A3RIP Řízení prjektů 13. seminář 8. 10. 12. 2014
Obsah 1. uknčení prjektu 1a. cíle při uknčení prjektu 1b. pakvaně pužitelné výsledky 1c. archivace dkumentů 2. hdncení prjektu 3. úspěch prjektu 4. time management 4a. využitelné metdy řízení času
1. Uknčení a hdncení prjektu Fáze prjektu 1) Iniciace (příprava) 2) Plánvání 3) Realizace (včetně průběžné kntrly, někdy také Implementace) 4) Řešení změn (někdy začleněn d realizace) 5) Uknčení + Hdncení
1a. cíle při uknčení prjektu Získat suhlas s výsledky prjektu Uknčit smluvní vztahy suvisející s prjektem Frmálně uzavřít prjekt, včetně závěrečnéh vyúčtvání Psudit výkn zdrjů Rzpustit prjektvý tým Zaznamenat histrii prjektu Pučit se pr následující prjekty Kd si nepamatuje minulst je dsuzen k jejímu pakvání. (včetně chyb) Všechn, c byl v prjektu vytvřen má ptenciál být znvu pužit.
1b. pakvaně pužitelné výsledky Smluvní dkumenty Organizace prjektu a ppis rlí Plány činnsti Plány kvality Výrbní dkumentace Vývjvé prstředí Standardy prjektu Firemní mdely (datvé, prcesní, rganizační apd.) Pstupy kntrly prjektu aj.
1c. archivace dkumentů Uchvávat výsledky je stejně důležité jak je vytvářet. Činnsti: Pužít existující (směrnice archivaci) neb nastavit nvé interní pstupy pr archivaci dkumentace, fyzické vzrky, katalgy, prezentační materiály apd.) Určit způsb archivace a délku Zajistit řádné značení a ulžení (dhledatelnst) Splnit záknné neb jiné pvinné archivační pstupy (např. smluva s pskytvatelem dtace u prjektů EU pvinnst archivvat dkumenty 10 let).
2. hdncení prjektu Základní aspekty hdncení: Eknmická úspěšnst (finanční hlediska) Dsažení cílů, čekávání a smluvních závazků Zhdncení výhd a nevýhd pr jedntlivé zainteresvané strany (spkjenst zákazníka, uživatelů apd.) Benchmarking (prvnání), c jsme chtěli mít a c máme Hdntit prjekt je mžné i v jeh průběhu Metdy hdncení závěrečná analýza mdel 7S (MC Kinseyůvmdel) metda semafru
Závěrečná analýza Hdncení naplnění cílů prjektu Prvnání plánvaných a skutečně dsažených hdnt všech měřitelných výsledků Rekapitulace změn předmětu prjektu Naplnění plánu kvality Speciální pdmínky, uskutečněná a zvládnutá rizika prjektu Efektivita prcedur řízení prjektu
Mdel 7S zjišťuje se vliv realizace prjektu na 7S: strategie (strategy) systém (system) pracvníci (staff) schpnsti, dvednsti (skills) styl (style) sdílené hdnty (shared values) struktura (structure)
Metda semafru Ptáme se sebe, členů týmu, nadřízených, spnzra, zákazníka, uživatelů výsledků: C se pdařil? C se nedařil? C bychm příště mhli udělat jinak? C jsme přehlédli? C jsme pdcenili? atd. Odpvědi můžeme seřadit pdle barev semafru: Zelená: pzitivní zkušenst, pvedená akce Oranžvá: zvládli jsme t, ale šl by t i lépe, existuje příležitst ke zlepšení, neb napak pzr na případné prblémy Červená: tt už raději nepakujme
Kdy je prjekt úspěšný? 3. úspěch prjektu 60. léta úspěch z technickéh hlediska (funguje/ nefunguje) 70. 80. léta splnění trjimperativu (včas, v daném rzpčtu a v dané kvalitě) 90. léta splnění trjimperativu + přijat zadavatelem / zákazníkem sučasnst: Je dknčen v plánvaném termínu Nebyly pdstatně překrčeny náklady Byl dsažen cíle Výsledek je pužitelný Výsledek je akceptvaný zadavatelem/zákazníkem natlik, že umžní zveřejnění reference
4. time management čas klíčvý zdrj v prjektech, je kapacitním mezením všech prjektvých činnstí a aktivit trjimperativ (čas x kvalita x náklady) platí i v neprjektvých činnstech; dbré zvládnutí řízení času (resp. aktivit) má pzitivní vliv na zbývající veličiny
