Modul EPNO Téma: Elektronické odesílání evidenčních listů přepravy nebezpečných odpadů Program: EVI 8 Vypracoval: Mgr. Tomáš Čejchan (oddělení Podpora) Revize: 07.03.2014 Tento dokument popisuje funkcionalitu elektronického odesílání evidenčních listů v nové verzi programu EVI 8.5.0.0 v modulu Přeprava. Jedná se o stručný popis nových funkcí, které rozšiřují dosavadní možnosti modulu. Hlavní funkcí je možnost odeslat evidenční list pomocí e-mailu nebo datové schránky. K tomu je potřeba nastavit parametry a pak jen kliknout na odeslání. 1) Nastavení parametrů První sada parametrů se nastavuje v Parametrech programu > Evidence přepravy > Elektronické odesílání. Toto jsou obecné parametry, vázané na přihlášeného uživatele programu, které řídí odesílání evidenčních listů.
Na kartě Nastavení se určují obecné parametry jako zobrazení sloupců a defaultní chování rozesílky. Důležitým bodem je zde nastavení Varianty odesílání, kde se určuje, zda se bude generovat PDF verze listu nebo se použije souborová příloha. Na kartě Přílohy se definuje chování plných mocí (viz dále) a určuje se razítko, které se bude vkládat do PDF verze listu.
Poslední kartou jsou Údaje pro odesílání, kde se nastavují parametry datové schránky (ID a heslo není propojeno s nastavením u subjektu, Adresa webové služby ale naopak je propojená s nastavením v Parametry programu > Další možnosti) a údaje pro odeslání e-mailem. Zde je nutné zadat i SMTP server a přístup na něj. Druhá sada parametrů je vázána na jednotlivé subjekty a proto se nastavuje v části Subjekty > Parametry subjektu. Zde je nová položka Elektronická evidence přepravy, pod kterou se vkládá plná moc od daného subjektu a také jeho doručovací e-mail pro evidenční listy.
2) Odesílání evidenčních listů Po zadání evidenčního listu do modulu Přeprava je možné ho odeslat ve všech variantách, jak určuje legislativa. Možnost odeslání zobrazuje sloupec Stav v gridu (pokud je zobrazen viz Parametry). Červený čtvereček znamená, že nejde list odeslat. Žlutý označuje připravený, ale neodeslaný list. Pokud je pak list odeslaný, tak se čtvereček nahradí výpisem čísel listů, které byly odeslány. Základní podmínkou pro odeslání jakéhokoliv listu jsou vyplněné údaje Příjemce, Odesílatel, Dopravce, Datum evidence, Místo nakládky, Náklad předán dopravci. listu. Pro odeslání listu stačí vybrat jednu z možností v menu Přepravní list > Odeslání evidenčního Odeslání probíhá v několika krocích. Nejdříve se vyberou listy k odeslání (výběr může být omezen podle toho, zda je evident Odesílatel nebo Příjemce), poté je možné přiložit elektronický podpis (u e- mailového odeslání je povinný). Pokud v průběhu odesílání dojde k nějaké chybě, proces se přeruší. Rozesílá se maximálně pět listů. Listy 1 a 5 se posílají Odesílateli (vždy e-mailem), List č. 2 se odesílá na ORP podle Místa nakládky a List č. 3 a 4 na ORP podle Místa vykládky. Pokud je vybrána možnost Uložit evidenční list jako soubor PDF, tak se listy neodešlou, ale nabídne se místo na disku k uložení. Zde se listy uloží do složek podle doručovacího subjektu. Následně je možné listy předat osobě, která má ve firmě oprávnění odesílat zprávy datovou schránkou. 3) Další funkce Text výše popsal základní funkci, která pokrývá nejčastější scénář odesílání. Následuje popis doplňujících a rozšiřujících funkcí.
a) Souborové přílohy Pokud evident nechce nebo nemůže používat PDF generování (např. nemá plnou moc), tak může odesílat naskenované evidenční listy. Ty se přidávají k evidenčnímu listu v menu Přepravní list > Příloha evidenčního listu. Každý evidenční list může mít až 5 příloh, podle listů, které se odesílají. Při odeslání souborové přílohy se změní název souboru, pokud není nastaveno jinak v Parametrech programu. Přiložený soubor je možné elektronicky podepsat v rámci standardního odesílání (viz výše). b) QR kód Se souborovými přílohami souvisí QR kód, který je umístěn v pravém dolním rohu tiskové sestavy. Tento QR kód stručně identifikuje evidenční list a využívá se právě při zadávání souborových příloh pokud program podle QR kódu zjistí příslušnost k danému evidenčními listu, tak automaticky doplní jeho číslo listu. Dále se QR kód využívá pro hromadný import souborových příloh (viz dále). c) Údaje o odeslání Pokud je evidenční list odeslán, zaškrtnou se příslušné checkboxy 1 7 na formuláři evidenčního listu. Stejně tak se vyplní údaj Odesláno (zde je vždy poslední odesílací datum, pokud se např. daný list odesílal na vícekrát). Checkboxy jsou po zaškrtnutí deaktivované (což naznačuje nemožnost vzít zpět odeslanou poštu). Pokud ale i tak chce uživatel údaje o odeslání zrušit, může použít funkci Přepravní list > Zrušit záznamy o odeslání listu. d) Hromadné operace Pokud máte zakoupen modul Hromadné operace, pak můžete nově využít další funkce. V menu Přepravní list > Hromadné operace > Import naskenovaného evidenčního listu je možné hromadně importovat souborové přílohy. Import probíhá tak, že se nejprve vyplní seznam souborů k importu (po jednom nebo po složkách) a pak se kliknutím Import spustí automatický proces. Import načítá jednotlivé soubory a hledá QR kód. Podle nich pak přiřadí soubory k jednotlivým evidenčním listům v evidenci. Po konci importu je možné Uložit log neúspěšných importů. Stejně tak je možné po importu přesunout importované soubory na nové místo na disku (tlačítko Přesun). Druhou hromadnou operací je hromadné odesílání. V menu Přepravní list > Hromadné operace > Hromadné odeslání evidenčních listů je možné vybrat ze dvou možností hromadného odeslání. Buď lze odeslat vybrané (zažlucené) evidenční listy nebo listy neodeslané. Pro každou z obou možností lze opět vybrat odeslání e-mailem, datovou schránkou či uložení na disk. Hromadné odesílání neumožňuje některé validační funkce (např. předvýběr listů k odeslání) před odesíláním, ale během odeslání pak již všechny kontroly zafungují. Na konci hromadné odesílky se zobrazí hlášení o tom, zda bylo odesílání úspěšné. e) Přehled plných mocí V menu Přepravní list > Přehled plných mocí evidence přepravy je možné zobrazit přehled aktivních i neaktivních plných mocí. V přehledu je vidět, které plné moci evident vlastní a jejich datum vypršení platnosti. Z přehledu je možné přejít na evidenci subjektů na konkrétní subjekt. f) Filtrování a SQL přehledy Údaje pro novou elektronickou evidenci přepravy jsou dostupné i ve filtrech a SQL přehledech. Nové údaje pro filtrování jsou Stav listu a Příloha. g) Přehled odeslaných evidenčních listů V menu Přepravní list > Přehled odeslaných evidenčních listů je možné zobrazit tabulku se seznamem všech odesílek. Je zde uvedeno datum, číslo dokladu, číslo listu a doručovací adresa (s poznámkou, zda se jedná o Odesílatele, ORP nebo uložení na disk).