PŘÍRODOVĚDECKÁ FAKULTA UNIVERZITY PALACKÉHO KATEDRA INFORMATIKY BAKALÁŘSKÁ PRÁCE Elektronická distribuce a správa dokumentů v rámci Policie České Republiky 2010 Jan Tonner
Anotace V této bakalářské práci je zpracován informační systém, sestávající z aplikací spravujících uživatelské informace, organizační strukturu, správu a distribuci dokumentů pro platformu Microsoft ASP, databáze Microsoft SQL Server 2008.
Děkuji Ing. Jiřímu Hronkovi za vedení a odborné rady při zpracování této bakalářské práce.
Obsah 1. Úvod 8 1.1. Zadání projektu............................ 8 1.2. Zpracování projektu......................... 9 1.3. Cíle a použití projektu........................ 9 2. Úvod do problematiky 10 3. Postup realizace 11 3.1. Vývoj SQL databáze......................... 12 3.2. Vývoj ASP aplikací webového rozhraní............... 12 4. Testování jednotlivých aplikací 13 5. Instalace informačního systému esiař 14 5.1. Požadavky............................... 14 5.2. Instalace ASP aplikací esiař.................... 14 5.3. Instalace databáze.......................... 14 6. Uživatelská dokumentace 15 6.1. Organizační struktura........................ 15 6.1.1. Organizační struktura, obecný úvod............. 15 6.1.1.1. Vztahy mezi objekty struktury.......... 15 6.1.1.2. Typy objektů struktury.............. 16 6.1.2. Administrace dílčí části struktury.............. 16 6.1.2.1. Vytváření a rušení podřízených objektů..... 16 6.1.2.2. Transfery objektů.................. 17 6.1.2.3. Přiřazení uživatele na funkce, nový uživatel... 17 6.1.2.4. Administrátor a údaje přiřazeného uživatele... 17 6.1.2.5. Oprávnění administrátora............. 17 6.2. Databáze uživatelů.......................... 18 6.2.1. Obecný úvod......................... 18 6.2.2. Správa údajů vedených k uživateli.............. 19 6.3. Publikační prostředek......................... 19 6.3.1. Obecný úvod......................... 19 6.3.2. Varianty publikačních prostředků, status.......... 20 6.3.3. Řadový uživatel aplikace................... 20 6.3.3.1. Vstupní obrazovka do aplikace.......... 20 6.3.3.2. Seznam publikovaných dokumentů........ 21 6.3.3.3. Publikovaný dokument............... 22 6.3.3.3.1. Záložka Hlavička............. 22 6.3.3.3.2. Záložka Dokument............ 22 6.3.3.3.3. Záložka Seznámení............ 22 4
6.3.3.3.4. Záložka Založit.............. 23 6.3.3.3.5. Záložka Oblíbené............. 23 6.3.3.3.6. Záložka Hledat.............. 23 6.3.3.3.7. Záložka Seznamka............ 24 6.3.4. Uživatel aplikace vedoucí pracovník............ 24 6.3.4.1. Záložka Delegování................. 24 6.3.4.2. Záložka Podřízení.................. 25 6.3.5. Vkladatel do aplikace Publikační prostředek........ 25 6.3.5.1. Oprávnění vkladatele................ 25 6.3.5.2. Publikování nového dokumentu.......... 26 6.3.5.2.1. Záložka Hlavička............. 26 6.3.5.2.2. Záložka Datum.............. 26 6.3.5.2.3. Záložka Soubory............. 26 6.3.5.2.4. Záložka Přílohy.............. 27 6.3.5.2.5. Záložka Změny.............. 27 6.3.5.2.6. Záložka Schválení............. 28 6.3.5.3. Správa již publikovaných dokumentů....... 28 6.3.5.3.1. Záložka Hlavička............. 28 6.3.5.3.2. Záložka Datum.............. 28 6.3.5.3.3. Záložka Soubory............. 28 6.3.5.3.4. Záložka Přílohy.............. 28 6.3.5.3.5. Záložka Změny.............. 29 6.3.5.3.6. Záložka Platné znění........... 29 6.3.6. Administrace aplikace Publikační prostředek........ 29 6.3.6.1. Vytvoření nového publikačního prostředku (složky) 29 6.3.6.1.1. Záložka Základní údaje.......... 30 6.3.6.1.2. Záložka Struktura............ 30 6.3.6.1.3. Záložka Statut.............. 30 6.3.6.1.4. Záložka Vkladatelé............ 30 6.3.6.1.5. Záložka Přesun.............. 31 6.3.6.2. Správa publikačního prostředku.......... 31 6.4. Moduly využívající soustředěná data a vazby............ 31 7. Programátorská dokumentace 32 7.1. Programátorský popis SQL databáze................ 32 7.1.1. Popis databáze - tabulky................... 32 7.1.2. Popis databáze - ER diagramy................ 39 7.1.3. Popis databáze uložené procedury a funkce........ 44 7.1.3.1. Vybrané uložené procedury............ 44 7.1.3.2. Vybrané uložené funkce.............. 49 7.2. Programátorský popis webového rozhraní esiaře......... 58 7.2.1. Přehled souborů a adresářů................. 58 7.2.2. Asp soubory a SQL...................... 59 5
7.2.3. Omezení oproti provozní verzi nasazené u Policie České republiky............................ 61 Závěr 63 Reference 64 A. Popis obsahu přiloženého CD 65 6
Seznam obrázků 1. Aplikační rozcestník......................... 11 2. Organizační struktura........................ 15 3. Správa údajů vedených k uživateli.................. 18 4. esiař................................. 21 5. esiař záložky............................. 22 6. esiař hledat............................. 24 7. ER diagram organizační struktury.................. 39 8. ER diagram uživatele......................... 40 9. ER diagram propojení organizační struktury a uživatele...... 40 10. ER diagram esiaře......................... 41 11. ER diagram přidělení dokumentu na funkci............. 41 12. ER diagram potvrzení dokumentu.................. 42 13. ER diagram přístup do neveřejného publikačního prostředku... 42 14. ER diagram oblíbených dokumentů uživatele............ 43 15. ER diagram delegování oprávnění na jiného uživatele....... 43 7
1. Úvod 1.1. Zadání projektu Vytvoření jednotného informačního systému (dále jen esiař - sbírka interních aktů řízení), který umožní v rámci definované organizační struktury vedoucím pracovníkům různého stupně řízení publikovat dokumenty v dílčích elektronických knihovnách a tyto dokumenty řádně spravovat, novelizovat, rušit, apod. Dokumenty uložené v esiaři budou zpřístupněny formou webového rozhraní a to buď přímým odkazem, výběrem ze seznamu nebo plným fulltextovým prohledáváním a vedoucí pracovníci je budou moci přidělovat svým podřízeným k prokazatelnému seznámení. Dokumenty uložené v esiaři budou z důvodu seznamování nadále needitovatelné, bude je však v rámci systému možné novelizovat, rušit či doplňovat jejich platné znění. Informační systém bude obsahovat aplikace: správu osobních údajů jednotlivých uživatelů přistupujících k celému systému administraci organizační struktury nutnou ke správě přidělování dokumentů administraci publikačních prostředků - virtuálních prostorů pro uložení dokumentů administraci dokumentů uložených v informačním systému informační systém umožňující přístup k uloženým dokumentům Dále bude informační systém obsahovat aplikace ne nutně nezbytné pro vlastní činnost esiaře, ale umožňující mnohem komfortnější a uživatelsky příjemnější přístup k uloženým informacím, např. celoorganizační telefonní seznam, výpis informativní organizační struktury nebo vyhledávání uživatelů dle metodik a zaměření. Uživatelské prostředí všech aplikací by mělo být uživatelsky příjemné, intuitivní a mělo by zachovávat principy pro práci s obdobnými aplikacemi. Použité technologie pro vývoj informačního systému budou založeny pouze na produktech Microsoft a to Internetová informační služba 7 a Microsoft SQL 2008. Všechny aplikace esiaře jsou koncipovány pouze pro Internet Explorer verze 6 a vyšší. Důvodem je zákaz používání alternativních webových prohlížečů v rámci Policie České republiky (dále jen PČR). ESIAŘ je vytvářen pro potřeby PČR, Krajského ředitelství policie Jihomoravského kraje (dále jen KŘP JmK). 8
1.2. Zpracování projektu Informační systém byl vyvíjen pro potřeby Policie ČR. Celý systém je přístupný pouze prostřednictvím doménového uživatelského jména a hesla. Uživatelské heslo sestává z prvního písmene jména bez diakritiky, prvního písmene příjmení bez diakritiky a celého šestimístného osobního evidenčního čísla - příklad: Štěpán Novák s osobním evidenčním číslem 123456 má v doméně vytvořen účet sn123456. Dalším specifikem PČR je výhradní používání prohlížeče Internet Explorer od verze 6 a vyšší - používání alternativních prohlížečů (FireFox, Opera,...) není v rámci rezortu přípustné. Z tohoto důvodu byl celý informační systém vyvíjen pouze pro Internet Explorer verze 6 a vyšší. Informační systém je zprovozněn na Microsoft IIS 7 a pro data byla použita databáze Microsoft SQL server 2008. Pro přístup do systému esiař je potřeba mít vytvořen účet v celopolicejní doméně pcr (active directory) s právem domain user. Práva přístupu do jednotlivých aplikací v rámci esiaře je řízen a spravován samotnými aplikacemi, které si zjišťují dle přihlášeného uživatelského jména právo přístupu dotazem do databází. 1.3. Cíle a použití projektu Důvodem vytvoření informačního systému esiař byla potřeba elektronizovat vydávání dokumentů v rámci PČR, sjednotit a soustředit dokumenty vydávané v rámci činností do jediného celku s možností přístupu všech zaměstnanců tohoto rezortu. Umožnit uživatelům jednoduše najít hledaný dokument, přidělovat dokumenty k prokazatelnému seznámení a v neposlední řadě potřeba odstranit podepisování jednotlivých dokumentů formou papírové podpisové doložky a nahradit ji podepisováním elektronickým. Celý projekt je navržen pro platformu Microsoft Windows a lze jej provozovat na počítačích s operačním systémem Microsoft Windows XP SP2 a vyšší. Celý informační systém může být dále rozšiřován a přizpůsobován potřebám PČR a požadavkům uživatelů. 9
2. Úvod do problematiky V minulosti byly dokumenty vydávány jednotlivými útvary PČR nejednotnou formou a to většinou v papírové podobě. Toto řešení neumožňovalo přístup k dokumentům komukoliv. Existovali sice pokusy o elektronizaci, ale jednotlivá řešení nebyla vzájemně mezi sebou kompatibilní a dokumenty byly ukládány v rámci jednotlivých útvarů různými formami. Uživatelé měli potřebu dokumenty nejen prohlížet, ale i vyhledávat, což nebylo možné. Přidělování dokumentů k seznámení či vyřízení bylo prováděno kopírováním papírového dokumentu a jeho odeslání zainteresovanému pracovníku. Při vytvoření nového dokumentu byl tento většinou odeslán vnitřní emailovou poštou formou přílohy všem útvarům, což při velikostech v řádu mega bytů a několika desítek až stovek příjemců mnohdy vedlo k zahlcení emailových serverů. Seznamování s dokumenty bylo prováděno formou podpisové doložky - k dokumentu byl přiložen seznam pracovníků s nutností tento dokument fyzicky parafovat. Informační systém esiař soustřeďuje všechny dokumenty do jediné aplikace, na jeden server, a přístup k dokumentům je řízen centrálně. Oznámení o vzniku dokumentu je stále prováděno formu emailu jednotlivým útvarům, ale nyní se již neposílá vlastní dokument v příloze. V emailu je pouze uveden http odkaz na patřičný dokument pro přímý přístup k tomuto dokumentu. Podepisování dokumentů je prováděno formou doménového přístupu, kdy zaměstnanec je při vstupu do esiaře vyzván ke vložení uživatelského jména a hesla pro přístup do domény a jednotlivé dokumenty obsahují tlačítko pro zaznamenání data, času a doménového jména uživatele. 10
3. Postup realizace Vývoj projektu esiař byl zahájen v roce 2008. Po analýze potřeb a požadavků byl informační systém rozdělen do několika aplikací s různou možností přístupu jednotlivých uživatelů. Obrázek 1. Aplikační rozcestník Všechny aplikace jsou rozděleny do dvou základních logických celků: aplikace s omezeným přístupem aplikace se všeobecným přístupem Aplikace se všeobecným přístupem umožňují přístup všem uživatelům v rámci PČR bez omezení, aplikace pokud je to potřebné jen přizpůsobují chování konkrétnímu přihlášenému uživateli. Například aplikace Správa údajů vedených k uživateli nabídne přihlášenému uživateli administraci jeho údajů jak osobních tak i služebních. Aplikace s omezeným přístupem nejsou přístupné všem uživatelům, pro práci s aplikací je potřeba mít přidělena nějaká přístupová oprávnění. Tyto aplikace 11
