Lean Six Sigma Yellow Belt školení

www.pwc.com Lean Six Sigma Yellow Belt školení 3. Října 2015

Simulační hra 1. Kolo 3

Co je Lean Six Sigma? Lean Six Sigma Black Yellow Belt Training školení Week 2 August 2013 4

Praxe ukazuje, že komplexita nepřidává hodnotu, není však snadné ji odstraňovat Dokonalost je dosažena ne když již není co přidat, ale když již není co odebrat. Antoine de Saint Exupéry Neměl jsem čas napsat vám krátký dopis, píšu vám tedy dlouhý. Mark Twain 5

Lean a Six Sigma jsou jiné metodiky se stejným cílem Lean Six Sigma Odstranění plýtvání Odstranění variability Dodáváme přesně to, co zákazník chce, ve vysoké kvalitě, s minimálními náklady, rychle a bez variability 6

Plýtvání Lean Six Sigma Black Yellow Belt Training školení Week 2 August 2013 7

Cílem Lean je odstranit plýtvání, které nevytváří hodnotu pro zákazníka a zavést plynulý tok Větší než je třeba Menší než je třeba Lean 8

Lean se zaměřuje na eliminaci plýtvání Typické výrobní prostředí Typické prostředí poskytování služeb <5% Plýtvání >95% <35% Plýtvání >65% = Skutečně přidaná hodnota = Skutečně přidaná hodnota 9

Jak připravit kousek toastu (s máslem)... 10

Sedm druhů plýtvání (+ jeden navíc) Transport Zásoby Pohyb Čekání Přepracování Nadprodukce Defekty Výroba Zbytečné pohyby Extra manipulace Přesunování skladových zásob Nadbytečné zásoby materiálu Nadbytečné požadavky na prostor Nepořádek Špatně rozvržené kanceláře Velká vzdálenost produkčních linek Zbytečné přesuny materiálu a lidí Pozorování pracujících strojů Dlouhé doba nastavování a dodací doby Špatná údržba strojů Zbytečné kroky v procesu Celkově dlouhé dodací lhůty Velké výrobní dávky ve skladových zásobách Výroba, jen aby se vyrábělo Ignorování poptávky Dlouhé prodlevy pro opravu chyb Drahé přepracování Nespokojení zákazníci Služby Zbytečná schválení Kontrolní smyčky Neefektivity mezi kanceláří a pracovníky v terénu Špatné párování zdrojů a poptávky Malé porozumění úzkým místům Nadbytečné aktivity Zbytečné shánění povolení Vyhledávání informací Čekání na povolení Meetingy a konferenční hovory Dlouhá doba pro vykonání základních funkcí Nadměrný ad-hoc reporting Nadbytek pracovníků vykonávající zbytečné aktivity Špatně vysvětlené požadavky Nadměrné zdroje postrádající jasné pracovní zaměření Drahé předělávky Nepřesný reporting Nespokojení zákazníci (Lidé) Nevyužitý potenciál Nevyužitý potenciál 11

Definuj Definuj příležitosti ke zlepšení Vytvoř projektový plán Vytvoř projektový tým Definuj procesy z hrubého pohledu Nalezni kritické požadavky zákazníka Jak připravit kousek toastu (část 2) 12

Variabilita Lean Six Sigma Black Yellow Belt Training školení Week 2 August 2013 13

Co znamená Six Sigma? Výstup procesu má často normální rozdělení Zákazník určuje horní a spodní limit, co je ochoten akceptovat Čím nižší variabilita, tím více směrodatných odchylek se vejde do zákaznického limitu. Nejlepší společnosti cílí, aby se do limitu vešlo 6 směrodatných odchylek (odtud Six Sigma) To je 3,4 chyb na milion pokusů! 14

Praktický význam Six Sigma 99% správně (3.8 Sigma) 99.99966% správně (6 Sigma) 20,000 ztracených poštovních balíků za hodinu Pití nebezpečné vody po téměř 15 minut každý den 7 ztracených poštovních balíků za hodinu 1 nebezpečná minuta každých sedm měsíců 5000 nesprávných chirurgických zákroků za týden 1.7 nesprávných zákroků za týden 2 krátké nebo dlouhé přistání na většině hlavních letišť každý den 1 krátké nebo dlouhé přistání jednou za pět let 200 000 chybných lékařských předpisů každý rok 68 chybných předpisů za rok 15

