1 Podle 51 zákona. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové služb mají vysoké školy možnost zizovat

Transkript

1 Zpráva o innosti Archivu Mendelovy univerzity v Brn za rok 2009 Všeobecné informace Archiv Mendelovy univerzity v Brn byl zízen rozhodnutím rektora. 2/95 v roce 1995 jako podnikový archiv s celoškolskou psobností v rámci Organizan správního odboru rektorátu. Archiv je od souástí odboru vnjších vztah rektorátu. Vedoucí odboru a souasn sekretariátu rektora je PhDr. Tajana Šabartová. Archiv pedstavuje unikátní soubor historické dokumentace od založení Vysoké školy zemdlské v Brn v roce 1919 až do souasnosti Mendelovy univerzity v Brn. Akreditace archivu Dne podal archiv žádost o akreditaci, která je podmínkou pro získání statutu specializovaného archivu. 1 Ve dnech probíhalo v univerzitním archivu akreditaní ízení. Akreditaní komise Odboru archivní správy a spisové služby Ministerstvo vnitra (MV) R rozhodla na základ zjištných údaj perušit akreditaní ízení archivu z dvodu nevyhovujících hodnot mikroklimatu v jeho depozitái a nebezpeí následného nevratného poškození uložených archiválií. Odbor archivní správy a spisové služby MV R zaslal dne rozhodnutí o perušení akreditaního ízení do doby, než bude tento stav napraven a navrhl lhtu k revizi odstranní nedostatk do Dne vybrala Rada pro rozvojové programy MZLU projekt Klimatizace univerzitního archivu mezi projekty navržené MŠMT ke schválení pro rok 2009 a jeho hlavním ešitelem byla ustanovena kvestorka MZLU v Brn JUDr. Vra Sedláová. S ohledem na realizaci tohoto projektu požádal rektor MZLU v Brn Odbor archivní správy a spisové služby MV R dne o prodloužení jednoroního odkladu ke splnní podmínek akreditace archivu. Žádost byla dne zamítnuta a bylo doporueno po ukonení projektu a po minimáln tímsíním mení a zaznamenávání hodnot mikroklimatu v depozitái znovu požádat o udlení akreditace. V prbhu kvtna 2009 byly provedeny stavební úpravy v depozitái a koncem kvtna byla klimatizace odevzdána do užívání archivu. Zkušební provoz byl ukonen v srpnu V souasné dob zainteresované firmy a stavební oddlení MZLU sledují upravený tepelný a vlhkostní režim. Namené hodnoty teploty a vlhkosti odpovídají poslední 2 msíce stanoveným parametrm, stále však dochází k výkyvm vlhkosti vzduchu. Z tohoto dvodu prozatím nelze zahájit jejich tímsíní mení pro poteby akreditace. Prostorová kapacita a stavebn-technické zajištní Archiv je situován do suterénu nového objektu specializovaných výukových prostor (pavilon Q). Prostorové zajištní archivu v zásad respektuje podmínky stanovené zákonem, avšak namené hodnoty teploty a vlhkosti vzduchu v depozitái sice 2 msíce odpovídají požadovaným normám, avšak vlhkost kolísá. Celková prostorová kapacita univerzitního archivu iní 428, 3 m² (bez chodby a WC). 1 Podle 51 zákona. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové služb mají vysoké školy možnost zizovat specializované archivy, které mohou jako archivy psobit pouze v pípad udlení akreditace. Kolegium rektora na svém zasedání dne vyslovilo souhlas se zízením specializovaného archivu MZLU.

