Organizace akce Zpívání koled pod vánoním stromem

Transkript

1 Organizace akce Zpívání koled pod vánoním stromem Monika Malinská Rok 2009/10 Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 1

2 Obsah Obsah...2 Úvod...3 Cíle akce...4 Dležité innosti nutné k zajištní akce...5 asový harmonogram...9 Finanní plán...13 Rizika a odstranní rizik...14 Možná rizika...14 Odstranní rizik...14 Závr...16 Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 2

3 Úvod Jako téma na malý projekt jsem si vybrala Organizování akce Zpívání koled pod vánoním stromem (dále jen Zpívání). Tato akce se bude konat v malém mst Luže, ve tetí adventní nedli. Podstatou akce je, že lenové pveckého sboru Kantiléna (ze Základní umlecké školy Luže) zazpívají obanm vybrané koledy. Zaátek akce bude v 17:00, konec akce bude ve 20:00. Zpívání se bude odehrávat na námstí, jak jinak než pod vánoním stromem. V souasné dob se ve mst Luže konají ti stálé akce, Košumberské léto, Vánoní koncert v kostele a výstava prací žáku ZUŠ spojená s malým koncertem. Obané si stžují na nedostatek kulturního vyžití, a proto by bylo žádoucí zavést další kulturní akci. Protože ale msto nedisponuje tolika financemi, aby si mohlo dovolit uspoádat njakou vtší akci, byla zvolena varianta koncertu Zpívání pod vánoním stromem. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 3

4 Cíle akce motivovat zúastnné dti k dalším výkonm a ukázat jim, že jejich innost je žádoucí podpoit dti a kantory v jejich soustavné práci obeznámit obany s prací len Kantilény zvýšit poet kulturních akcí zpíjemnit obanm pobyt ve mst motivovat rodie k pihlašování svých ratolestí do pveckého sboru sjednotit obany (Vánoce jsou ideální as) odpoutat obany od stresu Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 4

5 Dležité innosti nutné k zajištní akce Administrativn zajistit akci nahlásit akci na mstském úadu - vyídit formální náležitosti - zárove zajistit uveejnní inzerce v Lužském zpravodaji Finann zajistit akci zajistit finance - zajistit finanní prostedky od msta - zajistit finanní prostedky od kraje zajistit sponzory - obeslat firmy v okolí s žádostí o sponzorské dary (zejména vcné) - obeslat novinové deníky s žádostí, zda-li by neuveejnili inzeráty na akci jako sponzorský dar Technicky zajistit akci zajistit prostory - zajistit, aby se v prostoru námstí nekonala jiná akce - zajistit dovoz vánoního stromu - zajistit technické vybavení pro stavbu stromu - zajistit bezpenostní stojan na strom - zajistit stan, kde si budou hlavní aktéi odkládat své vci - zajistit zvukovou aparaturu zajistit výzdobu - zajistit vánoní svíky na stromeek, okolní dva stromy a vánoní dekoraci na námstí - požádat pedagogické pracovnice, zda-li by s dtmi ze ZŠ mohli vyrobit ozdoby na vánoní strom -> potebný materiál, pedevším lesklý celofánový dekoraní papír, lepidlo, stuhy, nžky, krabiky, dodám Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 5

6 - zajistit od skaut velký Betlém píprava aktér ze ZUŠ - konzultovat s aktéry jejich poteby - provést zkoušku - poskytnout aktérm instrukce píprava oberstvení - zajistit stánek na oberstvení - zajistit písun horké vody na teplé nápoje - koupit kávu, aj, víno, rum, cukr, lžiky, kelímky - informovat eznictví Oldich ejka o možnosti prodávání jejich výrobk (podávání jídla není podstatné, ale je to výhodou) Personáln zajistit akci zajistit dobrovolníky - informovat ZŠ o možnosti dobrovolné výpomoci (pedevším pro drobnou výzdobu a jiné drobné práce) - poprosit rodie zúastnných dtí, zda-li by pomohli s pípravami (nejdíve obeslat ty rodie, které známe osobn) zajistit uvade akce Bezpenostn zajistit akci zajistit bezpenost (SDH, léka) - informovat leny SDH Luže, zajistit jim prostory pro hasiský vz v pípad požáru i zkratu elektrického vybavení - zajistit lékae a informovat nejbližší pohotovost Skute, Chrudim a Hlinsko o akci (aby v pípad poteby rychlé záchranné služby nevznikaly zbytené komplikace) Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 6

