Minulost, současnost a budoucnost ERP systémů Luboš Plotěný, Michal Hauzírek Aplikovaná informatika xplol01@vse.cz, xhaum07@vse.cz Abstrakt: Práce se snaží o základní popis okolností a důvodů vzniku ERP systémů. Tento vznik zasazuje do kontextu globálního vývoje ekonomiky a informační a komunikační techniky v druhé polovině 20. století, zejména pak v 90. letech. Dále se zabývá limitujícími faktory současných ERP systémů, které jsou překážkou jejich zavádění a úspěšného provozu. Lehce se dotýká otázky implementace ERP systémů do segmentu malých a středních podniků a popisuje rovněž další současné trendy v oblasti ERP systémů a předpokládaný směr, kterým se trh ERP systémů bude v blízké budoucnosti ubírat. Období změn v podnikání Potřeba informací je spojena s řízením podniku snad už od počátku. K řízení neodmyslitelně patří rozhodování, které se, pokud má být zodpovědné, musí dít na základě příslušných relevantních informací. V dřívější minulosti se svět obchodu měnil poměrně pozvolna a pomalu. Alespoň se nám to tak zdá z našeho dnešního pohledu ovlivněného zkušenostmi s bouřlivým až turbulentním vývojem v současnosti a nedávné minulosti. Teprve v několika posledních desetiletích se objevily razantní změny, které do něho obrovskou měrou a celosvětově zasáhly. Spolu s velmi rychlým vývojem technologií, zejména výpočetní a komunikační techniky a vznikem nových technologií se šíření těchto změn ještě urychlilo. Navíc samotné tyto nové technologie vnesly do mnoha oborů nové, do té doby zcela nemyslitelné, příležitosti. Ruku v ruce s nimi přicházely ale i hrozby. Trhy se začaly stále více propojovat a globalizovat. S lepší a rychlejší komunikací docházelo k nárůstu konkurenčních tlaků a primární snaha o nízké náklady musela být nahrazena či alespoň doplněna novými celopodnikovými cíli. Zákazníkům se tak postupně otevřelo široké spektrum nabídek a mohli si vybírat z produkce mnoha výrobců. Základem podnikatelského úspěchu najednou nebylo umět levně vyrobit kvalitní výrobek často unifikovaný a ve velkém množství pro co největší počet spotřebitelů, ale nabídnout a prodat stále vybíravějším zákazníkům produkt, který si budou ochotni koupit a to vše dřív, než tak učiní konkurence. Oním uměním se postupně stalo uspokojování potřeb individuálních zákazníků. K této posledně zmiňované a velmi zásadní změně došlo v průběhu devadesátých let dvacátého století. Bylo to (zřejmě) naštěstí velmi krátce poté, co došlo k rozpadu socialistického východního bloku a kdy se zdejší ekonomiky transformovaly na tržní systém. Období změn v ICT Zmiňované změny probíhaly v období, kdy svým prudkým rozvojem procházely rovněž informační a komunikační technologie. Tento souběh zcela jistě není náhodný a rozvoj v obou oblastech byl spolu navzájem velice silně provázán. Od padesátých a šedesátých let dvacátého století, byl velmi mladý obor informačních technologií představován rozsáhlými sálovými počítači ve vědeckých laboratořích. Později se tyto (respektive jejich modernější varianty) začaly rozšiřovat do několika málo povětšinou obřích podniků, kde vykonávaly dávkově hromadné zpracování vložených dat. V období let osmdesátých se v podnicích více rozšířily osobní počítače, propojené navzájem do počítačových sítí. S poměrně rychlým poklesem jejich cen se začaly osobní počítače
dostávat i do domácností a v polovině devadesátých let pak dále došlo k masovému zapojení těchto počítačů do internetu. Došlo tak najednou ke vzniku zcela nového kanálu pro přenos informací a pro komunikaci. Ale nejen to, mnozí lidé viděli v novém médiu rovněž ohromný takřka celosvětový trh pro své výrobky a služby. Oblast informačních a komunikačních technologií se stala velmi populární a přitahovala k sobě obrovské množství pozornosti. Firmy se vrhaly do smělých plánů, do kterých investovaly velmi velké množství zejména finančních prostředků a od kterých si slibovaly, že přinesou skvělé výsledky. Mnohá tato bezesporu přemrštěná očekávání zůstala nenaplněna a přinesla nemalé ztráty. Po tomto vystřízlivění před několika málo lety se přístup nejen firem k informačním technologiím poněkud změnil a je