OpenOffice.org Calc. Podobně jako u předchozí aplikace se při spuštění OpenOffice.org Calc objeví následující obrazovka:

Transkript

1 OpenOffice.org Calc Podobně jako u předchozí aplikace se při spuštění OpenOffice.org Calc objeví následující obrazovka: Titulní lišta s názvem dokumentu Hlavní nabídka Panely nástrojů Záhlaví sloupců Aktivní buňka Řádek vzorců Svislý posuvník Záhlaví sloupců Vodorovný posuvník Vybraný list Měřítko náhledu Podobně jako v textovém editoru je rovněž v tabulkových editorech zastoupen prvek signalizující místo, kde se právě nacházíme aktivní buňka. Hlavní nabídka a panely nástrojů tabulkového procesoru OpenOffice.org Calc vypadají na první pohled velmi podobně. Pod nimi nám ovšem přibyl Řádek vzorců, který slouží nejen pro zadávání vzorců, ale můžeme v něm editovat i text. Z obrázku je dále patrné, že řádky jsou číslovány arabskými číslicemi a naopak sloupce jsou označeny písmeny anglické abecedy. Na obrázku máme tedy vyznačenu buňku B3. V tabulkových editorech rozlišujeme v zásadě čtyři typy buněk: Řetězec (text) textová buňka obsahuje libovolné znaky např. 365 $, %, &,... Číslo obsahuje pouze číselné hodnoty; nemůže být zastoupena jakákoliv forma textu. Vzorec začíná vždy znakem = ; ostatní znaky uvedené za rovnítkem definují vzorec. Datum buňka obsahuje datumový údaj v předem stanovené formě zápisu. Podobně jako v textovém editoru se pro pohyb v pracovním prostředí užívá především

2 ovládacích kláves: šipek, kláves PageUp a PageDown. Rovněž lze použít kombinaci klávesy Ctrl + jedna ze čtyř šipek (,,, ) přechod k hornímu, dolnímu, pravému a levému okraji tabulky nebo myš. Jeli nutné provést opravu obsahu buňky, máme na výběr z několika možností: klávesa F2 aktivujeme kurzor v buňce, kterou chceme opravit a dále se v ní pohybujeme a provádíme korekci obdobně jako v textovém editoru. klávesa Delete slouží k vymazání obsahu buňky. řádek vzorců klepneme myší do řádku vzorců a aktivujeme tak kurzor, poté postupujeme jako v případě 1. Další problém se vyskytne v případě dlouhého textu v buňce. Máme-li dokonce očekávat číselný výsledek pak se můžeme dočkat překvapení ve formě ### (viz obrázky). Nezbývá nám tedy jiná možnost než roztažení šířky sloupce, abychom dosáhli zobrazení správného čísla (obrázek více vpravo). Tu provedeme nastavením kurzoru do záhlaví sloupců. Dojde ke změně charakteristické ukazatele myši (šipky) na osový kříž, kterým následně můžeme po stisku levého tlačítka myši nastavit požadovanou šířku sloupce. Další variantou je možnost text nechat zalomit či zmenšit podle velikosti buňky. V případě zalomení textu pak aplikace postupuje zalomením textu v okamžiku, kdy zaplníme vyhrazený prostor pro sloupec a kurzor se nám objeví na dalším řádku, přičemž se nám automaticky zvětší buňka, resp. řádek na výšku. V případě možnosti zmenšení textu podle velikosti buňky je automaticky provedena změna velikosti textu sázeného standardní velikostí, který by se do jednoho řádku buňky normálně nevešel tak, aby zaplnil celou šířku sloupce. Obě varianty zarovnání najdete v nabídce Formát Buňky karta Zarovnání. Než se dostaneme k dalším úpravám buňky, objasníme si, jak se s nechají buňky s daty vyznačit a případně přemístit. K označení buněk použijeme podobně jako v textovém editoru myši případně kurzorových šipek. Následně můžeme označené buňky zformátovat. Chceme-li je naopak přemístit, pak blok s buňkami pomocí stisknutého levého tlačítka myši přetáhneme na požadovanou pozici. Další podstatnou úpravou buňky je její grafická úprava. Máme tím na mysli celou nabídku Formát Buňky V této nabídce nastavíme od formátu číselné buňky, přes zarovnání textu

