VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ V PRAZE DIPLOMOVÁ PRÁCE

Transkript

1 VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ V PRAZE DIPLOMOVÁ PRÁCE 2006 JIÍ HORNÍK

2 Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Student Jií Horník Vedoucí diplomové práce doc. Ing. Vlasta Stížová, CSc. Rok vypracování 2006 Téma diplomové práce Systémy pro správu dokument (DMS) ve státní správ

3 Prohlášení Prohlašuji, že jsem diplomovou práci zpracoval samostatn, a že jsem uvedl všechny použité prameny a literaturu. V Praze dne podpis

4 Podkování Tato práce by nemohla vzniknout bez pomoci nkterých osob, kterým bych chtl touto cestou za jejich podporu podkovat. Prvním komu patí velký dík nejen za vedení a podporu pi psaní práce, ale také za zprostedkování spolupráce se spoleností Siemens Business Services, je vedoucí diplomové práce paní docentka Vlasta Stížová z Katedry systémové analýzy Vysoké školy ekonomické v Praze. Dalšími v poadí jsou moji spolupracovníci nejen z projektu ÚZSVM, ale všichni zamstnanci SBS, které jsem za necelý rok v této firm potkal, a kteí m vele pijali za svého kolegu. Z této skupiny bych jmenoval pouze své nejbližší kolegy z projektového týmu, vedoucí projektu Ing. Miroslavu Frýdlovou, a konzultanty DMS Ing. Pavla Ranše a Ing. Radima Pazderu, od kterých jsem se v rámci spolupráce se SBS nejvíce nauil. Poslední, ale jist ne nejmenší dík, patí mé pítelkyni Zuzan Malíkové za její velkou podporu a trplivost, kterou projevovala po nkolik msíc, kdy jsem veškerý volný as vnoval psaní této práce. Dkuji.

5 Obsah 1 Úvod Slovo úvodem Definice základních pojm Dokument (Document) Správa dokument (DM - Document Management) Systém pro správu dokument (DMS Document Management System) Obsah (Content) Správa obsahu (ECM Enterprise Content Management) Spisová služba (SSL) Státní správa Úloha DMS na cest k e-governmentu Document Management Systems Co je a co není DMS DMS v architektue IS organizace Jednotlivé komponenty správy obsahu a jejich podpora IT Vstup obsahu do systému (Komponenta Capture) Správa a obh dokument (Komponenty Manage, Store a Workflow) Vyhledávání a zpístupnní (Komponenta Deliver) Zálohování a elektronická archivace (Komponenta Preserve) Významné SW produkty ECM EMC Documentum IBM a FileNet OpenText Livelink a Hummingbird Stellent ELO Digital Office Microsoft Office Sharepoint Server TreeINFO ešení pro SAP Nuxeo DMS ve státní správ R Legislativní rámec Zákon. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb Ostatní zákony Využití DMS v úadu - vybrané pípadové studie Informaní systém spisové služby na ÚZSVM Charakteristika ÚZSVM Cíle a pínosy projektu Technologická architektura ešení Analýza workflow proces ÚZSVM Možnosti dalšího rozvoje ISSSL Závr Použité informaní zdroje Seznam obrázk a tabulek Rejstík Pílohy... 74

6 1 Úvod 1.1 Slovo úvodem Není tajemstvím, že státní správa bývá, nejen v eské republice, obany asto vnímána jako nepružná a nkdy dokonce až zbytená innost. as od asu mžeme zaslechnout i mnohem tvrdší soudy. Tyto názory, a mnohdy mohou kivdit velké spoust kvalitních lidí, kteí na úadech pracují a snaží se svoji práci dlat co nejlépe, mají svj pvod v reálných zkušenostech oban s nedodržením lht, nkdy dokonce i s absencí jakékoli reakce na jejich podnty, s kauzami táhnoucími se neúmrn dlouho atd. Cestou z této situace je dlouhodobá práce na zvyšování efektivnosti státní správy a zkvalitování služeb obanm, kteí musí být vnímáni jako koncoví zákazníci státu. Vzhledem k tomu, že vtšina operací ve státní správ, podobn jako v jakékoli jiné administrativní jednotce, spoívá ve zpracování informací, je nadje na zvýšení efektivity a produktivity práce úedník vkládána do poítaov podporovaných informaních systém (IS/ICT). Vizí, ke které snahy o rozvoj státní správy smují, je tzv. e-government, který spoívá pedevším ve výmn informací a služeb mezi státní správou a ostatními subjekty prostednictvím moderních komunikaních technologií. Nutno ovšem podotknout, že jednak jsme jako spolenost od této vize ješt pomrn vzdáleni (mj. kvli nepipravenosti znané ásti oban tyto služby erpat), a za druhé ani vytvoení elektronických rozhraní mezi jednotlivými subjekty nezaruí efektivnost celého systému. Krom efektivní komunikace mezi rznými subjekty je nutné ješt efektivní fungování samotných tchto jednotek, v našem pípad úad, obcí a dalších organizaních složek státu. Pokud bychom si tedy úad rozdlili na rozhraní pro styk s ostatními subjekty (front-office) a ást podporující toto rozhraní (back-office), bylo by cílem první ásti poskytovat služby prostednictvím mnoha komunikaních kanál a cílem druhé ásti prostednictvím standardizovaných proces tyto služby vytváet. Zvyšování efektivity jak front-office tak back-office složky není samozejm výhodné pouze pro obany jako zákazníky, kteí dostanou lepší služby v kratším ase, ale také pro samotné úedníky, kteí dané služby mohou vytváet s vyšší produktivitou, a také pro spolenost jako celek, nebo je šeteno prostedky daových poplatník. Jak bylo již zmínno, tak nejvtší podíl práce úad tvoí zpracování informací. Tyto informace jsou velmi asto ukládány a penášeny prostednictvím dokument (v elektronické nebo listinné podob). Klíem k efektivnímu fungování administrativních organizací je tedy práv vytvoení jednoduchého a práci nezpomalujícího systému práce s dokumenty. Poítaovou podporu zpracování dokument pedstavují tzv. systémy pro správu dokument (DMS Document Management Systems). Role systém pro správu dokument a souvisejících technologií pi zvyšování efektivnosti státní správy je hlavním pedmtem zájmu této práce. Obsah této práce je proto rozdlen do tí hlavních ástí, které jsou seazeny od obecného ke konkrétnímu. První ást uvádí tenáe do problematiky DMS a souvisejících technologií bez ohledu na jejich aplikaci v oblasti státní správy. Cílem je zde popsat možnosti tchto systém a jejich zaazení do celkové architektury informaního systému organizace. Na vybraných produktech je prezentována typická funkcionalita DMS a Strana 6 (celkem 81)

