Útování samostatn zútovatelných akcí

Transkript

1 Útování samostatn zútovatelných akcí Metodický list obsahuje doporuení a postupy týkající se útování o samostatn zútovatelných akcích v úetnictví úetních jednotek. Metodika obsahuje základní doporuení pro organizaní jednotky Junáka, ale je možné samozejm útovat i jinými zpsoby. Pravidla pro akce vyplývající z pedpis Junáka Akce v souladu s Hospodáským ádem Junáka rozdlujeme na - velké pedpokládané výdaje vyšší než ,- K nebo doba trvání delší než 6 dní; - malé ostatní akce. Dále je ureno, že na každou akci sestavuje OJ samostatný rozpoet a dbá na úelné vynakládání svých prostedk v souladu se svými výchovnými cíli. Rozpoet a vedoucího velké akce schvaluje rada OJ. Ta mže nkterého inovníka OJ schválením povit. Pravidla pro poádání malých akcí stanoví rada OJ svým usnesením. Za hospodaení akce je odpovdný její vedoucí. Vedoucí akce dbá, aby hospodaení akce bylo v souladu s rozpotem, pípadn aby v pípad, že se podmínky jejího poádání zmní, nedocházelo k neplánovanému erpání prostedk nekrytých píjmy. Dležitou povinností, která bývá asto zanednávána je, že hospodaení akce je ukoneno jejím finanním vyhodnocením a zavedením do úetnictví OJ. Výše uvedená ustanovení citovaná z Hospodáského ádu Junáka jsou v praxi vykonávána ponkud rozdíln a nkdy nepesn. Problémy zejména vznikají neexistujícími pravidly pro poádání velkých a malých akcí pímo v organizaních jednotkách. Rozpoet musí být sestavován na každou akci (tedy velkou i malou). U velkých akcí je explicitn stanoveno, že musí být sestaven písemným zpsobem (pokud by tak nebylo, musela by o nm rada OJ rozhodovat pouze na základ ústního podání, což je tém neproveditelné). U malých akcí není forma rozpotu stanovena. Stanovení vnitních pravidel v OJ Hospodáský ád Junáka pedpokládá se, že každá OJ, která je poadatelem jakékoliv akce, musí mít stanovena pravidla pro jejich poádání. Tato pravidla jsou vydána píslušnou radou OJ a jsou tzv. šitá na míru každému poadateli. Z tohoto dvodu není možné poskytnout pesnou metodiku, jak by taková pravidla mla vypadat. V tomto metodickém listu uvádíme pouze základní problémy, které by bylo vhodné v tchto pravidel ešit: Obecná úprava v rámci úetní jednotky (nap. stediska) Stedisko musí v rámci úetnictví rozhodnout o následujících problémech: zavedení analytické evidence tak, aby bylo možné zjistit náklady a výnosy jednotlivých akcí, potažmo i výsledek hospodaení akce; zavést specifické íselné ady na íslování úetních vzniklých v rámci akcí; pijmout pravidla pro poádání akcí tak, aby vedoucí tchto akcí byli nuceni pipravovat úetní podklady hospodái tak, aby nemusel celé vyútování pepracovávat znovu; pijmout pravidla pro odevzádní podklad k hospodaení akce po jejím skonení (termín, forma a kvalita podklad, která umoží snadné zaútování v úetnictví a založení v rámci úetní evidence OJ). Stedisko mže také rozhodnout, že bude zútovávat úetní pípady uskutenné na akci jednotliv do úetnictví stediska (tedy nebude postupovat podle návodu v této kapitole). Tento postup je výhodný nap. u akcí s malým potem. Úprava postupu v rámci samostatn zútovatelné akce (napíklad tábora) Vedoucí akce, který je vázán pravidly vydanými stediskem, musí upravit vlastní pracovní postupy tak, aby byly v souladu s podmínkami úetnictví a zárove aby celé hospodaení akce bylo co nejjednodušší. Hospodái je nutné pedat veškerou agendu vytvoenou v rámci akce (to znamená odevzdat ádn zpracované prvotní a druhotné y, vytisknout pokladní knihu vetn pehledu náklad a výnos uskutenných na akci, pehledn zpracovat vyútování zálohy poskytnuté na konání akce a pipravit úetní y tak, aby je bylo možno založit (nalepit, oíslovat, seadit apod.). Strana 1 ze 5 stran

