PROJEKT OPERAČNÍHO PROGRAMU VZDĚLÁVÁNÍ PRO KONKURENCESCHOPNOST ROZVOJ KLÍČOVÝCH KOMPETENCÍ STUDENTŮ ZUBNÍHO LÉKAŘSTVÍ REGISTRAČNÍ ČÍSLO CZ.1.07/2.2.00/07.0120 KANCELÁŘSKÝ SOFTWARE ING. LADISLAV DOLEŢAL, CSC. LÉKAŘSKÁ FAKULTA UNIVERZITA PALACKÉHO V OLOMOUCI VÝVOJ TOHOTO UČEBNÍHO TEXTU JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A STÁTNÍM ROZPOČTEM ČESKÉ REPUBLIKY
O projektu Učební text byl vyvinut v rámci projektu Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost Rozvoj klíčových kompetencí studentů zubního lékařství, registrační číslo CZ.1.07/2.2.00/07.0120, jehoţ příjemcem je Univerzita Palackého v Olomouci a partnerem Sdruţení CEPAC-Morava. Cílem projektu je kvalitativní inovace studijního oboru Zubní lékařství v oblasti klíčových kompetencí studentů, které povedou k lepšímu uplatnění absolventů na trhu práce. V rámci realizace projektu je vytvářeno 7 výukových modulů pro předmět Programové vybavení ordinace zubního lékaře. Moduly obsahují distanční vzdělávací texty, elektronické testy a multimediální průvodce praktickou činností a demonstrační výukové animace. Projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. Abstrakt Cílem učebního textu je naučit studenty v rámci projektu "Rozvoj klíčových kompetencí studentů zubního lékařství" vyuţívat prakticky dva nejpouţívanější programy kancelářského balíku Microsoft Office 2007; textový editor MS Word 2007 a tabulkový editor MS Excel 2007. Studující se seznámí s některými ne zcela běţně pouţívanými funkcemi těchto programů, které mohou vyuţít nejenom při svém studiu ale i při jejich budoucím povolání. Formou cvičení si prakticky ověří získané vědomosti a upevní si tak své dovednosti. Předpokladem pro studium je znalost pracovního prostředí operačního systému Windows a základních operací aplikací Microsoft Office Cílová skupina Učební text je určen studentům oboru zubního lékařství Lékařské fakulty Univerzity Palackého. Vzhledem ke svému obsahu a zaměření můţe slouţit všem zájemcům, kteří si chtějí rozšířit své znalosti práce s programy MS Word a MS Excel.
Obsah 1 Kancelářské programy Microsoft Office -... Chyba! Záložka není definována. 1.1 Úvod do softwarového balíku Microsoft Office 2007... 1 1.1.1 Co to je Microsoft Office 2007... 1 1.2 MS Word... 4 1.2.1 První podkapitola... Chyba! Záložka není definována. 1.3 MS Excel... Chyba! Záložka není definována. 1.3.1 První podkapitola... Chyba! Záložka není definována. Seznam literatury... 26 Seznam obrázků... 27 Seznam tabulek... 28 Seznam rovnic... 29 Rejstřík... Chyba! Záložka není definována. Strana 3 / 33 Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky
1 Úvod do softwarového balíku Microsoft Office 2007 Studijní cíle: Seznámit se s obsahem Microsoft Office 2007 a obsahem a formou lekcí. Klíčová slova: Kancelářský software, tlačítko Microsoft Office, textový editor, tabulkový editor, databázový program, editor prezentací, nápověda, metadata, pás karet, nástroj rychlý přístup Potřebný čas: 10 minut 1.1 Co to je Microsoft Office 2007 Do běţného i profesionálního ţivota zasahuje významně výpočetní technika podporou rutinní a často nepříjemné činnosti. Programy, které umoţňovaly psaní textů textové editory byly jedny z prvních, které dosáhly masového rozšíření. Přinášely moţnost snadných oprav překlepů, dodatečného přeformování toku textu a volby formátu odstavců a písma. To nesmírně ulehčilo tvorbu textů ve srovnání s pouţitím do té doby běţného psacího stroje. Je asi spravedlivé zmínit proslulý textový editor T602, který vznikl po roce 1989 a přispěl k masovému rozšíření výpočetní techniky do tehdy ještě československých kanceláří, neboť to byl první dostupný textový editor plně lokalizovaný do češtiny, čímţ vyhovoval většině administrativních pracovnic. Záhy se k textovým editorům začaly přidávat další programy, uţitečné jak pro domácí, tak i profesionální pouţití. Jedním z prvních to byl tzv. tabulkový editor, který doplnil moţnosti textových editorů o moţnosti zpracovávat numerická data v tabulkách, provádět matematické a jiné operace mezi obsahem jednotlivých buněk tabulek, vytvářet grafy znázornění hodnot obsahu buněk apod. Díky svým vlastnostem získaly tabulkové editory přezdívku chytrý čtverečkovaný papír, neboť nahradily do té doby běţnou a velmi deprimující práci při vytváření tabulek s pouţitím tuţky, gumy, čtverečkovaného papíru a kalkulačky. Do standardního kancelářského software se také dostává systém pro vytváření a management relačních databází, který je vhodný pro vedení nejrůznějších evidencí a správu vztahů mezi databázemi. S tím, jak rostla obliba kancelářského software a přibývalo digitálních dokumentů a dat, vrůstala také poptávka po dalších pomocnících administrativy a prezentace jak pro účely zábavy, výuky, nebo reklamy. Do kancelářského vybavení byly doplněny systémy pro správu obrázků, vytváření webových stránek a tvorbu prezentací. Od éry T602 vznikla řada sad kancelářských programů a jejich úroveň se neustále zvyšuje. Některé velmi kvalitní jsou dostupné i jako freeware. Americká firma Microsoft dosáhla svou obchodní politikou toho, ţe jejich komerční produkt Microsoft Office se stal v Evropě nejrozšířenější. To je také důvod, proč předmětem naší výuky je právě produkt této firmy, kancelářský softwarový balík Microsoft Office 2007. 1.2 Jaké programy obsahuje Microsoft Office 2007 Spektrum programů, obsaţených v sadě Microsoft Office 2007 závisí na její verzi. Jiné bude u plné profesionální verze a jiné u podstatně levnější verze, například pro studenty. Základem jsou ale vţdy tyto čtyři programy: 1. MS Word textový editor 2. MS Excel tabulkový editor 3. MS Access relační databázový program 4. MS PowerPoint editor prezentací 1