3 v buňce, typů a řezů písma až po ohraničení a pozadí buňky. Samozřejmě ekvivalent těchto podnabídek je ukryt také na panelu nástrojů. Konkrétně jde o panel nástrojů Formátování. Právě na panelu nástrojů je vhodné využít zejména nabídky řezů a typů písma, případně jeho barvy a jeho zarovnání, dále potom nastavení barvy pozadí buňky. Nastavit ohraničení tabulky, šířku a barvu čáry doporučuji spíše provádět přes nabídku Formát Buňky karta Ohraničení. (viz obrázek nahoře) Panel nástrojů Formátování: Typy písma Zarovnání textu Nastavení počtu desetinných míst Ohraničení tabulky Barva pozadí buňky Velikost písma Vrátím se k první Řezy písma Sloučit buňky Formát čísla (Kč, %, standardní) Nastavení odsazení textu v buňce Barva písma záložce nazvané Čísla. V této části se nastavuje číselný formát buňky. V zásadě nejčastěji použijete ty, které máte zobrazeny také na panelu nástrojů Formátování. Druhá karta Písmo je obdobná dříve probírané aplikaci Writer a není nutné ji tedy blíže specifikovat. Podobně je

4 tomu s kartou Efekty pro písmo. Zastavíme se až tedy u záložky Zarovnání. Na rozdíl od běžného textu zde můžeme nastavit nejen jeho zarovnání, ale také sklon (orientaci textu). Na obrázku je zvolených 59 a vlevo od volby na kruhu vidíme ukázku orientace ABCD. Orientace je rovněž možná nastavit popotažením kruhové zarážky myší přímo na kruhovém náhledu orientace. V této záložce je rovněž již uvedená volba možnosti zalomení textu či jeho zmenšení. Za touto kartou následuje karta Ohraničení, která ke zobrazena nepředchozí stránce. V této části provedeme nastavení ohraničení buňky, skupiny buněk, resp. tabulky. Máme k dispozici výběr tloušťky čáry, její barvu (na obr. šířka: 0,5 pt., barva: světle červená). V levé části karty je zobrazen náhled ohraničení buňky (na obr. vnější ohraničení o tloušťce čáry 1,0 pt. a vnitřní linky o tloušťce čáry 0,5 pt.). V pravé části nazvané Vzdálenost k obsahu pak nastavíte vzdálenost textu v buňce od jejího ohraničení. Standardně je tato volba nastavena na 0,35 mm. Následující nabídka Pozadí je rovněž totožná s nabídkou v aplikaci Writer, proto je jí nebudeme hlouběji zabývat. Jenom připomene, že ji v tomto případě použijeme na nastavení výplně buňky (pozadí buňky), jak je také uvedeno na popisu panelu nástrojů Formátování. Poslední záložka slouží k nastavení parametrů pro zabezpečení dokumentu, tj, jeho uzamčení a případné nastavení vstupního hesla. V této části se pouze nastaví, co vše má být skryto a případně, které buňky nebudou tištěny. Vlastní nastavení ochranou heslem provedete v nabídce Nástroje Zamknout dokument, příp. Zamknout list. Objeví se Vám nabídka zobrazená vpravo. Vyplníte tedy vstupní heslo, které potvrdíte a dokument je chráněn heslem. Nyní se vrátíme k formátu buňky vzorec. Jak již bylo uvedeno na začátku kapitoly, každá buňka obsahující vzorec je charakteristická znakem =. Pro vytváření vzorců máme v podstatě dvě

