HR Business Partner Konference New Vision in HR

HR Business Partner Konference New Vision in HR Bratislava Připravila: Markéta Šimáková, DMC management consulting s.r.o. 18.9.2013

Představení HR BUSINESS PARTNER Model fungování HR Business Partner je moderní nástroj, který poprvé popsal HR guru Dave Ulrich ve své knize Human Resource Champions (Harvard Business School Press, 1997). HR Business Partner je definován jako opravdový partner pro interní klienty, partner, který rozumí jejich potřebám a přináší správná řešení situací, kterým interní klient čelí.

HR from the OUTSIDE IN Znalost businessu Důvěryhodná osobnost Změna Poskytování HR služeb

Role HR Business Partnera HR Business Partner je role, která kompletně zastřešuje všechny HR procesy. Principem partneringu je změna pozice HR z exekutivního na strategické oddělení orientované na interního i externího zákazníka včetně znalosti jeho fungování. HR business partnering může být jak interní, tak externí pomocí outsourcingu. HR Business Partner pracuje na definování oblastí, kde může HR jako takové přinést přidanou hodnotu a zajistit efektivní řešení např. rozvojem schopností vedení a plánovaným nástupnictvím, řízením změn, rozvojem organizace apod.

Jak Funguje HR Business Partner HR business partneři jsou obchodními zástupci HR u interních klientů a pomáhají manažerům v interakci a úspěšné spolupráci s HR. Pracují na dosažení stanovených obchodních cílů své skupiny (např. HR Business Partner pro obchodní oddělení se stará o obchodní skupinu zajišťuje jí personální poradenství tak, aby oddělení dosáhlo svých naplánovaných cílů). Spolupracují s liniovými manažery a mají k dispozici kolegy na pozicích HR support (administrativní podporu, kolegy specialisty na kompenzace a benefity, nábor ) a HR strategie (strategie vzdělávání, personální marketing, kompenzace a benefity apod.). V některých organizacích si oddělení služby HR dokonce nakupují, což do důsledku naplňuje záměr fungování modelu na zákaznickém principu. HR tak vykazuje jasnou přidanou hodnotu.

Jak Funguje HR Business Partner Průvodce kulturou a změnami Architekt strategie Talent Manager Tvůrce organizace Vykonavatel provozu Spojenec v businessu Důvěryhodný a akční

Kdo je správný HR Business Partner - strategie Zná externí trendy a kontext businessu a reaguje na ně Rozumí a podílí se na vytváření strategií s externími partnery (zákazníci, investoři ) Identifikuje a vytváří strategii a zdroje konkurenční výhody Ovládá řeč a tok businessu (např. finance)

Kdo je správný HR Business Partner HR business partnerem je zkušený pracovník HR s předchozí praxí v různých oblastech. Hlavní přidanou hodnotou HR business partnera je dobrá znalost příslušné oblasti businessu a schopnost rychle identifikovat rezervy ve fungování interního klienta. HR Business Partner se nesoustředí na prodej pravidel a procesů HR, ale pomáhá internímu klientovi nalézt nejlepší způsob, jak je implementovat. Je schopen prioritizovat a řídit je tak, aby nalezená řešení měla v daném oddělení rychlý efekt. HR Business Partner koučuje liniové manažery interního zákazníka a pomáhá rozvíjet jejich podřízené. Osobně zná klíčové pracovníky v dané oblasti a je schopen získávat formální i neformální zpětnou vazbu, která je v oblasti řízení lidí zásadní pro správná manažerská rozhodnutí. HR Business Partner je obvykle jediným pracovníkem HR, který kvalifikovaně dokáže řídit procesy přidávající hodnotu v týmu interního zákazníka např. Talent nebo Career Management. Jako HR Business Partner je ceněn pro své zkušenosti a propojení s interním zákazníkem, který naslouchá jeho názorům a myšlenkám. Tak poskytuje podporu při rotacích a kariérním růstu svých klientů. Radám neznámého pracovníka HR pravděpodobně nebude nikdo naslouchat, rady HR business partnera jsou respektovány a mohou odstartovat změny. HR Business Partner opravdu rozumí fungování interního klienta a napomáhá stanovovat správné cíle v oblasti HR, což silně ovlivňuje tvorbu HR strategií, a zvyšuje tak spokojenost interního klienta s činností HR oddělení.

