Strategie rozvoje Městského úřadu Uherské Hradiště

Transkript

1 Strategie rzvje Městskéh úřadu Uherské Hradiště pr bdbí PROFESIONÁLNĚ VSTŘÍCNĚ S ÚSMĚVEM Měst Uherské Hradiště 2016

2 Obsah 1. ÚVOD 3 2. VÝVOJ ZPRACOVÁNÍ DOKUMENTU VZNIK STRATEGIE REALIZAČNÍ TÝM STRUKTURA STRATEGIE 4 3. VÝCHODISKA POPIS OBLASTÍ VYPLÝVAJÍCÍCH ZE SWOT ANALÝZY PŘÍLEŽITOSTI KE ZLEPŠENÍ 7 4. POSLÁNÍ, VIZE A HODNOTY MĚSTSKÉHO ÚŘADU UHERSKÉ HRADIŠTĚ 8 5. STRATEGICKÉ A SPECIFICKÉ CÍLE 9 Strategie rzvje Městskéh úřadu Uherské Hradiště 2

3 1. Úvd Městský úřad tvří starsta, míststarstvé, uvlněný radní, tajemník městskéh úřadu a zaměstnanci města zařazení d městskéh úřadu. V čele úřadu je starsta. Rada města zřídila pr jedntlivé úseky činnsti městskéh úřadu dbry, útvary a ddělení, v nichž jsu začleněni zaměstnanci města zařazení d městskéh úřadu. Úřad se člení na: a) dbry: DSA - Odbr dpravních a správních agend ddělení registru řidičů a vzidel ddělení matrik, evidence byvatel a sbních dkladů ddělení přestupkvých řízení EKO - Eknmický dbr ddělení rzpčtů a financvání ddělení účetnictví a evidence majetku KŠS - Odbr kultury, šklství a sprtu ddělení šklství a sprtu ddělení kultury a cestvníh ruchu OIN - Odbr investic ddělení přípravy a realizace staveb ddělení veřejných zakázek OSI - Odbr rganizační správy a infrmatiky ddělení infrmatiky ddělení rganizační ddělení spisvé služby OSS - Odbr sciálních služeb ddělení sciálně právní chrany dětí ddělení plánvání sciálních služeb PO - Právní dbr ddělení právní ddělení persnální a mzdvé SMM - Odbr správy majetku města ddělení správy bytů a budv ddělení správy kmunikací, zeleně a statníh majetku ddělení správy pzemků SŽP - Odbr stavebníh úřadu a živtníh prstředí ddělení územníh plánvání, stavebníh řádu a památkvé péče ddělení dpravníh úřadu ddělení vdprávníh úřadu a živtníh prstředí ŽO - Živnstenský dbr ddělení registrace kntrlně-správní ddělení b) útvary: ÚIA - Útvar interníh auditu ÚKS - Útvar kanceláře starsty ddělení prpagace a vnějších vztahů ÚMA - Útvar městskéh architekta Strategie rzvje Městskéh úřadu Uherské Hradiště 3

4 2. Vývj zpracvání dkumentu 2.1. Vznik strategie Hlavním důvdem vzniku tht dkumentu byla ptřeba sjedncení názrů na základní tázky, kam a jakým způsbem se má úřad rzvíjet v bdbí S tím úzce suvisí i rychlý vývj infrmačních technlgií a následné vytvření tzv. Infrmační strategie. Pr stanvení pririt rzvje a směřvání dalšíh vývje Městskéh úřadu Uherské Hradiště, byla nejprve prvedena analýza sučasnéh stavu. Ta vytvřila základní výchzí rvinu pr rzhdvání rzvji úřadu. Analýza byla zpracvána d tzv. analytickéh snímku s využitím metdy Balanced Screcard 1 (BSC). Hlavními vstupy analytickéh snímku byly interní dkumenty úřadu a města, veřejně dstupné infrmace, individuální strukturvané rzhvry s veducími zaměstnanci úřadu a analytická práce v realizačním týmu. Pr přehlednst a srzumitelnst byla jak nástrj třídění pznatků z analytickéh snímku zvlena SWOT analýza 2. Následně realizační tým frmulval strategické a specifické cíle, které byly prezentvány na pradách tajemníka a veducích zaměstnanců. Pslupnst následujících krků při frmulvání strategie úřadu: 1. Definice mise úřadu 2. Strategické pririty rzvje úřadu 3. Klíčvé hdnty pr práci úřadu 4. Vize Městskéh úřadu Uherské Hradiště 5. Slgan úřadu 6. Strategické cíle rzvje úřadu 7. Specifické cíle k jedntlivým strategickým cílům 8. Akční plány ke specifickým cílům 2.2. Realizační tým Materiál byl zpracván zaměstnanci úřadu pd vedením tajemníka úřadu. Realizační tým: Mgr. Jsef Btek tajemník úřadu, dhled nad zpracváním a realizací strategie Ing. Mirslava Gajdšvá Útvar městskéh architekta, manažerka prjektu, garant za blast interní pstupy Mgr. Pavel Hubáček Útvar městskéh architekta, zástupce manažerky prjektu Ing. Jana Kzelkvá Odbr rganizační správy a infrmatiky, krdinátrka Ing. Libuše Habartvá veducí Útvaru interníh auditu, garant za blast řízení rizik Ing. Vladimír Mštěk veducí Eknmickéh dbru, garant za blast finance JUDr. Dana Šilhavíkvá veducí Právníh dbru, garant za blast zaměstnanci Ing. Radmíra Šipkvá veducí Odbru rganizační správy a infrmatiky, garant za blast bčané (klienti) Metdická pdpra: Dr. Zdeněk Jurečka, CSc. externí metdik pr tvrbu strategie (únr - červen 2016) 2.3. Struktura strategie Strategie rzvje městskéh úřadu je kncipvána jak dkument střednědbéh charakteru, který definuje, jaký chce být úřad a jakým způsbem th dsáhnut d rku Dkument je členěný dle níže uvedených základních 4 blastí, které vycházejí z metdy BSC: 1 Systém vyvážených ukazatelů výknnsti je metda v managementu, která vytváří vazbu mezi strategií a perativními činnstmi s důrazem na měření výknu. 2 Je zkratku pr vnitřní silné a slabé stránky rganizace a příležitsti a hrzby z vnějšíh prstředí rganizace. Strategie rzvje Městskéh úřadu Uherské Hradiště 4

5 - Řízení rizik a interní pstupy - Finance - Zaměstnanci - Občané (klienti) Struktura je tvřena dluhdbě definvanu a přijímanu vizí a psláním Městskéh úřadu Uherské Hradiště, k jejímuž naplňvání přispívají strategické cíle dále rzpracvané d specifických cílů. Strategické cíle definují, čeh chceme dsáhnut a specifické cíle udávají jakým způsbem. Knkrétní krky a aktivity k naplnění specifických, respektive strategických cílů jsu rzpracvány d akčníh plánu, který je přílhu tét strategie. Ten bsahuje ppis aktivit připravených k realizaci v rce 2017 a zásbník plánvaných aktivit na bdbí Realizační tým mnitruje čtvrtletně plnění aktuálníh akčníh plánu. GRAF: Principiální schéma úrvní strategie (Oblast strategický cíl specifický cíl akční plán) Strategie rzvje Městskéh úřadu Uherské Hradiště 5

6 3. Výchdiska 3.1. Ppis blastí vyplývajících ze SWOT analýzy Vize a strategie řízení úřadu vychází ze stávajících funkčních prvků, které jsu ppsány, ale nejsu frmalizvány v rámci jednh ucelenéh dkumentu. Strategie rzvje úřadu stanvuje nvé pririty a implementaci strategických cílů, vyplývajících z nvě frmulvané vize úřadu. Pririty a cíle je nutné definvat splečně se zaměstnanci, aby se zttžnili se směřváním dalšíh rzvje úřadu. Oblast I - Řízení rizik a interní pstupy. Řízení rizik je v rámci úřadu částečně frmalizván. Je zde absence systematičnsti a pdrbnsti zpracvání. Hlavním úklem je nastavit systém, který by tut blast upravval. Tent systém by měl zahrnvat jedntlivé krky d pršklení veducích zaměstnanců, přes sestavení mapy rizik až p vytvření směrnice, která by nastavvala způsb řízení rizik v rámci městskéh úřadu. Nástrje ppisující fungvání úřadu jsu v pdbě interních předpisů, z nichž klíčvé jsu rganizační a pracvní řád, dále pak směrnice, metdické pkyny, pravidla apd. Interní pstupy mají zásadní vliv na řízení úřadu, efektivitu jeh fungvání a kvalitu pskytvaných služeb. Mezi hlavní patření patří: zavedení řízení rizik, zmapvání hlavních pstupů, zkvalitnění kmunikace mezi zaměstnanci. Oblast II Finance. Rzpčet je sestavván s hledem na vývj finančních ukazatelů. Ptenciál se skrývá v prvázansti rzpčtu města a rzpčtvéh výhledu s Prgramem rzvje města vč. stanvených pririt. Kvalitně je nastavený systém řízení příspěvkvých rganizací. Aby mhla být tat blast správně řízena, musí mít její subjekty k dispzici shdné a včasné finanční pdklady. K efektivnějšímu hspdaření s majetkem města (investice, pravy) by pzitivně přispěl zavedení facility managementu 3. Mezi hlavní patření patří: splupráce v blasti manažerskéh a finančníh řízení rganizací města, plánvání investic a jejich prav s využitím facility managementu, prpjení strategickéh plánvání na rzpčtvý prces. Oblast III Zaměstnanci. V tét blasti je zpracvaná pdrbná metdika a interní směrnice úřadu, které tut blast upravují. Je ptřeba prvést vyhdncení stávajícíh kmpetenčníh mdelu, který je v tét blasti využíván. V návaznsti na tt vyhdncení realizvat prpjení jedntlivých persnálních prcesů, včetně systému hdncení práce zaměstnanců úřadu, jejich dměňvání a rzvj. Mtivační systém musí být dstatečně srzumitelný a nastavena jasná vazba mezi výknem a dměnu. Nvě nastavený kmpetenční mdel musí být prpjený se schválenu vizí a strategií úřadu, který umžní pracvat se zaměstnanci tak, aby žáducím způsbem dsahvali pžadvaných cílů, a tím i cílů a pslání úřadu. Mezi hlavní patření patří: vyhdncení stávajícíh kmpetenčníh mdelu a jeh aktualizace včetně systému hdncení ptimalizace systému vzdělávání, pdpra sbnstníh rzvje a mtivace zaměstnanců. Oblast IV - Občané (klienti). Úřad má zavedeny standardy pr přístup k bčanům frmu interních předpisů a metdických pkynů. Prbíhá elektrnizace úřadu a zavádění nvých služeb pr bčany. Ptenciál ke zlepšení je zejména v ptimalizaci kmunikačních kanálů a získávání zpětné vazby d uživatelů služeb (bčanů, pdnikatelů i návštěvníků). K intenzivnějšímu prsazvání pslání úřadu d praxe lze využít mj. příklady dbré praxe či některé z principů Smart Administratin 4. Příns pr návštěvníky úřadu bude mít 3 Metda, jak v rganizaci sladit pracvní prstředí, pracvníky a pracvní činnsti. Cílem facility managementu je psílit ty prcesy v rganizaci, pmcí nichž pracviště a pracvníci pdají nejlepší výkny a v knečném důsledku pzitivně přispějí k eknmickému růstu a celkvému úspěchu rganizace. 4 Označení strategie vlády ČR pr Efektivní veřejnu správu a přátelské veřejné služby. Cílem je celkvě zkvalitnit služby veřejné správy a zlepšit tak kmunikaci mezi úřady a bčany. Strategie rzvje Městskéh úřadu Uherské Hradiště 6

7 i nvý rientační systém uvnitř budv úřadu v suladu se schváleným lgmanuálem města. Mezi hlavní patření patří: zvýšení infrmvansti bčanů a získání jejich zpětné vazby, mdernizace prstředí a zlepšení rientace v budvách úřadu, zkvalitnění nástrjů pr vnitřní a vnější kmunikaci Příležitsti ke zlepšení Oblast Řízení rizik a interní pstupy PŘÍLEŽITOSTI Opatření v suvislsti s řízením rizik - včasná identifikace rizik. Stručný ppis a grafické znázrnění řídících a pdpůrných prcesů. Splupráce dbrů ve vazbě na rganizační změny. Oblast Zaměstnanci PŘÍLEŽITOSTI Adaptace nvých zaměstnanců vč. zašklení k vnitřním systémům. Hdncení zaměstnanců zefektivnění a aktualizace stávající SW Flux, zavedení metdy 360, ptimalizace systému dměňvání. Rzvj a plánvání lidských zdrjů vč. mtivačních prvků. Oblast Finance PŘÍLEŽITOSTI Manažerský systém sjedncení SW města a jeh rganizací, rzvjvé plány. Prvázanst rzpčtu na statní eknmické agendy - aktuální infrmace stavu čerpání prstředků a rezervvaných zdrjů (smluvy, bjednávky, ). Elektrnizace schvalvacích prcesů. Centralizace správy majetku města a facility management. Prvázanst strategickéh plánvání a rzpčtvéh prcesu připravenst záměrů a stanvení pririt, vazba na strategické dkumenty a rzpčet, rzpčtvý výhled. Oblast Občané (klienti) PŘÍLEŽITOSTI Infrmační a kmunikační strategie přízení strategie zaměřené na kmunikaci s veřejnstí. Systematické prpjení kmunikačních kanálů vč. světy. Sdílení příkladů dbré praxe v blasti nadstandardních služeb pr bčany/klienty. Zjišťvání spkjensti bčanů s pskytnutými službami. Mnitrvání a nastavení systému efektivní administrace zvýšenéh pčtu žádstí pskytnutí infrmací dle zákna č. 106/1999 svbdném přístupu k infrmacím. Strategie rzvje Městskéh úřadu Uherské Hradiště 7