5 možnosti: 1. vzorec sami napíšeme: na základě dat obsažených ve sloupcích a řádkách jsme schopni za pomoci základních znaků jako, /, -, +, ^ vytvořit jednoduché vzorce. 2. vzorec vytvoříme pomocí již definovaných funkcí v apli-kaci: v tomto případě stačí otevřít nabídku Vložit Funkce a zobrazí se následující nabídka: Jak je z ní patrné, je v levé části nabídka nepřeberného množství funkcí. Proto je vhodné si ji omezit výběrem vhodné kategorie (matematické, finanční, logické, atd.). Poté se Vám již v pravé části zobrazí výběr z této kategorie. Potom je velmi lehké správnou funkci vybrat a řídit se kroky, které vyžaduje Průvodce funkcí. Mezi vůbec nejpoužívanější funkce patří SUM (suma, součet). Na panelu obsahují řádek vzorců má své místo, zobrazuje ji ikona a všeobecně je považována za jednu z nejvíce používaných funkcí. A jak bychom pomocí ní vyřešili příklad uvedený v horní části stránky? Úplně snadno. Úplně stačí klepnout myší na ikonu sumy a již se vám vyznačí buňky, které

6 budou do součku zahrnuty. V tomto případě C3:C6. Stačí jen potvrdit Entrem. Druhou funkcí o níž budeme v hodinách informatiky hovořit, je funkce aritmetický průměr. Jeho matematickou podstatu nemusíme vysvětlovat. V nabídce funkcí je schován pod názvem AVERAGE. Třetí významnou funkcí je IF. Jedná se o logickou funkci, která vrací logickou pravdu nebo nepravdu (lež) [true or false]. Najdete ji v kategorii logických funkcí. Její význam není předmětem tohoto výkladu. Její princip bude objasněn v hodině. Obdobou IF je podmíněné formátování. Jeho úkolem je na základě logické pravdy a nepravdy rozhodnout o změně formátu buňky, tj. typ a řez písma, jeho velikost apod. Podrobně si na konkrétním příkladu vysvětlíme v hodinách ICT. Pozor! Tato schopnost tabulkového editoru měnit formát buňky na základě určitých kritérií nemůže být považována za další z druhu funkcí. Abychom nemuseli v případě opakujících se stejných vzorců je neustále tvořit, umožňují tyto aplikace jejich kopírování. Kopírování vzorců můžeme rozdělit do dvou kategorií: s relativní adresací buněk a s absolutní adresací buněk. V obou případech se vzorec kopíruje roztažením myši potom, co se nám změnil kurzor myši na kříž, když jsme se přemístili do dolního pravého okraje buňky obsahující vzorec. Ale podstata je jiná. V případě relativní adresace je brána zřetel na skutečnost, že v případě součtu sloupců bude zapotřebí upravovat údaj o sloupci. Tedy v našem případě sčítáme data ve sloupci C, ale kdybychom měli vedle jiný sloupec a vzorec roztáhli, automaticky se v něm změní všechny C za D. Naopak v případě absolutní adresace se tato automatika potlačena. Vychází se z představy, že v některých případech není vhodné, aby k tomuto přepisu došlo. Proto se označení sloupce, řádku nebo obojího již v první buňce obsahujíc vzorec proti změně opatří znakem $. Tedy, chceme-li zabránit přepsání sloupce, dáme znak $ před sloupec (např. $A5), naopak v případě řádku postupujeme přidáním znaku $ před číslo řádku ( např. A$5). A konečně můžeme kombinovat také oba způsoby, tj. zabránit přepisu řádku i sloupce zapíšeme zamčení buňky A5 takto: $A$5. Další důležitou informací je, jak odstranit řádky a sloupce. Velmi snadno toto provedete klepnutím pravého tlačítka myši na záhlaví řádku, resp. sloupce a zvolíte odstranit řádek, resp. sloupec. Stejným postupem přidáte řádek nebo sloupec (viz obrázek). Další možností je využití panelu nástrojů Formátování, kde většinou ikony v základním zobrazení neuvidíte. Třetí možností

