Technica Solutions Úvodní studie pro Q&X Trading
Verze dokumentu Datum Autor Popis změn 0.9c 7.12. Tomáš Klinský Harmonogram, hodnocení předmětu 0.9b 7.12. Petr Petrouš Uhlazení formátování 0.9 3.12. Petr Petrouš Executive summary 0.8 24.11. Michal Kvasničák Doplnění harmonogramů 0.7 23.11. Tomáš Klinský Doplnění kapitoly Roadmapa 0.2 9.11. Petr Petrouš Úvodní draft, osnova Q&X Trading Strana 1
A. Executive summary 1. Zadání Jsme firma, která půjčuje a prodává nářadí. Máme několik poboček v Praze a po celé republice. Čím dál tím více máme problémy s evidencí zápůjček a podporou zákazníků. Klesá nám tržba a zákazníci utíkají. Jaké je možné řešení? 2. Vize Na základě analýzy současného systému objednávek/rezervací/zápůjček a skladové evidence firmy Q&X navrhujeme vytvořit elektronický informační systém. V systému budou centrálně uložené informace o každém kusu nářadí v majetku firmy Q&X, jeho aktuálním stavu, umístění a budoucích rezervacích. Systém bude disponovat jednoduchým komunikačním rozhraním mezi jednotlivými pobočkami a centrálou firmy Q&X, které bude primárně sloužit ke koordinaci strategie firmy. Zákazníci nově dostanou přístup k rezervacím a přehledům svých objednávek přes webové rozhraní. Každý zákazník bude v systému evidován včetně objemů jeho nákupů a bude k tomu navržen věrnostní systém. Zároveň bude systém vyhodnocovat i úspěšnost a výkonnost obchodníků a skladníků za účelem jejich motivace. Systém bude navržen na moderní třívrstvé architektuře, jeho provoz bude plně outsourcován a bude dostupný 99,99% času. Q&X Trading Strana 2
3. Roadmapa Projekt bude rozdělen do tří etap Etapa 1: návrh a implementace TSFWK (základní funkčnosti, klíčové reportovací a monitorovací nástroje) a TOOLSYS 1.0. Definice procesů a metodiky pro kontinuální rozvoj TSFWK a aplikací nad TSFWK. Etapa 2: rozšíření TSFWK o další funkčnosti (napojení na MS Sharepoint) a pokročilé analytické nástroje, TOOLSYS 1.5. Etapa 3: TOOLSYS 2.0. 4. Harmonogram 5. Cena Náklady jsou rozděleny podle etap vývoje. Předpokládáme sazbu 1000kč/člh bez DPH. V ceně není započítán HW a SW. Maximální odchylka odhadu je 20%. Cena Etapy 1: 1 500 000 Kč. Cena Etapy 2: 1 900 000 Kč. Cena Etapy 3: předběžný odhad 4 mil. Kč. Návratnost investice (ROI) pro období 5 let byla na základě nákladů (bez součinnosti a využití frameworku společnosti TS) a přínosů spočítána ve výši 1,61. Tzn. v tomto horizontu je implementace systémů zisková. 6. Součinnost Pro úspěšnou realizaci projektu bude ze strany Q&X vyžadována následující součinnost: Personální Projektový manažer, řídící komise - členové vrcholného managementu, business architekt, běžní uživatelé pro provedení funkčních a zátěžových testů. Minimální požadovaná součinnost pro první etapu je ve výši 425člh a pro druhou etapu ve výši 355člh. Infrastrukturní serverová část infrastruktury bude plně outsourcována, Q&X pouze zajistí kvalitní internetové připojení všech poboček a dokoupí požadovaný počet počítačů na pobočky. Q&X Trading Strana 3
B. Obsah A. EXECUTIVE SUMMARY... 2 B. OBSAH... 4 C. SLOVNÍK... 5 D. PŘÍLOHY... 6 1. HARMONOGRAM PROJEKTU... 6 E. ZADÁNÍ ÚVODNI STUDIE... 7 1. VSTUPNÍ ZADÁNÍ... 7 2. ZÁMĚR... 7 3. AKTUÁLNÍ PROBLÉMY (BUSINESS PROBLEMATIKA)... 7 4. KLÍČOVÉ ICT POŽADAVKY... 7 5. CHANGE REQUESTS (POŽADAVKY NA ZMĚNU)... 8 6. TECHNOLOGICKÁ A JINÁ OMEZENÍ... 8 F. RIZIKA... 9 1. RIZIKA ZADAVATELE... 9 2. PROJEKTOVÁ RIZIKA... 10 G. SITUAČNÍ ANALÝZA... 12 1. SWOT ANALÝZA Q&X... 12 2. FURPS+ ANALÝZA TOOLSYS... 12 3. PODPORA MANAGEMENTU Q&X... 13 H. VIZE ŘEŠENÍ... 14 1. STRATEGIE NAPLNĚNÍ VIZE ŘEŠENÍ... 14 2. KLÍČOVÉ BENEFITY NAVRHOVANÉHO ŘEŠENÍ PRO BUSINESS... 15 3. KLÍČOVÉ BENEFITY NAVRHOVANÉHO ŘEŠENÍ PRO IT... 16 I. ROADMAPA PROJEKTU... 17 1. PROJEKTOVÝ TÝM... 17 2. SOUČINNOSTI... 18 3. ETAPA 1 TSFWK A TOOLSYS 1.0... 19 4. ETAPA 2 TSWFK 1.5, TOOLSYS 1.5... 21 5. VIZE DALŠÍHO ROZVOJE ETAPA 3... 24 J. ZÁVĚR... 26 Q&X Trading Strana 4