8 4. Pslání, vize a hdnty Městskéh úřadu Uherské Hradiště Pslání, vize a hdnty městskéh úřadu byly vytvřeny na základě phvrů s veducími zaměstnanci a následně zfrmulvány realizačním týmem. Je důležité, aby se stanvená pslání, vize a hdnty stala sučástí každdenníh pracvníh živta zaměstnanců úřadu. Splu s etickým kdexem zaměstnanců úřadu, tak vytváří jedntnu firemní kulturu. Slgan: PROFESIONÁLNĚ VSTŘÍCNĚ S ÚSMĚVEM Kd jsme? Prč jsme? (MISE) Čím chceme být? (VIZE) V c věříme? MĚSTSKÝ ÚŘAD je rgánem města, který realizuje rzhdnutí Rady a Zastupitelstva města Uherské Hradiště a v přenesené půsbnsti vyknává činnsti stanvené zákny. Psláním Městskéh úřadu Uherské Hradiště je kvalitně pskytvat veřejné služby, zajistit spkjenst bčanů a naplňvat zájmy města s hledem na účelné hspdaření. Chceme být: Prfesinální a tevřený úřad, pskytující kvalitní služby s dpvědným a vstřícným přístupem. Kvalifikvaný úřad s hspdárným přístupem. Efektivní a přátelský úřad pr bčany, partnery a zaměstnance. Hdntami, jež respektují zaměstnanci města Uherské Hradiště zařazení d městskéh úřadu, jsu: Prfesinalita (vyská dbrná úrveň, rvný přístup, lajalita). Otevřenst a transparentnst (dstupnst, dsažitelnst, kmunikace). Vstřícnst (přátelskst, empatie, chta, pchpení, respekt, úcta). Efektivita (účelný a hspdárný přístup). Strategie rzvje Městskéh úřadu Uherské Hradiště 8

9 5. Strategické a specifické cíle STRATEGICKÝ CÍL 1 Zavést principy řízení rizik d praxe městskéh úřadu 2 Analyzvat a zmapvat stávající interní pstupy úřadu 3 Zefektivnit stávající systém vnitřní kmunikace 4 Zavést manažerské řízení financí města a příspěvkvých rganizací a jeh autmatizace (systematizace) 5 Centralizvat správu majetku města a facility management 6 Zvýšit prvázanst strategickéh plánvání a rzpčtvéh prcesu 7 Zefektivnit systém a pstupy hdncení zaměstnanců 8 Optimalizvat systém vzdělávání zaměstnanců 9 Zajistit kvalitní pracvní pdmínky 10 Zvýšit kmfrt pskytvaných služeb bčanům/klientům 11 Systematizvat kmunikační kanály úřadu 12 Vytvřit pdmínky pr prhlubvání splupráce mezi městem, bčany a partnery SPECIFICKÝ CÍL 1.1 Identifikvat a analyzvat rizika 1.2 Zpracvat mapu rizik 1.3 Vytvřit směrnici na řízení rizik 2.1 Zmapvat a určit hlavní pstupy pr veducí zaměstnance 3.1 Optimalizvat předávání infrmací mezi různými úrvněmi řízení 3.2 Zavést systém předávání infrmací uživatelích 4.1 Zmapvat finanční výkazy a přehledy vč. eknmických systémů (SW pdpry) 4.2 Stanvit splečné klíčvé hdnty pr rzhdvání 4.3 Prpjit nástrje manažerskéh řízení mezi městem a rganizacemi 5.1 Analyzvat sučasný stav správy majetku města 5.2 Definvat ptimální stav správy majetku města 5.3 Optimalizvat náklady spjené s investicemi a údržbu majetku 6.1 Definvat pririty v rzvji města s hledem na externí zdrje 6.2 Sjedntit metdické dkumenty a pstupy 6.3 Nastavit prces tvrby rzpčtu/výhledu ve vazbě na Prgram rzvje města 7.1 Analyzvat stávající systém hdncení 7.2 Prvázat systém hdncení na mtivační prvek 7.3 Zajistit technicku pdpru pr hdncení (SW) 8.1 Nastavit pstupy pr plánvání vzdělávání 8.2 Prvázat hdncení na rzvjvé plány 9.1 Zefektivnit systém adaptace zaměstnanců 9.2 Pdpřit mtivační prvky 10.1 Zavést principy Smart Administratin 10.2 Zavést prvky jedntnéh vizuálníh stylu 10.3 Zahájit šetření spkjensti bčanů s pskytnutými službami 11.1 Vytvřit kmunikační manuál 11.2 Optimalizvat systém zveřejňvání infrmací pdle zákna č. 106/1999 Sb Definvat prstředí pr splupráci mezi městem, bčany a partnery 12.2 Sdílet zkušensti a příklady dbré praxe Strategie rzvje Městskéh úřadu Uherské Hradiště 9