1.3 Co se budeme učit? Protoţe náplní našich lekcí má být výuka takových programů, které upotřebíte nejenom při svém současném studiu, ale také v praxi po skončení studia, byl z okruhu našeho zájmu eliminován relační databázový program MS Access. Určitě se ale nevyhnete zpracování textů, ať jiţ při psaní různých textových dokumentů, či vytváření hromadné korespondence pacientům. Tabulkový editor vám zase umoţní zpracovávat nejrůznější seznamy, jednoduché databáze a časové harmonogramy. Editor prezentací vyuţijete při přípravě seminářů během studia, při prezentaci fotografií a záţitků z nejrůznějších akcí svým kolegům a přátelům, ale poslouţí i jako jednoduchý a výkonný grafický editor pro vytváření plakátových sdělení a posterů. Naučíme se také vyuţívat některé prvky práce ve Windows, které urychlují a zjednodušují ovládání počítače. 1.4 Jak se to budeme učit? Vyuţijeme toho, ţe práce s programy se musí učit prakticky a na počítačích. Zvolíme tedy výuku formou E- learningu s podporou výpočetní techniky. Postupně probereme tři základní programy, obsaţené v balíku Microsoft office 2007. Začneme textovým editorem, po jeho zvládnutí přejdeme ke kapitole 4. MS Excel a skončíme kapitolou 5. MS PowerPoint. Především v části výuky, věnované textovému editoru předpokládáme hlubší znalosti a praktické dovednosti získané jiţ na střední škole. Řadu funkcí, které se naučíte s textovým editorem vyuţijete i v obou dalších programech. Získané znalosti a dovednosti si procvičíte ve dvou samostatných praktických cvičeních. Výborným pomocníkem při výuce vám bude funkce Nápověda k příslušné aplikaci. Nápověda je interaktivní, reaguje na situaci, ve které se právě v programu nacházíte. Získáte ji stlačením funkčního tlačítka F1. Nápověda také nabízí přehled vztahů mezi příkazy obou verzí těm, kdo jsou zvyklí na práci ve starší verzi MS Office 2003. 1.5 Některé základní operace v okně MS Office 2007 Tlačítko Microsoft office nahrazuje nabídku Soubor a nachází se v levém horním rohu aplikací Word, Excel, PowerPoint, Access a Outlook sady Microsoft office. Jestliţe klepnete na tlačítko Microsoft Office, zobrazí se stejné základní příkazy, které byly k dispozici v dřívějších verzích sady Microsoft Office pro otvírání, ukládání a tisk souboru. V sadě Office 2007 je však nyní k dispozici více příkazů, například Dokončit a Publikovat. Například v aplikacích Word, Excel a PowerPoint můţete přechodem na poloţku Dokončit a klepnutím na příkaz Kontrolovat metadata zkontrolovat skrytá metadata nebo osobní informace v souboru. Vložit animaci rozvinutí 2
Pás karet Pás karet je určen k usnadnění rychlého vyhledání příkazů potřebných k dokončení úkolu. Příkazy jsou uspořádány v logických skupinách, které jsou společně soustředěny na kartách. Kaţdá karta odpovídá typu činnosti (například psaní nebo rozloţení stránky). Aby se sníţilo mnoţství nadbytečných informací, zobrazí se některé karty jen v případě potřeby. Například karta Nástroje obrázků se zobrazí jen v případě, ţe je vybrán obrázek. Nástroje pro rychlý přístup Panel nástrojů Rychlý přístup je ve výchozím nastavení umístěn v horní části okna aplikace Word. Umoţňuje rychlý přístup k často pouţívaným nástrojům. Panel nástrojů Rychlý přístup lze upravit přidáním příkazů. Vložit animaci rozvinutí a přidání příkazu 3
2 MS Word Studijní cíle: Studenti se seznámí s řadou moţností a funkcí textového editoru MS Word, které umoţňují efektivní práci s texty. Získají znalosti nutné k vyuţití šablon, stylů, vkládání objektů, hromadné korespondence a maker. Rozsah učiva je zaměřen na praktické aplikace pro vytváření odborných textů a korespondenci. Klíčová slova: Šablona, styl, objekt, makro Potřebný čas: 1 hodiny. 2.1 Šablona Moţnosti šablony vyuţijeme v takových případech, kdy vytváříme více dokumentů se společnými rysy jako je formát dokumentu, styly odstavců, záhlaví a zápatí dokumentu, hlavička dokumentu, podpis a podobně. Pouţití šablony podstatně zrychlí vytvoření dokumentu a hlavně zajistí jednotný styl všech vytvořených dokumentů. Šablona je typ dokumentu, který po otevření vytvoří kopii sebe sama. V aplikaci Microsoft Office Word 2007 můţe být šablonou soubor DOTX nebo soubor DOTM (typ souboru DOTM umoţňuje povolení maker v souboru). Dokumentem, který je často psán v aplikaci Word, je například dopis, zpráva, odborný článek, oznámení nebo ţádost. Namísto vytváření struktury dokumentu od začátku můţete pouţít šablonu s předdefinovaným rozloţením stránky včetně záhlaví a zápatí, písmy, okraji a styly. Stačí jen otevřít šablonu a zadat text a informace, které jsou specifické pro daný dokument. Pokud dokument uloţíte jako soubor DOCX nebo DOCM, bude uloţen odděleně od šablony, na které je zaloţen. Šablony poskytují stejné moţnosti jako dokumenty mohou obsahovat doporučené části nebo povinný text, který budou ostatní pouţívat, a také ovládací prvky obsahu, jako například předdefinovaný rozevírací seznam nebo zvláštní logo. Část šablony je moţné chránit, případně lze na šablonu pouţít heslo, kterým bude její obsah chráněn před změnami. Šablony aplikace Word pro většinu typů dokumentů naleznete na webu Microsoft Office Online. Máte-li připojení k Internetu, klepněte na tlačítko Microsoft Office kategorii šablon., klepněte na příkaz Nový a pak klepněte na poţadovanou Můţete také vytvářet vlastní šablony. V tom případě existují dvě moţností. Můţete vytvořit novou originální šablonu zcela od začátku z nového dokumentu, nebo na základě existujícího dokumentu či šablony. Vytvoření zcela od začátku 1. Klepněte na tlačítko sady Microsoft Office a potom klepněte na příkaz Nový. 2. Klepněte na moţnost Prázdný dokument a pak na tlačítko Vytvořit. 3. Podle potřeby změňte nastavení okrajů, velikost a orientaci stránky, styly a jiné formátování. Můţete také přidat pokyny, ovládací prvky obsahu, jako například ovládací prvek Výběr data, a grafické objekty, které se mají zobrazit ve všech nových dokumentech zaloţených na této šabloně. 4. Klepněte na tlačítko sady Microsoft Office a potom klepněte na příkaz Uložit jako. 5. V dialogovém okně Uložit jako klepněte na tlačítko Důvěryhodné šablony. 6. Zadejte název souboru nové šablony, v seznamu Typ souboru vyberte moţnost Šablona aplikace Word a pak klepněte na tlačítko Uložit. 4