pdle Stephena Cveye lze rzlišit 4 generace time managementu TM Hlavní princip Výhdy Nevýhdy 1. generace zaznamenání a uspřádání úklů (T D listy) 2. generace plánvání úklů a stanvení cílů využití diářů a kalendářů rychlé a přehledné, dškrtnutí úklu dává pcit, že se psunujeme v před rientace na cíle a plánvání času, přehlednst umžňující dhadnut vytíženst dne pmíjí pririty a někdy také termíny btížné rzhdvání priritách, intuitivní neb impulzivní přesuvání úklů
TM Hlavní princip Výhdy Nevýhdy 3. generace krdinace aktivit a priritizace cílů rientace na pririty, zvýšení výknnsti nutné důsledné plánvání a sebedisciplína, plánvání kratších časvých jedntek (den, týden) 4. generace sklubení sbních a firemních pririt; reakce na přetíženst pracvníků uvědmění si, že člvěk není strj a má také sbní živt. harmnizace pracvních pvinnstí a sbní spkjensti; dluhdbé cíle ve vazně na krátkdbé úkly nutné stanvení sbní vize, živtních pririt, nutnst učit se plánvat dluhdbě
4a. využitelné metdy řízení času 1) stanvení cílů a aktivit (c chci, prč t chci) 2) priritizace cílů a úklů k určvání pririt lze pužít něklik přístupů: ABC analýza úkly zařazujeme pdle následujících kritérií: A naléhavé a důležité úkly (velmi důležité) B důležité ale nenaléhavé úkly (středně důležité) C nejsu naléhavé ani důležité (mál důležité) Paretva analýza pravidl 80/20 80 % úlh zabere 20 % času Eisenhwerůvprincip činnsti lze rzdělit d 4 kvadrantů pdle jejich důležitsti a naléhavsti matice řízení času 3) plánvání plánujeme v přadí dluhdbé cíle (rky) střednědbé cíle (měsíce) krátkdbé cíle (týdny, dny) krátkdbé cíle by nikdy neměly dsuvat dluhdbé cíle na neurčit
Matice řízení času Důležité Nedůležité Naléhavé I. KRIZE ( hašení pžárů ) Řešení krizvých situací (c musí být htv dnes) Nedkladné prblémy (c musí být htv d knce týdne) Aktivity spevně stanvenými termíny (prady, SC, jednání atd.) Pzn.: Krize čast vznikají dsuváním úklů II. kvadrantu! III. KLAM Naléhavst dává iluzi důležitsti Vyrušení (telefny, maily), neplánvané návštěvy Některá krespndence a administrativa, některé prady Reakce na džadvání se pzrnsti někh jinéh Pzn.: Mnh nedkladných záležitstí je naléhavých pr někh jinéh, většinu pr někh, kd je ve vlastní časvé krizi. Nenaléhavé II. KVALITA ( sbní vedení ) Plánvání a důsledná příprava Prevence, předvídání, předcházení prblémům Ujasnění cílů a hdnt, držet správný směr Zvyšvání kmpetentnsti (učení se) Skutečný dpčinek (mim práci) Pzn.: Činnsti vtmt kvadrantu jsu zrádné tím, že na nás většinu netlačí. Musíme jim věnvat pzrnst sami. IV. MRHÁNÍ ČASEM Běžné rutinní úkly, pracvní zaneprázdnění Některé telefnické hvry, nepdstatná krespndence Únikvé aktivity diskuse ničem, diskuse prblému namíst jeh řešení Čtení nvinek na internetu, klábsení Dmácí vysílení, sledvání TV apd. Pzn.: Vědmé i nevědmé mrhání časem je unikem z dluhtrvajícíh přetížení vkvadrantu I a III.
4) delegvání rzdělení práce mezi statní členy týmu (přidělení těm, kteří je zvládnu nejsnáze) 5) mnitrvání a kntrla plán mít před čima, kntrlvat pstup (kalendář, nástěnka apd.)
6) analýza zldějů času interní zlději času (vyplývají z pvahy člvěka) dkládání na pzdější dbu (dp. rzdělit na menší části, kntrlvat plnění) neschpnst říci ne, nedstatečná asertivita nedstačující zájem nezajímavé nám zabere více času, trénink kncentrace vyhaslst vyčerpání (fyzické, duševní), příliš dluhé věnvání se stejné věci externí zlději času (půsbí z vnějšku) návštěvníci telefny, maily, ICQ apd. čekání (připravit si práci v průběhu čekání) prady a jednání (neefektivní jednání, měl by se jít k věci )