POSTUP PED ODJEZDEM. I.Vyplnní a odeslání pihlášky (Application form) Je teba:

Transkript

1 POSTUP PED ODJEZDEM I.Vyplnní a odeslání pihlášky (Application form) Je teba: 1. zjistit deadline pro podání pihlášky na webových stránkách zahraniní univerzity 2. ovit zda daná instituce nemá svou VLASTNÍ pihlášku (v tomto pípad student neposílá pihlášku Mendelu) 3. vyplnit a odeslat pihlášku : A - pihláška Mendelu Peliv vyplnnou pihlášku studentovi potvrzuje nejprve zahraniní oddlení fakulty, které ji dodá k potvrzení na ZO rektorátu, to vrátí dokument zpt na fakultu, kde si ji student vyzvedne. Pihlášku s pílohami posílá na zahraniní instituci doporuen sám STUDENT (na adresu institucionálního nebo oborového koordinátora dle pokyn zahraniní univerzity). Naskenovanou kopii podacího lístku z pošty zašle v den odeslání mailem zahraninímu referentovi své fakulty. B - vlastní pihláška zahraniní univerzity - možnosti, které mohou nastat: Zahraniní instituce vyžaduje pouze on-line pihlášku Zahraniní instituce vyžaduje on-line pihlášku i zaslání papírové verze Zahraniní instituce vyžaduje pouze papírovou pihlášku 4. Uvést dobu pobytu v pihlášce : staí uvést alespo v rozmezí msíc (tzn. nap. záí-leden) nejdelší možná doba pobytu vychází z nominace, resp. bilaterální smlouvy, pobyt musí trvat nejmén 3 msíce pokud zahraniní instituce vyžaduje k pihlášce i tzv. Transcript of Records", jedná se o výpis pedmt absolvovaných na Mendelu, který student získá na svém studijním oddlení. 5. Pihlášku vyplnit na poítai a ped odesláním do zahranií vyhotovit KOPII!!! Jakmile zahraniní instituce obdrží pihlášku, zaíná obas velmi nároný administrativní proces studentova pijetí. Zahraniní instituce by mla studenta kontaktovat a zaslat mu veškeré dostupné informace o studiu a dále by se studentem mla projednat organizaní záležitosti spojené s pobytem. Zde je nutné si ohlídat hlavn ubytování (viz Ubytování). Poítejte s tím, že vyizování tchto záležitostí mže trvat až nkolik týdn. II. Potvrzení o pijetí ke studiu (Letter of Acceptance) Ve chvíli, kdy jsou všechny nezbytné administrativní úkony ukoneny, zahraniní instituce studentovi vystaví potvrzení o pijetí ke studiu - tzv. Letter of Acceptance - toto potvrzení mže mít formu oficiálního dopisu nebo mailu apod, musí obsahovat data od kdy do kdy se pobytu zúastní. Ve chvíli, kdy student obdrží potvrzení o pijetí (akceptaní dopis), mže zaít zaizovat další náležitosti spojené s pobytem.

2 III. Studijní smlouva (Learning agreement) V nkterých pípadech je souástí pihlášky na zahraniní partnerskou instituci Student mže použít jak formulá Mendelu, tak i formulá zahraniní instituce Learning agreement vypluje student na poítai Informace o studijní nabídce nalezne student na: webových stránkách zahraniní instituce nkteré instituce zasílají studijní katalogy mailem pímo nominovaným studentm Student mže v zahranií pracovat také na diplomové práci, i v tomto pípad jenutné Learning agreement vyídit - uvádí se v nm work on diploma thesis" Pedmty do studijní smlouvy student vybírá peliv tak, aby svou náplní a obsahem odpovídaly jeho studijnímu zamení, vybírá 3 odborné pedmty Student nechá Learning agreement schválit na ZO své fakulty, které následn dokument zašle k potvrzení na ZO rektorátu, to potvrzený dokument vrátí zpt na ZO fakulty, kde si ho student vyzvedne Student SÁM zašle doporuen svj Learning agreement k potvrzení na zahraniní instituci (opt ve vtšin pípad na adresu institucionálního koordinátora), naskenovaný podací lístek z pošty zašle em zahr.referentovi své fakulty. Ped odesláním do zahranií si poídí KOPII!!! Oboustrann potvrzený Learning agreement, tzn. Potvrzený Mendelu i zahraniní institucí, student pedkládá pi podpisu finanní dohody!!! Vyizování Learning agreementu je asov nároné (1-3 msíce), proto tuto záležitost vyizujte s dostateným pedstihem! IV. Ubytování Ne všechny zahraniní instituce nabízejí zahraniním studentm ubytování!!!, Nkteré ubytovacími kapacitami nedisponují a student si musí zajistit ubytování v soukromí (s pomocí nebo i bez pomoci zahraniní instituce) Informace o možnostech ubytování student najde na webových stránkách zahraniní instituce, píp. je studentovi sdlí sama zahraniní instituce po obdržení pihlášky Je nutné zajišovat s dostateným pedstihem!!! Náklady na ubytování se v každé zemi liší, v dražších zemích mnohdy výdaje spojené s ubytováním dosahují výše pidleného grantu na msíc, bohužel ale není v kompetenci ani možnostech vysílající instituce tuto skutenost ovlivnit Cenným zdrojem praktických i jiných informací o ubytování, výdajích spojených s pobytem v konkrétní zemi apod. je DATABÁZE ZÁVRENÝCH ZPRÁV Mendelu: a databáze NAEP: V. Uzavení finanní dohody