Případová studie

Implementace modelu HR Business Partner s DMC Vstupní analýza: mapování HR procesů a jejich návaznosti na další procesy firmy identifikace jednotlivých rolí současných HR zaměstnanců identifikace a popis jednotlivých hlavních činností HR (nábor, vzdělávání, mzdy, administrativa apod.), a stejně tak vedlejších přidaných činností, které občas pod HR spadají, protože je nebylo kam dát identifikace IT a dalších systémů v HR popis veškerých činností s výstupy a návrhy na další kroky Implementace modelu HR Business Partner rozdělení mapovaných činností pod nový model (HR Business Partner, Back Office apod.) identifikace jednotlivých rolí a návrh rolí dle nového modelu případně Development Centrum současného HR týmu prezentace výstupů a workshopy zaměřené na efektivní fungování modelu managementu Měření efektivity implementovaného modelu pravidelné monitorování fungování nové organizační struktury vyhodnocování výsledků s managementem i HR oddělením pravidelné workshopy na změny a jejich implementaci apod.

Stávající organizační struktura HR Ředitel Personalisté 1. a 2. závod Koordinátor vzdělávání Vedoucí mzdová účetní BOZP specialista (2), každý pro závod Administrátor 2x Mzdová účetní závod 1 Mzdová účetní závod 2

Grafy odpovědností reál 45,00% 40,00% 35,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% Specializovaná práce Administrativa Komunikace Ostatní činnosti Náhrady HR = administrativa

Nová organizační struktura HR Service Manažer HR Business Partner HR Back Office HR Strategy Manager Odpovědnosti: zodpovědnost za určený sektor: nábor (pouze pohovory a 2. kola, vyhodnocování), denní operativa, komunikace se zaměstnanci na všech úrovních, vzdělávání po stránce organizační a zajišťující, předávání zpětné vazby směrem k týmu, kde zajišťuje servis + pro services + admin + strategie. HR business partner koučuje, vyhodnocuje, konzultuje a pomáhá plnit cíle. Odpovědnosti: Administrativa: smlouvy, vstupy, výstupy, spadá i lékařská péče, oděvy, pomůcky apod. Podpůrná administrativa pro Business Partnery (např. pro nábor. inzerce pozic, selekce CVs rozdělování CVs apod.), pro vzdělávání: zajištění místnosti, občerstvení apod. Mzdy a odměňování po stránce exekutivní (spadá také péče o telefony, auta apod.). Talent a career management 2x B0 + 2x mzdy 1x pro oba závody - 2 dny závod 1, 2 dny DMC management závod 2 a 1 den consulting BO s.r.o., All rights reserved. Odpovědnosti: Strategické plánování, budgeting, controlling, strategické vzdělávání, vytváření nových metodik, personální marketing. Tvorba hodnocení. Tvorba vzdělávání. Tvorba odměňování apod. Nové trendy v personalistice Nové projekty Sociální programy 1x centrála pro oba HRPB a závody BOZP, facility - přesunuto pod FACILITY - řešeno externí firmou

HR business partner ideál 50 HR Business partner model 45 40 35 30 25 20 Celkem 100% 15 10 5 0 Specializovaná činnost Administrativa Komunikace Ostatní činnosti HR = poradce / odborník / komunikátor = PARTNER

Porovnání modelů HR struktury 45,00% 40,00% 35,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% Specializovaná práce Administrativa Komunikace Ostatní činnosti Náhrady

HR business partner = Partner pro všechny Hlavní role: poradenství a komunikace, manažerská komunikace, podpora strategie, organizace, mediace, prodej, development apod. zodpovídá dále za hodnocení všech aktivit a měření efektivity 50 HR Business partner model 45 40 35 30 25 20 Celkem 100% 15 10 5 0 Specializovaná činnost Administrativa Komunikace Ostatní činnosti

HR Strategy Hlavní role: tvorba strategií: strategické vzdělávání, tvorba hodnocení, strategie náboru, Compen&Ben, strategické plánování, budgeting, controlling, tvorba metodik, norem. Marketingová a PR strategie, strategie soc. systémů 60 HR Strategy model 50 40 30 20 Celkem 100% 10 0 Specializovaná činnost Administrativa Komunikace Ostatní činnosti