2 Personální obsazení Personáln je archiv obsazen 2 pracovnicemi s vysokoškolským vzdláním v píslušném oboru (od PhDr. Alena Mikovcová, od Mgr. Eva Škamradová, DIS.). Výkon odborných archivn historických inností je dlouhodob znemožován asovou nároností, nárstem a komplikovaností správní agendy, rozšíením výpjní agendy související s pebíráním vysokoškolských kvalifikaních prací a nov vyizovanou agendou odškodování poslucha vylouených z politických dvod. Rozšíení nápln práce archivu jeho zapojením do PR agend (vtší podíl na publikaní innosti MZLU), zvýšení zájmu o retrospektivní rešerše a historickosprávní informace jsou píinami žádosti archivu o pisystemizování stedoškolského místa s úvazkem minimáln 6 hodin denn. Z dvodu naléhavé poteby zpracování archivních celk pro agendu odškodování pracovala jako brigádnice posluchaka Filosofické fakulty Masarykovy univerzity v Brn Bc. Hana Seichterová na dobu od do Objemová kapacita K archiv spravuje 1 337,02 bžných metr (bm) archivních fond a sbírek a dokument pevzatých. Odborná innost 1. Nápl innosti a) koncepce v oblasti archivnictví a spisové služby na MZLU b) dohled na vedení spisové služby a na pedarchivní péi, metodická pomoc všem souástem MZLU c) výbr archiválií ve skartaním ízení a mimo nj (dary, delimitace) d) evidence archiválií v rámci Národního archivního ddictví R e) odborné zpracování archiválií a zajišování jejich pée f) vytváení archivn-informaního systému elektronickou formou g) poskytování archivních služeb univerzitním pracovištím a dalším žadatelm (potvrzení, výpisy, opisy, kopie, rešerše) h) poskytování badatelských služeb (nahlížení do archiválií) i) vdecká a publikaní innost, zamená na historii univerzity, jejích vdních obor, života a díla významných osobností j) zpracování odborných a populárn-vdeckých text k propagaci a prezentaci univerzity k) správa specializované knihovny l) zhodnocení fyzického stavu archiválií a jejich výbr pro konservaci a restauraci m) inventura archiválií vyhlášená ministerstvem vnitra n) další odborné archivní úkoly organizované nadízeným státním oblastním archivem o) další úkoly zadávané vedením univerzity. 2. Spisová služba, pedarchivní a archivní pée V souvislosti s pedarchivní péí archiv ešil v roce 2009 adu koncepních a metodických problém: - oponentura modulu Univerzitního informaního systému Elektronický podací deník a spisová služba 2

3 - vypracování analýzy souasného stavu a návrh na ešení e-spisové služby (ERMS) na MZLU v Brn - vypracování zadání projektu e-spisové služby vyvíjené Ústavem pro informaní systém Mendelovy univerzity v Brn - posuzování problematiky skartace a ukládání zdravotní dokumentace nestátních zdravotnických zaízení v návaznosti na ukonení innosti souasného závodního lékae na MZLU v Brn a otázka oprávnnosti pedání jeho dokumentace univerzitnímu archivu - oponentura návrhu smrnice o archivaci projekt ze strukturálních fond EU - zhodnocení stavu ukládání a zveejování vysokoškolských kvalifikaních prací (diplomové, disertaní, rigorózní) a habilitaních prací na MZLU - vytvoení pracovních postup a metodiky a vytypování fondových skupin pi vyizování agendy odškodnní vylouených student dle Naízení vlády.122/2009 Sb. o odškodnní student vysokých škol, kterým bylo v období komunistického režimu z politických dvod znemožnno dokonit studium na vysoké škole 3. Skartaní ízení O skartaci pihlásilo 16 pracoviš a 2 fyzické osoby. Ve skartaním ízení bylo do pevzato celkem 58, 02 bm archiválií. 4. Odborné zpracování a evidence archivních fond a sbírek Univerzitní archiv spravuje celkem 133 archivních fond a sbírek evidovaných v listech NAD (národní archivní ddictví) a vede základní evidenci archiválií, které jsou evidovány v Poítaové evidenci archiválií R (PEvA). Odbor archivní správy a spisové služby MV R zapjil univerzitnímu archivu k užívání až do udlení akreditace celostátní databázi PEvA. Od roku 2009 archiv používá a samostatn spravuje tuto specializovanou databázi a aktualizuje údaje v ní uložené. Tyto údaje jsou zveejnny rovnž na www archivu. V souvislosti se stavebními úpravami v depozitái archivu byly archivní fondy opt pemístny a restrukturalizovány. Archiválie jsou zpracovány klasickými prozatímními inventárními soupisy a katalogy. ásti fond jsou inventarizovány elektronickou formou (databáze ACCESS, tabulkový editor EXCEL). Celkem bylo v roce 2009 zpracováno 4,68 bm archivního materiálu (39 karton). Pednostn byly zpracovány pro úely odškodnní vylouených student další fondové skupiny archiválií zahrnující kádrové spisy a dokumenty rehabilitaních komisí. Zpracování dokument bylo podvázáno další neodkladnou inností související s oslavami 90. výroí MZLU a omezeno stavebními a pípravnými pracemi v depozitái. 5. Dílí knihovna archivu V prbhu srpna a záí 2009 byla provedena revize knihovního fondu dílí knihovny archivu. Archiv spravuje 258 revidovaných knihovních jednotek. Píruní knihovna archivu je spojena s konferenní místností a je dle možností doplována novými knihami i periodiky. 6. Archivní služby a) správní innost Žadatelm jsou vystavovány duplikáty náhradních doklad, potvrzení o studiu, výpisy zkoušek (vykonané zkoušky z jednotlivých pedmt transkripty), opisy sylab, ovení vzdlání a nabytí vysokoškolského titulu. Úkony jsou zpoplatovány podle každoron aktualizovaného rozhodnutí rektora o stanovení poplatk spojených se 3