slouží k administraci určitých částí esiaře, ať již vytváření a správa organizační struktury, administraci či vkládání dokumentů v rámci publikačních prostředků. Vývoj jednotlivých aplikací probíhal souběžně s celým celkem esiař tak, jak se vyskytovali požadavky jednotlivých zainteresovaných složek či požadavků a připomínek uživatelů pracujících se systémem esiař. 3.1. Vývoj SQL databáze Pro uložení a manipulaci s daty byl zvolen MS SQL server 2008 a pro vývoj uložených procedur a funkcí byl použit Microsoft SQL Server Management Studio, který je součástí instalace SQL serveru. Byly navrženy tabulky, určeny datové typy jejich prvků, jednotlivé tabulky byly vzájemně relačně svázány pomocí klíčů, jak vlastních tak cizích (viz níže). Všechny operace s daty jsou vykonávány prostřednictvím uložených procedur a funkcí. Uložené procedury jsou použity k manipulaci s daty, uložené funkce jsou použity k vytěžování uložených údajů. Použití uložených procedur a funkcí je bezpečným řešením pro aplikace s databází pracujícími, neboť se tímto způsobem eliminuje přímý přístup k uloženým datům a manipulace s daty je přesně definována vnitřními algoritmy procedur či funkcí. Jednotlivé uložené procedury a funkce byly postupně vyvíjeny tak, jak byl budován celý informační systém esiař. 3.2. Vývoj ASP aplikací webového rozhraní Všechny aplikace byly soustředěny do jednotlivých podadresářů tak, aby aplikace logicky spolu související byly soustředěny na jednom místě. Všechny aplikace využívají jak globální tak i lokální skripty. Typický příkladem globálního skriptu je definování konekt skriptu pro připojení k SQL databázi v jednom souboru či vyčlenění globálně používaných obrázků do adresáře img umístěného v základním adresáři. Lokální skripty jednotlivých aplikací jsou umístěny v příslušných (pod)adresářích těchto aplikací. Všechny ASP skripty byly napsány v programu PSPad (textový editor podporující barevnou konverzi skriptů pro lepší orientaci a manipulaci se skripty). 12
4. Testování jednotlivých aplikací Celý informační systém byl testován na Internet Exploreru verze 8 při rozlišení 1024 x 768 s přihlédnutím i k nižším rozlišením. Při testování byly vyřazeny ASP funkce pro zjištění uživatelského přihlášení. Tyto funkce vracejí jako výstupní hodnotu pevně nadefinované hodnoty. K tomuto omezení bylo přistoupeno z důvodu nemožnosti vytvoření testovacích uživatelských účtů na zkušební doméně. Po dokončení programování a přesunu skriptů na provozní policejní server v doméně pcr byly tyto vyřazené funkce doprogramovány. K testování jednotlivých aplikací byli použiti samotní uživatelé esiaře. V případě chyb se uživatelé formou emailové komunikace obraceli na vývojové pracoviště s popisem jednotlivých chyb a podmínek za jakých chyba vznikla. 13
5. Instalace informačního systému esiař 5.1. Požadavky Informační systém esiař pracuje na platformě Microsoftu. Aplikace potřebuje pro svou činnost IIS server verze 7 a data jsou uložena na MS SQL server 2008. Optimální pro činnost aplikací jsou tři servery - jeden IIS pro ASP skripty, jeden SQL pro uložení a manipulaci s daty a jeden fileserver pro uložení dokumentů. Instalace SQL databáze vyžaduje nainstalovaný a nakonfigurovaný Microsoft SQL server 2008. Instalace ASP aplikací vyžaduje nainstalovaný a nakonfigurovaný Microsoft IIS 7 a vyšší. Pro zobrazování dokumentů formou webového prohlížeče je nutná instalace programu Adobe Reader (Acrobat Reader) verze 5.5 a vyšší. 5.2. Instalace ASP aplikací esiař Na přiloženém CD je adresář www. Celý tento adresář je potřeba překopírovat do webového prostoru (standardně inetpub\wwroot ) a převést na aplikaci. Dále je potřeba v IIS nastavit ASP povolit nadřazené cesty na true a adresáři siar\dokumenty povolit práva pro zápis. V rootu adresáře najděte soubor init.asp, otevřte jej v libovolném textovém editoru a nastavte cesty a konekt string na SQL databázi (viz příklady v souboru). V adresáři telefonniseznam nalezněte soubor init.asp a obdobným způsobem jako v předchozím případě proveďte nastavení cest a konekt stringu (viz příklady v souboru). 5.3. Instalace databáze Na přiloženém CD je v adresáři sql soubor general script esiar.sql. Tento soubor otevřte v aplikaci Microsoft SQL Server Management Studio a klikněte na Execute. Tím se vytvoří tabulky s indexy, fulltextový index, uložené procedury a funkce a veškeré číselníky. 14
6. Uživatelská dokumentace 6.1. Organizační struktura Obrázek 2. Organizační struktura 6.1.1. Organizační struktura, obecný úvod 6.1.1.1. Vztahy mezi objekty struktury Organizační struktura (dále jen struktura ) je datová struktura, která umožňuje (za využití předdefinovaných typů objektů a vytvořených vztahů podřízenosti a nadřízenosti mezi nimi) sestavit komunikační trasu odpovídající reálnému rozdělení kompetencí v rámci útvaru nebo jeho dílčí části. Na komunikační trase je následně možné provozovat aplikace, které využívají vytvořených vztahů podřízený nadřízený (například: seznamování s dokumenty, úkolovník). Vytvoření vztahu podřízenosti a nadřízenosti vzniká tím, že pod výchozí bod struktury jsou postupně vkládány další a další podřízené a jim podřízené objekty. V důsledku takto vytvořených vztahů má každý objekt jednoznačně stanovené postavení ve struktuře a je mu určen jeden přímo nadřízený objekt (objekt sám ale může být současně nadřízeným více objektům). Vztah podřízenosti a nadřízenosti je důsledně dodržován a postavení objektu na struktuře odpovídá i množství podřízených objektů. Platí, že objekt výše postavený je nadřízený všem níže postaveným objektům v podřízených dílčích částech struktury. Uplatňování tohoto pravidla je dynamické, a tak se všechny změny (například v počtu organizačních článků) automaticky promítnou do struktury a do všech souvisejících výpisů a aplikací. Struktura je globální systém, jehož správu zabezpečují proškolení uživatelé, tzv. administrátoři, kterým je umožněn přístup do příslušných dílčích částí struktury. 15
6.1.1.2. Typy objektů struktury Předdefinovanými typy objektů jsou útvar, organizační článek, funkce a pracoviště. Jako objekt typu útvar vystupuje ve struktuře Prezidium a útvary, které ministr vnitra v příslušném interním aktu řízení označil za útvary s územní působností. Jako objekt typu organizační článek ve struktuře zpravidla vystupuje organizační článek, případně nižší organizační článek, útvaru. Jako objekt typu funkce ve struktuře zpravidla vystupuje funkce zařazení. Přes tento typ objektu se provazuje struktura s databází uživatelů. Objekt typu pracoviště není plnohodnotným objektem struktury a slouží zejména pro zaznamenání kolektivních kontaktních údajů (například: učebna, vrátnice). 6.1.2. Administrace dílčí části struktury Administrátor dílčí části struktury (uzlu) spravuje část struktury, která je podřízena objektu, ke kterému má administrátorské oprávnění. Seznam oprávněných uzlů se uživateli vypisuje na vstupní obrazovce do aplikace - jednotlivé položky seznamu jsou odkazy na příslušné uzly. Podřízenou strukturu k objektům lze zobrazit (rozbalit) kliknutím na tlačítko, zavření podřízené struktury (zabalení) se provede tlačítkem. Objekt označený (šedý čtvereček) nemá podřízené objekty. Zpřehlednění rozbalené struktury lze provést kliknutím na tlačítko u objektu, který chcete mít ve výpise zobrazený jako první. Návrat do plně rozbalené struktury se provede kliknutím na položku výčtu rozbalených objektů, který se vypisuje v horní části obrazovky (černý text, po najetí kurzorem položka zčervená). Oprávnění mu umožňuje přidávat nový podřízený objekt, měnit typ, název, zkratku a stav již přidaného objektu, přesunovat objekt, definovat pořadí objektů, vkládat kontaktní údaje, určit administrátora uzlu, mazat objekt, přiřadit uživatele na funkci a vložit nebo změnit údaje uživatele přiřazeného na podřízené funkci. Tlačítka na aktivaci nástrojů pro provedení těchto činností jsou administrátorovi dostupná v levé části základního výpisu ze struktury. 