7 je pak nabídka Úpravy Odstranit buňky. Na obrázku vpravo je vidět funkce Skrýt. Tato funkce skryje řádek nebo sloupec. Skrytý obsah není smazán, ale pouze se nám nezobrazí. V případě obnovení zobrazení obsahu postupuje obdobně, ale zvolíme nabídku Zobrazit. Důležitou funkcí tabulkových editorů je schopnost řadit data. Na výběr máme dvě možnosti: vzestupně a sestupně. Jak symboly napovídají, první možnost nám data seřadí podle abecedy od A do Z nebo podle číselných údajů od čísla nejmenšího k největšímu. Je tedy zřejmé, že druhá varianta řadí data obráceně. Nyní se podíváme na funkci filtry. Tato funkce je obdobná funkci skrýt, protože skrývá také řádky. Rozdíl je v tom, že rozhoduje o ukrytí řádku, na základě určitých kritérií, které předem nastavíme. Například máme studenty ve třídě a chceme z nich vybrat všechny bydlící Data vyhovující podmínce Bydliště = Jihlava. v krajském městě Jihlava (viz obrázek). Filtry nastavujeme pomocí nabídky Data Automatický filtr. Ostatními podnabídkami této nabídky se zabývat nebudeme. Podobně jako v případě skrytí řádku i sloupce jsou také v tomto případě skrytá data zpětně dostupná. Stačí v nabídce filtru vloženého do listu zvolit vše. Na předchozí straně jsme se zabývali odstraněním řádků a sloupců. Nyní se zastavíme u problematiky odstraňování celých listů. Opět je nejrychlejší použití pravého tlačítka myši a klepnutí na list. Otevře se nabídka zobrazená vlevo. Jak je z ní patrno, můžete z ní provést rovněž přejmenování listu nebo ho zkopírovat. Z možností rozličných funkcí nelze zapomenout také na příčky. Příčky jsou čáry, které blokují určitou část tabulky na obrazovce. Tuto schopnost oceníme zejména u rozsáhlých tabulek, kdy se nám začne postupně s narůstajícím počtem záznamů ztrácet hlavička tabulky. V případě ukotvení pak zůstane řádek obsahující hlavičku tabulky vždy v její horní části a měnit se budou pouze data umístěná pod ním. K této funkci se dostanete přes nabídku Okno Ukotvit. V případě zrušení ukotvení postupujeme obdobně, ale zvolíme podnabídku Uvolnit.

8 Jako o poslední funkci se zmíníme o řadách. Řadou budeme rozumět posloupnost předem nadefinovaných logicky svázaných řetězců, tj. 1, 2, 3, nebo leden, únor, březen, Tabulkové editory jsou schopny na již první údaj reagovat, proto když provedeme roztažení buňky jako v případě kopírování vzorců, automaticky nám doplní řetězec. V textových editorech se někdy můžeme setkat v případě výstupu dat na tiskárnu. Je zapotřebí nastavit oblast tisku. V nabídce Soubor zvolíme Náhled strany. Po otevření náhledu klepneme na panelu nástrojů na ikonu s označením Okraje a pomocí myši manipulujeme s označenou oblasti tisku dle našich požadavků. Grafy Za samostatnou část tabulkových editorů lze považovat grafy. Graf lze definovat jako úžasný vizuální prostředek, pomocí kterého nepřehledná čísla z tabulky převedeme do srozumitelné podoby. K tomu nám slouží různé druhy grafů. Všeobecně je lze rozdělit do těchto skupin: sloupcové koláčové čáry bodové V nabídkách průvodce grafu najdete ještě spoustu dalších, ale jejich užití je s shodné s výše uvedenými. V případě převádění dat z tabulky do grafické podoby je nutné si nejdříve uvědomit, co má graf zobrazovat a poté provést vhodnou volbu skupiny grafu. Sloupcové grafy použiji v případě srovnání nějakých hodnot (volební výsledek, sledovanost programu, apod.) Podobné užití mají grafy koláčové. U těch si musíme uvědomit, že reprezentují ovšem celek. Například koláčový graf, který bude srovnávat volební výsledky stran jež ve volbách překročili 5 % hranici a neobsahuje již počty hlasů pro neparlamentní strany, nebude úplně v pořádku. Postrádá totiž doplňující část do 100 % voličů, kteří byli u voleb. Je tedy zavádějící. Úplně jiné využití mají poslední dva grafy: spojnicové a bodové. Jejich využití je v případě dlouhodobého sledování vývoje ceny výrobku, kurzu České koruny vůči Euru, aj. Nelze je tudíž

