zobrazení Hlavního filtru musí být ještě splněna podmínka, že vlastnost položky bude zobrazována v hlavním seznamu (viz odstavec Tabulky). Hlavní filtr lze v tomto případě nastavit pouze pro jednu vlastnost typu Seznam. Tvorba seznamu Uživatel bude mít možnost filtrovat podle seznamu, který vytvoříte pomocí funkce Tvorba seznamu v dialogovém okně vlastnost evidence. Zobrazí se dialogové okno Seznam hodnot s tabulkou a funkcemi Nový záznam, Úprava záznamu, Výmaz záznamu. Pokud VIKLAN - Evidence 18

vyberete funkci Nový záznam nebo Úprava záznamu, zobrazí se dialog Záznam, kde do dialogového okna můžete vložit nový nebo opravený záznam. Tímto způsobem vytvoříte seznam, který slouží pro načtení hodnot pouze této vlastnosti a zároveň pojmenovává možnosti filtrování Hlavního filtru. Do dialogového okna Přednastavená hodnota se automaticky nastaví údaje ze seznamu. Jednotlivé položky seznamu jsou odděleny středníky. Při tvorbě Nového záznamu položky, v hlavním seznamu evidence, v záložce Evidence a Obsah, se zobrazí roletové dialogové okno s hodnotami tohoto přednastaveného seznamu. Typ hodnoty - Lidé Program umožňuje nastavit až pět vlastností typu Lidé. Slouží k zápisu jmen lidí pro bližší specifikaci událostí týkajících se položky v hlavním seznamu evidence, v záložce Evidence a Obsah. Tato volba nenabízí žádný přednastavený Filtr. Do dialogového okna Popis vlastnosti napište popis hodnoty, který bude charakterizovat jmenné údaje pro vlastnosti týkající se položky. Tento popis bude v hlavní tabulce evidence zobrazen jako nadpis sloupce vlastnosti. Dialogové okno Přednastavená hodnota neumožňuje vložit žádné údaje. Při tvorbě Nového záznamu se zobrazí roletové dialogové okno se seznamem Lidí. Tento seznam je načítán ze seznamu jmen, na záložce Lidé a zobrazuje pouze jména, která jste nastavili k použití v této evidenci (viz kapitola Seznamy lidí). Typ hodnoty - Firmy Program umožňuje nastavit až pět vlastností typu Firmy. Slouží k zápisu názvů firem pro bližší specifikaci údajů položky v hlavním seznamu evidence, v záložce Evidence a Obsah. Tato volba nenabízí žádný přednastavený Filtr. Do dialogového okna Popis vlastnosti napište popis hodnoty, který bude charakterizovat firemní údaje pro vlastnosti týkající se položky. Tento popis bude v hlavní tabulce evidence zobrazen jako nadpis sloupce vlastnosti. VIKLAN - Evidence 19

Dialogové okno Přednastavená hodnota neumožňuje vložit žádné údaje. Při tvorbě Nového záznamu se zobrazí roletové dialogové okno se seznamem Firem. Tento seznam je načítán ze seznamu firem na záložce Firmy a zobrazuje pouze jména firem, která jste nastavili k použití v této evidenci (viz kapitola Seznamy firem). Tabulky Uprostřed dialogového okna Vlastnost evidence je umístěna nabídka Tabulky. Nabízí možnost zvolit, ve které z tabulek, na záložce Evidence a Obsah, bude sloupec vlastnosti zobrazen. Zatržením dialogového pole zvolte, zda se bude vlastnost zobrazovat v Hlavním seznamu, v tabulce Historie položky nebo v obou. Dialogy Vlastnost lze v evidenci zadávat, upravovat a zobrazovat v různých dialozích. Nastavení těchto možností proveďte pomocí skupiny funkcí v části Dialogy, v dialogovém okně Vlastnosti evidence. Zatrhnutím jednotlivých dialogových polí nastavíte možnost zobrazení vlastnosti v hlavním seznamu, v záložce Evidence a Obsah a to ve funkcích: Nový záznam Úprava záznamu Historie - příkaz 1 Historie příkaz 2 Detail záznamu Import dat Vytvoření definice evidence kopírováním z jiné evidence V některých případech se modely vzhledu a funkce evidencí opakují nebo se od sebe liší pouze v detailech. V takovém případě je velmi užitečné využít možnost zkopírování definice evidence a upravit ji podle nových potřeb. K tomu využijte, v záložce Editor evidencí, funkce uložené na liště nástrojů. Funkcí Uložit definici evidence do souboru, nahrajete všechna potřebná data do souboru na váš disk. Pak použijte funkci Vytvořit definici evidence ze souboru, kdy se data ze souboru vloží opět do programu, ale již jako nová evidence. Pro novou evidenci požijte nový název, abyste předešli duplicitě v definicích evidencí. Uložit definici evidence do souboru Vytvořit definici evidence ze souboru Hromadný import položek do evidence V některých případech jsou seznamy položek v evidenci velmi dlouhé a naplnění evidence zabírá hodně času. Proto je velmi efektivní mít možnost importu dat z již existujícího souboru. Nabídka Import ze souboru, na záložce Evidence, tuto funkci umožňuje. VIKLAN - Evidence 20