Poznámka: Šablonu také můţete uloţit jako typ Šablona aplikace Word s podporou maker (soubor DOTM) nebo Šablona aplikace Word 97-2003 (soubor DOT). 7. Zavřete šablonu. Vytvoření šablony na základě existujícího dokumentu 1. Klepněte na tlačítko sady Microsoft Office a potom klepněte na příkaz Otevřít. 2. Otevřete poţadovaný dokument. 3. Klepněte na tlačítko sady Microsoft Office a potom klepněte na příkaz Uložit jako. 4. Proveďte změny, které se mají zobrazit ve všech nových dokumentech zaloţených na této šabloně. 5. V dialogovém okně Uložit jako klepněte na tlačítko Důvěryhodné šablony. 6. Zadejte název souboru nové šablony, v seznamu Typ souboru vyberte moţnost Šablona aplikace Word a pak klepněte na tlačítko Uložit. Poznámka: Šablonu také můţete uloţit jako typ Šablona aplikace Word s podporou maker (soubor DOTM) nebo Šablona aplikace Word 97-2003 (soubor DOT). 7. Zavřete šablonu. Vytvoření nové šablony na základě existující šablony 1. Klepněte na tlačítko sady Microsoft Office a potom klepněte na příkaz Nový. 2. V části Šablony klepněte na moţnost Nový z existujícího. 3. Klepněte na šablonu, jeţ se podobá šabloně, kterou chcete vytvořit, a pak klepněte na moţnost Vytvořit nový. 4. Podle potřeby změňte nastavení okrajů, velikost a orientaci stránky, styly a jiné formátování. Můţete také přidat pokyny, ovládací prvky obsahu, jako například ovládací prvek Výběr data, a grafické objekty, které se mají zobrazit ve všech nových dokumentech zaloţených na této šabloně. 5. Klepněte na tlačítko sady Microsoft Office a potom klepněte na příkaz Uložit jako. 6. V dialogovém okně Uložit jako klepněte na tlačítko Důvěryhodné šablony. 7. Zadejte název souboru nové šablony, v seznamu Typ souboru vyberte moţnost Šablona aplikace Word a pak klepněte na tlačítko Uložit. Poznámka: Šablonu také můţete uloţit jako typ Šablona aplikace Word s podporou maker (soubor DOTM) nebo Šablona aplikace Word 97-2003 (soubor DOT). 8. Zavřete šablonu. Použití šablony 1. Klepněte na tlačítko Microsoft Office a potom klepněte na příkaz Nový. 2. V oblasti Šablony se zobrazí moţnosti, které lze při vytváření pouţít: prázdný dokument, dokument ze šablony, nový dokument z existujícího souboru. 5
3. Jestliţe jste připojeni k Internetu, zobrazí se také šablony dostupné na webu Microsoft Office Online. Stažení šablony z Internetu z webu Microsoft Office Online Při prvním staţení šablony se zobrazí dialogové okno s vysvětlením, ţe tato funkce je k dispozici jen osobám s pravým produktem Microsoft Office. Po ověření, ţe je soubor legitimní a plně podporován společností Microsoft se šablona stáhne a zprávy o pravosti softwaru se jiţ nikdy znovu nezobrazí. Stahování dalších šablon proběhne ihned. Poznámka: Platnost softwaru je kontrolována při kaţdém staţení šablony. Nezobrazí se však dialogové okno, pokud není zjištěno, ţe software není pravý. Vyplnění šablony vlastním textem Šablona obsahuje příklad textu v naprogramovaném formátování a stylech. Můţe také obsahovat pole s různými funkcemi. Při vkládání vlastního textu a dat prostě přepisujeme text šablony, či vkládáme údaje nadefinované v šabloně. VA Shrnutí Pouţití šablony umoţňuje vytváření více dokumentů se společnými formálními rysy. Pouţití šablony podstatně zrychlí vytvoření dokumentu a hlavně zajistí jednotný styl všech vytvořených dokumentů. Šablona je typ dokumentu, který po otevření vytvoří kopii sebe sama. V aplikaci Microsoft Office Word 2007 můţe být šablonou soubor s příponou DOTX nebo DOTM. Šablony jsou uloţeny v počítač, nové šablony mohou být vytvořeny z existujících dokumentů a také staţeny z Internetu. Vložit animaci vyplnění šablony dopisu 6
Pojmy k zapamatování Přípony šablon jsou DOTX, nebo DOTM. Šablona s příponou DOTM umoţňuje povolení maker v souboru. Šablony lze vytvářet zcela nové, nebo ze stávajících šablon, souborů či stahovat z Internetu Kontrolní otázky 1. Lze v souboru vytvořeném ze šablony měnit formát textu? 2. Můžete odeslat šablonu jako přílohu elektronické pošty? 3. Může šablona obsahovat předdefinovaný obrázek? Cvičení 1. Cvičení číslo jedna. Vytvoření vlastní šablony dopisu s hlavičkou. Dopis musí obsahovat: Úkoly k textu 1. Najděte nabídku šablon Microsoft office Online pro vytvoření nového dokumentu. 2. Druhý samostatný úkol. Řešení 1. Řešení prvního cvičení. - Screenshot 2. Řešení druhého cvičení. 2.2 Styly Studijní cíle: Studenti se seznámí s tvorbou a aplikací stylů pro pouţití v textovém editoru. Po procvičení budou schopni prakticky vyuţívat získané vědomosti. Klíčová slova: Styl, odstavec, písmo, Potřebný čas: Co to je styl a k čemu slouţí: Styl definuje vlastnosti odstavce a písma v odstavci. Umoţňuje rychlou změnu a standardizaci odstavců v dokumentu. V aplikaci MS Word je přístup na tzv. Rychlé styly, které jsou připraveny v galerii Rychlých stylů. Kromě toho si uţivatel můţe nadefinovat vlastní styl pro daný dokument, který se můţe stát prvkem aktuálně pouţité šablony pro aplikace v dalších vytvářených dokumentech. Pouţití stylu pro vybraný text v aplikaci Microsoft Office Word 2007 je jednoduché - stačí klepnout na tlačítko v galerii rychlých stylů. 7