7 technologií, se kterými DMS spolen tvoí podporu pro tzv. správu podnikového obsahu (ECM Enterprise Content Management). Dále budou popsány jednotlivé etapy práce s dokumenty od jejich vstupu do organizace po jejich archivaci a pípadnou skartaci. Pínosem této ásti je piblížení možností moderních technologií zpracování dokument a vymezení základních kategorií v této oblasti. Druhá ást se již zabývá využitím DMS ve státní správ. Pedevším jde o podporu tzv. spisové služby, která je povinná pro organizaní složky státu a další tzv. urené pvodce. Smyslem a pínosem této kapitoly je jednak vymezení legislativních požadavk na práci s dokumenty ve státní správ (pedevším ve smyslu spisové služby) a za druhé prostednictvím vybraných pípadových studií ilustrovat, jak a s jakým úspchem je pi podpoe této innosti využito poíta a speciálního softwaru. Ve tetí ásti je podrobn rozebrán projekt Informaního systému spisové služby (dále IS SSL), který na Úad pro zastupování státu ve vcech majetkových (dále ÚZSVM) dodává spolenost Siemens Business Services s.r.o. (dále SBS). Díky úasti autora na tomto projektu bylo možno získat a uvést nkteré podrobnjší informace než ty, které by mohly být získány z klasické pípadové studie. Po úvodních informacích o ÚZSVM a o samotném projektu IS SSL budou analyzovány klíové procesy spisové služby, které dodávaný systém podporuje. Hlavním pínosem této kapitoly je prostednictvím navržených možností rozvoje IS SSL ilustrovat postup jak na základ technologií podporujících spisovou službu (postupy dané zákonem) vystavt ešení, které tuto spisovou službu pesahuje a blíží se spíše podpoe správy podnikového obsahu (ECM). Cíle práce vyplývají mj. ze zadání a lze je explicitn vymezit takto: Charakterizovat pojem DMS v kontextu dalších pojm z této oblasti (nap. ECM). Shrnout teoretická hlediska správy dokument z technologického, organizaního i legislativního úhlu pohledu. Na základ pípadových studií zhodnotit možné pínosy a rizika projekt DMS ve státní správ. Na píkladu projektu ÚZSVM analyzovat procesy vedení spisové služby a navrhnout možnosti rozvoje informaního systému spisové služby. Celá práce by potom mohla posloužit informaním manažerm ve státní správ jako inspirace jak prostednictvím sofistikovaných technologií zvyšovat efektivitu administrativních inností a tím také výrazn podpoit výkonnost nejen svého úadu, ale také státní správy jako celku. Tyto inovaní aktivity bezesporu v budoucnu zvolna povedou mj. k vnímání státní správy jako partnera poskytujícího svým zákazníkm-obanm užitené služby efektivnji než je tomu v souasnosti. Strana 7 (celkem 81)

