Microsoft Excel - základní prostředí tvoří tzv. síť. Šedé čáry rozdělují oblast na buňky, přičemž každá z nich je malou pracovní oblastí, která je schopná nést určitou informaci samostatně, nezávisle na ostatních - každá buňka má svou pozici, která je určena číslem ve vodorovném a svislém směru (řádky a sloupce), označení bloku buněk např. A1:A8 označí řádek 1 až 8 včetně ve sloupci A nebo např. A1:F1 označí první řádek v rozmezí sloupců A až F - nedílnou součástí je řádek vzorců, který zobrazuje aktuální obsah každé buňky a zároveň slouží k její editaci Základní operace s buňkami Typy buněk: a) řetězec (text) textová buňka může obsahovat prakticky cokoliv b) číslo jakákoliv číselná hodnota bez textu c) vzorec vždy začíná znakem =. Vše co je za rovnítkem je považováno za definic vzorce d) datum buňka obsahuje datum v předem stanovené formě zápisu Oprava obsahu buňky: - se provádí klávesou F2 nebo v řádku vzorců, předpokladem je označení upravované buňky Přepsání původního obsahu: - označením buňky a přímým vepisováním nového obsahu Vymazání obsahu buňky: - klávesa DELETE smaže pouze obsah buňky nikoliv formát Formát buňky Záložka číslo - umožňuje nadefinovat, jak se bude hodnota v buňce zobrazovat Záložka zarovnání - umožňuje nastavit zarovnání textu v buňce ve vodorovném i svislém směru, zarovnání lze samozřejmě provést i tlačítky na panelu nástrojů - lze zde zvolit i volné otáčení textu či jeho zalomení Záložka písmo - z názvu je patrné, že definuje veškeré vlastnosti písma Záložka ohraničení - nabízí možnosti ohraničení jak buňky, tak i celého bloku buněk Záložka vzorky - slouží k nastavení pouze pozadí buňky popř. bloku buněk
Záložka zámek - umožňuje uzamknutí buňky v tom případě, pokud uživatel nechce z nějakého důvodu zobrazení vzorce popř. změnu obsahu buňky Vzorce - velmi mocná oblast Excelu, která umožňuje využít funkce matematické, statistické, logické, finanční, databázové, datové a časové, vyhledávací a informační, samozřejmostí je i vytvoření svých vlastních funkcí - vzorce lze zadávat 2 hlavními způsoby a to buď přesným zápisem vzorce nebo využitím průvodce při tvorbě vzorce Pravidla pro psaní vzorců a) každý vzorec musí nutně začínat znaménkem = (rovnítkem) b) vzorec musí být zapsán správně, jinak Excel nedovolí ukončit editaci buňky (např. nesmí chybět závorka) Tvorba vzorce napsáním - nejjednodušší zadání vzorce přímo do buňky, kde má být zobrazen výsledek. Využívá se především u jednoduchých vzorců př. =(A1+A2) obsah buňky na řádku jedna ve sloupci A + obsah buňky na řádku 2 ve sloupci A - z příkladu je patrné využití závorek obdobně jako v matematice, lze použít i vnořené závorky, na rozdíl od matematiky se v Excelu využívá závorek kulatých Suma - zřejmě nejpoužívanější funkce Excelu, sloužící k sečtení určitého počtu buněk označíme si blok buněk, které budou sčítány, při označení vybereme jednu buňku navíc tam bude umístěn výsledek kliknutím na tlačítko suma provedeme součet Tvorba vzorce pomocí průvodce - slouží k nadefinování složitějších vzorců - průvodce umožňuje nadefinovat námi požadovaný vzorec bez použití klávesnice označíme si buňku, do které má být uložen výsledek kliknutím na tlačítko f x spustíme průvodce v prvním okně si zvolíme požadovanou funkci ve druhém okně si označíme blok buněk výsledek se nám zobrazí v námi zvolené buňce Podmínka - při práci mlže nastat situace, kdy budeme potřebovat, aby se vzorec sám rozhodl mezi dvěma alternativami a podle toho vykonal určitou funkci, k tomuto nám slouží logická funkce podmínka