Import provedete stisknutím nabídky Import ze souboru a výběrem souboru s obsahem položek. Obsah souboru se načte do hlavního seznamu evidence. Tento soubor musí splňovat některé náležitosti pro správný převod dat. Pro zápisy v souboru používejte formát Unicode. Text v řádcích musí být oddělen tabulátory. V prvním řádku jsou vypsány názvy sloupců, tak jak jsou definovány v Konfiguraci jedné položky, na záložce Editor evidencí, ve sloupci Vlastnost. Ve druhé řádce je uveden popis sloupce v rámci evidence. Od třetího řádku dál již zapisujte údaje pro jednotlivé položky. První sloupec musí vždy obsahovat ID, to znamená unikátní identifikační číslo. Pořadí ostatních sloupců volte libovolně. Sloupce obsahující Disponibilní množství (MNOZSTVID) a Kumulovanou cenu (CENAKUMUL) do souboru nezapisujete. Jsou programem automaticky vypočteny. Sloupce pro datumové hodnoty vyplňujte ve formátu ROK-MĚSÍC- DEN (např.: 2009-11-07). Sloupce obsahující data ze seznamu Lidí a Firem v tabulce neuvádějte. Jsou v programu evidence vedeny pod unikátními čísly. Jako oddělovač desetinných čísel použijte zásadně tečku. Tento soubor je vhodné vytvářet pomocí programu Microsoft Excel. Je to méně pracné, přehledné a vyhnete se většímu množství chyb. VIKLAN - Evidence 21

Soubor uložte jako text oddělený tabulátory. Tvorba seznamu lidí importem dat Seznam na záložce Lidé lze vytvořit také pomocí funkce Import ze souboru. Stiskněte tlačítko Import ze souboru. Zobrazí se dialog Seznámení s funkcí příkazu. Potvrdíte volbu a v adresářích vyhledáte soubor, z něhož chcete importovat data. Tento soubor, jak je popsáno v dialogu Seznámení s funkcí příkazu, musí být ve formátu Unicode. Devět sloupců oddělených tabulátory musí obsahovat data s přehledem lidí, tak jak mají být vloženy do seznamu Lidé. Tvorba seznamu firem importem dat Seznam na záložce Firmy lze vytvořit také pomocí funkce Import ze souboru. Stiskněte tlačítko Import ze souboru. Zobrazí se dialog Seznámení s funkcí příkazu. Potvrdíte volbu a v adresářích vyhledáte soubor, z něhož chcete importovat data. Tento soubor, jak je popsáno v dialogu Seznámení s funkcí příkazu, musí být ve formátu Unicode. Třináct sloupců oddělených tabulátory musí obsahovat data s přehledem firem, tak jak mají být vloženy do seznamu Firmy. VIKLAN - Evidence 22