6.1.2.1. Vytváření a rušení podřízených objektů Vytvoření podřízeného objektu lze provést aktivací tlačítka (nový) nebo (duplikace). K novému objektu se následně přes vkládací pole vloží příslušné vlastnosti (například název, kontakty, stav,... ); duplikovaný objekt přebírá vlastnosti po své matce a jejich editace je možná přes vkládací pole. 16
Pro zrušení objektu, který sám nemá žádné podřízené objekty, se použije tlačítko. Pokud se maže funkce, na kterou je přiřazený uživatel, je současně zrušeno i provázání s databází uživatelů. 6.1.2.2. Transfery objektů S objekty struktury (s výjimkou bodu 0 ) lze manipulovat a měnit tak jejich zařazení do dílčích částí struktury (uzlů), postavení ve struktuře nebo jejich pořadí. Při transferu objektů jsou současně s manipulovaným objektem přesunovány i všechny jemu podřízené. Obecně se pro přesunutí objektu do jiné části struktury používají tlačítka. Nejprve u objektu, který má být přesunut a poté u objektu, který má být přesunovanému nově nadřízený. Pro přesunutí objektu o jednu úroveň výše se použije tlačítka. Pro změnu pořadí objektů, které jsou na stejné úrovni, se použije tlačítka 6.1.2.3. Přiřazení uživatele na funkce, nový uživatel Tlačítko umožňuje přiřadit na volnou (neobsazenou) funkci uživatele. Do zobrazeného vkládacího pole se vloží osobní evidenční číslo nebo část příjmení uživatele, kterého chcete přiřadit na příslušnou funkci a tlačítkem Hledat si ze skupiny nepřiřazených uživatelů vyhledáte uživatele odpovídající podmínce. Kliknutím na příslušnou položku seznamu, přiřadíte uživatele na funkci. Pokud se tlačítko použije u obsazené funkce, dojde ke zrušení přiřazení na funkci a provázání s databází uživatelů. V rámci tohoto nástroje je možné i vytvořit nového uživatele (záložka Nový uživatel ), pomocí vkládacích a výběrových polí zadat základní informace o něm (osobní evidenční číslo, jméno a příjmení, hodnostní označení a akademické tituly) a přiřadit ho na funkci. 6.1.2.4. Administrátor a údaje přiřazeného uživatele Administrátor může prostřednictvím vkládacích a výběrových polí vložit nebo změnit údaje uživatele přiřazeného na podřízené funkci. Může vložit veškeré údaje s výjimkou informací, jejichž vložení má vyhrazeno pouze uživatel. Aplikace administrátorovi umožní editování informací po kliknutí na jméno příslušného uživatele ve výpisu struktury. 6.1.2.5. Oprávnění administrátora Prvotní administrátorská oprávnění definuje administrátor bodu 0 (Sadministrátor). Následující administrátorská oprávnění na objekt nebo na jemu podřízené objekty, definují již administrátoři průběžně pomocí tlačítka. Vždy se používá tlačítko u objektu, na který se oprávnění má definovat. Výběr uživatele 17
= administrátora se provede vložením osobního evidenčního číslo do vkládacího pole na záložce Nový. Oprávnění na jeden objekt může mít více uživatelů, jeden uživatel může mít administrátorská oprávnění na více objektů. Má-li objekt již definován administrátora, je na tlačítku klíč zelené barvy Zrušení administrátorského oprávnění uživatele na objekt, se provede jeho odebráním ze seznamu administrátorů (tlačítko ), který se zobrazí po kliknutí na příslušné tlačítko. 6.2. Databáze uživatelů 6.2.1. Obecný úvod Obrázek 3. Správa údajů vedených k uživateli Uživatelé nejsou součástí struktury, mohou však na ní být navázáni prostřednictvím objektu typu funkce (jeden uživatel = jedna funkce). Přiřazení provádí administrátor na základě pokynu příslušného nadřízeného dle postupu uvedeného výše. Uživatel má vždy takové postavení jaké postavení má v organizační struktuře funkce, na kterou je přiřazen. Uživatelé jsou evidování v databázi uživatelů a člení se na uživatele na strukturu přiřazené a uživatele na struktuře nepřiřazené. Obě skupiny uživatelů mají 18
prostřednictvím aplikace Správa údajů vedených k uživateli povinnost vést ke své osobě vymezený okruh údajů. 6.2.2. Správa údajů vedených k uživateli Uživatel prostřednictvím vkládacích a výběrových polí udržuje aktuální podobu informací vedených ke své osobě. Informace jsou rozděleny do čtyř sekcí: osobní údaje (jméno a příjmení, hodnostní označení, tituly a kód zpracovatele), spojení (telefonní a faxový kontakt, email intranet a internet, www stránky), pracovní náplň a umístění (číslo kanceláře, číslo zásuvky, adresa). Vložené údaje (s výjimkou údajů vyhrazených pro vkládání uživatelem) se využívá pro sestavování seznamů a výpisů (veřejný výpis). Údaje s vyhrazeným vkládáním slouží pro sestavování výpisů s omezeným přístupem (například: plán vyrozumění). 6.3. Publikační prostředek 6.3.1. Obecný úvod Aplikace Vkládání do esiař umožňuje vedoucím pracovníkům různého stupně řízení publikovat dokumenty v elektronické knihovně s dálkovým přístupem a následně tyto dokumenty řádně spravovat (tzn. zajišťování jejich novelizací a rušení, zveřejňování platných znění a komentářů, držení informace o jejich provázanosti s jinými dokumenty,... ). Vedoucí pracovník může mít více publikačních prostředků a z předvolených variant si vybere tu, která nejlépe odpovídá charakteru publikovaných dokumentů (viz níže). Publikované dokumenty jsou soustředěny na jednom místě (server) a prostřednictvím počítačové sítě intranet jsou dostupné všem uživatelům (policisté a zaměstnanci). Aplikace provazuje dokumenty vazbami (novelizace, rušení) a zobrazuje vložená úplná znění změněných dokumentů. Dokument je vždy publikován pouze v jednom publikačním prostředku. Vlastník tohoto publikačního prostředku je současně gestorem, který výhradně odpovídá za správnost a aktuálnost publikovaného dokumentu. Distribuce publikovaného dokumentu spočívá v rozeslání informace o jeho vydání s uvedením místa, kde je dostupný (aktivní odkaz). Tuto informaci aplikace rozesílá vybraným adresátům na adresy, které mají uvedeny ve struktuře. Dokument je trvale uložen tak, jak byl publikován. Aplikace jakékoli pozdější zásahy do jeho podoby neumožňuje provádět. Toto pravidlo zaručuje uživateli, že jeho prohlášení o řádném seznámení je uvedeno pod zněním, se kterým se seznámil. Aplikace umožňuje vedoucím pracovníkům přidělovat podřízeným uživatelům dokumenty k seznámení a kontrolovat průběh seznamování (selektivní seznamování), sestavovat pro konkrétní funkce sady dokumentů, které jsou ne- 19