1. Vyberte text, pro který chcete pouţít styl. Můţete například vybrat text, z něhoţ chcete vytvořit nadpis. Chcete-li změnit styl pro celý odstavec, klepněte na libovolné místo v odstavci. 2. Na kartě Domů klepněte ve skupině Styly na poţadovaný styl. Pokud poţadovaný styl není zobrazen, klepnutím na tlačítko Více rozbalte galerii Rychlé styly. Vyberete-li například text, který chcete pouţít jako název, klepněte v galerii rychlých stylů na styl s označením Název. Vloţit animaci Poznámka: Umístěním ukazatele myši na určitý styl lze zobrazit, jak bude vybraný text vypadat. Vloţit animaci Poznámka: Pokud poţadovaný styl není v galerii rychlých stylů zobrazen, otevřete stisknutím kombinace kláves CTRL+SHIFT+S podokno úloh Použít styl. Do rozevíracího pole Název stylu zadejte název poţadovaného stylu. V seznamu jsou uvedeny pouze ty styly, které jiţ byly v dokumentu pouţity, můţete však zadat libovolný styl, který je pro dokument definován. Můţete si také nadefinovat zcela nový styl pro daný dokument případně i pro pouţitou šablonu. Vytvoření nového rychlého stylu Rychlé styly jsou sady stylů vytvořené pro společnou práci. Ačkoliv sada rychlých stylů pravděpodobně obsahuje všechny styly, které jsou zapotřebí k vytvoření dokumentu, můţete do ní přidat úplně nový styl. Můţete si také vytvořit další styly, například nový styl tabulky nebo seznamu. 1. Vyberte text, z něhoţ má být nový styl vytvořen. 2. Můţete například chtít, aby sousloví Zdravotní informace bylo v dokumentu zobrazeno vţdy tučně a červeně. 3. Na minipanelu nástrojů, který se zobrazí nad výběrem, nastavte formátování textu klepnutím na tlačítka Tučné a Červená. 4. Klepněte pravým tlačítkem myši na výběr, přejděte na příkaz Styly a klepněte na příkaz Uložit výběr jako nový rychlý styl. 5. Dejte stylu název - například Zdravotní informace - a klepněte na tlačítko OK. 8
6. Vytvořený styl Zdravotní informace se objeví v galerii rychlých stylů pod zadaným názvem a bude připraven k pouţití, kdykoliv budete potřebovat tučný a červený text. Vložit animaci tvorby stylu Zdravotní informace Shrnutí Styl definuje vlastnosti odstavce a písma v odstavci. Umoţňuje rychlou změnu a standardizaci odstavců v dokumentu. Styly jsou připraveny v galerii Rychlých stylů. Kromě nich si uţivatel můţe nadefinovat vlastní styl pro daný dokument, který se můţe stát prvkem aktuálně pouţité šablony pro aplikace v dalších vytvářených dokumentech. Klávesovou kombinací CTRL+SHIFT+S lze pro výběr otevřít podokno úloh Použít styl. Pojmy k zapamatování Galerie stylů, rychlé styly, Klávesová kombinace CTRL+SHIFT+S. Kontrolní otázky 1. Je třeba definovat nové styly při tvorbě nového dokumentu ze šablony? 2. Ovlivňuje použitý styl písma obsah textu? 3. Lze upravovat styl definovaný šablonou? Cvičení 1. Cvičení číslo jedna. Pouţít vytvořenou šablonu a změnit a nadefinovat nový styl 2. Úkoly k textu 1. První samostatný úkol. 2. Druhý samostatný úkol. Řešení 1. Řešení prvního cvičení. 9
2.3 Vkládání objektů Studijní cíle: Seznámit se s typy objektů, které jsou vkládány do textového dokumentu a způsoby jejich vkládání. Klíčová slova: Objekt, propojení objektu, OLE, zdrojový soubor. Potřebný čas: 15 min Tato funkce umoţňuje kombinovat textový soubor s objekty nejrůznějšího typu. Tím výrazně obohacuje moţnosti dokumentu a jeho vyuţití. Co to je objekt? Objektem v naší souvislosti rozumíme ucelený soubor informací, samostatně vkládaný do zpracovávaného dokumentu. Můţe to být datový soubor, např. jiný textový soubor, obrázek, tabulka, graf, matematický vzorec apod. Zvláštním případem jsou tzv. propojené objekty typu OLE (object linking and embeding = propojování a vkládaní objektů). Při vložení obsahu jako propojeného objektu je vytvořeno dynamické propojení mezi vloţeným obsahem a obsahem vytvořeným v jiné aplikaci sady Microsoft Office. Na rozdíl od pouhého vložení obsahu (například stisknutím kombinace kláves CTRL+V) můţete s obsahem vloţeným jako propojený nebo vloţený objekt pracovat v původním programu. Pokud například vloţíte buňky listu do dokumentu jako objekt aplikace Excel, spustí aplikace Microsoft Office Word po poklepání na buňky aplikaci Excel a k práci s obsahem listu můţete pouţít příkazy aplikace Excel. 2.3.1 Vysvětlení rozdílů mezi propojenými objekty a vloženými objekty Hlavní rozdíly mezi propojenými objekty a vloţenými objekty spočívají v místě uloţení dat a způsobu jejich aktualizace po vloţení do souboru aplikace Word. Do dokumentu je vloţeno propojení na objekt nebo kopie objektu. Tímto způsobem můţete vkládat objekty z libovolného programu, který podporuje technologii propojování a vkládaní objektů (OLE). Měsíční zpráva o stavu zásob můţe například obsahovat informace, které jsou samostatně udrţovány v listu aplikace Excel. Pokud zprávu propojíte s listem, bude moţné data ve zprávě aktualizovat po kaţdé aktualizaci zdrojového souboru. Pokud pouze vloţíte list do zprávy, bude zpráva obsahovat statickou kopii dat. Vložený objekt Propojený objekt Zdrojový soubor Propojené objekty: Jde-li o propojený objekt, je moţné aktualizovat informace, pokud byl aktualizován zdrojový soubor. Propojená data jsou uloţena ve zdrojovém souboru. Soubor aplikace Word nebo cílový soubor ukládá pouze informace o zdrojovém souboru a znázorňuje propojená data. Pouţití propojených objektů je vhodné, pokud je hlediskem velikost souboru. Propojení je také uţitečné, jestliţe chcete vloţit samostatně spravované informace, například data pocházející z různých oddělení, a jestliţe potřebujete v dokumentu aplikace Word vţdy pracovat s aktuálními hodnotami těchto informací. 10