8 1.2 Definice základních pojm Vzhledem k tomu, že nkteré pojmy použité v této práci mohou být v praxi rzn definovány, je vhodné hned na zaátku upesnit definice klíových pojm tak, jak zde budou chápány. Další pojmy budou také vysvtleny pímo v textu (pomocí poznámek pod arou) v okamžiku, kdy jsou poprvé použity nebo pokud by jejich definice v konkrétním pípad neodpovídala definici standardní Dokument (Document) Pokud jde o systémy pro správu dokument, je jasné, že prvním pojmem, který musí být definován, je práv dokument. I když je patrn intuitivn zejmé, o co se jedná, uvidíme dále, že definovat pojem dokument není zcela triviální. První, co napadne prmrného poítaov gramotného lovka, je zadat do internetového vyhledávae Google dotaz typu define:document. Bhem nkolika málo sekund již mže íst, že dokument je napíklad: Písemnost, která obsahuje informace Soubor vytvoený libovolnou aplikací (tedy text, ale i obrázek, video atd.) Kus papíru obsahující dležité údaje Entita nesoucí libovolné informace Pokud bychom vynechali píliš specifické definice z konkrétních aplikaních oblastí, došli bychom k závru, že dokument mže být opravdu cokoli, co nese njakou informaci. Tedy text, zvuk, obraz i video. Dokument potom mže existovat jak v elektronické, tak i v papírové form. Mže být strukturovaný (nap. faktura, výkaz) nebo nestrukturovaný (dopis, lánek). Velmi dležité je uvdomit si, že dokument mže být uložen rzným zpsobem a to zejména jako: papír, elektronický obraz (nelze pracovat jako s textovým souborem) a plný text v elektronické form (lze pracovat s textem). Mezi tmito formami lze s uritými omezeními pevádt pomocí technologií skenování [DI - Document Imaging], optického rozpoznávání textu [OCR - Optical Character Recognition] a tisku. V pípad správy dokument dále pracujeme s uritými strukturovanými daty (indexy). Píkladem index mže být nap. název dokumentu, jméno autora, datum a as vzniku a další. Indexy mohou být jednak souástí dokumentu, ale mohou také pocházet i z jiného zdroje. Vždy jsou však ješt uloženy v njaké strukturované form (papírové i elektronické). Indexy hrají zásadní roli pi vyhledávání a filtrování dokument. Zatímco dokument je tedy pouze pvodní zdroj informace (nap. dopis), pi správ dokument mže existovat v rzných formách - papírový originál, papírové kopie, elektronické obrazy v rzných formátech, textové dokumenty v rzných formátech, k dokumentu náležející indexy (metadata) atd. Jak je vidt i s abstrakcí od dalších forem dokument (nap. audio, video), hrozí pi práci s dokumenty vznik pomrn znaného nepoádku. Udržet ve firemních dokumentech (resp. i dalších datech) poádek je úkolem pro správu dokument (resp. obsahu) Správa dokument (DM - Document Management) Je innost, která pokrývá procesy píjmu, vzniku, životního cyklu, obhu, vypravení, archivace a skartace dokument v organizaci. Soustedí se pedevším na procesní a metodickou stránku vci. Odpovídá na otázky kdo Strana 8 (celkem 81)

9 a jakým zpsobem v organizaci s dokumenty nakládá. Definuje typy dokument a pístupová práva jednotlivých rolí/pracovník. Dále uruje, jakými technologickými prostedky je práce s dokumenty v organizaci podporována, používané formáty elektronických dokument, šablony pro standardní typy dokument atd Systém pro správu dokument (DMS Document Management System) V tomto textu je DMS chápán jako speciální software podporující evidenci dokument organice, ízení verzí a pístupových práv. V souasné dob se z pvodn istých DMS vyvíjejí integrované balíky podporující kompletní ECM (viz dále). Z tohoto dvodu je asto problematické odlišit DMS od ECMS 1. Pokud však budeme dále hovoit o DMS, respektive systému pro správu dokument, je vždy myšlen uritý software, který podporuje innosti správy dokument definované v kapitole 1.2.2, pípadn svou funkcionalitou pokrývající i další innosti ECM (definováno v kapitole 1.2.5) Obsah (Content) Za obsah je v této práci považován informaní obsah organizace, tedy veškerá její data, která jsou jak potenciálním, tak aktuálním nositelem urité informace. Pod pojem obsah spadají jednak výše definované dokumenty a krom nich také ostatní obsah, který nemá formu dokument (napíklad data z ekonomického systému, adresáové služby, kalendáe apod.). Nabízí se otázka, podle jakého hlediska odlišit dokument od ostatního obsahu? Jde o to, že dokument obsahuje krom údaj také potebný kontext pro jejich interpretaci. Na druhou stranu ostatní data poskytují informaci pouze, pokud je použito dalšího nástroje pro jejich zobrazení ve správném kontextu. Samozejm je možné také provést transformace z dokumentu na holá data a obrácen. Píkladem mže být vytištní sestavy nebo naopak indexace (vytžení) strukturovaných informací z dokumentu Správa obsahu (ECM Enterprise Content Management) V souasné dob se stále astji místo DMS hovoí práv o ECM. Dvodem mže být to, že jak poteby firem, tak i funkcionalita pvodních DMS systém již dnes znan pesahují hranice pojmu DMS. V úvodní kapitole byl použit termín DMS a související technologie, který je z hlediska technologického v této práci považován za synonymum ECM. V dnešních ešeních pro správu obsahu (ECM) tvoí DMS totiž pouze jakési jádro, které je obaleno dalšími technologiemi, z nichž nkteré již byly jmenovány díve a v dalším textu budou relativn podrobn popsány. Dnes již nestaí pouze evidovat dokumenty, ale je nutné standardizovat a poítaov podporovat práci se všemi firemními informacemi. Z hlediska inností, které ECM obnáší, a technologií, které tyto innosti podporují, si lze pedstavit zejména následující (dle [INT_ 5] a [INT_ 6] ): Zachycení (Capture) - Tato komponenta ECM tvoí jakýsi vstup obsahu do systému ECM. Pod pojmem obsah mžeme ve smyslu pedchozí definice rozumt: Papírovou korespondenci, y, dokumenty ve formátu XML picházející od obchodních partner, data generovaná ekonomickým systémem, elektronické nebo papírové formuláe a další. Zachytávány jsou pouze takové informace, jejichž vedení v systému ECM je úelné. Nikoli nap. reklamní letáky. Používané skupiny technologií jsou ty, které podporují: skenování, zpracování formulá, rozeznání (OCR a další technologie), kategorizaci a indexaci. 1 Zkratka ECMS (Enterprise Content Management System) není v praxi píliš využívána. O tchto produktech se hovoí pouze jako o ECM. Strana 9 (celkem 81)