2 Metodika útování akcí Problematika útování akcí je pomrn obtížn vysvtlitelná, protože se v praxi setkáváme s rznými pístupy, které vyžadují vlastní ešení. Z tohoto dvodu zde uvádíme zcela výjimen strukturu výkladu. A. Útování o akcích s pedem stanovenou výší dotace B. Útování o akcích bez dopedu stanovené výše dotací I. Akce nedotovat II. Akce dotovat II/a poadatel akci zálohuje II/b poadatel akci nezálohuje Mezi typické akce, kde lze pedem stanovit výši dotace jsou tábory erpající dotaci na vybavení, vzdlávací akce, rádcovské kurzy apod. Typickými akcemi, kde není pedem výše dotace známa jsou napíklad krátkodobé akce. Zde není (píp. nemusí být) možné již na zaátku jejich konání pedpokládat, že dotace bude poskytnuta. To závisí zejména na výši pidlených finanních prostedk, rozhodnutí nadízené OJ nebo koneném rozhodnutí uživatele dotace (vtšinou stediskové rady OJ). A. Útování o akcích s pedem stanovenou výší dotace Akce jsou charakterizovány tím, že již v rozpotu akce jsou zahrnuty dotaní prostedky (nebo píspvky samospráv) v pedpokládané výši podle vyhlášených pravidel. Po skonení akce je pak nutné spoítat maximální výši možného nároku dotace a tento proútovat. Pehled úetních pípad: Název úetního pípadu Doklad MD D Píjem úastnických poplatk Výpis BU /2 PPD Píjem dotace na úet Výpis BU /A Výplata penz na akci 261 Pevod penz na akci v rámci zútování akce (vrácení zstatku) PPD /A 261 Nákup materiálu na fakturu (materiál patí do náklad akce) Faktura 501/A 321 Nákup materiálu patícího do náklad akce 501/A Zútování píjm z akce - úastnické poplatky PPD 649/2 Zútování výdaj z akce - materiál - cestovní náhrady - potraviny pro stravování úastník 501/A 512/A 501/A 518/A /A Zútování nároku na dotaci na akci Interní 378/A 681/1 B. Útování o akcích bez nároku na dotaci Akce jsou poádány vtšinou s tím, že mají ve svém rozpotu zahrnutou dotaci pouze v rámcov pedpokládané výši. Jedná se typicky o krátkodobé akce, kdy výše dotace vyplývá sice z pokynu k dotacím, ale výše dotace není zaruena a závisí na nkolika nepedvídatelných faktorech (výše dotací celkem, velikost nároku pro jednotlivé okresy apod.). Pi hospodaení tchto akcí se postupuje takto: mezi píjmy jsou vtšinou pouze úastnické poplatky; málo kdy se do píjm vloudí píspvek poadatele i dary; hospodaení akcí koní zpravidla vyrovnan píjmy se rovnají výdajm (náklady = výnosm) nebo pebytkem (výnosy > náklady). Strana 2 ze 5 stran

3 Výchozím pedpokladem musí být fakt, že akce, na jejíž náklady nebyly použity dotaní prostedky, mže mít pebytkové hospodaení (akce mže skonit ziskem). Tyto akce se tím však ásten diskvalifikují z dodateného dotování. Existuje nkolik pístup, jak vyešit útování tchto akcí: A. I. akce nedotovat (a teba využívat možnosti pebytkového hospodaení) Výhody: nízká administrativní náronost, nedochází k optovnému otevírání hospodaení a jeho pepracovávání a peútovávání. Zisk z pebytk jednotlivých akcí je istým vlastním zdrojem. Nevýhody: neerpání jednoho z dosažitelných zdroj financování, erpání prostedk od rodi dtí nebo vlastních prostedk poadatele. V praxi se setkáváme s tím, že akce mají vlastní hospodaení (vede vedoucí akce i hospodá akce) a toto se pevede po skonení akce do úetnictví OJ (nkolika souhrnnými y). Tento typ hospodaení mže využívat dílí pokladnu. Zejména u malých akcí je možné donést y hospodái, který vystaví pímo píslušné pokladní y a tím akci zútuje do úetnictví OJ. U tohoto typu hospodaení se nepedpokládá použití dílí pokladny. A. II. akce dotovat Zde dochází k využívání nabídnutého finanního zdroje, ale za cenu urité administrativní zátže. Jak bylo již naznaeno ped zahájením krátkodobé akce není jistá výše dotace (ba dokonce není jisté její dotování vbec). Poadatel se tedy musí již dopedu rozhodnout, zda bude ze svého zálohovat výdaje (náklady) krátkodobých akcí nebo nikoliv. Podle toho je teba akci také útovat. A. II.a poadatel akci zálohuje z vlastních prostedk Pro zjednodušení uvádíme asovou posloupnost úetních pípad: 1) výdej zálohy 2) píjem úastnických poplatk 3) zútování všech výdaj Výdej zálohy vedoucímu akce /1 Píjem úastnických poplatk Vratka zálohy Zútování výdaj - spotební materiál, stravné - cestovné dtí PPD VÝSLEDEK HOSPODAENÍ AKCE ztráta /1 649/1 314/1 Poznámka: zaútovaná akce má schodkové hospodaení ztrátu 100 K nese poadatel. Tato ztráta mže zstat konená, pokud by nebylo možné provést její vyrovnání z dotace. Vyútování zálohy je možné ešit také pedpisem 501, 518 / 314 a. V tomto pípad se však vynechá vratka zálohy. V závru roku (úetního období) se ukázalo, že akce mže být dotována a proto je teba, aby došlo k otevení hospodaení akce; urení výše dotace, kterou lze erpat; ešení výsledku hospodaení a jejímu uzavení. V našem pípad je možné pokrýt ztrátu z hospodaení akce práv z dotace a úetní pípady se doplní: Interní /1 Po otevení hospodaení akce je teba opravit její vyútování (ideální je vytisknout novou výsledovku dle píslušné kalkulaní jednice) takto: Strana 3 ze 5 stran