Vložené objekty Pokud vloţíte objekt aplikace Excel, nezmění se po úpravě zdrojového souboru této aplikace informace v souboru aplikace Word. Vloţené objekty se stávají součástí souboru aplikace Word a po vloţení jiţ nejsou součástí zdrojového souboru. Protoţe jsou informace zcela obsaţeny v jednom dokumentu aplikace Word, je vloţení vhodné, pokud nechcete odráţet změny ve zdrojovém souboru nebo pokud nechcete, aby se příjemci dokumentu starali o aktualizaci propojených informací. 2.3.2 Příklady vložení objektů Text Animace vložení textu Obrázek Animace vložení obrázku Tabulka z tabulkového editoru MS Excel Animace vložení Rovnice Animace vložení 2.3.3 Příklady propojení objektů Text Animace vložení a propojení Tabulka z tabulkového editoru MS Excel Animace vložení a propojení Shrnutí Vloţení objektu do dokumentu můţe být provedeno dvojím způsobem, buď vloţením obsahu, nebo vloţením propojeného objektu. Vloţením obsahu se objekt stává součástí dokumentu a změny zdrojového souboru se v dokumentu neprojeví. Vloţením propojeného objektu zůstává vloţený objekt propojen se zdrojovým souborem a jeho změny se v dokumentu projeví. Pojmy k zapamatování Zdrojový soubor, vloţení obsahu, propojení objektu, vkládání propojených objektů (OLE). 11
Kontrolní otázky 1. Uveďte nějaký praktický příklad, kdy je vhodné používat vložení propojeného objektu? 2. Může být v případě vložení propojeného objektu smazán zdrojový soubor? Cvičení 1. Vloţení textu a obrázku do textového souboru. 2. Vloţení propojené tably Excel do textového souboru a ověření propojení změnou dat ve zdrojové tabulce. Úkoly k textu 1. První samostatný úkol. 2. Druhý samostatný úkol. Řešení 1. Řešení prvního cvičení. 2. Řešení druhého cvičení. 2.4 Revize a sledování změn Studijní cíle: Student se seznámí s procesem zaznamenávání revizí dokumentu a sledování změn, provedených korektory. Naučí se zpracovávat sledovaný dokument v různých fázích jeho vzniku aţ po schválení konečné verze dokumentu Revize a sledování změn dokumentu je velmi silný nástroj pro kolektivní i individuální tvorbu nejrůznějších typů textů. Klíčová slova: Revize dokumentu, změna dokumentu, výchozí nastavení dokumentu, konečný dokument, sledování změn, značka, komentář Potřebný čas: 20 minut Při práci s dokumentem je moţno provádění sledovaných změn a komentářů a jejich zobrazení. Ve výchozím nastavení aplikace pouţívá Aplikace Microsoft Office Word 2007 bubliny k zobrazení odstraněného textu, komentářů, změn formátování a obsahu, který byl přemístěn. Pokud chcete všechny změny zobrazovat v textu, můţete změnit nastavení tak, aby sledované změny a komentáře byly zobrazovány poţadovaným způsobem. 12
Bubliny zobrazují změny formátování, komentáře a odstraněný text. POZNÁMKA: Z důvodu zabránění nechtěnému rozšiřování dokumentů, jeţ obsahují sledované změny a komentáře, jsou v aplikaci Word ve výchozím nastavení sledované změny a komentáře zobrazeny. Výchozím nastavením rozevíracího seznamu Zobrazit pro revize je moţnost Konečný se značkami. 2.4.1 Sledování změn během úprav 1. Otevřete dokument, který chcete opravit. 2. Na kartě Revize klepněte ve skupinovém rámečku Sledování na ikonu Sledování změn. Chcete-li na stavový řádek přidat indikátor sledování změn, klepněte na stavový řádek pravým tlačítkem myši a klepněte na příkaz Sledování změn. Klepnutím na indikátor Sledování změn na stavovém řádku zapněte nebo vypněte sledování změn. 3. Proveďte poţadované změny vloţením, odstraněním, přesunutím nebo formátováním textu či grafiky. Můţete rovněţ přidat komentáře. POZNÁMKA: Pouţijete-li sledování změn a potom uloţíte dokument jako webovou stránku (přípona HTM nebo HTML), zobrazí se sledované změny na webové stránce. 2.4.2 Vypnutí funkce sledování změn Na kartě Revize klepněte ve skupinovém rámečku Sledování na ikonu Sledování změn. Pokud jste upravili stavový řádek tak, aby zahrnoval indikátor sledování změn, lze indikátor na stavovém řádku vypnout také klepnutím na tlačítko Sledování změn ve skupině Sledování. POZNÁMKA: Vypnutím sledování změn nevyloučíte sledované změny z dokumentu. Chcete-li zajistit, aby v dokumentu nebyly ţádné sledované změny, zobrazte všechny změny a potom pro kaţdou z nich pouţijte příkaz Přijmout nebo Odmítnout. 2.4.3 Změna způsobu zobrazení značek Proveďte některý z následujících kroků: Barvu a jiné formátování, které aplikace Word pouţívá k označení změněného textu a grafiky, lze změnit po klepnutí na šipku u tlačítka Sledování změn a následném klepnutí na tlačítko Změnit moţnosti sledování. Poznámka: I kdyţ změnám provedeným různými recenzenty nelze přiřadit určitou barvu, mají změny provedené jednotlivými recenzenty různou barvu, coţ umoţňuje sledovat více recenzentů. Všechny změny, včetně odstraněného textu, můţete místo v bublinách na okrajích dokumentu zobrazit v textu. Pokud chcete zobrazit změny v textu, klepněte ve skupině Sledování na tlačítko Bubliny a potom na příkaz Zobrazovat všechny revize v textu. 13
Klepněte-li na příkaz Zobrazovat všechny revize v textu, zobrazí se v textu dokumentu všechny revize a komentáře. Chcete-li zvýraznit oblast okraje se všemi bublinami, klepněte v seznamu Zobrazit značky na moţnost Zvýraznění oblasti značek. 2.4.4 Princip funkce Sledování změn Často si ani neuvědomujete, ţe v aplikaci Word pracujete s funkcí Sledování změn nebo Komentáře, protoţe změny nemusí být zobrazovány, i kdyţ jsou zaznamenávány. Pokud aplikace Word sleduje změny, obvykle zobrazuje odstraněné poloţky v bublinách na okrajích a vloţené poloţky jako podtrţený text. Odstraněné poloţky stejně jako komentáře (neboli poznámky ) mohou být rovněţ zobrazovány v textu. Existují různé způsoby, jak skrýt sledované změny nebo komentáře avšak všechny změny provedené při zapnuté funkci Sledování změn a všechny vloţené komentáře zůstávají součástí dokumentu, dokud nejsou přijaty nebo odmítnuty (nebo v případě komentářů odstraněny). POZNÁMKA: Skrytím sledovaných změn neodstraníte existující sledované změny nebo komentáře z dokumentu. Skrytí sledovaných změn vám však umoţní zobrazit dokument bez rušivých přeškrtnutí, podtrţení a bublin. Jak ověřit, zda dokument neobsahuje sledované změny a komentáře? Aplikace Office Word 2007 obsahuje funkci Kontrola metadat, jeţ umoţňuje ověřit, zda libovolný dokument neobsahuje sledované změny, komentáře, skrytý text a další osobní informace. Kontrola dokumentu: 1. Otevřete dokument, u kterého chcete zkontrolovat, zda neobsahuje sledované změny a komentáře. 