zbytně nutné pro výkon jejich služby, vést ke každému uživateli historii obsahující přehled s jakými dokumenty a kdy se seznámil. V obsahu publikovaných dokumentů je možné plné fulltextové vyhledávání. 6.3.2. Varianty publikačních prostředků, status Variantu publikačního prostředku stanoví při jeho zakládání administrátor aplikace a později jí již nelze měnit. Při výběru varianty se zohledňuje charakter dokumentů, které se mají v publikačním prostředku publikovat. Varianta Sbírka (sbírka interních aktů řízení) - publikační prostředek této varianty je členěn na ročníky, částky, části a čísla. Část I. slouží pro publikování interních aktů řízení vedoucích pracovníků, část II. slouží zpravidla pro publikování dokumentů informativního charakteru. Varianta Knihovna - publikační prostředek této varianty není členěn na částky a části a jednotlivé položky mohou být evidovány v číselné řadě (například: zápisy z porady vedoucího,... ) nebo nečíslované (například: dohody, manuály k obsluze různých zařízení, informace pro účastníky semináře, pracovní náplně,...) členěné po ročnících nebo průběžně. Varianta Nástěnka - publikační prostředek této varianty není členěn na částky, části ani čísla a slouží k publikování dokumentů informativního charakteru, pro které je charakteristická krátká životnost (přečti a zapomeň: například pozvánka na vánoční koncert, nabídka rekreací,... ). Pokud má mít do publikačního prostředku přístup pouze omezená skupina uživatelů, použije se neveřejný publikační prostředek (status neveřejný). Status přiděluje administrátor aplikace, množinu oprávněných uživatelů spravuje vkladatel. 6.3.3. Řadový uživatel aplikace 6.3.3.1. Vstupní obrazovka do aplikace Vstupní obrazovka do aplikace je rozdělena na tři části (viz obrázek 4.). V části A se zobrazuje osobní seznam publikačních prostředků (více část B). Odebrání položky ze seznamu se provede tlačítkem u příslušného odkazu. Část B obsahuje seznam všech veřejných publikačních prostředků, které jsou pro přehlednost soustředěné podle společného útvaru, služby nebo funkcionáře do složek (podsložek). Kliknutím na název (pod)složky se rozbalí její obsah (tj. soustředěné publikační prostředky nebo podsložky). Jednotlivé položky seznamu jsou současně odkazem na příslušný publikační prostředek a lze jej aktivovat kliknutím (po najetí kurzorem se položka modře podbarví). Z odkazů na nejčastěji používané publikační prostředky lze sestavit osobní seznam (tlačítko u příslušného odkazu). 20
Obrázek 4. esiař V části C jsou zobrazovány informace určené uživatelům (provozní aktuality, odkaz na uživatelský manuál,... ). 6.3.3.2. Seznam publikovaných dokumentů Vzhled seznamu dokumentů a zobrazovaných informací je u jednotlivých variant publikačních prostředků odlišný. Standardně se zobrazuje ID dokumentu, název a platnost. Jsou-li dokumenty publikované po ročnících, je přednastaveno zobrazování dokumentů z aktuálního kalářního roku (změna ročníku se provádí prostřednictvím výběrového pole). Barevným podbarvením jsou rozlišeny dokumenty podle jejich platnosti a účinnosti: bílé podbarvení platný a účinný dokument, žluté podbarvení platný dokument, který ale není účinný v plném rozsahu (odchylná účinnost některé jeho části), zelené podbarvení platný, ale neúčinný dokument, červené podbarvení neplatný dokument. Dokument se vybírá kliknutím na položku v seznamu (položka se po najetí kurzorem modře podbarví). 21
6.3.3.3. Publikovaný dokument Obrázek 5. esiař záložky 6.3.3.3.1. Záložka Hlavička Záložka Hlavička poskytuje uživatelům základní informace o dokumentu. Zejména jsou to informace o platnosti a účinnosti dokumentu (případně o odchylné účinnosti některé jeho části), o novelizacích a opravách a o vztazích, které má k dalším dokumentům. Informace uváděné v položkách Novelizace, opravy a rušení dokumentu a Provázanost dokumentu jsou současně hypertextové odkazy na příslušné dokumenty. 6.3.3.3.2. Záložka Dokument Záložka Dokumenty zobrazuje výpis s uvedením hlavního dokumentu a případně i dokumentů, které jsou na něj navázané (zpravidla se jedná o přílohy). Ve výpise lze zjistit označení a název dokumentu, související originální soubory a PDF (sloupec download) a jejich úplná znění (jsou-li dokumenty novelizovány a vkladatel úplná znění již vložil). Jednotlivé položky výpisu jsou současně odkazy na příslušné dokumenty a aktivují se kliknutím (po najetí kurzorem se položka modře podbarví). Po kliknutí na odkaz se hlavní (navázaný) dokument zobrazí v PDF okně. Ovládací panel PDF okna je plně funkční a umožňuje standardně používat nabízené nástroje. Na konci výpisu je umístěna adresa pro přímý přístup na hlavičku dokumentu (zkopírovanou adresu lze použít pro vytvoření hypertextového odkazu na dokument v jiných aplikacích). 6.3.3.3.3. Záložka Seznámení Záložka Seznámení umožňuje uživateli učinit prohlášení o řádném seznámení s dokumentem (tlačítko ANO ). Pokud není v aplikaci výslovně uvedeno jinak, vztahuje se prohlášení o řádném seznámení na všechny dokumenty uvedené na záložce Dokumenty. Informace o učinění prohlášení (otisknutí časového razítka) jsou evidovány k příslušnému uživateli a objevují se v dolní části obrazovky. 22