Variabilita je způsobena kombinací systematické a náhodné chyby Systematická chyba Náhodná chyba Stabilní proces 16

Stabilizace procesu v Lean Six Sigma Defekt nazýváme výstupy, které leží mimo zákaznické limity 1. Odstranění systematické chyby 2. Odstranění náhodné chyby 17

Uspořili jsme 1,8 mil. Kč ročně stabilizací procesu izolace na klíčových produktech Izolace kabelu se skládá z několika vrstev plastu Můžeme udělat izolaci kabelu tenčí a ušetřit spoustu plastu bez rizika nesplnění požadavků Krok 1: Snižte variabilitu procesního výstupu Krok 2: Snižte tloušťku izolace 2,2 mm 2,3 mm Tloušťka izolace kabelu Požadavek zákazníka 2,1 mm 2,5 mm 18

Společnosti mají tendenci měřit a sledovat průměry, ale... mers... zákazníci feel the effect cítí vliv of variation, variability, not ne averages! průměrů! 19

Příklady Lean Projektů Výroba Snižování zmetkovitosti Snižování doby realizace zakázky Zvyšování poměru včas dodaných zakázek (On time in full) Snižování poruchovosti - trvale produktivní údržba Optimalizace interní logistiky a snižování pohybů Snížení doby přenastavení strojů Snižování spotřeby materiálu díky stabilizaci výrobního procesu Přechod od výroby na sklad na výrobu na zakázku Služby Snižování doby realizace schválení hypotéky Zvyšování produktivity účetního oddělení Zjednodušení a zrychlení interního schvalovacího procesu Snižování % zákazníků kontaktující zákaznickou podporu Snížení doby čekání na operátora 20

Section 1 Define Summary Typická struktura Lean Six Sigma Školení D Definuj Jaká je příležitost ke zlepšení? Jaký bude finanční přínos? Jak budeme postupovat? M Měř Jak a co budeme měřit? Jaký je současný stav? Jak změříme zlepšení? A Analyzuj Kde je kořenová příčina problému? Kterých 20% příčin způsobuje 80% problémů? I Zlepši Jak dokážeme dělat věci novým způsobem? A co na to zákazník? C Kontroluj Dosáhli jsme zlepšení? Udržíme zlepšení i po ukončení projektu? Poučíme se? 21

Definuj Lean Six Sigma Black Yellow Belt Training školení Week 2 August 2013 22

Section 1 Define Summary DMAIC projektová mapa D Definuj Definuj Definuj Vytvoř Vytvoř procesy z příležitosti ke projektový projektový hrubého zlepšení plán tým pohledu Nalezni kritické požadavky zákazníka M Měř 1 2 3 4 Urči klíčové indikátory výkonnosti (KPIs) Vytvoř plán sběru dat Prověř měřící systém Definuj současnou (baseline) hodnotu KPIs A Analyzuj 1 2 3 Nalezni a Identifikuj prověř specifické kořenové problémy příčiny Nalezni funkci y = f (x) I Zlepši Testuj a Nalezni a Vyber správné prověř Naplánuj popiš možná řešení vedoucí optimální řízení změn řešení ke zlepšení řešení Zaveď řešení do praxe C Kontroluj Urči kontrolní plán Odhal abnormální variabilitu Vyhodnoť výsledky změn Zdokumentuj změny v procesech Uzavři projekt, předej knowhow 23

Definuj Definuj příležitosti ke zlepšení Vytvoř projektový plán Vytvoř projektový tým Definuj procesy z hrubého pohledu Nalezni kritické požadavky zákazníka Hlas zákazníka Ředitel restaurace: Jaké ukazatele vás zajímají? 24

Definuj Definuj příležitosti ke zlepšení Vytvoř projektový plán Vytvoř projektový tým Definuj procesy z hrubého pohledu Nalezni kritické požadavky zákazníka Hlas zákazníka Zákazník: Co je pro vás důležité? 25