2. Klepněte na tlačítko sady Microsoft Office, klepněte na příkaz Připravit a potom klepněte na poloţku Kontrolovat dokument. 3. V dialogovém okně Kontrola metadat klepněte na moţnost Zkontrolovat. 4. Prohlédněte si výsledky kontroly. Pokud byly při Kontrole metadat nalezeny komentáře a sledované změny, budete vyzváni ke klepnutí na moţnost Odebrat vše vedle poloţky Komentář, revize, verze a poznámky. 5. Klepněte na tlačítko Znovu zkontrolovat nebo Zavřít. 2.4.5 Jak odstranit sledované změny a komentáře? Chcete-li odstranit sledované změny a komentáře, je nutné přijmout nebo odmítnout změny a odstranit komentáře. Postup: Na kartě Revize klepněte ve skupinovém rámečku Sledování na šipku vedle tlačítka Zobrazit značku. Ujistěte se, zda jsou všechny následující poloţky zaškrtnuty: o o o Komentáře, Rukopisné poznámky, Vloţený a odstraněný text, 14
o o Formátování, Recenzenti (Přejděte k poloţce Recenzenti a ověřte, zda je zaškrtnuta poloţka Všichni recenzenti.). Pokud poloţka není zaškrtnuta, zaškrtněte ji klepnutím. Na kartě Revize klepněte ve skupinovém rámečku Změny na poloţku Další nebo Předchozí. Proveďte jeden z následujících kroků: o o o Ve skupině Změny klepněte na poloţku Přijmout. Ve skupině Změny klepněte na poloţku Odmítnout. Ve skupinovém rámečku Komentáře klepněte na tlačítko Odstranit. Opakujte kroky 3 a 4, dokud nebudou všechny sledované změny v dokumentu přijaty nebo odmítnuty a všechny komentáře odstraněny. Poznámky Moţná jste si mysleli, ţe jste komentáře nebo sledované změny jiţ odebrali, nebo jste obdrţeli dokument od jiné osoby a nevěděli jste, ţe obsahuje komentáře nebo sledované změny. Jak aplikace Word ukládá tyto poloţky bez vašeho vědomí? Pravděpodobně jste vy nebo odesílatel dokumentu sledované změny nebo komentáře skryli, aby čtení dokumentu bylo snadnější. Skrytím sledovaných změn je však neodeberete. Zůstanou v dokumentu, dokud s nimi neprovedete akci. V závislosti na verzi aplikace Word a na pouţívaném nastavení se mohou sledované změny nebo komentáře znovu objevit, jakmile vy nebo jiná osoba dokument otevře. Pokud nechcete, aby jiné osoby viděly sledované změny a komentáře, přijměte nebo odmítněte sledované změny a odstraňte komentáře před sdílením dokumentu s jinými osobami. Jestliţe víte, ţe chcete přijmout všechny změny, klepněte na tlačítko Přijmout a potom na příkaz Přijmout všechny změny v dokumentu. Pokud víte, ţe chcete odmítnout všechny změny, klepněte na tlačítko Odmítnout a potom na příkaz Odmítnout všechny změny v dokumentu. Chcete-li odebrat všechny komentáře, je nutné je odstranit. Klepněte ve skupině Komentáře na šipku vedle tlačítka Odstranit a potom na příkaz Odstranit všechny komentáře v dokumentu. 15
2.4.6 Udržování samostatných kopií Chcete-li zachovat sledované změny a komentáře v dokumentu a současně sdílet dokument tak, aby jiné osoby sledované změny a komentáře neviděly, bude nejlepším řešením uchovávání samostatných kopií dokumentu. Pro rozšiřování vytvořte veřejnou kopii a pro sebe udrţujte vlastní kopii. Ve veřejné kopii dokumentu přijměte nebo odmítněte všechny sledované změny a odstraňte všechny komentáře podle popisu v tomto článku. Ve vlastní verzi dokumentu můţete sledované změny a komentáře ponechat. Shrnutí Při práci s dokumentem je moţno vyuţívat funkci sledování změn, vkládání komentářů a jejich zobrazení. Jedná se o velmi silný nástroj pro editaci textů, který umoţňuje spolupráci několika autorů a recenzentů. Pojmy k zapamatování revize dokumentu, změna dokumentu, kontrola metadat, recenzent, veřejná kopie dokumentu, vlastní kopie dokumentu. Kontrolní otázky 1. Jakým způsobem se ze sledovaného dokumentu udělá dokument konečný, bez vyznačení sledovaných změn?? 2. Změní se velikost souboru sledovaného dokumentu po přijetí anebo odmítnutí změn? 3. Je možné vrátit změny zpět po jejich přijetí? 4. Jak poznáme, zda dokument obsahuje sledované změny a komentáře? Cvičení 1. Cvičení číslo jedna. V zadaném dokumentu proveďte vyznačené změny a komentáře. Vyhotovte vlastní a veřejnou kopii recenzovaného dokumentu 2. Cvičení číslo dvě. Úkoly k textu 1. První samostatný úkol. 2. Druhý samostatný úkol. 16
Řešení 1. Řešení prvního cvičení. 2. Řešení druhého cvičení. Shrnutí 2.5 Hromadná korespondence Studijní cíle: Klíčová slova: Potřebný čas: Hromadnou korespondenci můţete pouţít v případě, ţe chcete vytvořit sadu dokumentů, například formulářový dopis posílaný mnoha pacientům nebo arch adresních štítků pro označení vzorků a podobně. Kaţdý dopis nebo štítek obsahuje stejný druh informací, ale vlastní obsah je jedinečný. Například v dopisech pacientům je v kaţdém dopise pacient osloven jménem. Jedinečné informace v kaţdém dopisu nebo štítku pocházejí z poloţek ve zdroji dat. Zpracování korespondence zahrnuje následující celkové kroky: 1. Nastavení hlavního dokumentu. Hlavní dokument obsahuje text a grafiku totoţnou v kaţdé verzi sloučených dokumentů, například zpáteční adresu nebo oslovení ve formulářovém dopisu. 2. Připojení dokumentu ke zdroji dat. Zdroj dat je soubor obsahující informace, které chcete sloučit do dokumentu. Jsou to například jména a adresy příjemců dopisu. 3. Upřesnění seznamu příjemců nebo položek. Aplikace Microsoft Office Word generuje kopii hlavního dokumentu pro kaţdou poloţku nebo záznam v datovém souboru. Jestliţe je datovým souborem seznam adresátů, budou těmito poloţkami pravděpodobně adresáti korespondence. Pokud chcete generovat jen kopie určitých poloţek v datovém souboru, můţete vybrat poloţky (záznamy), které chcete zahrnout. 4. Vložení zástupních symbolů označovaných jako pole hromadné korespondence do dokumentu. Po zpracování hromadné korespondence budou pole hromadné korespondence vyplněna informacemi z datového souboru. 5. Náhled a dokončení hromadné korespondence. Před vytištěním celé sady můţete zobrazit náhled kaţdé kopie dokumentu. Příkazy na kartě Korespondence slouží k vytvoření hromadné korespondence. TIP Hromadnou korespondenci lze zpracovat také za použití podokna úloh Hromadná korespondence, které vás provede jednotlivými kroky procesu. Chcete-li použít podokno úloh, klepněte ve skupinovém rámečku Spustit hromadnou korespondenci na kartě Pošta na položku Spustit hromadnou korespondenci a pak klepněte na možnost Podrobný průvodce hromadnou korespondencí. 17
