IBM TRIRIGA Verze 10 Vydání 4.2 Pronajatý a vlastněný majetek Správa smluv Uživatelská příručka IBM
Poznámka Před použitím těchto informací a produktu, který podporují, si přečtěte informace v části Upozornění na stránce 55. Toto vydání se vztahuje k verzi 10, vydání 4, úpravě 2, produktu IBM TRIRIGA a ke všem následným vydáním a úpravám, pokud nebude v nových vydáních uvedeno jinak. Copyright IBM Corporation 2011, 2015.
Obsah Kapitola 1. Správa smluv pro najatý a vlastní majetek............ 1 Kapitola 2. Přehled správy smluv.... 3 Průběh procesu smlouvy........... 3 Role smlouvy.............. 3 Administrátor aplikace........... 4 Tvůrce realitních abstraktů......... 4 Správce realitních smluv.......... 4 Vedoucí účetní nájmu........... 5 Správce aktiv............. 5 Kapitola 3. Nastavení smluv...... 7 Nastavení polí a záznamů........... 7 Klasifikace.............. 7 Seznamy............... 8 Lokality............... 9 Kontakty............... 9 Nastavení šablon............. 9 Vytváření šablon............ 9 Úprava šablon............. 10 Odstranění šablon............ 10 Nastavení předvoleb............ 11 Nastavení předvoleb abstraktu nájmu...... 11 Nastavení předvoleb účtování nájmu...... 11 Nastavení nástrojů standardu OSCRE....... 12 Přehled procesu standardu OSCRE....... 12 Nastavení souboru vlastností......... 14 Nastavení procesů administrátora....... 14 Nastavení aplikace............ 15 Kapitola 4. Vytvoření abstraktů nájmu 17 Záznamy abstraktu nájmů.......... 17 Vytváření záznamů abstraktu nájmu....... 18 Nastavení výchozích hodnot pro sekci úprav indexu.. 18 Naplnění výchozích hodnot pro sekci Úpravy indexu 18 Vytváření záznamů abstraktu nájmu odesíláním formulářů offline................ 19 Vytváření záznamů abstraktu nájmu odesíláním souborů.xml OSCRE.............. 19 Export záznamů abstraktu nájmů odesláním souborů ve formátu.xml dle standardu OSCRE...... 20 Importování záznamů abstraktu nájmu odesláním souborů.xml OSCRE........... 20 Kapitola 5. Vytváření nájmů...... 23 Přehled vytvoření nájmu........... 23 Záznamy nájmu realit........... 23 Záznamy nájmu aktiv........... 24 Koncepce karty Účtování.......... 24 Pravděpodobné termíny......... 25 Pravděpodobné volby.......... 25 Hypotézy............. 25 Amortizace............. 26 Fiskální položky........... 27 Lineární výpočty........... 27 Proces od abstraktu nájmu do nájmu realit.... 27 Vytváření záznamů nájmu realit......... 28 Vytváření záznamů nájmu aktiv......... 28 Kapitola 6. Vytvoření dohod o vlastněném majetku......... 31 Záznamy dohody o vlastněném majetku...... 31 Vytváření záznamů dohody o vlastněném majetku... 31 Kapitola 7. Údržba smluv....... 33 Přehled údržby smluv............ 33 Údržba smluv............. 33 Oznámení smluv............ 34 Požadování změn dat nemovitosti........ 35 Požadování změn nájemních smluv aktiv...... 36 Požadování změn hypotézy nájmu........ 36 Kapitola 8. Správa plateb....... 39 Správa faktur.............. 39 Vytváření faktur nemovitosti........ 39 Vytváření faktur aktiv........... 39 Správa závazků............. 39 Zpracování plateb............ 39 Vydávání plateb............ 40 Anulování plateb............ 40 Zastavení plateb............ 40 Odsouhlasení provozních nákladů....... 41 Výpočet úprav indexu........... 41 Výpočet sestav procenta nájemného...... 42 Správa pohledávek............ 42 Zpracování faktur za nájem......... 42 Zpracování příjemek nájmu......... 43 Příklad správy plateb............ 43 Výpočet dílčích plateb.......... 43 Výpočet dílčích plateb při generování platebních kalendářů pro fixní výpočty......... 45 Aktualizace platebních pokynů k poukázání na novou organizaci příjemce platby......... 46 Úprava počátečního data platebního kalendáře... 46 Úprava počátečního a koncového data platebního kalendáře.............. 47 Kapitola 9. Zobrazení sestav..... 49 Domovský portál............. 49 Zobrazení portálu Moje sestavy......... 49 Zobrazení karty Sestavy........... 50 Kapitola 10. Přezkoumání hypotéz nájmu............... 51 Přehled procesu přezkoumání hypotéz....... 51 Zpracování jednotlivého nájmu........ 51 Proces hromadného vytváření........ 52 Copyright IBM Corp. 2011, 2015 iii
Přezkoumání jednotlivého záznamu nájmu realit.... 52 Přezkoumání několika záznamů nájmu realit..... 53 Revize jednotlivých záznamů nájmů aktiv...... 53 Revize několika záznamů nájmů aktiv....... 54 Upozornění............. 55 Zásady ochrany osobních údajů......... 56 Ochranné známky............. 57 iv Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Kapitola 1. Správa smluv pro najatý a vlastní majetek V aplikaci produktu IBM TRIRIGA Real Estate Manager můžete spravovat realitní smlouvy a nájemní smlouvy aktiv. Dokumentaci ke smlouvě, podmínky, klauzule, volby a finanční transakce můžete uložit do jednoho centrálního úložiště. Aplikace obsahuje automatizovaná oznámení a výstrahy pro nadcházející vypršení platnosti nájmu a ostatní kritická data. Aplikace také zobrazí požadované akce a volby smlouvy, abyste se vyhnuli přeplacení a poplatkům za zpoždění. Také použijete nástroje aplikace k vytvoření finančních sestav, údržbě platebních procesů a k uspokojení regulačních požadavků v účtování a přidělení nájmů. Copyright IBM Corp. 2011, 2015 1
2 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Kapitola 2. Přehled správy smluv Průběh procesu smlouvy Pomocí aplikace IBM TRIRIGA Real Estate Manager můžete nakonfigurovat průběh procesu aplikace tak, aby vyhovoval průběhu obchodních procesů. Můžete také nakonfigurovat aplikační role, šablony formuláře a výchozí nastavení, aby vyhovovala potřebám realitní smlouvy a správě nájemních smluv aktiv. Poté, co zakoupíte nemovitost nebo si pronajmete aktivum, můžete začít s dokumentováním smlouvy v aplikaci, se správou dodatků a se sledováním plateb. Tyto aktivity představují procesy správy smluv a účtování nájmu, které se vyskytnou po skončení procesu plánování. Obrázek 1. Diagram obchodního toku pro fáze procesu správy smluv První fází v procesu správy nemovitosti je plánování strategie a cílů realitního portfolia. Druhou fází je identifikace scénářů transakcí z portfolia, plánování realitních transakcí ze scénářů a získání nebo uvolnění majetku. Po plánování následuje třetí fáze, což je zdokumentování klauzulí, voleb a podmínek pro nájemní nebo kupní transakce pomocí vytvoření jejich záznamů v aplikaci. Čtvrtá fáze zahrnuje udržování smluv pomocí odeslání a přijmutí oznámení o nadcházejících datech a přezkoumání každé smlouvy pomocí navrhovaných změn a dodatků. Konečná fáze zahrnuje správu naplánovaných plateb, jednorázových