již mnohem opatrnější. Méně důrazu je kladeno na technologickou stránku a více se bere na zřetel, do té doby poněkud opomíjený, lidský faktor. Vznik a vývoj ERP V té jisté době a kontextu výše uvedených procesů vznikala a vyvíjela se také technologie dnes označovaná jako ERP (Enterprise Resource Planning). Již někdy v průběhu šedesátých let vyvstaly požadavky velkých výrobních podniků na počítači podporované řízení výroby. Z nich postupně vyvstaly jednak systémy pro podporu výroby, později souhrnně nazývané CIM (Computer Integrated Manufacturing), zahrnující zejména nástroje pro návrh výrobků, přípravu a návrh výrobních postupů a řízení samotné fyzické výroby stroji. Druhou odpovědí na tyto požadavky byly systémy, které zajišťovaly podle informací o složení výrobků a plánů výroby požadavky na součástky a materiál. Tyto systémy využívaly metody MRP (Material Requirement Planning) a je to právě ona, která je dodnes implementována v jádře mnoha dnešních moderních ERP systémů. Metoda MRP byla během osmdesátých let rozšířena pouze z oblasti na celou výrobní organizaci a vznikl koncept MRP II (Manufacturing Resource Planning). Začátkem devadesátých let byly do tohoto řešení pro svou věcnou a datovou provázanost zakomponovány i další do té doby většinou samostatné funkční aplikace. Šlo zejména o oblasti účetnictví a finančního řízení, případně řízení lidských zdrojů. A to je již klasický dnes známý ERP systém. Stal se (alespoň co se týče několika velkých a celosvětově úspěšných systémů) ohromným kolosem, který je začleněn do práce v každé části podniku a který velmi výrazně ovlivňuje chod firmy. Má v sobě integrovány procesy, které je nezřídka nutné ve firmě změnit tak, aby byly navzájem kompatibilní a účinně podporované. To souvisí s rozvojem procesního managementu a BPR (Business Process Reengineering) v managementu v nedávné minulosti. Ani zde se ale vývoj ani zdaleka nezastavil. V souladu s rychle se měnícím podnikatelským prostředím, firmy požadují (respektive dodavatelé ERP nabízejí) další funkcionalitu. Standardizované procesy, které probíhají ve všech firmách takřka stejně (účetnictví a podobně) jsou již poměrně stabilizované, naproti tomu různorodé typy výroby v různých odvětví dávají dodavatelům ERP možnost zacílit se s variantou svého produktu právě na ten správný sektor. Kromě těchto vylepšení jsou od ERP řešení, po velkém množství nepříliš úspěšných implementací, stále více vyžadovány nástroje pro snadnější přechod na daný systém. To koresponduje rovněž s pozvolným, a do budoucna očekávaným, rozšiřováním systémů založených na ERP z velkých podniků do sektoru malých a středních firem. Tyto firmy většinou nemají tolik volných kapacit a finančních prostředků, které by mohly vyčlenit na klasickou dlouhodobou a náročnou implementaci současných ERP systémů.
Současnost systémů typu ERP Jak jsme viděli, ERP řešení v České republice i v zemích Evropy a USA prošly mnohaletým bouřlivým vývojem, který odhalil jak nezanedbatelné přínosy, tak i slabiny a omezení. Tak, jako se vyvíjejí informační technologie, metodologie řízení a další obory související s tržním prostředím globalizujícího se světa, kde mezi sebou firmy tvrdě zápolí o přízeň zákazníka, stejně tak se mění přístup k systémům typu ERP. Mění se jejich vlastnosti, funkcionalita, možnosti, dostupnost a oblasti využití. Pouze pro velké podniky V dnešní době již není na místě diskutovat o tom, zda se velké organizaci vyplatí nasazení systému typu ERP. Podobné úvahy nekompromisně vytlačeny nepříliš dlouhým, ale bezesporu dynamickým vývojem těchto systémů. I přes skutečnost, že původní nasazení ERP nedokázalo zcela naplnit veškerá očekávání uživatelů, musíme uznat, že podobný typ software v tomto segmentu postupně přechází z pozice nástroje pro budování konkurenční výhody do pozice základního řešení, bez kterého je úspěch na trhu téměř nemyslitelný. Ještě před pár lety bylo velice běžné, že firmy vyvíjely vlastními silami software, který by nejlépe vyhovoval jejich potřebám a jeho implementace nebyla tolik finančně nákladná jako nákup standardizovaného ERP řešení. Čas ovšem odhalil spoustu