4 studiem a výše úhrad za poskytnuté služby studentm a nkterým dalším osobám. Do bylo vydáno celkem 144 výpis, opis a potvrzení pro správní úely. Správní agenda je komplikována nedohledatelností a neexistencí prkazných doklad potebných k potvrzování studia, k výpism známek a vyhotovování stejnopis diplom a vysvdení. Tato situace asov zatžuje archiv korespondencí a jednáním se žadateli. Narstá poet žádostí bývalých student, jejichž dokumentace není zachována, protože studijní agenda v dob jejich studia byla pevedena do souboru program STUDENT O revitalizaci a rekonstrukci informací z programu STUDENT byl požádán Ústav pro informaní systém Mendelovy univerzity v Brn. Potvrzení pro úely odškodnní Dne 1. srpna 2009 nabylo úinnosti Naízení vlády.122/2009 Sb. o odškodnní student vysokých škol, kterým bylo v období komunistického režimu z politických dvod znemožnno dokonit studium na vysoké škole. Vtšina žadatel o odškodnní si nepodala žádost o studijní rehabilitaci na VŠZ v letech ve smyslu zákona. 87/1991 Sb., o mimosoudních rehabilitacích. Archiv je proto nucen rekonstruovat prbh jejich studia na VŠZ a dohledávat informace z prvotních dokument univerzitního archivu a využívat dokumenty dodané žadateli. Do bylo vystaveno celkem 23 potvrzení pro úely odškodnní. Agenda odškodnní vylouených poslucha je a bude vyizována od do b) zápjní služba, nahlížení do archiválií Zápjní služba v badateln archivu je prezenní. Archiv k navštívilo 78 badatel. Archiv vyhledal 86 vysokoškolských kvalifikaních prací, 74 evidenních jednotek dokument z archivních fond. Pro pípravu výstavy k 90. výroí MZLU bylo vyhledáno 505 fotografií, z ehož 286 bylo navrženo k použití. Zápjní služba je komplikována nutností dodržovat souasn autorský zákon, vysokoškolský a archivní zákon a nezavedením licenních smluv na univerzit. Archiv poskytuje mimo kopírování dokument rovnž jejich skenování (zejména fotografií). c) retrospektivní rešerše Do bylo provedeno 58 rešerší, z nichž nejvýznamnjší byly: Vývoj školního lesního podniku ve Ktinách Urna s prstí z hrobu Josefa Ressla Život a dílo doc. Ing. arch. Miloše Lamla Vývoj studia meliorací na vysokých školách zemdlských Pehled vyznamenání a dalších estných titul na VŠZ Zahraniní absolventi a aspiranti LDF Seznam absolvent devaských obor LDF Prof. Dr. Ing. Leo Skatula život a dílo Dipl. Agr. Vratislav Stöhr, docent VŠT život a dílo Prof. Dr. Ing. Alois Tichý život a dílo Prof. MVDr. Josef Taufer život a dílo Moravská agrární spolenost v Brn Mezníky v historii univerzity Pehled djin zemdlství v echách a na Morav K 10. výroí úmrtí Ing. Josefa Luxe