7 Propagan zajistit akci propagace v tisku plakáty - inzerci v Lužském zpravodaji je nutno vyídit na mstském úad - inzerci v novinách se pokusíme vyídit jako sponzorský dar - zajistit návrh a tisk plakát (návrh provede uitel výtvarného kroužku na ZUŠ Luže) propagace na internetu - umístit inzerci na internetových stránkách msta Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 7

8 Zpívání pod vánoním stromem Administrativní zajištní Finanní zajištní Personální zajištní Technické zajištní Bezpenostní zajištní Zajištní propagace Nahlásit akci na MÚ Finance formou píspvk Zajištní dobrovolník Zajistit prostory Zajistit úast len SDH Propagace v tisku Sponzorské dary Zajistit uvade Zajistit výzdobu Informovat o akci rychlou záchrannou službu Plakáty Píprava aktér ze ZUŠ Zajistit úast lékae Internet Píprava oberstvení Graf. 1- WBS diagram Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 8

9 asový harmonogram Tab. 1 asové odhady trvání jednotlivých úkon Optimistický odhad = a [deny] Nejpravdpodobnjší odhad = m [dny] Pesimistický odhad = b [dny] 1. Nahlášení akce na MÚ 2. Finann zajistit akci 3. Technicky zajistit akci 4. Personáln zajistit akci 5. Bezpenostn zajistit akci 6. Propagan zajistit akci Celkem Oekávaná doba trvání: a + 4m + b d e = (1) 6 Standardní odchylka: b a s = (2) 6 Tab. 2 Oekávaná doba trvání jednotlivých úkon de [dny] s [dny] de + s [dny] 1. Nahlášení akce na MÚ 2. Finann zajistit akci 3. Technicky zajistit akci Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 9

10 4. Personáln zajistit akci 5. Bezpenostn zajistit akci 6. Propagan zajistit akci Celkem Na pípravu akce je teba 21 týdn týden týden týden nahlásit akci na MÚ obeslat firmy v okolí s žádostí o sponzorské dary (zejména vcné) obeslat novinové deníky s žádostí, zda-li by neuveejnili inzeráty na akci jako sponzorský dar zajistit finanní prostedky od msta zajistit finanní prostedky od kraje informovat ZŠ o možnosti dobrovolné výpomoci (pedevším pro drobnou výzdobu a jiné drobné práce) poprosit rodie zúastnných dtí, zda-li by pomohli s pípravami (nejdíve obeslat ty rodie, které známe osobn) zajistit uvade zajistit technické vybavení pro stavbu stromu zajistit bezpenostní stojan na strom zajistit stan, kde si budou hlavní aktéi odkládat své vci zajistit zvukovou aparaturu zajistit, aby se v prostoru námstí nekonala jiná akce konzultovat s aktéry jejich poteby Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 10

11 týden 20. týden 21. týden informovat eznictví Oldich ejka o možnosti prodávání jejich výrobk (podávání jídla není podstatné, ale je to výhodou) umístit inzerci na internetových stránkách msta zajistit návrh a tisk plakát (návrh provede uitel výtvarného kroužku na ZUŠ Luže) inzerci v Lužském zpravodaji je nutno vyídit na mstském úad inzerci v novinách se pokusíme vyídit jako sponzorský dar zajistit vánoní svíky na stromeek, okolní dva stromy a vánoní dekoraci na námstí požádat pedagogické pracovnice, zda-li by s dtmi ze ZŠ mohli vyrobit ozdoby na vánoní strom -> potebný materiál, pedevším lesklý celofánový dekoraní papír, lepidlo, stuhy, nžky, krabiky, dodám zajistit od skaut velký Betlém zajistit dovoz vánoního stromu zajistit stánek na oberstvení zajistit písun horké vody na teplé nápoje koupit kávu, aj, víno, rum, cukr, lžiky, kelímky informovat leny SDH Luže, zajistit jim prostory pro hasiský vz v pípad požáru i zkratu elektrického vybavení zajistit lékae a informovat nejbližší pohotovost Skute, Chrudim a Hlinsko o akci (aby v pípad poteby rychlé záchranné služby nevznikaly zbytené komplikace) provést zkoušku stavba stanu pro aktéry stavba stanu pro oberstvení dodlávky s výzdobou Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 11