plateb, převedených plateb, úprav plateb, účtu závazků a účtu pohledávek. První dvě fáze pokrývají realitní plánování transakcí a projektů. Zatímco další tři fáze pokrývají správu smlouvy a účtování nájmu realitních smluv a nájmů aktiv. Průběh obchodního procesu ve vaší organizaci nemusí přesně odpovídat průběhu obchodního procesu nebo průběhu procesu aplikace, který je dodán spolu s aplikací produktu IBM TRIRIGA. V nástrojích sestavení produktu IBM TRIRIGA Application Platform můžete upravit průběhy procesů, aby vyhovovaly standardům a zásadám vaší společnosti. Role smlouvy Když se přihlásíte do aplikace, budete přesměrováni na vaši domovskou stránku. Domovská stránka představuje vstup do aplikace. Z domovské stránky můžete přezkoumat domovský portál, nebo můžete použít systém nabídky, abyste otevřeli portály zpracování, které jsou k dispozici pro vaši roli. Pomocí pruhu nabídky otevřete další dostupné portály. Na základě vaší role se aplikace může skládat z jednoho nebo z několika portálů. Copyright IBM Corp. 2011, 2015 3
Nastavení domovské stránky produktu IBM TRIRIGA provedete v sekci Výchozí portál v záznamu vašeho profilu. V závislosti na vaší roli ve společnosti a přístupu k licencím a k zabezpečení se domovský portál nebo portály zpracování mohou lišit. Avšak, portály obsahují kombinaci komponent a typů sekcí, které jsou popsány v této diskusi. Na oplátku se každý portál skládá z několika sekcí. Každá sekce portálu slouží specifické funkci a zobrazuje informace, které se vztahují na vaší obchodní roli. Sekce portálu, které se nacházejí ve vašem portálu, nakonfiguroval administrátor aplikace pro vaši roli v systému. Administrátor aplikace Administrátor aplikace je role uživatele, která obvykle nastavuje a konfiguruje aplikaci. Primární zodpovědnost administrátora aplikace je správa aplikace IBM TRIRIGA pro společnost. Tato odpovědnost zahrnuje vytváření a správu licencí a skupin zabezpečení, nastavení uživatelských přístupů a udržování standardů na úrovni systému a aplikace, jako je klasifikace a hodnoty v seznamu. Když se přihlásíte jako Administrátor aplikace, vaším domovským portálem bude portál Administrátor aplikace. Příklad portálu Administrátor aplikace obsahuje následující sekce portálu: v Připomenutí - Administrátor aplikace v Naposledy navštívené v Administrace aplikací v Licence a zabezpečení v Administrace aplikací - Veřejné služby Tvůrce realitních abstraktů Tvůrce realitních abstraktů nebo správce tvůrce přehledů je role uživatele, která obvykle shrnuje podrobnosti realitní smlouvy pro zadání dat do aplikace. Primární zodpovědnost tvůrce realitních abstraktů je shrnovat nebo tvořit přehledy nájmů realit pro společnost. Další povinnosti zahrnují interpretaci jazyka nájmu a překládání těchto informací do aplikace. Úlohu vytváření přehledu nájmu také může provést externí prostředek role tvůrce přehledů. Když se přihlásíte jako Tvůrce realitních abstraktů, vaším domovským portálem bude portál Tvůrce realitních abstraktů. Příklad portálu Tvůrce realitních abstraktů obsahuje následující sekce portálu: v Související odkazy - Tvůrce realitních abstraktů v Přehledy nájmů ve stavu Probíhá práce Správce realitních smluv Správce realitních smluv nebo administrátor smlouvy je role uživatele, která obvykle monitoruje podrobnosti smlouvy a aktivity pro nemovitosti. Primární zodpovědnost správce realitních smluv je správa nájmů realit a dohod o vlastněném majetku pro společnost. Tato zodpovědnost zahrnuje ověření, že se provedou platby a volby, a že se vyhodnotí obnovení. Další povinnosti zahrnují interpretaci jazyka nájmu, kontrolu dat budovy, vytváření přehledu nájmů a překládání těchto informací do aplikace. Úlohu vytváření přehledu nájmu také může provést externí prostředek role tvůrce přehledů. 4 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Když se přihlásíte jako Správce realitních smluv, vaším domovským portálem bude portál Správce realitních smluv. Příklad portálu Správce realitních smluv obsahuje následující sekce portálu: v Připomenutí - Správce realitních smluv v Metriky výkonu - Správce realitních smluv v Související odkazy - Správce realitních smluv v Naposledy navštívené v Závazky nájmu v Vypršení nájmů v Míra využití, Realitní smlouva v Plocha na osobu (dohoda o užívání prostor) Vedoucí účetní nájmu Vedoucí účetní nájmu nebo účetní nájmu je role uživatele, která obvykle spravuje podrobnosti účtování a aktivity pro nájmy realit a nájmy aktiv. Primární zodpovědnost vedoucího účetního nájmu je správa dat standardu FASB (Financial Accounting Standards Board) a dat standardu IASB (International Accounting Standards Board). Tato zodpovědnost zahrnuje ověření, že jsou hypotézy přezkoumány, volby naplánovány a obnovení vyhodnocena. Když se přihlásíte jako Vedoucí účetní nájmu nebo jako Účetní nájmu, vaším domovským portálem bude portál Vedoucí účetní nájmu. Příklad portálu Vedoucí účetní nájmu obsahuje následující sekce portálu: v Připomenutí - Vedoucí účetní nájmu v Související odkazy - Vedoucí účetní nájmu v Naposledy navštívené v Hypotézy nájmů s prošlým termínem v Moje přezkoumání nájmů v Souhrn plánu amortizace v Finanční sestava ve formátu 10K Správce aktiv Správce aktiv je role uživatele, která obvykle spravuje definovanou třídu aktiv, jako je např. počítačové vybavení, vybavení kanceláře, vybavení místa prodeje a nábytek. Primární zodpovědnost správce aktiv je identifikování a pořizování produktů v rámci hospodářských omezení a kvalitativních standardů zavedených společností. Tato zodpovědnost zahrnuje správu celkových nákladů na vlastnictví a odpis aktiv, správu dohod o nájmech aktiv a záruk a zajištění, že budou zakoupená aktiva řádně udržována. Když se přihlásíte jako Správce aktiv, vaším domovským portálem bude portál Správce aktiv. Příklad portálu Správce aktiv obsahuje následující sekce portálu: v Připomenutí - Správce aktiv v Související odkazy - Správce aktiv v Hodnota aktiva podle třídy specifikace v Naposledy navštívené v Rychlé vyhledání (Zásoby) v Rychlé vyhledání (instalovaná/přiřazená aktiva podle typu) Kapitola 2. Přehled správy smluv 5
6 Copyright IBM Corp. 2011, 2015 v Moje nákupní objednávky