2.5.1 Nastavení hlavního dokumentu 1. Spusťte aplikaci Word. Ve výchozím nastavení se otevře prázdný dokument. Ponechejte jej otevřený. Kdybyste jej zavřeli, nebudou příkazy popsané v dalším kroku k dispozici. na kartě Korespondence klepněte ve skupinovém rámečku Spustit hromadnou korespondenci na tlačítko Spustit hromadnou korespondenci. 2. Klepněte na typ dokumentu, který chcete vytvořit. Můţete například vytvořit tyto dokumenty: Sada obálek: Zpáteční adresa bude na všech obálkách stejná, ale adresa příjemce bude na kaţdé jedinečná. Klepněte na poloţku Obálky a určete předvolby velikosti obálky a formátování textu na kartě Možnosti pro obálky dialogového okna Možnosti pro obálky. Sada adresních štítků: Kaţdý štítek obsahuje jméno a adresu určité osoby, ale jméno a adresa na kaţdém štítku je jedinečná. Klepněte na poloţku Štítky a určete předvolby typu štítku v dialogovém okně Možnosti štítku. Sada formulářových dopisů nebo e-mailových zpráv: Základní obsah je ve všech dopisech nebo zprávách stejný, ale kaţdý obsahuje specifické informace o jednotlivých příjemcích, například jméno, adresu nebo určitou informaci. Klepněte na poloţku Dopisy nebo E-mailové zprávy a vytvořte tak příslušné typy dokumentů. Katalog nebo adresář: V kaţdé poloţce je zobrazen stejný druh informací, například název a popis, ale název a popis kaţdé jednotky je jedinečný. Chcete-li vytvořit tento typ dokumentu, klepněte na poloţku Adresář. Pokud potřebujete v průběhu zpracování hromadné korespondence práci přerušit, můţete hlavní dokument uloţit a dokončit práci později. Aplikace Microsoft Office Word zachová zdroj dat a informace o polích. Pokud jste pouţili podokno úloh Hromadná korespondence, aplikace Word se při obnovení zpracování hromadné korespondence vrátí na příslušné místo podokna úloh. 1. Jakmile budete připraveni pokračovat ve zpracování hromadné korespondence, otevřete dokument. 18
Aplikace Word zobrazí zprávu se ţádostí o potvrzení, zda chcete otevřít dokument, čímţ se spustí příkaz SQL. 2. Vzhledem k tomu, ţe je dokument připojen ke zdroji dat a chcete načíst data, klepněte na tlačítko Ano. Pokud byste otevírali dokument, o jehoţ připojení ke zdroji dat nevíte, mohli byste klepnout na tlačítko Ne a zabránit tak potenciálně škodlivému přístupu k datům. Zobrazí se text dokumentu a všechna vloţená pole. 3. Klepněte na kartu Pošta a pokračujte v práci. 2.5.2 Připojení dokumentu ke zdroji dat Chcete-li sloučit informace do hlavního dokumentu, musíte dokument připojit ke zdroji dat neboli k datovému souboru. Jestliţe datový soubor ještě nemáte, můţete jej vytvořit během zpracování hromadné korespondence. Výběr datového souboru Zdrojem dat můţe být datový soubor z některé vhodné aplikace, jako je například tabulkový editor MS Excel, databáze MS Access a seznam kontaktů v aplikaci MS Outlook. Do naší výuky je zahrnut program MS Excel, a proto se ostatními nebudeme zabývat. Pokud pouţíváte některou z uvedených aplikaci, pak v systému nápovědy aplikace MS Word je dostatečně popsán postup získání a pouţití jejich dat pro hromadnou korespondenci. Postup výběru datového souboru 1. na kartě Korespondence klepněte ve skupinovém rámečku Spustit hromadnou korespondenci na tlačítko Vybrat příjemce. 2. Proveďte následující akci: klepněte na poloţku Použít existující seznam a vyhledejte soubor v dialogovém okně Vybrat zdroj dat Pokud ještě nemáte datový soubor, klepněte na poloţku Zadat nový seznam a vytvořte seznam za pouţití formuláře, který se otevře. Seznam bude uloţen jako soubor databáze (MDB), který můţete pouţít opakovaně. V aplikaci Excel je moţné vybrat data z libovolného listu nebo pojmenované oblasti sešitu. Vložení zástupných symbolů označovaných jako pole hromadné korespondence do dokumentu Po připojení hlavního dokumentu k datovému souboru můţete napsat text dokumentu a přidat zástupné symboly označující místo, kde se v kaţdé kopii dokumentu zobrazí jedinečné informace. Zástupné symboly, například adresa a pozdrav, se označují jako pole hromadné korespondence. Pole v aplikaci Word odpovídají záhlavím sloupců ve vybraném datovém souboru. 19
1. Sloupce v datovém souboru představují kategorie informací. Pole, která přidáte do hlavního dokumentu, jsou zástupné symboly těchto kategorií. 2. Řádky v datovém souboru představují záznamy informací. Po spuštění hromadné korespondence aplikace Word generuje kopii hlavního dokumentu pro kaţdý záznam. Jestliţe do hlavního dokumentu vloţíte pole, znamená to, ţe v tomto umístění chcete zobrazit určité informace, například jméno nebo adresu. POZNÁMKA: Jestliţe do hlavního dokumentu vloţíte pole hromadné korespondence, zobrazí se jméno pole vţdy mezi dvojitými šipkami (). Tyto dvojité šipky se ve sloučených dokumentech nezobrazí. Pomáhají jen rozlišit pole v hlavním dokumentu od obyčejného textu. Co se stane při sloučení dokumentů Při sloučení dokumentů nahradí informace z prvního řádku datového souboru pole v hlavním dokumentu a vznikne první sloučený dokument. Informace z druhého řádku datového souboru nahradí pole a vytvořen bude druhý sloučený dokument a tak dále. 20