12 Den ped konáním akce Den konání vytvoit si struný plán na den konání, abychom na nco nezapomnli zajistit si spolehlivého pomocníka ídíme se podle pipraveného plánu ráno se pesvdit, zda funguje zvuková aparatura, zda svítí svíky na stromku, zda tee voda a jde elektrika zajistit vasný píchod aktéru seznámit aktéry s tím, co mají dlat Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 12

13 Finanní plán Tab. 3 Odhady cen za jednotlivé úkony cena v K dovoz vánoního stromu vánoní strom + stojan technická výbava pro stavbu stromu vypjení stanu pro aktéry vypjení zvukové aparatury výzdoba materiál na výzdobu vypjení stánku na oberstvení energie+voda oberstvení poplatek lékai + odmna lenm SDH propagace celkem (zaokrouhleno ) Pedbžn stanovené orientaní náklady jsou K. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 13

14 Rizika a odstranní rizik Možná rizika nepíze poasí selhání pívodu elektrické energie onemocnní aktér selhání zvukové aparatury narušení zpívání vandaly požár stromku Odstranní rizik Nepíze poasí Jako nepíze poasí se bere déš i velký vítr. V pípad nepízn poasí budou vypjeny od skaut a len SDH stany, kde se budou moci lidé schovat. Pokud stany nepjdou postavit pesune se akce na Lidé o tom budou informováni v pravidelných intervalech mstským rozhlasem. Selhání pívodu elektrické energie V pípad selhání pívodu elektrické energie bude vypjen generátor elektrické energie od pana ejky, jež tento generátor má v osobním vlastnictví. Vzhledem k tomu, že v pedpokládané cen je zahrnuta jistá rezerva vzniklá zaokrouhlováním, nepedpokládá se, že by toto vypjení cenu zvedlo. Onemocnní aktéru Pokud vtšina len pveckého sboru onemocní, budou nahrazeni leny dtského pveckého sboru. Toto ešení bylo konzultováno s uitelkami ZUŠ. Selhání zvukové aparatury Jestliže se vyskytnou potíže se zvukovou aparaturou, bude vzata aparatura, která je v majetku ZUŠ. Narušení zpívání vandaly Pokud vznikne problém s tím, že Zpívání naruší nkdo úmysln A už vandalismem i njakým jiným zpsobem, bude nekompromisn povolána Policie R. Vzhledem k tomu, že námstí, kde se akce bude konat, je neustále pod dohledem, není pedpoklad vzniku narušení Zpívání vandalismem. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 14

15 Požár stromku V pípad požáru budou na námstí hasii z SDH Luže. Pokud by stromek skuten zaal hoet ve velkém rozsahu akce by musela být perušena z dvodu ochrany zdraví poslucha. Vzhledem k tomu, že o stromek se stará MÚ a ješt nikdy se nic podobného nestalo, tento problém není píliš reálný. Vylouit ho ale nelze. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 15

16 Závr Závrem je nutno íci, že organizování jakékoliv akce je složitý a dležitý proces, protože každá akce má dopad na dojem lidí. Pi špatné organizaci nastává nejen zklamání, ale mnohdy to vytváí i skeptický postoj k akcím, které by mohly následovat. Proto je velice dležité vhodn si stanovit cíle a ješt vhodnji stanovit cesty k dosažení tchto cíl. Nemén dležité je bezchybn vytvoit asový harmonogram a dobe stanovit odhad finanních prostedk, které budou potebné. To vše by mlo vyústit ve spokojenost a už pasivních tak i aktivních úastník akce Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 16