Kapitola 3. Nastavení smluv Nastavení polí a záznamů Před spuštěním procesu smlouvy jsou nezbytné určité aktivity pro přípravu aplikace pro vaše realitní smlouvy, nájemní smlouvy aktiv nebo obojí. Tyto aktivity nastavení se zaměřují na přizpůsobení šablon, klasifikací, seznamů, lokalit a kontaktů pro vaši organizaci. Tyto aktivity také zahrnují zavedení předvoleb abstraktu nájmu a konfiguraci rozhraní standardu OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate). Chcete-li připravit aplikaci pro vaše realitní smlouvy nebo nájemní smlouvy aktiv, musíte nastavit klasifikace, seznamy, lokality a kontakty pro vaši organizaci. Klasifikace Klasifikace jsou záznamy prezentované v hierarchickém stylu. Pokud je typem pole klasifikace, lze jako hodnotu pole vybrat záznam v hierarchii klasifikace. Nájemní smlouvy nemovitostí a aktiv mají několik polí klasifikací, která pomáhají popsat každý záznam. Nájem realit například zahrnuje následující klasifikace: v Typ plochy v Kategorie sekce klauzule v Typ klauzule v Stav smlouvy v Typ smlouvy v Cenový index v Udělený nájem v Typ poplatku za zpoždění v Třída nájmu v Typ nájmu v Priorita údržby v Typ volby v Typ organizace v Typ převést v Typ platby v Hodnocení poskytovatele v Zodpovědná strana v Role v Časová pásma v Rok Klasifikace typu klauzule obsahuje pole Kategorie klauzule. Protože hodnoty polí definuje administrátor aplikace, neměňte hodnoty, nebo nepřidávejte nové. Pole obsahuje následující hodnoty: v Příspěvek v Provize v Spolunájem Copyright IBM Corp. 2011, 2015 7
v Výchozí v Hodnota tržní sazby v Zelené podmínky v Pojištění v Práva pronajímatele v Právo a finance v Ostatní v Parkování v Převést v Nájemné v procentech v Pronájem v Povinnosti v Práva v Záruční vklad v Daň v Práva nájemce v Použití a omezení Pole Kategorie klauzule používá na formulář klauzule logiku zobrazení a skrytí. Pokud přidáte typ klauzule a nastavíte kategorii klauzule, zobrazí nebo skryje formulář odpovídající sekce bez změny sledu prací. Seznamy Aplikace poskytuje v nájemních smlouvách nemovitostí a aktiv seznamy předdefinovaných hodnot pro mnoho polí. Protože tyto seznamy obsahují platná data, můžete místo zápisu hodnoty vybrat požadovanou hodnotu ze seznamu. Tato metoda zlepšuje integritu dat omezením dat pole na schválené hodnoty v seznamu. Aplikace podporuje následující typy seznamů: v Seznamy přepínačů v Seznamy okének se seznamem statických hodnot v Dynamické seznamy odvozené z hodnot v databázi produktu IBM TRIRIGA v Závislé seznamy, ve kterých výběr z jednoho seznamu schválí filtr pro jiný seznam Nájem realit například zahrnuje následující seznamy: v Typ účtování v Pravidlo výpočtu v Skupina převodu v Země v Měna v Odpovědnost služby nájmu v Typ poznámky v Typ položky platby v Způsob platby v Platební kalendář v Typ plánu 8 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Lokality Každá lokalita použitá v aplikaci musí být definována v hierarchii lokality. Pomocí záznamů abstraktu nájmu můžete přidat lokalitu do hierarchie klepnutím na akci Vytvořit novou lokalitu v sekci Primární adresa. Hierarchie lokality obsahuje následující prvky: v Budova v Lokalita externího maloobchodu v Podlaží v Pozemek v Kategorie lokality v Vlastnost v Lokalita chystaného maloobchodu v Chystané stanoviště v Nákupní středisko v Lokalita maloobchodu v Prostor v Skupina prostoru v Struktura v Svislá šachta Kontakty Každý záznam realitní smlouvy nebo záznam nájmu aktiv zahrnuje informace o různých kontaktech pro tento záznam. Tyto kontakty můžete definovat předem, pak vybrat kontakty, když vytváříte nebo aktualizujete záznam smlouvy. Tato metoda zvyšuje integritu dat omezením výběru kontaktů na předdefinovanou sadu. Můžete také minimalizovat vaše zadávání dat využitím výhody automatického dokončování nebo vyhledávání. Nastavení šablon Chcete-li tyto kontakty definovat předem, zadejte jejich kontaktní informace do portálu Osoby aplikace IBM TRIRIGA. Prvky obsažené v portálu Osoby zahrnují: v Konzultant v Zaměstnanec v Externí kontakt Šablony můžete použít k rychlému vytvoření záznamů, vyvarování se nadbytečnému zadávání dat a údržbě konzistence pro mnoho záznamů. Můžete například rychle přidat data obvykle opětovně používaná pro více záznamů, jako například vnitřní kontakty, klauzule, podmínky a kritéria. Při použití šablony jsou záznamy zadané do šablony replikovány do nového záznamu. Vytváření šablon Šablony můžete vytvořit jako základ pro rychlé vytvoření záznamů. Proces sestavení šablony je podobný pro všechny šablony. Následující příklad používá šablonu klauzule o nájmu. Než začnete Musíte se přihlásit jako Administrátor aplikace nebo Správce realitních smluv. Kapitola 3. Nastavení smluv 9
Informace o této úloze Šablony použité ve správě realitních smluv zahrnují následující šablony: v Šablona abstraktu nájmu v Šablona klauzule o nájmu v Šablona volby v Šablona dohody o vlastněném majetku v Šablona nájmu realit Naopak šablony použité ve správě nájemních smluv aktiv zahrnují následující šablony: v Šablona klauzule o nájmu aktiv v Šablona nájmu aktiv v Šablona volby Postup 1. Vyberte volbu Smlouvy > Nastavit > Šablony > Klauzule o nájmu. 2. Klepněte na akci Přidat. 3. Uve te podrobnosti. 4. Vytvořte šablonu. Jak pokračovat dále Karty, sekce a pole v šabloně odráží strukturu záznamů, které představují. Při sestavování šablon jako základu vašich záznamů správy smluv použijte jako model standardní šablony produktu IBM TRIRIGA. Jinými slovy místo aktualizace standardní šablony ji zkopírujte a vytvořte novou šablonu z původní. Úprava šablon Při sestavování a ukládání šablon je můžete podle potřeby upravit. Proces úpravy šablony je podobný pro všechny šablony. Následující příklad používá šablonu klauzule o nájmu. Než začnete Musíte se přihlásit jako Administrátor aplikace nebo Správce realitních smluv. Postup 1. Vyberte volbu Smlouvy > Nastavit > Šablony > Klauzule o nájmu. 2. Vyberte odkaz pro šablonu klauzule o nájmu, kterou chcete upravit. 3. Uve te podrobnosti. 4. Uložte šablonu. Odstranění šablon Při sestavování a ukládání šablon je můžete podle potřeby odstranit. Proces odstranění šablony je podobný pro všechny šablony. Následující příklad používá šablonu klauzule o nájmu. Než začnete Musíte se přihlásit jako Administrátor aplikace nebo Správce realitních smluv. 10 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Postup Nastavení předvoleb 1. Vyberte volbu Smlouvy > Nastavit > Šablony > Klauzule o nájmu. 2. Vyberte zaškrtávací políčko pro šablonu klauzule o nájmu, kterou chcete odstranit. 