Jestliţe do hlavního dokumentu vloţíte pole hromadné korespondence, zobrazí se jméno pole vţdy mezi dvojitými šipkami (). Tyto dvojité šipky se ve sloučených dokumentech nezobrazí. Pomáhají jen rozlišit pole v hlavním dokumentu od obyčejného textu. Pole můţete kombinovat a oddělit je interpunkčními znaménky. Chcete-li například vytvořit adresu, můţete pole v hlavním dokumentu nastavit takto: «Jméno» «Příjmení» «Adresa» «Město», «Stát» «PSČ» Co se stane při sloučení dokumentů Při sloučení dokumentů nahradí informace z prvního řádku datového souboru pole v hlavním dokumentu a vznikne první sloučený dokument. Informace z druhého řádku datového souboru nahradí pole a vytvořen bude druhý sloučený dokument a tak dále. 21
Hromadná korespondence vyuţívá proces vkládání polí. Práce s poli je velmi výkonný prostředek tvorby textových dokumentů a umoţňuje jejich vysokou flexibilitu a vyuţití řady velmi uţitečných procesů, zjednodušujících vytváření dokumentů. Protoţe se jedná o značně rozsáhlou problematiku, přesahující moţnosti tohoto kurzu, doporučujeme případným zájemcům zvolit jiný pramen vědomostí. Shrnutí Pojmy k zapamatování aaa, bbb. Kontrolní otázky 5. Otázka číslo jedna? 6. Otázka číslo dvě? Cvičení 3. Cvičení číslo jedna. 4. Cvičení číslo dvě. Úkoly k textu 3. První samostatný úkol. 4. Druhý samostatný úkol. 22
Řešení 3. Řešení prvního cvičení. 4. Řešení druhého cvičení. Shrnutí 2.6 Makra Studijní cíle: Klíčová slova: Potřebný čas: Aplikace Microsoft Office Word 2007 umoţňuje automatizaci častých úloh pomocí maker. Makro je posloupnost příkazů a pokynů tvořící jediný příkaz určený k automatickému provádění určité úlohy. Typická vyuţití maker: urychlení rutinních úprav a formátování, kombinace více příkazů, například vloţení tabulky o určité velikosti, s určitým ohraničením a s určitým počtem řádků a sloupců, rychlejší zpřístupnění moţnosti v některém dialogovém okně, automatizace sloţitých posloupností úkolů. Makro je moţné vytvořit zaznamenáním sledu akcí, nebo je můţete vytvořit od začátku zadáním kódu jazyka VBA (Visual Basic for Applications) v editoru jazyka Visual Basic (Editor jazyka Visual Basic: Prostředí, ve kterém můţete napsat nové a upravit existující kódy a procedury v jazyce Visual Basic for Applications. Editor jazyka Visual Basic obsahuje úplnou sadu nástrojů pro ladění, která umoţňuje najít v kódu syntaktické a logické problémy nebo problémy, k nimţ by mohlo dojít v době spuštění.). VBA je verze jazyka Microsoft Visual Basic podporující jazyk maker, která slouţí k programování aplikací pro systém Microsoft Windows a je součástí několika programů společnosti Microsoft. V naší lekci se naučíme pouze vytváření maker pomocí zaznamenání sledu akcí. Chcete-li pracovat s makry v aplikaci Office Word 2007, musíte zobrazit kartu Vývojář. Zobrazení karty Vývojář 1. Klepněte na tlačítko sady Microsoft Office a potom klepněte na tlačítko Moţnosti aplikace Word. 2. Klepněte na poloţku Oblíbený. 3. V oblasti Nejpouţívanější moţnosti pro práci s aplikací Word zaškrtněte políčko Zobrazit na pásu kartu Vývojář. 2.6.1 Použití záznamu makra 1. Na kartě Vývojář klepněte ve skupině Kód na poloţku Záznam makra. 2. Do pole Název makra zadejte název makra. Poznámka: Jestliţe nové makro pojmenujete názvem vestavěného makra aplikace Office Word 2007, bude vestavěné makro nahrazeno akcemi nového makra. Chcete-li zobrazit seznam vestavěných maker, klepněte na kartě Vývojář ve skupině Kód na tlačítko Makra. V rozevíracím seznamu Prohledat klepněte na poloţku Příkazy Word. 23
3. V rozevíracím seznamu Uloţit makro do klepněte na šablonu (Šablona: Soubor nebo soubory obsahující strukturu a nástroje pro nastavení takových prvků, jako je styl a rozloţení stránky dokončených souborů. Šablony aplikace Word mohou například obsahovat nastavení jednoho dokumentu a šablony aplikace FrontPage nastavení celého webu.) nebo dokument podle toho, kam chcete makro uloţit. 4. Do pole Popis napište krátký popis makra. 5. Proveďte některou z následujících akcí: 5.1. Chcete-li zahájit záznam makra bez přiřazení tlačítka na panelu nástrojů Rychlý přístup nebo klávesové zkratky, klepněte na tlačítko OK. 5.2. Jestliţe chcete přiřadit makro na panel nástrojů Rychlý přístup, proveďte následující kroky: 5.2.1. Vyberte ovládací prvek Tlačítko. 5.2.2. V oblasti Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup vyberte dokument (nebo všechny dokumenty), u kterého chcete přidat makro na panel nástrojů Rychlý přístup. 5.2.3. V dialogovém okně Zvolit příkazy z klepněte na zaznamenávané makro a pak klepněte na příkaz Přidat. 5.2.4. Makro se začne zaznamenávat po klepnutí na tlačítko OK. 5.3. Chcete-li makro přiřadit ke klávesové zkratce, proveďte následující kroky: 5.3.1. Klepněte na tlačítko Klávesnice. 5.3.2. V seznamu Příkazy vyberte zaznamenávané makro. 5.3.3. Do pole Stiskněte klávesovou zkratku zadejte poţadovanou kombinaci kláves a zvolte tlačítko Přiřadit. 5.3.4. Klepnutím na tlačítko Zavřít spustíte záznam makra. 6. Proveďte kroky, které chcete do makra zaznamenat. POZNÁMKA: Při záznamu makra můţete pouţít myš ke klepnutí na příkazy a moţnosti, ale nikoli k výběru textu. Text musíte vybrat pomocí klávesnice. 7. Chcete-li zastavit záznam akcí, klepněte na příkaz Zastavit záznam ve skupině Kód. 24
Shrnutí Pojmy k zapamatování Kontrolní otázky 7. Cvičení 5. Úkoly k textu 5. První samostatný úkol. 6. Druhý samostatný úkol. Řešení 5. Řešení prvního cvičení. 6. Řešení druhého cvičení. Shrnutí 25
Seznam literatury 26
Seznam obrázků Obrázek 1 Obrázek 1 Chyba! Záložka není definována. Chyba! Záložka není definována. 27
Seznam tabulek 28
Nenalezena poloţka seznamu obrázků.seznam rovnic Rovnice 1... Chyba! Záložka není definována. Rovnice 1... Chyba! Záložka není definována. 29
30