10 Správa (Manage) V režimu správy se obsah nachází v období, kdy je s ním nakládáno. V této fázi jsou využívány pedevším technologie DMS pro uložení a ízení pístupu k dokumentm, Workflow (Wf) pro podporu firemních proces, Groupware pro podporu spolupráce, Web Content Management pro publikování informací na internetu i intranetu, Records Management pro podporu práce s dokumenty podléhajícími legislativním požadavkm (nap. z hlediska doby archivace). Doasné uložení (Store) Jsou využívána úložišt, která jsou kombinací databázových technologií (obvykle pro metadata) a souborových systém (nap. pro obrazy dokument nebo textové soubory). Do tchto doasných úložiš je obsah umístn z komponenty zachycení a je využíván komponentou správa. Když již není teba mít obsah (nap. dokument) dostupný, je rozhodnuto o jeho vyazení nebo pesunu do následující komponenty trvalé uložení. Trvalé uložení (Preserve) tato ást ECM pedstavuje problematiku dlouhodobé archivace materiál, se kterými se již nepracuje a bylo rozhodnuto o jejich uložení. eší se zálohy a obnova takových dat stejn jako migrace na soudobé nosie (z dvodu fyzického i morálního zastarávání nosi). Dodávání informací (Deliver) je souástí ECM, která eší vyhledání a výstup informací ze systému. Jedná se o smysluplné využití firemních informací vyhledání relevantních informací, znovupoužití, publikování, tisk nebo napíklad dodávání personalizovaných informací. Pojem ECM mže být chápán ve tech rzných významech jako: 1. innosti uvedené výše. Tedy jakýsi procesní pohled. V této souvislosti lze použít i pojem informaní management, nebo bylo uvedeno, že pod pojmem obsah je myšlen obsah informaní. Jde tedy o definování druh obsahu a pravidel pro nakládání s nimi. ECM tedy pokrývá všechny innosti správy podnikových informací. 2. Softwarové produkty pro podporu tchto inností. Zde by se analogicky k DMS hodil spíše pojem ECMS jako Enterprise Content Management System. Nicmén tento pojem je v praxi nahrazován práv zkratkou ECM nebo nkdy historickým pojmem DMS. 3. Odvtví, které dané softwarové produkty dodává. Mezi souasné lídry 2 tohoto trhu patí spolenosti IBM, OpenText, EMC i Hummingbird. Nkdy bývá pojem DMS chápán šíeji než jako souást správy firemního informaního obsahu (opt historická záležitost). V tomto pípad ale dochází ke znanému pekryvu a nejasnosti v tchto pojmech Spisová služba (SSL) Spisová služba je dle [KNI_ 6]: Zajišování úkon spojených s píjmem, obhem, odesíláním, ukládáním a vyazováním písemností 3. Vidíme zde tedy jistý pekryv jak s definicí správy dokument, tak s definicí správy 2 Dle Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management, Strana 10 (celkem 81)