5 Udlování titul kandidát vd Zmna názvu VŠZ v Brn Prof. RNDr. Ing. Alois Zlatník život a dílo Prof. Dr. Ing. Boris Kostomarov Ovování studijních dokument poslucha PEF se zkrácenou dobou studia Poet absolvent postgraduálního studia pedagogických vd Archivní služby jsou poskytovány poslucham a univerzitním pracovištím a žadatelm mimo univerzitu pro výzkumné, pedagogické, kulturní a osvtové úely. 7. Ediní innost Archiv do dubna 2009 spolupracoval s Prof. Dr. Ing. Miroslavem Vyskotem, DrSc., emeritním rektorem VŠZ v Brn na píprav vydání jeho pamtí a sbírky básní (Xenie). 8. Publikaní innost PhDr. Alena Mikovcová Pro grant eské rady pro obti nacismu projekt Zmizelé elity: Vdci a intelektuálové z eských zemí jako obti nacistického režimu ( ) byly vypracovány medailony o život zahynulých uitel vysokých škol: prof. H. Bluma, prof. H. Ditze, prof. T. Vacka, prof. J. Beky, doc. A. Prokeše (Ústav soudobých djin AV R). Úast v autorském kolektivu podílejícím se na vydání tematické publikace J. Neruda a kol. Vysokoškolské statky MZLU v Brn, Brno Úast na XIV. seminái restaurátor a historik, Brno 2009 s pednáškou Restaurování návrhu památník Lesnického Slavína z fondu Archivu MZLU v Brn (píprava textu do sborníku ve spolupráci s Bohumilem Šimekem restaurátorská ást). Úast na konferenci Možnosti a meze výzkumu djin vysokého školství po roce 1945, Hradec Králové s pednáškou Kapitoly z poválených djin VŠZ v Brn (píprava textu do sborníku). 9. lenství ve vdeckých organizacích PhDr. Alena Mikovcová je lenkou Sdružení historik (Historický klub), Spolenosti pro djiny vdy a techniky a eské archivní spolenosti. Mgr. Eva Škamradová je lenkou eské archivní spolenosti. 10. Propagace a prezentace univerzity, fakult, archivu Pro poteby výstavy k 90. výroí založení MZLU v Brn (MENDELU, škola jako lusk), která se konala v Technickém muzeu v Brn v dob od ervna do íjna 2009, bylo vypracováno libreto, proveden výbr písemných i fotografických dokument na jednotlivé výstavní panely. Vybrané dokumenty byly naskenovány, opateny popisky a soustedny do vcných celk podle organizaní struktury univerzity. Dále byly vytipovány trojrozmrné pedmty z jednotlivých pracoviš univerzity, které mly být umístny ve vitrínách i v prostoru výstavní místnosti. Byla poízena jejich fotodokumentace s popisy, zjištny jejich rozmry a navržena jejich dispozice ve výstavním prostoru. Pro panely i pro listovaky prezentující MZLU v Brn (VŠZ 5

6 v Brn), jednotlivé fakulty, školní statky a nkterá celoškolská pracovišt byly vypracovány texty zpístupující jejich historii i souasnost. V souvislosti s oslavami 90letého výroí MZLU v Brn archiv pipravil texty pro publikaci Akademická obec (Kalendárium , Akademití funkcionái MZLU v Brn , Akademití funkcionái fakult , Profesoi a docenti MZLU v Brn vetn doplk a oprav, estní doktoi MZLU v Brn , Absolventi MZLU v Brn 1998 vetn doplk a oprav z let pedchozích). Pro poteby propagace univerzity na webových stránkách byly vybrány, oskenovány historické i souasné fotografie, seazeny v návaznosti na organizaní strukturu MZLU a opateny doprovodnými popisy. Pro Institut celoživotního vzdlávání byla pipravena pednáška a prezentace k založení Vysoké školy zemdlské v Brn (dosud nerealizováno). U píležitosti oslavy 20. výroí listopadových událostí v roce 1989, kterou poádá Studentská komora Akademického senátu MZLU v Brn dne v Technickém muzeu v Brn, byla pednesena pednáška s prezentací na téma Sametová revoluce 1989 a VŠZ v Brn. Vytvoení www archivu podle nového redakního systému vetn elektronického prvodce po archivních fondech a sbírkách Zámry archivu v roce 2010 a) píprava na akreditaci veejného specializovaného archivu na MZLU b) zpracování typologie úedních dokument pro novelizaci spisového a skartaního ádu a plánu MZLU c) spolupráce na vývoji projektu e-spisové služby s Ústavem pro informaní systém Mendelovy univerzity v Brn d) zhodnocení zkušebního provozu e-spisové služby v podmínkách univerzity (povinn od ) e) konzultace projektu revitalizace a rekonstrukce informací z programu STUDENT s Ústavem pro informaní systém f) aktualizace evidence archivních fond a sbírek v poítaové evidenci národního archivního ddictví (PEvA) g) dokonení zpracování studijních spis PEF h) dokonení zpracování kádrových spis PEF i) pevzetí spisového materiálu z dkanátu LDF, dohlídka v registratue j) pebírání dalších diplomových, disertaní a habilitaních prací z ústední knihovny 6