- k této funkci se dostaneme pomocí průvodce, kde zvolíme logické funkce a zde nabídku KDYŽ - Excel nám zobrazí okno, kde je potřeba doplnit tři údaje: a) Podmínka doplníme znění podmínky b) Ano napíšeme, co požadujeme provézt, pokud bude podmínka splněna c) Ne doplníme co se má provézt pokud podmínka splněna nebude Podmíněné formátování - u tohoto formátování na rozdíl od podmíněné funkce, je výsledkem odlišnost ve formátu (vzhledu) buňky, nikoliv výsledná hodnota nebo text - například dojde-li k nevyhovění podmínky zabarví Excel tuto buňku např. červeně označíme si blok buněk, na které se podmíněné formátování bude vztahovat zvolíme Formát -> Podmíněné formátování a zvolíme podmínku Kopírování vzorce tažením myši - používá se při situacích, kdy je nutno použít jeden vzorec na velké množství řádků klikneme na buňku, kterou chceme kopírovat nastavíme myš na pravý dolní okraj, tvar myši se změní na křížek stiskneme a držíme levé tlačítko myši a držíme jej až na požadované místo kopírování Kopírování buněk - velice jednoduché a stejné je kopírování jednotlivých buněk nebo celých bloků buněk, stejně jako tomu bylo u Windows či Wordu, tak i zde vybereme buňky, které chceme kopírovat a pomocí příkazu kopírovat či klávesovou zkratkou CTRL + C zkopírujeme buňky do schránky, při kopírování se nám buňky ohraničí blikající přerušovanou čárou. Poté zvolíme místo, kde chceme buňky zkopírovat a pomocí nabídky vložit nebo CTRL + V vložíme kopie Přesun buněk v rámci jednoho listu pomocí myši - přesunem buněk dojde k automatické úpravě vzorců označíme si buňky, které chceme přesunout nastavíme myš na okraj rámečku a přidržením levého tlačítka a tahem myši umístíme na námi zvolenou pozici Odstraňování řádků a sloupců - je úplně stejné jako v případě tabulky v Microsoft Word - pozor si však dáváme na fakt ze dojde k celkovému odstranění řádku či sloupce, ne pouze vymazání jeho obsahu, tzn. pokud máme aplikovaný vzorec nemusí pracovat správně
Skrytí řádků a sloupců - dojde pouze ke skrytí, vzorce a obsah zůstanou zachovány - při kliknutí pravým tlačítkem myši na řádek či sloupec se nám zobrazí nabídka skrýt Řazení (podle abecedy a hodnot) - využijeme především u rozsáhlejších tabulek či seznamů označíme si blok buněk nezávisle na řazení dle jednoho sloupce zvolíme položku Data a poté Seřadit v nově otevřeném okně zvolíme sloupec, podle kterého se bude řadit určíme směr řazeni (vzestupně nebo sestupně) - v některých tabulkách se nám může stát, že bude několik položek v tabulce shodných, v takovém případě použijeme položky Dále podle nebo Pak podle Filtry (výběrová kritéria) - filtrem rozumíme podmínku, kterou je testován každý řádek, vyhoví-li, zůstane zobrazen, pokud nevyhoví, zůstane skrytý - využití především u rozsáhlejších tabulek, kde pracujeme pouze s daty, která vyhovují určitým kritériím máme vytvořený seznam o několika sloupcích a řádcích klikneme do hlavičky seznamu nebo tabulky, zvolíme položku Data a v ní položku Filtr, vybereme Automatický filtr při správném postupu se objeví u záhlaví buňky šipka směřující dolů po kliknuti se zobrazí nabídka kritérií výběru - samozřejmostí je i vytvoření vlastního filtru, který bude pracovat podle námi zadaných kritérií - jednotlivé filtry lze kombinovat Práce s listy - Excel umožňuje pracovat s tzv. listy. Každý list je samostatná tabulka, Uvnitř jednoho souboru může existovat až 255 listů - jednotlivé listy mohou a nemusí být navzájem propojeny viz další kapitoly Pojmenování listu - při vytvoření nového souboru se listy jmenují List1, List2, - pro lepší orientaci si můžeme listy libovolně pojmenovat, max. však názvem o 31 znacích na záložku listu v dolní části poklepem 2x levým tlačítkem myši nebo klikneme pravým tlačítkem myši a zvolíme možnost přejmenovat Vložení nového listu zvolíme nabídku Vložit a zde list Smazání listu