C. Slovník Zkratka CF CR ČR Člh DCF Framework FURPS+ HW ICT Mitigace MS Q&X ROI RP## RRF SLA SW SWOT analýza TS TSFWK UAT Workflow Failover cluster Popis změn Cash Flow, peněžní tok Change Request Česká republika človekohodiny Discounted Cash Flow, diskontovaný peněžní tok Obecné softwarové prostředí pro jednoduchý vývoj aplikací Popis požadavků na systém z hlediska funkčností (Functionalities), použitelnosti (Usability), spolehlivosti (Reliability), výkonnosti (Performance), podporovatelnosti (Supportablity) a ďalších nefunkčních požadavků (+) Hardware Informační a komunikační technologie Zmírnění, minimalizace Microsoft Q&X Trading, s.r.o. Return On Investment, návratnost investice Projektové riziko (číslo) Resources Reservation Framework, framework pro systémy na rezervaci zdrojů Service Level Agreement Software Analýza silných (Strenghts) a slabých (Weaknesses) stránek spolu s příležitostmi (Opportunities) a hrozbami (Threats) Technica Solutions Technica Solutions Framework pro podniková řešení Uživatelské akceptační testy Pracovní postup, postup pro zpracování položek v příslušné agendě (např. žádost o rezervaci) Shluk více serverů, které jsou schopny převzít úlohy kteréhokoliv z nich v případě výpadku Q&X Trading Strana 5
D. Přílohy 1. Harmonogram projektu TOOLSYS2.1.mpp Q&X Trading Strana 6
E. Zadání úvodní studie 7. Vstupní zadání Jsme firma, která půjčuje a prodává nářadí. Máme několik poboček v Praze a po celé republice. Čím dál tím více máme problémy s evidencí zápůjček a podporou zákazníků. Klesá nám tržba a zákazníci utíkají. Jaké je možné řešení? 8. Záměr Společnosti Q&X se ročně poztrácí nářadí za zhruba 3 mil. Kč. Obrat společnosti Q&X tvoří stálí zákazníci pouze z 30%. Cílem společnosti Q&X je omezení ztrát nářadí, zvýšení podílu stálých zákazníků a vytvoření komunikačního kanálu mezi pobočkami. Vhodným řešením se jeví elektronický informační systém. Základní požadavky na systém: jednoduchá a rychlá dostupnost informací o skladových zásobách a rezervacích, zlepšení komunikace mezi pobočkami a centrálou, jednoznačná evidence všech kusů nářadí. 9. Aktuální problémy (Business problematika) Nepořádek v rezervacích (na jeden kus nářadí může existovat více rezervací na jediný den). Pokud zákazník vrátí zboží pozdě, nikdo si toho nevšimne včas a zboží může chybět jinde (na jinou rezervaci). Ročně se ztratí nářadí za řádově 3 mil. Kč a jedná se o ztráty v rámci pobočky, nikoliv o nevracení zboží od zákazníků. Chybí zodpovědnost konkrétních lidí za konkrétní zboží. Chybí komunikační kanál mezi pobočkami. Chybí přehled o úspěšnosti PR akcí (prodejnost po dnech/týdnech/regionech) Chybí věrnostní systém pro udržení stálých zákazníků. Zákazník nemá možnost komunikovat s firmou Q&X jinak než osobně/telefonicky. 10. Klíčové ICT požadavky Provoz a správa celého systému musí být zajištěna externím dodavatelem (ideálně dodavatelem informačního systému), protože Q&X nemá vlastní IT kapacity. Q&X na pracovních stanicích (PC) využívá operačního systému MS Windows XP. Q&X Trading Strana 7
11. Change requests (Požadavky na změnu) CR1: Řešení nebude postaveno plně na zelené louce, ale je požadováno, aby bylo postaveno na existujícím frameworku akceptováno 1. 12. Technologická a jiná omezení Očekávaný počet užívatelů Q&X má v současné době přibližně 110 zaměstnanců v 14 pobočkách. Q&X využívá centrálního skladu pro dokupování nového zboží, odkud je zboží dodáváno do skladů na pobočkách. 1 Zadavatel si je vědom, že tímto omezuje možné dodavatele jen na firmy, které mají za sebou více projektů a delší existenci. Chce tím zvýšit pravděpodobnost úspěchu a snížit cenu. Aby bylo možné posuzovat kvalitu a cenu frameworku, je v dalším textu uváděn jako srovnávací Framework autora studie, společnosti TS. Q&X Trading Strana 8