11 obsahu. Je také evidentní, že pojem spisové služby je o nco užší (speciálnjší) než správa dokument nebo obsahu. Dležité je, že orgány státní správy jako tzv. urení pvodci jsou povinni vykonávat spisovou službu ze zákona, a to bu písemnou, nebo elektronickou formou. Pokud se rozhodnou pro elektronickou (automatizovanou) formu, mohou pro podporu inností spisové služby využít bu to speciální software i systémy DMS (resp. ECM). Využití specializovaného softwaru má výhodu v nižších poáteních nákladech. Druhou stranou mince je ale to, že tento software již vtšinou neposkytuje další funkcionalitu balík ECM, která umožní dále zefektivovat vnitní (back-office) procesy v organizaci. Vhodným modelem, pedevším pro vtší organizace s vtším rozpotem, by potom mohla být implementace spisové služby v jednom z velkých ECM balík a následný rozvoj funkcionality smrem k maximální integraci informaního obsahu organizace Státní správa Státní správa [INT_ 3] je ve formálním pojetí soustavou institucí (úad), které se starají o vci veejné. Spolu se samosprávou tvoí tzv. veejnou správu. Rozdílem od soukromého sektoru podstatným z hlediska správy dokument je napíklad více povinností kladených na innost úad legislativou (nap. povinnost vést spisovou službu, povinnost poskytovat informace v urených lhtách a podobn). Další rozdíly od privátního sektoru plynou napíklad ze zpsobu financování, ízení shora apod. V praxi bývá tento pojem nesprávn zamován práv s pojmem veejná správa, který je ale z hlediska materiálního širší. Použití tchto pojm jako synonyma je ve formálním (institucionálním) pojetí pípustné, nebo i samosprávné orgány (nap. obce) mohou ásten vykonávat státní správu (v penesené psobnosti). 1.3 Úloha DMS na cest k e-governmentu Již v kapitole 1.1 byl strun zmínn e-government jako cíl, ke kterému smují (i spíše ke kterému by mly smovat) snahy o rozvoj státní správy. Tento pojem a jeho souvislost s DMS je teba rozebrat více než by bylo vhodné se mu vnovat v úvodu práce. Proto je této problematice vyhrazena alespo samostatná kapitola (i když by vydala nejmén na samostatný lánek). Samotný pojem e-government je pomrn znan široký a jeho obsah proto mže být odlišn chápán. Jedná se v podstat o využití moderních informaních a komunikaních technologií ve státní správ s cílem rychlejšího, levnjšího a spolehlivjšího poskytování služeb veejnosti. Tedy to, co bylo popsáno již v úvodu. Podle této definice lze íci, že již te njaký e-government existuje, a že cesta k e-governmentu není rozhodn cesta k njakému konenému stavu, ale spíše neustálá inovace a snaha o optimální využití dostupných technologií. Pokud by cílem bylo práv optimální využití dostupných technologií, lze konstatovat, že tento cíl je dosažitelný a udržitelný, piemž v souasnosti zdaleka dosažen není. Soudobé technologie, pedevším internet, již v podstat umožují realizovat vize e-governmentu ve smyslu elektronického kontaktu se státní správou. Vytvoení komunikaních rozhraní podobných tm z elektronické komerce (nap. G2C Government to Citizen, G2B Government to Business a další) je ale pouze malou ástí elektronické státní správy (e-governmentu), podobn jako elektronická komerce je podmnožinou elektronického podnikání (e-business). 3 Termín písemnost lze považovat za synonymum pojmu dokument. Strana 11 (celkem 81)

12 Webový portál typu eského Portálu veejné správy ( je sice velice sofistikovaný, moderní a perspektivní, ale stále jen jeden z komunikaních kanál. Je tedy zejmé, že pohled na e-government jako na pouhou možnost styku s úady pes internet by byl znaným ochuzením tohoto pojmu. Nejen že státní správa musí podporovat také maximální množství ostatních kanál (telefon, pošta, , osobní styk a další), ale také je nutné tyto kanály vzájemn úeln kombinovat. Zachování podpory tradiních kanál je dále nutné zejména proto, že stále existuje, a v dohledné dob s velkou pravdpodobností existovat bude, znaná skupina obyvatel, kteí nejsou schopni nebo ochotni nejmodernjší technologie využívat. Úkolem architekt e- Governmentu v této jeho ásti je tedy vytvoení co nejvtší dostupnosti veejné správy pro veejnost. Druhá ást e-governmentu, v úvodu popsaná jako back-office, je z hlediska efektivity státní správy ješt významnjší. Ministerstvo informatiky na svém webu [INT_ 1] hovoí o elektronizaci vnitních agend státní správy jako o klíovém prvku, který je nutnou podmínkou pro to, aby obané mohli pistupovat ke službám státní správy nezávisle na lokalit a použitém komunikaním kanálu. Systémy DMS a související technologie (tvoící spolen nástroje pro správu obsahu ve státní správ) jsou v tomto pípad klíovým prvkem architektury informaního systému veejné správy (ISVS), který postupn vzniká, aby podporoval moderní služby státní správou poskytované. V této architektue tvoí významný integraní prvek jednak pi pevodu informací pijatých pes jednotlivé komunikaní kanály na jednotnou formu probíhající unifikovanými procesy back-office (nap. naskenování papírového dokumentu, pijetí u, záznam telefonátu apod.), za druhé je významným prvkem ízení samotných proces (Workflow/BPM). Je evidentní, že v souasnosti neexistuje, a ani v budoucnu zejm existovat nebude, jednotný homogenní informaní systém veejné správy ve smyslu jedné velké aplikace s jednou databází poskytující všechny služby. Naopak, vždy se bude jednat o znan heterogenní prostedí integrované na rzných úrovních: 1. Integrace na úrovni jednoho úadu (nap. organizaní složky státu) 2. Integrace na úrovni mezirezortní a mezinárodní spolupráce (sdílení informací mezi nkolika organizaními složkami státu nebo na mezinárodní úrovni) 3. Integrace rozhraní mezi státní správou a veejností. Integrace na tchto tech úrovních probíhá paraleln a kontinuáln. Píkladem první úrovn mže být zavádní a rozvoj systému správy dokument (resp. spisové služby) na Úadu pro zastupování státu ve vcech majetkových popisované v kapitole 4 tohoto textu. Píkladem integrace druhé úrovn mže být vytvoení centrálních registraních míst projektu ZAP, která usnadují založení firmy. V tomto pípad je hlavní myšlenkou to, aby stát nepožadoval po podnikatelích opakovan informace, které již existují v databázích nkteré z jeho organizaních složek. Píkladem integrace komunikaních kanál (tetí úrove) je v eské realit zmiovaný Portál veejné správy (PVS). Hlavní myšlenkou je zde to, aby obané pistupovali ke službám státní správy pes jedno místo. Krom dalšího rozvoje PVS je dále možné pod vlivem vzoru velkých spoleností s miliony zákazník uvažovat o zízení integrovaných kontaktních center s využitím technologií známých z oblasti CRM (Citizen/Customer Relationship Management) a podobn. Nicmén tyto pedstavy jsou v souasnosti spíše utopií. V této práci se bude nejastji uvažovat v kontextu první úrovn, tedy integrace na úrovni jednoho úadu. Dvod je hned nkolik. Za prvé tato integrace je nutnou podmínkou pro úspch integrace na zbylých úrovních. Strana 12 (celkem 81)