Úpravy -> Odstranit list nebo kliknutím pravým tlačítkem myši na záložku listu a zvolením položky odstranit -!Pozor odstraněny list nelze žádným způsobem vrátit! Překopírování listu přidržením levého tlačítka myši na požadovaném listu a přidržením klávesy CTRL Rozdělení tabulky (příčky) - využití zejména u dlouhých tabulek, zde se může stát ze horní řádek (hlavička) není vidět, protože se zrovna nacházíme hluboko v tabulce, jestliže i v tomhle případě chceme zjistit, jakou má sloupec hlavičku, museli bychom se pracně vrátit na začátek, což je nepohodlné. Proto nám Excel nabízí možnost Ukotvit příčky nastavíme kurzor pod řádek, který chceme ukotvit zvolíme záložku Okno v hlavní nabídce a zde možnost Ukotvit příčky příčky jsou ukotveny a při pohybu po buňkách zůstává horní řádek na obrazovce Definice řady - jedná se o usnadnění řadou, tou se rozumí posloupnost předem nadefinovaných logicky svázaných řetězců například leden, únor, březen, nebo pondělí, úterý, středa, napíšeme první slovo do buňky, např. pondělí, poté stejným způsobem jako jsme kopírovali buňky provedeme vytvoření řady - Microsoft Excel nám také nabízí vytvoření námi definované řady, k této položce se dostaneme pomocí nabídky Možnosti a záložky Vlastní seznamy
Grafy - Microsoft Excel nám nabízí velice rozsáhlou oblast vytváření grafů - základní druhy grafů: dvojrozměrné, sloupcové, pruhové, plošné, prstencové, trojrozměrné, kruhové, jehlanové, kuželové a další - grafy v Excelu jsou přímo svázány s daty v tabulce. Jakákoliv pozdější změna hodnot v tabulce se tudíž projeví okamžitě i v grafu - graf se chová vzhledem k Excelu jako grafický objekt, tzn. můžeme plynule měnit jeho velikost, kdykoliv jej přemístit na jiný list nebo do jiné aplikace (např. Word) Vytvoření grafu - nejprve si musíme vytvořit zdrojovou tabulku, ze které se budou načítat data - poté zvolíme nabídku vytvořit graf, automaticky se nám zobrazí průvodce grafem, který nám umožní detailnější nastavení parametr grafu - v prvním okně se nám objeví výběr z několika desítek typů grafů - v druhém okně máme na výběr z několika záložek: Názvy zde si můžeme zvolit pojmenování jak celého grafu tak i jeho součástí (osy) Osy pomocí této záložky si můžeme nadefinovat, u které osy bude zobrazován popis z původní datové tabulky Mřížky aktivuje nebo deaktivuje tzv. hlavní a vedlejší mřížku Legenda upřesnění a zobrazení legendy grafu Popisky dat umožňuje zobrazení hodnoty sloupce nebo popisky Tabulka dat určuje, zda bude součástí grafu i tabulka výchozích dat - v posledním okně je nutné zvolit, kam bude námi vytvořený graf umístěn zda-li jako objekt do stávajícího listu nebo jako list nový př. graf znázorňující počet turistů v jednotlivých zemích za první 4 měsíce roku
Tisk - tabulku je samozřejmě možné vytisknout, na rozdíl od Wordu není názorně vidět okraje stránky, přehled získáme až po zobrazení náhledu - k podrobnější konfiguraci stránky nám slouží okno Vzhled stránky Záložka Stránka umožňuje definovat základní parametry stránky, formát papíru a orientaci Záložka Okraje Záložka Záhlaví a zápatí Záložka List zde si můžeme pevně zvolit oblast tisku, tisk názvů což znamená, že v případě delších seznamů se mi hlavička tabulky může opakovat na každé straně, což nám ulehčí pozdější orientaci ve vytištěné tabulce Propojení tabulky Excelu s Wordem - do textového editoru Microsoft Word je možné vložit tabulku Excelu tak, že bude svázána s Excelem a jakékoliv pozdější změny v tabulce budou aktualizovány i ve Wordu. Ze strany Wordu se jedná o vložení souboru s propojením předpokladem je vytvořená tabulka v Microsoft Excelu otevřeme si tedy Word v nabídce Vložit klikneme na položku Objekt a zde vybereme záložku Vytvořit ze souboru, vyhledáme soubor s tabulkou Excel a následně zaškrtneme Vytvořit propojení, dáme OK tímto se nám vytvořila tabulka ve Wordu, která je propojena s tabulkou v Excelu