F. Rizika 1. Rizika zadavatele RZ01 ztráty nářadí Stav Nastalo Vlastník Q&X Pravděpodobnost výskytu 100% Dopad Ztráty nářadí. Plán pro mitigaci rizika Inventura. Krizový plán Zavedení informačního systému. RZ02 nedostupnost informačního systému po nasazení Stav Potenciální Vlastník Q&X Pravděpodobnost výskytu 5% Dopad Nefunkčnost IS na jedné pobočce. Plán pro mitigaci rizika Řešení s vysokou dostupností. Kvalitní internetové spojení na pobočkách. Alespoň dva počítače na každé pobočce. Krizový plán Uplatnění sankcí vyplývajících z SLA. RZ03 Nasazení systému po plánovaném termínu Stav Potenciální Vlastník Q&X Pravděpodobnost výskytu 20% Dopad Opoždění očekávaných zlepšení obratů a poměru stálých zákazníků. Ztráty nářadí budou trvat déle. Plán pro mitigaci rizika Smluvní opatření v realizační smlouvě. Vytvoření kvalitní úvodní studie. Vyžadování pravidelných reportů o stavu projektu. Krizový plán Uplatnění sankcí vůči dodavateli systému. Q&X Trading Strana 9
2. Projektová rizika RP01 nasazení informačního systému po plánovaném termínu Stav Potenciální Vlastník Dodavatel Pravděpodobnost výskytu 20% Dopad Poškození dobrého jména dodavatele. Penále z prodlení. Plán pro mitigaci rizika Pravidelné kontroly stavu projektu. Schůzky se zadavatelem. Zasílání Status Assessments. Krizový plán Zvýšení úsilí projektového týmu. Ustavení krizového managementu. RP02 - Nedostatečná kapacita a kvalita projektového týmu Stav Potenciální Vlastník Dodavatel Pravděpodobnost výskytu 5% Dopad Zpoždění termínů. Nízká kvalita odvedené práce. Plán pro mitigaci rizika Sestavení kvalitního týmu. Pravidelné kontroly odváděné práce a dodržování termínů. Krizový plán Zavedení dočasných přesčasů. Zvýšený dohled projektového managementu. RP03 Nedostatečná součinnost zákazníka Stav Potenciální Vlastník Dodavatel Pravděpodobnost výskytu 30% Dopad Zpoždění termínů. Nízká kvalita odvedené práce. Plán pro mitigaci rizika Průběžné reportování stavu. Pravidelné schůzky se zákazníkem. Krizový plán Posun termínu. Ustavení krizového managementu. Q&X Trading Strana 10
RP04 Nedostatečný výkon hardware infrastruktury Stav Potenciální Vlastník Dodavatel Pravděpodobnost výskytu 10% Dopad Pomalá odezva systému. Výpadky z důvodu přetížení. Plán pro mitigaci rizika Testování. Analýza náročnosti plánovaného řešení. Krizový plán Dokoupení výkonnějšího hardware. Rozložení zátěže v rámci Failover clusteru. Q&X Trading Strana 11
G. Situační analýza 1. SWOT analýza Q&X Strenghts (silné stránky) Weaknesses (slabé stránky) Opportunities (příležitosti) Threats (hrozby) Pobočka ve všech krajských městech Mnoholeté zkušenosti Široká klientela Půjčovna i obchod 30% obratu tvoří stálí zákazníci Ztráty na materiálu Špatná vnitřní komunikace Nepropojenost poboček a skladů Nevyužívání moderních způsobů komunikace se zákazníky Problémy s evidencí a rezervací Lepší plánování a využití skladů. Koordinované využití slev u výrobců nářadí. Zavedení výdejních skladů. Snížení ztrát na materiálu. Demotivace zaměstnanců a jejich přechod ke konkurenci. Změna zavedených postupů, počáteční problémy při nasazení. 2. FURPS+ analýza TOOLSYS a) Funkčnosti Jednoduchá jednoznačná identifikace konkrétního kusu zboží. Detailní sledování pohybu zboží až k zákazníkovi. Zaznamenávání průběhu reklamací a oprav konkrétního zboží. Možnost pokročilé práce se zákazníkem. Systém benefitů pro stálé zákazníky. Systém rolí a oprávnění management, prodejce, skladník a technik. Elektronická rezervace a evidence nářadí. Jednoduchá evidence a správa zboží na skladě. Rezervace a zjištění dostupnosti zboží na konkrétní pobočce přes Internet. Jednotný informační zdroj o produktech a o zkušenostech s nimi pro interní potřeby. Kalendář - sdílený. Úkoly, umožnění delegování úkolů. Centralizovaná správa dokumentů. Podpora pro strategické plánování firmy (hromadný nákup zboží ve slevě). Automatické upozornění na konec rezervace zboží prostřednictvím emailu či SMS. Přehled rezervovaného zboží jak z půjčovny, tak na prodejně. Sledování efektivity zaměstnanců. Prodej zboží a vystavování faktur. Q&X Trading Strana 12