13 Za druhé je v souasnosti nejaktuálnjší z hlediska vynakládaného úsilí. Za tetí je práv projektu z této oblasti vnována praktická ást této diplomové práce kapitola 4. Východiskem je tedy situace úadu, který buduje (resp. inovuje) svj informaní systém. Tento informaní systém musí v budoucnu být schopen spolupráce s informaními systémy ostatních prvk státní správy práv tak, aby spolen tvoily tzv. ISVS, ve kterém každá ást poskytuje uritý podíl služeb. Vnitním integraním prvkem bude systém pro správu dokument a související technologie, které spolen umožují ídit toky informací uvnit organizace a také sledovat jejich životní cyklus. Strana 13 (celkem 81)

14 2 Document Management Systems 2.1 Co je a co není DMS Jak je vidt již z definice pojm v úvodu této práce, pojem DMS není vždy chápán zcela jednoznan. Je tomu tak pedevším z historických dvod. Jinými slovy proto, že technologie, které jsou dnes souhrnn oznaovány jako Enterprise Content Management (ECM), vznikaly rozšiováním a obalováním pvodních DMS. Hranice mezi DMS a technologiemi jako Document Imaging, nebo Workflow management není píliš ostrá. Tato neostrost je dsledkem vzájemné integrace tchto technologií a je jist pozitivní. Výsledkem je, že dnešní DMS nelze chápat oddlen, ale jen v souvislosti s ostatními technologiemi, které jsou komponentami ECM. V praxi je tak možné se setkat s tím, že oznaení DMS je používáno i tam, kde by ml být používán pojem ECM. Cílem této podkapitoly je vymezit, která funkcionalita spadá pod úzké vymezení Document Management Systems (DMS) a jaká stojí naopak mimo. Historie DMS sahá do období, kdy pestával vyhovovat model oddleného zpracování podnikových úloh [KNI_ 4]. Tento model byl v oblasti OIS (Office Information Systems) charakterizován nasazením oddlených aplikací jako textový editor, tabulkový kalkulátor a dalších. Soubory, které uživatelé pomocí tchto aplikací vytváeli, byly uloženy na lokálních discích, vznikaly jejich rzné verze, které byly opt uloženy u rzných uživatel. Jednotlivé dokumenty si uživatelé mohli pedávat napíklad na disketách, nebo em jako pílohu. Z hlediska asu nelze tuto fázi zaadit, protože zatímco nkde je stále realitou, jinde mže být dávnou minulostí. Jisté však je, že udržet za tchto podmínek v dokumentech poádek je s rostoucím potem spolupracujících osob ím dál tím obtížnjší. Pro podporu spolupráce skupin pracovník vzniká ada aplikací souhrnn oznaovaných jako Groupware. Souástí groupware je potom také DMS, neboli systém pro správu dokument. Základní myšlenkou DMS je centralizované uložení dokument mimo lokální disky a sledování jejich životního cyklu od vzniku pes úpravy a sledování verzí až po archivaci. Postupn se možnosti uložení rozšiovaly z dokument vzniklých z kanceláských aplikací na další typy. Pedevším se jedná o obrazy naskenovaných papírových dokument, fotografie, audio soubory, videa. Postupný vývoj vedl k tomu, že v DMS jsou ukládány libovolné poítaové soubory. V tomto pípad mže docházet k pekryvu s jiným typem aplikací nazvaným Digital Asset Management (DAM). To pouze dokládá, jak je nkdy obtížné nalézt hranice mezi pojmy z oblasti ECM. Dležitou souástí DMS krom centralizovaného uložení dokumentu (napíklad na diskovém poli) je také uložení strukturovaných metadat (obvykle v relaní databázi). V metadatech jsou pak uloženy práv informace napíklad o typu dokumentu, datu vzniku, autorovi, verzi, historii úprav nebo zobrazení dokumentu i pístupových právech. Výhodou tohoto ešení je, že dokument je v dané verzi uložen pouze jednou, ale na základ napíklad typu a pístupových práv mže být vidn v nkolika složkách u nkolika uživatel. Strana 14 (celkem 81)

15 Na následujícím obrázku je znázornna zobecnná architektura systém DMS. Konkrétní aplikace se mohou svou architekturou lišit. Napíklad nkteré jednoduché systémy mohou soubory místo na souborový systém ukládat pímo do databáze. Je také jasné, že následující schéma je znan zjednodušené. Obrázek 1 - Obecná architektura DMS Obrázek 2 - Konkrétní píklad architektury DMS. Zdroj: Gangoor Sridhara, Network Appliance, Inc. Strana 15 (celkem 81)