3 Finanní dohodu pichází student na ZO rektorátu podepsat nejpozdji 2-3 týdny ped plánovaným odjezdem poté, co nechá pobyt zapsat do UISu zahraniním referentem své fakulty (na základ dat uvedených v Letter of Acceptance, který pedloží) zadá svj EUROúet do UISu (pes Portál studenta) objedná se k podpisu FD na ZOR Mgr.Hana Kuzdasová, int.rec@mendelu.cz, pedloží na ZO rektorátu následující dokumenty: potvrzení o pijetí ke studiu - tzv. Letter of Acceptance - KOPIE! oboustrann potvrzený Learning agreement ORIGINÁL, píp. KOPIE, 1 kopii si ponechá! v pípad, že student ješt nemá vyízený Learning agreement, mže se i tak dostavit k podpisu finanní smlouvy, stipendium mu bude ale vyplaceno teprve poté, co bude mít dokumeny kompletní potvrzení o zdravotním pojištní na dobu studia v zahranií - KOPIE kartiky Evropského zdravotního prkazu, píp. kopie jiného pojištní Pojištní si student zaizuje sám a hradí na své náklady. Upozorujeme, že kartika evropského pojištnce je sice platná ve všech zemích EU, ale doporuuje se pipojištní, jelikož pi pojistné události je spoluúast v mnoha zemích velmi vysoká. Podrobnosti vám sdlí vaše pojišovny. Ze zpráv student vyplývá, že nejpoužívanjší varianty pipojištní jsou pojištní sjednaná u GTS, UNIQUA a pipojištní k platební kart. Jede-li student na EILC jazykový kurz, musí pinést potvrzení o pijetí na tento kurz a pesná data konání. Ped odjezdem je teba o odjezdu uvdomit studijní oddlení na píslušných fakultách! V DOB POBYTU V ZAHRANIÍ VI. Pidlení finanních prostedk Stipendium: student obdrží od své domácí vysokoškolské instituce nejpozdji do 2 týdn po zahájení pobytu paušální ástka na msíc pobytu v zahranií stanovená na národní úrovni je stejná pro studenty všech vysokoškolských institucí - na každou zemi je stanovena odlišná ástka slouží pouze k ástenému pokrytí náklad - pedpokládá se finanní spoluúast studenta!!! výše grant do jednotlivých zemí stipendium bude pevedeno na EUROúet studenta zadaný v UISu MENDELU podle dohodnutých splátek Podrobnosti k finannímu ujednání:

4 Délka studijního pobytu je min. 3 msíce a maximáln 12 msíc. Pokud není dodrženo trvání pobytu v délce celých msíc, je grant na poslední msíc pidlován dle potu dn posledního msíce strávených v zahranií (s návazností na poátení den 1. msíce pobytu): 1 až 7 dn: nulová finanní podpora 8 až 20 dn: 1/2 finanní podpory na msíc 1 až 30 dn: celá finanní podpora na msíc Píklad: Student je v zahranií od 8.1. do 25.4 Výpoet doby pobytu: od 8.1. do 8.2. = 1 msíc, od 9.2. do 8.3. = 2 msíce, od 9.3. do 8.4. = 3 msíce, od 9.4. do = 17 dní. Student obdrží finanní prostedky na 3,5 msíce. Nástroj na výpoet délky pobytu: VII. Zmny studijní smlouvy (Changes to original Learning agreement) 1. Learning agreement je považován za pedbžný studijní plán, který je v pípad nutnosti možné po píjezdu do zahranií zmnit. Jakmile si student po píjezdu ujasní, jaké pedmty bude studovat, sepíše nový studijní plán tzv. Changes to original Learning agreement (s ohledem na studijní zamení svého oboru, pípadné konzultaci s oborovým koordinátorem své fakulty). 2. Zmny ve studijní smlouv si student nechá schválit nejdíve zahraniní institucí, (formulá Changes of original Learning Agreement), poté je zašle em ke schválení na zahr.oddlení své fakulty, které v pípad, že oborový koordinátor zmny schválí, dokument pepošle na ZOR. To dokument potvrdí a odešle em studentovi a v kopii zahraninímu koordinátorovi zpt. 3. Zmny Learning agreementu je student povinnen odeslat do 30 dn po zahájení semestru na dané zahraniní instituci. VIII. Prodloužení studijního pobytu Je možné jen po dohod s vysílající a pijímající institucí! Studentovi automaticky nevzniká nárok na financování prodlouženého pobytu, záleží na vysílající instituci, zda mu na prodlouženou dobu pobytu pidlí stipendium A) Prodloužení bez nároku na stipendium (Erasmus zero-grant student) 1. student o nj mže požádat kdykoli v prbhu pobytu prostednictvím Žádosti o prodloužení studijního pobytu (Application for extension) 2. žádost musí být potvrzena zahraniním koordinátorem koordinátorem na Mendelu 3. student neobdrží finanní podporu, zstává mu však statut Erasmus studenta a z nho plynoucí výhody (nap. neplacení školného na zahraniní instituci atp.) B) Prodloužení s finanní podporou 1. student o nj mže požádat prostednictvím Žádosti o prodloužení studijního pobytu (Application for extention) do 30.íjna 2. žádost nechá student potvrdit zahraniním koordinátorem, poté zašle em na ZO své fakulty ke schválení 3. Schválený dokument odešle ZO fakulty na ZO rektorátu ke schválení z finanního hlediska

5 4. V pípad dostateného množství finanních prostedk ZOR žádost schválí a informuje studenta, zahraniního koordinátora i ZO fakulty 5. zmna celkové ástky stipendia musí být uvedena v Dodatku k finanní dohod, který podepíše student dodaten po návratu ze zahranií IX. Zkrácení studijního pobytu Je možné po dohod studenta s vysílající institucí a je ešeno Dodatkem k finanní dohod a pomrným zkrácením stipendia Pokud student nedodrží minimální délku pobytu, tj. 3 msíce, musí vrátit stipendium celé! (toto ustanovení neplatí v pípad ukonení pobytu z dvodu vyšší moci ) PO PÍJEZDU ZE ZAHRANIÍ X. Povinnosti studenta po návratu ze studijního pobytu 1. Dodání Confirmation of Erasmus Study Period na ZOR- potvrzení o dob/délce studia (ORIGINÁL, potvrzený zahraniním koordinátorem ne díve jak týden ped ukonením pobytu), do 14 dn od ukonení studijního pobytu V pípad že je délka pobytu kratší i delší o více jak 7 dn oproti dob uvedené ve FD je nutné provést vyútování stipendia a objednat se k podpisu Dodatku k Finanní dohod (Mgr.Hana Kuzdasová, int.rec@mendelu.cz, tel ) 2. Dodání Transcriptu of Records na ZOR- výpisu absolvovaných pedmt a získaných kredit na zahraniní instituci (KOPIE), nejpozdji do 1 msíce od návratu 3.Vyplnní Závrené zprávy v UISu a celonárodní databázi NAEP dostupné na (login a heslo k pihlášení do databáze obdrží student em ihned po zaevidování do databáze zpravidla po podpisu finanní smlouvy) termín vyplnní závrené zprávy: nejpozdji do 14 dn od ukonení pobytu Pozn. Berte zetel na to, že ne všechny univerzity vystaví oba dokumenty bez problém. Je celkem možné, že budete nuceni opakovan žádat o jejich vystavení a vbec celý tento proces korigovat. Proto radíme, abyste si na jejich shánní vyhradili bhem posledního msíce as. 4. Evidovat zda všechny doklady byly dodány a jsou kompletní - najdete v checklistu v UISu pod svým jménem 5. Vrátit nevyerpané stipendium, pokud: student nedodržel délku pobytu uvedenou ve finanní smlouv (vyhodnocuje se na základ pedloženého Confirmation) student neodstudoval všechny 3 odborné pedmty

6 student porušil kvalifikaní podmínky programu Erasmus (ztráta statutu studenta nap. ukonením studia státní závrenou zkouškou, vylouení ze studia na základ nesplnní XI. Uznávání kredit/pedmt získaných v zahranií Uznávání je v plné kompetenci jednotlivých fakult O procesu uznávání kredit se informujte u zahraniního referenta vaší fakulty a na svém studijním oddlení