HR Back Office Hlavní role: podpora ke všem činnostem a oblastem HR z pohledu odborné, tak i z pohledu administrativní: podpora HR Buss.partnerům pro nábor, vzdělávání, dále pak mzdy a další systémy SAP apod. 60 Back Office model 50 40 30 Celkem 100% 20 10 0 Specializovaná činnost Administrativa Komunikace Ostatní činnosti

Výhody pro HR oddělení HR zaměstnanci dostali jasné odpovědnosti a rozdělené činnosti. Mají každý čas na SVOU práci a práce by se neměla dublovat. Nepřehazování činností z místa na místo. Vyčištění procesu a eliminace nepotřebných činností, dokumentů apod. HR Business Partner se věnuje potřebám zaměstnanců na závodech. Účastí se pravidelných porad na obou závodech, nastavuje s vedením cíle, připravuje podklady pro jejich plnění a to jak back officu, tak i strategii HR. 1x týdně absolvuje porady a řešení aktuálních potřeb s ostatními zaměstnanci HR. Má tak dostatek času na strategické věci, komunikaci a podporu svých svěřenců. Vystupuje jako skutečný partner. Strategické HR se věnuje novým metodikám, programům, sleduje novinky, trendy, přináší podporu HR Business Partnerovi a nastavuje s ním aktivity pro plnění cílů. Back Office se zaměřuje skutečně na operativní administrativní podporu jak HR Business Partnerům, tak i strategickému HR.

Výhody pro management a zaměstnance Vedení i zaměstnanci mají jednoho partnera, se kterým mohou řešit vše co je potřeba. Vedení předává cíle a HR business partner přináší nápady a cesty, jak je plnit. Zaměstnanci mají pocit, že se skutečně někdo o ně stará a řeší JEJICH potřeby, a ne potřeby HR. Potřeby firmy = potřeby managementu = potřeby HR. HR Business partner zná detaily všech procesů, pohybuje se mezi zaměstnanci, koučuje, konzultuje, podporuje. Aktuálně řeší potřeby a předává požadavky směrem na BO nebo Strategii, takže se příliš dlouho nezdržuje plněním všech úkolů (exekutivních). Kultura a celková atmosféra je příjemnější a otevřenější. Jsou jasné cíle a kroky k jejich plnění pro všechny strany. Generuje BUSINESS

Rizika pro HR oddělení HR Business Partner potřebuje dostat lepší přehled a rozhled o svém partnerovi, tj. poznat fungování všech procesů, pochopit potřeby, znát business. Dále pak podporu ostatních vedoucích pracovníků a rozvoj ve všech oblastech, které podporuje. Kompetence mohou být nedostačující. Podpora Back Office tak, aby skutečně byly oporou a nejen administrativou a nutným zlem. HR strategie vybrat takového zaměstnance, který je schopen pracovat strategicky a přemýšlet do budoucna. Z počátku horší koordinace některých činností dublování činností, neochota se vzdát některých činností apod. Nejasné komunikační toky předávání zpětné vazby, zadávání úkolů.

Rizika pro management a zaměstnance Počáteční pochopení role HR Business partnera a jeho role jako PARTNERA nebrat HRBP jako pozici, ale jako roli. Počáteční nedůvěra v HR partnera a jakási nedůvěra cokoliv s HR řešit z minulosti. Delší implementace hůře akceptované změny, neochota měnit zaběhlou exekutivu. Strach ze změny nebudou se plnit cíle?

Přidaná hodnota Implementace modelu HR Business Partner znamená revoluční přerod HR z podpůrné jednotky zajišťující operativní agendu v personalistice na skutečného strategického partnera jednotlivých oddělení přinášejícího do jejich fungování jasnou přidanou hodnotu.

Přidaná hodnota

Aby se HR zaměstnanci stali modelovým příkladem v oblasti kultury, potřebují aplikovat šest základních schopností 1. Strategie 2. Důvěra 3. Rozšiřování schopností 4. Šampión změn 5. HR inovátor a integrátor 6. Prosazování technologií Přidaná hodnota Strategie Šampión změn Důvěra Technologie HR integrátor a inovátor Rozšiřování schopností

Přidaná hodnota kultura Kultura není tou nejdůležitější věcí. Je to ta jediná věc. Jim Sinegal, bývalý CEO, Costco

Děkujeme za pozornost a těšíme se na spolupráci! Markéta Šimáková DMC management consulting www.dmc-cz.com