3. Odstraňte šablonu. Mnoho parametrů použitých v různých výpočtech a porovnáních lze pro celou aplikaci nastavit v jednom místě. Tyto předvolené parametry nájmu lze nastavit v záznamu nastavení aplikace. Nastavení předvoleb abstraktu nájmu Chcete-li povolit určité akce v záznamu abstraktu nájmu, můžete nastavit předvolby abstraktu nájmu v záznamu nastavení aplikace. Tyto předvolby abstraktu nájmu zahrnují nadřízení pro vnitřní organizaci, externí organizaci a lokalitu. Než začnete Musíte se přihlásit jako administrátor aplikace. Informace o této úloze Záznam abstraktu nájmu zahrnuje akci Vytvořit novou lokalitu v sekci Primární adresa a akci Vytvořit novou organizaci v sekcích Nájemce, Pronajímatel, Správní společnost a Ručitel. Tyto akce vyžadují identifikaci nadřízeného záznamu v hierarchii a automatickou předvolbu pro nadřízený záznam. Postup 1. Vyberte volbu Nástroje > Nastavení systému > Obecné > Nastavení aplikace. 2. Na kartě Obecné přejděte do sekce Předvolby abstraktu nájmu. 3. Uve te nastavení. 4. Uložte záznam. Nastavení předvoleb účtování nájmu Chcete-li zjednodušit zadávání informací v nájmu realit nebo v nájmu aktiv, můžete nastavit předvolby nájmu v záznamu nastavení aplikace. Tato výchozí nastavení nájmu zahrnují hypotézy pro přezkoumání, hypotézy růstu nájmu, hypotézy komponent nájmu, amortizační období, časové pásmo platebního kalendáře a standard finančního účtování. Než začnete Musíte se přihlásit jako administrátor aplikace. Informace o této úloze Můžete také použít informace o přezkoumání hypotézy pro počáteční protokol auditu hypotézy při vytvoření nájmu realit z dokončeného abstraktu nájmu. Postup 1. Vyberte volbu Nástroje > Nastavení systému > Obecné > Nastavení aplikace. 2. Na kartě Nastavení účtování nájmu uve te nastavení. 3. Uložte záznam. Kapitola 3. Nastavení smluv 11
Nastavení nástrojů standardu OSCRE Chcete-li použít nástroje abstraktu nájmu pro standard OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate), musí být nakonfigurován váš server i server jiného dodavatele. Konfiguraci souboru vlastností, procesy konzoly administrátora a záznam nastavení aplikace obvykle dokončuje administrátor aplikace. Přehled procesu standardu OSCRE Obvykle dva aplikační servery odesílají a přijímají záznamy abstraktu nájmu pomocí komunikace ve standardu OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate). Předpokládejme například že jste pro vytvoření přehledu nájmů do jejich vlastního serveru zaměstnali organizaci tvůrce přehledů jiného dodavatele. Předpokládejme, že má jeho aplikační server název "Server tvůrce přehledů" a váš aplikační server má název "Server zákazníka". Následující přehled popisuje proces. Konfigurace Po nakonfigurování je aplikace IBM TRIRIGA připravena podporovat všechny akce ve standardu OSCRE abstraktu nájmu: v Odeslat abstrakt nájmu v Přijmout abstrakt nájmu v Odmítnout abstrakt nájmu v Požadovat vyjasnění abstraktu nájmu v Poskytnout vyjasnění abstraktu nájmu Tvůrce přehledů odesílá abstrakt nájmu Tvůrce přehledů vytváří záznam abstraktu nájmu na serveru IBM TRIRIGA nazvaném "Server tvůrce přehledů". Uloží záznam jako externí koncept, upraví záznam a odešle ho k přezkoumání. Záznam je schválen. Pak znovu otevře záznam abstraktu nájmu a odešle ho na příchozí e-mailový účet na váš "Server zákazníka". Na serveru "Server tvůrce přehledů" se aktualizuje záznam na stav Odeslaný a je odeslán e-mailem. Obrázek 2. Diagram toku pro odeslání abstraktu nájmu pod standardem OSCRE Přijmete abstrakt nájmu Přijmete záznam abstraktu nájmu ve stavu Přijatý na vašem serveru IBM TRIRIGA nazvaném "Server zákazníka". Můžete záznam otevřít a přijmout, odmítnout ho, nebo požadovat vyjasnění. v Pokud ho přijmete, aktualizuje se záznam na stav Přijatý. Záznam abstraktu nájmu můžete na vašem serveru "Server zákazníka" upravit a aktivovat. v Pokud ho odmítnete, aktualizuje se záznam na stav Odmítnutý. 12 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
v Pokud požadujete vyjasnění, aktualizuje se záznam na stav Nevyřízené vyjasnění. Odešlete stav přehledu Váš "Server zákazníka" odešle stav záznamu do příchozí e-mailový účet serveru "Server tvůrce přehledů". v Pokud "Server tvůrce přehledů" přijme přijetí, aktualizuje se stav záznamu na Přijatý. v Pokud "Server tvůrce přehledů" přijme odmítnutí, aktualizuje se stav záznamu na Odmítnutý. v Pokud "Server tvůrce přehledů" přijme požadavek na vyjasnění, aktualizuje se stav záznamu na Požadováno vyjasnění. Obrázek 3. Diagram toku pro odeslání přijetí pod standardem OSCRE Tvůrce přehledů odesílá vyjasnění Když se tvůrce přehledů rozhodne poskytnout vyjasnění, znovu otevře záznam, pro který je požadování vyjasnění, podle potřeby ho aktualizuje a odešle záznam. Záznam se aktualizuje na stav Poskytnuté vyjasnění. Obrázek 4. Diagram toku pro poskytnutí vyjasnění pod standardem OSCRE Kapitola 3. Nastavení smluv 13
Přijmete vyjasnění Když váš "Server zákazníka" přijme poskytnuté vyjasnění, aktualizuje se záznam na stav Poskytnuté vyjasnění. Můžete se rozhodnout ho přijmout, odmítnout ho, nebo znovu požadovat vyjasnění. Zpracování pomocí standardu OSCRE pro každý záznam abstraktu nájmu může mezi dvěma servery IBM TRIRIGA pokračovat, dokud se nerozhodnete o přijetí. Po přijetí záznamu abstraktu nájmu může být upraven nebo aktivován. Nastavení souboru vlastností Pro standard OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) musí být nastaveno několik vlastností v souboru TRIRIGAWEB.properties. Tento soubor vlastností musíte nakonfigurovat před odesláním záznamů abstraktu nájmu nebo prvním použitím nástrojů abstraktu nájmu standardu OSCRE. Než začnete Musíte být administrátor produktu IBM TRIRIGA. Postup 1. nakonfigurujte následující vlastnosti souboru TRIRIGAWEB.properties na vašem serveru: Vlastnost mail.smtp.host mail.smtp.email.domain DATACONNECT _SLEEP_TIME DC_HISTORY _RETENTION_DAYS Popis Poštovní server protokolu SMTP. Protokol IP poštovního serveru protokolu SMTP. Doba čekání nástroje DataConnect před probuzením a kontrolou dalších úloh pro zpracování. Předvolba je 10 minut. Stáří dokončených nebo zastaralých úloh, které nástroj DataConnect vymaže. Předvolba je 5 dní. 2. Nakonfigurujte stejné vlastnosti na serveru jiného dodavatele. Nastavení procesů administrátora Pro standard OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) musí být nastaveno několik procesů. Tyto procesy musíte nakonfigurovat v konzole administrátora před odesláním záznamů abstraktu nájmu nebo prvním použitím nástrojů abstraktu nájmu standardu OSCRE. Než začnete Musíte být administrátor produktu IBM TRIRIGA. Postup 1. Konzolu administrátora produktu IBM TRIRIGA použijte k nakonfigurování následujících procesů na vašem serveru: a. Nástroje.xml standardu OSCRE vyžadují spuštění agentů DataConnect a Incoming Mail. Pokud již nejsou spuštěni, spus te je z konzoly administrátora. Tyto procesy můžete také nakonfigurovat v souboru TRIRIGAWEB.properties a spustit je automaticky. b. Pro podrobnější protokolování během zpracování.xml standardu OSCRE zapněte protokolování pro volby DataConnect, Incoming Mail, "Extract, Transform, and Load" (ETL) nebo kombinaci těchto voleb. 14 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
2. Nakonfigurujte stejný proces na serveru jiného dodavatele. Nastavení aplikace Pro standard OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) musí být nastaveno několik nastavení e-mailu a aplikace. Tato nastavení musíte nakonfigurovat před odesláním záznamů abstraktu nájmu nebo prvním použitím nástrojů abstraktu nájmu standardu OSCRE. Než začnete Musíte být administrátor produktu IBM TRIRIGA. Postup 1. Nakonfigurujte na vašem serveru následující nastavení: a. Nakonfigurujte adresu protokolu IP a platný účet příchozí pošty pro server. b. Vyberte e-mailovou adresu jako zdrojový nebo cílový systém, když odešlete konfigurace systému v záznamu konfigurace systému. Záznam můžete otevřít z volby Nástroje > Nastavení systému > Integrace > Konfigurace systému. c. Nakonfigurujte odpovídající skupiny uživatelů pro zahrnutí role Tvůrce přehledů nájmu realit produktu IBM TRIRIGA a role Správce tvůrce přehledů nájmu realit produktu IBM TRIRIGA. d. Nakonfigurujte oznámení abstraktu nájmu přijetí, poskytnutí vyjasnění, požadování vyjasnění, obdržení a odmítnutí pro specifické role uživatele. Tyto záznamy můžete otevřít a zrevidovat z volby Nástroje > Schválení & oznámení > Oznámení > Požadavky oznámení. e. Ověřte existenci záznamu obsahu transformace pro všechny procesy standardu OSCRE, jako například přijetí, odmítnutí, odeslání, požadování vyjasnění a poskytnutí vyjasnění. Tyto záznamy můžete otevřít z volby Nástroje > Veřejné služby dat > Import XML standardu OSCRE. f. Ověřte existenci všech souborů obsahu transformace pro všechny procesy standardu OSCRE v záznamu nastavení aplikace, jako například přijetí, odmítnutí, odeslání, požadování vyjasnění a poskytnutí vyjasnění. Záznam můžete otevřít z volby Nástroje > Nastavení systému > Obecné > Nastavení aplikace. Sekce Transformace abstraktu nájmu se nachází na kartě Obecné. 2. Nakonfigurujte stejné nastavení na serveru jiného dodavatele. Kapitola 3. Nastavení smluv 15
16 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Kapitola 4. Vytvoření abstraktů nájmu Záznamy abstraktu nájmů Zatímco může digitální ukládání dat o nájmu provést aktualizace a dotazy efektivněji, může zadání úplného obsahu nájemní smlouvy také zabírat čas. Místo toho můžete vytvořit záznamy abstraktu nájmu pro shrnutí nájmů pomocí ručního zadání dat, souborů.xml standardu OSCRE nebo offline formulářů. Chcete-li snížit čas potřebný pro zadávání nájemních smluv, můžete vytvořit přehled nebo shrnout jejich úplný obsah do záznamů abstraktu nájmu. Záznam abstraktu nájmu může obsahovat libovolné skutečné podrobností o nájmu na základě standardů vaší organizace. Průběh procesu vytvoření smlouvy Obrázek 5. Diagram průběhu vytváření abstraktů nájmu Vytvoření abstraktu nájmu Jako tvůrce přehledů můžete zadat celou nájemní smlouvu a připojit ji jako soubor, nebo shrnout klíčové aspekty této nájemní smlouvy. Existuje několik způsobů zadávání dat: v Můžete zadat záznamy abstraktu nájmu do vašeho systému IBM TRIRIGA. v Tvůrce přehledů prodejce (v jiném systému IBM TRIRIGA) může zadat záznamy abstraktu nájmu, a pak vám je odeslat přes soubory.xml ve standardu OSCRE. v Tvůrce přehledů prodejce (mimo váš systém IBM TRIRIGA) zadává záznamy abstraktu nájmu pomocí offline formuláře, a pak vám formulář odešle. Na základě vzájemné dohody slouží záznam abstraktu nájmu jako formální záznam nájmu realit. Poté, co je záznam abstraktu nájmu aktivován, schválen a dokončen, vytvoří koncept nájmu realit, který je k dispozici pro další transakce. V důsledku toho může druhý záznam Copyright IBM Corp. 2011, 2015 17
rozdělit zabezpečení mezi externí a interní prostředky, které vytvářejí přehledy nájmu. Kromě těchto technik může být záznam abstraktu nájmu také vytvořen na základě dokončení projektu nájmu realit. Karty, sekce a pole v záznamu abstraktu nájmu mají stejný význam bez ohledu na metodu, která byla použita pro zadání jejich dat. Po zadání dat záznam abstraktu nájmu uložte, a pak teprve přejděte k další kartě. Vytváření záznamů abstraktu nájmu Záznamy abstraktu nájmu můžete ručně vytvářet, abyste v nájemních smlouvách mohli shrnout klíčové podrobnosti. Než začnete Musíte se přihlásit jako Tvůrce realitních abstraktů nebo Správce realitních smluv. Postup 1. Přidejte abstrakt nájmu. Role Tvůrce realitních abstraktů Akce V sekci portálu Přehledy nájmů ve stavu Probíhá práce klepněte na akci Přidat nový abstrakt. Správce realitních smluv Vyberte volbu Smlouvy > Nájmy. Sekci portálu Související odkazy - Uzavření nájemních smluv klepněte na odkaz Abstrakty nájmu. Klepněte na akci Přidat. 2. Uve te obecné podrobnosti. 3. Vytvořte koncept. 4. Uve te podrobnosti pro klauzule, plány, účtování a jiné informace o nájmu. 5. Uložte záznam. Nastavení výchozích hodnot pro sekci úprav indexu Hodnoty v sekci Úpravy indexu na kartě Nájem můžete nastavit jako výchozí hodnoty pro ostatní karty, které také mají tuto sekci. Postup 1. Vyberte kartu Nájemné. 2. U pole Typ úpravy nájmu vyberte volbu úpravy indexu. 3. Zadejte hodnoty v sekci Úpravy indexu. 4. Uložte záznam. Výsledky Hodnoty v sekci Úpravy indexu na kartě Nájemné se nastaví jako výchozí hodnoty pro ostatní karty, které také mají tuto sekci. Naplnění výchozích hodnot pro sekci Úpravy indexu Poté, co na kartě Nájemné nastavíte výchozí hodnoty sekce Úpravy indexu, můžete tuto sekci na jiných kartách naplnit hodnotami. 18 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Než začnete Ověřte, že jsou na kartě Nájemné v sekci Úpravy indexu nastaveny výchozí hodnoty. Postup 1. Klepněte na kartu, kde vytváříte klauzuli. Klepněte například na kartu Pojištění. 2. Označte zaškrtávací políčko Zahrnuje úpravu indexu. 3. Uve te zbývající podrobnosti klauzule. 4. Klepněte na akci Přidat klauzuli. Výsledky Karta zobrazí novou klauzuli v sekci Klauzule. Například karta Pojištění zobrazí novou klauzuli v sekci Klauzule pojištění. Hodnoty sekce Úpravy indexu na kartě Nájemné také naplní hodnoty této sekce v nové klauzuli. Vytváření záznamů abstraktu nájmu odesíláním formulářů offline V některých případech může být nejlepší volbou odeslat data nájmu jako přílohy e-mailu. Jako alternativu k přímému uvedení záznamů abstraktu nájmu můžete odeslat offline formuláře produktu Microsoft Excel na nakonfigurovanou příchozí e-mailovou adresu. Když dosáhne offline formulář cílovou aplikaci, data naplní nový záznam abstraktu nájmu. Než začnete Musíte získat offline formulář Abstrakt nájmu realit a cílovou e-mailovou adresu od administrátora aplikace. Identifikátor nájmu (ID) záznamu abstraktu nájmu musí být jedinečný. Cílová aplikace odmítá jakýkoli importovaný záznam abstraktu nájmu s identifikátorem odpovídajícím záznamu abstraktu nájmu, který již je v databázi. Postup 1. V produktu Microsoft Excel otevřete offline formulář Abstrakt nájmu realit pro záznam abstraktu nájmu. 2. V offline formuláři uve te informace o nájmu. 3. Když je offline formulář dokončen, ověřte ve vaší aplikaci, že hodnota pole ID nájmu neexistuje. Pokud hodnota pole ID nájmu existuje, přezkoumejte ID. 4. Klepněte na akci Odeslat offline formulář e-mailem. 5. Ověřte, že předmětem e-mailu je FORMULÁŘ ABSTRAKTU NÁJMU. Vytváření záznamů abstraktu nájmu odesíláním souborů.xml OSCRE V některých případech může být nejlepší volbou odeslat data nájmu z vaší zdrojové aplikace do cílové aplikace. Jako alternativu k uvedení záznamů abstraktu nájmu můžete mezi aplikacemi přenést soubory.xml standardu OSCRE. Než začnete Musíte se přihlásit jako Tvůrce realitních abstraktů nebo Správce realitních smluv. Kapitola 4. Vytvoření abstraktů nájmu 19
Postup 1. Přidejte abstrakt nájmu. Role Tvůrce realitních abstraktů Akce V sekci portálu Přehledy nájmů ve stavu Probíhá práce klepněte na akci Přidat nový abstrakt. Správce realitních smluv Vyberte volbu Smlouvy > Nájmy. Sekci portálu Související odkazy - Uzavření nájemních smluv klepněte na odkaz Abstrakty nájmu. Klepněte na akci Přidat. 2. Uve te podrobnosti. 3. Klepněte na akci Vytvořit externí koncept. 4. Klepněte na akci Spustit abstrakt. Stav záznamu se změní na Probíhá. 5. Uve te jakákoli ostatní data a klepněte na akci Odeslat pro přezkoumání. Stav záznamu se změní na Probíhá přezkoumání. 6. Když se stav záznamu změní na Schválený, otevřete záznam abstraktu nájmu. 7. Klepněte na akci Odeslat. Uve te komentář, zdrojovou aplikaci a cílovou aplikaci. 8. Klepněte na akci Odeslat. Stav záznamu se změní na Odesláno. Export záznamů abstraktu nájmů odesláním souborů ve formátu.xml dle standardu OSCRE Nástroj pro export souborů ve formátu.xml dle standardu OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) je alternativou ke klepnutí na akci Odeslat v záznamu abstraktu nájmu. Například možná budete chtít odeslat několik záznamů současně v jedné dávce poté, co budou odeslány k revizi a schváleny. Obvykle jsou záznamy abstraktu nájmů exportované dle standardu OSCRE přijaty přímo na server IBM TRIRIGA na jeho adresu příchozí pošty. Než začnete Musíte se přihlásit jako administrátor aplikace. Kromě toho ověřte, že obchodní objekt abstraktu nájmu nezahrnuje pole s názvem, které by obsahovalo jakýkoli z následujících speciálních znaků: ~`!#$%&*()_+-={} []\: ;'<>?,./ Jinak, je-li přítomen speciální znak, tento proces nevygeneruje soubor ve formátu.xml dle standardu OSCRE. Je-li to nutné, revidujte obchodní objekt a znovu jej publikujte. Postup 1. Vyberte volby Nástroje > Datové obslužné programy > Export ve formátu XML dle standardu OSCRE. 2. Klepněte na akci Přidat. 3. Uve te podrobnosti. 4. Vytvořte záznam exportu. 5. Zpracujte záznam exportu. Importování záznamů abstraktu nájmu odesláním souborů.xml OSCRE Nástroj importu souborů.xml pro standard OSCRE je alternativou k přijetí záznamu abstraktu nájmu pomocí e-mailu z jiného serveru. Záznam abstraktu nájmu může být například odeslán na jako příloha vaši e-mailovou adresu místo příchozí e-mailové adresy serveru IBM TRIRIGA. Později můžete přiložené soubory.xml načíst na server. 20 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Než začnete Musíte se přihlásit jako administrátor aplikace. Postup 1. Vyberte volbu Nástroje > Datové veřejné služby > Import XML standardu OSCRE. 2. Klepněte na akci Přidat. 3. Uve te podrobnosti. 4. Vytvořte záznam importu. 5. Zpracujte záznam importu. Po zpracování záznamu importu zobrazí záznam jeden z následujících stavů: Stav Čeká se na proces DC DC, proces se dokončil Systém ETL selhal Popis Označuje, že bylo zpracování Extrakce, Transformace a Načtení (ETL) úspěšné. Označuje také, že soubor.xml čeká na zpracování nástrojem DC (DataConnect) produktu IBM TRIRIGA. Označuje, že bylo zpracování DC (DataConnect) úspěšné a soubor.xml byl importován. Označuje, že se zpracování ETL nezdařilo. Další informace najdete v protokolu serveru. Kapitola 4. Vytvoření abstraktů nájmu 21
22 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Kapitola 5. Vytváření nájmů Přehled vytvoření nájmu Chcete-li, aby byly aktualizace a dotazy efektivnější, můžete digitálně ukládat data o nájmu vytvořením záznamů o nájmu. Můžete vytvořit záznamy nájmu realit skrz ruční zadání dat, nebo schválením a dokončením záznamů abstraktu nájmu. Mezitím můžete vytvořit záznamy nájmů aktiv skrz ruční zadání dat. Když vložíte a uložíte záznamy nájmu, záznamy se zobrazí jako formuláře nájmu, které jsou uspořádány do různých karet. Tyto formuláře obsahují formulář Nájem realit a formulář Nájem aktiv. Karty formuláře obsahují karty Klauzule, volby a podmínky a kartu Účtování. Záznamy nájmu realit Chcete-li digitálně uložit data nájmu, můžete zadat obsah do záznamů nájmu. Záznam nájmu realit může obsahovat tolik dat skutečného nájmu, kolik chcete, na základě předvoleb a standardů vaší organizace. Průběh procesu vytvoření smlouvy Obrázek 6. Diagram toku pro vytvoření nájmu realit Vytvoření nájmu realit Jako správce realitních smluv můžete uvést celou nájemní smlouvu a připojit ji jako soubor, nebo shrnout její klíčové aspekty. Můžete vložit záznamy nájmu realit do aplikace IBM TRIRIGA, nebo můžete schválit a dokončit záznam abstraktu nájmu, který již nachází v aplikaci. Na základě vzájemné dohody slouží záznam abstraktu nájmu jako formální záznam nájmu realit. Poté, co je záznam abstraktu nájmu aktivován, schválen a dokončen, vytvoří koncept Copyright IBM Corp. 2011, 2015 23