nevýhod podobného postupu, mezi které patří zejména vysoké náklady na údržbu a rozvoj systému, zastarávání ve smyslu využití moderních řídících metod a především velice omezené možnosti sdílení dat a informací s jinými systémy a aplikacemi a s tím spojená nízká kvalita a dostupnost informací potřebných pro strategické rozhodování. Ano velkým podnikům se nasazení ERP balíků vyplatí, ba co víc, jedná se o nutnou (nikoli však postačující) podmínku pro úspěšné podnikání. Ale vyplatí se podobně rozsáhlé systémy i podnikům malým a středním? Jedno z omezení současných produktů je právě využitelnost a dostupnost pro zákazníky ze segmentu malých a středních podniků. Situace se ovšem velice rychle vyvíjí a výrobci ERP se již zaměřili právě na tuto část trhu. Jedním z důvodů tohoto přesunu je bezesporu i fakt, že trh velkých firem je již do značné míry rozdělen a nasycen a přesun k menším podnikům se zdá jako jediné řešení, které může přinést dodavatelům aplikačního software nové příležitosti k růstu. Vzhledem ke skutečnosti, že právě tento tržní segment se rozvíjí velice dynamicky, můžeme očekávat, že ERP budou slavit úspěch i v malých a středních podnicích. Lidé jako největší omezení Jsou to právě lidé, jejich názory, postoje a chování, kteří rozhodují o tom zda podnik je či bude úspěšný. Ani sebelepší počítačový systém nemůže v současnosti zaručit, že bude firma prosperovat. Základním předpokladem k úspěchu je přesvědčení managementu firmy, že systém typu ERP může podniku pomoci naplnit strategické cíle a určitá (maximálně konkretizovaná) představa o tom, jakým způsobem se bude na dosahování cílů podílet. Ovšem rozhodnutí se pro nějaký ERP systém a schopnost jeho efektivního využívání jsou dvě naprosto rozdílné věci. Implementační tým může perfektně vyškolit zaměstnance podniku pro práci se systémem, ale to samo o sobě opět nestačí k tomu, aby ERP řešení začalo přinášet očekávané plody. Zaměstnanci samotní musí být přesvědčeni, že nový systém, na který si musí určitý čas zvykat, skutečně přinese prospěch celé firmě a tím i jim samotným. Zlomový bod nastává v okamžiku, kdy management i zaměstnanci věří, že nasazení systému je tím správným krokem k zajištění prosperity firmy. Teprve ve chvíli, kdy je této vyváženosti dosaženo, představuje řešení ERP nástroj pro posílení tržní pozice firmy. Velkou (možná i nejdůležitější) roli v tomto procesu samozřejmě hraje úroveň a zakořeněnost podnikové kultury a schopnost vedení firmy přesvědčit zaměstnance o výhodách implementovaného řešení.
Otázkou zůstává, jaké jsou příčiny často negativního postoje zaměstnanců podniku k zavádění nového informačního systému? Systémy typu ERP jsou schopny v reálném čase poskytovat detailní pohled na kvalitu procesů, celkové zdraví a výkonnost podniku, na jehož základě může vrcholový management provádět rychleji kvalitnější strategická rozhodnutí. Tato nesporně vynikající schopnost je ve velkém množství případů vyvážena tím, že uživatelé pracující na nižších úrovních jsou nuceni do systému ukládat mnohem více dat, než oni považují za nutné. To může vést k situaci, že tito uživatelé považují nový informační systém za něco, co jim pouze komplikuje jejich práci a tudíž v jeho zavedení nemusí spatřovat výrazná pozitiva. Pronájem IS outsourcing a ASP Pokud chce podnik úspěšně odrážet sílící konkurenci, musí nabízet stále kvalitnější produkty a kvalitnější služby a zároveň musí čelit neustálému tlaku na snižování cen. Aby byl podnik schopen podobným požadavkům trhu čelit, je nutné věnovat maximální úsilí na hlavní činnosti (tzv. core business) a podpůrné procesy jsou tak zanedbávány, čímž se podnik dostává do bludného kruhu, neboť i kvalita podpůrných procesů určuje konečnou hodnotu, která je poskytována zákazníkovi a je tak dotčena i úspěšnost firmy. Výše uvedené skutečnosti byly hlavní příčinou toho, že firmy začaly vytěsňovat některé podpůrné procesy mimo vlastní zdroje a odpovědnost za spolehlivé fungování nesla externí firma. Mezi takové postupy je možné zařadit možnosti pronájmu software, outsourcingu a ASP (Application Service Provider) jako určitého typu outsourcingu. Podrobné