Komunikace mezi pobočkami. Informace o aktuálních skladových zásobách všech poboček. b) Použitelnost Možnost propojení s mobilními zařízeními. Jednotnost systému v rámci poboček. c) Spolehlivost 99,99%, 24/7. Maximální doba výpadku 1h na 10 000h. Žádné kritické chyby, které by znemožňovaly použití systému. d) Výkon Stovky uživatelů současně. Doba odezvy maximálně do 10s, průměrně do 5s při plném zatížení systému (stovky uživatelů). e) Podporovatelnost Kompletní zdokumentování systému ve vlastnictví zákazníka (administrátorská a programátorská dokumentace). Garance řešení chyb dodavatelem. Prostředí poběží na našich serverech. Jednoduše rozšiřitelný systém založený na produktech etablovaných firem. f) Další nefunkční požadavky Failover cluster. Enterprise pole. Založeno na platformě Microsoft.NET, MS Sharepoint, MS Exchange Server. 3. Podpora managementu Q&X Ze stávající situace je jasné, že základním problémem managementu je neexistence a potažmo nedosažitelnost relevantních informací pro nakládání se zdroji společnosti a poboček pro manažerská rozhodnutí a strategické plánování. Mezi zásadní informace, které musí TOOLSYS poskytnout patří: Aktuální zásoby skladů jednotlivých poboček. Souhrnnou statistiku obratu jednotlivých poboček. Jednoznačnou informaci o průchodu konkrétního zboží společností a jednotlivé zodpovědné osoby. Kvalitativní a kvantitativní indikátory pro hodnocení jednotlivých zaměstnanců. Porovnání indikátorů pro hodnocení pracovníků v rámci pobočky a firmy. Počet, frekvence a objem objednávek z různých skladů. Q&X Trading Strana 13
H. Vize řešení Na základě analýzy současného systému objednávek, rezervací, zápůjček a skladové evidence firmy Q&X navrhujeme vytvořit elektronický informační systém. V systému budou centrálně uložené informace o každém kusu nářadí v majetku firmy Q&X, jeho aktuálním stavu, umístění a budoucích rezervacích. Systém bude disponovat jednoduchým komunikačním rozhraním mezi jednotlivými pobočkami a centrálou firmy Q&X, které bude primárně sloužit ke koordinaci strategie firmy. Zákazníci nově dostanou přístup k rezervacím a přehledům svých objednávek přes webové rozhraní. Každý zákazník bude v systému evidován včetně objemů jeho nákupů a bude k tomu navržen věrnostní systém. Zároveň bude systém vyhodnocovat i úspěšnost a výkonnost obchodníků a skladníků za účelem jejich motivace. 1. Strategie naplnění vize řešení Na základě vytvořené vize bude navrhované řešení TOOLSYS založené na principech třívrstvé architektury s ohledem na principy SOA. Parciálním cílem projektu je v maximální možné míře využít technologickou základnu, kterou poskytují produkty společnosti Microsoft. Zároveň je nevyhnutné implementované struktury komponovat do elementárně rozšiřitelného a flexibilního (univerzálního) celku, s ohledem na další rozvoj a využití systému. Na základě dohody mezi Q&X a TS byla stanovena priorita, fokus a rozsah oblastí, které budou řešeny a konsolidovány v horizontu nejbližších dvanácti měsíců: Vytvoření jednotného univerzálního frameworku pro systémy na rezervaci zdrojů (RRF), který bude vytvořen na základech existujícího TSFWK vyvinutého společností TS nad MS.NET. Využití již existujícího řešení přináší velkou úsporu času, protože nebude nutné navrhnout a implementovat celý framework na zelené louce. Vytvoření TOOLSYS nad tímto frameworkem. Nástroje pro vytváření reportů a monitoring využívání zdrojů. Nástroje pro strategické plánování a hodnocení zaměstnanců. Základní architekturu celého řešení zobrazuje obrázek následující na další straně. Q&X Trading Strana 14
2. Klíčové benefity navrhovaného řešení pro business Využité principy SOA umožňují jednoduché propojení různých služeb (aplikací), využívajících rozličné platformy a technologie. Nad SOA může být jednoduše vytvořeno workflow (pracovní postup) na úrovni komponent (jednotlivých funkcí) využívaných v jednotlivých službách. Každý proces je pak od začátku až do konce jednoduše sledovatelný až na úroveň základních operací. Nevyhnutným předpokladem implementace řešení je tedy identifikace business (funkčních) modulů a aplikací, poskytujících svoje služby okolním aplikacím jako je např. MS Sharepoint. Jednotlivé business moduly jsou transparentně definovány a musí operovat nad konkrétní částí firemních procesů. V současné době jsou identifikovány tyto funkční moduly: Správa poboček. Správa skladů. Pokladní systém. Rezervační systém. Klientský systém. Komunikace mezi pobočkami. Evidence zboží. Reporting. Q&X Trading Strana 15