Section Den 2 2 Definuj Define /VOC Summary /VOB Kano model Definuj Definuj příležitosti ke zlepšení Spokojenost Nadšení Vytvoř projektový plán Vytvoř projektový tým Definuj procesy z hrubého pohledu Nalezni kritické požadavky zákazníka Indiference Výkon Potřeba není uspokojena Bežné požadavky Potřeba dobře uspokojena Neuspokojení 26

Definuj Definuj příležitosti ke zlepšení Vytvoř projektový plán Vytvoř projektový tým Definuj procesy z hrubého pohledu Nalezni kritické požadavky zákazníka Zakládací listina Lean Six Sigma projektů je stejná, jako u jakýchkoli jiných projektů: Sponzor: Vlastník: Projektový manažer: Řešitelský tým: Popis problému: Popis cíle projektu: Je součástí projektu: Požadavky na zdroje a rozpočet Název: Měřitelný přínos: Plán: hlavní kroky Rizika: Není součástí projektu: Návaznost na jiné projekty: 27

Definuj Definuj příležitosti ke zlepšení Vytvoř projektový plán Vytvoř projektový tým Definuj procesy z hrubého pohledu Nalezni kritické požadavky zákazníka SIPOC Skvělá metoda pro rychlé pochopení procesů S I P O C Dodavatelé Vstupy Procesní kroky z hrubého pohledu Výstupy Zákazníci Externí dodavatelé Smlouvy obchodních jednotek Faktury Účetní data Zdrojová data Schválení faktur Faktura obdržena Uskutečnitelné faktury Faktura vložena do systému Platba je zadána do systému Oscanovaná faktura Platba Obchodní jednotky Prodejci Platba je odsouhlasena (use nouns) Platba zadána do banky (use nouns) Faktura odeslána ke skenování a uložení 28

Definuj Definuj příležitosti ke zlepšení Vytvoř projektový plán Vytvoř projektový tým Definuj procesy z hrubého pohledu Nalezni kritické požadavky zákazníka Value steam mapping Metoda pro hlubší poznání, jak vzniká hodnota a kudy tečou informace Physician s Office Test Results Physician s Office Requisition Antrim LIS 1 Couriers Test Results HC Accession Draw Accession Check Load LAS Automated Test Despatch 1 D 1 I 1 Pick up 2x per day I C 5 12 1 Accession Time Draw Time Error Rate Throughput TAT Vol thro day Duplication TAT Tubes Labels 29

Definuj Definuj příležitosti ke zlepšení Vytvoř projektový plán Vytvoř projektový tým Definuj procesy z hrubého pohledu Nalezni kritické požadavky zákazníka Procesní mapování Pomáhá procesu porozumět do každého detailu a odhalit plýtvání 30

Měř Lean Six Sigma Black Yellow Belt Training školení Week 2 August 2013 32

DMAIC projektová mapa D Definuj Definuj Definuj Vytvoř Vytvoř procesy z příležitosti ke projektový projektový hrubého zlepšení plán tým pohledu Nalezni kritické požadavky zákazníka M Měř 1 2 3 4 Urči klíčové indikátory výkonnosti (KPIs) Vytvoř plán sběru dat Prověř měřící systém Definuj současnou (baseline) hodnotu KPIs A Analyzuj 1 2 3 Nalezni a Identifikuj prověř specifické kořenové problémy příčiny Nalezni funkci y = f (x) I C Zlepši Kontroluj Testuj a Nalezni a Vyber správné prověř Naplánuj popiš možná řešení vedoucí optimální řízení změn řešení ke zlepšení řešení Urči kontrolní plán Odhal abnormální variabilitu Vyhodnoť výsledky změn Zdokumentuj změny v procesech Zaveď řešení do praxe Uzavři projekt, předej knowhow 33

Kontrolní diagramy jsou nástroj Six Sigma pro průběžné měření výsledků a statistickou analýzu Příklad z Pizzerie 26 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 Čas doručení (minuty) M T W Th F M T W Th F M T W Th F M T W Th F M UCL CL LCL 6 5 4 3 2 Tloušťka pizzy 1 2 1 3 4 5 3 UCL CL LCL Days Time Už na první pohled je zřejmé, že druhý proces není pod kontrolou. 34