6.3.3.3.4. Záložka Založit Záložka Založit umožňuje uživateli označit aktuální dokument příznakem oblíbený a zařadit si jej do strukturovaného seznamu oblíbených dokumentů (adresářový strom), který si vytvořil nástrojem na záložce Oblíbené. Zařazení do seznamu se provede kliknutím na tlačítko u názvu příslušné (pod)složky; dokument může být založen současně ve více (pod)složkách. Informace o založení se zobrazí ve výpisu. Vyřazení ze seznamu se provede tlačítkem u názvu příslušné (pod)složky. 6.3.3.3.5. Záložka Oblíbené Záložka Oblíbené umožňuje uživateli vytvořit si strukturovaný seznam složek a podsložek, do kterých si může vkládat a spravovat rychlé odkazy na oblíbené dokumenty (viz záložka Založit ). V levém okně se zobrazuje aktuální podoba strukturovaného seznamu složek a podsložek a informace o počtu v nich založených dokumentů. Po kliknutí na (pod)složku se v pravém okně vypíše seznam dokumentů, které jsou v ní založeny. Jednotlivé položky jsou hypertextovými odkazy na tyto dokumenty (po najetí kurzorem se položka modře podbarví). Aktivní (pod)složka je zvýrazněna červeným písmem. Kliknutím na tlačítko lze příslušné (pod)složce vytvořit podřízenou složku, název nové podsložky se vkládá prostřednictvím vkládací pole. Název již existující podsložky lze editovat prostřednictvím vkládacího pole, které se zobrazí po kliknutí na tlačítko u příslušné (pod)složky. Zobrazované pořadí podsložek nebo odkazů na pravé obrazovce lze měnit prostřednictvím tlačítek. Po aktivaci tlačítka dojde k posunutí příslušné podsložky nebo odkazu o jeden řádek nahoru. Zrušení podsložky včetně jejího obsahu (tj. všech v ní zřízených podsložek a založených odkazů na oblíbené dokumenty) se provede po kliknutí na tlačítko. Pokud se použije toto tlačítko u odkazu na pravé obrazovce, zruší se pouze jeho založení do příslušné (pod)složky. 6.3.3.3.6. Záložka Hledat Tato záložka umožňuje uživateli vyhledat dokumenty obsahující znaky, které definoval ve vkládacím poli a potvrdil tlačítkem Hledat. Výsledek fulltextového hledání se zobrazí ve výpisu, jehož jednotlivé položky jsou hypertextovými odkazy na příslušné dokumenty (po najetí kurzorem se položka modře podbarví). Fulltextové hledání probíhá ve dvou režimech: buď jsou prohledávány všechny publikované dokumenty (v případě, že byla použita záložka Hledat na vstupní obrazovce do aplikace) nebo pouze dokumenty jednoho publikačního prostředku (v případě, že byla použita záložka Hledat v příslušném publikačním prostředku). 23
6.3.3.3.7. Záložka Seznamka Obrázek 6. esiař hledat Tato záložka umožňuje uživateli zobrazit si seznam dokumentů, u kterých bylo stanoveno, že jejich znalost je nezbytná pro výkon uživatelem zastávané funkce. Ze seznamu lze prostřednictvím výběrového pole vyfiltrovat dokumenty, které jsou platné a uživatel se s nimi dosud neseznámil (položka zbývá podepsat ), všechny platné dokumenty (položka přiděleno ) a všechny přidělené dokumenty (položka přiděleno vše ). Položka výběrového pole historie podpisů umožňuje uživateli zobrazit si seznam všech dokumentů, se kterými se prostřednictvím aplikace již seznámil bez ohledu na přidělení dokumentů k prokazatelnému seznámení. Jednotlivé položky seznamů jsou hypertextovými odkazy na příslušné dokumenty (po najetí kurzorem se položka modře podbarví). Ze záložky se může oprávněný uživatel (tj. vedoucí pracovník nebo uživatel, který má delegované oprávnění) vstoupit do Seznamek podřízených uživatelů a kontrolovat a hodnotit proces seznamování (záložka Podřízení ). 6.3.4. Uživatel aplikace vedoucí pracovník Vedoucím pracovníkem je každý uživatel přiřazený na objektu typu funkce, která má v organizační struktuře podřízen alespoň jeden objekt. Některá oprávnění vedoucího pracovníka může mít i řadový pracovník, pokud je na něj vedoucí pracovník deleguje. 6.3.4.1. Záložka Delegování Na této záložce se vedoucímu pracovníkovi zobrazuje seznam uživatelů, na které delegoval svoje oprávnění přidělovat dokumenty, rozsah jejich oprávnění (příslušná části organizační struktury) a odkaz na nástroj, kterým lze nová oprávnění definovat (záložka Nový ). Při definování nového oprávnění se nejprve vybere příslušný uživatel (vložení osobního evidenčního čísla uživatele do vkládacího pole a stisknutí tlačítka Najít ), poté se v pravé části obrazovky rozbalí organizační struktura do potřebné podřízené části (kliknutím na tlačítko ) a vybere se objekt (funkce, organizační část nebo útvar), který bude definovat rozsah oprávnění (je-li například vybrán objekt územní odbor, získá delegovaný oprávnění na tento objekt a všechny objekty mu podřízené). 24
Delegovaná oprávnění jsou využívána na záložce Podřízení. 6.3.4.2. Záložka Podřízení Tato záložka umožňuje oprávněnému uživateli (tj. vedoucímu pracovníkovi nebo uživateli, který má delegované oprávnění) rozhodnout, že pro výkon příslušné funkce je nezbytná znalost konkrétního dokumentu. Odkaz na takový dokument se uloží do konta dokumentů, které je vedeno k příslušné funkci. Uživateli přiřazenému na příslušné funkci je tak fakticky stanovena povinnost seznámit se s konkrétním dokumentem (proběhlo tzv. přidělení) a o této povinnosti byl proveden záznam do Seznamky. Při přidělování aktuálního dokumentu v rámci příslušné podřízené organizační struktury (výběr se provede prostřednictvím roletky) se nejprve rozbalí organizační struktura do potřebné podřízené části (kliknutím na tlačítka ). Aktivací barevně orámovaných polí (po najetí kurzorem se položka modře podbarví) se zobrazí formulářová pole pro definování funkcí, pro které se povinnost seznámit se s dokumentem stanovuje. Přidělování dokumentů lze provést hromadně (pro množinu funkcí) nebo individuálně (pro konkrétní funkci), oba způsoby lze provést samostatně nebo zkombinovat. Při hromadném přidělování se vždy vybere typ funkce (tj. policejní - nebo/a - občanského zaměstnance) a okruh funkce (tj. pouze vedoucí pracovníci - nebo všichni uživatelé - ). Individuální přidělení pro konkrétní funkce se provede prostřednictvím políčka. 6.3.5. Vkladatel do aplikace Publikační prostředek Vkládání dokumentů do publikačních prostředků zabezpečují proškolení uživatelé s příslušným oprávněním vkladatelé. Vstup do vkladatelské části je umístěný na aplikačním rozcestníku. Seznam publikačních prostředků, do kterých má vkladatel oprávnění publikovat se vypisuje na vstupní obrazovce - jednotlivé položky seznamu jsou odkazy na příslušné publikační prostředky. Kliknutím na odkaz se zobrazí výpis dokumentů příslušného publikačního prostředku (základní výpis) již publikované dokumenty jsou bíle podbarvené, rozpracované dokumenty mají šedé podbarvení. Jednotlivé položky výpisu jsou odkazy na příslušné dokumenty. Setřídění položek v seznamu je chronologické - nejnovější dokumenty jsou nahoře. Je-li publikační prostředek členěný po ročnících, je přednastavený výpis za aktuální kalářní rok; změna se provádí prostřednictvím výběrového pole. 6.3.5.1. Oprávnění vkladatele Prvotní vkladatelské oprávnění pro publikační prostředek definuje administrá- 25