16 Pro ilustraci je uveden i Obrázek 2, který je píkladem konkrétní architektury implementace DMS systému Documentum a jeho provázání na další produkty. Nyní je tedy možné odpovdt na otázku co je a co není DMS. Document management system je souhrnem funkcionality, která podporuje uritou ást správy dokument. Jedná se o centralizované uložení dokument a jejich souvisejících metadat. V rámci DMS je navíc možno dokumenty vyhledávat a to obvykle jak podle metadat, tak také plnotextov. DMS také ídí pístupová práva k dokumentu, jeho verze, uzamykání dokumentu ve chvíli, kdy je editován jiným uživatelem, sleduje historii dokumentu a podobn. Je nutno podotknout, že takto úzce ohraniený DMS by ml pomrn malý smysl a minimální pínos pro organizaci. Je proto nutné vždy uvažovat i o ostatních technologiích a jejich maximálním možném napojení na DMS. Jde napíklad o propojení s operaním systémem, kdy se DMS z pohledu uživatele mže tváit jako další disk nebo složka, dále o propojení s kanceláskými aplikacemi, systémem elektronické pošty, ekonomickým softwarem, softwarem pro document imaging a podobn. Toto zalenní DMS do informaního systému organizace je pedmtem zájmu kapitoly 2.2. Následuje výet typické funkcionality DMS podle lánku Fleissiga [INT_ 13]. organizace dokument do pehledné struktury, automatická tvorba a ízení verzí a revizí dokument, podpora práce více uživatel s jedním dokumentem funkce check in / check out, efektivní vyhledávání dokument, podpora vytváení standardizovaných dokument, penos dat do dokumentu, vytváení dynamických pohled na dokumenty, podpora elektronického schvalování a uvolování dokument, správa firemních šablon dokument, evidence historie práce s dokumenty, publikace dokument na intranet, podpora pevodu papírových dokument do elektronické podoby (skenování). Strana 16 (celkem 81)

17 2.2 DMS v architektue IS organizace Již v pedcházející kapitole bylo uvedeno, že DMS nelze nikdy uvažovat oddlen. Spolu s ostatními technologiemi je jednak souástí správy informaního obsahu (ECM), ale pedevším je komponentou celého informaního systému organizace. Pro vysvtlení úlohy DMS v tomto informaním systému je vhodné využít odpovídajícího modelu architektury informaního systému. Vhodným modelem, je pyramidový model zachycující základní stavební bloky architektury IS/ICT. Tento model je všem studentm a absolventm FIS VŠE 4 (a jist nejen jim) velmi dobe znám. Je popsán napíklad v [KNI_ 9] na stran 153. Výhodami této pyramidy (Obrázek 3) jsou bezpochyby její nadasovost, jednoduchost a univerzálnost, které vyplývají z velké obecnosti. Naopak zmínná obecnost mže být sama o sob chápána jako nevýhoda tohoto modelu. Jako další výhodu lze uvést její namapování na pyramidu úrovní ízení organizace (operativní, taktické a strategické ízení). Obrázek 3 - Pyramidový model architektury IS/ICT, zdroj: [KNI_ 9] Následuje charakteristika základních blok této pyramidy tak, jak je uvedena [KNI_ 9]. TPS vrstva (Transaction Processing System) - podporuje operativní úrove hlavní innosti. Konkrétní aplikace, které vrstva obsahuje, se liší podle oboru podnikání firmy. Lze si zde pedstavit jak systémy pro ízení výroby (CIM), tak pokladní systém v maloobchod, pracovišt bankovní pepážky nebo aplikace, se kterými pracuje operátor kontaktního centra. Na této vrstv bývají procesy nejvíce unifikované, pracujeme se standardními daty a také zde velké množství dat vzniká. MIS vrstva (Management Information System) - podporuje taktické ízení hlavní innosti. Z aplikací jsou nejdležitjší ekonomické. Napíklad se jedná o sledování náklad, finanní úetnictví, ízení lidských zdroj apod. Tato vrstva je doménou systém ERP. EIS vrstva (Executive Information System) - slouží jako podpora strategickému managementu organizace. Mžeme si pedstavit vyhodnocování firemních dat na velmi agregované úrovni, 4 Fakulta informatiky a statistiky Vysoké školy ekonomické v Praze. Strana 17 (celkem 81)