Měř 1 2 3 4 Urči KPIs) Vytvoř plán sběru dat Prověř měřící systém Definuj současnou hodnotu KPIs Převod potřeb do CTQ Příklad z banky Hlas zákazníka Potřebuji rychle vědět, kolik si můžu půjčit Potřeba Rychlé schvální úvěrového rámce CTQ (a specifikace) Čas schválení úvěrového rámce (do 10 minut) Nerozumím mému výpisu z účtu Jasné informace Zákazníci rozumí výpisu po prvním přečtení (95% zákazníků) Potřebuji, aby internetové bankovnictví běželo kdykoli Minimální výpadky systému Dostupnost systému (99% času dostupný) 35

Měř 1 2 3 4 Urči KPIs) Vytvoř plán sběru dat Prověř měřící systém Definuj současnou hodnotu KPIs Plán sběru dat Pomůže vám sbírat data, které vám skutečně odpoví na otázku Na jakou otázku se chystáte odpovědět? Projekt: Data Definice Co Typ dat Frekvence Způsob výpočtu Poznámky Jak data stánhout Zaznamenání, jaká data chcete sbírat vám připomene, čeho chcete dosáhnout. Typ dat vám pomůže rozhodnout se jak data analyzovat. Definice pomůže určit, jak přesně a v jaké podobě data sbírat. 36

Špagetový diagram se používá k zlepšení rozložení strojů na pracovišti Produkt A Produkt B 37

Měř 1 2 3 4 Urči KPIs) Vytvoř plán sběru dat Prověř měřící systém Definuj současnou hodnotu KPIs Dobré měření je pro dosáhnutí zlepšení naprosto klíčové Pokud nemůžeme vyjádřit v číslech to, co víme, tak o tom moc nevíme. Pokud o tom nic nevíme, nemůžeme s tím moc udělat. Pokud s tím nedokážeme nic udělat, jsme odkázáni na milost náhodě. 38

Analyzuj Lean Six Sigma Black Yellow Belt Training školení Week 2 August 2013 39

DMAIC projektová mapa D Definuj Definuj Definuj Vytvoř Vytvoř procesy z příležitosti ke projektový projektový hrubého zlepšení plán tým pohledu Nalezni kritické požadavky zákazníka M Měř 1 2 3 4 Urči klíčové indikátory výkonnosti (KPIs) Vytvoř plán sběru dat Prověř měřící systém Definuj současnou (baseline) hodnotu KPIs A Analyzuj 1 2 3 Nalezni a Identifikuj prověř specifické kořenové c problémy příčiny Nalezni funkci y = f (x) I C Zlepši Kontroluj Testuj a Nalezni a Vyber správné prověř Naplánuj popiš možná řešení vedoucí optimální řízení změn řešení ke zlepšení řešení Urči kontrolní plán Odhal abnormální variabilitu Vyhodnoť výsledky změn Zdokumentuj změny v procesech Zaveď řešení do praxe Uzavři projekt, předej knowhow 40 40

Provedli jsem ukázkový workshop (QC Story) na řešení jednoho z opakujících se problémů brzdový senzor 41

Quality circle story (QCS) je fantastická metoda pro identifikace problému 42

Quality circle story (QCS) je fantastická metoda pro identifikace problému 1. Přínos 3. Hledání kořenové příčiny 2. Popis problému a jeho výskytu 4. Další kroky 5. Výsledky 43

Provedli jsem ukázkový workshop (QC Story) na řešení jednoho z opakující se problémů brzdový senzor Byla změřena přesahující délka různých vozíků 44

Analyzuj 1 2 3 Identifikuj specifické problémy Nalezni a prověř kořenové příčiny Nalezni funkci y = f (x) Řešení problému? Hodně lidí skončí zde 45