Funkčnosti takto navržených business modulů jsou použitelné obecně napříč procesy Q&X, co představuje jeden z nejdůležitějších benefitů použití SOA. Neméně významná je i možnost znovupoužití a elementární rozšiřitelnost při definici nových business modulů. Řešení založené na těchto technologických principech přinese Q&X celou řadu výhod: Detailní sledování pohybu zboží od dodavatele až k zákazníkovi. Jednoduché uživatelské rozhraní pro zadávání rezervací, objednávek a správu zboží a skladů. Online přehled o stavu dostupného zboží na konkrétní pobočce. Optimalizace procesů rezervací, transportu zboží a půjčování. Jednoduché napojení na účetní software. Rozšiřitelnost řešení pro další růst firmy. Pokročilou práci se zákazníkem. Centralizovanou znalostní bázi a sklad dokumentů. Univerzální komunikační kanál napříč pobočkami. Zdokumentované řešení nezávislé na dodavateli. Eliminace potenciálních problémů. Garance reakčních časů pro opravy chyb na základě servisní smlouvy. Možnost outsourcování provozu a rozvoje celého řešení. 3. Klíčové benefity navrhovaného řešení pro IT Celé řešení je navrhováno tak, aby se o něj společnost Q&X nemusela starat a tedy aby její IT oddělení nerostlo. Používání softwarových produktů jediné firmy (MS) zajistí konzistentní spravovatelnost systému. Dále je výběr takto velké a renomované firmy jistou zárukou dlouhodobé podpory a využitelnosti. Vytvořením konzistentního aplikačního frameworku TSFWK zajistíme unifikovaný způsob vývoje aplikací a zjednodušení podpory celého systému. Hardware infrastruktura bude dostatečně dimenzována pro splnění požadavků Q&X na dostupnost i výkon z hlediska počtu současných uživatelů systému. Celý systém navíc bude snadno rozšiřitelný v případě nedostatku výkonu rozdělením jednotlivých aplikací mezi více serverů. Pro zajištění vysoké dostupnosti (99,99%) bude použit MS Failover Cluster který v případě výpadku kteréhokoliv serveru automaticky zajistí obnovení provozu všech aplikací na přeživších serverech. Použití tohoto řešení zároveň usnadní škálování systému v případě zvýšení provozu. Očekávání Q&X: Outsourcing infrastruktury i správy a dohledu celého systému. SLA s úrovní dostupnosti 99,99%. Q&X Trading Strana 16
I. Roadmapa projektu Tato kapitola popisuje v jakých krocích a jakým způsobem bude dosaženo cílového stavu. Dále obsahuje organizační strukturu a vyžadovanou součinnost, harmonogram a milníky. Na závěr jsou uvedeny oblasti následného rozvoje za horizontem roku 2011. Předchozí kapitoly definovaly cílový stav projektu, kterého bude dosaženo v horizontu konce roku 2011. Vzhledem na požadovaný rozsah řešení a nutnost co nejrychlejšího přínosu používání aplikace RESYZ je vhodné rozdělit projekt do tří realizačních etap (každá etapa je plánována na cca 6 měsíců): Etapa 1: návrh a implementace TSFWK (základní funkčnosti, klíčové reportovací a monitorovací nástroje) a TOOLSYS 1.0. Definice procesů a metodiky pro kontinuální rozvoj TSFWK a aplikací nad TSFWK. Etapa 2: rozšíření TSFWK o další funkčnosti (napojení na MS Sharepoint) a pokročilé analytické nástroje, TOOLSYS 1.5. Etapa 3: TOOLSYS 2.0. Na následujícím obrázku je vidět rámcová roadmapa etap 1 3. Plán jednotlivých etap je upřesněný v následujících kapitolách. 1. Projektový tým Pro implementaci řešení tohoto významu je z pohledu Q&X zejména třeba se účastnit v orgánech dozorčích nad projektem, prostřednictvím business architekta poskytnout jasnou představu o firemních procesech a dohlédnout na termíny i kvalitu probíhajícího vývoje. Řídící komise nejvyšší projektová řídící struktura projektu. Schvaluje a koordinuje klíčové plánované dodávky a milníky. Je nadřízená komisi pro architekturu systému a Projektovému řízení. Členy jsou nominováni z vrcholového managementu Q&X a TS. Jedná se o dozorný orgán nad projektem. Q&X Trading Strana 17