18 sledování trend, ekonomické reporty, marketingové reporty a tak dále. V této vrstv hrají prim technologie BI (Business Intelligence). EDI (Electronic Data Interchange) eší napojení podnikového informaního systému na informaní systémy jiných organizací. Jde o prvek integrace smrem ven z podniku. Díve byla výmna dat založena na protokolu EDIFACT, zatímco dnes se pro svou všestrannost a lepší itelnost lovkem stále více prosazuje formát XML. OIS (Office Information System) - je blok, který slouží pro podporu administrativní a týmové práce. Zahrnuje kanceláské aplikace (nap. neznámjší MS Office), groupware aplikace (nap. Lotus Notes), podporu ízení projekt (nap. MS Project) a další. U klasických organizací (firem, podnik), kde administrativní innost slouží jako podpora hlavních proces neadministrativního charakteru (výroba, obchod, finanní služby apod.), není pochyb o tom, že jak DMS, tak i ostatní technologie zahrnované pod oznaení ECM, patí jednoznan do bloku OIS (Office Information Systems). Maximáln se ásten pekrývají s blokem EDI a to v tom smyslu, že jsou také využity pi kontaktu s ostatním svtem. Píkladem je pedevším a web. Situace je však ponkud odlišná ve chvíli, kdy je uvažována organizace, která má administrativu jako hlavní nápl své práce. Jejím posláním je pijímat dokumenty, jejichž zpracováním vznikají nové dokumenty, které jsou dále publikovány i odesílány úastníkm njakého ízení a podobn. Státní úady jsou typickým píkladem takovýchto organizací. V tchto organizacích nejenže ECM zabírá znaný podíl na celkové architektue informaního systému, což by odpovídalo vtšímu podílu bloku OIS na pyramid, ale také zde pozorujeme jisté rozvrstvení požadavk podle úrovn ízení. Dostáváme se do situace, kdy na rozdíl od toho, že všichni mají stejný textový editor, stejného klienta elektronické pošty a tak dále, existuje na každé úrovni jiné OIS. Tžko mžeme napíklad oekávat, že editel bude skenovat došlou poštu (což by odpovídalo vrstv TPS), nebo že bude detailn sledovat výkonnost jednotlivých úedník (což odpovídá vrstv MIS). Tento editel bude ale nejspíše chtít dostávat reporty o výkonnosti podízených útvar, statistiky dodržení lht a podobn (což odpovídá vrstv EIS). Situaci, kdy ECM pokrývá všechny vrstvy pyramidového modelu, vidíme zeteln na následujícím obrázku (Obrázek 4). Strana 18 (celkem 81)

19 Obrázek 4 - Pokrytí jednotlivých blok pyramidové architektury technologiemi ECM Je zejmé, že i administrativní organizace musejí mít k dispozici i další aplikace. Napíklad pro ízení personalistiky, vnitní ekonomiky (vetn napojení na informaní systémy významných partner) a podobn. Tmto systémm je na obrázku vyhrazeno bílé místo. Z pedchozího textu je možno dovodit, jaký je vztah pojmu ECM k jednotlivým blokm pyramidového modelu architektury IS/ICT. ECM je souborem technologií, které funkn tyto bloky naplují. Tento pojem lze podle mého názoru postavit narove pojmm jako ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management) BI (Business Intelligence) a dalším, s nimiž spolen pokrývá svou funkcionalitou služby poskytované v jednotlivých blocích pyramidového modelu. Document Management System je komponentou ECM, tedy podobn jako napíklad SFA (Sales Force Automation) je komponentou CRM 5 nebo jako je Data mining komponentou Business Intelligence 6. Následující obrázek nabízí pohled na vnitní architekturu ECM tak, jak je tento pojem chápán asociací AIIM 7. Zdrojem pro následující obrázek byl pedevším plakát ECM at work publikovaný práv AIIM. 5 Viz [KNI_ 3] strana Viz [INT_ 14] 7 Association for Information and Image Management Strana 19 (celkem 81)

20 Obrázek 5 - Architektura ECM [upraveno dle: [INT_ 6]] Na uvedeném obrázku zleva vstupuje obsah do ECM systému pes komponentu Capture. Zdrojem informaního obsahu mohou být jednak další podnikové aplikace (napíklad ekonomický i personální systém) nebo mže obsah pocházet z okolí organizace. Obsahem zvení mže být napíklad dodavatelská faktura, objednávka zákazníka nebo podání zaslané elektronickou i klasickou poštou. ást obsahu samozejm vzniká i ze samotného procesu (napíklad nov vzniklá odpov na podání, úední rozhodnutí a podobn). V tomto pípad považujme za zdroj obsahu interní aplikaci (napíklad textový editor). Papírové dokumenty jsou zde obvykle digitalizovány. Poítaové soubory vzniklé v komponent Capture jsou uloženy do komponenty Store a vzniklá metadata do komponenty Manage. Tyto dv komponenty (na obrázku znázornné šed) tvoí v podstat DMS ve smyslu jeho úzké definice (viz architektura DMS v pedchozí kapitole). Komponenta Manage ídí životní cyklus dokumentu, jeho revize, verze a další záležitosti popsané již v pedchozí kapitole. Z komponenty Store také soubory po ase pebírá komponenta Preserve, vtšinou ve chvíli, kdy již s nimi není teba operativn pracovat. Komponenta Preserve tak pedstavuje jakýsi elektronický archiv. Hlavním dvodem penosu dat mezi tmito dvma souástmi ECM jsou nižší náklady na megabyte uložených dat v komponent Preserve, které je dosaženo za cenu nižší dostupnosti. Velkou výzvou elektronické archivace je použití médií s velkou trvanlivostí a vyešení uložení dat v takovém formátu, aby byly dostupné i po velmi dlouhé dob. Druhou tváí komponenty Preserve je operativní zálohování a obnovení (backup and recovery) dat v komponent Store. Jak uvádí autoi plakátu AIIM ECM at WORK, velkým pínosem systému ECM je, že: data, která do nho uložíte, z nj také dostanete. O to, aby dostávání dat ze systému bylo co nejpíjemnjší, se stará komponenta Deliver, která zahrnuje nkolik zajímavých technologií. Pedevším jde o fulltextové vyhledávání a vyhledávání v Strana 20 (celkem 81)