Frekvence Kumulativní % 1 2 3 Identifikuj specifické problémy Nalezni a prověř kořenové příčiny Nalezni funkci y = f (x) Pareto analýza pomáhá se zaměřit na příčiny, který mají největší vliv na problém 100 150 100 20% příčin je zdrojem 80% problémů 90 80 70 60 50 40 50 30 20 Druhy selhání 0 D B F A C E Jiné 10 46

1 2 3 Identifikuj specifické problémy Nalezni a prověř kořenové příčiny Nalezni funkci y = f (x) Metoda 5xProč pomůže proniknout přes symptomy na skutečnou kořenovou příčinu Popis problému Definice problému Proč? Proč? Proč? Proč? Proč? Symptom Symptom Symptom Symptom Kořenová příčina Jak na to: Začněte s jasnou definici problému. Ptejte se proč, až se dostanete k podstatě, která je kořenová a to v rozsahu týmu pro řešení problému 47

1 2 3 Identifikuj specifické problémy Nalezni a prověř kořenové příčiny Diagram příčin a následků Rybí kost neboli Ishikawa diagram Nalezni funkci y = f (x) 48

Zlepši Lean Six Sigma Black Yellow Belt Training školení Week 2 August 2013 49

DMAIC projektová mapa D Definuj Definuj Definuj Vytvoř Vytvoř procesy z příležitosti ke projektový projektový hrubého zlepšení plán tým pohledu Nalezni kritické požadavky zákazníka M Měř 1 2 3 4 Urči klíčové indikátory výkonnosti (KPIs) Vytvoř plán sběru dat Prověř měřící systém Definuj současnou (baseline) hodnotu KPIs A Analyzuj 1 2 3 Nalezni a Identifikuj prověř specifické kořenové problémy příčiny Nalezni funkci y = f (x) I C Zlepši Kontroluj Testuj a Nalezni a Vyber správné prověř Naplánuj popiš možná řešení vedoucí optimální řízení změn řešení ke zlepšení řešení Urči kontrolní plán Odhal abnormální variabilitu Vyhodnoť výsledky změn Zdokumentuj změny v procesech Zaveď řešení do praxe Uzavři projekt, předej knowhow 51

Zlepši Nalezni a popiš možná řešení Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení Testuj a prověř optimální řešení Naplánuj řízení změn Zaveď řešení do praxe 5S (5U) je technika organizace pracoviště složená z pěti základních fází: Utřídit. Uspořádat. Udržet v čistotě. Standardizovat a Systematizovat. Utřídit Na pracovišti ponechat pouze potřebné věci. Uspořádat Uspořádat položky pro zlepšení efektivity pracovního toku Uklidit Uklidit pracovní plochu, aby byla čistá a uklizená. Ustanovit Nastavit standardy pro neustále organizované pracoviště. Udržet Udržet a revidovat standardy. 52

Zlepši Nalezni a popiš možná řešení Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení Testuj a prověř optimální řešení Naplánuj řízení změn Zaveď řešení do praxe 1. Sort - Utřídit Před Po 53

Zlepši Nalezni a popiš možná řešení Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení Testuj a prověř optimální řešení Naplánuj řízení změn Zaveď řešení do praxe 1. Sort - Utřídit 54

Zlepši Nalezni a popiš možná řešení Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení Testuj a prověř optimální řešení Naplánuj řízení změn Zaveď řešení do praxe 2. Set in order - Uspořádat 55

Zlepši Nalezni a popiš možná řešení Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení Testuj a prověř optimální řešení Naplánuj řízení změn Zaveď řešení do praxe 2. Set in order - Uspořádat 56

Zlepši Nalezni a popiš možná řešení Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení Testuj a prověř optimální řešení Naplánuj řízení změn Zaveď řešení do praxe 3. Shine - Udržet čistotu Před 3.S 57

Zlepši Nalezni a popiš možná řešení Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení Testuj a prověř optimální řešení Naplánuj řízení změn Zaveď řešení do praxe 3. Shine - Udržet čistotu Po 3.S 58