vysvětlení zmíněných pojmů je bohužel mimo rozsah této práce. Stejným způsobem můžeme uvažovat možnost outsourcování celého IS podniku, případně jeho provozování formou ASP. Možnosti podobného způsobu provozování ERP systémů se objevily před několika málo lety a přes značná očekávání vkládaná do podobné formy spolupráce se zatím neprosazuje ve velké míře. V České republice je situace ještě o něco komplikovanější než v zemích EU a USA, což je pravděpodobně zapříčiněno národní mentalitou, se kterou souvisí obavy českých podniků svěřit důvěrná data do rukou externích firem. Další výraznou překážkou masovějšího rozšíření pronájmu IS je potřeba zajistit odpovídající kapacitu datových linek pro přenos. I přes tyto skutečnosti většina odborníků, podle průzkumu uveřejněném v květnu roku 2003 v odborném časopise E-biz, věří, že během 2-3 let dojde k výraznému zvýšení poptávky po podobné formě spolupráce především v sektoru malých a středních firem. Interní data přestávají stačit Jeden z původních cílů nasazování ERP systémů, kterým bylo integrovat data uvnitř podniku, která zahrnovala především podporu logistiky a financí a později i podporu personalistiky a controllingu, se v současné době stává překonaným a dochází k přesunu směrem k integraci vnější. Podniky se snaží získávat maximum dat ze svého okolí, která by mohla být využita ke zlepšení činností podniku. Z tohoto důvodu se společně s čistými ERP systémy objevují i řešení pro řízení vztahu se zákazníky (CRM Customer Relationship Management), řízení dodavatelských řetězců a vztahu s dodavateli (SCM Supply Chain Management a SRM Supplier Relationship Management), řešení pro obchodní inteligenci BI (Business Intelligence), podnikové portály a další, a to buď jako přímé součástí integrovaného ERP balíku, nebo jako samostatné aplikace schopné komunikovat a sdílet data s ERP. Trendy v oblasti ERP Jeden z nejvýznamnějších trendů, o kterém už byla řeč, je přesun oblasti zájmu dodavatelů ERP systémů ze sektoru velkých firem na segment malých a středních podniků. Tento trend se týká všech hráčů na trhu ERP, včetně těch úplně největších jako jsou SAP, Oracle nebo PeopleSoft. S tím jak se malé podniky postupně vyvíjí, roste i jejich potřeba kvalitnějšího
zpracovávání dat, na které už jejich současné aplikace přestávají pomalu stačit. V současném světě jsou právě včasné kvalitní informace konkurenční výhodou nad ostatními a podle toho s těmito informacemi musí být nakládáno. Na standardech založená řešení Důvodem, proč se stará řešení IS, která byla ušita přímo na míru jednotlivých podniků, postupně stávají zastaralými a v podstatě nepoužitelnými, je potřeba maximální možné integrace informací z vnitřku i vnějšku podniku. Integrace dat ze systémů, při jejichž vývoji nebylo uvažováno nad touto potřebou, se stává téměř neřešitelným úkolem přinejmenším velice časově a finančně náročným. Díky prudkému rozvoji komunikačních technologií a vývoji nových řešení, která jsou založena na standardech, je možné sdílet obrovské množství dat v reálném čase. Nejvýraznějším trendem je zde bezesporu integrace na bázi XML (extensible Markup Language) a podpora dalších technologií založených právě na XML. Optimalizační metody plánování Vzhledem k nepříliš propracovaným metodám optimalizace a plánování v současných řešeních typu ERP (založených povětšinou na metodě MRP II), spatřují dodavatelé v integraci sofistikovanějších metod pro plánování a optimalizaci cestu, jak zvýšit potenciál ERP řešení. Vzniká tak nová generace informačních systémů pokročilého plánování a rozvrhování nazývaných APS (Advanced Planning and Scheduling). Tyto metody vychází mimo jiné z principů přístupu TOC (Theory of Constraints), který se zaměřuje zejména na slabá místa systému, snaží se je odstranit, přičemž současně říká, že nemá cenu řešit jiné problémy, dokud nejsou odstraněna slabá místa (omezení). Systémy APS pracují na principu definování vstupních podmínek, ze kterých mají následně optimalizačními algoritmy na základě kriteriálních funkcí nalézt nejoptimálnější řešení. Z toho vyplývá, že změna vstupních podmínek může mít za