9 použít na příklady uvedené pro první dva typy grafů. Vložení grafu do dokumentu provedeme pomocí ikony na panelu nástrojů Standardní nebo přes nabídku Vložit Graf. Podmínkou jsou již existující data z nichž má být graf vytvořen. Nyní se pokusíme graficky porovnat průměry z pěti předmětů za jedno klasifikační období vypočtené pro jednu třídu (viz tabulka). Nejprve bychom měli označit tabulku včetně záhlaví a klepnout myší na ikonu grafu na panelu nástrojů. Po zvolení nabídky vložení grafu se nám zobrazí tento průvodce: V prostředním sloupečku jsou zobrazeny typy grafů, tak jak jsme o nich hovořili v úvodu. V našem případě zvolíme typ grafu Sloupec, protože budeme porovnávat konkrétní údaje. Máme na výběr rovněž z 3D vzhledů a tvarů. Následuje krok, kdy Calcu zadáváme, z jakých hodnot má čerpat. Tedy měli bychom mít označenu celou tabulku, protože jsou automaticky první řádek a první sloupec použity jako popisky. Rovněž se zamyslíme nad problémem, zda mají data z tabulky tvořit sloupce nebo řady. V případě prvním sloupců se v náhledu objeví graf, který máte zobrazen na následujícím obrázku vpravo. V případě volby datových řad v řádcích máte náhled zobrazen v levé části obrázku. Který z nich vyberete?

10 Na první pohled vypadá vzhledově velmi pěkně ten vlevo, ale popisky u os a legenda nás velmi rychle vyvede z omylu. Vodorovná osa x musí přece představovat pět předmětů, nikoliv průměr, který má být zobrazen na svislé ose y. Správný je tedy vpravo. V následujícím kroku máme možnost provést zásadní změny v zadání hodnot z nichž je graf vytvořen. V našem případě je patrno z obrázku, že název grafu obsahuje buňka C1 a hodnoty obsahují buňky C2:C6. Další datové řady mimo Průměr nejsou zařazeny. K jejich případnému přidání, resp. odebrání slouží tlačítka Přidat a Odebrat. V posledním kroku pak doplníme název grafu a popisky os x a y, příp. z (je-li graf v prostoru). Rovněž v tomto kroku zobrazujme / skrýváme legendu a rozhodujeme o jejím umístění. A teď již vložíme graf. Protože je graf velmi nepřehledný, přistoupíme k jeho úpravám. Nejdříve barevně rozlišíme jednotlivé sloupce. Tyto úpravy provádíme poklepáním na oblast grafu a poté klepneme na konkrétní sloupec a můžeme provádět konkrétní změny v konkrétních záložkách. Úpravy formátu textu os, popisků, názvů, tj. velikost, barva, sklon, zobrazení desetinných míst u čísel provádíme stejným postupem, tj. poklepáním myší na formátovaný objekt. Upravujeme-li celou oblast grafu, pak musíme graf mít aktivní a pravým tlačítkem zvolíme Vlastnosti objektu. V těchto záložkách najdete nastavení výplně (barva, přechod, šrafování, bitmapy), přechody a ohraničení. Konkrétně se s těmito vlastnostmi formátování grafu seznámíme v hodinách ICT. Závěrem ukázka výsledného možného zformátování grafu z našeho příkladu: