1 Úvd CESTY K VYŠŠÍ ÚČINNOSTI MANAŽERSKÝCH PLÁNŮ - KONCEPT BUSINESS NAVIGATION Ing. Václav Huser, ředitel divize INEKON-SYSTEMS, INEKON GROUP a.s. V následujícím článku jsu diskutvány tázky nvých přístupů při zefektivnění manažerských strategických a plánvacích prcesů i činnstí spjených s vykazváním a analýzu výsledku. Pr tut skupinu manažerských aktivit je v textu pužit termínu navigační prcesy. V teretické rvině jsu funkce strategických a rčních plánů pměrně jasně vymezeny. Manažerské plány by měly tvřit klíčvý nástrj řízení firem a zaměřvat pdnik na dluhdbý rzvj a knkurenceschpnst. Kntinuální měření a analýza výsledku by měly indikvat dchylky ve vývji a vést dpvědné manažery k nápravným patřením. Takt pjatý kncept celfiremníh plánvání však při praktické realizaci naráží na řadu zásadních prblémů a ptíží. 2 Slabá místa dsavadní plánvací praxe V dsavadním pjetí je tvrba plánů pracným a nákladným prcesem. Zdluhavá a mnhdy frustrující činnst, zalžená na mechanickém prvádění rutinních perací a výpčtů, dčerpává značnu část dbrných kapacity manažerů a výknných pracvníků. Výsledným prduktem těcht aktivit je plán, který má v dsavadním pjetí řadu zásadních nedstatků, takže může jenm s btížemi plnit funkci klíčvéh nástrje řízení. Plány jsu strnulé Během realizace nejsu plány schpné pružně se přizpůsbvat nečekávaným změnám v předpkladech, z nichž vycházejí. Pkud plány s dynamickým vývjem prstředí nedrží krk, stávají se subrem mrtvých čísel, čast ještě dříve, než jsu uvedeny v živt. Obvyklá sftwarvá a systémvá infrastruktura manažerských prcesů neumžňuje uplatňvat metdy kntinuálníh, variantníh a kluzavéh plánvání. Plány nejsu vzájemně prvázané V pdnicích existují čast vedle sebe různé typy plánů, rzpčtů a prjektů, které se týkají různých aspektů hspdářské činnsti, a které se vztahují k různým časvým hrizntům. Tyt pracně sestavvané řídící dkumenty netvří jeden knzistentní celek, žijí si svým vlastním izlvaným živtem, chybí jim jedntný pdnikatelský tah na branku. Skutečnst je mnhdy měřena jinak, než je frmulván plán. Datvé struktury i vlastní ukazatele ve verzi plán a ve verzi skutečnst bývají různě kncipvané. Situaci lze přirvnat ke stavu, kdy by mapy sučasné plze firmy a mapy tm, kam směřuje, byly v jiných suřadnicích. Tent fakt kmplikuje srvnávání bu typů hdnt a analýzu dchylek.. Plány jsu rientvány na výsledek, než na příčiny V plánvacích mdelech nebývají dstatečně využívány vztahy příčiny a důsledku mezi ukazateli měřícími pdnikatelské bjekty a prcesy. Čísla plánu nebývají dstatečně zdůvdněná, chybí jasná definice cest, jimiž bude cílvých hdnt dsažen. Tvrba plánů má slabé metdické zázemí Manažerské plánvání nepužívá jedntný metdická aparát. Chybějí závazné firemní standardy pr danu blast. Zjedndušující plánvací pstupy (indexace aj.) nedrážejí pvahu vývje prcesů. Metdickými nedstatky bývají zatíženy i analýzy a cntrlling výsledku. Nejsu využívány mžnsti, které nabízejí infrmační technlgie a systémy 1 SW pdpra plánvání se čast pírá puze MS Excel, který se stal de fact standardem pr zpracvání plánvacích a cntrllingvých úlh. Excel je dbrý je pr plánvání ddělení, kde se
jedná zadávání a sledvání něklika ukazatelů. Na pdnikvé úrvni však již přestávají stačit. Excelem nelze zajistit plnhdntnu pdpru řízení businessu, který má vyšší infrmační a analyticku nárčnsti. Nutné je využívat analytické databázvé řešení. Plánvání i vykazvání výsledku jsu prváděny v nepřiměřeně zjedndušených phledech Operační prstr, v němž pdnik půsbí i jeh navigační kurs, mají vícerzměrnu pdbu. Business vyžaduje více (číselných) úhlů phledu, které nelze interpretvat plchými tabulkami Excel či relačními databázemi prvzních systémů. Databázvé multidimenzinální prstředí OLAP využívané pr plánvání je v našich pdmínkách zatím spíše vzácnstí. Jsu uplatňvány nevhdné steretypy manažerské práce Direktivní styl řízení a úklvé pjetí plánu, přispívá k strnulsti a malé flexibilitě manažerských prcesů. Předpklad, že jednu schválený plán je železným záknem a nebude tedy nutné jej měnit, je nereálný. Jistta businessu v rčním hrizntu je iluzí. Výše uvedené slabiny a kritická místa plánů mají řadu negativních dpadů na celkvý styl řízení firem. Ambice managementu získat kntrlu nad firemním vývjem ztrsktávají. Plány a rzpčty ztrácejí na autritě a plánvací prces má čast jenm frmální charakter. Prces mnhdy připmíná samúčelné pčetní cvičení, jež je dtržen d reálnéh chdu rganizace. Za těcht klnstí se manažerské řízení velmi čast d plánů dklání a uchyluje se ke krátkdbé perativě. Zásadní patření jsu přijímána mim plán. O mnhých prblémech míst kncepčníh přístupu rzhduje nežáducí imprvizace a intuice i náhda. Tímt způsbem se pdnikatelské subjekty připravují zásadní knkurenční výhdu, kteru kvalitní pdnikvé plánvání bezpchyby je. 3 Business Navigatin - d metdiky k systému Cestu k vyšší efektivitě a kvalitě manažerských prcesů a plánů se může stát kncept Business Navigatin, uplatněný ve zhruba dvacítce českých a slvenských pdniků. Jedná se integrvaný celek metdických nástrjů a sftwarvých řešení, zaměřený na řízení firemní perspektivy (strategické prjektvání, business plánvání, taktické rzpčtvání) i na kntinuální analýzu a cntrlling dsahvaných výsledků. Architektura Business Navigatin pčítačvá pdpra intuitivní prcesy Balanced Screcard Převd strategie d realizace Strategické prjekty Jakými aktivitami dsáhneme cílů? Mise Jaký je smysl našeh pdnikání? Vize Čeh chceme dsáhnut? Strategie Náš herní plán? Business Plan Stanvení základních parametrů rzvje Taktické plány a rzpčty Zajištění pravidelnéh chdu a funkcí rganizace Cntrlling a analýzy výsledků Jak se nám daří stanvené cíle naplňvat? infrmují tm, jak se daří tent kurs držet. S využitím tht knceptu je rganizace přesněji a účinněji navigvána k dsažení strategických i taktických cílů, zefektivňuje a samtný prces plánvání, psiluje účinnst plánu, který se stává prstředkem k dsažení vyšší výknnsti businessu. Celý kncept je úzce svázán se specializvaným sftwarvým řešením BNS (Business Navigatin System). Systému plní funkci "navigačníh přístrje", jímž lze definvat a měřit dluhdbý navigační kurs a zárveň i hdntit dchylky, které Pdnikatelská navigace má definvánu strategicku a takticku úrveň, které jsu navzájem úzce prpjeny. Základní architekturu knceptu Business Navigatin ilustruje brázek č. 1. 2
4 Strategická navigace businessu V strategické úrvni navigace firem lze spatřvat dva řídící a infrmační kruhy. První z nich je rientván na strategicku změnu v kursu. Druhý kruh zajišťuje dluhdbé fungvání a rzvj rganizace v dsavadním, setrvačném vývji. V pjetí Business Navigatin je první řídící kruh pdprván metdlgií Balanced Screcard. K řízení setrvačných prcesů jsu pužity nástrje business plánvání. (Jejich principy jsu analgické s taktickým plánváním, jež je diskutván v ddíle 5). 4.1 Řízení strategických změn Balanced Screcard Strategie definuje dluhdbu pdnikatelsku rientaci firmy zaměřenu na změnu. Frmulaci strategie, jak sustavy strategických cílů, předchází definice základní mise, sdílených hdnt a dluhdbé pdnikatelské vize. Krky spjené s tvrbu mise a vize mají ryze intuitivní charakter. Opírají se zkušenst, kreativitu a sehranst manažerskéh týmu. Kvalitativní, slvní frma jejich frmulace, nevytváří předpklady pr využití prstředků infrmatiky. Situace na tmt pli se mění při využití metdy Balanced Screcard (BSC) a všech navazujících kmpnent Business Navigatin. Zásada c nemhu měřit, nemhu řídit je v celém knceptu pjímána zcela důsledně. Cílem je eliminvat neurčité ppisy a "slvní prklamace" a nahradit je měřitelným (číselným) vyjádřením. Tat skutečnst vytváří předpklady pr využití dpvídajících infrmačních technlgií a systémů (viz. dlní část brázku č.1). 4.1.1 Měření strategických cílů V pjetí Balanced Screcard jsu veškeré strategické cíle rzvrženy d stanvenéh pčtu perspektiv (bvykle čtyř - finance, zákazník, interní prcesy, učení a růst, lze vlit i jinu strukturu). Cíle jsu uspřádány d strategické mapy, základníh navigačníh panelu, který pskytuje přehled strategických cílech a příčinných suvislstech mezi nimi. Cíl je kvalitativní vyjádření stavu, jehž chce firma v daném hrizntu dsáhnut. Každý z cílů je plánván a měřen pmcí hdnt něklika strategických ukazatelů. Stav plnění ukazatelů vztažených k jednmu cíli, detekuje na strategické mapě barevné (semafrvé) vybarvení cíle. (viz brázek č.2). Balanced Screcard je metdu převádějící firemní strategii d její realizace. K uvedenému účelu využívá Business Navigatin dvu převdvých mechanismů. Jsu jimi strategické prjekty a taktické plány. 4.1.2 Strategické prjekty Strategické prjekty představují subr přesně definvaných a systematicky měřených a hdncených aktivit, které vedu k dsažení strategických cílů. Strategické prjekty mají jasně vymezeny úkly, harmngram, rzpčet nákladů a dpvědnst. 3
Kncept Business Navigatin využívá pr řízení strategických prjektů speciální sadu navigačních panelů, viz. ukázka na brázku 3. Strategické prjekty mají jednrázvý charakter a časvu hraničenstí trvání. Tat charakteristika dlišuje strategické prjekty d druhéh převdvéh mechanismu, kterým jsu prstředky taktické navigace, které se rčně bnvují se změněnými parametry. 5 Taktická navigace Nástrje rčníh taktickéh plánvání a analýz jsu tedy druhým způsbem převdu strategie d realizace. Základní kncept rční navigace businessu pskytuje taktická mapa, jejíž ukázka je na brázku č. 4 Mapa služí k definici klíčvých funkčních blastí pdnikání, jejichž plánvací a analytické prcesy jsu Funkční blast Taktické mduly Master Plan (MP) Cash-Flw Management (CFM) Finance Hspdářský výsledek (HV) Fixní a režijní náklady středisek (FN) Ziskvst Krycí příspěvky (KP) Variabilní náklady (VN) Prdejní výknnst Prdejní výknnst (PV) pdprvány navigačním systémem (standardně: prdejní výknnst, ziskvst, finance) struktury navigačních mdulů sustavy příčinných vazeb mezi jedntlivými mduly a jejich ukazateli přadí v němž budu jedntlivé mduly nasazvány. Základní kncept taktické úrvně business navigace je dále zpřesňván v datvém a prcesním navigačním mdelu. 5.1 Datvý mdel Cílem datvéh mdelvání je stanvení ukazatelů taktické výknnsti, jimiž budu navigační prcesy plánvány a měřeny prmítnutí hdnt těcht ukazatelů d vícerzměrných a víceúrvňvých datvých struktur 4
V knceptu Business Navigatin je uplatněna metda vícerzměrnéh plánvání. Jedntlivé aspekty pdnikání lze plánvat, měřit a hdntit z více (číselných) úhlů phledu - dimenzí. Dimenzemi mhu jimi být např. časvé peridy, verze hdnt (základní verze plánu, průběžné aktualizace, dsažená skutečnst, ), rganizační struktura, různé typy členění prduktvéh prtflia, segmentace trhu a zákazníků, skladba distribučních kanálů či teritrií aj. Uvedené pjetí umžňuje pstihnut dalek věrněji a plastičtěji pvahu pdnikatelských prcesů v jejich mnhstrannsti a dynamice. Uživatelé získávají nvu kvalitu phledu na chd a perspektivu řízené rganizace. Mají mžnst mdelvat firemní perspektivu a měřit skutečnst v nvých suvislstech. Jedntlivé dimenze mhu být členěny d hierarchických úrvní. Uživatelé tak mhu nastavit ptřebnu hlubku phledů a vlit přesnst, se kteru jsu plánvány pdnikvé cíle a analyzvány výsledky. Zjedndušuje se detekce vlivů s rzhdujícími dpady na buducí vývj. Sustava hdnt ukazatelů výknnsti prmítnutá vícerzměrné a víceúrvňvé struktury tvří navigační suřadnicvu sustavu. Viz.č. 5 5.2 Prcesní mdel Prcesní mdel stanvuje pslupnst aktivit, jimiž jsu ukazatelům výknnsti ve stanvených strukturách nastavvány číselné hdnty. Může se jednat hdnty buducnsti (plánu, prgnóz či manažerských simulací) neb hdnty měřící dsažené výsledky a pté i dchylky mezi plánem a skutečnstí. prdukt Prdukt Zákazník značka db.míst prdejní kanál řada území druh blast celkem zák. celkem Verze skutečnst, ref.plán, plán1, absl., kumul. Rk 2001, 02, 03, 04, plletí rk měsíc čtvrtletí Obdbí Typ hdnty Ukazatel realizvané tržby(kč) hrubá jedn. cena (Kč/mj) ind.slevy (1) slevy (Kč) realizvaná jedn. cena (Kč/mj) expedvaný bjem (mj) vrácený bjem (mj) prdaný bjem (mj) hrubé tržby (Kč) exp. tržby (Kč) vrácené tržby (Kč) Navigační (= plánvací a analytický) prces je v jedntlivých mdulech realizván pmcí navigačních panelů. Jedná se brazvky s nastavitelnými vícerzměrnými a víceúrvňvými phledy a řezy, jež využívají standardní frmát prstředí Excel. Každý z panelů vyknává datvé perace, jež služí k zbrazení neb k nastavení hdnt ukazatelů. Jedntlivé etapy plánvacích či analytických prcesů vznikají skládáním panelů d stanvených řetězců - blků. Mžnu skladbu panelů v mdulu plánvání prdejní výknnsti ilustruje brázek č. 6. 5
Panely jsu značeny šipkami s čísly. Skladba a přadí panelů je plně v rukách administrátra plánu (analýz). Vhdnu kmbinací panelů tak lze realizvat např. bvyklé plánvací metdy (plánvání Plán PV/ ceny Imprt - ceníky prdejní ceny 10 Plán PV/ slevy slevy prduktů (%) slevy zákazníků (%) 11 12 13 celkvé slevy zákazníka Plán PV tržeb Zbrazení plán bj. prd. 14 15 Zbrazení plán prdeje Zer Based Budgeting Využití minulsti Extraplace 01 02 Plán PV/ bjem prdeje Převd minulsti Výmaz plžek Aktualizace prtflia 03 04 05 Nvý prdej (repr.) Nvý prdej (vývj) 06 07 08 09 Úpravy Rzvrh uvnitř hierarchie Rzvrh uvnitř skupiny Rzvrh uvnitř bdbí Úpravy a rzvrhy (Buttm-Up/ Tp-Dwn) nad nulvu a nenulvu bází hdnt, restrukturalizace prtflia prduktů a zákazníků, cyklus ladění hdnt technikami d spdu nahru a d shra dlů, metdy centvrby a řadu dalších). 6 Závěrem Úspěch při zavádění nvých přístupů v strategickém řízení a plánvání firem závisí, d značné míry, na zvlených pstupech implementace. Business Navigatin je mdulárním a vysce flexibilním knceptem. Jeh implementace je pstupným prcesem. Nasazvání knceptu je plně v ruku buducích uživatelů a lze jej řídit pdle knkrétních pdmínek v dané rganizaci, pdle stavu připravensti i pdle pririt v pdnikatelkých zájmech. Při becně slabším strategickém řízení našich pdniků lze dpručit pstup d taktiky ke strategii a nikli napak. 6