následek i změnu systémem navrhovaného optimálního řešení. I přes relativně vysokou výpočetní náročnost optimalizačních algoritmů je možné se současnými schopnostmi hardware nalézat optimální řešení v reálném čase. Produkty podporující metody pokročilého plánování je možno rozdělit do dvou hlavních skupin. První skupinou jsou rozsáhlé ERP balíky přímo integrující řešení APS jedná se například o produkty BaanSCS nebo APO (Advanced Planner & Optimizer) od společnosti SAP. Do druhé skupiny zahrnujeme samostatné produkty řešící pouze problematiku pokročilého plánování a rozvrhování výroby. Patří sem například produkty OPT Solution Suite firmy STG nebo SyteAPS, jehož výrobcem je firma Symix. Přístup přes web a mobilní komunikace I samotný rozvoj internetu a s ním rostoucí možnosti komunikace, musely zákonitě ovlivnit vývoj ERP systémů. Trendem v této oblasti je možnost přístupu k informačnímu systému přes web či pomocí mobilních zařízení. S tímto trendem je samozřejmě spojená potřeba vyššího zabezpečení systémů, ke kterým se přistupuje tímto způsobem. Ačkoli současné komunikační protokoly nabízejí určitý stupeň ochrany přenášených dat, je nutné upozornit, že úroveň zabezpečení, dle mého názoru, stále nedosahuje takových kvalit, jaké by si podnikové informační systémy zasloužily. Zde spatřuji příležitosti pro další rozvoj a zlepšování. Závěr Co říci na závěr? Vývoj ve všech oblastech lidských činností jde stále kupředu, jsou vynalézána stále nová řešení, postupy a metodologie a jediná možnost, jak zjistit, zda ten či onen přístup je pro danou dobu tím správným krokem kupředu je čekat. Pouze čas a
vzájemná konkurence ukáží, zda se řešení osvědčí nebo zcela propadne. Podobný vývoj lze spatřovat i v podnikových informačních systémech typu ERP, objevují se nové trendy a přístupy a až čas odhalí, stejně jako tomu bylo v předchozích desetiletích, jejich silné stránky a přínosy, stejně jako jejich slabiny. Lze pouze věřit, že jakýkoli vývoj bude pro dobro celé společnosti. Literatura: 1. BASL, J. Podnikové informační systémy. 1. vydání, Praha: Grada, 2002. ISBN 80-247- 0214-2 2. KARPECKI, L, Operační systém ve světě byznysu. Systémy CRM a ERP komerční příloha Hospodářských novin, 9. 3. 2004 3. SODOMKA, P. Od historických kořenů k aktuální nabídce. Connect, 2003, roč 8., č. 5 4. VEBER, J a kol. Management základy, prosperita, globalizace. 1. vydání (1. dotisk), Praha: Management Press, 2001. ISBN 80-7261-029-5 5. BLAŽEK, P. Informační systémy na cestě z adolescence. Systémy CRM a ERP komerční příloha Hospodářských novin, 9. 3. 2004 6. SKLENÁŘ, P.: Co je ERP [online]. 2002 [cit 26.4.2004], dostupné na www: <http://www.sweb.cz/psklenar/cojeerp.htm> 7. SLATER, D., An ERP Package for You...and You...and You...and Even You. CIO Magazine, 1999 8. KOCH, CH. The ABCs of ERP [online]. 2002 [cit 25. 4. 2004], dostupné na www: <http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html> 9. Od Systémové analýzy a programového rozvoje k SAP [online]. SAP česká republika, [cit. 22. 4. 2004]. Dostupné na www: <http://www.sap.com/cz/company/> 10. Také dnešní systémy ERP vyžadují webovou integraci, Computerworld, 2003, roč. 14., č. 23 11. SIRSALEWALA, M. Where ERP is going. Network Magazine India, October 2003 12. SHANKARNARAYANAN, S. ERP Systems -- Using IT to gain a competitive advantage [online]. 1998, cit[20. 4. 2004]. Dostupné na www: < http://web.archive.org/web/20010613221421/http://www.expressindia.com/newads/bsl/ advant.htm> 13. VOŘÍŠEK, J.: Strategické řízení informačního systému a systémová integrace. Praha: Management Press, 1999. ISBN 80-85943-40-9 14. SKLENÁŘ, P.: Co je ERP [online]. 2002 [cit 26.4.2004], dostupné na www: <http://www.sweb.cz/psklenar/cojecrm.htm> 15. BASL, J.: Podnikové aplikace typu ERP aktuální trendy [online]. 2003 [cit 24.4.2004], dostupné na www: <http://www.cssi.cz/publ_si_clanek.asp?typ=1&kod=353 16. ERP: Svět splněných přání. E-biz, 2003, č. 5 17. LÖFFELMANN, J.: Trendy a nové metody v oblasti plánování a řízení výroby [online]. 2002 [cit 27.4.2004], dostupné na www: <http://www.systemonline.cz/site/docmanagement/lofelm.htm>