tor aplikace na základě požadavku příslušného vedoucího pracovníka. Následující oprávnění si vkladatelé pro publikační prostředek spravují již průběžně sami. Výběr uživatele = vkladatele se provede vložením osobního evidenčního číslo do vkládacího pole na záložce Vkladatelé. Na jeden publikační prostředek může mít oprávnění vkladatele více uživatelů, jeden uživatel může mít vkladatelské oprávnění do více publikačních prostředků. Zrušení vkladatelského oprávnění uživatele na publikační prostředek, se provede jeho odebráním ze seznamu vkladatelů (tlačítko ), který se zobrazí po kliknutí na záložku Vkladatelé. 6.3.5.2. Publikování nového dokumentu Vkládání nového dokumentu se zahajuje na obrazovce se základním výpisem. Po kliknutí na záložku Nový dokument se zobrazí vkládací pole, do kterého se vloží název dokumentu (může být i provizorní) a uloží se tlačítkem Vytvořit. Současně se do výpisu dokumentů přidá nový záznam. Z výpisu dokumentů se vybere příslušný odkaz (po najetí kurzorem se odkaz modře podbarví). Aktivací odkazu se zobrazí nástroj pro vkládání souborů a informací souvisejících s publikovaným dokumentem. Nástroj je rozčleněný do samostatných tematických záložek, které obsahují vkládací a výběrová pole. Počet záložek závisí na variantě publikačního prostředku. 6.3.5.2.1. Záložka Hlavička Tato záložka slouží pro vkládání základních informací o publikovaném dokumentu; jednotlivá vkládací a výběrová pole jsou zobrazována podle varianty publikačního prostředku (úplný výčet polí: typ, částka, část, číslo, název, zkrácený název, stupeň utajení, interval). 6.3.5.2.2. Záložka Datum Tato záložka slouží pro vkládání informací o datu platnosti a účinnosti publikovaného dokumentu nebo jeho části. Pokud je účinnost některé části dokumentu odlišná, vkládá se i doplňující informace. 6.3.5.2.3. Záložka Soubory Tato záložka slouží pro vkládání zdrojových souborů souvisejících s publikovaným dokumentem. Aplikace vyžaduje vložení originálního souboru, zpravidla je to DOC, RTF nebo XLS, a souboru v podobě PDF. Z místa aktuálního uložení se soubory načtou (tlačítko Procházet... ) a přenesou na server (tlačítko Přenést originální soubor na server nebo Přenést PDF soubor na server ). Obsah originálního souboru, tj. souhrn všech použitých znaků, se vkládá do pole Obsah souboru a využívá se pro fulltextové vyhledávání. Pokud nelze 26
obsah originálního souboru vložit (protože se jedná například o obrázek nebo zvukový záznam), použije se tlačítko PDF - info. Do aplikace bude uložen předdefinovaná informace a PDF soubor s upozorněním: Aplikace esiař zobrazuje pouze soubory PDF. Vámi vybraný dokument tuto podmínku nesplňuje. K jeho zobrazení (otevření) lze využít příslušný odkaz na originální soubor uvedený na záložce Soubory. 6.3.5.2.4. Záložka Přílohy Přes tuto záložku se vkládají do aplikace dokumenty, které jsou navázány na publikovaný hlavní dokument (zpravidla to bývají jeho přílohy) a vypisuje se zde seznam těchto dokumentů. Zvlášť jsou vypisovány ty, které jsou uváděny před hlavním dokumentem a ty, které jsou uváděny za hlavním dokumentem. Uvádění příloh za hlavním dokumentem je přednastaveno, změnu lze provést při vkládání souvisejících souborů (formulářové pole Umístění ). Jednotlivé položky výpisu jsou odkazy na příslušné dokumenty. Vkládání nové přílohy se zahajuje na obrazovce s výpisem navázaných dokumentů. Po kliknutí na záložku Nová příloha se zobrazí vkládací pole, do kterého se vloží číslo dokumentu a uloží se tlačítkem Vytvořit. Současně se do výpisu přidá nový záznam. Z výpisů se vybere příslušný odkaz (po najetí kurzorem se odkaz modře podbarví). Aktivací odkazu se zobrazí nástroj pro vkládání souborů souvisejících s přílohou. Při vkládání příloh se postupuje obdobně jako při vkládání hlavního dokumentu (viz výše záložka Soubory ). Vkladatel má možnost pomocí tlačítek stanovit pořadí jednotlivých příloh. 6.3.5.2.5. Záložka Změny Přes tuto záložku se vkládají do aplikace vztahy (provázanosti) s jinými dokumenty, které byly publikované v příslušném publikačním prostředku a vypisuje se zde seznam těchto vztahů. Zvlášť jsou vypisovány ty, které zakládá publikovaný dokument (aktivní vztahy) a ty, které vyplývají z jiných dokumentů (pasivní vztahy). Vkládání nové změny se zahajuje na obrazovce s výpisem vazeb. Po kliknutí na záložku Nová změna se zobrazí pole, ve kterých se vybere druh vazby (novelizace nebo rušení), ročník, datum účinnosti vztahu a označí se vztahový dokument. Kliknutím na tlačítko Uložit se vazba uloží a současně se do výpisu přidá nový záznam. Zrušení nesprávně vložené vazby se provede tlačítkem u příslušné položky výpisu. 27
6.3.5.2.6. Záložka Schválení Na této záložce se graficky zobrazuje stav vkládání dokumentů a souvisejících informací; vyplněné položky jsou označeny zeleně a nevyplněné položky červeně. Pokud jsou všechny povinné položky vyplněny, umožní aplikace vkladateli dokument publikovat. Hromadné smazání dokumentů (hlavního i navázaných), souvisejících souborů a informací před jejich publikací se provede kliknutím na tlačítko Smazat celý dokument. Jeho aktivací dojde k ukončení vkládání aktuálního dokumentu a jeho vymazání z databáze. 6.3.5.3. Správa již publikovaných dokumentů 6.3.5.3.1. Záložka Hlavička Tato záložka slouží pro editaci (doplnění) již vložených základních informací o publikovaném dokumentu, případně jejich opravu; jednotlivá vkládací a výběrová pole jsou zobrazována podle varianty publikačního prostředku. Postup pro editaci údajů je shodný s jejich prvotním vkládáním. 6.3.5.3.2. Záložka Datum Tato záložka slouží pro editaci (doplnění) již vložených informací o datu platnosti a účinnosti publikovaného dokumentu nebo jeho části. Postup pro editaci údajů je shodný s jejich prvotním vkládáním. 6.3.5.3.3. Záložka Soubory Tato záložka slouží pro výměnu originálního souboru souvisejícího s publikovaným dokumentem a obsahu vkládacího pole určeného pro fulltextové vyhledávání. Postup pro výměnu údajů je shodný s jejich prvotním vkládáním. Soubor PDF nelze po publikování již měnit. 6.3.5.3.4. Záložka Přílohy Přes tuto záložku lze v aplikaci editovat (doplnit) již vložené informace (umístění před nebo za hlavním dokumentem, číslo a název přílohy) nebo vyměnit originální soubory související s přílohami hlavního dokumentu a obsah jejich vkládacích polí určených pro fulltextové vyhledávání. Postup pro výměnu údajů je shodný s jejich prvotním vkládáním. Soubor PDF nelze po publikování již měnit. Vkladatel má možnost pomocí tlačítek nově stanovit pořadí jednotlivých příloh. 28