Definice a tvorba RTF souborů Export do RTF dokumentu je další možnost jak efektivně využít data shromážděná v seznamech evidencí a seznamu Lidí. Exportovaná data mohou být v RTF dokumentu uspořádána podle vašich požadavků, stačí vytvořit vzorové soubory. Pro každou evidenci můžete vytvořit několik vzorových souborů. Vzniknou tak vzory pro různé typy cílových dokumentů. Vzorové i cílové dokumenty můžete ukládat (archivovat) do vlastní databáze na svém disku. Tímto způsobem vytvoříte karty položek, výpisy, seznamy historie položek jakékoli evidence. Funkce Export do RTF dokumentu se nachází v záložce Evidence na liště nástrojů. Export RTF dokumentu Podobně můžete exportovat data ze seznamu Lidé a vytvářet záznamy, tabulky s výpisy o pohybu uživatele v evidenci. Pro každou evidenci můžete vytvořit i několik vzorových RTF souborů a ty pak zařadit do hlavního vzorového RTF souboru všech evidencí. Funkce Export RTF dokumentu je umístěna na liště nástrojů v záložce Lidé. Export RTF dokumentu Tvorba RTF dokumentu ze seznamu evidencí Pokud jsou pro danou evidenci administrátorem vytvořeny vzorové RTF soubory a jsou definovány podmínky pro vytvoření RTF dokumentu, zobrazí se na liště nástrojů v záložce Evidence možnost Export RTF dokumentu. Export RTF dokumentu V záložce Evidence, označte evidenci. V seznamu evidence vyberte položku, jejíž údaje budete exportovat. Stiskněte funkci Export RTF dokumentu. Zobrazí se dialogová hláška o průběhu exportu a výzva k uložení cílového souboru. Soubor pojmenujte a uložte na disk. Soubor můžete otevřít ve standardním textovém editoru a podle potřeby dále upravit. Tvorba RTF dokumentu ze seznamu lidí Pokud jsou administrátorem vytvořeny vzorové RTF soubory a jsou definovány podmínky pro vytvoření RTF dokumentu, zobrazí se na liště nástrojů, v záložce Lidé, možnost Export RTF dokumentu. Export RTF dokumentu V záložce Lidé označte uživatele v seznamu a stiskněte funkci Export RTF dokumentu. Zobrazí se dialogová hláška o průběhu exportu a výzva k uložení cílového RTF souboru na disk. Soubor pojmenujte a uložte na disk. Soubor můžete otevřít ve standardním textovém editoru a podle potřeby dále upravit. VIKLAN - Evidence 23

Vzorové RTF soubory V textovém editoru (Microsoft Word) vytvořte vzorový RTF soubor, což je vlastně návrh vzhledu cílového RTF dokumentu (maska). Vzorové RTF soubory může vytvářet pouze administrátor programu. Tento soubor můžete uložit na libovolné místo na disku. Nejlépe do zvláštního adresáře, který bude sloužit jako databáze vzorových RTF souborů pro všechny evidence a všechny uživatele. Pro tvorbu vzorového dokumentu využíváme dva druhy souborů, hlavní a vkládané. Hlavní a vkládaný soubor může obsahovat: - texty - tabulky - obrázky - klíčová slova uvozená zavináčem - klíčové výrazy Do hlavního vzorového RTF souboru se načítají data z hlavní tabulky evidence (v záložce Evidence). Údaje, které obvykle načítáte, representují jednu, vámi zvolenou, položku s příslušnými daty ze sloupců vlastností. Abyste do něj mohli načíst data z tabulky historie pro tuto položku, musíte do něj umístit vkládaný vzorový RTF soubor. Hlavní RTF soubor obvykle obsahuje základní data o položce. Vkládaný RTF soubor rozšiřuje tato data o události z historie položky nebo opakující se záznamy spojené se jménem osoby. Klíčové výrazy Vzorové dokumenty používají tři druhy klíčových výrazů. název klíčového výrazu vzorový RTF z evidence Vzorový RTF ze seznamu Lidé HLAVNÍ VKLÁDANÝ HLAVNÍ VKLÁDANÝ TELO_SOUBORU ANO NE ANO NE ZACATEK_SOUBORU NE ANO NE ANO KONEC_SOUBORU NE ANO NE ANO Klíčové výrazy by se měly od okolního textu odlišovat jiným stylem písma. Klíčová slova Klíčová slova kopírují název Typu hodnoty. Shodují se s názvem Vlastnosti v tabulce Konfigurace jedné položky, v záložce Editor evidence. Pro každou evidenci jste použili jiný počet a jiné Typy hodnot vlastností. Proto musíte pro každou evidenci připravit vlastní vzorové RTF soubory (masky). Před tato klíčová slova musíte vložit znak @. Seznam klíčových slov V následující tabulce je seznam všech klíčových slov a výrazů a jejich použití ve vzorových RTF souborech: zdroj klíčového slova (záložka) název klíčového slova vzorový RTF z evidence vzorový RTF ze seznamu Lidé HLAVNÍ VKLÁDANÝ HLAVNÍ VKLÁDANÝ Editor evidencí @ID ANO ANO NE ANO Editor evidencí @IDNAZEV ANO ANO NE ANO Editor evidencí @TYPZ NE ANO NE NE Editor evidencí @MENA ANO ANO NE ANO Editor evidencí @MJ ANO ANO NE ANO VIKLAN - Evidence 24

Editor evidencí @MNOZSTVI1 NE ANO NE NE Editor evidencí @MNOZSTVID ANO ANO NE ANO Editor evidencí @CENAC NE ANO NE NE Editor evidencí @CENA1 NE ANO NE NE Editor evidencí @CENAKUMUL ANO ANO NE ANO Editor evidencí @CENAK ANO ANO NE ANO Lidé @LJMENO NE NE ANO ANO Lidé @LVL1 NE NE ANO ANO Lidé @LVL2 NE NE ANO ANO Lidé @LVL3 NE NE ANO ANO Lidé @LVL4 NE NE ANO ANO Lidé @LVL5 NE NE ANO ANO Lidé @LVL6 NE NE ANO ANO Lidé @LVL7 NE NE ANO ANO Lidé @LVL8 NE NE ANO ANO Uživatelé @UJMENO ANO ANO ANO ANO Uživatelé @UEMAIL ANO ANO ANO ANO Uživatelé @UTEL ANO ANO ANO ANO Uživatelé @UMOBIL ANO ANO ANO ANO Uživatelé @UFAX ANO ANO ANO ANO Uživatelé @UJINY ANO ANO ANO ANO Editor evidencí @TEXT1 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @TEXT2 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @TEXT3 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @TEXT4 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @TEXT5 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @TEXT6 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @TEXT7 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @TEXT8 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @CISLO1 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @CISLO2 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @CISLO3 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @CISLO4 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @CISLO5 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @CISLO6 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @CISLO7 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @CISLO8 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @DATUM1 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @DATUM2 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @DATUM3 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @DATUM4 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @DATUM5 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @SEZNAM1 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @SEZNAM2 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @SEZNAM3 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @SEZNAM4 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @SEZNAM5 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @CLOVEK1 ANO ANO NE ANO VIKLAN - Evidence 25

Editor evidencí @CLOVEK2 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @CLOVEK3 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @CLOVEK4 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @CLOVEK5 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @FIRMA1 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @FIRMA2 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @FIRMA3 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @FIRMA4 ANO ANO NE ANO Editor evidencí @FIRMA5 ANO ANO NE ANO Pokud chcete vložit do cílového dokumentu údaje o uživateli, který tento dokument vytvořil, použijte klíčová slova s příponou U (viz tabulka klíčových slov). Data budou načtena ze seznamu na záložce Uživatelé. Klíčová slova obsahují název vlastnosti s příponou U a znakem @. Kořen klíčového slova je shodný s názvem vlastnosti nastavené v záložce Uživatelé. V případě tvorby RTF dokumentu ze seznamu Lidé můžete vložit do dokumentu údaje o člověku obsažené v tabulce na záložce Lidé. Pro klíčová slova těchto údajů použijte příponu L a znak @ (viz tabulka klíčových slov). Data budou načtena ze seznamu na záložce Lidé. Kořen klíčového slova je shodný s názvem vlastnosti nastavené v záložce Lidé. Hlavní a vkládaný vzorový RTF soubor pro tvorbu RTF dokumentu z hlavního seznamu evidence Údaje, které obvykle načítáte do hlavního vzorového RTF, representují jednu, vámi zvolenou položku, s příslušnými daty ze sloupců vlastností. Abyste do něj mohli načíst data z tabulky historie pro tuto položku, musíte do něj vložit vkládaný vzorový RTF soubor. Umístěte proto do hlavního vzorového RTF souboru klíčový výraz TELO_SOUBORU. Tento klíčový výraz smí být v hlavním vzorovém RTF souboru použit pouze jednou. Napište ho na místo, kam chcete umístit data o historii položky. Příklad zápisu klíčových slov a výrazů v hlavním souboru: Potvrzení o absolvování školení programu Evidence @CLOVEK1 absolvoval dne @DATUM3 doplňující školení @SEZNAM1 v programu Evidence v rozsahu @TEXT4. Hodnocení: @TEXT6 Toto školení doplňuje předchozí kurzy: TELO_SOUBORU Jméno školitele: @CLOVEK3 Podpis: Dne: Jméno zaměstnance: @CLOVEK1 Podpis: Dne: Vkládaný soubor musí obsahovat klíčové výrazy ZACATEK_SOUBORU a KONEC_SOUBORU. Klíčový výraz ZACATEK_SOUBORU musí být umístěn na začátku dokumentu. Klíčový výraz KONEC_SOUBORU dokument uzavírá. Oba tyto výrazy mohou být ve vkládaném vzorovém RTF souboru pouze jednou. VIKLAN - Evidence 26

Příklad zápisu klíčových slov a výrazů ve vkládaném souboru: ZACATEK_SOUBORU @SEZNAM1 ze dne: @DATUM3 KONEC_SOUBORU Definice exportu RTF dokumentu z hlavního seznamu evidence Nastavení podmínek pro export dat provede administrátor v záložce Editor evidence. Označte evidenci, pro kterou chcete podmínky exportu dat nastavit a vyberete funkci Definice RTF na záložce Evidence. Ikona je místěna na liště nástrojů v horní části záložky. Definice RTF na záložce Evidence Zobrazí se dialogové okno Definice RTF souboru pro evidenci. Nastavení stylu RTF RTF soubory můžete definovat několika styly. V horní části dialogu je skupina možností, jak nastavit styl RTF souboru. Zvolte jednu ze tří možností: Žádné RTF Neumožňuje uživateli vytvářet na záložce Evidence žádné RTF dokumenty. Pouze pro hlavní seznam Umožňuje uživateli vytvořit RTF dokument z hlavního seznamu záložky Evidence. Hlavní seznam + seznam historie Umožní uživateli vytvořit RTF dokument z hlavního seznamu záložky Evidence s vloženým souborem s údaji z tabulky Historie položky VIKLAN - Evidence 27

Nastavení souboru pro hlavní seznam Nastavení v poli, Soubor pro hlavní seznam, provede administrátor do dialogové řádky Cesta na nový soubor, zápisem nebo vyhledáním cesty použitím tlačítka. Vyberte ve vaší databázi příslušný hlavní vzorový RTF soubor a nastavte cestu k němu. Zatrhnete-li dialog Ponechat soubor z databáze, zůstane jako vzorový RTF soubor posledně uložený. Pokud jste vzhled vzorového RTF souboru nezměnili, nemusíte Cestu na nový soubor opět nastavovat. Nezapomeňte, že vzorový RTF soubor musí obsahovat klíčový výraz TELO_SOUBORU. Nastavení souboru pro seznam historie Nastavení Souboru pro seznam historie, provede administrátor zápisem nebo vyhledáním cesty do dialogové řádky Cesta na nový soubor. Vyberte ve vaší databázi příslušný vkládaný vzorový RTF soubor a nastavte cestu. Pokud chcete ponechat původní nastavenou cestu a vkládaný vzorový RTF soubor, zatrhněte volbu Ponechat soubor z databáze. Nezapomeňte, že vkládané vzorové RTF soubory, musí vždy obsahovat klíčové výrazy ZACATEK_SOUBORU a KONEC_SOUBORU. Hlavní a vkládaný vzorový RTF soubor pro tvorbu RTF dokumentu ze seznamu Lidí V případě vytváření RTF dokumentu ze seznamu Lidí se do hlavního vzorového RTF souboru načítají data ze záložky Lidé. Údaje, které obvykle načítáte, representují vámi vybrané jméno osoby, které se objevuje ve sloupcích vlastností v evidencích. Funkce je programována tak, že může prohledat všechny evidence a vytvořit výpis dat, příslušných ke jménu osoby, podle vašich požadavků. Hlavní RTF soubor může obsahovat záhlaví a zápatí dokumentu, úvodní text, jméno osoby, kontaktní údaje atd. Aby bylo možné načítat údaje z hlavního seznamu položek evidencí, pro tuto osobu, musíte do hlavního vzorového RTF souboru, umístit vkládaný vzorový RTF soubor. Umístěte proto do hlavního vzorového RTF souboru klíčový výraz TELO_SOUBORU. Tento klíčový výraz smí být v hlavním vzorovém RTF souboru použit pouze jednou. Napište ho na místo, kam chcete umístit vkládaná data. Příklad zápisu klíčových slov a výrazů v hlavním souboru : Personální oddělení - Dokument o záznamech osob v evidencích @LJMENO Jmenovaný odevzdal před ukončením pracovního poměru tyto zapůjčené pracovní prostředky. TELO_SOUBORU Podpis pracovníka: Dne: Podpis odpovědného pracovníka: Dne: Vkládané vzorové RTF soubory umožňují načítat jednotlivé položky ze seznamů evidencí a také vytvořit například hlavičku pro tabulku s těmito údaji. Tyto soubory musí obsahovat klíčové výrazy ZACATEK_SOUBORU, vždy na začátku textu a KONEC_SOUBORU na konci textu. Pro klíčové výrazy používejte v textu jiný styl písma. Příklad zápisu klíčových slov a výrazů ve vkládaném souboru: 1. vkládaný soubor může obsahovat názvy sloupců výpisu ZACATEK_SOUBORU Ev. číslo Název Datum zapůjčení Datum vrácení KONEC_SOUBORU VIKLAN - Evidence 28