nájmu realit, který je k dispozici pro další transakce. V důsledku toho může druhý záznam rozdělit zabezpečení mezi externí a interní prostředky, které vytvářejí přehledy nájmu. Karty, sekce a pole v záznamu nájmu realit mají stejný význam bez ohledu na metodu, která se použije k určení jejich dat. Uložte záznam nájmu realit poté, co uvedete data, a předtím, než přejdete na další kartu. Záznamy nájmu aktiv Chcete-li digitálně uložit data nájmu, můžete zadat obsah do záznamů nájmu. Záznam nájmu aktiv může na základě předvoleb a standardů vaší organizace obsahovat tolik skutečných podrobností nájmu, kolik chcete. Průběh procesu vytvoření smlouvy Obrázek 7. Diagram toku pro vytvoření nájmu aktiva Vytvoření nájmu aktiva Jako správce nájemních smluv aktiv můžete uvést celou nájemní smlouvu a připojit ji jako soubor, nebo shrnout její klíčové aspekty. Záznamy nájmů aktiv můžete vložit do vaší aplikace IBM TRIRIGA. Po uvedení dat a před přechodem do další karty uložte záznam nájmu aktiv. Koncepce karty Účtování Tuto kartu formuláře nájmu použijte k uvedení informací o standardech FASB (Financial Accounting Standards Board) a IASB (International Accounting Standards Board. Tyto informace zahrnují podrobnosti o účtování, výpůjční sazbu, hypotézy růstu, hypotézy komponent nájemného, a volbu pravděpodobného termínu. Tato karta také vypočítá pojetí specifické pro standard FASB typu "Kapitálové" nebo "Provozní" pro nájem. Formulář zobrazí tuto kartu pouze tehdy, máte-li přístup vedoucího účetního nájmu s licencí správce nemovitosti. 24 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Pravděpodobné termíny Pravděpodobný termín je důležitá koncepce v rámci standardů účtování nájmu FABS (Financial Accounting Standards Board) a IASB (International Accounting Standards Board). Podle těchto standardů musí být platby amortizovány pro celý pravděpodobný termín nájmu. Tato amortizace pravděpodobného termínu vypočítá přesnější analýzu finančních dopadů pro nájmy v obchodním portfoliu. Pravděpodobný termín nájmu je vypočítaná doba trvání od počátečního data do koncového data pravděpodobného termínu nájmu. Výpočet je následující: v (Koncové datum Počáteční datum) = Pravděpodobný termín (Doba trvání) v Počáteční datum představuje pole Datum začátku plnění. v Koncové pole představuje pole Datum vypršení platnosti pravděpodobného termínu. Pravděpodobné volby Na základě smluvních nebo mimosmluvních obchodních důvodů, nebo kvůli neočekávaným ekonomickým podmínkám, budete možná muset změnit očekávanou dobu nájmu. Pokud se toto vyskytne, můžete klepnout na akci Přezkoumat hypotézy, abyste identifikovali pravděpodobnou volbu, nebo volbu nájmu, které se nejpravděpodobněji provede. Identifikovaná volba určí nové koncové datum pravděpodobného termínu. Seznam voleb se vyfiltruje, aby se zobrazily pouze aktivní výběry, a pouze platné výběry pole Typ volby se použijí k určení pravděpodobného termínu: volba obnovení, ukončení nebo nákupu. Když vyberete, aby se provedla pravděpodobná volba, aplikace nastaví nové Pravděpodobné datum vypršení platnosti termínu na základě následující logiky: v Pokud jste vybrali volbu nákupu, aplikace prodlouží amortizaci na Konec ekonomické životnosti jako Pravděpodobné datum vypršení platnosti termínu. v Pokud jste vybrali volbu obnovení, aplikace prodlouží amortizaci na Datum vypršení platnosti obnovení jako Pravděpodobné datum vypršení platnosti termínu. v Pokud jste vybrali volbu ukončení, aplikace prodlouží amortizaci na Pravděpodobné datum provedení ukončení jako Pravděpodobné datum vypršení platnosti termínu. v Pokud je pravděpodobné, že se neprovede žádná z voleb, aplikace použije základní datum vypršení platnosti nájmu jako Pravděpodobné datum vypršení platnosti termínu. Hypotézy Modely hypotéz se používají ve výpočtech časových plánů amortizace, aby se prognózoval budoucí nejlepší odhad platebních závazků pro pravděpodobný termín nájmu. Společnosti mohou použít modely hypotéz, aby určily dopad nájmů na jejich finanční rozvahy. Standardy účtování nájmu FASB (Financial Accounting Standards Board) a IASB (International Accounting Standards Board) definují specifická pole a procesy pro hypotézy. Například jakákoliv změna libovolného typu hypotézy musí být zaznamenána v protokolu nebo v historickém záznamu. Pokud dojde k finančnímu auditu, můžete tyto protokoly poskytnout. Tento záznam se nazývá protokol auditu hypotézy. Hypotézy můžete rozdělit na několik hlavních kategorií, které všechny mají dopad na časové plány amortizace a generování finančních položek. Přírůstková výpůjční sazba Výpůjční nebo diskontní sazba se použije k určení diskontu pro budoucí odhadované platby za nájem. Tato diskontní sazba se použije v čisté současné hodnotě, spolu s fixním nájemným za rok, aby se získala současná hodnota nájemného. Kapitola 5. Vytváření nájmů 25
Hypotézy růstu v procentech Hypotézy růstu v procentech mají pravidla, aby se určilo, zda se hypotéze použije na nájem. Pokud se nepoužije hypotéza růstu, která je založena na indexu nebo na tržní hodnotě pronájmu, formulář skryje odpovídající pole. Pro hypotézu růstu indexu můžete použít libovolný index nákladů nebo cen, včetně následujících příkladů: v Index CPI (Consumer Price Index) měří průměrnou změnu za čas v cenách placených zákazníky na trhu se spotřebním zbožím a se službami. v Index CCI (Construction Cost Index) je indikátor obchodního cyklu, který ukazuje trend v nákladech, které vynaložil smluvní partner v konstrukčním procesu. v Index (Producer Price Index) měří průměrnou změnu za čas v prodejních cenách, které obdrží producenti za jejich produkci. Ceny zahrnuté v indexu PPI pocházejí z první komerční transakce pro mnoho produktů a pro některé služby. Hypotézy komponent nájemného Hypotézy komponenty nájmu se zabývají hrubými nájmy, které kombinují komponenty nájmu a komponenty služeb do plateb za pronájem. Avšak, standard FASB-IASB vyžaduje rozpis nákladů na tyto komponenty platby. Tento rozpis umožňuje nájemci vyloučit komponenty související se službami z časového plánu amortizace (ve fiskálních položkách) a z finančních sestav nebo ze sestav odpovědností. U hrubých nájmu nájemce obvykle zaplatí jedinou částku, která obsahuje jak výdaje na nájemné, tak i provozní výdaje. Avšak, nájemce musí amortizovat pouze část pronájmu z částky, která je založena na základě rozpisu v procentech, jenž poskytl pronajímatel. Část plateb za služby se vyloučí z finančních výpočtů nájemného. Tyto hypotézy platí, pokud výběr Kategorie pronájmu obsahuje slovo "hrubý", jako je např. hrubá úplná služba nebo hrubá upravená. Pokud se nejedná o hrubý nájem, formulář skryje sekci Hypotézy komponenty nájmu. Amortizace Amortizace je proces postupného splacení dluhu v průběhu času pomocí pravidelných naplánovaných plateb. Platby za nájem se amortizují pro pravděpodobný termín nájmu pomocí fixní metody. Standardy FASB (Financial Accounting Standards Board) a IASB (International Accounting Standards Board) vyžadují, aby nájemce určil současnou hodnotu odhadovaných pravděpodobných plateb za nájem. Existuje mnoho metod, které se používají v odpisovaných aktivech nebo nájmech. Společnosti obecně používají fixní metodu pro zaknihování nebo z finančních důvodů. Standardy FASB-IASB vyžadují, aby byly výdaje za pronájem rozpoznány na fixním základu. To znamená, že se každý měsíc musí rozpoznat stejná částka výdajů, bez ohledu na skutečnou platbu za nájemné během měsíce. Kartu Účtování můžete použít k amortizování za kratší (a) dobu nájmu nebo (b) ekonomickou životnost pronajaté nemovitosti. Tato amortizaci se může odrazit v ziscích a ztrátách (Z&Z) jako výdaje na odpis. Tato karta může také amortizovat závazek k placení nájmu pomocí metody amortizace dluhu a tuto amortizaci potom můžete odrazit v ziscích a ztrátách jako výdaje za zájem. Pokaždé, když účetní nájmu odešle hypotézu pro jediný nájem nebo několik nájmů (k hromadnému zpracování), aplikace provede dvě věci: v Nastaví pole Je zapotřebí přepočítání amortizace na hodnotu True (pravda). 26 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