4 Pehled hospodaení akce (výsledovka dle kalkulaní jednice 1 ) PÍJMY (VÝNOSY) VÝDAJE (NÁKLADY) úastnické poplatky 500 spotební materiál, stravné dotace 100 cestovné dtí služby CELKEM 600 CELKEM 600 A. II.b poadatel akci nezálohuje z vlastních prostedk Tento pístup pedpokládá, že hospodaení akcí skoní vyrovnan (tedy nikoliv ztrátou). Jedná se o nejbžnji užívaný pístup. Pro zjednodušení uvádíme asovou posloupnost úetních pípad: 1) píjem úastnických poplatk 2) zútování všech výdaj Píjem úastnických poplatk PPD /1 Zútování výdaj - spotební materiál, stravné - cestovné dtí VÝSLEDEK HOSPODAENÍ AKCE 0 501/1 581/1 V závru roku (úetního období) se ukázalo, že akce mže být dotována a proto je teba, aby došlo k otevení hospodaení akce; urení výše dotace, kterou lze erpat; ešení výsledku hospodaení (doútováním dotací se zvýší píjmy a akce se tak stane ziskovou, což není v souladu s dotaními pravidly. Proto je teba tuto situaci vyešit a legáln to lze provést pouze snížením výnos vratkou úastnických poplatk). V našem pípad je možné pokrýt ztrátu z hospodaení akce práv z dotace a úetní pípady se doplní: Interní /1 Vratka úastnických poplatk /1 Vracení úastnických poplatk Vratky úastnických poplatk se musí vyešit v souladu s požadavky právních pedpis. Není možné používat lidov zažitá ešení, nap. psát na pihlášky vtu Rodie souhlasí a svým podpisem stvrzují, že pebytené prostedky z této akce je možné ponechat v oddílové pokladn ke krytí poteb oddílu nebo neešit pebytky hospodaení vbec. Správných ešení mže být nkolik. V praxi je uplatováno zejména zútování pebytk úastnických poplatk z hospodaení akce (tedy snížit úastnické poplatky, vyrovnat hospodaení na nulu) a následn jinou hospodáskou operací vložení prostedk, již mají jiný charakter - dary od rodi). Tento postup je možný pouze se souhlasem rodi a je velmi vhodné mít na tyto peníze i darovací smlouvu, která pvod penz potvrdí. Popsaný postup se dá ešit u jednotlivé akce (nap. tábora). V pípad více drobných akcí by to bylo velmi administrativn nároné a je možné je uinit souasn za nkolik akcí v jednom úetním období. Pebytky úastnických poplatk se v takovém pípad evidují podle jednotlivých len a akcí. V souladu s výše uvedeným je možné tedy peníze nevracet a proto by se útovací pedpis zmnil takto: Strana 4 ze 5 stran

5 Interní /1 681/1 Snížení úastnických poplatk Interní /1 378/X Pijetí daru ve výši pebytku úastnických poplatk ** Interní /X 682 ** V praxi je však teba dodržet tato pravidla: a) nikdy nezútovávat snížení úastnických poplatk a pijetí dar na 1 interní (vždy rozdlit!); b) piložit k internímu u (pijetí daru) i darovací smlouvu. Po otevení hospodaení akce je teba opravit její vyútování (ideální je vytisknout novou výsledovku dle píslušné kalkulaní jednice) takto: Pehled hospodaení akce (výsledovka dle kalkulaní jednice 1 ) PÍJMY (VÝNOSY) VÝDAJE (NÁKLADY) úastnické poplatky 500 spotební materiál, stravné dotace 100 cestovné dtí služby CELKEM 600 CELKEM 600 Poznámka: v konené výsledovce nedošlo vlastn k žádnému rozdílu oproti minulé ukázce, ale penžní prostedky protekly hospodaením akce úpln jiným zpsobem. Vnitní pedpisy a formuláe zmínné v tomto metodickém listu najdete spolu s dalšími materiály na webových stránkách Junáka nebo Zpracoval: Recenze: Ing. Jan Stejskal Boek Slunéko Strana 5 ze 5 stran