2. vkládaný soubor obsahuje výpisy z položek evidence ZACATEK_SOUBORU @ID @NAZEV @DATUM1 @DATUM2 KONEC_SOUBORU Definice exportu RTF souboru pro seznam Lidí Nastavení podmínek pro export dat provede administrátor v záložce Editor evidence. Vyberte funkci Definice RTF na záložce Lidé. Ikona je místěna na liště nástrojů v horní části záložky. Definice RTF na záložce Lidé Zobrazí se dialogové okno Definice RTF souboru na záložce Lidé. V této tabulce jsou v řádcích pod sebou definovány jednotlivé vzorové RTF soubory. Pořadí záznamů určuje pořadí zápisu do cílového RTF dokumentu. S ohledem na toto musí být RTF soubory koncipovány. Definice v prvním řádku, s proškrtlým názvem (-----), charakterizuje hlavní vzorový RTF soubor. Obsahuje hlavičku cílového dokumentu a bude vložen do cílového dokumentu pouze jednou. Definice ve druhém řádku s názvem Měřidla, charakterizuje vkládaný RTF soubor. Obsahuje nadpisy sloupců první evidence (Měřidla) a bude vložen do cílového dokumentu pouze jednou. Definice ve třetím řádku, s názvem Měřidla, charakterizuje vkládaný RTF soubor. Obsahuje jednotlivé výpisy z položek evidence Měřidla a bude vkládán do cílového dokumentu opakovaně, podle počtu nalezených relevantních záznamů. Další řádek by mohl charakterizovat vkládaný soubor s nadpisy sloupců následující evidence a vložil by se do cílového dokumentu opět pouze jednou. Následující řádek by charakterizoval vkládaný soubor obsahující výpisy z položek další evidence. V takovýchto krocích je nutné definovat všechny evidence na záložce Editor evidencí. Na liště nástrojů v horní části dialogu je skupina funkcí: Nový záznam Výmaz záznamu Posun nahoru Úprava záznamu Uložit soubor na disk Posun dolů VIKLAN - Evidence 29

Pro vytvoření nové definice požijte funkci Nový záznam. Zobrazí se dialogové okno Definice jednoho RTF souboru pro RTF dokument na záložce Lidé. V dialogovém řádku Evidence vyberte evidenci, z níž budete výpis provádět. V dialogovém řádku Rozhodující sloupec v evidenci vyberte, z roletového menu, popis sloupce. Položky v roletovém menu zastupují vždy hodnoty vlastností typu Člověk. Pouze ve vybraném sloupci bude provádět program vyhledávání vámi zvoleného jména osoby. Pozor, každá evidence může mít názvy rozhodujících sloupců jiné. Pokud definujete hlavní vzorový RTF soubor, který se bude vkládat do cílového dokumentu pouze jednou, nechte volbu, Vložit pro každou položku, prázdnou. U vkládaných vzorových RTF souborů posuďte, jakou operaci má daný soubor provést a pak volbu, Vložit pro každou položku, zatrhněte nebo nechte prázdnou. Varianta se zatrženou volbou vloží do cílového souboru údaje pro všechny relevantní položky. To znamená, že bude vyhledávat v evidenci všechny položky, které obsahují vybrané jméno osoby v rozhodujícím sloupci a postupně je pod sebe, v cílovém RTF dokumentu do řádků zapisovat. Pro přehlednost tabulky napište do Poznámky, jakou z těchto operací má definice provádět. Cestu na hlavní nebo vkládaný vzorový RTF soubor zapište nebo načtěte, pomocí tlačítka, do dialogové řádky Cesta na nový soubor, v oddíle RTF soubor. V případě, že provádíte Úpravu záznamu, můžete zatrhnout možnost Ponechat soubor z databáze. Pak nemusíte načítat znovu cestu na nový vzorový RTF soubor a zůstane nastaven posledně uložený. Přednastavené seznamy pro evidence Seznamy lidí Záložka Lidé je seznam údajů, který tvoří jména lidí nebo míst. Obsahuje také další údaje, které můžete zapsat do sloupců vlastností (např. jména, názvy, kontaktní adresy, telefonní VIKLAN - Evidence 30