v Spustí proces na pozadí, aby se vygeneroval nebo přepočítal časový plán amortizace pro každý nájem. Existují dva další způsoby, jak spustit amortizaci v aplikaci. v Klepněte na akci Aktivovat v nájmu realit nebo v nájmu aktiv, abyste vygenerovali časový plán amortizace. v Klepněte na akci Přezkoumat hypotézy, abyste přezkoumali pravděpodobný termín a hypotézy v nájmu realit nebo nájmu aktiv a vygenerovali časový plán amortizace. Nájem se může nacházet ve stavu Koncept, Probíhá revize nebo Aktivní. Fiskální položky Fiskální položky sledují hodnoty časového plánu amortizace pro každé fiskální období. Tyto fiskální položky jsou vytvořeny nebo přepočítány na základě hodnot přímých nákladů, jednorázových plateb, částečných plateb, typů voleb nebo jiných hodnot. Aplikace použije následující obchodní pravidla, aby vytvořila nebo přepočítala fiskální položky: v Má-li nájem hodnotu Počáteční přímé náklady na kartě Účtování, hodnota se zahrne do fiskální položky pro první fiskální období. v Všechny jednorázové platby během pravděpodobného termínu se rovnoměrně rozprostřou napříč všemi fiskálním obdobími pravděpodobného termínu. v Všechny dílčí první a poslední platby se zahrnou do fiskálního období, kam náleží. Aplikace očekává, že Očekávané datum bude ve fiskálním období. v Pokud Kategorie nájmu obsahuje výraz "hrubá", komponenty nájmu a komponenty služby se oddělí na základě jejich hodnot ze sekce Hypotézy komponenty nájmu. v Pokud pravděpodobný termín zahrnuje pravděpodobnou volbu s výběrem nákupu nebo ukončení jako Typem volby, následující logika zaktualizuje fiskální položku. Pokud jste vybrali volbu nákupu, rozprostřete nákupní cena rovnoměrně napříč životností nájmu. Cena se odrazí v sekci Ostatní závazky nájmu na fiskální položce. Pokud jste vybrali volbu ukončení, sečtěte předpokládanou platbu plus pokutu a celkový součet rozprostřete rovnoměrně napříč životností nájmu. Celkový součet se odrazí v sekci Ostatní závazky nájmu na fiskální položce. v Nakonec, v nájmech účtu závazků sečtěte platby účtu závazků a odečtěte platby účtu pohledávek. V nájmech účtu pohledávek sečtěte platby účtu pohledávek a odečtěte platby účtu závazků. Mezitím se na finanční položce sníží hodnota závazku, hodnota aktiva a hodnota čistého podílu na nulu. Lineární výpočty Hodnoty výdajů na nájem z několika fiskálních položek se sečtou, aby se získaly celkové výdaje na nájem na kartě Účtování. Tato celková hodnota se použije pro výpočet fixního nájemného za rok. Budoucí platby za nájem budou diskontovány o přírůstkovou výpůjční sazbu nájemce. Tato diskontní sazba se použije na čistou současnou hodnotu, spolu s fixním nájemným za rok, aby se vypočítala současná hodnota nájemného. Dle standardu GAAP (Generally Accepted Accounting Principles), který vychází ze standardu FASB, se jakékoli pobídky nájmu ke zhodnocení nájemcem vedou oddělené od hodnot výdajů za nájemné. Pobídky nájmu jsou během doby nájmu uznávány jako konstantní snížení výdajů za nájemné dle nájemce. Proces od abstraktu nájmu do nájmu realit Když dokončený abstrakt nájmu vygeneruje nájem realit, mohou informace o standardu FASB (Financial Accounting Standards Board) nebo o standardu IASB (International Accounting Standards Board) chybět. Tyto informace jsou volitelné a nemusí být k dispozici Kapitola 5. Vytváření nájmů 27
pro tvůrce přehledů nájmu nebo pro administrátora nájmu při započetí procesu. V těchto případech aplikace poskytne nezbytné výchozí informace. Pro volbu pravděpodobného termínu platí následující obchodní pravidla: v Pokud v abstraktu nájmu vyberete volbu pravděpodobného termínu, pak aplikace naplní pole Datum vypršení platnosti pravděpodobného termínu na základě tohoto výběru. v Pokud v abstraktu nájmu nevyberete volbu pravděpodobného termínu, pak aplikace načte hodnotu pole Datum vypršení platnosti nájmu, aby naplnila pole Datum vypršení platnosti pravděpodobného termínu. Pro informace o přezkoumání hypotézy a počáteční protokol auditu hypotézy, který se vygeneruje, když se vytvoří nájem realit, platí následující obchodní pravidla: v Má-li abstrakt nájmu data v libovolném poli hypotézy, aplikace mapuje tato data na nájem. Aplikace také vytvoří počáteční protokol auditu hypotézy z těchto dat s polem Typ přezkoumání nastaveným na hodnotu "Ostatní". Mezitím se pole Komentáře k přezkoumání nastaví na hodnotu "Protokol auditu hypotézy byl automaticky vytvořen z dat zadaných v abstraktu nájmu". v Nemá-li abstrakt nájmu data v libovolném poli hypotézy, pak aplikace mapuje data z nastavení aplikace na nájem. Vytváření záznamů nájmu realit Aplikace také vytvoří počáteční protokol auditu hypotézy z těchto dat s polem Typ přezkoumání nastaveným na hodnotu "Ostatní". Mezitím se pole Komentáře k přezkoumání nastaví na hodnotu "Protokol auditu hypotézy byl automaticky vytvořen z nastavení aplikace, jelikož v abstraktu nájmu nebyla poskytnuta žádná data". K nastavením aplikace můžete přistoupit výběrem volby Nástroje > Nastavení systému > Obecné > Nastavení aplikace a následným klepnutím na kartu Nastavení účtování nájmu. Chcete-li zadat data nájmu do záznamů nájmů, můžete ručně vytvořit záznamy nájmu realit. Než začnete Musíte se přihlásit jako Správce realitních smluv. Postup 1. Vyberte volbu Smlouvy > Nájmy. 2. V sekci portálu Související odkazy - Nájemní smlouvy vyberte volbu Realitní smlouvy > Nájmy. 3. Klepněte na akci Přidat. 4. Uve te podrobnosti. 5. Klepněte na kartu Podrobnosti smlouvy. 6. Klepněte na roli Administrátor smlouvy. 7. V sekci Smlouva klepněte na akci Najít, vyberte název, klepněte na tlačítko OK a uložte roli. 8. Vytvořte koncept. Vytváření záznamů nájmu aktiv Chcete-li zadat data nájmu do záznamů nájmů, můžete ručně vytvořit záznamy nájmů aktiv. 28 Copyright IBM Corp. 2011, 2015