6.3.5.3.5. Záložka Změny Přes tuto záložku lze do aplikace vložit nové aktivní vztahy k jiným dokumentům, které byly publikované v příslušném publikačním prostředku, nebo zrušit již vložené aktivní i pasivní vztahy. Postup pro vkládání (rušení) vazeb je shodný s jejich prvotním vkládáním. 6.3.5.3.6. Záložka Platné znění Přes tuto záložku lze do aplikace vložit úplná znění souborů souvisejících s již publikovaným hlavním dokumentem nebo s jeho přílohami, došlo-li u nich k novelizaci nebo opravě. Aplikace tak umožňuje paralelně poskytovat podobu tohoto dokumentu se zapracovanými změnami. Postup pro vkládání je shodný s postupem pro vkládání přes záložky Soubory nebo Přílohy. Z výpisu dokumentů se kliknutím vybere příslušná položka a zobrazí se vkládací pole. Z místa aktuálního uložení se načtou soubory a přenesou na server. 6.3.6. Administrace aplikace Publikační prostředek Na vstupní obrazovce do administrace se zobrazuje aktuální přehled publikačních prostředků a (pod)složek, do kterých jsou publikační prostředky pro přehlednost soustředěny podle společného útvaru, služby nebo funkcionáře (rozbalení do potřebné části se provede kliknutím na tlačítka ). V přehledu se vypisuje informace o ID publikačního prostředku, jeho variantě (sbírka, knihovna nebo nástěnka), názvu, statusu (veřejný nebo neveřejný), přiřazení na organizační strukturu, počet publikovaných dokumentů a počtu vkladatelů. Kliknutím na jednotlivé položky přehledu (po najetí kurzorem se položka modře podbarví) se aktivuje možnost spravovat informace k publikačním prostředkům a (pod)složkám (viz níže). Pomocí tlačítek lze stanovit pořadí publikačních prostředků v rámci (pod)složek nebo podsložek v rámci složek. 6.3.6.1. Vytvoření nového publikačního prostředku (složky) Nový publikační prostředek vytváří administrátor aplikace na základě požadavku vedoucích pracovníků a jeho varianta, typ a statut odpovídají charakteru publikovaných dokumentů. Vytvoření nového publikačního prostředku nebo (pod)složky se zahájí na vstupní obrazovce do administrace kliknutím na tlačítko u příslušné (pod)složky. Z výběrového pole se vybere příslušná varianta a vloží se název publikačního prostředku nebo (pod)složky. 29
Základní informace a vazby (ID, název, provázání se strukturou, status,... ) se do aplikace vkládají za pomocí příslušných polí, které jsou umístěné na jednotlivých záložkách. 6.3.6.1.1. Záložka Základní údaje Na této záložce se vypisuje ID publikačního prostředku, jeho varianta a status. Pomocí vkládacího pole je možné vložit (editovat) název publikačního prostředku a v poznámce i archivovat i historii jeho názvů. 6.3.6.1.2. Záložka Struktura Na této záložce se zobrazuje informace o provázání publikačního prostředku s organizační strukturou. U publikačního prostředku, který není provázaný, se provázání definuje tak, že se výpis organizační struktury rozbalí do potřebné podřízené části (kliknutím na tlačítka ) a vybere se objekt, na který se publikační prostředek naváže (položka se po najetí kurzorem modře podbarví). Editace provázání s organizační strukturou se provede výběrem nového objektu. Zrušení provázání se provede kliknutím na tlačítko. 6.3.6.1.3. Záložka Statut Tato záložka umožňuje rozhodnout, zda publikační prostředek bude mít status veřejný nebo neveřejný (ve vkladatelském režimu bude nutné definovat množinu uživatelů, kteří budou mít oprávnění do publikačního prostředku vstupovat). 6.3.6.1.4. Záložka Vkladatelé Prvotní vkladatelské oprávnění pro publikační prostředek definuje administrátor aplikace na základě požadavku příslušného vedoucího pracovníka. Následující oprávnění si vkladatelé pro publikační prostředek spravují již průběžně sami. Výběr uživatele = vkladatele se provede vložením osobního evidenčního číslo do vkládacího pole na záložce Vkladatelé. Na jeden publikační prostředek může mít oprávnění vkladatele více uživatelů, jeden uživatel může mít vkladatelské oprávnění do více publikačních prostředků. Zrušení vkladatelského oprávnění uživatele na publikační prostředek, se provede jeho odebráním ze seznamu vkladatelů (tlačítko ), který se zobrazí po kliknutí na záložku Vkladatelé. 30
6.3.6.1.5. Záložka Přesun Nástroj na této záložce umožňuje administrátorovi přesunovat vytvořené publikační prostředky mezi složkami. Přesun se provede kliknutím na příslušnou položku výpisu složek (položka se po najetí kurzorem modře podbarví). 6.3.6.2. Správa publikačního prostředku Správa existujících publikačních prostředků odpovídá postupům, které jsou popsány již při vytváření nového publikačního prostředku. Z větší části je správa zajišťována administrátorem, pouze databáze vkladatelů je spolu spravována s vkladateli. 6.4. Moduly využívající soustředěná data a vazby Na databázi uživatelů a organizační strukturu lze průběžně navazovat další aplikace, které využívají již soustředěných dat (například: kontakty a oblasti zaměření pro telefonní seznam, kniha návštěv, správa ubytovaných) nebo definovaných vazeb nadřízený podřízený mezi objekty (například: databáze úkolů, plánování služební přípravy, mapy procesů). 31
7. Programátorská dokumentace 7.1. Programátorský popis SQL databáze 7.1.1. Popis databáze - tabulky Číselník hodností TABLE [dbo].[hodnost]( [HODNOSTid] [int] IDENTITY(1,1) NOT NULL, [HODNOSTnazev] [varchar](20) NULL, [HODNOSTzkratka] [varchar](10) NULL, [HODNOSTporadi] [int] NULL) Základní tabulka pro uložení dokumentů TABLE [dbo].[siarclanek]( [CLANEKid] [int] IDENTITY(1,1) NOT NULL, [CLANEKrid] [varchar](20) NULL, [CLANEKpublikacniprostredek] [int] NULL, [CLANEKtyp] [int] NULL, [CLANEKpriloha] [int] NULL, [CLANEKporadi] [int] NULL, [CLANEKtitulek] [bit] NULL, [CLANEKrocnik] [varchar](4) NULL, [CLANEKcastka] [int] NULL, [CLANEKcast] [varchar](3) NULL, [CLANEKcislo] [varchar](30) NULL, [CLANEKnazev] [varchar](1000) NULL, [CLANEKzkracenynazev] [varchar](50) NULL, [CLANEKutajeni] [varchar](5) NULL, [CLANEKslozka] [varchar](20) NULL, [CLANEKpdf] [varchar](20) NULL, [CLANEKoriginal] [varchar](20) NULL, [CLANEKzruseno] [bit] NULL, [CLANEKschvaleno] [bit] NULL, [CLANEKschvalil] [varchar](200) NULL, [CLANEKschvalilden] [datetime] NULL, [CLANEKpristup] [int] NULL, [CLANEKplatnezneni] [varchar](1) NULL, [CLANEKopakovani] [int] NULL, [CLANEKplatido] [datetime] NULL, [CLANEKvytvoril] [varchar](10) NULL) 32