Komise pro architekturu systému udržuje a rozvíjí celkovou vizi rozvoje TSFWK a souvisejících aplikací. Zajišťuje, aby všechny rozvojové aktivity byly v souladu s touto vizí. Členy jsou nominováni: o Business architekt (Q&X) o Business analytik (TS) o Hlavní softwarový architekt (TS) Projektový tým Q&X zajišťuje a poskytuje součinnosti za business i IT Q&X. Je odpovědný za kontrolu termínů a výstupů TS (i průběžných). Projektový manažer je odpovědný za kontrolu kvality a případnou eskalaci nedodržování termínů a kvality na řídící komisi. o Projektový manažer o QA manažer o Tester Projektový tým za TS je odpovědný za dodání výstupů ve stanovených termínech, kvalitě, kvantitě a dohodnutém rozpočtu. Projektový manažer je odpovědný za řešení rizik, a jejich případnou eskalaci na Řídící komisi. o Projektový manažer o Business analytik o Software architekt o Vývojář o Tester 2. Součinnosti a) Zdroje Projektový manažer osoba ze středního managementu Q&X. Zajistí zprostředkování a konsolidaci testovacích dat, vyplnění číselníků. Zajistí dostatečnou kapacitu pracovníků Q&X. Business architekt zodpovědný za revize a akceptace výstupů projektu ze strany Q&X. Bude se účastnit plánovaných schůzek a workshopů mezi TS a Q&X. Testeři v rámci předem definovaného plánu otestují výstupy projektu. V rámci Q&X musí dojít k vybrání jak klíčových tak běžných uživatelů kvůli zajištění komplexnosti testů. Členové řídící komise nutno vybrat členy vrcholného managementu, kteří budou moci věnovat projektu dostatečnou pozornost. Budou pravidelně informování o stavu projektu, provádět klíčová rozhodnutí a finální akceptace. b) Infrastruktura Serverovou infrastrukturu a její umístění zajistí TS. Ze strany Q&X je třeba zajistit na všechny pobočky kvalitní internetové připojení. Na pobočkách bude třeba dokoupit nové počítače (stávající se také využijí). Q&X Trading Strana 18
3. Etapa 1 TSFWK a TOOLSYS 1.0 a) Rozsah a zaměření etapy V této etapě budou vyřešeny klíčové technické rizika TSFWK, které mají dopad na implementaci aplikací nad TSFWK. Jako proof-of-concept bude implementována první verze aplikace TOOLSYS 1.0: o o TSFWK Vyhodnocované uživatelských práv (komunikace s LDAP). Podpora workflow. Definice klíčových procesů. Vizuální komponenty pro TOOLSYS. Nevizuální komponenty pro TOOLSYS. Moduly Správa zdrojů (Evidence a správa nářadí). Základní reporty pro management o prodejích, rezervacích a případných ztrátách nářadí. TOOLSYS Elektronická rezervace a nákup nářadí. Online rozhraní pro zadávání a monitorování stavu objednávek a reklamací. Online rozhraní pro kontrolu stavu skladů. b) Součinnosti V rámci této etapy bude nutné ze strany zákazníka Q&X zajistit intenzivní součinnost následujících typů uživatelů: o o o Vybraní odpovědní pracovníci znalí firemních procesů spojených se skladováním, půjčováním, prodejem, reklamacemi a pohybem zboží. Především pro účely návrhu koordinaci řešení (klíčoví uživatelé). Během tvorby technického projektu. Kapacita cca. 120 člověkohodin (leden únor). Zástupci managementu pro účely vydefinování a následně otestování požadovaných manažerských výstupů. Během tvorby technického projektu. Kapacita cca. 30 člověkohodin (leden únor). Uživatelé budoucího systému pro testování a zaškolení systému. Během testů systému. Q&X Trading Strana 19
Kapacita cca. 120 člověkohodin (červen - srpen). o o o Uživatelé budoucího systému pro prvotní konfiguraci a nastavení systému. Během nasazení systému. Kapacita cca. 90 člověkohodin (srpen září). Projektový vedoucí (koordinátor) ze strany Q&X. Během celé fáze. Kapacita cca. 50 člověkohodin (každý měsíc jedna schůzka kromě března květena a listopadu prosince). Členové řídícího výboru ze strany Q&X. 1x za měsíc. Kapacita cca. 15 člověkohodin (každý měsíc jedna schůzka kromě března květena a listopadu prosince). Očekávaná celková minimální součinnost ze strany Q&X: 425 člh. c) Harmonogram d) Odhad nákladů na realizaci etapy Odhad nákladů na realizaci je počítán při průměrné sazbě 1 000Kč / člh bez DPH. Realizace se může odchylovat od tohoto odhadu o +/- 20%. Do ceny nejsou zahrnuty poplatky vyplývající ze SLA. Q&X Trading Strana 20