čísla atd.). Vlastnosti, reprezentující jednotlivé údaje, nastaví administrátor funkcí Správa vlastností. Správa vlastností V dialogovém okně můžete, nastavením počtu aktivních vlastností, připravit a pojmenovat až osm různých vlastností. Pravým tlačítkem myši, v prostoru tabulky seznamu, lze zobrazit kontextové menu. Menu obsahuje stejné funkce jako lišta nástrojů. Jednotlivé funkce jsou řazeny ve stejném pořadí jako na liště nástrojů. Pro jednotlivé uživatele nemusí být vždy zobrazeny nebo přístupny všechny funkce. Vždy záleží na nastavení uživatelských práv. V horní části okna je lišta nástrojů. Jak pracovat s funkcemi Vyhledávání, Filtr, Odstranit filtr, Výmaz záznamu, Export do *.TXT souboru, Export RTF souboru je popsáno v samostatných kapitolách Získávání informací z dat evidencí a Tvorba, úprava a výmaz záznamu v evidenci. VIKLAN - Evidence 31

Chcete-li zadat nebo upravit položky použitím funkce Nový záznam vyplňte následující dialog. a Úprava záznamu Po potvrzení se vloží nová nebo změněná položka do seznamu Lidí. Odstranění položky ze seznamu provedete použitím funkce Výmaz záznamu. Výmaz záznamu. Jednotlivé položky tohoto seznamu můžete třídit do skupin. K různým evidencím můžete přiřadit různé lidi pomocí funkce Nastavení jednoho člověka v jednotlivých evidencích.: Nastavení jednoho člověka v jednotlivých evidencích Zobrazí se dialog pro nastavení. Vyberte evidenci a stiskněte funkci Nastavení použití v jedné evidenci nebo Nastavení použití ve všech evidencích. Potom potvrďte otázku. Vytvoříte tak z jednoho hlavního seznamu skupinu položek pro každou evidenci. Tyto skupiny pak budou vstupovat do dialogů (např. při nastavení typu hodnoty Lidé nebo pro Filtrování dle lidí). Pokud chcete přiřadit celý seznam Lidí k jednotlivým evidencím, můžete použít funkci Nastavení použití všech lidí v evidenci.: VIKLAN - Evidence 32

Nastavení použití všech lidí v evidenci V dialogu pak označte název evidence a vyberte volbu ANO / NE. Jednotlivé seznamy skupin můžete prohlížet pomocí přednastaveného filtru. Zatrhněte volbu Filtrovat dle evidence a vyberte v roletovém okně evidenci. Nová data se zobrazí po stisknutí funkce Aktualizovat. Seznamy firem Záložka Firmy pracuje na stejném principu jako záložka Lidé. S tím rozdílem, že položky v seznamu jsou firmy a instituce. V horní části okna je lišta nástrojů a filtr pro zobrazení skupiny pro konkrétní evidenci. Nastavení použití jedné firmy v jednotlivých evidencích Nastavení použití všech firem v jedné evidenci Evidence z hlediska koncových uživatelů Základní popis práce s evidencemi (typy evidencí) V kapitole Základní vzhled programu jsou popsány jednotlivé záložky a jejich účel. V této kapitole si představíme jednotlivé záložky, funkce a nástroje z hlediska koncových uživatelů. Z hlediska koncových uživatelů jsou uživatelská práva popsána v kapitole Nastavení práv k užívání záložek Lidé a Firmy a Nastavení práv k užívání Evidencí. Jak z popisu vyplývá, možnost používání a zobrazení jednotlivých záložek a funkcí záleží, na nastavení práv pro konkrétního uživatele. Pro koncového uživatele jsou po vstupu do programu, v záložce Přihlášení, přístupny maximálně další tři záložky: Evidence, Lidé a Firmy. VIKLAN - Evidence 33