Zlepši Nalezni a popiš možná řešení Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení Testuj a prověř optimální řešení Naplánuj řízení změn Zaveď řešení do praxe 4. Standardize - Ustanovit SOP příklad standardního pracovního postupu Kdo napsal, zkontroloval, a autorizoval SOP Vizuální popis Slovní popis Instrukce pro kontrolu kvality Určené osobní ochranné pomůcky Časté chyby Instrukce pro údržbu Instrukce pro 5S Instrukce pro ochranu a zdraví při práci Nástroje a pomůcky 59

Zlepši Nalezni a popiš možná řešení Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení Testuj a prověř optimální řešení Naplánuj řízení změn Zaveď řešení do praxe 5. Sustain - Udržet 60

Zlepši Nalezni a popiš možná řešení Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení Testuj a prověř optimální řešení Naplánuj řízení změn Zaveď řešení do praxe Poka yoke 61

Zlepši Nalezni a popiš možná řešení Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení Testuj a prověř optimální řešení Naplánuj řízení změn Zaveď řešení do praxe Poka yoke 62

Zlepši Nalezni a popiš možná řešení Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení Testuj a prověř optimální řešení Naplánuj řízení změn Zaveď řešení do praxe De Bonova metoda 6 klobouků: Bílý Neutrální, objektivní myšlení, zabývající se fakty Červený Emocionální, Intuitivní myšlení Černý Negativní, kritické myšlení Zelený Kreativní, inovativní myšlení, hledání řešení Žlutý Pozitivní, optimistické myšlení Modrý Organizované, strukturované myšlení 63

Zlepši Nalezni a popiš možná řešení Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení Testuj a prověř optimální řešení Naplánuj řízení změn Zaveď řešení do praxe Proces pro použití klobouků Uveďte problém (např. aktuální problém, kterým se tým zabývá) Krok 1 Krok 2 Krok 3 Krok 4 Krok 5 Krok 6 Představte fakta problému Generujte ideje, jak jej vyřešit Vnitřní pocity Zhodnoťte benefity Zhodnoťte znepokojení Sumarizujte 64

Zlepši Nalezni a popiš možná řešení Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení Testuj a prověř optimální řešení Naplánuj řízení změn Zaveď řešení do praxe Empatická mapa 65

Kontroluj Lean Six Sigma Black Yellow Belt Training školení Week 2 August 2013 66

DMAIC projektová mapa D Definuj Definuj Definuj Vytvoř Vytvoř procesy z příležitosti ke projektový projektový hrubého zlepšení plán tým pohledu Identifikuj kritické požadavky zákazníka (CCR s). M Měř 1 Identifikuj 2 3 4 klíčové Vytvoř plán Validuj měřící indikátory sběru dat systém výkonnosti (KPIs) Definuj základní výkonnostní procesy A Analyzuj 1 2 3 Identifikuj a Identifikuj validuj specifické kořenové problémy příčiny Identifikuj y = f (x) I Zlepši Testuj a Identifikuj Vyber správné Vytvoř přístup validuj potenciální řešení vedoucí managementu optimální řešení ke zlepšení změn řešení Implementuj a proveď řešení C Kontroluj Urči kontrolní plán Detekuj abnormální variabilitu Vyhodnoť výsledky změn Zdokumentuj změny v procesech Uzavři projekt, předej knowhow 67

Kontroluj Urči kontrolní plán Odhal abnormální variabilitu 6 hlavních bodů uzavření projektu Vyhodnoť vý;sledky změn Zdokumentuj změny v procesech Uzavři projekt, předej know-how Rozdělení odpovědností Vytvoření dokumentace KPI a zavedení sledování Zavedení do odměňování Schválení sponzorem Změření a prokázání přínosu 68

Kontroluj Urči kontrolní plán Odhal abnormální variabilitu Vyhodnoť vý;sledky změn Zdokumentuj změny v procesech Uzavři projekt, předej know-how Měření finančních přínosů projektů na úrovni společnosti nebo skupiny 69

Závěr Lean Six Sigma Black Yellow Belt Training školení Week 2 August 2013 70

Kontakt Jiří Benedikt Trenér a konzultant Pomáhám firmám pracovat chytřeji. Lean Six Sigma Design thinking Excel jiri@jiribenedikt.com 777 253 754 www.jiribenedikt.com 71