Systém / část Člh Cena v Kč bez DPH Funkčnosti TSFWK 970 1 000 000 Vyhodnocované užívatelských práv (komunikace s LDAP) 100 Podpora workflow (v rámci TSFWK) 0 Definice klíčových procesů 100 Vizuálni komponenty pro TOOLSYS 250 Nevizuálni komponenty pro TOOLSYS 250 Správa zdrojů (Evidence a správa nářadí) 100 Reporty pro management o prodejech, rezervacích 170 a případných stratách nářadí TOOLSYS 1.0 500 500 000 Elektronická rezervace a nákup nářadí 250 Online rozhraní pro zadávaní a monitorování stavu 150 objednávek, reklamací Online rozhraní pro kontrolu stavu skladů 100 Celková cena za Etapu 1 1470 1 500 000 4. Etapa 2 TSFWK 1.5, TOOLSYS 1.5 a) Rozsah a zaměření etapy V této etapě bude řešena zejména integrace s MS Exchange a MS Sharepoint. Dále budou řešeny podpůrné a nice-to-have funkčnosti a změnové požadavky na TSFWK a TOOLSYS. V současné době lze identifikovat jenom požadavky na funkčnosti TOOLSYS, které nebylo možné zařadit do Etapy 1. Ostatní požadavky budou identifikovány v průběhu první fáze Etapy 2. o TSFWK Integrace s MS Sharepoint, MS Exchange Server. Vytvoření webového rozhraní pro objednávky a rezervace. Automatické notifikace o dostupnosti nářadí (rezervace, reklamace, nákupy) Doplnění pokročilých analytických nástrojů. b) Součinnosti V rámci této etapy bude nutné ze strany zákazníka Q&X zajistit intenzivní součinnost následujících typů uživatelů: Q&X Trading Strana 21
o Pracovníci odpovědní za technickou infrastrukturu pro účely integrace s existujícími firemními nástroji (produkty Microsoft, ). Během celého projektu. Kapacita cca. 50 člověkohodin. o Pracovníci odpovědní za rezervace a půjčovaní nářadí se znalostí firemních procesů spojených s jejich rezervací. Především pro účely návrhu koordinaci řešení (klíčoví uživatelé). Během tvorby technického projektu. Kapacita cca. 60 člověkohodin (říjen a začátek ledna). o Uživatelé budoucího systému pro testování a zaškolení systému. Během testů systému. Kapacita cca. 120 člověkohodin (leden březen). o Uživatelé budoucího systému pro konfiguraci a nastavení nových funkčností systému. Během nasazení systému. Kapacita cca. 70 člověkohodin (červen). o Projektový vedoucí (koordinátor) ze strany Q&X. Během celé fáze. Kapacita cca. 40 člověkohodin (každý měsíc jedna schůzka kromě března květena a listopadu prosince). o Členové řídícího výboru ze strany Q&X. 1x za měsíc. Kapacita cca. 15 člověkohodin (každý měsíc jedna schůzka kromě března květena a listopadu prosince). Očekávaná celková minimální součinnost ze strany Q&X: 355 člh. Q&X Trading Strana 22
c) Harmonogram d) Odhad nákladů na realizaci etapy Odhad nákladů na realizaci je počítán při průměrné sazbě 1 000Kč / člh bez DPH. Realizace se může odchylovat od tohoto odhadu o +/- 20%. Do ceny nejsou zahrnuty poplatky vyplývající ze SLA. Systém / část Člh Cena v Kč bez DPH TSFWK 1.5 1430 1 430 000 Integrace s MS Sharepoint 300 Vytvoření rozhraní pro objednávky a rezervace 400 Automatické notifikace o dostupnosti nářadí (rezervace, reklamace, 400 nákupy) Doplnění analytických nástrojů 330 TOOLSYS 1.5 470 470 000 Celková cena za Etapu 1 1900 1 900 000 Q&X Trading Strana 23
5. Vize dalšího rozvoje Etapa 3 V současné době je předčasné diskutovat obsah a zaměření třetí etapy projektu. Je velmi pravděpodobné, že v této etapě budou řešeny zejména podpůrné a rozšiřující funkčnosti, spolu se změnovými požadavky na TSFWK a TOOLSYS. Ty budou vycházet z provozu systému a jeho využívání uživateli. Zároveň budou identifikovány aplikace z existujícího aplikačního portfolia Q&X, které jsou vhodnými kandidáty na převedení svých funkčností nad TSFWK a podporu firemních procesů Q&X, které zatím nejsou podporovány žádným systémem ani aplikací. Předpokládá se, že třetí etapa bude zahájena po pilotu druhé etapy (trvání cca. 1 2 měsíce) a ukončena do poloviny roku 2014. Další rozvoj systému po roce 2012 bude řešen v rámci samostatné servisní smlouvy s dodavatelem. Parametry smlouvy budou nastaveny před jejím podepsáním. Pro aktuální stav, známý na konci případové studie, je navrhována podpora v rozsahu minimálně 8 člh/týden. Q&X Trading Strana 24
6. Finance Předpokládáme, že díky TOOLSYS a důkladnému sledování jednotlivých kusů nářadí omezíme ztráty nářadí o 80%, tedy přibližně 2,4 mil. Kč. Na základě našich dlouholetých zkušeností předpokládáme zvýšení obratu o 10%. V nákladech vycházíme z předchozích výpočtů: Cena Etapy 1: 1 500 000 Kč. Cena Etapy 2: 1 900 000 Kč. Cena Etapy 3: předběžný odhad 4 mil. Kč. K těmto nákladům je nutno přičíst: Zaškolení zaměstnanců: 140 člh (14 skupin x 10 hod.), tj. 130 tis Kč. Support 6 člh týdně, tj. 320 tis. Kč ročně. Náklady a úspory, zahrnující pouze omezení ztrát nářadí bez započítání 10% nárůstu obratu, znázorňuje tabulka níže. Minimální předpokládaná životnost činí 5 let, dá se očekávat celková životnost systému až 10 let. Uvažujeme diskont 6%. Do nákladů není započítána cena za součinnost zaměstnanců QXT. Rok 0 1 2 3 4 5 Etapa 1-1500 Etapa 2-900 -1000 Etapa 3-4000 Školení -130 Podpora -320-320 -320-320 -320 Úspory 3000 3000 3000 3000 3000 CF -2530-2320 2680 2680 2680 2680 DCF -2530-2181 2368 2226 2092 1967 Úspory celkem 15 000 000 Kč Náklady celkem 9 130 000 Kč NVP 3 813 000 Kč ROI* 1,61 Vypočítané hodnoty jsou pouze orientační a nezahrnují předpokládaný růst obratu ve velikosti přibližně 10%. Celková výnosnost se může pohybovat do 15% od vypočítaných hodnot. I přes odchylku je zaručena výhodnost investice. Q&X Trading Strana 25
J. Závěr Tento dokument úvodní studie vznikl na základě potřeby vyřešit problémy s evidencí nářadí a zápůjček firmy Q&X. Během společných jednání bylo odhaleno mnoho požadavků a dalších problémů, často i s konkrétní představou zákazníka o optimálním řešení. Dokument obsahuje analýzu aktuální situace ve společnosti Q&X a návrh řešení hlavních problémů během roku 2012. Při tvorbě dokumentu byly voleny především varianty řešení, které nekladou nové nároky na IT oddělení Q&X a zajišťují vysokou dostupnost systému. Práce měla mimo jiné ukázat i na schopnosti a možnosti společnosti Technica Solutions v oboru informačních systémů. Věříme, že tento dokument bude začátkem dlouhodobé spolupráce mezi společnostmi Q&X a Technica Solutions. Q&X Trading Strana 26
Hodnocení předmětu Tomáš Klinský: Předmět se mi líbil. Přednášky byly pestré po stránce témat, tak přednášejících s většinou brilantním přednesem. Když bych měl být hodně kritický, tak jsem měl v posledních 20 minutách přednášek Ing. Náplavy problém udržet pozornost, možná by neškodilo nějaké oživení. Cvičení probíhaly rozumně, ačkoliv jsem jako vedoucí týmu měl ze začátku problém orientovat se v termínech, postupem času a častými dotazy jsem si na jejich neurčitost zvykl a přizpůsobil jsem se. Myslím si, že by pomohla tabulka pro jednotlivé týdny do kdy se má co odevzdat. Ocenil bych na konci každé konzultace / cvičení souhrn úkolů, co se tedy od nás čeká či v jaké fázi bychom měli být. (Tedy více učitelského přístupu během cvičení, než jenom zákaznického.) Příkladovou studii a materiály k ní bych neschovával pod druhé cvičení, ale dal je do hlavního menu předmětu. Musím říci, že předmět se mi zdál relativně náročný ale to může být způsobeno mým způsobem vedení, během kterého jsem chtěl být součástí týmu a ne pouze vedoucím. Z mého pohledu vedoucího tří členného týmu bych prosazoval zvýšení kreditové dotace na 6 kreditů tímto předmětem jsem strávil asi dvakrát více času než s ostatními v tomto semestru. Ale celkově jsem s ním velmi spokojen, zrovna dnes jsem pomáhal vypracovávat test z Procesního řízení (MFČR) a kolem 50% otázek jsem věděl z TISu. Svému týmu navrhuji nepřerozdělovat body, všichni jsme měli občasné výkyvy a svou roli, kterou jsme rozumně plnili. Michal Kvasničák: Predmet pre mňa bol prínosný už len tým, že sa mi naskytol pohľad na to, ako to chodí v spoločnostiach, keď sa pracuje na rozsiahlych projektoch. Taktiež by som rád poznamenal, že som som sa naučil veľa vecí, o ktorých som nemal ani tušenia ale zároveň som aj prišiel na to čo určite nechcem robiť v budúcom povolaní. Vyučujúcim resp. organizácii predmetu by som chcel vytknúť len to, že bol chaos v materiáloch a aj keď niečo bolo prezentované na cvičeniach bol problém to nájsť odkiaľ to mali cvičiaci. Tak niektoré veci (hlavičky súborov) boli robené čisto metódou pokus omyl nehovoriach o ostatných veciach. Q&X Trading Strana 27